PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA MUNICIPIO DE PIEDECUESTA

1 de 15PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

MUNICIPIO DE PIEDECUESTA

EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS ESPTABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

FECHA: NOVIEMBRE DE 2014

OFICINA PRODUCTORA: 100 GERENCIA

ARCHIVO DE

GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALCT E M o D S

100.01 ACCIONES CONSTITUCIONALES

100.01.01 Acción Contractual

Requerimiento

Respuesta a la acción

Documentos Soportes Probatorios

100.01.02 Acción de Cumplimiento

Requerimiento



100.01.03 Acción de Grupo

Requerimiento



100.01.04 Accion de Nulidad Simple

Requerimiento



100.01.05 Acción de Nulidad y Restablecimiento del Derecho

Requerimiento



100.01.06 Acción de Tutela

Requerimiento



2 10 X Agotados sus valores administrativos se procede a la

eliminación dado que carecen de valores secundarios.





2 1'0 X Agotados sus valores administrativos se procede a la






PROCEDIMIENTO

UNIDAD ADMINISTRATIVA:

RETENCION DISPOSICIÓN FINAL

CODIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES






ARCHIVO DE

GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALCT E M o D S

PROCEDIMIENTO




100.02 ACTAS

100.02.01 Actas de Capacitación

Citación

Registro de asistencia

Acta

Documentos soportes de los temas tratados

100.02.06 Actas de Comité de Calidad

Citación


Acta


100.02.07 Actas de Comité de Conciliacion

Citación


Acta

100.02.08Actas de Comité de Coordinación del Sistema de

Control Interno

Citación


Acta


100.02.09 Actas de Comité de Gerencia

Citaciones


Acta

Documentos soportes de temas tratados

2 10 X X Constituyen el patrimonio histórico del funcionamiento de la

EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS

ESP, puesto que establecen decisiones de importancia para el

conocimiento de la evolución de la empresa. Se digitaliza y/o

microfilma para una consulta ágil y para su preservación en

medio perdurable.2 10 X X Constituyen el patrimonio histórico del funcionamiento de la





medio perdurable.

Constituyen el patrimonio histórico del funcionamiento de la





medio perdurable.

10 X X2


EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICOS PUBLICOS




medio perdurable.








ARCHIVO DE

GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALCT E M o D S

PROCEDIMIENTO




100.02.13 Actas de Junta Directiva

Citaciones


Acta


100.03 ACTUACIONES

100.03.01 Actuaciones Administrativas

Requerimiento

Respuesta

100.03.02 Actuaciones Judiciales

Queja

Respuesta

Periodo de Prueba

Alegatos

Fallos

Recursos

100.04 ACUERDOS

100.04.01 Acuerdos de Junta Directiva

Acuerdo


100.07 CAMPAÑAS

100.07.01 Campañas Institucionales

Justificación de la necesidad

Presupuesto

Comunicación a los posibles proveedores



Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central

se realiza una selección del 10% de la serie en soporte papel

teniendo en cuenta la importancia de su contenido y la utilidad

que pueda tener como fuente de consulta, para digitalizar y

conservar.

4 X






medio perdurable.






medio perdurable.



2

1

10 X X






ARCHIVO DE

GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALCT E M o D S

PROCEDIMIENTO




Cotizaciones de oferentes

Cotizacion aprobada

Cronograma de actividades

Invitaciones al evento

Material publicitario

Plan de medios

Guión de Difusión (internet, radio , prensa y tv)

100.13 CONTRATOS

100.13.06 Contratos Interadministrativos

Estudio de conveniencia y oportunidad

Resolución de Tesorería

CDP

RP

Minutas del Contrato

Acta de Inicio

Actas Parciales

Acta de Entrega

Acta de liquidación

100.13.07 Convenios Interadministrativos



CDP

RP


Acta de Inicio

Actas Parciales

2 20 X X Las tipologías o requisitos se ajustaran dependiendo de la

formalidad exigida, de acuerdo a la cuantía del contrato y

conforme a la Ley de Contratación. Esta serie se debe

digitalizar desde su inicio para facilitar su acceso de consulta.


se seleccionará el 10% en soporte papel y en soporte digital

para conservación, teniendo en cuenta aquellos de mayor

impacto social, económico, cultural y tecnológico para la


ESP.









empresa Píedecuestana de Servicio Públicos ESP.





conservar.

4 X1






ARCHIVO DE

GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALCT E M o D S

PROCEDIMIENTO




Acta de Entrega


100.13.08 Convenios Interinstitucionales



CDP

RP


Acta de Inicio

Actas Parciales

Acta de Entrega


100.16. COPIAS DE SEGURIDAD

100.16.01 Copias de seguridad de software

Formato registro de copias de seguridad

100.18 DERECHOS DE PETICION

100.18.01 Derecho de Petición

Requerimiento


Evidencia de la Corrección

100.19 DISCURSOS

100.19.01 Discursos Públicos

Invitación

Ponencia












4










10 X X Constituyen el patrimonio histórico del funcionamiento de la





medio perdurable.

10 X Para proteger la información digital se recomienda realizar

copias de seguridad y guardarla en un lugar diferente.

Para mantener la información se debe revisar periódicamente y

cerciorarse de su correcta visualización y/o audición. Y para

prolongar la información digital es recomendable crear nuevas

copias de medios cada 5 años o cuando sea necesario para

2






ARCHIVO DE

GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALCT E M o D S

PROCEDIMIENTO




Registro digital

Registro fotográfico

100.24 HISTORIALES

100.24.01 Historial de equipos de computo

Solicitud de compra

Cotizaciones

Estudio de necesidad de contartación

Solicitud de baja de equipos

100.24.02 Historial de software

Formato requisito de software

Solcitud de compra

Cotizaciones

Estudio de necesidad de contartación

Software

Licencia de software

Solicitud de baja de software

100.25 IMAGEN CORPORATIVA

100.25.01 Imagen corporativa

Manual de imagen corporativa

100.27 INFORMES

100.27.02 Informes a otras entidades

Solicitud de informe

Informe a otra entidad

10 X X Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central




conservar.

10 X X Constituyen el patrimonio histórico del funcionamiento de la





medio perdurable.

2

2

4 Agotados sus valores administrativos se procede a la


Agotados sus valores administrativos se procede a la


4 4 X

4 X

82 X Transcurrido el tiempo en el archivo central, se seleccionará el

10% aleatoriamente como una muestra para conservar;

teniendo en cuenta que sirven como fuente de consulta para el

estudio de la historia económica, social y política de la

Empresa Piedecuestana de Servicios Públicos ESP.






ARCHIVO DE

GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALCT E M o D S

PROCEDIMIENTO




Seguimiento a actividades

Documentos soportes de los informes

100.27.03Informes de Administración del Riesgo

Informe de oficina gestoras

Indicadores

Documento soporte matriz

100.27.07 Informes de Gestión y Resultados

Informe de Gestión

Evaluación encuestas de satisfacción de eventos

Informe mensual de actividades

Registro fotográfico

100.27.10 Informes de Proyectos

Informe

Manual de instalación

Instructivos

100.29 INVITACIONES

100.29.01 Invitaciones a Eventos Publicos

Lista de invitados

Invitación

100.31 MANTENIMIENTOS

100.31.01 Mantenimiento de Hardware

Formato de mantenimiento preventivo/correcctivo

Solicitud de mantenimiento

Cronograma de mantenimiento

X Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central




conservar.

10 X X Serie de conservación total ya que en ella se consolidan las

acciones y la gestión de las actividades realizadas en la

Gerencia, de gran valor para la historia de la entidad. Se

recomienda la digitalización para su consulta y preservación.

1

4

4 4 x x Agotados sus valores administrativos se procede a la

digitalizacion para consulta y posterior eliminación del

documento fisico.



4

82

2

X Transcurrido el tiempo en el archivo central, se seleccionará el




Empresa Piedecuestana de Servicios Públicos ESP.

Transcurrido el tiempo en el archivo central, se seleccionará el





ESP.

8 X






ARCHIVO DE

GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALCT E M o D S

PROCEDIMIENTO




100.31.02 Mantenimiento de Software

Formato requisito de software

Solicitud de modificación

Diagnostico

Historia de usuario

Concepto de modificación

Informe de necesidad resuelta

100.32 MAPAS

100.32.01 Mapas de Riesgos

Formato base de mapa de riesgos

100.38PLANES

100.38.01

Plan de Acción

Plan de acción

Programa anual de auditorias

100.38.02Plan de Auditorias

Informe de auditoria

Documento soportes del informe

100.38.04Plan de Mejoramiento

Informes de Oficinas gestoras

Informes de seguimiento a compromisos



documento fisico.

4 4 x x

x

4

4 10

10 X X Esta serie consolida el seguimiento realizado por la oficina de

Control Interno a los compromisos y resultados alcanzados por

las demás dependencias de la EMPRESA PIEDECUESTANA

DE SERVICIOS PUBLICOS ESP

10

X X En esta serie se identifica el seguimiento al cumplimiento de

metas, propuestas por las dependencias de la entidad.

Consolidan las políticas de la entidad y se convierte en una

fuente de consulta para la historia y la investigación. Se

digitaliza o microfilma para garantizar la consulta y

preservación en medio perdurtable.



documento fisico.

1 4 X

4

X X Esta serie consolida el seguimiento realizado por la oficina de

Control Interno a los compromisos y resultados alcanzados por

las demás dependencias de la EMPRESA PIEDECUESTANA

DE SERVICIOS PUBLICOS ESP






ARCHIVO DE

GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALCT E M o D S

PROCEDIMIENTO




100.40 PROCESOS

100.40.04 Proceso Control Interno de Gestión

Manual de Calidad/ impreso- electrónico

Guías/ impreso- electrónico

Procedimientos/ impreso- electrónico

Instructivos/ impreso- electrónico

Formatos/ impreso- electrónico

Caracterización/ impreso- electrónicoRegistro de Acciones Correctivas, preventivas y de

mejoraEstado de las Acciones Correctivas-Acciones

Preventivas// impreso- electrónico

Reporte de Indicadores/ impreso- electrónico

Listado Maestro de Documentos/ impreso- electrónico

Mapa de Riesgos

Normograma

Informes de Revisión por proceso

Plan de Acción

Reportes de Avance

Solicitud Acción de Mejora Documental

Oficios remisorios/recibidos –enviados

Actas de Reunión

Documentos soporte de temas relacionados

100.40.07 Proceso Gerencia General





2

X La información de esta serie se encuentra acutalizada en la

Dependencia de Calidad. Es un documento de consulta y

actualización periódico. Las modificaciones o nuevas

versiones se registran en la Dependencia de Calidad,

garantizando la trazabilidad de los mismos. El tiempo de

retenci{on se aplica solo para los formatos porque son las

evidencias, los dem{as tipos docuemntales son de consulta.

5 X La información de esta serie se encuentra acutalizada en la







2 5






ARCHIVO DE

GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALCT E M o D S

PROCEDIMIENTO










Mapa de Riesgos

Normograma


Plan de Acción

Reportes de Avance



Actas de Reunión


100.40.10 Proceso Gestión de la Comunicación











2








2













ARCHIVO DE

GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALCT E M o D S

PROCEDIMIENTO




Mapa de Riesgos

Normograma


Plan de Acción

Reportes de Avance



Actas de Reunión


100.40.12 Proceso Gestión Jurídica











Mapa de Riesgos

Normograma


Plan de Acción

Reportes de Avance









2








2






ARCHIVO DE

GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALCT E M o D S

PROCEDIMIENTO





Actas de Reunión


100.40.13 Proceso Medición y Análisis











Mapa de Riesgos

Normograma


Plan de Acción

Reportes de Avance



Actas de Reunión


100.41 PROGRAMAS

100.41.01 Programa de auditoría externa

Plan de Auditoria








2








2

4 10 X X Muestran la evolución de la entidad a no conformidades y

hallazgos en el Sistema de Gestión de la Calidad. Su

consevación es total ya que sirven como base para futuras

auditorias y constituyen referente investigativo. Se digitilizan

para consulta ágil.






ARCHIVO DE

GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALCT E M o D S

PROCEDIMIENTO




Informe de Auditorias Externas

Encuesta de Satisfacción de Auditorias

Comunicación de realizacion de Auditoria Externa

100.41.02 Programa de auditoría Interna

Programa de Auditorias Internas

Plan de Auditoria

Hoja de vida de auditores

Acta de apertura

Lista de Verificación de Auditoria

Informe de Auditorias Internas

Encuesta de Satisfacción de Auditorias

Acta de cierre

Comunicación de realizacion de Auditoria Interna

100.41.04 Programa de Cultura de Autocontrol

Boletines

Carteleras

Encuestas

Evaluaciones

Entrevistas

Material de capacitación

100.41.05 Programa de Rendición de cuentas

Citación

Documentos de divulgación

Informe

Serie de conservación total ya que en ella se consolidan las




2 10 X

4

4 10 X


eliminación, dado que carecen de valores secundarios

2 2 x

X Muestran la evolución de la entidad a no conformidades y





10 X X Muestran la evolución de la entidad a no conformidades y










ARCHIVO DE

GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALCT E M o D S

PROCEDIMIENTO




100.43 PROYECTOS

100.43.01 Proyectos de Construcción

Certificado de construccion

Solicitud de recursos de inversión

Evaluación del Proyecto

Carta de aprobación

Certificado de autorización

Paz y salvo

Resolución de ejecución del proyecto

Formato diagnostico de entidades prestadoras de

servicios publicos

100.43.04 Proyectos de sistemas de información

Propuestas comerciales

Concepto

Registros de capacitación

Informe de ejecución

100.45 PUBLICACIONES

100.45.01 Publicaciones oficiales

Solicitud

Aprobación

Publicación Digital o Impresa

100.47 RESOLUCIONES

100.47.01Resoluciones

Resolución

Documentos soportes

Resoluciones modificatorias


Empresa Piedecuestana de Servicios, puesto que establecen

decisiones de importancia para el conocimiento de la evolución

de la empresa. Se digitaliza y/o microfilma para una consulta

ágil y para su preservación en medio perdurable.

2 10 X X

X Una vez se traslada al archivo central, esta serie constituye

una fuente de consulta para la investigación y tiene valor

administrativo y para la historia.

4 10 X Serie de conservación total ya que en ella se consolidan las




Esta serie consolida acciones sociales, económicas y políticas,

la cual se convierte en una fuente de consulta para la historia e

investigación. Se digitaliza o microfilmar para garantizar la

consulta y conservación.

2

2 10 X X Serie de conservación total ya que en ella se consolidan las

acciones y la gestión de las actividades realizadas en el área

de Sistemas, de gran valor para la historia de la entidad. Se


Esta serie consolida acciones sociales, económicas y políticas,

la cual se convierte en una fuente de consulta para la historia e

investigación. Se digitaliza o microfilmar para garantizar la

consulta y conservación.






ARCHIVO DE

GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRALCT E M o D S

PROCEDIMIENTO




100.48 VIDEOS

100.48.01 Videos Institucionales

Video

CT = Conservación Total D = Digitalizacion

E = Eliminación S = Selección

M = Microfilmación

Jefe de Archivo

CONVENCIONES:

X Una vez se traslada al archivo central, esta serie constituye

una fuente de consulta para la investigación y tiene valor

administrativo y para la historia.

Firma Responsable:

Fecha:

2














































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