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Presentación sobre las ventajas de automatizar el ciclo OTC para convertirlo en un proceso continuo sin papel. Ahorro de costes, aceleración de los tiempos de gestión, calidad del Servicio al Cliente.
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© Esker 2012
Webinar
Order-To-Cash: acelerar la captura de los
pedidos de clientes y el envío de facturas a
clientes
Esker Ibérica – Madrid - España 05 SEPTIEMBRE DE 2012
Jorge Corona Velasco
Director Ventas España y Portugal
05 sept 2012 Order-To-Cash: acelerar la captura de pedidos de clientes y el envío de facturas a clientes
Agenda
Esker, datos claves
Impacto de los pedidos de clientes sobre el capital
circulante de la empresa y su competitividad
Impacto de la gestión de las facturas a clientes sobre el
capital circulante de la empresa y su competitividad
Ejemplos de Clientes
Sesión de preguntas
05 sept 2012 Order-To-Cash: acelerar la captura de pedidos de clientes y el envío de facturas a clientes
Datos Clave de Esker
05 sept 2012 Order-To-Cash: acelerar la captura de pedidos de clientes y el envío de facturas a clientes
Presencia Mundial
Lyon, Francia – Sede
Madison, WI, USA
Derby, UK
Munich, Alemania
Madrid, España
Milan, Italia
Kuala Lumpur, Malasia
Sydney, Australia
Singapur
…y distribuidores en más de 50 países
05 sept 2012 Order-To-Cash: acelerar la captura de pedidos de clientes y el envío de facturas a clientes
Purchase-to-Pay Order-to-Cash
Nuestra especialidad
Pedidos de Clientes Pedidos de Compras
Facturas de Proveedores Facturas a Clientes
Pedidos de Compras
Facturas de Proveedores
Facturas a Clientes
Pedidos de Clientes
Su Organización Sus Proveedores Sus Clientes
05 sept 2012 Order-To-Cash: acelerar la captura de pedidos de clientes y el envío de facturas a clientes
Purchase-to-Pay Order-to-Cash
El ciclo Order-to-Cash
Pedidos de Clientes Pedidos de Compras
Facturas de Proveedores Facturas a Clientes
Pedidos de Compras
Facturas de Proveedores
Facturas a Clientes
Pedidos de Clientes
Su Organización Sus Proveedores Sus Clientes
05 sept 2012 Order-To-Cash: acelerar la captura de pedidos de clientes y el envío de facturas a clientes
Muchas etapas manuales a lo
largo del proceso…
El Proceso OTC clásico – impacto financiero
Uno de cada tres impagos se debe a problemas en la
facturación o en la administración de las ventas.
05 sept 2012 Order-To-Cash: acelerar la captura de pedidos de clientes y el envío de facturas a clientes
Cómo la automatización del proceso de pedidos de
clientes permite aportar Competitividad y Capital
Circulante a su empresa
Mejorando la calidad de la captura de sus pedidos de
clientes
Mejorando la productividad de sus equipos contables
Mejorando el servicio al cliente
05 sept 2012 Order-To-Cash: acelerar la captura de pedidos de clientes y el envío de facturas a clientes
¿Cómo mejorar la captura de sus pedidos de
clientes?
Optimizando el registro: afectación automática
El caso Kimball Internacional (fabricante de muebles)
« Esker permite asignar a los responsables de administración de ventas, su propia
cola de espera de pedidos; pero si dispone de más tiempo, puede ayudar a otro
responsable y gestionar otra cola de espera. Antes, trabajando con papel era algo
imposible.
«Nuestra eficiencia se ha disparado. Esker DeliveryWare no sólo permite dirigir el
pedido al responsable correcto y ayudarle a ver si un cliente tiene necesidades
específicas. Además, algunos problemas pueden ahora ser resueltos con una sóla
llamada, lo que no hubiera sido posible con el tipo de gestión que teníamos antes.
De nuevo, creo que es una excelente herramienta.»
Steve Snyder- director de IT -National Office Furniture
05 sept 2012 Order-To-Cash: acelerar la captura de pedidos de clientes y el envío de facturas a clientes
¿Cómo mejorar la captura de sus pedidos de
clientes?
Reduciendo en número de errores durante la captura
El caso Systagenix (productos sanitarios)
« Nuestra estrecha relación con el equipo de Esker nos ha permitido añadir
funcionalidades adicionales, conseguir una eficiente resolución de problemas y
mantener un nivel de calidad de servicio elevado. Hemos constatado una reducción
importante del número de errores como consecuencia de la puesta en marcha de la
solución. Los problemas que conocíamos antes han desaparecido por completo.»
Ruth Davidson, Responsable del servicio al cliente de Systagenix
05 sept 2012 Order-To-Cash: acelerar la captura de pedidos de clientes y el envío de facturas a clientes
¿Cómo mejorar la eficiencia de los equipos
contables?
Asegurando una gestión más rápida de los pedidos de clientes
El caso MEDRAD «Perdíamos mucho tiempo en las etapas de la gestión manual. El procesado de
facturas de pedidos de clientes via Esker es un 76% más rápido que el procesado
manual» Mike Green – Analista Técnico- Medrad
Consiguiendo una visibilidad mayor sobre el proceso: trazabilidad
El caso Kimball Internacional
« Saber en cada momento en qué estado de tratamiento están los pedidos facilita
mucho el trabajo de Administración de Ventas. El poder encontrar rápidamente la
información ha aumentado nuestra productividad y nos permite, entre otros, dar
mejor servicio a nuestros clientes ». Steve Snyder- director de IT -National Office
Furniture
05 sept 2012 Order-To-Cash: acelerar la captura de pedidos de clientes y el envío de facturas a clientes
¿Cómo mejorar el servicio al Cliente?
Liberando tiempo de los equipos de Administración de Ventas
« Los técnicos ya no tienen que capturar manualmente los 1.000 pedidos diarios.
Pueden así concentrarse en el servicio al cliente y tratar más rápidamente cada
pedido, lo que mejora la satisfacción de los clientes y la productividad interna.»
Fabrice Varloteaux – Director de Sistemas de Información– CGR
Con una gestión multi-formato y priorizando los pedidos
« La solución de Esker nos permite capturar los pedidos desde cualquier formato, y
determinar cuáles son los pedidos que necesitan una atención particular, lo que
permite, al final, obtener un mejor nivel de servicio al cliente ». Compañía importante
del Sector Sanitario.
« La solución de Esker permite priorizar los pedidos entrantes en función de
nuestras indicaciones», Steve Snyder - Kimball
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La respuesta Esker
Gestión de pedidos de clientes: desde la recepción hasta el archivado
05 sept 2012 Order-To-Cash: acelerar la captura de pedidos de clientes y el envío de facturas a clientes
Cómo la automatización de la gestión de facturas a
clientes permite permite aportar Competitividad y
Capital Circulante a su empresa
Permitiendo producir la factura correcta, gracias a un proceso
continuo desde el pedido, la emisión del albarán de entrega y
desde allí, la emisión de la factura correspondiente.
Asegurando el envío de la factura en tiempo y hora
Asegurando la trazabilidad de la facturación y de la recuperación del cobro
05 sept 2012 Order-To-Cash: acelerar la captura de pedidos de clientes y el envío de facturas a clientes
Reto de la producción y generación de las
facturas
Adaptarse a los clientes y a sus exigencias
El Caso del Centro de formación SAP «Gracias a Esker, el envío de facturas ha sido completamente automatizado y los
asistentes de formación pueden hoy en día dedicarse a tareas de más valor.»
« Esker nos ha permitido reducir en 60% el coste de envío de facturas del centro de
formación y mejorar de forma importante nuestra productividad. »
Respetar la reglamentación legal internacional
El caso ARKADIN « Estamos encantados de nuestra colaboración con los equipos de Esker. Nuestro
proceso de facturación funciona hoy perfectamente y sabemos que funcionará
siempre. Tras el éxito en Europa, hemos instalado la solución Esker en Estados-
Unidos y en Australia y esperamos igualmente automatizar la captura y gestión de
nuestras facturas de proveedores.»
Considerar la el impacto de los distintos formatos de la factura
05 sept 2012 Order-To-Cash: acelerar la captura de pedidos de clientes y el envío de facturas a clientes
Reto de la fecha de envío de las facturas
Recuperación temprana del cobro de la factura en proceso
continuo, para disponer de fondos ANTES
05 sept 2012 Order-To-Cash: acelerar la captura de pedidos de clientes y el envío de facturas a clientes
Considerar el impacto del plazo de tratamiento de las facturas sobre
sobre la relación con el cliente:
Reto de la fecha de envío de las facturas
imagen de empresa seria y tecnológica
sin errores, para mayor efectividad de sus equipos de Cuentas a
Pagar
05 sept 2012 Order-To-Cash: acelerar la captura de pedidos de clientes y el envío de facturas a clientes
Reto de la fecha de envío de las facturas:
impacto en la DSO
Mejora de la DSO
Los casos SAMSUNG, MESSER y FENWICK
« Con Esker, hemos mejorado la calidad de nuestro proceso de facturación. Contribuimos
así a la reducción de nuestro DSO ». Dominique Bonnet, Responsable Administración de
Ventas - Messer France
« La automatización de los procesos de facturación permite tratar los documentos más
rápidamente, mejorando así los flujos de tesorería y acelerando los cobros. » Pierre-Yves
Marée – Cash Manager – Fenwick
« Esker nos ha permitido grabar el proceso de facturación desde el principio hasta el final,
y de mejorar el Periodo Medio de Cobro. Sabemos en cada momento dónde están
nuestras facturas, podemos fácilmente modificar el formato. Hemos suprimido nuestro
estock de papel de primera, etc. Todo esto sin modificar nuestro sistema informático ni su
mantenimiento por el hecho de la rapidez y de la sencillez de puesta en marcha de la
solución. » A. Thevenelle, Director Administrativo y Financiero de Samsung Electronics
France.
05 sept 2012 Order-To-Cash: acelerar la captura de pedidos de clientes y el envío de facturas a clientes
Retos de la trazabilidad y de la gestión del
cobro
Medir/Analizar el montante y la antigüedad de las facturas sin
pagar, identificar fácilmente las que han sobrepasado la fecha
límite de cobro.
Definir el proceso de cobro más adecuado y más económico
El caso Manpower
« Gracias a Esker hemos podido absorber el paso de 4 a 3 personas en medio de la
división de litigios del servicio Contabilidad de Clientes despreocupándonos de todas
las tareas manuales relacionadas con el envío de los correos de impagos. Sin esta
solución, nuestros equipos hubieran estado desbordadas, con el riesgo de afectar la
buena marcha del Servicio al Cliente. » Director de Crédito al Cliente, Manpower
05 sept 2012 Order-To-Cash: acelerar la captura de pedidos de clientes y el envío de facturas a clientes
La respuesta Esker
Facturación a clientes: envío de facturas al formato papel o electrónico
Envío por correo postal
Envío en soporte digital
05 sept 2012 Order-To-Cash: acelerar la captura de pedidos y el envío de facturas a clientes
TESTIMONIOS DE CLIENTES
05 sept 2012 Order-To-Cash: acelerar la captura de pedidos y el envío de facturas a clientes
Presentación de la empresa
Creada en 2001
N°3 mundial de soluciones de colaboración a distancia
(conferencias audio y web)
Adquisición del grupo Conference Plus en EEUU en 2011
Más de 12.000 clientes en el mundo con 215.000
« moderadores »
Presencia en 28 países (180 M€ de CA previsto en 2012 de
los cuales 85% fuera de Francia)
Alrededor de 1.000 empleados en 31/12/2011
05 sept 2012 Order-To-Cash: acelerar la captura de pedidos y el envío de facturas a clientes
Arkadin : 47 oficinas- 28 países
INDIA4
Offices
APAC7 Countries10 Offices
CHINA5 Offices
LATAM1 Country1 Office
EUROPE 12 Countries
14 OfficesNORAM2 Countries
7 Offices
CEMEA3 Countries
3 Offices
Source : Arkadin – Presence as of April 2011
05 sept 2012 Order-To-Cash: acelerar la captura de pedidos y el envío de facturas a clientes
Contexto del proyecto
Fuerte crecimiento (26% en 2011, 53M€ en 2007 a 180M€ en 2012)
Modificación del sistema de infomación y de las herramientas de
contabilidad operada en 2007 y 2009
Soluciones heterogéneas a nivel de filiales
Tratamiento manual para el envío de facturas a clientes: impresión,
doblado, franqueado, entrega en Correos
2 a 8 días/hombres en función de las filiales cada mes para gestionar el
envío de las facturas
Errores de gestión - mobilización de recursos fuera del Dpto Financiero
=> Ineficaz y ávido de recursos
05 sept 2012 Order-To-Cash: acelerar la captura de pedidos y el envío de facturas a clientes
Objectivos y necesidades
Uniformizar y acelerar el proceso de facturación del grupo
Ganar en productividad
Mejorar la DSO
Adoptar una solución, compatible con Navision, para
automatizar y externalizar el envío de facturas a clientes
05 sept 2012 Order-To-Cash: acelerar la captura de pedidos y el envío de facturas a clientes
La solución para ARKADIN Criterios de elección
Reactividad y flexibilidad desde la 1ra puesta en marcha en 2008
Solución adaptada a las necesidades (3 sistemas de facturación: Asia,
Europa, EEUU) y competitiva
Competencia técnica y reactividad sobre las peticiones específicas a
cada filial de Arkadin
Un soporte técnico internacional
Firma de un acuerdo marco
Utilización de los distintos centros de producción de Esker (UK,
Singapur, Australia, EEUU, España)
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La Solución de ARKADIN
Clientes (Francia & internacional) ARKADIN
(Sede+ filiales)
Centros de produccción Esker (Francia, Estados-Unidos, España, UK)
- xml - pdf
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Gestión de facturas Europa: flujo PDF
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Gestión de facturas Europa
05 sept 2012 Order-To-Cash: acelerar la captura de pedidos y el envío de facturas a clientes
Gestión de facturas US/CA : flujo XML
05 sept 2012 Order-To-Cash: acelerar la captura de pedidos y el envío de facturas a clientes
Gestión de facturas US/CA : flujo CORREO
05 sept 2012 Order-To-Cash: acelerar la captura de pedidos y el envío de facturas a clientes
Portal web
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Resultados
20.000 facturas envíadas por 16 filiales/mes via Esker
Reducción del plazo de gestión de facturas de 6 a 2 días
Eliminación del tratamiento manual
Los equipos de Admin de Ventas se dedican a mejores tareas
Eliminación de errores
Mejora correspondiente de la DSO con un impacto diferente
según el país:
Alemania, UK, EEUU: impacto directo
España, Francia : impacto indirecto
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Desarrollo mundial de la nueva plataforma Esker (fin 1er semestre
2012) que permite :
Elegir el modo de distribución:
- e-billing (e-mail o portal )
- Correo Postal
- Otro (fax, etc.)
Archivado de facturas
Gestión de piezas adjuntas
Elección de Esker para la gestión de flujos en el nuevo sistema de
información de Arkadin 2012/2013 (basado en un envío XML)
Proyectos futuros
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Reporting
Filiale Email Portail Autre Courrier Total général Ratio e-billing
Dubai 141 141 100,0%
Belgique 6 6 896 908 0,7%
Suisse 20 27 466 513 3,9%
Allemagne 10 196 17 2 607 2 830 7,3%
France 75 90 68 4 499 4 732 3,5%
Irelande 72 314 386 18,7%
Pays-Bas 3 56 352 411 0,7%
Norvège 14 8 163 185 7,6%
Portugal 48 48 0,0%
Suède 67 150 1 085 1 302 5,1%
Espagne 4 11 568 583 0,7%
UK 250 171 268 1 546 2 235 18,8%
Total général 662 457 611 12 544 14 274 7,8%
Facturation Europe Janvier 2012
05 sept 2012 Order-To-Cash: acelerar la captura de pedidos de clientes y el envío de facturas a clientes
Conclusión
05 sept 2012 Order-To-Cash: acelerar la captura de pedidos de clientes y el envío de facturas a clientes
Utilizar una solución de automatización de flujos como ESKER tiene un
impacto directo en la salud financiera de las empresas:
Necesidad de Activo Circulante
Periodo Medio de Cobro
Rentabilidad de la empresa por ahorros en costes de gestión
La eficiencia en la gestión de los PEDIDOS DE CLIENTES y de la
FACTURACIÓN AL CLIENTE tiene un impacto directo en la calidad del
SERVICIO AL CLIENTE.
Fidelización de la base instalada al cliente
Buscar clientes nuevos es mucho más costoso para la empresa
Cuánto más crisis, más importante es ser competitivo y
cuidar al Cliente con un excelente SERVICIO AL CLIENTE.
05 sept 2012 Order-To-Cash: acelerar la captura de pedidos de clientes y el envío de facturas a clientes
Preguntas
05 sept 2012 Order-To-Cash: acelerar la captura de pedidos de clientes y el envío de facturas a clientes
Gracias por su atención
Para contactar con nosotros:
Jorge Corona Director de Ventas
Telef. - 91 552 92 65 [email protected]
05 sept 2012 Order-To-Cash: acelerar la captura de pedidos de clientes y el envío de facturas a clientes
