PRESENTACION CURSO

ADMINISTRACIÓN Y ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓNINFORMACIÓN

Fernando Dávila Ladrón de GuevaraFernando Dávila Ladrón de [email protected]

Dirección del curso: http://gi.poligran.edu.coDirección del curso: http://gi.poligran.edu.co

mailto:[email protected]

OBJETIVOOBJETIVO

La información en las organizaciones.La información en las organizaciones.

Conceptos para la estructuración de la información.Conceptos para la estructuración de la información.

Manejo de información para toma de decisiones.Manejo de información para toma de decisiones.

Análisis personal de los datos.Análisis personal de los datos.

Práctica y manejo de Excel 2010.Práctica y manejo de Excel 2010.

Manejo de consultas y fuentes externas de datosManejo de consultas y fuentes externas de datos

Manejo de las BD personales.Manejo de las BD personales.

TEMAS A DESARROLLARTEMAS A DESARROLLAR TEORÍA TEORÍA (5 Horas)(5 Horas)

La información en la organización.La información en la organización. La Inteligencia del negocio. La Inteligencia del negocio. Conceptos de Sistemas de Información.Conceptos de Sistemas de Información. Conceptos de Bases de Datos (Conceptos de Bases de Datos (BDBD).).

Componentes de una Componentes de una BDBD.. Tipos de Tipos de BDBD.. EjemplosEjemplos Solución de problemasSolución de problemas

PRÁCTICA PRÁCTICA ( 20 Horas )( 20 Horas ) Acciones y Operaciones sobre una Acciones y Operaciones sobre una BDBD.. Integridad de la Integridad de la BDBD. . La información y las Tablas Dinámicas.La información y las Tablas Dinámicas. Fuentes externas de datos.Fuentes externas de datos. Conexión con otras herramientas.Conexión con otras herramientas. Acciones especiales en Excel.Acciones especiales en Excel.

METODOLOGÍAMETODOLOGÍA

Conceptos BásicosConceptos Básicos

Presentación y desarrollo de ejercicioPresentación y desarrollo de ejercicio

Evaluación sobre ejercicio propuestoEvaluación sobre ejercicio propuesto

Desarrollo sobre BD personalesDesarrollo sobre BD personales

Herramientas avanzadasHerramientas avanzadas

LA INFORMACIÓN EN LA LA INFORMACIÓN EN LA ORGANIZACIÓNORGANIZACIÓN

ESQUEMA GENERALESQUEMA GENERAL

EL FUTURO DE LAS EL FUTURO DE LAS ORGANIZACIONESORGANIZACIONES

Existen cinco elementos que ofrecen a las organizaciones la Existen cinco elementos que ofrecen a las organizaciones la posibilidad de avanzar en este mundo globalizado y lleno de posibilidad de avanzar en este mundo globalizado y lleno de

competencia, estos son:competencia, estos son:[1]

1.1. Velocidad de cambioVelocidad de cambio

2.2. Innovación de nuevos modelos de negocio.Innovación de nuevos modelos de negocio.

3.3. Nuevas estructuras de relaciones entre las empresas, sus clientes Nuevas estructuras de relaciones entre las empresas, sus clientes y asociados.y asociados.

4.4. La conectividad de personas, organizaciones y paísesLa conectividad de personas, organizaciones y países

5.5. El valor del El valor del conocimiento residente en la residente en la empresaempresa

[1] (Davis & Meyer 2000). (Davis & Meyer 2000).

INTELIGENCIA DEL NEGOCIOINTELIGENCIA DEL NEGOCIO

Es la competencia para tomar decisiones, a Es la competencia para tomar decisiones, a través de enfoques dinámicos de los través de enfoques dinámicos de los

problemas y las oportunidades, bajo el problemas y las oportunidades, bajo el proceso sistemático de encontrar, recopilar, proceso sistemático de encontrar, recopilar,

seleccionar, organizar, conservar y seleccionar, organizar, conservar y presentar la información, desarrollando los presentar la información, desarrollando los

recursos y capacidades internas de la recursos y capacidades internas de la organización organización

El proceso de la Información en El proceso de la Información en la organizaciónla organización

Extracción Consolidación Explotación Visualización

CubosOLAP

Minería

Bodega de DatosIndicadoresGráficasNavegaciónConsultasPublicación

Bases de Datos

Sist

emas

Tra

nsac

ciona

les

Fuentes de Datos

UN EJEMPLO DE LA VIDA UN EJEMPLO DE LA VIDA REALREAL

PERFIL DE ADMITIDOSPERFIL DE ADMITIDOS

Fuente Externa – Fuente Externa –

Icfes.xlsIcfes.xls

Base de Datos Base de Datos ConsolidadaConsolidada

ADMITIDOS_PLANTELESADMITIDOS_PLANTELES

Base de Datos en SQLBase de Datos en SQL

ADMITIDOSADMITIDOS

Base de Datos en SQLBase de Datos en SQL

MATRICULADOSMATRICULADOS

Data Mart- Data Mart-

Admitidos PlantelesAdmitidos Planteles

Tabla de hechosTabla de hechos

CONCEPTOS BÁSICOSCONCEPTOS BÁSICOS

BASES DE DATOSBASES DE DATOS

1. CONCEPTOS DE 1. CONCEPTOS DE BDBD

Es un conjunto de datos relacionados entre si, los

cuales están organizados en tablas.

BaseBase de datos - de datos - BDBD

Conjunto de elementos (Conjunto de elementos (personas, personas, empleados, encuestas, empleados, encuestas,

estudiantes, facturas, presupuestosestudiantes, facturas, presupuestos etc.) en el cual cada uno tiene etc.) en el cual cada uno tiene asociado un cierto número de asociado un cierto número de

datos, componentes o variables datos, componentes o variables que lo definen.que lo definen.

ARCHIVO DE KARDEX

2. COMPONENTES DE UNA 2. COMPONENTES DE UNA BDBD

Campo.Campo.

Es un dato, componente o variable de un elemento de la

BD. (Código, nombre, salario, cargo, fecha, ciudad.)


Registro. Registro. Conjunto de Conjunto de CAMPOSCAMPOS

asociados entre sí, que definen asociados entre sí, que definen una entidad o un elemento de una entidad o un elemento de

una base de datosuna base de datos. .

TARJETAS DE KARDEX

TARJETAS DE KARDEX

2. COMPONENTES DE UNA 2. COMPONENTES DE UNA BDBD RegistroRegistro = Conjunto de = Conjunto de

camposcampos

Campo

Campo

Campo


Tabla o Base de Datos.Tabla o Base de Datos.

Conjunto de Registros del mismo tipo.


Tipos de CampoTipos de Campo..

NuméricoNumérico

AlfanuméricoAlfanumérico

FechaFecha


Características de los Características de los campos.campos.

EntradaEntrada

Calculado o FormuladoCalculado o Formulado


EJEMPLOS

Como se ve una BD en EXCEL


EJEMPLOS

Que no es una BD

3. TIPOS DE BASES DE DATOS3. TIPOS DE BASES DE DATOSBD MaestrasBD Maestras..

La información básica de los Clientes (Cédula, La información básica de los Clientes (Cédula, Nombre, Dirección, Teléfono, Contacto, Ciudad, Nombre, Dirección, Teléfono, Contacto, Ciudad, etc).etc).

Los datos básicos de los productos que se venden.Los datos básicos de los productos que se venden.

Los datos acumulados de las cuentas de Los datos acumulados de las cuentas de Contabilidad.Contabilidad.

Los datos básicos de los empleados de la Los datos básicos de los empleados de la organizaciónorganización..

3. TIPOS DE BASES DE DATOS3. TIPOS DE BASES DE DATOS

BD de Movimiento BD de Movimiento

Facturas de venta a los clientes.Facturas de venta a los clientes.

Entradas y salidas de productos de Entradas y salidas de productos de

inventario.inventario.

Movimiento contable. (RC, Fact. CE, NC)Movimiento contable. (RC, Fact. CE, NC)

Cursos tomados por los empleados.Cursos tomados por los empleados.

PRÁCTICAPRÁCTICASolución de problemas:Solución de problemas:

– BancosBancos– EncuestaEncuesta

4. ACCIONES Y OPERACIONES 4. ACCIONES Y OPERACIONES SOBRE UNA BDSOBRE UNA BD

Ingreso de datosIngreso de datos

Ordenamiento de la Ordenamiento de la BDBD

Generación de SubtotalesGeneración de Subtotales

Consulta (Autofiltros y filtros avanzados)Consulta (Autofiltros y filtros avanzados)

ValidaciónValidación

4. BASES DE DATOS 4. BASES DE DATOS

EJEMPLOEJEMPLO

Acciones sobre una BD

6. ANALISIS DE LOS DATOS6. ANALISIS DE LOS DATOS

Normalmente es necesario Normalmente es necesario resumir o consolidar la resumir o consolidar la

información detallada de la BD, información detallada de la BD, con el fin de realizar diferentes con el fin de realizar diferentes análisis que permitan tener una análisis que permitan tener una visión global o integral de los visión global o integral de los

datos.datos.

ANALISIS DE DATOSANALISIS DE DATOS

¿Cuanto suman los salarios de ¿Cuanto suman los salarios de cada uno de los cada uno de los departamentos (Ventas, departamentos (Ventas, Admon, Ingeniería, Admon, Ingeniería, Contabilidad?Contabilidad?


¿Cuanto suman los salarios de cada ¿Cuanto suman los salarios de cada uno de los departamentos (Ventas, uno de los departamentos (Ventas, Admon, Ingeniería, Contabilidad) en Admon, Ingeniería, Contabilidad) en cada una de las ciudades? cada una de las ciudades?

¿Que sucede si deseamos saber el ¿Que sucede si deseamos saber el total de salarios por hombres y total de salarios por hombres y mujeres ?mujeres ?


¿Como podemos agregar el ¿Como podemos agregar el número de empleados, por número de empleados, por departamento y ciudad dando departamento y ciudad dando la posibilidad de separar la posibilidad de separar hombres y mujeres ?hombres y mujeres ?


¿Se requiere saber por ¿Se requiere saber por rangos de edades, Cuantos rangos de edades, Cuantos empleados hay en cada empleados hay en cada departamento y en cada departamento y en cada ciudad?ciudad?


¿Cuál es el promedio de ¿Cuál es el promedio de edades de los edades de los empleados en cada empleados en cada departamento y en cada departamento y en cada ciudad?ciudad?


¿Qué porcentaje de ¿Qué porcentaje de empleados hay en cada empleados hay en cada cargo?cargo?

¿Qué porcentaje de ¿Qué porcentaje de empleados hay en cada empleados hay en cada centro?centro?

6. ANALISIS DE LOS DATOS6. ANALISIS DE LOS DATOS

Los ejemplos anteriores Los ejemplos anteriores normalmente se construyen normalmente se construyen

bien sea a mano o a través de bien sea a mano o a través de terceros expertos en sistemas. terceros expertos en sistemas. Veremos que con Excel usted Veremos que con Excel usted mismo puede construirlas de mismo puede construirlas de

una manera sencilla.una manera sencilla.

7. TABLAS DINAMICAS7. TABLAS DINAMICAS

El concepto de una tabla dinámica es la El concepto de una tabla dinámica es la posibilidad de resumir y agrupar la posibilidad de resumir y agrupar la

información de la información de la BDBD, , en listas e informes en listas e informes que le permitan al usuario de ésta, una toma que le permitan al usuario de ésta, una toma

de decisiones. Este proceso facilita la de decisiones. Este proceso facilita la aplicación de criterios propios y un análisis aplicación de criterios propios y un análisis

de acuerdo con el conocimiento de su propia de acuerdo con el conocimiento de su propia informacióninformación..

CIUDADESBOGOTA

CALIMEDELLIN

OLAP – BD MultidimensionalesOLAP – BD Multidimensionales

$ Valor Salarios No de Empleados

S E X OFEMENINO MASCULINO

Variables (Campos)

CENTRO

ADMONINGENIERIACONTABILIDADVENTAS

7.1. ANALISIS UNO7.1. ANALISIS UNO

EJEMPLOEJEMPLO

Practique

7.2. ANALISIS DOS7.2. ANALISIS DOS

EJEMPLOEJEMPLO

Practique

7.3. ANALISIS TRES7.3. ANALISIS TRES

EJEMPLOEJEMPLO

Practique

7.4. ANALISIS CUATRO7.4. ANALISIS CUATRO

EJEMPLOEJEMPLO

Practique

8. EJERCICIO DE EVALUACION8. EJERCICIO DE EVALUACION

PreguntasPreguntas

Base de MercadeoBase de Mercadeo

Evaluación

TEMAS ESPECIALES TEMAS ESPECIALES

Combinar correspondencia con las BDCombinar correspondencia con las BD Producir reportes con AccessProducir reportes con Access Crear consultas con MS-QueryCrear consultas con MS-Query Crear TD con BD externasCrear TD con BD externas Crear consultas con dos o más archivos Crear consultas con dos o más archivos

relacionados entre si.relacionados entre si. MacrosMacros Crear cubos OLAPCrear cubos OLAP HipervínculosHipervínculos Formato condicionalFormato condicional Guardar como página WEBGuardar como página WEB

FINFIN

OLAPOLAP

On Line Analitical Procesing On Line Analitical Procesing Tecnología de base de datos que se Tecnología de base de datos que se ha optimizado para la elaboración de ha optimizado para la elaboración de consultas e informes, en lugar de consultas e informes, en lugar de procesar transacciones. Los datos procesar transacciones. Los datos OLAP se organizan jerárquicamente y OLAP se organizan jerárquicamente y se almacenan en cubos en lugar de se almacenan en cubos en lugar de tablas. tablas.

5. INTEGRIDAD DE UNA 5. INTEGRIDAD DE UNA BDBD

Son los procedimientos y Son los procedimientos y

validaciones necesarios para que la validaciones necesarios para que la

información que se tiene sea única información que se tiene sea única

de acuerdo con la definición inicial, de acuerdo con la definición inicial,

y que adicionalmente corresponda y que adicionalmente corresponda

al campo que se está referenciando.al campo que se está referenciando.

EL CONOCIMIENTOEL CONOCIMIENTOPodemos catalogar en dos áreas el Podemos catalogar en dos áreas el

conocimiento en la organización:conocimiento en la organización:Conocimiento Tácito.Conocimiento Tácito.

Conocimiento del mercado y del negocio.Conocimiento del mercado y del negocio.Experiencia.Experiencia.““Know How”.Know How”.““Feeling”Feeling”

Conocimiento Explícito.Conocimiento Explícito.Datos convertidos en información.Datos convertidos en información.

Tablas, Gráficos, IndicadoresTablas, Gráficos, IndicadoresInformación descriptiva y predictiva (Minería de Información descriptiva y predictiva (Minería de

Datos)Datos)

SISTEMAS TRANSACCIONALESSISTEMAS TRANSACCIONALES

Son las aplicaciones comerciales y administrativas, Son las aplicaciones comerciales y administrativas, encargadas de registrar día a día, los eventos y transacciones encargadas de registrar día a día, los eventos y transacciones que suceden en la organización.que suceden en la organización.

Contabilidad, facturación, nómina, registro académico, manejo Contabilidad, facturación, nómina, registro académico, manejo de personal, aplicaciones administrativas etc.de personal, aplicaciones administrativas etc.

Características: Características: Aplicaciones complejas.Aplicaciones complejas. Basadas en procesos y procedimientos.Basadas en procesos y procedimientos. Cambian con el tiempo periódicamente.Cambian con el tiempo periódicamente. Buscan responder a las necesidades de las personas de la Buscan responder a las necesidades de las personas de la

organización.organización.


Estructuras de datos que almacenan los Estructuras de datos que almacenan los registros y movimientos de los sistemas registros y movimientos de los sistemas transaccionales.transaccionales.

Las BD pueden estar en Excel, Oracle, Las BD pueden estar en Excel, Oracle, SQL, Informix, Sybase, Access, 4D, etc.SQL, Informix, Sybase, Access, 4D, etc.

Pueden generarse de archivos planos de Pueden generarse de archivos planos de los sistemas transaccionales.los sistemas transaccionales.

Pueden generarse de cuadros y tablas Pueden generarse de cuadros y tablas resumen.resumen.

SISTEMA DE INFORMACIONSISTEMA DE INFORMACION

Conjunto formal de procesos, programas, equipos y Conjunto formal de procesos, programas, equipos y

Bases de Datos organizadas y estructuradas, Bases de Datos organizadas y estructuradas,

relacionadas entre si, que permiten recolectar, procesar, relacionadas entre si, que permiten recolectar, procesar,

consultar y reportar datos generados por las consultar y reportar datos generados por las

organizaciones.organizaciones.

Los SI, organizan procesan y presentan la información Los SI, organizan procesan y presentan la información

de manera amigable para el usuario.de manera amigable para el usuario.

BODEGA DE DATOSBODEGA DE DATOS

Estructuras de datos que seleccionan e Estructuras de datos que seleccionan e integran los datos recolectados por los integran los datos recolectados por los diferentes sistemas transaccionales y diferentes sistemas transaccionales y otras fuentes de datos.otras fuentes de datos.

Son el instrumento para desarrollar la Son el instrumento para desarrollar la inteligencia del negocio.inteligencia del negocio.

Soportan la conversión de los datos en Soportan la conversión de los datos en información.información.

SISTEMAS DE GESTIÓNSISTEMAS DE GESTIÓN

Modelos y herramientas para extraer Modelos y herramientas para extraer

información estructurada e inteligente de información estructurada e inteligente de

las bodegas de datos.las bodegas de datos. Conjunto de reglas, indicadores, preguntas, Conjunto de reglas, indicadores, preguntas,

analizadores que permiten convertir los analizadores que permiten convertir los

datos en información y realizar su datos en información y realizar su

visualizaciónvisualización..

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