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PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA Ministerio de Administración Pública

-MAP-

Viceministerio de Fortalecimiento Institucional Dirección de Diagnóstico y Diseño Organizacional

GUIA PARA LA IDENFICACION Y DOCUMENTACION DE PROCESOS

Santo Domingo, D.N Noviembre, 2011

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INDICE DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................... 3 I. OBJETIVOS DE LA GUÍA.................................................................................................... 3 II. BASE LEGAL...................................................................................................................... 3 III. IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN POR PROCESO EN LAS ORGANIZACIONES. 4 IV. PROCESO Y PROCEDIMIENTO..................................................................................... 5 V. ELEMENTOS QUE INTEGRAN LOS PROCESOS ......................................................... 6 VI. CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS INSTITUCIONALES .................................... 7 VII. IDENTIFICACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS...................................... 9

Fase 1: Conformar el Equipo Interinstitucional. ................................................................... 9 Fase 2: Identificación de los Procesos Institucionales.......................................................... 9 Fase 3. Descripción de los Procesos. ................................................................................... 10 Fase 4: Elaboración del Manual de Procedimientos. .......................................................... 18

4.1. Validación del Manual. ............................................................................................. 19 4.2. Aprobación de la máxima autoridad de la institución............................................ 19 4.3. Aprobación del MAP. .............................................................................................. 19 4.4. Implementación. ........................................................................................................ 19 4.5. Revisión del Manual.................................................................................................. 19

VII. REFERENCIA BIBLIOGRAFICA............................................................................. 20 VIII. ANEXOS.......................................................................................................................... 21

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INTRODUCCIÓN En la actualidad, uno de los principales puntos en la agenda de trabajo del Estado Dominicano lo constituye la reforma y modernización de sus instituciones, en razón de que la Administración Pública precisa romper con el paradigma tradicional de una jerarquía funcional y orientarse hacia una gestión integral que interrelacione la gestión estratégica, la gestión por procesos y la gestión cultural, con el propósito de lograr el desarrollo y fortalecimiento de las organizaciones. El Ministerio de Administración Pública (MAP) asumiendo el rol de órgano rector de la evaluación del desempeño institucional, de la función pública y del fortalecimiento institucional de las organizaciones que integran el Estado, le corresponde diseñar las estrategias y herramientas que puedan garantizar la aplicación de este nuevo modelo de gestión integral que permitan eficientizar las organizaciones y mejorar la calidad de los servicios que ellas ofrecen para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes/ciudadanos. En tal sentido, el Viceministerio de Fortalecimiento Institucional del MAP, a través de la Dirección de Diagnóstico y Diseño Organizacional, elaboró la presente Guía para la Identificación y Documentación de Procesos, en interés de proporcionar a las instituciones públicas, las herramientas básicas para una estructuración y desarrollo de sus procesos, que les permitan lograr resultados efectivos y romper los paradigmas tradicionales, mediante la aplicación del modelo de gestión por procesos. Esta guía está estructurada de una manera sencilla para facilitar la comprensión de su contenido. Inicia con los aspectos generales, relativos a la finalidad y uso de la misma. Le siguen los procedimientos para la Identificación, Clasificación y Descripción de los procesos; así como las herramientas básicas que se utilizan para tales fines. Por último, presenta el procedimiento para la elaboración del Manual de Procesos institucional.

I. OBJETIVOS DE LA GUÍA Servir como instrumento técnico de apoyo en la identificación y documentación de los procesos de las instituciones del Estado, como base a la elaboración de los manuales de procedimientos institucionales, con el objetivo de incrementar la eficiencia en las operaciones y la calidad de los servicios a los ciudadanos/clientes.

II. BASE LEGAL

- Ley No. 41-08 de Función Pública.

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III. IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN POR PROCESO EN LAS ORGANIZACIONES

Frente a la visión funcional y orgánica de los enfoques tradicionales, quienes actualmente tienen la responsabilidad de gestionar las organizaciones de la Administración Pública han tomado conciencia sobre la necesidad de adoptar una visión por procesos, orientada a la prestación de servicios públicos. En tal sentido, la Carta Iberoamericana de Calidad en la Gestión Pública, aprobada por la X Conferencia Iberoamericana de Ministros de Administración Pública y Reforma del Estado, en el año 2008, establece que “La adopción de una gestión por procesos permite la mejora de las actividades de la Administración Pública orientada al servicio público y para resultados” y el propio CAF (Common Assesment Framework), modelo de Excelencia en la Calidad creado por la Unión Europea para ser desarrollado por los organismos públicos, derivado del EFQM de la Fundación Europea para la Gestión de la Calidad, establecen la Gestión de los Procesos entre los criterios de evaluación de la calidad institucional. Son varias las razones que apoyan la importancia de la gestión por procesos en las organizaciones públicas en la búsqueda de la excelencia para la satisfacción de las necesidades y expectativas de los ciudadanos/clientes. Entre otras, se pueden resaltar las siguientes: 1. Permite orientar los procesos de la organización pública a la satisfacción de las necesidades y expectativas, actuales o potenciales, de la ciudadanía como destinatario último, así como también de los clientes internos, optimizando la alineación de dichos procesos con la política y estrategia. 2. Permite establecer una visión de hacia dónde se quiere dirigir la organización y los medios para conseguirlo. 3. Facilita el control, prevención de los posibles errores y la mejora continua de los procesos, paso fundamental para la mejora de la organización. 4. Mejora la competitividad de la organización pública y optimiza la gestión de los recursos disponibles, así como las alianzas o relaciones de colaboración. 5. Contribuye a la adaptabilidad y flexibilidad al cambio de la organización, incluso en entornos complejos, permitiendo una Administración ágil y con capacidad de anticipación ante los potenciales cambios del entorno y en las necesidades de la ciudadanía. 6. Favorece la sostenibilidad de la razón de ser de la Administración, orientada al servicio público. 7. Involucra, implica y faculta a las personas en la política y estrategia de la organización, orientada a la satisfacción de la ciudadanía. Las personas saben cuál es su papel en la consecución de los objetivos estratégicos de la organización. Supone un enfoque que presta importancia al desarrollo de las personas y a su papel en la mejora continua. Adicionalmente, promueve la formación continua y contribuye a la motivación de las personas. 8. Promueve la innovación, creatividad, sensibilidad por el servicio público y espíritu emprendedor de las personas.

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9. Conlleva la racionalización de las estructuras organizativas y el establecimiento de las funciones. Asimismo, permite la homogenización de las actividades y el apoyo en el desempeño de las funciones en cada puesto de trabajo. 10. Se desarrolla un sistema de seguimiento y evaluación de los procesos y no un control y supervisión de los individuos, característico del enfoque centrado en la organización. 11. Permite una visión sistemática y global de las actividades de la organización. 12. Es fundamental para la modernización, transformación y la búsqueda de la excelencia en la Administración al servicio público.

IV. PROCESO Y PROCEDIMIENTO Regularmente, tiende a confundirse el Proceso con el Procedimiento. Sin embargo, existe diferencia entre ambos conceptos. Un Proceso, es el conjunto de actividades y /o tareas desarrolladas en secuencia, mutuamente relacionadas, o que interactúan entre sí, las cuales transforman insumos (entradas) en productos o servicios (salidas o resultados) con valor agregado, destinado a satisfacer las necesidades y demandas de los ciudadanos. Se caracteriza por: • Estar orientado a: — Crear valor,

— Obtener resultados, — Satisfacer a las necesidades y expectativas del ciudadano/usuario, alineando los

objetivos con aquellas, — Dar respuesta a las funciones asignadas a la organización. • Se componen de un inicio y un final definidos. • Reflejan los flujos de información, de documentos y materiales.

• Reflejan las relaciones con ciudadanos, proveedores y entre diferentes unidades (clientes internos) u otras organizaciones.

• Son horizontales y atraviesan diferentes unidades funcionales. En general, un proceso está integrado por un conjunto de subprocesos, que se interrelacionan en forma lógica. Cada subproceso cumple un objetivo parcial (sub-objetivo) del proceso y se constituye con un determinado número de actividades, que son las acciones necesarias para producir resultados. Cada actividad está constituida por tareas ejecutadas por las personas. El Procedimiento es la forma específica de llevar a cabo un proceso, subproceso o actividad. De forma generalizada, los procedimientos se describen en documentos a modo de manual, que contienen el objeto y su campo de aplicación; qué debe hacerse y quién debe hacerlo; cuándo, dónde y cómo se debe llevar a cabo; qué materiales, equipos y documentos deben utilizarse y cómo debe controlarse y registrarse. Es decir, el proceso define qué es lo que se hace, mientras que el procedimiento define el cómo se hace.

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Ejemplo: Proceso: Análisis y Rediseño de Estructuras Organizativas. Procedimiento: Instructivo para el Análisis y Rediseño de Estructuras Organizativas

V. ELEMENTOS QUE INTEGRAN LOS PROCESOS Entradas (Inputs): son insumos que mediante el proceso se transforman para dar

resultados o productos (outputs). Las entradas se reciben de los proveedores. Salidas (Outputs) o Producto: son los bienes o servicios que resultan de la

transformación de las entradas. Los productos pueden ser:

Intermedios: Aquellos cuyos destinatarios son otra persona u otra área dentro de la misma organización (clientes internos), para los cuales, generalmente constituyen insumos dentro del proceso productivo de la organización.

Finales: Aquellos que ya no sufren ninguna otra transformación dentro de la

cadena de producción y su destinatario es el cliente externo. Proveedores: son la empresa, persona u organización que nos proveen de materias

primas, equipos, energía, material gastable, uniformes y otros servicios necesarios para la organización.

Cliente o destinatario: es la organización o persona que recibe un producto o

servicio. Pueden ser:

- Clientes Internos: son aquellos usuarios de productos o servicios a lo interno de la organización, generalmente, los compañeros de trabajo, empleados de otras áreas de la institución, etc.

- Clientes Externos: son los ciudadanos, empresas u organismos que

demandan productos o servicios desde fuera de la organización.

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Fig. 1: Representación del Proceso

VI. CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS INSTITUCIONALES Desde una concepción macro, un “Macroproceso” se puede descomponer en una secuencia de procesos y sub-procesos, que son actividades lógicas que contribuyen al logro de la misión u objetivo del macroproceso. Por su parte, las actividades se descomponen en tareas. La identificación de todos los Macroprocesos que realiza la organización permitirá elaborar el mapa de procesos. En dicha identificación, habrá que tener en consideración los siguientes criterios básicos: a) Que aporten valor añadido. b) Que sean repetitivos. c) Que se realicen de forma sistemática. d) Que permitan su observación y medición. Por otra parte, todos los procesos que realiza una organización pública en el desarrollo de su misión pueden clasificarse dentro de tres categorías:

Procesos Estratégicos o de Planeación; denominados también Directivos: Son aquellos que proporcionan directrices a todos los demás procesos y están vinculados al ámbito de las responsabilidades de la alta dirección, a factores claves o estratégicos.

Procesos Claves o Básicos; también se les denominan Fundamentales, Sustantivos

u Operativos: Son aquellos que directamente contribuyen a realizar el producto o brindar el servicio; inciden de manera significativa en los objetivos estratégicos.

Procesos de Soporte o de Apoyo: Dan soporte a los procesos claves, son los

encargados de proveer a la organización de todos los recursos (materiales, humanos, financieros y tecnológicos) y crear las condiciones para garantizar el exitoso desempeño de los mismos.

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Esta clasificación de los distintos procesos que realiza una organización constituyen la base para la construcción del Mapa de Procesos señalado, el cual consiste en un diagrama que muestra de manera visual los Macroprocesos que conforman la organización, así como las relaciones que existen entre ellos. En la confección del Mapa sólo se utilizan rectángulos y flechas, tal como muestra la gráfica.

Planificación Dirección Control

Gestión Administrativa

Gestión Financiera

Gestión de RRHH

Desarrollo Tecnológico

Gestión de las Comunicacione

s

PROCESOS ESTRATÉGICOS

PROCESOS CLAVES

PROCESOS DE APOYO

USUARIOS

O

CLIENTES

MAPA DE PROCESOS

Promoción

RequerimientoServicios

Validación

Lineamientos Estratégicos

Mecanismo de Comunicación

Requerimientos Suministros

Análisis y Diseño de Estructura

Reclutamiento y Selección de

Personal

Analisis del Trabajo

Gestión de de las Relaciones

Laborales

Evaluación del

DesempeñoIncorporación

a CarreraElaboración

de Cartas Compromisos

USUARIOS

O

CLIENTES

Fortalecimiento Institucional Función Publica

Evaluacion de DesempenoInstitucional

Fig. 2 Modelo de Mapa de Procesos

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VII. IDENTIFICACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS El procedimiento para la identificación y documentación de los procesos de las instituciones públicas consta de las siguientes fases:

Fase 1: Conformar el Equipo Interinstitucional. La conformación del Equipo para la identificación y documentación de procesos se realiza en la siguiente forma:

a) La institución solicita formal asesoría del MAP para la Identificación y Documentación de sus procesos mediante comunicación escrita firmada por la máxima autoridad del organismo.

b) El MAP designa el técnico que fungirá como su representante en el equipo y líder del grupo.

c) La institución designará el equipo de Identificación y Documentación de Procesos, el cual deberá estar integrado, principalmente, por personal de las áreas de Planificación y/o Desarrollo Organizacional; Recursos Humanos y Calidad.

Fase 2: Identificación de los Procesos Institucionales. Como paso previo a la identificación de los procesos, deben ser considerados algunos elementos que sirven de marco de referencia. Entre ellos están:

Base Legal institucional Plan Estratégico y Operativo Estructura Organizativa Manual de Organización y Funciones Manual de Cargos Plan Estratégico y Operativo

Teniendo en cuenta este marco, se realiza un inventario de los macroprocesos y demás procesos institucionales para identificar cuáles son y no son relevantes para la organización. Lo que requiere considerar, entre otros, aspectos como los siguientes:

Misión de la unidad organizativa. Misión del servicio. Impacto en el ciudadano/ cliente. Importancia para el logro de los objetivos institucionales. Grupos de interés y expectativas de los clientes.

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Luego, se deben analizar las actividades para determinar si deben ser consideradas como un proceso de la organización. Para ello, debe cumplir criterios como los siguientes:

Tiene una misión o propósito claro. Contiene entrada y salida que pueden ser identificables. Debe ser susceptible de descomponerse en operaciones o tareas. Puede ser mejorado. Se puede asignar la responsabilidad del proceso a una persona Agrega valor

Fase 3. Descripción de los Procesos. Una vez elaborado el Mapa de Macroprocesos y Procesos que lo componen, se procede a hacer el relevamiento o levantamiento de información necesarios para describir cada proceso. El relevamiento debe hacerse describiendo las actividades en forma sucesiva y detallada hasta lograr el proceso completo, definiendo en forma clara:

Qué actividades hay que realizar, desde el inicio, y en qué secuencia hay que ejecutarlas hasta suministrar el servicio

Quién debe realizar cada una de las actividades. Quién es el dueño del Proceso. Cómo hay que realizar cada actividad. Qué se necesita para ejecutar las actividades. Cuáles son los límites del Proceso y los sub-procesos.

* (Ver formulario de levantamiento MAP-ST 012). Existen algunas herramientas que facilitan este análisis, como el siguiente cuadro:

No Macro-Proceso

Proceso Sub-Procesos

Actividades Responsable Unidades que intervienen

Producto esperado

1 1.

1.1 Actividad 1.2 Actividad 1.3 Actividad,

2

2.1 Actividad 2.2 Actividad 2.3 Actividad,

2

1 1.1 Actividad 1.2 Actividad 1.3 Actividad

2

2.1 Actividad 2.2 Actividad

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2.3 Actividad, N 1

1.1 Actividad 1.2 Actividad 1.3 Actividad

2

2.1 Actividad 2.2 Actividad 2.3 Actividad,

Fecha

Elaborado por Revisado por

Fig. 4: Cuadro para la identificación de los procesos institucionales Completado este paso, se procede a validar la información levantada con el responsable de la unidad organizativa, quien deberá firmar de conformidad la información suministrada. Luego, se procede a describir el Proceso con sus detalles, elaborar la ficha del proceso y el flujograma. La Descripción contiene los siguientes elementos:

a) Nombre del Proceso: descrito de modo indicativo que denota su calidad de imperativo.

b) Objetivo o Propósito (Misión): Descripción breve y concisa del objetivo del

proceso. Hay que preguntarse: ¿Cuál es la razón del proceso? ¿Para que existe? Esta misión y objetivo inspiran los indicadores de los resultados que se desea conseguir.

c) Alcance del Proceso: Establece la primera actividad (inicio) y la última (fin) del

proceso, para tener noción de la extensión de las actividades en la propia ficha.

d) Dueño o Propietario (Responsable): Tiene a su cargo la responsabilidad del proceso y sus resultados. Implica la capacidad de actuación y liderazgo del proceso para involucrar y movilizar a los actores que intervienen.

e) Documentos y/o Registros: Se pueden referenciar en la ficha de proceso aquellos documentos o registros vinculados a los procesos. Estos permiten evidenciar la conformidad del proceso y de los productos con los requisitos.

f) Historial de Cambios e Inspecciones: Se refiere a las inspecciones sistemáticas que

se hacen en el ámbito del proceso, con el fin de control del mismo. Pueden ser inspecciones finales o inspecciones en el propio proceso.

g) Límites de Proceso: Los límites están marcados por las entradas y las salidas, así como por los proveedores y los clientes.

h) Indicadores del Proceso: Permiten hacer una medición y seguimiento de cómo el

proceso se orienta hacia el cumplimiento de su misión u objetivo; conocer la evolución y las tendencias del proceso, así como planificar valores deseados para los mismos.

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i) Variables de Control: Se refiere a aquellos parámetros sobre los que se tiene capacidad de actuación dentro del proceso (es decir, que el propietario o los actores del proceso pueden modificar) y que pueden alterar el funcionamiento o comportamiento del proceso, y por lo tanto, de los indicadores establecidos. Permiten conocer a priori dónde se puede intervenir en el proceso para controlarlo.

j) Recursos: Se pueden también reflejar (aunque la organización puede optar en

describirlo en otro soporte) los recursos humanos, la infraestructura y el ambiente de trabajo necesario para ejecutar el proceso.

k) Anexos: Documentos que sustentan el proceso, tales como: base legal, formularios, otros.

Ejemplo 2: de Descripción de un Procedimiento del MAP:

PROCEDIMIENTO CÓDIGO

MINISTERIO DE

ADMINISTRACIÓN PUBLICA

ASESORIA EN LA ELABORACIÓN DE

MANUALES DE ORGANIZACIÓN Y

FUNCIONES

Preparado por Departamento de Planificación y Desarrollo

Aprobado por: Director(a) de Diagnóstico y Diseño Organizacional

Fecha de Emisión ________________________

1.0 Propósito o Misión: Asesorar a las diferentes instituciones Públicas en la realización de sus Manuales de Organización y Funciones.

2.0 Alcance: Empieza: Con la Resolución aprobatoria de la Estructura Organizativa institucional. Incluye: Levantamiento de informaciones, análisis de documentos, reuniones de consenso y Elaboración del Manual de Organización y Funciones. Termina: Con la Resolución que aprueba el Manual de Organización y Funciones de la institución.

3.0 Dueño o responsable: 3.1 El Departamento de Planificación y Desarrollo es responsable de escribir el

procedimiento. 3.2 La Dirección de Diagnóstico y Diseño Organizacional es responsable de implementar el

procedimiento. 3.3 El Departamento de Planificación y Desarrollo es responsable de verificar el

procedimiento. 3.4 La Dirección de Diagnóstico y Diseño Organizacional es responsable de la aplicación

de este procedimiento. 4.0 Documentos de Referencia:

4.1 Ley 41-08 de Función Pública. 4.2 Reglamento de Aplicación 527-09 de Estructura Organizativa, Cargos y Política

Salarial. 4.3 Base legal institucional

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4.4 Resolución Aprobatoria de Estructura Organizativa institucional. 4.5 Plan Estratégico de la institución. 4.6 Manuales de Organización y Funciones anteriores.

5.0 Políticas del Procedimiento: La Dirección de Diagnóstico y Diseño Organizacional es el área responsable de velar porque las distintas instituciones del Estado dominicano elaboren sus Manuales de Organización y Funciones, cumpliendo con las normas vigentes y procedimientos establecidos en la Ley No. 41-08 y su Reglamento de aplicación No. 527-09.

6.0 Descripción de las Actividades del Proceso

6.1 Para la prestación de la asesoría en la elaboración de Manuales de Organización y Funciones, la institución deberá tener aprobada previamente, la Estructura Organizativa.

6.2 El Manual de Organización y Funciones, de acuerdo con el “Instructivo para el Análisis y Diseño de Estructuras Organizativas del Sector Público” deberá incluir principalmente:

Las disposiciones legales que regulan la estructura. Misión institucional. Los objetivos estratégicos. Breve reseña histórica de la institución. Catálogos de Servicios. El organigrama.

6.3 Para las unidades organizativas, de acuerdo al “Instructivo para el Análisis y Diseño de Estructuras Organizativas del Sector Público”, se establecerán entre otras:

Los Objetivos. El nivel jerárquico y relaciones de dependencia Organigrama parcial Las funciones Las relaciones de coordinación interna y externa La estructura de cargos

7.0 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES: RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

1. Analista se comunica con Encargado(a) de Planificación y Desarrollo, o la persona designada para tales fines, y coordina reunión para trabajar con el Manual de Organización y Funciones. 2. Analista se presenta en la institución y se reúne con el Encargado(a) de Planificación o Analista de Desarrollo Organizacional 3. Entrega a los participantes de la reunión el formulario ST-010 “Guía para el Inventario de Procesos” y los entrena en como deben llenarlo. Nota: En los casos en que este formulario no haya sido llenado durante el proceso de aprobación de la estructura. 4. Entrega a la contraparte institucional, el formato para elaborar el borrador del Manual. 5. Recibe de los integrantes de la reunión los documentos requeridos para iniciar los trabajos.

Analista de Diagnóstico y Diseño Organizacional

6. Establece un plazo para la realización del levantamiento de información y elaboración del borrador del manual. 7. Fija fecha de próxima reunión de trabajo.

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8. Se reúne nuevamente, procede a revisar, y aclara cualquier duda sobre el documento, así mismo, verifica el nivel de avance de la elaboración del manual. 9. Elabora el cronograma de levantamiento de información, con la asistencia del Analista del MAP. 10. Realiza el levantamiento de información a los Encargados de las diferentes áreas sobre las funciones de las mismas.

11. Elabora un borrador del Manual en el formato recibido.

Contraparte Institución Solicitante

12. Remite los formularios ST-012 y el borrador del manual al Analista del MAP para corrección 13. Recibe los formularios con los levantamientos y el borrador del manual, verifica si están bien redactados, si tienen todos los datos o le falta alguna información.

Analista de Diagnóstico y Diseño Organizacional 14. Si todo está correcto remite el borrador del

manual al/la Director(a) de Diagnóstico y Diseño Organizacional. 15. Recibe el borrador elaborado por la contraparte institucional y revisado por el Analista.

Director (a) de Diagnóstico y Diseño Organizacional

16. Verifica, agrega sus observaciones y entrega al Analista. 17. Recibe el borrador del manual revisado por el/la Director(a) verifica si tiene correcciones.

Analista de Diagnóstico y Diseño Organizacional

18. Si tiene correcciones remite el borrador con las correcciones a la contraparte institucional. 19. Recibe vía el Analista de la Dirección de Diagnóstico y Diseño Organizacional el borrador del Manual con las correcciones. 20. Coordina una nueva reunión con los Encargados de áreas y el Analista del MAP. 21. Consensúa las correcciones del borrador del Manual e imprimen nuevamente.

Contraparte Institución Solicitante

22. En caso de que el borrador del Manual no tenga correcciones, informa vía telefónica a la contraparte institucional que pueden elaborar el manual definitivo, archiva el expediente, formularios ST-010 y el borrador del manual.

Analista de Diagnóstico y Diseño Organizacional

23. Elabora borrador de la resolución aprobatoria y procede a enviar a la institución para la firma. 24. Remite al MAP el Manual de Organización y Funciones y la Resolución firmada por la máxima autoridad de la institución para ser refrendada. 25. Recibe vía correspondencia, el manual y la resolución firmada por la autoridad de la institución.

Secretaria de Diagnostico y Diseño Organizacional 26. Registra en el formulario Remisión de documentos y remite a el/la Director (a) de Diagnostico y Diseño Organizacional

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27. Recibe la Resolución de aprobación del Manual de Organización y funciones firmada por la máxima autoridad de la institución.

Director (a) de Diagnóstico y Diseño Organizacional

28. Verifica que esta correcto y remite la Resolución al Despacho del Ministro vía la Secretaria.

Secretaria de Diagnóstico y Diseño Organizacional 29. Recibe la Resolución y tramita a Despacho para ser refrendada.

Director (a) de Diagnóstico y Diseño Organizacional 30. Recibe la Resolución de Aprobación de Manual de Organización y Funciones, firmada por la máxima autoridad de la institución solicitante. 31. Refrenda la Resolución de aprobación del Manual de Organización y Funciones y remite a la Dirección de Diagnostico y Diseño Organizacional. 32. Recibe la Resolución de Aprobación del Manual de de Organización y Funciones, refrendada por el Ministro. 33. Notifica a el Director (a) que la Resolución ya ha sido Refrendada por el Ministro. 34. Remite al Encargado del Departamento Jurídico, copia de la Resolución del Manual de Organización y Funciones.

Secretaria de Diagnóstico y Diseño Organizacional

35. Remite la Resolución de Aprobación Refrendada por el Ministro y el Manual de Organización y Funciones, a la institución, vía correspondencia.

8.0 ANEXOS: 8.1 Expediente de la institución (Base Legal, Resolución Aprobatoria de Estructura

Organizativa, manuales anteriores si los tiene, Planes Estratégico y Operativo, si los tiene).

8.2 Formulario ST-010 “Guía para el Inventario de Procesos”. 8.3 .Formato para elaborar Manual de Organización y Funciones.

9.0 REGISTROS: Código Nombre Almacenado Archivado Tiempo Disposición

Manual de Organización y Funciones

aprobado

Dirección de Diagnóstico y

Diseño Organizacional

De manera digital en

Backup (CD)

10.0 HISTORIAL DE CAMBIOS E INSPECCIONES: Revisiones Fecha Sección Descripción Revisado Por Refrendado Por Procedimiento

nuevo Encargado (a) Departamento de Planificación y Desarrollo.

Vice-Ministro (a) de Fortalecimiento Institucional

11.0 TIEMPO DE RESPUESTA: Tres (3) meses para la asesoría y elaboración del Manual de Organización y Funciones.

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Ejemplo de Ficha de Proceso:

MINISTERIO DE ADMINISTRACIÓN PUBLICA

FICHA DE PROCESOS

PROCESO: Asesoría para la Elaboración de Manuales de Organización y Funciones Institucionales

RESPONSABLE: Dirección de Diagnóstico y Diseño Organizacional

MISIÓN: Asesorar a las Instituciones Públicas en la Elaboración de sus Manuales de Organización y Funciones. ALCANCE: Empieza: Con la Resolución aprobatoria de la Estructura Organizativa institucional. Incluye: Levantamiento de informaciones, análisis de documentos, reuniones de consenso y Elaboración del

Manual de Organización y Funciones. Termina: Con la Resolución que aprueba el Manual de Organización y Funciones de la institución. ENTRADAS: Resolución que aprueba estructura organizativa, Formularios de levantamiento conteniendo

funciones de las áreas. PROVEEDORES: Unidades que conforman las Instituciones Públicas SALIDAS: Manual de Organización y Funciones aprobado CLIENTES: Instituciones Públicas. INSPECCIONES: Revisión de Analista del MAP asignado a Asesoría Revisión de la Directora de D.D.D.O.

REGISTROS: Copia del Manual Aprobado en CD, Actas de reuniones de los Equipos interinstitucionales MAP-Instituciones, Resolución Aprobatoria del Manual.

INDICADORES: Nivel de Implementación de Manual en nómina y en relación a los procesos institucionales. FECHA: La de Emisión del Manual

APROBACIÓN: Directora de Diagnóstico y Diseño Organizacional

Una vez descrito el proceso y confeccionada su ficha, se elabora el Flujograma, conocido también como Diagrama de flujos, que consiste en la representación gráfica del mismo, la cual permite visualizar las actividades y tareas en la secuencia u orden en que ocurren, las interrelaciones entre componentes de la organización y los flujos de información generados, producto de la interacción de los mismos

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En la confección del flujograma se utilizan los símbolos siguientes

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Ejemplo de un Flujograma:

Fig. 6: Flujograma parcial del proceso de Asesoría para la Elaboración de Manuales de Organización Institucional del MAP.

Fase 4: Elaboración del Manual de Procedimientos. Completada la fase de Descripción de los procesos, se procederá a la estructuración del Manual de Procedimientos, siguiendo los lineamientos del Ministerio de Administración Pública. El cual debe contener básicamente lo siguiente:

Introducción Objetivo del Manual Mapa de Procesos Fichas de los Procesos Descripción de los Procedimientos Flujogramas Fecha de Aprobación

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4.1. Validación del Manual.

Una vez elaborado el manual deberá validarse con los responsables de las diferentes áreas y remitirse al Ministerio de Administración Pública para su revisión.

4.2. Aprobación de la máxima autoridad de la institución.

Los miembros del Equipo interinstitucional deberán someter el manual a la máxima autoridad del organismo para su aprobación, acompañado de un informe síntesis del proyecto desarrollado.

4.3. Aprobación del MAP.

Una vez aprobado el manual por la máxima autoridad del organismo, deberá ser remitido al Ministerio de Administración Pública (MAP) para su aprobación final, mediante resolución, previo a su puesta en funcionamiento.

4.4. Implementación.

La implementación del manual inicia con la puesta en funcionamiento del mismo, mediante la distribución de un ejemplar a cada responsable de las áreas organizativas. Corresponde a la máxima autoridad de la institución delegar en el área de Planificación y/o Desarrollo Organizacional, o el área de Calidad Interna, si existiera, su implementación.

4.5. Revisión del Manual.

Se recomienda la revisión del Manual, por lo menos una vez al año, a fín de adecuarlo a la dinámica de crecimiento o cambios que se generen en las actividades y servicios de la institución.

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VII. REFERENCIA BIBLIOGRAFICA Halliburton, Eduardo y otros. (1999). Manual para el Análisis, Evaluación y Reingeniería de Procesos en la Administración Pública (2da. edición -2006). Argentina.

Trischler, William. (2003). Mejora del Valor Añadido en los Procesos. Ediciones Gestión 2000, S. A., Barcelona.

Montas, Liber J. Programa de Especialización en Análisis, Rediseño y Optimización de Procesos, obtenida en el 2010 de http://www.qualitypoint.com.do/. Web: Gestión por Procesos, visitada 29 de diciembre del 2010, en http://web.jet.es/amozarrain/Gestion procesos.htm

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VIII. ANEXOS 1. Formulario Para el Levantamiento de Procesos (MAP-ST-012) 2. Matriz Detección de Procesos Claves

Doc. No.: MAP-ST-012 Rev. A

1) Nombre de la Institución:

2) Nombre del Proceos:

3) Unidad Administrativa Responsable del Proceso: 4) Analista:

5) Objetivo General del Proceso:

6) Clientes (Quién y Qué Recibe):

7) Acción que Origina este Proceso:

8) Premisas, Supuestos, Asunciones Básicas:

pág. 1/2

Pág.____/_____

Formulario para el Levantamiento de Procesos

República Dominicana

Departamento de Planificación y Desarrollo(MAP)

Ministerio de Administracion Pública

(Utilice hojas adicionales en caso de ser necesario)

Doc. No.: MAP-ST-012 Rev. A

9) Descripción del Proceso: Pág.____/_____Paso No. Tiempo

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Responsable

Formulario para el Levantamiento de Procesos

Descripción

República DominicanaMinisterio de Administracion Pública

Departamento de Planificación y Desarrollo(MAP)