Una Una PoderosaPoderosa Herramienta Herramienta Gráfica para el Análisis e Gráfica para el Análisis e

Interpretación de los ProcesosInterpretación de los Procesos

ICAPICAP

ProcesoProceso Es un conjunto de actividades que interactúan sinérgicamente Es un conjunto de actividades que interactúan sinérgicamente

para obtener un resultado. para obtener un resultado. Características:Características:

Toma una serie de insumos para transformarlos hasta obtener un Toma una serie de insumos para transformarlos hasta obtener un resultado.resultado.

Es cambiante, se adapta a la realidad de la empresa.Es cambiante, se adapta a la realidad de la empresa. Debe adecuarse a las especificaciones y necesidades de los Debe adecuarse a las especificaciones y necesidades de los

clientes.clientes. Sirve como puntos de control, para detectar posibles fallas.Sirve como puntos de control, para detectar posibles fallas. Debe ser medibles.Debe ser medibles.

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Definición DiagramaDefinición Diagrama

Son la representación gráfica de los Son la representación gráfica de los procesosprocesos en un sistema. en un sistema.

Necesidades

Insumos

Información Entrada

PROCESO

Salida

Producto

Servicio

Información

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Carateristicas Diagramas de Carateristicas Diagramas de Flujo Flujo

Permiten una representación gráfica de los procesos de un Permiten una representación gráfica de los procesos de un sistema y sus interrelaciones.sistema y sus interrelaciones.

Con el debido conocimiento son más fáciles de interpretar para Con el debido conocimiento son más fáciles de interpretar para la ejecución y la toma de decisiones.la ejecución y la toma de decisiones.

Muestran el enfoque más amplio posible de entradas, procesos Muestran el enfoque más amplio posible de entradas, procesos y salidas de un determinado sistema.y salidas de un determinado sistema.

Definen de manera sistemática el procedimiento con las Definen de manera sistemática el procedimiento con las actividades en orden cronológico que se deben seguir para actividades en orden cronológico que se deben seguir para obtener un determinado productoobtener un determinado producto

Tienen gran cantidad de usos.Tienen gran cantidad de usos.

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¿Para qué se usan?¿Para qué se usan? Sirve para aclarar cómo funcionan las cosas y cómo pueden Sirve para aclarar cómo funcionan las cosas y cómo pueden

mejorarse.mejorarse. Ayuda a buscar los elementos clave de un proceso.Ayuda a buscar los elementos clave de un proceso. Facilita el conocimiento general del proceso.Facilita el conocimiento general del proceso. Sirve para identificar los responsables del proceso.Sirve para identificar los responsables del proceso. Permite establecer áreas importantes para la observación o Permite establecer áreas importantes para la observación o

recopilación de datos.recopilación de datos. Facilita la identificación de áreas a mejorar.Facilita la identificación de áreas a mejorar. Facilita la generación de hipótesis sobre las causas de los Facilita la generación de hipótesis sobre las causas de los

problemas del proceso.problemas del proceso.

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Diagramas de Flujo de Diagramas de Flujo de ProcesoProceso

Son vitales para el desarrollo de manuales.Son vitales para el desarrollo de manuales. Con el enfoque por niveles se permite un Con el enfoque por niveles se permite un

detalle escalonado de los procesos.detalle escalonado de los procesos. En el diseño de estos es importante velar por En el diseño de estos es importante velar por

la simplicidad y el orden lógico.la simplicidad y el orden lógico. Se pueden emplear para el diagnóstico y el Se pueden emplear para el diagnóstico y el

rediseño.rediseño.

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Tipos de diagramas de flujo

Flujogramas de primer nivel o de dirección Flujogramas de primer nivel o de dirección descendente.descendente.

Flujograma de segundo nivel o detallado.Flujograma de segundo nivel o detallado. Flujograma de ejecución o matriz.Flujograma de ejecución o matriz.

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Flujograma de primer nivelFlujograma de primer nivel Muestra los pasos principales de un proceso y puede Muestra los pasos principales de un proceso y puede

incluir también los resultados intermedios de cada paso incluir también los resultados intermedios de cada paso (el producto o servicio que se produce) y los subpasos (el producto o servicio que se produce) y los subpasos correspondientes.correspondientes.

Se usa para obtener un panorama básico del proceso e Se usa para obtener un panorama básico del proceso e identificar los cambios que se producen en el proceso.identificar los cambios que se producen en el proceso.

La mayoría de las veces pueden graficarse en 4 ó 5 La mayoría de las veces pueden graficarse en 4 ó 5 recuadros que representan los principales pasos o recuadros que representan los principales pasos o actividades del proceso.actividades del proceso.

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Flujograma de primer nivel

PRESENTACIÓN DE

SOLICITUD

VERIFICACIÓN DE DATOS Y

ELABORACIÓN DE BOLETA

EMISIÓN DE

CERTIFICADO

ENTREGA DELCERTIFICADOAL CLIENTE

ICAPICAP

Flujograma de segundo nivelFlujograma de segundo nivel Indica los pasos o actividades de un Indica los pasos o actividades de un

proceso, incluye además: puntos de proceso, incluye además: puntos de decisión, períodos de espera, insumos y decisión, períodos de espera, insumos y resultados.resultados.

Se utiliza para examinar áreas del proceso Se utiliza para examinar áreas del proceso en forma detallada y para buscar problemas en forma detallada y para buscar problemas o aspectos ineficientes.o aspectos ineficientes.

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FLUJOGRAMA DE SEGUNDO NIVELFLUJOGRAMA DE SEGUNDO NIVEL

CLIENTE ENVENTANILLA

ENVIO DEFAX

PRESENTACIONDE SOLICITUD

VERIFICACIONDE DATOS

PREPARACIONDE BOLETA

CORRECCIONDE DATOS

ELABORACIONDE TARJETA

ALIMENTACIONDEL SISTEMA

VERIFICACIONEN PANTALA

EMISION DECERTIFICADO

FIRMA Y AUTENTICACION

EMISION DE TITULO DE PROPIEDAD

ENTREGA AL INTERESADO

CORRECTO

SI

NO

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Flujogramas de ejecución o Flujogramas de ejecución o matrizmatriz

Representa en forma gráfica el proceso en términos de Representa en forma gráfica el proceso en términos de quién se ocupa de realizar los pasos.quién se ocupa de realizar los pasos.

Tiene forma de matriz e ilustra los diversos Tiene forma de matriz e ilustra los diversos participantes y el flujo de pasos entre esos participantes.participantes y el flujo de pasos entre esos participantes.

Es muy útil para identificar quién proporciona los Es muy útil para identificar quién proporciona los insumos o servicios a quién, así como aquellas áreas en insumos o servicios a quién, así como aquellas áreas en las que algunas personas pueden estar ocupándose de las que algunas personas pueden estar ocupándose de las mismas tareas.las mismas tareas.

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Simbología: Flujo de Simbología: Flujo de ProcesosProcesos

(Según la Normas Iso (Según la Normas Iso 10013:2000)10013:2000)

Proceso - Procedimiento- Actividad

Revisión de transacción, documento o tarea

Decisión

Transporte

Demora

SSiimmbboollooggííaa

Almacenamiento transacción o documento

Atención al Público

Base de Datos

Documento

Diskette

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Partes importantesPartes importantes

Cod:

Cod: 1 de 2 Fecha: Mayo 2000

Código Descripción de la Actividad. AC Dir UI UG UT AR URN ULN Est GEMC Observaciones

CA - 01Elaboración del Plan para la detección de necesidades de capacitación en cada nivel de gestión.

Utilizando indicadores y mecanismos definidos en la Evaluación del Desempeño.

CA - 02Aprobación de Plan para la detección de necesidades de capacitación.

Con los Plazos correspondientes.

CA - 03 Comunicación de Plan para la detección de necesidades de capacitación a cada nivel de gestión.

Mediante el mecanismo que la Unidad de Información defina como más efectivo.

CA - 04 Detectar las necesidades de capacitación del personal en todos los niveles de gestión.

CA - 05Emitir un informe de necesidades priorizadas con la debida justificación para cada una de ellas.

Dentro del plazo definido en el Plan para la detección de necesidades.

CA - 06Elaborar un consolidado de necesidades priorizadas y justificadas.

La priorización debe tener como base los objetivos de la DNYDI.

CA - 07Comunicación del consolidado de necesidades a la Dirección y al Grupo Estrtégico de Mejora Continua.(GEMC)

CA - 08 Evaluación del presupuesto para capacitación.

CA - 09Elaboración del Plan Semestral de Capacitación y comunicación del mismo a nivel central.

Contenido: tipos de capacit., responsables y propuestas para el seguim. y la evaluac.

CA - 10 Elaboración de consolidado del Plan Semestral de Capacitación.

CA - 11 Aprobación del Plan Consolidado de Capacitación.

CA - 12 Comunicación del Plan Semestral de Capacitación.A todos los niveles de gestión, por medio del mecanismo más efectivo posible.

CA - 13 Implementación del Plan Semestral de Capacitación. Involucra todos los niveles de gestión.

CA - 14Seguimiento y evaluación de la efectividad de la capacitación.

CA - 15Elaboración de un informe de los resultados obtenidos en el seguimiento y la evaluación de la capacitación.

Remitirlo a la Unidad de Información.

CA - 16Elaboración de consolidado de resultados obtenidos en el paso anterior.

Est: Establecimiento.

GEMC: Grupo Estratégico de Mejora Continua.

Elaborado por:

AR: Administración Regional.

DRH - CA

NIVEL 3DIAGRAMA DE ACTIVIDADES

Proceso : DESARROLLO DEL RECURSO HUMANO DNYDI -DRH

UI: Unidad de Información.

Procedimiento: CAPACITACIÓN DEL PERSONAL.

Tiemp Aprox.

TOTAL:

RESPONSABLES

UG: Unidad de Gestión.

UT: Unidad Técnica Especializada.

AC: Administración Nivel Central.

URN: Unidad Regional de Nutrición.

ULN: Unidad Local de Nutrición. 1 de 2Dir: Dirección de Nutrición y Desarrollo Infantil.

NO

SÍ

NO

SÍCA- 09

CA- 01

PLANEACIÓNP R O C E S O :

Estab lec imiento de Tec ho sPres upues tar ios generales

y regionaliz ados .

Ne ce s idad e s

N ivel C en t ralN ivel R eg ion alN ivel L o cal

AEla borac ió n del Plan

Es tratégic o y def inic ión deIndicadores .

N ivel C en tralN ivel R eg ion alN ivel L o calEst ab lecim ien to

USUA RIOS

N ivel C en tralN ivel R eg io n alN ivel L o calEstab lecim ien t o

Elaborac ió n del Plan yPrograma de

A dquis ic iones A nu al.

N ivel C en t ralN ivel R eg ion alN ivel L o calEst ab lecim ien to

A

Elaborac ión de l ProgramaOpe rtivo A nual ( POA ).

N ivel C en tralN ivel R eg io n alN ivel L o calEstab lecim ien t o

Definic ión c lara y específica de las Metasy Objetivos a a lcanzar en todos y cada unod e lo s n ive le s d e g e s t ió n d e l P NYD I c o nuna adecuada distribuc ión y program aciónen e l uso de los recursos.

USUA RIOS

N ivel C en t ralN ivel R eg io n alN ivel L o calEstab lecim ien to

Nivel de detalle

Título

Descripción del Proceso

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Etapas de desarrollo Etapas de desarrollo Defina el proceso a levantar.Defina el proceso a levantar. Haga una lista en orden cronológico de diferentes Haga una lista en orden cronológico de diferentes

actividades y sus responsables.actividades y sus responsables. Sintetice las actividades en forma clara y concisa. Sintetice las actividades en forma clara y concisa. Incluya las observaciones.Incluya las observaciones. Aplique la simbología definida Aplique la simbología definida Utilice el formato preestablecido.Utilice el formato preestablecido.

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Simbología Utilizada A continuación se detallan los símbolos a utilizar y una lista de términos

comunes para cada una de ellas.

Actividad descrita: Operación, actividad o tarea Símbolo empleado:

Términos comunes: Abrir expediente

Actualizar archivo, formulario Anexar Anotar Aprobar Asignar Brindar Calcular, sumar, dividir, multiplicar, etc. Clasificar Cobrar Colocar (se debe definir si existe un almacenamiento) Consultar Depositar Desglosar Designar Distribuir Divulgar

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Actividad descrita: Revisión Símbolo empleado:

Términos comunes:

Analizar Chequear Corroborar Evaluar Revisar Verificar

Actividad descrita: Transporte Símbolo empleado:

Términos comunes:

Enviar Llevar Remitir Transportar Trasladar

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Actividad descrita: Decisión Símbolo empleado:

Términos comunes:

¿El documento cumple con los requisitos? ¿El documento a sido aprobado?

Actividad descrita: Almacenamiento Símbolo empleado:

Términos comunes:

Almacenar Archivar Colocar (se debe definir si existe almacenamiento)

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Actividad descrita: Cualquier punto de contacto con el cliente o atención al público Símbolo empleado:

Términos comunes:

Brindar (al cliente) Entregar (al cliente) Informar (al cliente) Presentar solicitud o formulario Recibir (del cliente) Solicitar (al cliente) Avisar (al cliente)

Actividad descrita: Generación de documento (escrito) Símbolo empleado:

Términos comunes:

Llenar formulario Elaborar reporte (escrito) Confeccionar (nota, reporte, etc.) Redactar

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Actividad descrita: Demora Símbolo empleado: Términos comunes:

Esperar (notificación, documento, reporte, etc.) Actividad descrita: Información en Base de Datos (informatizada) Símbolo empleado:

Términos comunes:

Introducir (datos, información) en base de datos Actualizar base de datos

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Actividad descrita: Información en sistema de información Símbolo empleado:

Términos comunes:

Introducir (datos, información) al sistema Digitar (en el sistema) Registrar (en el sistema) Actualizar sistema

Conectores

FIN

A

Se utiliza en aquellos casos que el diagrama necesite más de una página para ser levantado. Se coloca después de la última actividad diagramada en una página y al principio de la siguiente, para denotar continuidad. Es conveniente utilizar una letra para rotularlo.

A

Se utiliza para identificar el último paso de un procedimiento. Se coloca después (abajo) de la última actividad diagramada.