Instructivo de Uso del Sistema de Gestin Documental (DDOC)EMPRESA PBLICA METROPOLITANA DE PASAJEROS DE QUITOMunicipio del Distrito Metropolitano de Quito

NDICE

Establecer un procedimiento sistemtico que permita el uso del Sistema de Gestin Documental (GDOC) para el manejo de documentacin interna y externa de la EPMTPQ.

OBJETIVO

PRINCIPALES VENTAJAS

ACTIVIDADES DOCUMENTACIN INTERNA.

ACTIVIDAD 1.Acceder al Sistema de Gestin Documental colocando el nombre de usuario y clave.

ACTIVIDAD 2.Escanear memorando inicial, crear el nuevo ticket y enviar al Responsable del rea Receptora .

ACTIVIDAD 3.Recibir el ticket, sumillar directrices y enviar mediante el Sistema de Gestin Documental al Ejecutor de la Informacin para la respuesta.

ACTIVIDAD 4.Recibir el ticket y dar cumplimiento a la sumilla.

DECISIN.

ACTIVIDAD 5.Recibir, revisar y enviar el ticket de respuesta al Responsable del rea Remitente.

ACTIVIDAD 6Revisar el ticket de respuesta y cerrar el ticket.

ACTIVIDADES DOCUMENTACIN EXTERNA.

ACTIVIDAD 1.El Recepcionista recibe la documentacin externa, coloca el sello de recibido en el cual consta: nombre, fecha, registro y hora de recepcin.

ACTIVIDAD 2.El Recepcionista escanea el oficio, ingresa el documento al Sistema de Gestin Documental y se genera el nmero de ticket en el Sistema.

ACTIVIDAD 3.El Recepcionista verifica el documento y segn su asunto enva el ticket mediante el Sistema de Gestin Documental directamente a la Gerencia General o al rea pertinente.

ACTIVIDAD 4.El Recepcionista imprime el ticket generado por el Sistema de Gestin Documental.

ACTIVIDAD 5.El Responsable de rea accede al Sistema de Gestin Documental y verifica el nuevo ticket.

ACTIVIDAD 7.El Ejecutor de la informacin a travs del Sistema de Gestin Documental recibe el ticket con la sumilla del Responsable de rea y elabora la informacin solicitada.

ACTIVIDAD 8.La Asistente o quien hace sus veces, recopila la informacin y elabora el oficio de respuesta.

ACTIVIDAD 9.El Responsable de rea revisa la informacin, sumilla el oficio y enva a la Gerencia General.

ACTIVIDAD 10.El Gerente General revisa la informacin y firma el oficio de respuesta.

ACTIVIDAD 11.La Responsable del despacho de la documentacin de la Gerencia General enumera, fecha el oficio de respuesta y lo despacha.

ACTIVIDAD 12.El Mensajero entrega el oficio de respuesta al solicitante.

ACTIVIDAD 13.El Mensajero entrega el oficio con el recibido a la Responsable de Despacho de la Gerencia.

ACTIVIDAD 14.El Responsable de rea cierra el ticket en el Sistema de Gestin documental colocando el nmero de oficio de respuesta, fecha y una breve nota explicativa para el cierre.

DUDAS O INQUIETUDES ? .Cualquier duda o inquietud puede ser remitida a los siguientes correos electrnicos:

GRACIAS

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