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PRESENTACIÓN PRESENTACIÓN SOFTWARE SOFTWARE MAPADOC MAPADOC MAPA, CARACTERIZACIÓN MAPA, CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y CONTROL DE PROCESOS Y CONTROL DOCUMENTAL DOCUMENTAL Presentación Caracterización versión 1 Derechos Presentación Caracterización versión 1 Derechos Reservados 2011 Reservados 2011 www.mejoramiso.com www.mejoramiso.com

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PRESENTACIÓNPRESENTACIÓNSOFTWARE MAPADOCSOFTWARE MAPADOC

MAPA, MAPA, CARACTERIZACIÓN DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y CONTROL PROCESOS Y CONTROL

DOCUMENTALDOCUMENTAL

Presentación Caracterización versión 1 Derechos Reservados Presentación Caracterización versión 1 Derechos Reservados

20112011www.mejoramiso.comwww.mejoramiso.com

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El administrador puede diseñar el mapa de procesos de la El administrador puede diseñar el mapa de procesos de la organizaciónorganización

a través del menú Mapeo y Caracterización/Mapa de Procesosa través del menú Mapeo y Caracterización/Mapa de Procesos

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En el Editor Visual de Procesos (VEP), aparece el panel de control a En el Editor Visual de Procesos (VEP), aparece el panel de control a la izquierda, las figuras identifican macroprocesos, procesos y la izquierda, las figuras identifican macroprocesos, procesos y

Subprocesos. Desplazando el mouse sobre la figura hacia la derecha Subprocesos. Desplazando el mouse sobre la figura hacia la derecha se va armando el mapa. se va armando el mapa.

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Las figuras aparecen Sin Nombre por lo que desde allí puede Las figuras aparecen Sin Nombre por lo que desde allí puede activar el cuadro de diálogo para dar nombre a la figura a través activar el cuadro de diálogo para dar nombre a la figura a través

del primer ícono y aplicar otras funcionalidades como tipo de del primer ícono y aplicar otras funcionalidades como tipo de proceso, vincular padre, caracterizar, etc.proceso, vincular padre, caracterizar, etc.

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En el menú se encuentran varias funcionalidades para el En el menú se encuentran varias funcionalidades para el administradoradministrador

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El tipo de proceso es para agrupar o clasificar los procesos y sólo El tipo de proceso es para agrupar o clasificar los procesos y sólo es válido en Los macroprocesos (verdes)es válido en Los macroprocesos (verdes)

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Por ejemplo al macroproceso Compras se le clasifica como Cadena Por ejemplo al macroproceso Compras se le clasifica como Cadena de Valor y por Consiguiente sus hijos (niveles inferiores) de Valor y por Consiguiente sus hijos (niveles inferiores)

pertenecerán a esa clasificaciónpertenecerán a esa clasificación

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A las actividades de los procesos en la caracterización se les A las actividades de los procesos en la caracterización se les puede adicionar unos atributos a través de la opción puede adicionar unos atributos a través de la opción

Actividades/EncabezadosActividades/Encabezados

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En el contenido se define los valores de cada atributo en las En el contenido se define los valores de cada atributo en las actividadesactividades

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Se puede imprimir el mapa tipo texto o gráfico tal cual se ve en Se puede imprimir el mapa tipo texto o gráfico tal cual se ve en pantallapantalla

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Los procesos o subprocesos se pueden asociar a un nivel Los procesos o subprocesos se pueden asociar a un nivel superior, por ejemplo el Proceso Troquelado pertenece al superior, por ejemplo el Proceso Troquelado pertenece al

macroproceso Producción. macroproceso Producción. Esto se realiza a través del Cuadro de diálogoEsto se realiza a través del Cuadro de diálogo

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Los macroprocesos y procesos con archivador, agrupan a figuras Los macroprocesos y procesos con archivador, agrupan a figuras del nivel inferiordel nivel inferior

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Para caracterizar un proceso, activamos el cuadro de diálogo y Para caracterizar un proceso, activamos el cuadro de diálogo y utilizamos el 3er ícono (gafas)utilizamos el 3er ícono (gafas)

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Obtenemos a través del Addor en forma de cuadros la Obtenemos a través del Addor en forma de cuadros la información con la caracterización del proceso información con la caracterización del proceso

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Se puede agrandar cada uno de los cuadros. Por ejemplo el de Información básica. Se puede allí registrar información del alcance, requisitos legales, normativos, etc. El Addor puede habilitar la caracterización para el Líder del

proceso, seleccionando el proceso correspondiente y luego al líder. En este caso, el líder puede también Caracterizar el

proceso si es la voluntad de la organización

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En Salidas se relacionan los productos del proceso, sus clientes y En Salidas se relacionan los productos del proceso, sus clientes y requisitos exigidos por éstosrequisitos exigidos por éstos

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Las entradas representan los insumos a transformar en el proceso, los proveedores que los suministran y los requisitos que a estos

exigimos

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Las actividades que transforman los insumos en productos junto con los responsables de cada una y los atributos que definió el

administrador en el Menú Mapa

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Los recursos de Información, agrupan los documentos y los registros asociados al proceso. Estos documentos y registros aparecen aquí automáticamente al utilizar la funcionalidad de

Flujo documental que se mostrará mas adelante

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A los demás usuarios (No administrador) aparece este menú al ingresar al mapa. Pero no vale la pena entrar por acá a consultar, a excepción de los lideres de procesos que pueden caracterizar sus procesos

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Flujo para el Control Documental: (funcionalidad Flujo para el Control Documental: (funcionalidad complementaria al Mapa de procesos y complementaria al Mapa de procesos y

Caracterización)Caracterización)Los usuarios con la responsabilidad de “Administra Los usuarios con la responsabilidad de “Administra

Flujo Documental” son prácticamente intermediarios Flujo Documental” son prácticamente intermediarios para crear, actualizar, ordenar la revisión y para crear, actualizar, ordenar la revisión y

aprobación, además de Distribuir documentos.aprobación, además de Distribuir documentos.En la opción Crear/Actualizar documentos…….En la opción Crear/Actualizar documentos…….

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En la opción Crear/Actualizar documentos……. Permite En la opción Crear/Actualizar documentos……. Permite crear y modificar los datos básicos de un documento crear y modificar los datos básicos de un documento

asociado a un procesoasociado a un proceso

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En la opción Revisar Documentos se ordena la revisión del En la opción Revisar Documentos se ordena la revisión del documento escogiendo la-s persona-s con responsabilidad documento escogiendo la-s persona-s con responsabilidad

de Revisar . La lupa es para consultar el documentode Revisar . La lupa es para consultar el documento

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En la opción Aprobar Documentos se ordena la aprobación En la opción Aprobar Documentos se ordena la aprobación del documento escogiendo la-s persona-s con del documento escogiendo la-s persona-s con

responsabilidad de Aprobar. La lupa es para consultar el responsabilidad de Aprobar. La lupa es para consultar el documentodocumento

El responsable del Flujo puede modificar el documento y El responsable del Flujo puede modificar el documento y adjuntarlo a la notificación para el Aprobadoradjuntarlo a la notificación para el Aprobador

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Los eventuales Revisores y Aprobadores notificados reciben Los eventuales Revisores y Aprobadores notificados reciben mail y pendiente por el software.mail y pendiente por el software.

Ejemplo del pendiente que recibe un aprobador notificadoEjemplo del pendiente que recibe un aprobador notificado

Al activar el pendiente, el aprobador puede ver el documento a aprobar por la lupa,puede modificarlo y subirlo, registra comentarios

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Al revisar o aprobar, el Responsable del flujo recibe Al revisar o aprobar, el Responsable del flujo recibe notificación por email y por Pendiente. Ejemplo de lo notificación por email y por Pendiente. Ejemplo de lo que recibe el responsable del flujo luego de que un que recibe el responsable del flujo luego de que un

usuario Apruebeusuario Apruebe

Al activar el pendiente….

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Por opción Crear/Actualizar, si el documento esta en estados: Elaborando/Revisado/ Aprobado, se utiliza la opción señalada al final de esta pantalla para colocar en Vigente el documento y ponerlo a disposición por las lupas de los informes

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Al activar la opcion de Distribución……

Selecciona el documento a distribuir a Través de sus listas de distribución(solo documentos Vigentes)

Cada integrante deLa lista recibe mail ypendiente

El receptor al activar el Pendiente puede ver el Documento por la lupa

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Todos los reportes de este módulo están organizados en el Todos los reportes de este módulo están organizados en el menú Informes/Caracterización. Este bloque de reportes menú Informes/Caracterización. Este bloque de reportes

documentales es suficiente para que los usuarios corrientes documentales es suficiente para que los usuarios corrientes consulten todo lo referente a documentación consulten todo lo referente a documentación

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Tal vez el reporte mas utilizado es el de Ver la Tal vez el reporte mas utilizado es el de Ver la Caracterización, ya que allí se consulta el proceso y sus Caracterización, ya que allí se consulta el proceso y sus características, promoviendo el enfoque de procesos características, promoviendo el enfoque de procesos

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Pero lo interesante de ese reporte es la posibilidad Pero lo interesante de ese reporte es la posibilidad para los usuarios, de abrir a través de la lupa, los para los usuarios, de abrir a través de la lupa, los documentos asociados vigentes al Proceso, como documentos asociados vigentes al Proceso, como

Procedimientos, formatos, manuales, etcProcedimientos, formatos, manuales, etc

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En el Maestro de Documentos, también se puede ver el En el Maestro de Documentos, también se puede ver el documento vigente por la lupa documento vigente por la lupa

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Otro reporte útil para ver la información de los cambios Otro reporte útil para ver la información de los cambios del documento y del flujo que ha sufridodel documento y del flujo que ha sufrido

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Puede seleccionar un proceso (Compras). Aparecen los Puede seleccionar un proceso (Compras). Aparecen los documentos asociados, la lupa para abrir los vigentes, documentos asociados, la lupa para abrir los vigentes,

además de iconos para ver la información de los cambios del además de iconos para ver la información de los cambios del documento y el flujo de distribucióndocumento y el flujo de distribución

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El Mapa de Procesos se puede consultar de 2 formasEl Mapa de Procesos se puede consultar de 2 formas

En cuanto a su estructura jerárquica

En forma de red para las interacciones

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Se puede consultar documentos por textoSe puede consultar documentos por texto

Busca en el titulo y en la descripción los documentos que tengan el texto ingresado. Se puede consultar por la lupa el documento vigente

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Se puede consultar la trazabilidad de un documentoSe puede consultar la trazabilidad de un documento

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Se puede consultar por días los pendientes atrasados Se puede consultar por días los pendientes atrasados de documentaciónde documentación

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Puede consultar el documento obsoleto después de Puede consultar el documento obsoleto después de actualizar. (Solo el Addor y el responsable del Flujo) actualizar. (Solo el Addor y el responsable del Flujo)

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Se cuenta con las Disposiciones del Control de Se cuenta con las Disposiciones del Control de RegistrosRegistros

Por Menú Mapeo y Caracterización/Control de RegistrosPor Menú Mapeo y Caracterización/Control de Registros

Se puede crear o modificar datos de un RegistroSe puede crear o modificar datos de un Registro

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Contiene los datos mas importantes para controlar los Contiene los datos mas importantes para controlar los registrosregistros

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Los 2 últimos reportes son sobre registrosLos 2 últimos reportes son sobre registros

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El Maestro de RegistrosEl Maestro de Registros

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Información mas Detallada de los registrosInformación mas Detallada de los registros

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