Presentación horizonte consultores excel basico

Microsoft Excel 2010

CAPITULO I INTRODUCCION

HERRAMIENTAS MICROSOFT OFFICE

Excel es una aplicación del tipo hoja de cálculo,integrada en el entorno Windows y desarrollada porMicrosoft, en la cual se combinan las capacidades

de una hoja de cálculo normal, base de datos ,programa de gráficos bidimensionales y

tridimensionales, lenguaje propio deprogramación y generación de macros; todo dentro

de la misma aplicación

Botón de Office

Barra de herramientas de acceso rápido

Barra de Título

Barra de opciones

Barra de fórmula

minimizar

cerr

ar

maximizar o restaurar

2

1

7

5

4

6

9

10

11

8

1312

3

1. Cuadro con el nombre de referencia activa.2. Celda activa

– Muestra un borde grueso. Para digitar datos.3. Celda

– El área donde una fila y una columna se unen. 4. Encabezado de columna.5. Fila

- Una línea horizontal de celdas. Un número identifica cada fila. 6. Columna

- Una línea vertical de celdas. Una letra identifica cada columna.7. Encabezado de fila.

8. Barras de desplazamiento. 9. Etiquetas de la hoja de cálculo.

– A un archivo de Excel se le llama Hoja de Trabajo. – Cada libro de trabajo está dividido en muchas hojas de cálculo. Excel

asigna una etiqueta a cada uno. – Un libro de trabajo es similar a un libro de trabajo que contiene muchas

hojas de papel.

10. Botones de desplazamiento.11. Barra de estado.12. Opciones de despliegue del documento.13. Ajuste del tamaño del documento en ventana.

BARRA DE ESTADO

• Listo – Indicador de modo

• Botones de presentación– Salto de página de vista previa

• Permite visualizar cuando rompemos la página.• Diseño de página

• Permite ver la hoja en forma de tabla.• Vista normal

• Muestra el formato del texto, simplifica el diseño de la página, de forma que se puede escribir y modificar rápidamente.

• Ajuste del tamaño del documento en ventana “zoom”

BANDAS DE OPCIONES

• Estas bandas muestran las opciones que se pueden ejecutar.• Contienen los comandos más importantes y aquellos que el usuario va

utilizando.

• Muestran un comportamiento inteligente.

CONTINUACIÓN: BANDAS DE OPCIONES

Inicio

Esta banda contiene grupos de operaciones: portapapeles, formato de texto, alineación, números, estilos, celdas y edición.


Insertar

Al pulsar esta pestaña se encuentran las herramientas de acceso rápido que permiten trabajar con tablas, ilustraciones, gráficas, enlaces y texto.


Diseño de página

En esta banda se encuentran las instrucciones para trabajar con el diseño de la página, tales como: temas-fondos, configuración de la página, escala de ajuste, opciones de hoja y arreglos.

Fórmula

En esta banda se encuentran las instrucciones para trabajar con la librería de funciones, definir los nombres, auditar las fórmulas, cálculo.


Datos

En esta banda se encuentran las opciones obtener datos externos, ordenar y filtrar, herramientas de datos, bosquejo.


Revisar

Las funciones que aparecen en la banda permiten trabajar con la revisión de los documentos.Entre las funciones se encuentran: edición, comentarios y cambios.


Vista

La banda de vista permite trabajar con las siguientes funciones: vista de la hoja de trabajo, mostrar /ocultar, acercar “zoom”, ventanas y macros.


IDENTIFICAR CELDAS

Las columnas se nombran por letras (A, B, C...) y las filas se numeran desde el 1 hasta 1048576.

MOVIMIENTO EN LAS HOJAS

Para cambiar de hoja de trabajo activa, haremos click con el botón izquierdo del ratón sobre las pestañas de la parte inferior izquierda.

Nos lleva al primer registro de la tabla

Nos lleva al registro anterior de la tabla

Nos lleva al registro posterior de la tabla

Nos lleva al último registro de la tabla

Para movernos dentro de la hoja, además de poder usar las barras de desplazamiento podremos usar también combinaciones de teclas:

Celda abajo Tecla Enter

Celda arriba Tecla Tabulador

Celda derecha

Celda izquierda

Página abajo

Página arriba

USO DE OPCIONES BÁSICAS

ABRIR Y GUARDAR LIBROS DE TRABAJO

Para abrir un documento hacemos click en el icono de la barra de herramientas de acceso rápido, o bien desde la pestaña Archivo de la cinta de opciones haremos click en Abrir.En la ventana que se muestre navegaremos hasta la carpeta en la que se encuentra el documento, lo seleccionaremos haciendo click sobre él y pulsaremos en Abrir.

Para guardar un libro de trabajo hemos de hacer click en la pestaña Archivo de la cinta de opciones y seleccionar Guardar, o bien en el icono de la barra de herramientas de acceso rápido: se nos mostrará un cuadro de diálogo en el que daremos un nombre al libro de trabajo.

Si queremos guardar el libro de trabajo con otro nombre haremos click en la pestaña Archivo y seleccionaremos Guardar como, para posteriormente indicar en qué carpeta deseamos guardarlo.

ESTABLECER ALTO DE FILA Y ANCHO DE COLUMNA

Hemos de hacer click con el botón izquierdo del ratón en la línea de separación entre los encabezados de filas o columna (justo en el mismo borde) hasta que el cursor del ratón cambie a la forma de una flecha apuntando en dos direcciones, para después arrastrar hacia la posición deseada y allí soltar el botón del ratón.

También podremos modificar los tamaños de filas y columnas (entre otras configuraciones) desde el icono Formato de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Inicio.

OCULTAR Y MOSTRAR FILAS Y COLUMNAS

Para mostrar u ocultar filas y columnas, después de haberlas seleccionado hemos de hacer click en el icono Formato anteriormente mencionado, y seleccionar la opción deseada dentro del submenú Visibilidad, Ocultar y mostrar.INSERTAR FILAS Y COLUMNAS

Para insertar fila o columnas en una Hoja de Excel seleccionaremos la fila o columna desde donde queremos que se inserte la nueva y haremos click en el icono Insertar de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Inicio, para después seleccionar la opción deseada.

Hemos de hacer click en el icono Insertar de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Inicio para después en el submenú seleccionar Insertar celdas.Si queremos añadir más de una celda, hemos de seleccionar previamente tantas como deseemos insertar.

INSERTAR CELDAS

En ocasiones se debe aplicar ciertos formatos (u otras acciones) sobre las celdas, como por ejemplo borrar el contenido o cambiar los colores, etc, pudiendo hacerse en un sólo paso cuando han de modificarse varias a la vez.

Para seleccionar una celda nos situaremos sobre ella haciendo click con el botón izquierdo del ratón, o desplazándonos con los cursores del teclado.Según la imagen de ejemplo anterior estamos situados y por tanto tenemos seleccionada la celda B2 (véase como ésta se muestra resaltada con un borde negro de más grosor).En la parte izquierda de la barra de fórmulas aparece el nombre de la celda activa.

SELECCIONAR UNA CELDA

Para seleccionar varias celdas a la vez haremos click con el botón izquierdo del ratón en la primera de ellas, y manteniéndolo pulsado arrastraremos el ratón hasta tener cubiertas las celdas deseadas, quedando como se indica en la imagen de ejemplo.

Alternativamente, podemos seleccionar un rango con el teclado: para ello nos situaremos en la primera celda y manteniendo pulsada la tecla Mayúsculas nos moveremos con los cursores hasta haber seleccionado las celdas deseadas, para finalmente soltar dicha tecla.

SELECCIONAR UN RANGO DE CELDAS

Para seleccionar filas completas haremos click en el número inicial y manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón arrastraremos hasta la última fila deseada antes de soltarlo.

Para seleccionar columnas completas pincharemos en la letra inicial y manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón arrastraremos hasta la última columna deseada antes de soltarlo.SELECCIONAR TODA UNA HOJA

Para seleccionar todas las celdas de una Hoja, haremos click con el botón izquierdo del ratón sobre el cuadro que está en la intersección entre el encabezado de las filas y el de las columnas (indicado en la imagen con un círculo rojo).

SELECCIONAR FILAS Y COLUMNAS COMPLETAS

Para insertar una Hoja de cálculo hemos de hacer click en el icono a la derecha de las pestañas en la parte inferior izquierda de la ventana:

INSERTAR HOJAS

Cuando se trabaja con varias hojas para mejorar el orden y simplificar el manejo es posible modificar los nombres asignados por defectos (Hoja1, Hoja2...) por otros más identificativos, como podría ser Facturas, Clientes, etc.Para renombrar una Hoja de cálculo tan sólo hemos de hacer doble click sobre la pestaña (o click con el botón derecho sobre ella y seleccionando la opción Cambiar nombre en el menú contextual), para escribir despúes el nombre deseado y pulsa tecla Enter.

CAMBIAR EL NOMBRE DE LAS HOJAS

MOVER UNA HOJA

Para mover una hoja pincharemos en la pestaña con su nombre y manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón arrastraremos hacia donde deseemos situarla (fijémonos en que aparece una pequeña flecha apuntando hacia abajo), para finalmente soltar el botón:

Alternativamente, podemos mover una Hoja de cálculo haciendo click con el botón derecho sobre la pestaña deseada y seleccionando Mover o copiar, para a continuación indicar la Hoja tras la cuál deseamos situarla:

Cambiar el nombre de las hojas

COPIAR UNA HOJA

Para hacer una copia de una Hoja, primero se selecciona manteniendo presionada la tecla Control a la vez que mantenemos pulsado el botón izquierdo del ratón sobre su etiqueta, y después arrastraremos el botón del ratón para soltarlo en la posición deseada.También podemos hacerlo haciendo click con el botón derecho sobre una pestaña y seleccionando Mover o copiar: en el cuadro de diálogo que se nos muestra marcaremos la casilla Crear una copia:

OCULTAR Y MOSTRAR HOJAS

Para ocultar una hoja se hace click sobre ella con el botón derecho y seleccionamos ocultar.Para mostrarla después, tenemos que hacer click con el botón derecho sobre alguna pestaña y seleccionar mostrar: veremos una ventana como la de la derecha en la que seleccionaremos la hoja que deseamos volver a mostrar y haremos click en Aceptar.

ELIMINAR HOJAS

Para eliminar una hoja la seleccionamos haciendo click sobre ella con el botón derecho y seleccionando eliminar en el menú contextual.

COPIAR CELDAS UTILIZANDO EL PORTAPAPELES La operación de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operación de Copiar duplicará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles a donde nos encontramos situados. Para copiar unas celdas a otra posición, tenemos que hacerlo en dos tiempos: En un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a copiar:Selecciona las celdas a copiar y pulsa CTRL + C. O bien selecciónalas y haz clic en el botón Copiar de la barra Inicio.

COPIAR CELDAS UTILIZANDO EL PORTAPAPELES

Observarás como aparece una línea punteada que la información que se ha copiado en el portapapeles. Además, en la versión Excel 2010 se ha incluido una pequeña flecha que permite seleccionar la forma en que queremos copiar los datos. Si elegimos Copiar como imagen, aparecerá un pequeño cuadro que nos permite convertir los datos seleccionados en una única imagen.

COPIAR CELDAS UTILIZANDO EL PORTAPAPELES En un segundo tiempo las trasladamos del portapapeles a la hoja: Sitúate sobre la celda donde quieras insertar los datos copiados en el portapapeles. Y haz clic en la opción Pegar de la barra Inicio, o bien pulsa la combinación de teclas Ctrl+V.

Excel 2010 extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área copiada. La celda seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada. En caso de que lo que quieras sea sustituir el contenido de unas celdas por la información copiada, selecciónalas antes de pegar la información y se sobrescribirán.

FORMATO DE DATOS DE CELDAS

Los datos ingresados pueden ser de distinto tipo, numérico, texto, porcentaje, etc.

Esto se puede configurar en la barra de opciones, grupo de Numero. Donde se puede encontrar las distintas alternativas

FORMATO DE FUENTE EN CELDAS

Dentro de la barra de opciones Inicio en el grupo de Fuente, se encuentran las opciones para el cambio de fuente

, color de relleno y fuente , y el formato de texto , bordes y en el grupo de alineacion encontraremos opciones

como la alineacion de datos dentro de las celdas

BORRAR FORMATOS EN CELDAS

Para borrar los formatos que hayamos aplicado a las celdas, hemos de hacer click en el icono Borrar de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Inicio, y seleccionar la opción deseada.

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes: Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir. Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:

INTRODUCCION DE DATOS

INGRESO DE DATOS

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te explicamos a continuación:

ENTER: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.

TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.

CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.

La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.

En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos modificar la información.

Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón Introducir .

TIPOS DE DATOS En una Hoja de cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

ERRORES EN LOS DATOS Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.

Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá un aspecto similar al que ves arriba: Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando el botón No. Dependiendo del error, mostrará un mensaje u otro.

ERRORES EN LOS DATOS Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en la esquina superior izquierda tal como esto: . Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá saber más sobre el error. Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro u otro, siendo el más frecuente el que aparece a continuación:

El cuadro anterior nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las demás fórmulas adyacente (por ejemplo, ésta sea una resta y todas las demás sumas).

Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el símbolo de la esquina de la celda.

A continuacion una tabla con una lista de errores documentados por Excel.

LISTA DE ERRORES

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. #¡DIV/0! cuando se divide un número por cero. #¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula. #N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula. #¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.

FÓRMULAS

Las fórmulas se usan para calcular resultados a partir de los datos de la Hoja. Al momento de costruir se pueden usar valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores.

A continuación una lista de los operadores aritmeticos utilizados

Operador aritmético Significado Ejemplo

+ (signo más) Suma 5+6

- (signo menos) Resta 5–3

- (signo menos) Negación –1

* (asterisco) Multiplicación 4*4

/ (barra oblicua) División 10/2

% (signo de porcentaje) Porcentaje 18%

^ (acento circunflejo) Exponente 3^5 (el mismo que 3*3*3*3*3)

FÓRMULAS BÁSICAS

FÓRMULAS

Operadores de comparación

Operadores de texto

Operador decomparación

Significado Ejemplo

= (igual) Igual a A1=B1> (mayor que) Mayor que A1>B1< (me nor que) Menor que A1<B1>= (mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1<= (menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1

<> (distinto) Distinto de A1<>B1

Operador de texto Significado Ejemplo

& (y comercial) Conecta o concatena dos valores paraproducir un valor de texto continuo.

"Horizonte" & "Consultoresgenera "Horizontteconsultores"

FÓRMULAS

Operadores de referencia

Operador de referencia

Significado Ejemplo

;(punto y coma) Operador de rango que genera una referencia entre las celdas nombradas

B10;B20

: (dos puntos) Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas

B10:B20

, (coma) Operador de unión que combina varias referencias en una sola.

SUMA(B10:B20,D6:D7)

FÓRMULAS

Orden en que se ejecutan las operacionesSi se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las

operaciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra a continuación. Si una fórmula contiene operadores con el mismo precedente (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división) Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.

Operador Descripción

: (dos puntos);(punto y coma)–

Operadores de referenciaNegación (como en –1)

% Porcentaje

^ Exponente

* y / Multiplicación y división

+ y – Suma y resta

& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)

= < > <= >= <> Comparación

FÓRMULAS

Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar.Excel calcula primero las ex presiones en paréntesis y luego usa esos resultados para calcular la fórmula, como se muestra en la tabla siguiente.

La Formula El Resultado

=3+5*6 33

=(3+5)*6 48

REFERENCIAS DE CELDA Y RANGO

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que se desea utilizar en una fórmula. En las referencias se pueden utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula o bien, utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro, a otros libros y a los datos de otros programas. Las referencias a celdas de otros libros se denominan referencias externas. Ejemplo de referencias:

Para hacer referencia aLa celda en la columna A y la fila 10

UtiliceA10

El rango de celdas en la columna A y las filas de la 10 a la 20. A10:A20El rango de celdas en la fila 15 y las columnas desde la B hasta la E. B15:E15

Todas las celdas en la fila 5 5:5Todas las celdas en las filas de la 5 a la 10. 5:10Todas las celdas en la columna H H:HTodas las celdas desde la columna H hasta la J H:J

SINTAXIS DE FORMULAS

La sintaxis de una fórmula es la estructura o el orden de los elementos de una fórmula. Las fórmulas en Microsoft Excel siguen una sintaxis específica que incluye un signo igual (=) seguido de los elementos que van a calcularse (los operando) y los operad o res del cálculo. Cada operando puede ser un valor que no cambie (un valor constante), una referencia de celda o de rango, un rótulo, un nombre o una función de la hoja de cálculo. Ejemplo 1: =5+2*3Ejemplo 2: =A1+B3/C5Ejemplo 3: =5+B3*Gastos

SINTAXIS DE FORMULAS

Como valor predeterminado, Excel calcula una fórmula de izquierda a derecha, comenzando por el signo igual (=). Puede controlar el orden en que se ejecutará el cálculo cambiando la sintaxis de la fórmula. En el ejemplo 1, la fórmula da un resultado de 11 porque se calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 (resultando 6) y, a continuación, suma 5. Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, pueden sumarse en primer lugar 5 y 2 y, a continuación, multiplicarse el resultado por 3, resultando 21.

SINTAXIS DE FORMULASUna Fórmula siempre comienza con un signo igual (=) Referencia de Celda Operadores

=(C10 / 25) * 20

Constante Numéricas

SINTAXIS DE FORMULASEjemplo:

REFERENCIAS RELATIVAS Y ABSOLUTASReferencias Relativas Cuando se crea una fórmula, normalmente las referencias de celda o de rango se basan en su posición relativarespecto a la celda que contiene la fórmula.

En el siguiente ejemplo, la celda B3 contiene la fórmula =A1; Excel buscará el valor una celda por encima y una celda a la izquierda de B3. Este método se denomina referencias relativas.

Si se copia una fórmula que utiliza referencias relativas, se actualizarán las referencias en la fórmulas pegada y se hará referencia a diferentes celdas relativas a la pos ición de la fórmula.

REFERENCIAS RELATIVAS Y ABSOLUTASReferencias AbsolutaSi no desea que cambien las referencias cuando se copie una fórmula en una celda diferente, utilice una referencia absoluta. Por ejemplo, si la fórmula multiplica la celda A1 por la celda C2 (=A1*C2) y debe copiarse la fórmula en otra celda, cambiarán ambas referencias. Puede crearse una referencia absoluta a la celda C2 colocando el signo monetario ($) delante de las partes de la referencia que se desee que no cambie. Por ejemplo, para crear una referencia absoluta a la celda C2, agregue signo monetario ($) a la fórmula como se indica a continuación: =A1*$C$2 Pueden utilizarse los rótulos de las columnas y filas en una hoja de cálculo para hacer referencia a las celdas de esas columnas, o filas, o pueden crearse nombres descriptivos para representar a las celdas, los rangos de celdas, las fórmulas o los valores constantes.

AUTOSUMA

Podemos calcular fácilmente la suma de los valores de una columna, seleccionando el rango de valores (sin incluir el encabezado) y haciendo click en el icono de la barra de herramientas.

Haciendo click en la flechita hacia abajo de dicho icono se pueden acceder a otros cálculos (promedio, contar números, etc.).

AUTOSUMA

Haciendo click en la pestaña hacia abajo de dicho icono se pueden acceder a otros cálculos (promedio, contar números, etc.).

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