GESTION ADMINISTRATIVA

EDGAR A. CHACON VALVERDE

JEFE ADMINISTRATIVO

• GESTIÓN ADMINISTRATIVA es un procesode apoyo o soporte que en conjunto con otrosprocesos, generan valor a la empresa; talescomo Gestión Humana y Sistemas.

ESTRUCTURA DEL PROCESO

Gerente General

Recepción Archivo MensajeríaServicios Generales

Coordinador Administrativo

FUNCIONES DEL PROCESO

Gestión Administrativa

Gestión Administrativa

Compras Administrativas

Compras Administrativas

Mantenimientos AdministrativosMantenimientos Administrativos

ViáticosViáticos

Activos FijosActivos Fijos

SeguridadSeguridad

OtrosOtros

•Fecha de solicitud•Fecha requerido•Firmas•Valores

Solicitud de Compra

•Montos•Requerimientos•Autorizaciones

Aprobación

•Propuesta•Pólizas• Leasing

ContratoPrestación de Servicios

Compras Administrativas

• Tener en cuenta para antes de toda compra, pactar que el convenio de pago es mínimo de 30 días ff. • Toda solicitud de compra permanecerá dentro del proceso 3 días hábiles para su gestión.• Toda necesidad de compra debe ser gestionada con su respectiva solicitud y tramitada por Gestión Administrativa.

•Presupuesto•Actividades•Fechas programadas

Plan de mantenimiento

Mantenimientos Administrativos

•Tiquete aéreo•Hotel•Anticipo para viáticos•Aprobaciones

Solicitud

Viáticos

•Cada trabajador tendra bajo su custodia y buen uso los activos fijos asignados por la comprañia•Mantener actualizado el Inventario de Activos Fijos de la Compañia

Administración de activos

Activos Fijos

•Asignación de clave (apertura y cierre)•Mantenimiento.

G4S TECHNOLOGY COLOMBIA S.A.

Seguridad

• Interna•EspecializadaMensajería

•Custodia (entradas y salidas)•Creación de proveedores•Eliminación de documentos•Venta reciclaje

Archivo

•Recepción de correspondencia•Organización de la ruta de mensajería•Gestión de llamadas•Papelería y fotocopiadora•Asistencia al Representante Legal

Recepción

Otros

• Aseo

• Cafetería y refrigerios admon.

• Atenciones al cliente

• Compras

Servicios generales

• Autorizaciones (entradas, transporte, alimentación y audiovisuales)

• Administración de servicios públicos y telefonía celular

• Seguros (sem. y autos)

Otros servicios

Otros

GRACIAS POR SU ATENCIÓN

NO

Forma de Pago:

SI

FECHA REQUERIDO

VALOR UNITARIO

Incoterms:

Producto Critico:Pesos Dólares

Nacional:

Proveedor: Nit:

Bien: Servicio:

Internacional:

ÍTEM

$

$TOTAL

SUB-TOTAL

IVA

Teléfono:Contacto:

REFERENCIA DESCRIPCIÓN Y ESPECIFICACIONESUNIDAD DE MEDIDA

Moneda:

Proceso Solicitante:

OBSERVACIONES

Indique si es un producto critico ó no, según la NORMA TÉCNICA DE COMPRAS CRITICAS (���� LA-NT-01)

Nombre:Nombre:

APROBACIÓN GERENCIA GENERAL

Firma

Nombre:

AAAA

SOLICITUD DE COMPRANº _

Sub-Centro de Costos:

Fax:

FECHA DE SOLICITUD

CANT

DDMM

Centro de Costos:

SOLICITADO POR

Firma

APROBADO POR

Firma

PROPUESTA PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES

CLIENTE: QUIMICOS OMA S.A.

PRESENTADO A: GERENCIA DE GESTION COMERCIAL

OMA S.A.

NOMBRE DEL PROVEEDOR: XXXXXXXXXXXXX

PROFESIÓN: XXXXXXXXXXXXXX

NOMBRE DEL SERVICIO: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

FECHA DE LA PROPUESTA: XXXXXXXXXXXXXX

INFORMACIÓN DEL SERVICIO PRESTADO:

OBJETIVO GENERAL:

Planeación, Diseño, e implementación y seguimiento de la estrategia de Comercial para Quimicos Oma en el 2010 y su proyección en XXXXXXXXXXXXXXX.

OBJETIVO

DESCRIPCION DE

ACTIVIDAD ENTREGABLE FECHA

PERÍODO DEL CONTRATO: XXXXXXXXXXXXXXXX

VALOR DEL CONTRATO: XXXXXXXXXX

FORMA DE PAGO: XXXXXXXXXXXXXXXXX

CORDIALMENTE:

XXXXXXXXXXXXXXXX. C.C XXXXXXX DE XXXXXXXXX