“5 pasos para crear Dashboards Efectivos”

Presentado por

Lic. Marcelo French,

CEO de Sixtina Consulting Group

SIXTINAGROUP.COM 1

¿Qué es un Dashboard?

Recuerdo la primera vez que mi jefe mencionó a la palabra "Dashboard". Ocurrió hace bastantes años. Lo miré como si hubiera perdido la razón, después de todo, yo trabajaba en un banco, no en una empresa de fabricación de automóviles.

En aquella época las computadoras personales apenas comenzaban a aparecer. Los reportes informativos los preparábamos a mano o máquina de escribir, y luego hacíamos filminas para pasarlas con un proyector manual en las juntas. ¡Prehistoria!

El mundo ha recorrido un largo camino desde entonces, y hay cientos de programas para crear Dashboards, los populares programas que, tal como el tablero de un automóvil, nos van indicando con relojes y gráficos el estado de situación en línea de nuestra área de responsabilidad.

Un Dashboard es una gran herramienta que nos permite resumir toneladas de datos en indicadores sencillos, con gran adaptación visual y diversas dimensiones, que otorga información inmediata y coherente sobre la situación de la empresa.

SIXTINAGROUP.COM 2

Populares pero incomprendidos

No hay duda de que los Dashboards se han convertido en una herramienta muy popular en la comunidad de negocios. Sin embargo, no todo el mundo sabe cómo crear Dashboards efectivos. La mayoría de los ejecutivos y gerentes tiene una idea muy básica de un Dashboard, y ni hablar de los principios básicos que deben respetarse para hacerlos efectivos.

Actualmente cuando hablamos de Dashboards o Tableros de Control de Gestión Digital TCGD) con nuestros clientes, obtenemos una reacción confusa. Si bien hoy en día ya se sabe mucho más sobre los Dashboards, aun así la mayoría de los empresarios tiene una idea muy básica de lo que es un Tablero de Control de Gestión Digital, y mucho menos de por qué lo necesitan.

Una imagen vale más que mil palabras

Los Dashboards son muy apreciados actualmente porque siguen la tendencia general de expresarse con imágenes antes que con palabras. La idea es buscar que las imágenes nos comuniquen en forma inmediata y contundente los mensajes más importantes. Por ejemplo, en la siguiente imagen podemos ver de inmediato que algo anda mal en este barco.

SIXTINAGROUP.COM 3

La misma efectividad debe alcanzarse en los gráficos, mapas y gadgets que incluyamos en nuestro Dashboard.

Sin embargo… no todos los Dashboards son eficientes SIXTINAGROUP.COM

4

A pesar de la enorme atención y entusiasmo de la oleada de tecnología y sistemas que ha acompañado al nacimiento de los Dashboards digitales, no se ha prestado demasiada atención a cómo diseñar los mismos para que ofrezcan la mejor información y que sean de fácil uso.

Es por ello que en nuestro trabajo de consultoría e implementación de cientos de Dashboards para nuestros clientes podemos mencionar cinco pasos claves que usted debería seguir si desea contar con buenos tableros digitales.

5 Pasos clave

La creación e implementación de un sistema de Dashboards debe encararse como cualquier proyecto. Vamos a mencionar acá cinco aspectos clave para asegurar su éxito

Paso 1: Contexto

SIXTINAGROUP.COM 5

El Contexto es clave para entender el mensaje de las cifras. Cuando éstas se expresan fuera de contexto, el mensaje no permite discernir si los datos son buenos o malos. Esta situación la podemos ver cuando hablan los políticos y revelan cifras impresionantes. Pero, ¿son buenas o malas noticias? Si no están expresadas en un contexto adecuado no podemos saber si lo son o no.

Para dar un contexto adecuado a la cifras es conveniente ponerlas en comparativa con otras dimensiones. Por ejemplo, un Dashboard bien estructurado se muestra en la siguiente imagen:

SIXTINAGROUP.COM 6

En un Dashboard bien estructurado, las mejores prácticas sugieren hacer un “revelado” de la información gradual; donde a la cabeza se presentan las cifras globales, luego se muestra el contexto en alguna dimensión (por ejemplo la dimensión tiempo) y luego se muestran mayores detalles. La información sigue así una secuencia lógica y otorga suficiente marco adicional para ubicar los datos en un contexto adecuado.

SIXTINAGROUP.COM 7

Paso 2: Diseño

La presentación de la información en un Dashboard requiere de quien la hace un sutil equilibrio entre funcionalidad y diseño, casi un arte.

Al construir un Dashbord, debemos hacernos las siguientes preguntas:

• ¿Cómo transmitir una gran cantidad de información sin hacerla sentir abrumadora?

• ¿Cómo capturar la atención de la audiencia sin que haya distracciones?

• ¿Cómo se hace para que la información sea sencilla y profunda a la vez?

Para captar mejor la atención de los usuarios, podemos diseñar las páginas web que muestren los datos siguiendo dos técnicas visuales de probada eficiencia: la forma de leer y los colores.

La forma de leer: vea la imagen de la izquierda que nos ayudará a explicarlo.

La investigación indica que los usuarios buscan leer en primer lugar toda la información que se encuentra en la parte superior izquierda de una página web.

Los usuarios también tienden a desplazar su atención por el lado izquierdo, de arriba hacia abajo.

Es decir que nos conviene colocar lo importante en el ángulo superior izquierdo.

SIXTINAGROUP.COM 8

Los Colores

A menudo se diseñan Dashboards que quedan iluminados con tanto color que parecen un árbol de navidad recargado. Cuando el color se aplica de forma indiscriminada, añade poco al significado del Dashboard. El uso apropiado de color requiere moderación. En nuestros diseños de Dashboards, por lo general comenzamos utilizando solo gris, luego añadimos poco a poco de color en el que transmite información útil. El color da sentido porque puede guiar la vista hacia lo que es importante y agrupar cosas similares. Por ejemplo, si aumentamos el brillo de un color lo hacemos más llamativo, y esto atraerá la atención y resaltará la importancia del dato. Del mismo modo, el uso de la misma tonalidad de color se puede utilizar para conectar cosas que están relacionadas. En un nivel más sutil, la combinación de colores que elegimos puede evocar una emoción o sentimientos sobre los gráficos que estamos viendo. Los colores se pueden dividir en las dicotomías de alto nivel, tales como "Tonos de la tierra", versus los colores "No naturales". Llamamos "Tonos de la tierra" a aquellos colores que percibimos como calmantes. En contraste, los colores "No naturales" sorprenden a la audiencia, por lo que son ideales para mostrar una alerta.

SIXTINAGROUP.COM 9

Paso 3: Validación

Una técnica muy útil, y que aplicamos a menudo con nuestros clientes, es “empezar por el final”. Es decir, dibujar a mano el Dashboard definitivo y luego validarlo a nivel usuarios. Selo entonces crearlo formalmente.

Esta técnica tiene la ventaja de haber “validado” toda la información antes de empezar a cargarla en el sistema. También ayuda a los futuros usuarios a ordenar la información en la forma que ellos la necesitan. De esta forma se ahorra mucho tiempo y se cometen menos errores.

Paso 4: Integración

La mayoría de los sistemas operativos actuales traen su propio Dashboard.

Por ejemplo, un CRM muy popular como SalesForce muestra mucha información en su Dashboard.

SIXTINAGROUP.COM 10

Otro ejemplo es Google Analytics, y otros como ERP o sistemas Operativos. El uso de estos Dashboards es muy útil, pero se presenta un problema de integración cuando necesitamos combinar datos provenientes de dos o más bases distintas. Esto es así porque cada aplicativo guarda los datos en su propia base de datos.

Es conveniente que la herramienta que elija para sus Dashboards corporativos permita la integración de datos desde distintas fuentes.

Paso 5: Automatización

El último paso que recomendamos es la automatización de la captura de datos y el refrescamiento de los mismos. Un Dashboard debe buscar aumentar nuestra eficiencia administrativa. La información debe actualizarse sin necesidad de la intervención manual del usuario.

Los programas de Dashboard deben contar con un capturador de datos que permita la automatización.

SIXTINAGROUP.COM 11

Conclusión:

No es difícil construir sus propios Dashboard, pero si se le presta atención a esta guía podrá contar con gráficos eficientes y potenciar esta extraordinaria herramienta de comunicación.

SIXTINAGROUP.COM 12