PRESENTACIÓNPRESENTACIÓN DEL DEL SOFTWARESOFTWARE

MEJORACCION para MEJORACCION para Acciones Acciones

correctivas, correctivas, preventivas y de preventivas y de

Mejora (proyectos)Mejora (proyectos)Para implantar cultura de Para implantar cultura de Mejoramiento ContinuoMejoramiento Continuo

Presentación MejorAccion versión 1 Derechos Presentación MejorAccion versión 1 Derechos

Reservados 2011Reservados 2011www.mejoramiso.comwww.mejoramiso.com

INTRODUCCIÓN

OBJETIVOReduzca costos de fallos, prevenga riesgos y genere proyectos de mejora PRINCIPALES FUNCIONALIDADES•Administración de proyectos tipo: acciones correctivas, preventivas y mejoras•Envía emails a los responsables, recordatorios y alertas por atrasos•Permite registrar proyectos por Diferentes fuentes como: Quejas, Producto No conforme, Actas, Inspecciones, Evaluación de competencias, evaluación de proveedores, riesgos, equipos, Incidentes informáticos, etc.•Más de 20 gráficos estadísticos para el análisis de datos sobre mejoramiento

Si va a utilizar esta

Presentación para Practicar en el

Demo, Entre a la pagina

web

MODELO BASADO EN PROCESOSMODELO BASADO EN PROCESOS

Medición, análisis y mejora

SALIDASSALIDAS

Realizacióndel

productoENTRADASENTRADAS Productos o Productos o

serviciosservicios

RequisitosRequisitos SatisfacciónSatisfacción

Red de procesosRed de procesos

AuditoriAuditoriasas Talento Talento

HumanoHumano

Evaluación Evaluación ProveedoresProveedores

Control Control EquiposEquipos

MediciónMedición

Análisis de Datos Análisis de Datos (gráficos)(gráficos)

Revisión por la Revisión por la DirecciónDirección

Producto Producto No No

ConformConformee

Gestión Gestión del Riesgodel Riesgo

Quejas Quejas clientesclientes

Mejoramiento continuo

ESTRATEGIA CORPORATIVA Misión (Política) Objetivos

Kaisen Datos de otros sistemas

MODELO CONCEPTUAL

En la figura, en el centro del anillo se encuentra el Mapa de procesos de la organización. Los elementos del anillo representan algunos de los eventos que se generan del funcionamiento de los procesos y que pueden afectar los objetivos estratégicos.

El sistema Mejoraccion suministra gran cantidad de informes y gráficos que permiten analizar datos para determinar las decisiones de mejora. Estas decisiones que surgen de problemas, riesgos y mejoras se manejan en el software Mejoracción (representado en bloque azul superior en el gráfico) a través de los métodos de Acciones correctivas, preventivas y de mejoras.

EXPLICACIÓN MODELO CONCEPTUAL DE MEJORACCION (grafico anterior)

ACCIONES CORRECTIVAS

Solicitud N C Real

Corrección (opcional)EvaluarInvestigar causa

ACCIONES PREVENTIVAS

Solicitud N C potencial

Prevención (opcional)EvaluarInvestigar Causa

MEJORA

Solicitud Sugerencia

Mejora rápida (tarea)EvaluarInvestigar beneficio

P

H

V

A

Solución (plan de acción) Solución (Plan de acción) Mejora (plan de acc.)

Revisión Revisión Revisión

ETAPAS DEL METODOInicialmente observe las propuesto por Mejoraccion

Estandarizar Estandarizar Estandarizar

Ejemplo de un proyecto de ACCIÓN CORRECTIVAEjemplo de un proyecto de ACCIÓN CORRECTIVA

No conformidad (problema, incidente, No conformidad (problema, incidente, anomalia): anomalia):

““Desperdicio de aceite en la máquina Desperdicio de aceite en la máquina M5. Bota aceite por el tubo XL. Ocurre M5. Bota aceite por el tubo XL. Ocurre en cada turno diurno de la obra del en cada turno diurno de la obra del Tunel “El soplo” Tunel “El soplo”

Origen: InspecciónOrigen: InspecciónProceso: MantenimientoProceso: Mantenimiento

Corrección: “Limpieza máquina y Corrección: “Limpieza máquina y suministro de más aceite”suministro de más aceite”

Para hablar el mismo idioma, recordemos un ejemplo de Acción correctivaDistribuido en las diferentes etapas

Evaluación: El Evaluador decidió hacer la acción Evaluación: El Evaluador decidió hacer la acción dado que el impacto del problema afecta los dado que el impacto del problema afecta los costos de la empresacostos de la empresa

Investigación de la causa raíz:Investigación de la causa raíz:

Medio ambiente (temperatura)Medio ambiente (temperatura)

Solución: Solución: Actividad Responsable Fecha estimada

Ivestigación temperatura de operación requerida

Depto I & D

Cotizaciones equipos aire acondicionado

Compras: Carlos castrillon

Implantación equipos proveedor

Puesta en marcha Jefe mantenimiento

Modifica ficha tecnica Luz Adriana Ramirez

Verificar: Verificar:

Si se eliminó la causa Si se eliminó la causa

…Ahora un recorrido por el proyecto de acción (ciclo Deming, método mejoramiento, PHVA,etc) en donde están los métodos para acción correctiva, acción preventiva y acción de mejora. A continuación

mostraremos cada paso del método mejoramiento continuo en tiempo real. Ingrese por Mejora/Acciones/Solicitud Oportunidad de Mejora

Va a solicitar una No conformidad real, o potencial o una Sugerencia; estas pueden venir de incidentes, anomalías,

riesgos, ideas, accidentes y de otras múltiples fuentes. Si es aprobada se convertirá en un proyecto de acción correctiva,

preventiva o de mejora respectivamente. Las dos primeras filas son usadas por el sistema. En el campo Tipo de Solicitud, puede escoger uno de los tres tipos: correctiva, preventiva y mejora. Si

escoge Mejoramiento se activa Objetivos, Lo que encasilla las mejoras o sugerencias que haga el personal hacia el sistema de

gestión.

Por ejemplo escoja Tipo de Solicitud = correctiva, Origen = queja de cliente, cualquier motivo.

….Seleccione proceso que originó el problema (si esta en Demo seleccione Entrenamiento).

Escoja el corrector (persona que corrige) que pertenece al proceso seleccionado (si esta en Demo seleccione usuario2 u

otro similar). La actividad de corregir no es obligatoria. Es para mitigar el problema, es la acción inmediata (“apaga el

incendio”).Escoja al evaluador. Es quien decide si la solicitud amerita

investigación (convertirse en proyecto) de acuerdo al impacto.(Si esta en demo escoja usuario3 u otro similar)

….Y llene el resto. Describa la solicitud de la No Conformidad. Si desea Ingrese el Efecto. El último campo Información Adicional, tampoco es obligación pero allí se puede colocar el nombre del cliente que se queja o precisar mas información de la Solicitud.

Al guardar se envían e-mails y pendientes por Mejoramiso al corrector y al evaluador. El sistema también asigna un consecutivo a la Acción con que se va a identificar en adelante para trazabilidad. En este ejemplo

1717.

… ingrese por el responsable de corregir (quien recibió un e-mail para que corrigiera la acción). Active el mensaje pendiente “favor dar corrección …”

…corrija (tratamiento) describiendo la actividad realizada. Al guardar se desaparece el pendiente. (Cuando no aparezcan los pendientes los

puede accesar por la opción Usuario).El software maneja control de flujo de tareas, a medida que se

evacuan los pendientes estos van desapareciendo.

….ingrese por el evaluador, a quien también le llegó pendiente y correo, active el mensaje pendiente “favor evaluar ciclo de

acción,,,”

…..de acuerdo con los criterios de la empresa puede escoger No Investigar (no aprobar la solicitud) , en cuyo caso se cierra la

acción y consideramos que fue suficiente con la corrección (si se hizo). Es decir, no se aprobó la Solicitud como proyecto de

acción, solo se hizo tratamiento a la Solicitud. Pero para efectos de este entrenamiento, decida hacer el ciclo

colocando SI en Amerita Investigación ??.

El campo Justificación (parametrizable por el addor) le sirve a algunas empresas para que el evaluador justifique su decisión. Luego de dar Si, aparecen más campos por lo que el evaluador

debe asignar investigador o puede asignar de una vez a un responsable para que Investigue y solución, en cuyo caso debe

nombrar al verificador. Coloque las fechas que demorará el ciclo completo (hasta terminar la acción correctiva) a través de los

puntitos (…) que aparecen al lado de las fechas(Las fechas son obligatorias si esta activada la opción de Alertas

por parte del Addor)

Como puede ver, el Evaluador tiene bastantes responsabilidades importantes, inclusive más adelante tendrá que nombrar al

solucionador y verificador en caso de que haya nombrado solo al Investigador cuando este encuentre la causa raíz. Por ello se

debe seleccionar estos personajes muy bien en la organización. El Evaluador puede decidir el otro método, el corto, osea

nombrar al Investigador como Solucionador también, y de una vez el verificador.

Después de Guardar desaparece el pendiente del evaluador, y se le envía e-mail y pendiente al investigador “favor investigar

causa/beneficio ..”Regrese y sálgase por opción Salir.

Aquí una muestra del método corto, donde el evaluador decide que una misma persona se encargue de la Investigación y el plan de acción. En este caso el software exigue nombrar al verificador

Siguiendo con el ejemplo que traíamos, entre por el investigador.Observe el mensaje pendiente recibido para proceder a la

investigación. Entre por allí.

Escoja el tipo de causa encontrada, digite la descripción de la causa raíz, si desea, el método que utilizaron para encontrarla, la fecha de

terminación, al Guardar se le desaparece el pendiente al investigador y se envía pendiente al evaluador para que asigne responsables de solucionar y verificar. Recuerde que en esta metodología, el plan de acción (solución) se debe emprender cuando la causa raíz es encontrada. Ya que el plan e

acción se establece para eliminar la causa raíz.

……el método de acción correctiva (PHVA) parte de que la solución (plan de acción) se comienza a realizar al encontrar la causa raíz, por ello cuando el investigador termina, es decir, encuentra la causa raíz,

se debe nombrar el solucionador y el verificador. Esto le corresponde al evaluador a quien le llega mensaje pendiente automático “favor

asignar responsable de solucionar” . ..Entonces favor vaya al evaluador, active el pendiente, y proceda a

asignar al solucionador y al verificador.

Asigne solucionador y verificador. Guarde. Aquí se le desaparece el pendiente al evaluador y se le envían pendientes y e-mails al

solucionador y al verificador

.. Entre por el solucionador.El solucionador activa el plan de acción a través del pendiente “ favor

implantar solución…”.

….La pantalla solución tiene plan de acción, los dos primeros campos obligatorios los otros tres no. Debe guardar cada actividad que ingrese. Las puede cambiar poniendo y activando el cursor en la actividad, por

ejemplo para adicionar más adelante la fecha real de terminación de una actividad.

Luego del plan de acción aparece la funcionalidad para vincular documentos a la solución.

Muchas veces se debe soportar una solución con documentos o registros o fotos. En esta función se puede determinar la ruta del documento o

describir el lugar de almacenamiento. En caso de ruta se podrá consultar el documento posteriormente. La caneca es para borrarlo. (En el Demo no

funciona este vínculo)

…para modificar una actividad del plan de acción o colocar la fecha real cuando se culmine la actividad, debe activar la actividad (color violeta)

…Solo cuando coloque el resumen de la solución, fecha real de terminación y guarde, se termina este pendiente.

Se envia e-mail al responsable de cada actividad del plan de acción, Además de alertas de tiempo por e-mail de acuerdo al tiempo destinado por el evaluador (en casode que este activada la opción de Alertas)

….Ingrese por el verificador quien recibió e-mail y pendiente cuando también se asignó el solucionador.

…Active mensaje pendiente de verificar. Recuerde que el verificador hace dos actividades: seguimiento a la

solución y verifica la eficacia de la solución

Luego de registrar seguimientos (fecha y comentarios del avance o estado de la solución), puede verificar la eficacia seleccionando la opción debajo de los

comentarios de seguimiento (Opción: Está haciendo)…los comentarios también se pueden modificar (color violeta) activando el

mouse en la actividad.

….En ese momento se activa la pregunta “se eliminó definitivamente la causa raíz ?” . Si escoge que No eliminó la causa, el software maneja

ciclos (parte superior izquierda de la pantalla aparecerá ciclo 1), se envia al evaluador mensaje automático para que vuelva a evaluar debido a que

la causa raiz no era. Si escoge SI, la acción se cierra.En el caso de un mejoramiento en lugar de acción correctiva, la pregunta

aquí al final hubiera sido “se logró el beneficio principal ?”, ya que en ese caso no se investiga la causa raíz sino el beneficio principal

….A diferencia de la funcionalidad anterior “Mejoramiento en tiempo real”, con todas sus etapas y pendientes, se dispone de otro método llamado

“registro de Acciones Post”, cuyo objetivo es registrar las acciones después de que ya han pasado. Por este método no se envían pendientes ni mails a excepción del verificador. Tampoco maneja el perfil de Evaluador. Útil para empresas cuya cultura de Mejoramiento tiene dificultados o cuando no se

tiene acceso libre al software o cuando es mas práctico hacer comités periódicos de hechos pasados y registrarlos, etc. En términos prácticos es un formato grande con toda la información, con pocos campos requeridos

fácil de tramitar.Favor consulte las presentaciones de Informes de Seguimiento y Gráficos que son incluidas en este software.

Los Métodos de mejoramiento vistos en esta presentación mostraron el aspecto transaccional, sin embargo lo mas importante de un aplicativo es los resultados. Por ello a continuación puede observar las presentaciones de los Informes de Seguimiento sobre el mejoramiento. Los Gráficos para análisis de datos que vienen relacionados con este producto se pueden observar en otras presentaciones. Estas salidas se encuentran en el menú Informes/Estadísticos e Informes/Comparativos.Cada uno de estos bloques tiene una presentación aparte que puede obtener de la pagina Web. (Se separaron por efecto de tamaño de las presentaciones)

PRESENTACIÓN DEPRESENTACIÓN DE

INFORMES DE SEGUIMIENTO INFORMES DE SEGUIMIENTO DEL SOFTWARE DEL SOFTWARE MEJORACCIONMEJORACCION

Presentación Informes Seguimiento versión 1 Derechos Presentación Informes Seguimiento versión 1 Derechos

Reservados 2011Reservados 2011www.mejoramiso.comwww.mejoramiso.com

….Ahora.. seguimiento y gestión. Entre por Informes/Mejoramiento

….Acciones: El primer informe detallado de acciones sirve para hacer seguimiento a los pendientes por Sistema, origen, persona, proceso y

estado, entre rango de fechas.

….Acciones: El primer informe detallado de acciones sirve para hacer seguimiento a los pendientes por Sistema, persona, proceso, origen y estado, entre rango de fechas. Puede combinar todas estas variables- Por ejemplo Si escoge primero a una persona en un rango de fechas, el

resultado muestra los pendientes de esa persona en esas fechas.

Las acciones en que ha sido responsable Paula desde 2005. Por ejemplo, ella

Es quien debe implantar plan de acción de la 349. Desde el nombre de la persona puede poner el cursor y enviar un correo al responsable para

recordarle

…..Podemos escoger una persona y un proceso para conocer los pendientes o tareas realizadas de esa persona originados por ese

proceso

Las responsabilidades de Jenny pero de acciones originadas por el proceso Contabilidad

…..Luego regrese, escoja todos los procesos, seleccione una persona y seleccione algún estado de la acción, por ejemplo Estado Investigando.

El resultado muestra las investigaciones pendientes de esa persona.También se puede filtar por Origen (fuente), por ejemplo las acciones

originadas por Queja de Cliente o por Producto No Conforme

Las acciones donde Jenny es Investigadora.En estos informes se puede poner el cursor (manito) en una persona para

enviarle un e-mail de acoso o recordatorio.

Ingrese por Informes/Mejoramiento/Acciones por origen, tipo y usuario. Puede obtener informe por origen entre rango de fechas, por tipo y aún por

quien levantó acciones

Listado de acciones preventivas levantadas por Monica Torres. Puede Servir para incentivar o hacer un reconocimiento a quien levanta

acciones preventivas o de mejora

Ingrese por Informes/Mejoramiento/Histórico de la Acción….Histórico: Es un registro completo de una acción con todos los

detalles. Los ciclos dependen de la eficacia de la solución. Trate de seleccionar alguna acción completa para ver detalles. Este no es por

fechas sino por número de la acción. En la ilustración aparece apenas el encabezado del registro…sigue…

El ciclo 0 corresponde a la primera vez de que se intentó verificar la eficacia de la solución. De no haber sido eficaz la primera vez,

aparecerían los datos del ciclo 1 luego los del ciclo 0. Aquí funciona también el e-mail si coloca el cursor en el nombre de la persona a la cual

quiere recordar algo

Para verificar las actividades atrasadas de acuerdo a fechas estimadas establecidas porEl evaluador

…el reporte de atrasos permite listar las acciones que tienen alguna fecha estimada atrasada con respecto a la fecha de corte ingresada. La fecha de control es la que ingresa el Evaluador como Fecha Estimada

Verificación Eficacia. Se puede enviar E-mail a la persona atrasada colocando y activando el cursor en el nombre y permite cambiar las fechas estimadas por medio de quien la ingresó y del administrador.

Este reporte aplica solo si se ha activado el parámetro de Alertas

Se puede conocer por usuario que pendientes se vencerán y cuando

Se selecciono a Javier para conocer sus pendientes desde la fecha actual. Aparece que Tiene dos investigaciones pendientes a vencerse, una en la semana 3 de Septiembre y La otra en la semana 2 del próximo año

La opción Buscar Acciones se estableció para buscar por texto en campos claves de Las acciones

El buscador de acciones permite seleccionar texto en los campos de Descripción de La solicitud (Nc/Sug), en la Corrección, en la Causa Raíz y en la Solución

Ejemplo de acciones que tienen la palabra “Conformidad” en la descripción de la SolicitudDe No Conformidad/Sugerencia

Ingrese por Informes/Mejoramiento/Inver

sión en Prevención de la calidad

….. Estos valores salen de la Inversión del plan de acción de las NC. Esto representa el Valor de las inversiones para

prevenir los costos de No calidad que se generan en la

detección de la NC y en la corrección. Los costos de No

Calidad y los costos de Inversión hacen parte de los llamados costos asociados a

la calidad. Unos para determinar lo que nos ha

costado a través del tiempo el convivir con mala o baja calidad y el otro el costo o presupuesto de inversión,

para prevenir los problemas (acciones correctivas y

preventivas)En el informe aparecen las inversiones por proceso y

otros valores

Reporte para conocer las decisiones que los evaluadores han tomado con respectoa las solicitudes establecidas y el tiempo que se tomaron en tomar la decisión

Por ejemplo puede producir un reporte de las Solicitudes que fueron aceptadas(decidieron investigar) y el tiempo que el Evaluador se tomo en tomar la decisión.Todo esto para solicitudes levantadas en un periodo de tiempo

Se cuenta con un reporte para medir la cultura de mejoramiento por persona.En este se calcula cuantos días lleva una persona sin registrar Solicitudes. MuyÚtil para empresas que propenden por una cultura de mejoramiento continuo

El reporte también muestra los tipos de solicitudes que ha evaluado

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