PRESIDENCIA€¦ · 214 GAS Gastos por consumo de gas para uso como combustible en la producción de bienes o servicios. 234/ 000 001 ... instalaciones y otros bienes asegurados en

PRESIDENCIA REPUBLICA ORIENTAL DEL URUGUAY

OFICINA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO ÁREA DE COMPRAS Y CONTRATACIONES ESTATALES

SICE para compras comunes Manual del Usuario

Área de Compras y Contrataciones Estatales Oficina de Planeamiento y Presupuesto

Manual del Usuario de SICE Página 1 de 44

Tabla de contenido

EL PROGRAMA DE MODERNIZACIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIONES ESTATALES .................................................2

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LAS COMPRAS ESTATALES (SICE) ...................................................................................3

SITIO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES ESTATALES........................................................................................................4

OBJETOS DEL GASTO EXCEPTUADOS ...................................................................................................................................5

FLUJOS DE DATOS ENTRE SIIF Y SICE PARA LOS DISTINTOS PROCEDIMIENTOS DE COMPRA ..................................8

ACCESO AL SISTEMA...............................................................................................................................................................13

REGISTRO DE PEDIDOS ..........................................................................................................................................................18

CONSULTA DE PEDIDOS .........................................................................................................................................................23

ARMADO DE LA COMPRA ........................................................................................................................................................24

CONSULTA DE COMPRAS .......................................................................................................................................................27

LLAMADO A LICITACIÓN ..........................................................................................................................................................28

INVITACIÓN A COTIZACIÓN.....................................................................................................................................................30

INGRESO DE OFERTAS............................................................................................................................................................32

ADJUDICACIONES ....................................................................................................................................................................33

AMPLIACIÓN Y RENOVACIÓN DE CONTRATOS....................................................................................................................36

ÓRDENES DE COMPRA............................................................................................................................................................38

INGRESO DE FACTURAS .........................................................................................................................................................40

FACTURA DE AJUSTE ..............................................................................................................................................................41

CONSULTA DE DISTRIBUCIÓN POR UNIDAD ORGANIZATIVA ............................................................................................42

CIERRE DE COMPRA................................................................................................................................................................43

SIGLAS UTILIZADAS SICE: Sistema de Información de Compras Estatales SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera UE: Unidad Ejecutora UC: Unidad de Compra UO: Unidad Organizativa



El Programa de Modernización de Compras y Contrataciones Estatales El objetivo de nuestro programa es profesionalizar las compras y contrataciones estatales. La profesionalización se logrará a través de: ⇒ Transparencia: informar a la sociedad en su conjunto respecto de los procedimientos de

compra y contratación en proceso y realizados por las diferentes organizaciones del Estado. ⇒ Publicidad: lograr una mayor difusión promoviendo participación de un número mayor de

empresas. ⇒ Planificación: generar valor agregado destinado a la planificación y gestión de las compras de

las diferentes organizaciones del Estado. ⇒ Mejora de la gestión de compras del Estado mediante el diseño, desarrollo e implantación de

sistemas de gestión que permitan: • Vinculación entre el procedimiento de compra y el proceso del gasto: permitir asociar ambos

en tiempo y forma acorde a la normativa vigente • Ahorro: lograr disminuir los costos en las adquisiciones que realiza el Estado y contribuir

con información adecuada para la negociación. ⇒ Racionalizar e innovar los procedimientos de compras promoviendo la utilización de nuevas

modalidades de contratación. Líneas de trabajo desarrolladas en el Programa de Modernización de las Compras y Contrataciones Estatales han sido las siguientes: ⇒ Racionalización a través de la mejora del Pliego Único de Condiciones Generales y de la

propuesta de algunos Pliego de Condiciones Particulares. ⇒ Difusión de modalidades de compra que permitan la obtención de mejores precios como ser

licitaciones centralizadas donde aquellos bienes o servicios de uso común por parte de varias Unidades Ejecutoras dentro de un mismo Ministerio o entre Unidades Ejecutoras de distintos Ministerios son objeto de un único llamado a precios y las condiciones determinadas en forma centralizada a través de un único llamado.

⇒ Desarrollo e implantación del Sitio de Compras y Contrataciones Estatales • (www.comprasestatales.gub.uy) a través del cual se publican los llamados a licitación

(pública y abreviada), las invitaciones a cotizar (compras directas) y las adjudicaciones correspondientes.

⇒ Desarrollo e implantación del Sistema de Compras y Contrataciones Estatales (SICE). ⇒ Elaboración del Catálogo de Bienes y Servicios para la Administración Central.



Sistema de Información de Compras Estatales (SICE) 1. Objetivos

⇒ Proveer de un sistema de gestión de las adquisiciones permitiendo el análisis de las diferentes

etapas del proceso de compra: pedidos, armado de la compra, llamado a proveedores, ofertas, adjudicación y facturación.

⇒ Identificación de la unidad organizativa generadora del pedido y por objeto del gasto. ⇒ Interacción con el sitio de publicaciones de forma de habilitar la publicación de los llamados y

las adjudicaciones. ⇒ Interrelación de las etapas del proceso de la compra con las etapas del proceso del gasto a

través de la interrelación entre el SICE y el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF). 2. Procedimientos de compra y objetos del gasto involucrados en el SICE En el SICE se registran todos los gastos de los Grupos del Gasto: ⇒ 1 (bienes de Consumo) ⇒ 2 (servicios No personales) ⇒ 3 (bienes de Uso) que involucran una compra o contratación. Se han establecido algunas excepciones para las cuales no corresponde registrar en el SICE. Las excepciones se encuentran a nivel de Inciso, de Concepto del gasto, de Unidades Ejecutoras, Financiamientos, Incisos y Tipos de Ejecución. Para consultar las excepciones se debe ingresar al SIIF y seleccionar en el menú la opción “Clasificadores / Consultas / SICE / Excepciones” y dentro de ella las posibilidades son: Objeto del Gasto, Concepto del Gasto, Unidades Ejecutoras, Financiamientos, Incisos y Tipos de Ejecución.



SITIO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES ESTATALES

www.comprasestatales.gub.uy

⇒ Objetivos:

• Difundir las compras y contrataciones que realiza el Estado a la comunidad en su conjunto dando a conocer las condiciones en que se realizan: precio, plazos de entrega, proveedores adjudicatarios, etc.

• proveer información para la gestión de las compras y para establecer las instancias de negociación que correspondan.



Objetos del Gasto Exceptuados

ODG Descripción Descripción larga

141 COMBUSTIBLES DERIVADOS DEL PETRÓLEO

Combustibles y lubricantes derivados del petróleo y del gas natural, tales como gasolina, diesel, kerosén, etc.; alcoholes y otros similares.

151 LUBRICANTES Y OTROS DERIVADOS DEL PETRÓLEO

Sustancias o productos químicos como aceites, grasas, etc. Para lubricar maquinaria y equipos. También comprende otros derivados del petróleo como por ejemplo bituminosos, etc.

211 TELÉFONO, TELÉGRAFO Y SIMILARES Gastos por concepto de llamadas telefónicas de carácter local y de larga distancia, servicios telegráficos, postales, radiogramas, cablegramas y otro tipo de comunicaciones.

212 AGUA Gastos por los servicios de agua potable y sanitario.

213 ELECTRICIDAD Gastos por consumo de energía eléctrica para alumbrado y uso en labores de oficina y actividades de apoyo.

214 GAS Gastos por consumo de gas para uso como combustible en la producción de bienes o servicios.

234/

000

001

002

VIATICOS DENTRO DEL PAIS Erogaciones para atender gastos de alojamiento y alimentación del personal fuera de su lugar habitual de trabajo dentro del país, en cumplimiento de una comisión de servicio.

235 VIATICOS FUERA DEL PAIS Erogaciones para atender gastos de alojamiento y alimentación del personal fuera de su lugar habitual de trabajo fuera del país, en cumplimiento de una comisión de servicio.

236 OTROS GASTOS DE TRASLADO EN EL EXTERIOR

Erogaciones para atender gastos de traslado, instalación y retorno del personal designado a prestar servicios oficiales en el exterior.

239 OTROS Otros gastos de traslado no incluidos en los objetos anteriores.

242 SERVICIO DE MUDANZAS CONTRATADOS FUERA DEL PAIS

Son los gastos de traslado, de por ejemplo equipos, mobiliario y otros bienes, incluyendo los de funcionarios que por cualquier medio se realice, fuera del país.

244 ALMACENAMIENTO CONTRATADO FUERA DEL PAIS

Son los gastos incurridos en mantenimiento y depósito de stock en el exterior. Incluye los servicios de arrendamiento de depósitos, silos, cámaras frigoríficas, etc., que se realicen fuera del país.

246 FLETES Y OTROS GASTOS CONTRATADOS FUERA PAIS

Son los gastos de acarreo de productos contratados fuera del país.

248 CORRESPONDENCIA, ENCOMIENDAS CONTRATADAS FUERA PAIS

Gastos por concepto de envío de cartas, encomiendas, impresos, etc., fuera del país




251 DE INMUEBLES CONTRATADOS DENTRO DEL PAÍS

Erogaciones por el uso de inmuebles destinados a oficinas, bodegas, escuelas y otros similares.

252 DE INMUEBLES CONTRATADOS FUERA DEL PAIS

Erogaciones por el uso de inmuebles destinados a oficinas, bodegas, escuelas y otros similares fuera del país.

265 PRIMAS Y OTROS GASTOS DE SEGURO CONTRATADOS FUERA DEL PAIS

Primas de seguros generales, de vida y otros riesgos para personas, equipos, inmuebles, muebles, valores, instalaciones y otros bienes asegurados en el extranjero.

261 IMPUESTOS DIRECTOS Erogaciones por concepto de impuestos a la renta, la propiedad y otros impuestos directos.

262 IMPUESTOS INDIRECTOS Erogaciones por concepto de impuestos al comercio exterior, valor agregado, consumo y otros impuestos indirectos.

263 TASAS Y OTROS Erogaciones por concepto de tasas como contraprestación de servicios, contribuciones o multas; incluye las tasas de aseo y recolección de basura. No incluye los pagos por servicios básicos que se clasifican en el subgrupo de objetos del gasto correspondiente.

264 PRIMAS Y OTROS GASTOS DE SEGURO CONTRATADOS DENTRO DEL PAIS

Primas de seguros generales, de vida y otros riesgos para personas, equipos, inmuebles, muebles, valores, instalaciones y otros bienes asegurados en el país.

266/

001

004

005

006

COMISIONES BANCARIAS DENTRO DEL PAIS

Gastos por la utilización de los servicios que prestan los bancos dentro del país, tales como comisiones por giros y remesas, pago de chequeras, etc. No incluye intereses y comisiones de la deuda pública.

267 COMISIONES BANCARIAS FUERA DEL PAIS

Gastos por la utilización de los servicios que prestan los bancos fuera del país, tales como comisiones por giros y remesas, pago de chequeras, etc. No incluye intereses y comisiones de la deuda pública.

269/

000

001

OTROS Gastos por servicios de intermediación financiera, tales como la recaudación de rentas, la administración o el fideicomiso de recursos públicos. Igualmente, otros servicios de intermediación financiera y otros seguros no clasificados en los objetos anteriores.

282 PROFESIONALES Y TECNICOS Contratación de servicios profesionales y técnicos enmarcados en los dispuesto por normas especiales.




286 ARTISTICOS Y SIMILARES Erogaciones por la prestación por parte de terceros de servicios en régimen de cachet. Los contratos de personal tendrán por objeto la realización de actividades docentes, artísticas, así como de radio y televisión, las condiciones estarán detalladas en dichos contratos y en ningún caso adquirirán la calidad de funcionario público, aun cuando se configure una situación de permanencia derivada de la continuidad de los servicios prestados.

295 MANTENIMIENTO DE REPRESENTACIONES EN EL EXTERIOR

Erogaciones de carácter oficial para gastos de sostenimiento y otros gastos por servicios no personales originados en las embajadas y consulados de las representaciones diplomáticas del país en el exterior

299/

002

OTROS Policía ciudadana imprevisto A.1 Ley 16814 y Decreto 120/97



Flujos de datos entre SIIF y SICE para los distintos procedimientos de compra ⇒ Licitaciones Públicas y Abreviadas

Registros pedidos

Armado Compra

AfectaciónIngreso del Llamado

CompromisoIngreso de Ofertas

Adjudicación

Orden de Compra

Obligación

Datos de Factura

Cierre de Compra

S I C E S I I F



⇒ Acuerdos Marcos El Acuerdo Marco es un subtipo de licitación, ya sea, pública o abreviada, en la cual se licita precio pero no la cantidad exacta. Son aquellas licitaciones en las que se licita hasta tanto, o cuando se licita un servicio y se le adjudica a un proveedor, pero no se sabe de antemano cuantas veces se va a requerir dicho servicio, lo que sí se sabe es que una vez que se requiera dicho servicio se lo va a solicitar al proveedor que fue adjudicado.

Registros pedidos

Armado Compra

AfectaciónIngreso del Llamado

Compromiso

Ingreso de Ofertas

Adjudicación

Orden de Compra

Obligación

Datos de Factura

Cierre de Compra

S I C E S I I F



⇒ Compras Directas menores al 15% del monto máximo autorizado

Registros pedidos

Armado Compra

AfectaciónInvitación a Cotizar

Compromiso

Ingreso de Ofertas

Adjudicación

Orden de Compra

Obligación

Datos de Factura

Cierre de Compra

S I C E S I I F



⇒ Compras Directas mayores al 15% del monto máximo autorizado

Registros pedidos

Armado Compra

AfectaciónInvitación a Cotizar

Compromiso

Ingreso de Ofertas

Adjudicación

Orden de Compra

Obligación

Datos de Factura

Cierre de Compra

S I C E S I I F



⇒ Licitaciones Abreviadas, Públicas o Acuerdos Marco entre varias Unidades Ejecutoras.

Apertura de compra

Armado Compra Afectación

Ingreso del Llamado

Compromiso

Ingreso de Ofertas

Adjudicación

Obligación

Cierre de Compra

S I C E S I I F

Registros pedidos

Orden de Compra

Datos de Factura

Incorporación delpedido a la compra

UE que intervienen UE Administradora



Acceso al Sistema ⇒ Ingrese al SICE con su usuario y contraseña habitual.

Aparecerá la Pantalla Principal del SICE.

En esta se despliega una barra de menú y una de herramientas con acceso a las utilidades usadas con mayor frecuencia.

⇒ En el menú Archivo se puede cambiar la unidad de compra, año fiscal, contraseña o salir del

sistema.

Barra de menú

Barra de herramientas



Breve descripción de operaciones y consultas que se puede realizar en el sistema



⇒ En el menú Operación se accede a las diferentes operaciones y consultas que se pueden

realizar en el sistema: • Pedidos: el usuario podrá ingresar los pedidos de las distintas Unidades Organizativas. • Consultas de Pedidos: el usuario podrá consultar los pedidos ingresados según

parámetros de consulta a su elección. • Compras: el usuario podrá armar las compras para los distintos tipos de procedimientos de

compras. • Reválidas: el usuario podrá revalidar los procedimientos para poder utilizarlos en el año

fiscal actual. • Envío de Afectación: el usuario podrá consultar los datos enviados por el SICE al SIIF

para el registro de la Afectación. • Consulta de Compras: el usuario podrá consultar las compras ingresadas según

parámetros de consulta a su elección. • Llamado a Licitación: el usuario podrá ingresar los datos para el Llamado a Licitación que

luego serán publicados en el Sitio de Publicaciones “Compras Estatales”. • Invitación a Cotizar: el usuario podrá ingresar los datos para la invitación a cotizar que

luego serán publicados en el Sitio de Publicaciones “www.comprasestatales.gub.uy” para las compras directas que necesite realizar. Está prevista la posibilidad de recibir cotizaciones para compras directas por Internet pero aún no está en condiciones de usarse porque falta definir la parte legal.

• Envío de Compromiso: el usuario podrá consultar los datos enviados por el SICE al SIIF para el registro del Compromiso.

• Ofertas: el usuario podrá armar el cuadro comparativo de ofertas ingresando todas las ofertas recibidas.

• Adjudicación: el usuario podrá ingresar la adjudicación de la compra a los proveedores. • Ampliación de Contrato: el usuario podrá ampliar o renovar cualquier procedimiento que

ya esté registrado en el SICE. • Órdenes de compra: el usuario podrá dar de alta las órdenes de compra. • Facturación: el usuario podrá ingresar las facturas recibidas de los distintos proveedores

para cada procedimiento de compra. • Factura de Ajuste: en los casos que el proveedor facture en forma separada un ajuste a la

compra, podrá registrar dicha factura en este punto. • Envío de Obligación: el usuario podrá consultar los datos enviados por el SICE al SIIF

para el registro de la Obligación. • Consulta de Distribución: el usuario podrá consultar la distribución por UO realizada en

todos los procedimientos. • Cierre de Compras el usuario podrá cerrar la compra. Allí se visualizan todas las facturas

ingresadas y las correspondientes obligaciones registradas en el SIIF.



⇒ En el menú Mantenimiento se puede ingresar:

• A las áreas de usuarios , perfiles y Unidades de Compras. Los tres son de manejo del administrador del sistema.

• También se puede acceder al menú Catálogo, donde se encuentra el navegador (buscador de artículos) y las solicitudes de catalogación, y a Proveedores No Estatales, donde se puede dar de alta a los proveedores No estatales para la registración de las compras que serán pagadas con Fondos Rotatorios.

⇒ Catálogo Dentro de “Catalogo” se encuentra la opción Solicitudes Catalogación, por medio de la cual la persona graba la solicitud de catalogación, ya sea de artículo, variantes, etc. Al ingresar a la pantalla, los datos del solicitante y del Inciso – Unidad Ejecutora, ya aparecen ingresados; se debe completar el formularios con una breve descripción de lo que se solicita catalogar, y si lo desea se puede enviar una orientación de la familia, subfamilia, clase y subclase. También si se desea se puede agregar algún comentario en el espacio de “notas”. Presionando el botón Grabar, la solicitud es guardada en el estado de Pendiente y automáticamente se le asigna un Número. El usuario debe revisar periódicamente en que estado se encuentra su solicitud, ésta búsqueda puede ser por Nro de solicitud, por Inciso y Unidad Ejecutora o por Estado.



El catalogador puede solicitar más información pasando así la solicitud al estado de Devuelta; en este caso el solicitante debe grabar la información, para que la solicitud pueda ser resuelta. Una vez resuelta, se podrá ver en la tarjeta de “resultado” donde se encuentra el artículo o variante que se pidió catalogar.



Proveedores no estatales Para ingresar Compras Directas por Fondos Rotatorios, en las que los proveedores adjudicados no estén registrados en la Tabla de beneficiarios del SIIF, se encuentra disponible la siguiente pantalla con la opción para darle el alta.

Primero se selecciona Tipo de Documento, y luego se ingresa Nro de Documento y Razón Social.

Registro de Pedidos Para ingresar a la pantalla de pedidos: Se selecciona en el menú Operación la opción de Pedidos, o se pulsa CTRL + P.



⇒ Ingresar la Fecha Ingreso, que es la fecha en la cual se identifica la necesidad del pedido. Esta fecha debe ser anterior a la fecha de facturación.

⇒ Seleccionar Unidad Organizativa: La Unidad Organizativa que requiere del pedido. Si aún no se sabe qué UO requiere el pedido y va a utilizar el bien o servicio, se adjudica a la UO ficticia compras a distribuir (Compras para stock).

⇒ Haga clic en Aceptar, de modo que se desplieguen en la pantalla las líneas para el ingreso de los datos específicos para cada línea de pedido (una línea para cada ítem).

La nueva pantalla de PEDIDOS muestra todos los campos del catálogo, y se sustituye la columna de ODG por el código del artículo en el catálogo.

⇒ Para cargar los artículos, éstos se deben seleccionar desde el catálogo, pulsando la tecla F1

para acceder al “Navegador”. ⇒ El Navegador se utiliza para realizar la búsqueda de los artículos, ésta puede ser simple (por

descripción o por Nro de artículo) o avanzada (por Familia, por sub-familia, por clase, por sub-clase, por variante y por ODG).



Luego de encontrar el articulo que se desea comprar, se selecciona con doble clic en la línea correspondiente con lo que se despliegan en la parte inferior de la ventana todas sus variantes. Se pueden marcar varias variantes a la vez y se carga en el formulario; en esta primera instancia si se desea se puede especificar variante, color, presentación y envase; si no se deberá indicar en al etapa de las ofertas. Luego de seleccionado un artículo se pueden borrar los siguientes campos: envase, valor del envase, unidad de medida del envase si se desea ingresar la solicitud en forma genérica.





⇒ Luego de cargar el articulo, se debe indicar la cantidad que se desea comprar; es las única

columna que se carga manualmente en el formulario.

⇒ Haga clic en Aceptar, luego de ingresar todas las líneas de pedido. De esta forma la solicitud

de pedido queda grabada.



Consulta de pedidos ⇒ Seleccionar Estado: Pendiente, Procesado, Anulado, o Todos los Estados. ⇒ Ingresar Fecha Ingreso si desea realizar una consulta de determinada fecha o de algún período

en especial. Si se desea consultar todos los pedidos ingresados, no ingresar ninguna fecha. ⇒ Seleccionar Objeto del Gasto (Con F1 en dicho campo) si desea consultar algún ODG en

especial. De lo contrario de no seleccionar ningún ODG la consulta referirá a todos los pedidos ingresados.

⇒ Seleccionar la UO para la cual se desea realizar la consulta. Si se desea consultar todos los pedidos ingresados de la UE, seleccionar Todas las Unidades Organizativas.

⇒ La consulta puede ser Ordenada por: Fecha de Ingreso, Objeto del Gasto, Fecha en que se requiere, Inciso, UE, UC, UO.

⇒ Si hace clic en Aceptar se despliega en pantalla la consulta de pedidos solicitados. ⇒ Impresión de Consulta de Pedidos. Se puede guardar la consulta de pedidos en el PC de la

máquina o en un disquete, presionando el explorador que tenemos abajo, le damos un nombre al archivo y luego lo podemos imprimir desde nuestro PC o del disquete. Para poder guardar e imprimir el archivo de consulta de pedidos, se requiere tener instalado el Acrobat PDFWriter.

⇒ Con el botón Remover se puede eliminar la línea de pedido seleccionada.



Armado de la Compra Para ingresar a la pantalla de armado de compra, seleccionar en el menú de Operación la opción Armado de compra, o se pulse: CTRL + M. ⇒ Ingresar Número Procedimiento y Año Procedimiento (lo sugiere el sistema). ⇒ Tipo Procedimiento (es independiente para cada tipo de procedimiento). Si se sabe de

antemano el tipo de procedimiento se selecciona (licitación pública, abreviada, compra directa). De no ser así, se puede seleccionar Procedimiento indefinido, y luego de armada la compra tomar la decisión del tipo de procedimiento e ingresarlo en Tipo de compra. • También se puede seleccionar un tipo de procedimiento y luego decidir cambiarlo una vez

armada la compra. En ese caso se selecciona en tipo de Compra el nuevo procedimiento. ⇒ Hacer clic en Aceptar de forma que el sistema despliegue la pantalla con todas las líneas de

pedidos pendientes de la Unidad de Compra seleccionada.

⇒ Para el Armado de compra se debe:

• Seleccionar la línea de pedido. • Determinar Cantidad del artículo a comprar • Determinar Precio Unitario sin Impuestos: precio estimado del bien o servicio. • Seleccionando la línea de pedido a comprar y dando clic en Bajar se va armando la

compra en la parte inferior de la pantalla. • A medida que se va armando la compra el sistema calcula el monto Total. • Seleccionar tipo de Compra



• Seleccionar Sub Tipo de Procedimiento. Dentro de los subtipos de procedimiento encontramos el Acuerdo Marco, que identifica aquellos procedimientos en los cuales no se determina la cantidad exacta licitada

• Si el pago de la compra se va a realizar por Fondos Rotatorios, se debe marcar con un clic en la casilla correspondiente.

• Presionar Aceptar para grabar. El usuario puede volver a la pantalla de armado de la compra y modificar los datos ingresados.

NOTA : El sistema sugiere la cantidad a comprar, que por defecto será la cantidad pedida, pero el usuario puede modificarla.

Con un clic en Compra Armada se confirma la compra, una vez que dicha compra está cerrada. Una vez que se confirma la compra en los casos de licitación, se envía la información al SIIF donde se comunica que se armó la compra en el SICE, habilitando de esta forma a la registración de la afectación en el SIIF. Presionar Aceptar para grabar. Impresión del Armado de la Compra. Se puede guardar el Armado de la Compra en el PC de la máquina o en un disquete, presionando el explorador que tenemos abajo, le damos un nombre al archivo y luego lo podemos imprimir desde nuestro PC o de el disquete. Para poder guardar e imprimir el archivo de armado de la compra se requiere tener instalado el Acrobat PDFWriter.



Compras directas por excepción El Sub-Tipo de Procedimiento a elegir sería: Compra Directa por Excepción Reservada o Compra Directa por Excepción Común. Compra Directa por Excepción Común, se elige el Literal CDE que corresponda. A diferencia con las Compras Directas por Excepción Reservada, el proceso no finaliza aquí sino que continúa. Compra Directa por Excepción Reservada, en el Literal CDE se debe elegir el numeral H. En este caso el procedimiento finaliza en esta etapa. Reválidas Esta pantalla es la que permite revalidar los procedimientos de un año fiscal para el otro. Seleccionar los datos del procedimiento original y presionar Aceptar, luego que el procedimiento aparece en pantalla se vuelve a presionar Aceptar y la revalidación se realiza automáticamente. Importante: Se debe ingresar en el año fiscal original para revalidar para el año fiscal siguiente.



Consulta de compras En la pantalla Consulta de Compras se puede consultar el estado de un procedimiento de compra determinado: Armando Compra, Compra Armada, Llamado en Proceso, Adjudicada, Facturada, etc. ⇒ Seleccionar Estado de la Compra en particular o “Todos los estados” ⇒ Ingresar Número Procedimiento de la compra que se desea consultar o no ingresar nada si

se desean consultar todos los procedimientos ingresados. ⇒ Ingresar Año Procedimiento (lo sugiere el sistema) ⇒ Seleccionar Tipo Procedimiento si se desea la consulta de algún tipo en especial o seleccionar

“Todos los procedimientos” para una consulta general ⇒ Se puede ordenar utilizando Ordenada por: Fecha de Ingreso, Objeto del Gasto, fecha en que

se Requiere, Inciso, UE, UC, o UO. Presionando Aceptar se despliegan en pantalla las líneas de compras consultadas. Agregar: permite agregar elementos al procedimiento seleccionado desde la consulta que se está realizando. Remover: habilita para eliminar la línea de compra seleccionada, siempre y cuando el estado de compra seleccionado lo permita: cuando la compra no está afectada, ni comprometida, ni obligada. Editar: permite ver la pantalla del último estado que se ha consultado. Dentro de ella se puede cancelar, o eliminar. Impresión de Consulta de Compras. Se puede guardar o imprimir el archivo utilizando el “Acrobat PDFWriter”. La extensión del archivo generado debe ser PDF.



Llamado a Licitación Seleccionar en el menú de Operación la opción o presionar simultáneamente: CTRL + L. Los datos del llamado que se ingresen, serán enviados a la bandeja de salida del Sistema de Publicaciones para ser publicados en forma automática a Internet en la página www.comprasestatales.gub.uy Ingresar Número Procedimiento, Año Procedimiento y Tipo Procedimiento; luego presionar Aceptar. El sistema presenta una pantalla con las siguientes tarjetas: ⇒ Datos: En la tarjeta de “datos” corresponde ingresar todos los datos relacionados al llamado,

inclusive se debe anexar el archivo del pliego. ⇒ Objeto del Gasto: en esta pantalla se despliega el anexo de la compra, a título informativo, no

pudiéndose ni ingresar ni modificar. ⇒ Contacto, datos de la persona o sección a contactar por alguna consulta, el nombre y el

teléfono son obligatorios; la casilla de correo es un dato opcional. ⇒ Aclaraciones, ésta es la tarjeta para completar en el caso de ser necesaria una aclaración a la

licitación. ⇒ Afectación, en esta tarjeta se muestran los datos enviados desde el SIIF, luego de haberse

hecho la afectación. Esta debe ser aprobada en la casilla correspondiente para poder publicar el llamado.



El anexo del archivo del Pliego se realiza presionando la “carpeta amarilla” que aparece en el ángulo inferior derecho, luego se busca el archivo a anexar, se selecciona y se hace clic en Abrir. Llamado preparado: se confirma el llamado a licitación. Una vez que el llamado pasa al Estado de Llamado preparado, la información viaja directamente al Sistema de Publicaciones para ser publicada en Internet. Mientras el llamado esté en proceso, puede seguir siendo modificado. Los cambios posteriores al cambio de estado, se deben ingresar en la tarjeta Aclaraciones. Esta ventana no va a estar habilitada hasta que el llamado no pase a estado “preparado” Llamado en Estudio: el día de la apertura de la licitación, el llamado cambia de estado y pasa a ser llamado en estudio. Ese cambio de estado lo realiza el operador en forma manual. En un futuro el cambio de estado va a ser automático. Haga clic en Aceptar para grabar.



Invitación a cotización Para ingresar a la pantalla de Invitación a cotización se puede seleccionar en el menú Operación, o en el teclado presione: CTRL + I. Ingresar Número Procedimiento, Año Procedimiento y Tipo Procedimiento; luego haga clic en Aceptar. El sistema presenta una pantalla que contiene las siguientes tarjetas: ⇒ Datos: datos generales de la compra. En esta pantalla se debe ingresar la Fecha de

publicación (fecha en la que estoy ingresando los datos para publicar), el Objeto de la compra, Fecha, hora y lugar de la entrega de las ofertas, Datos adicionales (nos brinda la posibilidad de adjuntar un archivo con especificaciones).

Para que dicho archivo sea publicado se debe marcar en la casilla Enviar archivo. ⇒ Objeto del Gasto: en esta pantalla se despliega el anexo de la compra, a título informativo, no

pudiéndose ni ingresar ni modificar. Es la lista de ítems para los cuales se invita a cotizar. ⇒ Contacto, datos de la persona o sección a contactar por alguna consulta, el nombre y el

teléfono son obligatorios; la casilla de correo es un dato opcional. ⇒ Aclaraciones. Una vez publicada la invitación a cotizar se habilita la ventana de Aclaraciones,

en la que se puede publicar cualquier aclaración o modificación a la invitación realizada.



La pantalla de invitación a cotizar tiene 2 estados: Llamado en proceso y Llamado preparado. Mientras se esta ingresando la información, se puede grabar la invitación a cotizar en proceso. Una vez ingresada la información, se cambia de estado a llamado preparado, y cuando se graba con el botón Aceptar, el sistema envía los datos de la invitación a cotizar al Sitio de Publicaciones y se publica en Internet. A tener en cuenta: No se va a poder comprometer en el SIIF hasta tanto no se publique la invitación a cotizar, transcurran como mínimo 48 horas y se publique la adjudicación. Una vez que se pasa el llamado a preparado y se publica en Internet, se habilita la ventana de Aclaraciones, donde se pueden ingresar modificaciones a los datos del llamado o ingresar aclaraciones con respecto al llamado publicado. Una vez publicado el llamado se puede cambiar el estado ha llamado “En estudio”, para que nos habilite el ingreso de las ofertas.



Ingreso de Ofertas Disponible en el SICE web el ingreso de Ofertas en línea a partir del 10 de agosto de 2007. Ver archivo a parte.



Adjudicaciones Para ingresar a la pantalla de Adjudicaciones, se puede seleccionar del menú Operación, o pulsando: CTRL + A. Adjudicación de Licitación El sistema presenta una pantalla con las siguientes tarjetas: ⇒ Licitación ⇒ Distribución por Proveedor ⇒ Distribución por Unidad Organizativa ⇒ Compromiso ⇒ Aclaraciones ⇒ Reiteración



En la tarjeta Licitación ingresar: ⇒ “Tipo de resolución”: Total – Parcial – Sin Efecto - Desierta ⇒ “Fecha de Resolución” ⇒ “Número de Resolución” ⇒ “Archivo con el Acta” ⇒ “Monto Total de la Adjudicación” y “Moneda del Monto Total” ⇒ “Fuentes de Financiamiento”. Puede ser más de una. ⇒ “Condiciones de entrega” ⇒ “Forma de Pago” ⇒ “Cantidad de Ofertas Recibidas” Presionar Aceptar para grabar. Si selecciono el estado de Adjudicación en proceso, la misma aún puede ser modificada. En la tarjeta Distribución por proveedor: ⇒ Seleccionar una línea de compra ⇒ Asignar “Proveedor” que se elige dentro de los que presentaron ofertas (con F1 en el campo

proveedor). ⇒ Ingresar “Precio unitario”, ”Precio total con impuestos” y “Cantidad” asignada. ⇒ Variación. En el campo presentación nos aparece desplegada la presentación del artículo.

Podemos adjudicar distintas presentaciones del mismo artículo al mismo proveedor pero a distinto precio.

⇒ Con “Asignar” y “Borrar” realizar la distribución o eliminar aquellas ingresadas a corregir. ⇒ Con Sugerir el sistema selecciona el proveedor que ofertó el mejor precio para cada ítem. ⇒ Proceder con cada ítem hasta el total de la adjudicación; podrían haber ítems sin adjudicar, en

ese caso, sería una adjudicación parcial. En la tarjeta Distribución por Unidad Organizativa: (disponible en el SICE web, a partir del 10 de agosto de 2007) ⇒ Seleccionar la línea de compra. ⇒ Seleccionar Unidad Organizativa y determinar la Cantidad. ⇒ Con Asignar se realiza la distribución y con Borrar puedo corregirla. ⇒ Con Sugerir el sistema mantiene la distribución por Unidad Organizativa registrada en la

pantalla de pedidos. En la tarjeta Compromiso: se visualizan los compromisos registrados en Financiero Contable para este procedimiento de compra: ⇒ Se debe seleccionar “Estado Adjudicada” una vez confirmado el compromiso.

En la tarjeta Reiteración se debe seleccionar si la resolución de adjudicación es una Reiteración del Gasto o no; y en el caso de que lo sea se deberá adjuntar el archivo de la reiteración.

⇒ Presionar Aceptar para grabar.



En la tarjeta Aclaraciones: permite ingresar modificaciones a la resolución de adjudicación. ⇒ “Fecha” de la aclaración ⇒ “Fecha de Publicación” . ⇒ “Descripción de Aclaración” ⇒ Con “Archivo Adicional” permite agregar aclaraciones en un archivo (se adjunta utilizando el

explorador. ⇒ Con “Agregar” ingresamos la aclaración y los datos pasan a la parte inferior de la pantalla ⇒ Con “Remover” podemos eliminar la aclaración. ⇒ ⇒ Presionar “Aceptar” para grabar. Re- Adjudicación: Puede resultar que tengamos necesidad de re-adjudicar algunos de los ítems ya adjudicados; o sea, por alguna razón tenemos que adjudicarlos a otro proveedor (éste nuevo proveedor debe estar cargado en el cuadro de ofertas). Para realizarla, debemos entrar a la pantalla de adjudicaciones, en la tarjeta de distribución de proveedor y haga clic en el ítem que voy a re-adjudicar y presionando el botón subir, levantamos la línea a la parte superior de la pantalla. Desde ahí seleccionando el ítem busco el proveedor al cual voy a adjudicar y hacemos la adjudicación presionando el botón asignar. Si dicha adjudicación modificara el monto total adjudicado, ésta modificación se deberá reflejar en la tarjeta principal donde figura el monto total adjudicado.



Ampliación y Renovación de Contratos Para ingresar a la Pantalla de Ampliación o de Renovación, se puede seleccionar en el menú Operación, o en el teclado presione: CTRL. + Z. En esta pantalla se pueden ingresar tanto las Ampliaciones de Contrato como las Renovaciones. ⇒ Ingresar Número de Procedimiento, en este caso nos referimos al Procedimiento Original, el

cual se desea ampliar o Renovar. (con F1 se puede realizar una búsqueda). ⇒ Ingresar Tipo de Procedimiento. Se selecciona directamente de la ventana, pueden ser

Licitaciones o Compras Directas. ⇒ Presionar Aceptar y abre el formulario para cargar los datos. Nota: Tenemos que seleccionar si vamos a ingresar una “Ampliación” o “Renovación” Ampliación de contrato Si lo que vamos a registrar es una “Ampliación”, la pantalla contiene las siguientes tarjetas: ⇒ La de datos que será “Licitación” o “Compra Directa”, según el tipo de procedimiento que se

quiera ampliar ⇒ Distribución por Unidad Organizativa. ⇒ Distribución por Proveedor. ⇒ Aclaraciones. (Si se desea ingresar aclaraciones). ⇒ Compromiso.(Se visualiza el compromiso realizado en el SIIF para la referida ampliación). En el caso de Distribución por Proveedor y Distribución por Unidad Organizativa proceder como se detalló en “adjudicación”(Se debe distribuir la cantidad a Ampliar). En la tarjeta de Datos se deben ingresar los datos relacionados a la ampliación: ⇒ Tipo, año y número de la resolución. ⇒ Archivo de la resolución. ( Es obligatorio). ⇒ Monto y moneda de la Ampliación. ⇒ Condiciones de Entrega y Forma de Pago.

Presionar Aceptar para grabar.



Renovación de Contrato Si lo que vamos a registrar es una “Renovación”, la pantalla contiene las siguientes tarjetas: ⇒ Distribución por Proveedor. ⇒ Distribución por Unidad Organizativa. ⇒ Aclaraciones (Si se desea ingresar aclaraciones). ⇒ Compromiso.(Se visualiza el compromiso realizado en el SIIF para la referida ampliación). Nota: Al seleccionar “Renovación”, la pantalla de datos se carga automáticamente con los datos del procedimiento original. En el caso de Distribución por Proveedor y Distribución por Unidad Organizativa proceder como se detalló en “adjudicación” (Se debe distribuir la cantidad a Renovar). Presionar Aceptar para grabar; como todas las pantallas del programa, se puede grabar en “proceso” o “preparada”.



Órdenes de Compra

Para ingresar a la pantalla de órdenes de compras, debe seleccionar del menú Operación, la opción Órdenes de Compra, aparecerá el siguiente cuadro:

Para hacer una orden de compra: ⇒ Ingrese el número, año y el tipo de procedimiento. ⇒ Haga clic en Aceptar. ⇒ Seleccione el producto sobre el que desea hacer la orden de compra.. ⇒ Aparecerán los precios y cantidad según la adjudicación, haga las correcciones que necesite. ⇒ Haga clic en el botón Bajar. ⇒ Repita el procedimiento para todos los productos que involucren al mismo proveedor. ⇒ Complete el cuadro Lugar de entrega y Plazo de entrega. ⇒ Cambie el Estado de la orden de compra a Orden de Compra Preparada. ⇒ Haga clic en Aceptar para guardar la orden.



Para Imprimir una orden de compra: ⇒ Ingrese el número, año y el tipo de procedimiento. ⇒ Haga clic en el cuadro Número y pulse la tecla F1, aparecerá un cuadro como el siguiente:

⇒ Seleccione la orden que quiere imprimir, y haga clic en el botón Aceptar. ⇒ Haga clic en el botón Aceptar, para cargar la orden. ⇒ Haga clic en el botón Abrir, para indicar la ruta y nombre del archivo (pdf) que tendrá la orden

de compra.

⇒ Haga clic en el botón Grabar en ..., para generar el archivo. ⇒ Busque el archivo en el disco en la carpeta que lo guardó e imprímalo.



Ingreso de Facturas

Para ingresar a la Pantalla de Facturación, se puede seleccionar en el menú del Operación, o presionando: CTRL + F. ⇒ Ingresar Número de Procedimiento (con F1 se puede realizar una búsqueda). ⇒ Seleccionar Tipo de Procedimiento. Se selecciona directamente desde la ventana. ⇒ Seleccionar Proveedor. Si se despliega la ventana, encontramos los proveedores que fueron

adjudicatarios. ⇒ Ingresar Serie, Número y Secuencial de la factura. Nota: el secuencial es la numeración ordinal que se le da al uso de la misma serie y factura. Presionar Aceptar y despliega los ítems pendientes a facturar. ⇒ Seleccionar la línea a facturar, haciendo un clic sobre ella. ⇒ Ingresar Precio unitario sin impuestos, Precio total con impuestos, y Cantidad a facturar. ⇒ Con Bajar, seleccionando la línea del artículo a facturar, se va armando la factura en la parte

inferior de la pantalla. ⇒ Seleccionar en Estado “Armando factura”, lo que posibilita que la factura sea modificada. ⇒ Presionar Aceptar para grabar. ⇒ Una vez que se graba la factura como cerrada, la información viaja al SIIF habilitando el registro

de la obligación. IMPORTANTE: Los datos que se ingresan en la pantalla de Facturación en el SICE deben ser los mismos que se ingresan en la etapa de obligación en el SIIF. Si los datos no coinciden, no se verifica la obligación. Un procedimiento puede ser ingresado hasta la adjudicación en pesos, y luego al momento de facturar, la factura sí la podemos ingresar en dólares; para eso antes de bajar la línea a facturar debemos cambiar le importe y la moneda y luego bajar la línea antes de grabar.



Factura de Ajuste Para ingresar a la pantalla de Factura de Ajuste, se puede seleccionar del menú de Operación, o presionando: CTRL +J ⇒ Ingresar Número de Procedimiento (con F1 se puede realizar una búsqueda). ⇒ Seleccionar Tipo de Procedimiento. Se selecciona directamente desde la ventana. ⇒ Seleccionar Proveedor. Si se despliega la ventana, vemos los proveedores que fueron

adjudicados. ⇒ Ingresar Serie, Número y Secuencial de la factura de ajuste. ⇒ Presionar Aceptar, el programa despliega la o las líneas por objeto del gasto que fueron

facturadas. Se selecciona la línea del objeto del gasto para el cual se va a ingresar el monto del ajuste, se ingresa el monto, se selecciona la moneda y se presiona Agregar.

⇒ Presionar Aceptar para grabar. La factura de ajuste también se debe cerrar para que viaje la información y se habilite el registro de la obligación.

Nota: la factura de ajuste está relacionada con un procedimiento, no con una factura en particular sino que con todas las facturas que existan para ese procedimiento. El ajuste se realiza sobre determinado Objeto del gasto, no sobre artículos.



Consulta de Distribución por Unidad organizativa ⇒ La consulta puede realizarse con un filtro por Unidad de Compras, cuando en la Unidad

Ejecutora exista más de una. ⇒ Se puede realizar la consulta dentro de un rango de fechas, especificando fecha de inicio y fin

de la búsqueda. Si se desea consultar todos los Ítems distribuidos, no ingresar ninguna fecha. ⇒ Seleccionar Tipo de procedimiento (Con F1 en dicho campo) si desea consultar alguno en

especial. De lo contrario, no seleccionar ninguno. ⇒ Seleccionar la UO para la cual se desea realizar la consulta. Si se desea consultar todos los

ítems ingresados de la UE, seleccionar “Todas las Unidades Organizativas” ⇒ Presionar Aceptar y se despliega en pantalla la consulta solicitada. ⇒ Impresión de Consulta . Se puede guardar el archivo o imprimir, presionando el explorador

que tenemos abajo, para esto se requiere tener instalado la aplicación Acrobat PDFWriter.



Cierre de Compra Para ingresar a la pantalla de Cierre de Compra, se puede seleccionar del menú Operación, o pulsando: CTRL + R. El sistema presenta una pantalla que contiene las siguientes tarjetas: Facturas y obligaciones: En esta tarjeta, en la parte superior se visualizan las facturas ingresadas para este procedimiento de compra, y en la parte inferior las obligaciones registradas en el SIIF para éste procedimiento. Seleccionar estado “compra cerrada” una vez que se reciben todas las obligaciones enviadas por el SIIF. Distribución por Unidad Organizativa: en esta tarjeta si bien se puede continuar con la distribución por Unidad Organizativa que ya se había seleccionado, presionando el botón “sugerir” se puede modificar. Para ello, sobre la línea del artículo se selecciona la Unidad Organizativa, y se determina la cantidad. Con “Asignar” se baja la línea y se va armando la nueva distribución. Después de cambiar el estado a “cerrada”, presionando “aceptar” se graba el cierre de la Compra. Este procedimiento ya no se puede modificar. Unidades sin Facturar En el caso que el procedimiento que se quiera cerrar tenga unidades sin facturar, las cuales nunca van a ser facturadas, en la instancia del cierre de la compra, el programa nos permite borrar esas unidades pendientes, para de esta forma poder cerrar el procedimiento.

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