Sistema de control interno para dar soporte a la conciliación

física y contable de los bienes muebles patrimoniales de la

Universidad Veracruzana

La Auditoría: Como Herramienta para la Transparencia, Calidad y Evaluación.

Ponentes:

Pastor Gerardo José Medina Reyes

Teresa García López

Gustavo Lorenzo García López

Un activo físico que posee derechos de propiedad mueble, mayores a un año de duración y

funcionalidad. Independientemente de su valor económico, representa una inversión con

respecto a la producción y/o a la prestación de servicios, dentro y fuera de los bienes inmuebles

–tales como edificios e infraestructura– propios a la organización, en los cuales radican sus

localizaciones físicas.

Bien mueble patrimonial

Planteamiento del problema

En años recientes, el único apoyo para ejecutar las actividades relativas al control de los bienes muebles patrimoniales dentro de las dependencias que conforman a la UV ha residido en los datos que han sido previamente levantados en el modulo de activo fijo del SIIU. Sin embargo,

éstos suelen presentar información poco fidedigna y acorde a los requerimientos emitidos por las autoridades que supervisan las distintas formas que adoptan sus ubicaciones.

Normatividad: institucional, estatal y

federal

Órganos fiscalizadores

Dirección de Control

Patrimonial UV (SAF)

Contexto de estudio:

Dependencia (TeleUV)

Conciliación

Revisión Verificación

LFI

LFI: Levantamiento Físico del Inventario de Activo Fijo

Dirección de Control

Patrimonial UV

Cuantificación y localización

Contraloría General y Oficina

del Abogado General

Registro contable y afectación en el

POA

Inventario manual de bienes muebles del DMA de la UV

Control de Activos Físicos Mayores de la UVBienes muebles cuyo costo o valor unitario sea igual o mayor a los treinta y cinco días

de salario mínimo vigente en el Estado de Veracruz

Módulo de Activo Fijo del

SIIU

Control de Activos Físicos Menores de la UVBienes muebles cuyo costo o valor unitario sea menor a los treinta y cinco días de

salario mínimo vigente en el Estado de Veracruz

Diferencias en el manejo de los bienes muebles

Departamento de Medios Audiovisuales de la UV

Su objetivo radica en brindar a la comunidad servicios audiovisuales y de televisión en materia de información, soporte, consultoría y creación de productos originales orientados a la difusión y

promoción de las funciones sustantivas de la Universidad Veracruzana.

Comprende el establecimiento de los mecanismos y estándares de control distintos y complementarios a

los ya adoptados por una organización, con el fin de ayudarse a sí misma en la administración adecuada

de sus recursos para mejorar en el cumplimiento del objetivo institucional.

Fundamentos de control interno

A. Formar un dispositivo de seguridad y protección de

sus activos y/o bienes.

B. Promover la confiabilidad, oportunidad y veracidad

de sus registros contables, así como de la emisión

de su información financiera.

C. Incrementar la eficiencia y la eficacia en el

desarrollo de sus operaciones.

D. Hacer cumplir las normas, políticas y

procedimientos en sus actividades.

E. Implantar métodos, técnicas y procedimientos

innovadores que permitan desarrollar

adecuadamente sus actividades, tareas y funciones.

Tipo de estudio:

Tendrá un carácter aplicado debido a que contribuirá a solucionar un problema

específico con respecto al objeto de estudio abordado.

Se requerirá el uso de fuentes documentales y de campo, considerando que los

datos y la información se encuentran bajo constante actualización.

Debido a la falta de antecedentes previos relativos a estos bienes, el estudio

adoptará un carácter longitudinal para el análisis in situ.

Su alcance es descriptivo, debido a que dichos activos cuentan con

características relevantes a estudiar, guardando un enfoque cuantitativo.

“Establecer un mecanismo de control interno que facilite la conciliación de los datos

previamente capturados en el SIIU con respecto a aquellos que han sido verificados

físicamente a fin de obtener información fidedigna de todos los bienes muebles adscritos al

DMA de la UV”.

Objetivo de la investigación

Desarrollo metodológico

Se efectuó un análisis del sistema actual, identificando los problemas existentes, determinando

los requerimientos de información y fijando objetivos orientados al diseñó de una propuesta de

mejora que integrara los datos y estructurara los procesos inherentes al control interno de los

bienes muebles patrimoniales a través del desarrollo de los módulos e interfaces digitales

soportados por un manejador de bases de datos.

Análisis

Investigación contextual

Estudio de necesidades

Revisión de la gestión actual

Procesos susceptibles de ser mejorados

Delimitación del sitio de estudio

Identificación PEPSU

Requerimientos de información

percibidos

Reconocimiento del sistema de

información actual

Diseño

Establecimiento de módulos y sus

relaciones

Creación de interfaces

Fijación de objetivos

Elaboración de reportes

Objetivos específicos:

Almacenar datos e información adicional a la que proporciona el módulo de

activo fijo del SIIU con respecto al registro y control de los bienes muebles.

Incluir datos e información de otros bienes muebles, compatibles con los

campos contenidos en el módulo de activo fijo del SIIU.

Simplificar el proceso de los levantamientos físicos del inventario de bienes

muebles patrimoniales.

Emitir los reportes necesarios, distintos y complementarios a los que ofrece el

módulo de activo fijo del SIIU para el manejo de los bienes muebles.

“Proponer un sistema de información que mejore y facilite los procesos relativos a la

gestión de los bienes muebles que conforman el patrimonio del DMA de la UV”.

Objetivo del sistema de control interno

Catálogo general

Fecha de catálogo

Imagen

Firmas

Identificador

Vale de salida

Características

Origen

Verificaciones físicas

Número de resguardo

Fecha de ubicación

Usuario

Condición

Observación

Usuario DMA

Cargo

Status de contratación

Ubicación

Usuario

Clave de dependencia

Dependencia

Localización física

Dependencia

Clave de zona

Zona

Localización física

Usuario UV

Número de personal

Contratación

Documentación

Fecha de objeto

Objeto

Comentario

Sistema

de Control

Interno

Maestra de registro

Fecha de adquisición

Etiqueta permanente

Descripción

Marca

Modelo

Serie

Etiqueta original

Cuenta agrupadora

Cuenta de activo

Proveedor

Pedido

Clave de factura

Folio de factura

Monto

Garantía

Vida útil

Campos base adquiridos del módulo de activo fijo del SIIU

Campos para el diseño de la propuesta del sistema de control interno

Financiamiento

Cuenta agrupadora

Cuenta de activo

Proveedor

Pedido

Clave de factura

Folio de factura

Monto

Garantía

Vida útil

Estructura modular propuesta

10_objeto

PK,FK1,I1 etiq_perm

PK fecha_obj

objeto

coment

99_marca

PK marca

99_modelo

PK,FK1,I1 marca

PK modelo

10_ubicacion

PK No_resg

PK,FK1,I1,I2 etiq_perm

PK fecha_ubic

PK,FK4,I5 usuario

FK3,I4 loc_fisica

FK2,I3 condicion

observ

FK3 depend

99_origen

PK origen

I1 clave_origen

00_bienes_muebles

PK etiq_perm

fecha adq

fecha_cat

imagen

firmas

I6 identificador

vale_salida

descrip

FK2,I3 marca

FK2,I3 modelo

serie

caract

etiq_orig

FK3,I1,I4 origen

FK1,I2 cuenta_agrup

FK1,I2 cuenta_activ

I7 proveedor

pedido

I5 clave_fact

folio_fact

monto

garantía

vida_útil

99_usuario

PK usuario

num_pers

contratación

cargo

Activo

99_condicion

PK condicion

I1 clave_condicion

99_zona

PK zona

I1 clave_zona

99_cuenta_activ

PK,FK1,I1 cuenta_agrup

PK cuenta_activ

I2 clave_cuenta_agrup

I3 clave_cuenta_activ

99_cuenta_agrup

PK cuenta_agrup

I1 clave_cuenta_agrup

99_depend

PK depend

I3 clave_zona

I2 clave_depend

FK1 zona

99_loc_fisica

PK,FK1 depend

PK loc_fisica

I2 clave_loc_fisica

Diagrama entidad-relación para el sistema propuesto

Pantalla principal para el sistema propuesto

Bien mueble de control administrativo

Bien mueble de control interno

Resguardo de bienes muebles patrimoniales

Reporte maestro de bienes muebles

Reporte de bienes muebles por tipo de activo

Reporte de bienes muebles por usuario

Reporte de bienes muebles por localización física

Reporte de bienes muebles por tipo de condición

Resultados preliminares

Se ubicaron más de 129 (de 428) bienes

muebles de control mayor, adscritos al

departamento, de los cuales 100 ya cuentan

con un resguardo signado por su usuario

actual.

Fueron registrados poco más de 202 bienes

de control menor, de los cuales 40 ya

cuentan con resguardo signado por el

usuario actual y 168 ya tienen una etiqueta

de identificación.

El sistema cuenta con más de 511

actualizaciones de verificaciones físicas

para un total de 644 bienes.

Hasta ahora, se han incorporado poco más

de 480 documentos digitales que han

permitido complementar la información de

106 bienes muebles incorporados al

patrimonio del DMA de la UV.

Control mayor 68%

Control menor 32%

Consideraciones

Formalizar todos aquellos mecanismos y

procesos complementarios.

Trazar rutas de rastreo para facilitar las

verificaciones físicas.

Concientizarse del grado de

responsabilidad y de las implicaciones que

conlleva no contar con la información

actualizada.

Ponerlo en marcha dentro de otras

dependencias de la institución.

Alcanzar la sincronización y

compatibilidad con el SIIU.

Ampliar el rango de uso para las

dependencias interesadas en homologar

sus procesos de control.

Proteger la integridad de los datos y de la

información recuperada o recopilada.

Continuar perfeccionando las interfaces

en función de las necesidades de los

usuarios administrativos.

Mejorar la plataforma técnica del sistema.

Conclusiones

Conveniencia

Contribuirá, a corto plazo, en la solución del control de los bienes muebles patrimoniales.

Implicaciones prácticas

Se buscará hacer eficientes los tiempos de respuesta a las solicitudes de información y

generar confiabilidad para el control de bienes muebles.

Valor teórico

Promoverá la interdisciplinariedad a través de los conceptos manejados por la informática,

la contabilidad y el derecho.

Utilidad metodológica

Se propone un referente metodológico para la obtención futura de la información y para el

manejo de los bienes muebles con alcance institucional.

“Las verdaderas batallas se libran en el interior”

Dan Millman

Arte, Ciencia, Luz…