DATASTOCK

Es el resultado de una planeación estratégica por parte de Servicios PostalesNacionales SPN 4-72, con el fin de integrar con el mundo tecnológico losservicios de apoyo a la Gestión Documental prestados desde hace más de 4años por la entidad.

Junto a nuestro aliado Consorcio Transformación Digital Siglo XXI - CTDSXXIse da un gran paso hacia la Transformación Digital, con el diseño, desarrollo,comercialización e implementación de una solución a las necesidades, tantode los colaboradores en una entidad como de un ciudadano externo a ella,que requiera ejercer su derecho de acceso a la información. Ley 1712 de 2014 –Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional.

DATASTOCK

La plataforma Datastock, es una solución escalable, parametrizable quepermite al usuario realizar una Gestión Documental organizada yautomática, siguiendo la normatividad establecida por el Archivo Generalde la Nación y las normas internacionales aplicables, brindandoseguridad y fiabilidad sobre la información.

85%

15% Software

Documentos físicos

85%

15%

Software

Documentos físicos

100% Software

TRANSFORMACIÓN DIGITAL

100% Documentos físicos

BENEFICIOS

Neutralidad tecnológica

➢ Desarrollado sobre estándares internacionales que permite fácil integración y adaptabilidad a diferentes aplicaciones.

Gestión

➢ Reducción de costos administrativos y operativos.

➢ Reducción en costos de almacenamiento físico a futuro.

➢ Facilidad de acceso a la información en términos de trámites, permitiendo optimización de tiempos de respuesta a solicitudes.

¿POR QUÉ ES SU MEJOR OPCIÓN?

Acompañamiento Experto

➢ Acompañamos nuestro software Datastock de un soporte experto, lo que contribuye a facilitar la inmersión de su organización a la transformación digital.

BENEFICIOS

Hecho a la Medida

➢ Nuestro software permite vincular los elementos necesarios para ofrecer soluciones a la medida de su empresa.

Fábrica de Software Propia

➢ 4-72 ha desarrollado un software propio, para que los procesos que se llevan a cabo en la trasformación digital de su empresa se hagan con la mayor efectividad y eficiencia.

¿POR QUÉ ES SU MEJOR OPCIÓN?

Normatividad

➢ Datastock cumple con la Normatividad Nacional y Estándares Internaciones, proporcionando seguridad jurídica en los procesos misionales tanto físicos como electrónicos.

Herramienta con enfoque a procesos

Trámite de correspondencia

Consulta del archivo electrónico

Actualización en línea

Consulta y gestión web Compatibilidad con Windows 10

Visualización preliminar de las imágenes

Parametrización de procesos

Parametrización de metadatos

Para la operación:

Para el Usuario:

Importación y exportación masiva de información

FUNCIONALIDADES GENERALES

MÓDULOS

Ventanilla Única.Nuestro Software permite registrar la documentación interna y externa que recibe la compañía.

Expediente Electrónico. DATASTOCK permite vincular un grupo de documentos a un expediente, facilitando su consulta y análisis.

Digitalización.La Solución permite el escaneo de sus documentos y la asociación de la metadata a los mismos.

Custodia Documental.Nuestra solución informática permite configurar y gestionar los inventarios de elementos en bodegas.

Correspondencia.Dará inicio al proceso básico de Gestión de sus Documentos.

Módulo de “Ventanilla Única”

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Módulo de Ventanilla Única

Recepción del documento

Ingreso de metadata

Generación Número de Radicado

Preparación para digitalización

Recibo de documento

Diligenciamiento en el Software

Generación de radicado

Escaneo del documento

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Módulo de Ventanilla Única✓ Recepción de documentos internos y externos.✓ Generación de número de radicado e impresión con código de barras.✓ Mayor control al flujo de sus documentos.✓ Organización en repositorio.✓ Parametrizable.✓ Seguridad.

ESCANEODOCUMENTOS

PROCESO DE RADICACIÓN

Recepción del documento

Ingreso de metadata

Generación Número de Radicado

Preparación para digitalización

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Módulo de “Correspondencia”

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Módulo de Correspondencia

Recibo yDistribución

Gestión de Respuesta

Gestión de Archivo

Recibo Despacho Gestión de Respuesta

Gestión de Archivo

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Módulo de Correspondencia

Este módulo dará inicio al proceso básico de gestión del documento deacuerdo al trámite establecido por la entidad.

✓ Recibo y envío de Correspondencia interna y externa.✓ Despacho de Correspondencia.✓ Trámite de la correspondencia (Gestión de Respuesta).✓ Control de tiempos de respuesta.✓ Gestión de Archivo (Administración bajo TRD configuradas).

RECEPCIÓN Y RADICACIÓN DE

CORRESPONDENCIA

Recibo yDistribución

Gestión de Respuesta

Gestión de Archivo

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Módulo de “Digitalización”

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Módulo de Digitalización

Preparación física

DigitalizaciónDescripción Metadato

Cargue Consulta

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Módulo de DigitalizaciónConversión de documentos físicos a formato electrónico de imágenes. La digitalización sepuede realizar de forma masiva o uno a uno.

✓ Escaneo de documentos en formatos .pdf, .pdfa, .tiff, multiff, .jpg, entre otros.✓ Clasificación e indexación, almacenamiento organizado de los documentos en un

repositorio.✓ Parametrización de campos de metadatos.✓ Consulta de documentos mediante un visor de acuerdo a los parámetros establecidos

en función de sus necesidades.

PREPARACIÓNFÍSICA DE

DOCUMENTOS

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DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Módulo de “Expediente Electrónico”

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Módulo de Expediente Electrónico

Recibo documento en

Software

Categorización Instrumentos archivísticos

Índice electrónico

Estampado Cronológico

Trámite, Almacenamiento y

consulta

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Módulo de Expediente Electrónico✓ Módulo parametrizable de acuerdo al AGN y procesos de su entidad.✓ Creación, modificación, inserción, consulta y cierre de expedientes electrónicos.✓ Garantiza la integridad, ordenación, conservación y recuperación electrónica durante el

ciclo vital de los documentos.✓ Foliado electrónico, índice electrónico, firma del índice electrónico, metadatos o

información virtual contenida en ellos.✓ Integración con SGDEA.

EXPEDIENTEELECTRÓNICO

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Módulo de “Custodia

Documental”

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Módulo de CustodiaEs una herramienta importante para la administración y gestión del almacenamiento delarchivo central y del archivo histórico, en cumplimiento de la regulación existente.

✓ Módulo configurable de acuerdo a los parámetros de organización de su entidad.✓ Conservación de documentos de acuerdo a las TRD.✓ Este módulo realiza la administración de inventarios documentales en bodega.✓ Consulta en sala.✓ Recepción en bodega.✓ Ubicación física, por caja, carpeta.✓ Consultas, préstamos y devoluciones.

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DEMO