Políticas y

Un solo Equipo Comprometido con

la Excelencia

Procedimientos

Procedimiento de Selección Política y Normas

• Toda vinculación debe ser el resultado de un proceso de selección que asegure el cumpli-miento de los requisitos del cargo.

• Los procesos de selección se fundamentan en los méritos de las personas y deben ser objeti-vos y cumplir con todas las fases establecidas.

• Cada vez que se presente una vacante se debe evaluar la necesidad real de cubrirla.

• En todo proceso de selección deben participar Recursos Humanos y por lo menos dos instan-cias del área contratante.

• Los jefes deben estar en función de identificar y atraer permanentemente Talento Humano tan-to para su área como para la compañía.

• Cada instancia que participa en el proceso de selección debe cumplir un rol claro y asumir su responsabilidad frente al concepto y decisión que se tome frente a cada candidato.

Procedimiento de Selección Política y Normas

• Las condiciones de contratación estipuladas en la negociación deben ajustarse a las políticas de Metrolubricantes y, en ningún caso, los jefes tie-nen la potestad de hacer promesas que se apar-ten de estas.

• Todo proceso de selección debe ser evaluado en cuanto a su oportunidad y calidad con base en indicadores de gestión.

• Todas las fases del proceso deben quedar do-cumentadas y tener la firma del responsable de cada una de estas.

• En los casos que se requiera estudio de seguri-dad y no esté listo al momento de la contrata-ción, solo puede autorizar su ingreso el Gerente de RRHH.

• Todas las personas con cargos profesionales de-ben firmar la promesa de valor.

• Los jefes deben realizar las entrevistas oportu-namente, ya que de esto depende el avance del proceso de selección.

• El jefe es el responsable de garantizar que el co-laborador cuente con todas las herramientas y dotación necesaria para realizar su trabajo a la fecha de su ingreso

Procedimiento de Selección Política y Normas

Información que debemos tener en cuenta:

Carta de agradecimiento

11. Comunicación decisión al candidato / Oferta

12. Entrega de documentos

FIN

10. Exámenes médicos

2. Elaboración de la Requisición de personal

4. Discusión y aclaración del Perfil

6. Segunda fase, primer filtro

8. Cuarta fase entrevista área contratante

3. Validación con planta de personal y aprobación de requisición

5. RH-055 Primera fase de Reclutamiento

1. Generación de la Vacante

INICIO

7. Tercera fase, segundo filtro

9. Decisión de Vincular

NO

SI

1.- Responsable de Elaborar la Requisición

de PersonalJefe Inmediato

2.- Requisitos para búsquedas por Nueva creación de Cargo o

Sustitución de puesto

La Requisición de Personal debe estar firmada por la Dirección General, Dirección Comercial y Gcia. de RRHH

3.- Cuando se inician el proceso de

Reclutamiento

El mismo día que se entrega la Requisición de Personal al departamento RRHH

4.- Quienes son responsables de buscar

el mejor talento

El Jefe Inmediato y la Consultora de RRHH (Sinergia)

Procedimiento de Contratación – Política y Normas

POLITICA

Toda contratación de personal directo por Metro-lubricantes debe tener un proceso de contratación que tenga en cuenta los requerimientos legales ex-presados en la Ley Orgánica del trabajo.

NORMAS

• Ninguna persona ingresa a la compañía sin ha-berse cumplido todas y cada una de las etapas exigidas en el presente procedimiento.

• TODA contratación de personal vinculado direc-tamente con la compañía deberá ser realizada por el área de Recursos Humanos/Nominas/Grupo 4

• Entre la decisión de la persona a contratar y la fecha de ingreso deben transcurrir mínimo 3 días hábiles.

• Los ingresos se realizarán solo los días viernes. Del 25 al 30 de cada mes NO se realizarán vin-culaciones laborales de personal a la compañía por cierre de Nomina.

• Los días lunes (o en caso de festivo el siguien-te día hábil) RRHH deberán notificar a nómina /Grupo 4 de los ingresos, con el fin de ir elabo-rando los contratos, apertura de cuenta de tarje de debito.

Procedimiento de Contratación – Política y Normas

• Ningún trabajador podrá ingresar a la compañía si no ha completado totalmente el proceso de contratación.

• El departamento de RRHH serán las responsa-bles de entregar las cartas de ingreso al nuevo trabajador y solicitar todos los documentos de ingreso (expediente completo, la responsabili-dad de tener los expedientes completos es de Recursos Humanos) acordando la fecha exacta en la cual el nuevo trabajador se presentará con los documentos completos.

• Jefes Directos y Personal de Auditoria deben exigir los documentos del proceso de selección a RRHH ya que serán las responsables de reci-birle los documentos al nuevo trabajador y veri-ficar que la persona los entregue completamen-te antes de remitir al candidato seleccionado al departamento de nómina/Grupo 4

• La asistente de RRHH es la responsables de ar-mar los expedientes de los nuevos colaborado-res y remitirlos a nómina y notificar a Grupo 4 que el proceso esta completo y en el orden es-tablecido, solo en este momento la persona será incluida en el aplicativo de nómina.

• Grupo 4 será la responsable de la elaboración de contratos, apertura de cuenta, diligenciar el alta en el IMSS y los tramite que correspondan a la posición.

Procedimiento de Contratación

Información que debemos tener en cuenta:

4. Firma de documentos

5. Crear expediente del trabajador y archivar documentos

3. Elaboración de documentos para firma del nuevo trabajador

2. Recepción y verificación de documentos de ingreso al candidato.

6. Ingresar al trabajador en la aplicación de nómina

Documentos Completos

NO

SI

FIN

Procedimiento de Selección

1. Notificación del ingreso a nómina

7. Revisión y aprobación del expediente

8. Archivo del expediente

1.- Todos los ingresos sin excepción se realizan Los días Lunes

2.- Las Inducciones Corporativas se realizan

1 vez al mes, se consolida todo el grupo que ingresa en el mes.

3.- Quien es responsable de la creación correo, puesto de trabajo y asegurar las

herramientas para el colaborador

El Jefe Inmediato

Procedimiento de Promociones – Política y Normas

• Toda vacante que se genere puede ser cubier-ta a través de promoción de personal interno o mediante vinculación de personal externo.

• Las Gerencias de área y Recursos Humanos de-ben desarrollar acciones que permitan lograr que los cargos claves sean cubiertos mediante la promoción de personal interno.

• En los cargos que aplique, se tomará la informa-ción de la Matriz de Talento Clave para convocar a las personas que participarán en el proceso de evaluación.

• Será discrecional de Recursos Humanos y de la Gerencia de área definir si se hace convocatoria abierta.

• El Jefe inmediato debe ser informado y consul-tado antes de que se dé inicio a un proceso de evaluación para promociones o traslados de uno de sus colaboradores.

• El ofrecimiento a participar en un proceso de evaluación para promociones y debe hacerse sólo a aquellas personas que tengan opciones clara de ocupar el nuevo cargo, con el fin de no generar falsas expectativas.

• Toda persona interna que participe en un proce-so de selección debe recibir retroalimentación por parte de la Consultora de Recursos Huma-nos a más tardar 20 días después de la fecha en que se realizó la evaluación.

• Las personas deben consolidar su experiencia en un cargo antes de ser promovidos a una nue-va responsabilidad, por esta razón, deben existir unos tiempos mínimos de permanencia en los cargos dentro del plan carrera de cada una de las áreas.

Procedimiento de Promociones – Política y Normas

• Las personas que sean promovidas efec-tivamente deberán hacer entrega de su cargo, llenando el Acta de entrega y colaborando en la Inducción de la persona que asumirá su antiguo cargo.

• Las personas serán promovidas a otras áreas a penas se tenga el reemplazo de la vacante que se genera.

• Todos los salarios que estén constituidos por un valor fijo y un valor variable se garantizarán al 100% durante 2 meses.

• Cada consultora de Recursos Humanos debe lle-var un registro de las promociones de personal de su área, que se consolidará mensualmente con el fin de monitorear el % de cargos cubier-tos por promoción interna.

• Las promociones de personal por área se deben consolidar y divulgar trimestralmente en carte-leras y vía e-mail.

• Para aquellas personas promovidas que deban trasladarse de ciudad la compañía le garantizará además los gastos de traslado y la alimentación y hospedaje durante el primer mes. Para efectos de ubicar su vivienda definitiva se otorgará un préstamo sin intereses por el monto del depósi-to exigido y se cubrirá la comisión de la inmobi-liaria por la primera vez.

• Cuando por motivos ajenos a su voluntad la per-sona trasladada deba cambiarse de vivienda re-cibirá un auxilio de inmobiliaria correspondien-te a Bs. 1.000.000 al año

Generación de la VacanteDiscusión y aclaración del

perfil

DEFINIR MECANISMO DE

RECLUTAMIENTO

Proceso de selección

directamente por Quala

Externo

Interno

REVISIÓN DE LA MATRIZ DE TALENTO

CONSULTAR AL JEFE INMEDIATO ACTUAL DE LOS CANDIDATOS

EFECTUAR OFRECIMIENTO A LOS CANDIDATOS

EVALUAR PERFIL

PRESENTAR CANDIDATOS AL JEFE INMEDIATO

REALIZAR ENTREVISTA DEL JEFE

EFECTUAR PRE-SELECCIÓN DEL CANDIDATO

PRESENTAR EL CANDIDATO AL JEFE DEL JEFE INMEDIATO

DECIDIR PERSONA A PROMOVER

Retroalimentación a candidatos descartados.

Notificación de los Resultados al Jefe Actual.

No

Si

A

INICIO

DEFINIR PERFIL

REALIZAR ENTREVISTA DEL JEFE DEL JEFE INMEDIATO

Procedimiento de Promociones

ENTREGA EFECTIVA DEL CARGO / INDUCCIÓN AL CARGO

ARCHIVAR EN HOJA DE VIDA

A

ENVÍO DEL CAMBIO DE CONDICIONES DESCARTADOS

FIN

RECONOCIMIENTO SEMESTRAL DE LAS PROMOCIONES

ENTREGAR CARTA Y DIVULGACIÓN DE LA PROMOCION

Información que debemos tener en cuenta:

Esta prohibido generar falsas expectativas a los Colaboradores.

Procedimiento de Proceso Discipli-nario – Política y Normas

POLÍTICAS Y NORMAS

• Todo proceso disciplinario debe estar enmarca-do en los principios de Justicia, Igualdad y Equi-dad.

• Cuando se trate de calificar una falta de algún trabajador no se debe permitir caer en el irres-peto, que el jefe sea juez y parte y evitar el des-gaste y el deterioro de la relación personal (Jefe- Colaborador).

• Cuando un trabajador incurra en una falta en el ejercicio de sus labores, contemplada en el re-glamento interno o en el Código de ética de la compañía, el jefe inmediato deberá informar de inmediato a Recursos Humanos y en un lapso que no supere las 24 horas procederá a solicitar los descargos por escrito y luego se tomara la decisión de la medida disciplinara a aplicar.

2.- Responsable de invitar al proceso de

evaluaciónGerencia de RRHH

3.- Quienes deben retroalimentar al

Colaborador que no es promovido

El Jefe Inmediato y la Gerencia de RRHH

• El impacto de una falta se debe determinar en función de su naturaleza y criticidad y en qué medida pone en grave y/o evidente riesgo la integridad de las personas, los procesos de la compañía, el producto, las instalaciones, los equipos y/o herramientas de trabajo y la falta de transparencia e integridad en el desempeño de las labores.

Procedimiento de Proceso Discipli-nario – Política y Normas

Ejemplos:

• Si se presume indicios delictivos o fraudulentos.• Errores operativos que generen perjuicios eco-

nómicos a la compañía.• Falsificación de actuaciones de documentos

(falsificar pedidos y facturas).• Hechos que afecten negativamente la imagen

de la empresa.• Actos de violencia y faltas de respeto al jefe y

compañeros de trabajo.• Daños materiales causados intencionalmente a

los bienes de la compañía.• Incumplimiento de las obligaciones estableci-

das en el contrato de trabajo.• Ausencia prolongada injustificada durante 3

días o más.• Incumplimiento en el uso de los implementos

de seguridad y a las medidas de seguridad esta-blecidas por la compañía.

• Aceptar dinero en efectivo de los clientes, si no está contemplado en las políticas del área.

• Aceptar cheques que no estén a nombre de la compañía.

• El trabajador que abandone injustificadamente su trabajo con anticipación a la hora de salida.

• El trabajador que acepte obsequios y/o regalos por parte de los proveedores y/o Clientes.

• El incumplimiento con el reglamento interno establecido por la empresa.

• El incumplimiento con el horario de trabajo.• Incumplimiento de las labores o tareas asigna-

das.• Revelación de información confidencial del área

y de la compañía tanto a nivel interno como ex-terno.

• El jefe inmediato es responsable de hacer segui-miento y denunciar oportunamente las faltas cometidas por sus colaboradores.

• El jefe inmediato una vez identifica la falta debe discutir la situación presentada con la consul-tora de RRHH de su área con quien se acuerda el manejo disciplinario que se le debe dar a la situación.

• Siempre antes de tomar una decisión se debe llamar al empleado a descargos teniendo como base el principio de dar la oportunidad al traba-jador de dar su versión de la situación y tener la mayor información posible para tomar una de-cisión objetiva y justa.

• El proceso de descargos es responsabilidad y debe ser conducido por el Jefe Inmediato en presencia de Recursos Humanos y del Jefe Ad-ministrativo en los distritos, en los casos que se requiera.

• Si la falta tiene consecuencias económicas debe quedar firmado en el proceso de descargos la autorización de descuento por el valor acorda-do.

• La decisión de aplicar alguna sanción disciplina-ria debe ser previamente discutida entre el Jefe, el Jefe del Jefe y Recursos Humanos, una vez se tengan todos los documentos y las pruebas.

Las acciones que se pueden aplicar son:• • No aplicar sanción.• Hacer un llamado de atención verbal.• Amonestación escrita: Cuando la falta se cali-

fique como grave, en este caso si el trabajador incurre en tres (03) amonestaciones será causal de despido Justificado. Siempre deben ser re-dactadas por Recursos Humanos en un lapso no mayor a 24 horas posterior a los descargos.

• Terminación de Contrato con Justa Causa: Se terminará el contrato con Justa Causa mediante comunicación escrita, en donde se manifiesten las causas que dieron origen a la decisión y la fecha en la que se hace efectiva la terminación del Contrato.

INICIO

1. Identificar la falta

6. Ejecutar la sancióndefinida

3. Recopilación de Pruebas

FIN

2. Comunicar a RRHH

5. Determinar la sanción

7. Enviar soportes al expediente

4. Realizar investigación disciplinaria

Procedimiento de Proceso Disciplinario