Primera CONVOCATORIA ASAMBLEA ORDINARIA DE · PDF fileSi usted tiene una propuesta a título personal o de un tercero, ... Revisor Fiscal La ciudad Ref. CARTA DE GERENCIA Y ADMINISTRACION

Conjunto Residencial Entrepinos. Nit 900.121.119-1 Telefax 051-4870664.

Calle 94 Nro 72 A – 91. Barrio Parque Lagartos – Bogotá - Colombia

Email administración @ conjunto entrepinnos.com

La Administración CONJUNTO RESIDENCIAL ENTREPINOS P.H

Primera CONVOCATORIA

ASAMBLEA ORDINARIA DE COPROPIETARIOS

INFORME ANUAL 2012 APROBACIÓN PRESUPUESTO MARZO 2013 –

FEBRERO 2014

FECHA DOMINGO 10 DE MARZO DE 2013 LUGAR Salón comunal 1er piso. Hora 9:00 AM.

Wilson U. Rodríguez G.

Administrador




CONVOCATORIA PARA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA

PRIMERA CITACIÓN CONVOCATORIA No. 01-2013

Bogotá, 17 de Febrero de 2013

El suscrito administrador WILSON U. RODRIGUEZ G. en el uso de las facultades legales que le confiere el artículo 51 del nuevo régimen de propiedad horizontal Ley 675 de 3 de agosto de 2.001 y el reglamento de propiedad horizontal del Conjunto residencial Entrepinos se permite convocar a la ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS CONJUNTO RESIDENCIAL ENTREPINOS. Para el día domingo 10 de Marzo de 2013, a las 9:00 AM en el Salón social primer piso, ubicado en la Calle 94 Nro 72 A – 91. Barrio Parque Lagartos - Bogota. Propongo el desarrollo del siguiente ORDEN DEL DIA:

1. Verificación del Quórum. 2. Lectura y aprobación del orden del día. 3. Elección de Presidente y Secretario de la Asamblea. 4. Lectura y aprobación del Reglamento que regirá la Asamblea. 5. Elección de la comisión encargada de verificar la redacción del acta de la presente Asamblea 6. Aprobación del Acta anterior. – Asamblea Ordinaria 26 de Febrero de 2012 7. Informe de gestión del Consejo de Administracion, Comité de convivencia y Representante Legal. 8. Informe Revisoría Fiscal. 9. Palabras Presidente del Consejo de Administracion Sr Libardo Ortiz Saldarriaga. 10. Aprobación de estados financieros año 2012. 11. Aprobación de presupuesto Marzo de 2013 a Febrero de 2014. 12. Elección del Consejo de Administración - Convivencia periodo 2013. 13. Elección o ratificación Revisor Fiscal – Representante Legal Administrador 2013 14. Proposiciones y varios.

ADVERTENCIAS

Es importante su asistencia señor copropietario, a fin de que sean escuchadas sus ideas, proposiciones y se decidan.

Si a usted no le es posible asistir, puede otorgar poder a la persona que a bien tenga, preferiblemente otro copropietario, presentándolo con antelación en la oficina de administración.

Recuerde señor copropietario que las decisiones tomadas válidamente en la asamblea obliga a presentes, ausentes y disidentes.

Se recuerda que la sanción por inasistencia aprobada en asamblea es del 50% de la cuota de

administración plena vigente. FIRMA AL INGRESO – FIRMA A LA SALIDA DE LA ASAMBLEA. Falta una




firma se cobrara 50% de la sanción y en el evento de establecer falta de quorum se puede anular la Asamblea con sus respectivas aprobaciones.

Los libros de contabilidad, Actas de Asamblea y Consejo de Administracion de acuerdo a los estatutos se encuentran a su disposición para su consulta en la oficina de la administracion en el horario establecido en cartelera a partir del día 18 de Febrero del 2013 o en la página www.conjuntoentrepinos.com. Se reciben observaciones a los estados financieros, libros, actas y demás información que se entrega en esta convocatoria hasta 5 días antes de la Asamblea a fin que sean revisadas sus solicitudes.

Favor enviar sus sugerencias, proposiciones y varios con tres días de anterioridad a la asamblea, a fin de ser revisados y hacer más ágil la reunión. Enviar a la administración o correo electrónico administración @ conjuntoentrepinos.com

Si usted tiene una propuesta a título personal o de un tercero, para ser debatida a nivel de asamblea, favor hacer llegar con anticipación la propuesta.

Recuerde que si su unidad privada pertenece a dos o mas personas, deben otorgar poder a una sola para que intervenga en la asamblea.

La presente convocatoria se entregara en cada apartamento y será firmada por la persona que la recibió. Si el residente es inquilino favor comunicar a la administracion este hecho, para remitir al copropietario esta citación a la dirección registrada en el Formato de Propietarios y residentes.

ANEXOS

1. Reglamento de Asamblea. 2. Informe Consejo y Administracion 3. Estados financieros 2012. 4. Poder

CONSTANCIA

Se ha convocado mediante cartelera con la antelación estatutaria de 15 días calendario y se entregara copia de la convocatoria junto con los anexos en forma personal a cada propietario o correo electrónico. . Quedo a la espera de cualquier solicitud de aclaración que desee y sin otro particular me suscribo

WILSON U. RODRIGUEZ G.

Administrador

http://www.conjuntoentrepinos.com/

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]




REGLAMENTO PARA ASAMBLEA ORDINARIA DE COPROPIETARIOS CONJUNTO

RESIDENCIAL ENTREPINOS P.H.

a) La elección de los cargos de Presidente, Secretario de la asamblea general se hará por postulación nominal al inicio de la Asamblea, la elección de dichos candidatos se hará por mayoría de votos.

b) La comisión verificadora del acta de esta asamblea será elegida por los copropietarios y estará conformada por

tres (3), copropietarios hábiles que hayan asistido preferiblemente a la anterior asamblea. c) La elección de los miembros de Consejo de Administración se hará por postulación. REGLAMENTO DEL DEBATE ARTICULO PRIMERO: Por derecho, es el presidente de la asamblea el director del debate, solamente él puede ceder el derecho al uso de la palabra. ARTICULO SEGUNDO. El secretario general tiene las siguientes funciones dentro de la Asamblea: a) Asignar el orden del derecho a uso de la palabra pasándola al director del debate. b) Llevar el orden de las intervenciones de los copropietarios, hacer y elaborar el acta. ARTICULO TERCERO: Los participantes que quieran hacer uso de la palabra, la pedirá levantando la mano para que sean anotadas por el secretario y posteriormente el director del debate la concederá en el respectivo orden. ARTICULO CUARTO: Las personas que hayan obtenido la palabra deben indicar su nombre, número de INTERIOR Y APARTAMENTO. ARTICULO QUINTO: Cada expositor puede hacer uso de la palabra hasta por 2 minutos, en cada tema no podrá ningún participante de la Asamblea hacer uso de la palabra más de tres veces. ARTICULO SEXTO: Todo participante que haga uso de la palabra, debe dirigirse a la asamblea y no a una persona determinada, ni entablar diálogo con ellas. La exposición del pensamiento de todo orador debe hacerse en forma breve, clara, concisa, evitando las discusiones inútiles y lenguaje ofensivo y violento. ARTICULO SEPTIMO: Mientas alguien esté interviniendo no podrá ser interrumpido, sólo por el director del debate y esto cuando se esté saliendo del orden o las circunstancias así lo ameriten. ARTICULO OCTAVO: Las proposiciones que pasan a ser discutidas y sometidas a la votación deberán ser elaboradas por escrito, debidamente firmadas y dirigidas al director del debate. El secretario toma nota para el acta.




ARTICULO NOVENO: Los copropietarios morosos deben reunirse y nombrar un representante para la asamblea, quien tendrá voz y voto. Se considera moroso para esta asamblea, todo copropietario que deba TRES o más cuotas de administración. Se anexa a la presente convocatoria, un estado de cuenta por apartamento que tengan saldo a la fecha de impresión del mismo, para verificar con anterioridad hay alguna inconsistencia en la información para ser revisada y o ajustada antes de la Asamblea. Si no llega estado de cuenta su apartamento se encuentra al día. ARTICULO DECIMO: Los copropietarios que no puedan asistir a la Asamblea, pueden delegar en otro copropietario por medio de un poder firmado y con huella dactilar que se anexa en la citación. ARTICULO DECIMO PRIMERO: Un copropietario podrá asistir máximo con dos (2) poderes. ARTICULO DECIMO SEGUNDO: No se permite la entrada a menores de edad al recinto de la reunión. ARTICULO DECIMO TERCERO: En las unidades privadas que tienen 2 o más copropietarios, deberán reunirse y dar poder para Asamblea solo a una persona. En los casos de unidades embargadas el secuestre es el delegado, en las sucesiones ilíquidas el representante legal de la sucesión, albacea o administrador. ARTICULO DECIMO CUARTO: La asistencia se tendrá en cuenta al inicio y final de la Asamblea, para lo cual el copropietario se acercara a la mesa de registro para cargar la información y establecer si hay quórum y al final de la reunión firmara la respectiva acta de asistencia, con el fin que todas las decisiones sean validas. ARTICULO DECIMOQUINTO: La hora de citación a la asamblea es 9:00 AM. Se esperara 15 minutos para registrar la asistencia y establecer quórum. De no presentarse la asistencia mínima, se dará alcance al Articulo 41 de la ley 675 de 2001. Se procederá a realizar la respectiva acta y se registrara asistencia. Se programara la reunión de segunda convocatoria. para el tercer día hábil siguiente al de la convocatoria inicial, miércoles 13 de Marzo de 2013 a las ocho pasado meridiano (8:00 p.m.), sin perjuicio de lo dispuesto en el reglamento de propiedad horizontal, la cual sesionará y decidirá válidamente con un número plural de propietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados.

Se recuerda que la sanción por inasistencia aprobada en asamblea es del 50% de la cuota de administracion

plena vigente. FIRMA AL INGRESO – FIRMA A LA SALIDA DE LA ASAMBLEA. Falta una firma se cobrara 50% de la sanción y en el evento de establecer falta de quorum se puede anular la Asamblea con sus respectivas aprobaciones.

Quedo a la espera de cualquier solicitud de aclaración que desee y sin otro particular me suscribo Cordialmente,


Administrador




Bogotá, 10 de Marzo de 2013 Señor WILSON U. RODRIGUEZ G. Administrador La ciudad Ref. PODER - ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS CONJUNTO RESIDENCIAL ENTREPINOS P.H. Yo,______________________________________________, mayor de edad y vecino de .______________________, identificado como aparece al firmar, en mi calidad de Copropietario inscrito en el Interior _____ Apartamento Nro _________del Conjunto residencial Entrepinos, con coeficientes de copropiedad 0,40%, manifiesto que confiero poder suficiente al Sr. ___________________________________ identificado con C.C. No.________________________ para que a mi nombre y representación asista la ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS DEL CONJUNTO RESIDENCIAL ENTREPINOS P.H. de Primera Convocatoria año 2013, Citada para el día 10 de Marzo de 2013 a las 9:00 AM en el Salón social del Conjunto, primer piso.

Mi apoderado tiene las facultades con voz y voto de proponer, de decidir y de aprobar. Solicito reconocerlo al tenor de este mandato. Cordialmente, _____________________________________________ Cedula Nro _________________de ________________ HUELLA DIGITAL

Nota: El decreto 2150 de 1995 suprimió los requisitos de autenticación y reconocimiento de documentos originales.




Bogotá, 20 de Febrero de 2013 Señor WILLIAM ERNESTO GIL RODRIGUEZ Revisor Fiscal La ciudad Ref. CARTA DE GERENCIA Y ADMINISTRACION AÑO 2012 Apreciado señor Gil: En mí leal saber y entender con respecto a mi gestión correspondiente al año 2012, me permito informar lo siguiente:

1. Todas las operaciones y transacciones correspondientes al año en referencia, han sido tramitadas de acuerdo a los procedimientos establecidos en las políticas en la Administracion que he dirigido como representante Legal del Conjunto Residencial.

2. Todos los costos y gastos por el año en referencia, correspondiente a mi gestión han sido informados al responsable del procesamiento contable – Contador – y por consiguiente los Estados Financieros que son de mi responsabilidad refleja la realidad económica del Conjunto Residencial Entrepinos PH.

3. Por otra parte en materia de gestión y transparencia en las decisiones –costos y gastos – causados y pagados en el mismo año, bajo mi Administracion no se sido informado y desconozco hasta la fecha de asuntos de conflicto de intereses con proveedores, copropietarios, empleados en misión de la Entidad que puedan afectar las cifras que he presentado en forma oportuna a la Revisoría Fiscal en sus momentos, las cuales se encuentran firmadas por el contador de la Copropiedad dando evidencia que han sido tomadas fiel copia de los libros oficiales de la contabilidad.

4. De igual forma las desiciones financieras y operativas que he tomado bajo mi Administracion es el reflejo de las políticas impartidas por la Asamblea General de Copropietarios y del Consejo de Administracion en su momento.

5. Por ultimo: he entregado y facilitado toda la información que esta a mi alcance al Revisor Fiscal para que efectúen sus pruebas requeridas y presenten sus dictámenes correspondientes.

6. Con respecto a las cartas de Control Interno emitidas por la Revisoría Fiscal, las he cumplido en forma gradual en lo que ha estado a mi alcance.

Quedo a la espera de cualquier solicitud de aclaración que desee y sin otro particular me suscribo Cordialmente,


Administrador




CERTIFICACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

ARTICULO 57 DEL DECRETO 2649 – 2650 /93 AÑO 2012

EL SUSCRITO CONTADOR Y REPRESENTANTE LEGAL DEL CONJUNTO RESIDENCIAL ENTREPINOS PH

CERTIFICAN

Que ha sido verificado previamente las afirmaciones y cifras en el Balance General y el Estado de Resultados con corte a 31 de diciembre de 2012, que se presentan en la fecha a la Asamblea General de Copropietarios. Que las cifras han sido tomadas de los libros Oficiales de contabilidad, los cuales fueron preparados bajo las normas de Contabilidad generalmente aceptadas en Colombia: Decretos 2649 y 2650 de 1993 y orientación del Consejo Técnico de la Contaduría para la propiedad horizontal reglamentada en la Ley 675 de 2001

WILSON U RODRIGUEZ G ALEXANDER VELA PUERTO Representante Legal – Administrador Contador Publico TP 86719 - T




INFORME GESTION CONSEJO DE ADMINISTRACION Y ADMINISTRACION

CONJUNTO RESIDENCIAL ENTREPINOS P.H INFORME ADMINISTRATIVO 1 DE MARZO A 31 DE DICIEMBRE DE 2012

_____________________________________________________________________________________ Apreciados Copropietarios: Para el Consejo de admi9nistracion y la administración es grato informar a ustedes que se dio cumplimiento en un todo a las actividades y acciones aprobadas por la Asamblea Ordinaria de Copropietarios del día 26 de Febrero de 2012, de conformidad con el Reglamento de Propiedad Horizontal y La Ley 675 de 2001. PROCESOS JURÍDICOS Actualmente no existen procesos en contra del Conjunto Residencial. El cobro pre-jurídico por expensas comunes se ha adelantado mediante acuerdos entre los residentes y esta Administracion. Actualmente tenemos tres procesos de cobro de cartera en Jurídico con más de tres cuotas de mora los cuales han venido abonando gradualmente. REVISION CONTRATOS SERVICIOS Y MANTENIMIENTO Se adelantó una revisión de los contratos de servicios de Revisoría Fiscal, contador y Administrador, este último con póliza de cumplimiento y responsabilidad. Los contratos de mantenimientos preventivos y correctivos, se complementaron con otro si firmado entre las partes, donde se elimina la condición de renovación automática del contrato. Así mismo, los contratos de servicios actuales estarán vigentes hasta el día 31 de mayo de 2013, fecha máxima en la cual el nuevo Consejo de Administracion y la Administracion, revisaran la conveniencia de suscribir un nuevo contrato o cambiar el proveedor. CARTERA Al corte del 31 de diciembre de 2012 tenemos el siguiente resultado en días de mora:

Dias mora DIC DE 2012 %

Promedio 2012 %

0-30 10.808.635 43.00

10.721.536 35.11

31-60 5.483.523 21.82 6.241.663 20,44

61-90 2.777.846 11.05

3.403.254 11,14

91-120 1.711.568 6.81

1.886.083 6,18

121-150 933.760 3.72

1.279.891 4,19

151-180 626.211 2.49

996.065 3,26

181 2.793.311 11.11

6.010.924 19,68

25.134.854

30.539.416

El total de la cartera al corte del 31 de diciembre de 2012 ($ 25.134.854) corresponde al 5.94% de participación sobre el total de la facturación año 2012 ($ 423.256.210). El promedio durante el año fue de $ 30.539.416, casi, el valor de una mensualidad de administración sin descuento de todo el conjunto residencial. Si seguimos con esa tendencia el conjunto no podrá seguir con la política de pago a proveedores en oportunidad durante el mismo mes de servicio, perdiendo poder de negociación.




La cartera con más de 3 cuotas de administración se ha venido controlando pero tenemos $ 6.064.850 acumulados en el 2012, lo que refleja un mejor comportamiento con respecto a los $ 8.965.968 del año 2011, como resultado de la gestión de cobro y continuidad de las políticas de cartera que incluyo medidas tales como la restricción de domicilios, uso de parqueaderos de visitantes, procesos pre jurídico y Jurídico con costos entre el 15% y 20% sobre el total de la obligación, entre otros.

COMPARATIVO NOMINAL COMPARATIVO PORCENTUAL

Dias mora 2.012 2.011 Diferencia 2012 2011 Diferencia

0-30 10.808.635 9.714.013 1.094.622 43,00% 40,13% 2,87%

31-60 5.483.523 3.448.018 2.035.505 21,82% 14,25% 7,57%

61-90 2.777.846 2.076.834 701.012 11,05% 8,58% 2,47%

91-120 1.711.568 945.881 765.687 6,81% 3,91% 2,90%

121-150 933.760 916.253 17.507 3,72% 3,79% -0,07%

151-180 626.211 881.266 -255.055 2,49% 3,64% -1,15%

181 2.793.311 6.222.568 -3.429.257 11,11% 25,71% -14,59%

25.134.854 24.204.833 930.021 100,00% 100,00% 3,84%

En términos generales, la participación porcentual de la cartera en todas sus edades se incrementó con respecto al año 2011. Esto demuestra indudablemente dos cosas: Primero. Para obtener recuperación de cartera se debió acudir al recaudo por la vía Judicial para tener un mejor indicador. Segundo: Que el descuento por pronto pago ya NO es un estímulo. El descuento de los $ 5.000 fue establecido en términos nominales hace más de 6 años y se ha mantenido en el tiempo sin tener en cuenta el incremento anual de la cuota de administración, por lo tanto, lo que en un comienzo era el 8.73% del valor de la cuota, hoy día es el 3.73%. lo que genera un impacto negativo en los ingresos. Por lo anterior, se presentara en asamblea un proyecto de un descuento real del 10% sobre el valor de la cuota de administración pero con plazo hasta el día 15 de cada mes, un segundo descuento del 5% hasta el día 20 de cada mes y sin descuento desde el día 21 hasta el 31 de cada mes. Esto buscara un mayor plazo de pago para los residentes, ampliara el porcentaje de personas pagando al día con descuento. Esta medida desestimulara así mismo a quienes por considerar el descuento actual no atractivo se retrazan normalmente en los pagos. EJECUCION PRESUPUESTAL La ejecución presupuestal del año 2012 fue medida, ajustada a los conceptos contables y realizados mediante una política de austeridad con control en el gasto.

Se recaudo y reclasifico los otros ingresos no presupuestados (Intereses de mora, sanciones y multas e intereses de cuenta de ahorros) por un valor de $ 7.101.409.00

Los saldos de las partidas presupuestales sin ejecutarse se provisionaron en una cuenta contable para mantenimiento de zonas comunes por un valor de $ 11.623.441.00.

Los estados financieros reflejan un gasto de $ 2.719.705.00 superior a lo aprobado por la Asamblea en el renglón de gastos diversos. La suma anterior corresponde en primer término a gastos por celebración navideña y gastos de despedida fin de año de los guardas ($655.990.00) facturas recibidas con fecha posterior a los eventos, al costo de la Asamblea del año 2012 ($1.248.410.00) (papelería, alquiler de sillas,




refrigerio, correo certificado y otros). Estos valores se clasificaron en los años anteriores en diferentes rubros presupuestales, costumbre que se eliminó para mayor claridad. Los $ 815.305 restantes corresponden a gastos complementarios de las demás reuniones de convivencia tales como: Día de la madre, día de los niños, celebración navideñas, reuniones de Consejo de Administracion y cinematecas, películas de mensajes de unidad familiar y valores, con sus respectivos pasabocas. Es de aclarar que esta partida (eventos), en años anteriores era insuficiente, pero se atendía con los ingresos por intereses de mora o sanciones para compensar este gasto.

En resumen, se aumentaron las provisiones en términos nominales de $ 26.523.212 a $ 40.637.761.00, lo que nos permite una mayor disponibilidad y un menor impacto de las tareas urgentes e inmediatas que se precisan.

MANTENIMIENTO REPARACIÓN Y MEJORAS

Se realizó al adoquín un mantenimiento correctivo en los sótanos en un 90% del área, se restauró cerca del 15% del total de circulación vehicular, adicional al trabajo realizado en el año 2011. Se reforzó el mantenimiento en los parqueaderos de visitantes y se pintaron. Se adelantó dos brigadas de emboquillado del adoquín de acuerdo a las recomendaciones técnicas del informe de la Empresa de ingeniería D&D Ingenieros Ltda. (Asesoría que a la fecha no ha sido facturada).

Se reforzó y atendió los temas de goteras existentes que son mínimas, que a la fecha, cuando tenemos lluvias muy fuertes, ocasionan, humedades leves o goteras eventuales, pero se atienden inmediatamente. Este es un tema que se deberá seguir atendiendo, en menor proporción con respecto a años anteriores, con un mantenimiento preventivo, el refuerzo de culatas, asegurar y cambiar tornillería, aplicación de cemento marino y pintura para cubiertas.

Se adelantó trabajos tanto preventivos como correctivos en áreas como: Arreglos y Pintura en el drywall en el Hall de los interiores, arreglo de carpintería metálica como puerta de Ingreso vehicular – peatonal, cuarto de basuras, compuertas de reciclaje, rejas, contadores de gas, cuarto de motobombas, decapado de ceras, sellado de pisos, etc.

Se realizó fumigación al 100% en las zonas comunes cada trimestre. El lavado de tanques de agua potable y de aguas negras, cada seis meses de acuerdo a las normas Sanitarias vigentes. Adicionalmente se realiza control cada mes de la tubería de aguas negras.

Los mantenimientos y servicios que tienen contrato como vigilancia, aseo, contabilidad, cercado perimetral, ascensores, motobombas, jardinería, CCTV, se adelantaron normalmente.

Por efectos de una inundación en el cuarto de motobombas, resultado de un corte de energía, se dañaron e instalaron motobombas nuevas por un valor de $ 25.454.160. Se aprobó por Consejo de Administracion que era más conveniente tener motobombas nuevas que reparadas, ya que están han tenido varios eventos de inundación (tres en seis años) y los equipos ya no eran confiables y estaban demandando mayor mantenimiento así como repuestos. Con el proveedor Ignacio Gómez Hermanos y en compañía del Ingeniero Francisco Mariño (1-701), se logró negociar un descuento del 5% al 15% por pago de contado, sobre el total de la factura equivalente a $ 3.8018.124. La póliza de zonas comunes, reconoció $ 16.492.694, después de aplicar el respectivo deducible equivalente al 10% de la perdida (una vez se demostró la pérdida total de los equipos). Se utilizo recursos del fondo de imprevistos por valor de $ 4.610.301 y la diferencia de $ 543.041, de la partida de mantenimiento de motobombas.

Con el objeto de seguir evitando problemas generados por la oscuridad en los parqueaderos no iluminados y mejorar las condiciones de vida de los residentes, se recomienda modificar el actual sistema de iluminación por uno en base a lámparas de mayor iluminación, menor consumo de energía y sensores de movimiento.




Esta evaluación realizada por técnicos de Codensa permitió establecer que reemplazando los tubos actuales de 40V por tubos de 18V y sus accesorios, se puede iluminar la totalidad de los parqueaderos sin que esto implique un mayor costo en el suministro de energía. El conjunto, por su cuenta, está realizando los cambios necesarios en los parqueaderos que actualmente tienen el servicio. El costo de implementación por parqueadero que no está iluminado será a cargo del propietario, el cual debe hacer la solicitud a la administración la que se encargara de la ejecución.

SEGUROS DE LA COPROPIEDAD La póliza para el año 2012 era con la compañía Royal And Sun Alliance y se constituyó por un valor de $38.453.316. La póliza de zonas comunes para la vigencia del año 2013 se constituyó con la Empresa Chubb de Colombia con mejores alternativas de mercado comparada con R&S y las demás compañías. Se mejoró la asegurabilidad y las tasas para un total de $ 27.279.948 por concepto de prima y de Interés de financiación a 6 meses por un total de $1.164.000 con una tasa preferencial. Esta alternativa, le permitió al Conjunto un ahorro de $ 10.009.368 con respecto al año 2012. Les sugerimos a todos ustedes, la necesidad de asegurar área privada y contenidos – muebles y enseres de la unidad privada de su apartamento. Adicionalmente las personas que tienen crédito hipotecario pueden obtener un beneficio económico entre un 65% a 70% en el costo anual de la póliza que tienen con el banco, mediante la modalidad de Endoso con cualquier aseguradora generando un menor valor en la cuota mensual de su obligación Financiera. SEGURIDAD DEL CONJUNTO RESIDENCIAL Seguimos atendiendo el Decreto 4950 de 2009, que reglamenta la contratación de la empresa de Seguridad y sus tarifas. La circular de la superintendencia de Vigilancia se encuentra a su disposición en el portal de Internet del conjunto – normatividad.

No se presentaron robos ni incidentes durante la vigencia del año.

Se instaló luces de emergencia en los corredores de cada piso en los nueve Interiores, en los salones sociales y portería, mediante la implementación de lámparas con luz led, como una alternativa de bajo costo, cuando no tengamos fluido eléctrico.

Se actualizo el software Guardianweb® instalado en el sistema de control de la portería con mejoras, apoyados en las ventajas del internet con el fin de realizar: notificaciones en tiempo real referente al registro de correspondencia, visitantes, autorizaciones, vehículos, empleadas, actualización de datos y novedades de seguridad. Se implementó para la administración, generadores de reportes con la respectiva capacitación de guardas y empresa de seguridad. Esta implementación y mantenimiento se realizó sin costo alguno.

Se instaló un datafono, para atender los pagos de servicios públicos, recargas de celulares, consultas de cuentas, recarga de peajes por tarjeta, pago de administración y convenios adscritos a la red Redeban.

Se elaboró encuesta de satisfacción del cliente con la Empresa de vigilancia con excelentes resultados, salvo algunos comentarios que buscan mejorar el servicio y la aptitud del personal.

Se instalaron 10 sirenas de emergencia activadas desde la portería, se adquirió una silla de ruedas plegable, un megáfono para eventos de emergencia y facilitar procesos de evacuación, como medida inmediata a una falencia de seguridad identificada en el daño de un tubo de suministro de gas en el mes de Diciembre de 2012




PROCEDIMIENTOS DE EVACUACION: Se recomienda establecer en el futuro inmediato un plan de Evacuación y de continuidad operacional, con el fin de hacer frente a las contingencias que puedan presentarse. Entre tanto se recomienda:

1. Cuando suene la Alarma de cada torre adelantar la evacuación de la misma a la mayor brevedad posible 2. Reportar a esta Administracion o personal de vigilancia los apartamentos con menores de edad y adultos

mayores. 3. Dirigirse al parque colindante y permanecer en el hasta nuevas instrucciones, emanadas únicamente de

la Administracion o la persona que haya dirigido el proceso de movilización. 4. No utilizar los ascensores, salvo los casos de emergencia mayor (movilización de adultos, enfermos y

niños de brazos). 5. No mover los vehículos del parqueadero. Durante el proceso se suspende el ingreso y salida de los

mismos. 6. Conozca a sus vecinos e identifique cuál de ellos podría tener alguna dificultad en estos casos para

ayudar o para notificar a la empresa de vigilancia. 7. Se recomienda asistir a los reuniones y seminarios que para el efecto se programen.

SECRETARIA DEL HABITAT. Se solicitó a la Secretaria del Hábitat mediante comunicación y haciendo una ampliación a la Radicación SDH-15230/08 con el fin de atender los siguientes puntos pendientes así: Entrega parque Cesión Tipo A . Este parque colinda por el costado oriental del Conjunto Residencial Entrepinos y Altorreal, que a la fecha No ha entregado la constructora. La Secretaria del Hábitat no se ha pronunciado. Como el parque no lo ha entregado la constructora al IDR y esa entidad tampoco lo ha recibido, su mantenimiento no se ha realizado, motivo por el cual con recursos de destinación de Asolagartos se están empezando a realizar unos mantenimientos mínimos de seguridad, corte de prado y se está reforzando alianza con la policía Metropolitana para hacer más efectiva su presencia en el sector y o conjunto residencial, mediante un apoyo económico mínimo para el arreglo de sus motocicletas. Rampas de discapacitados: Se solicitó a esta entidad a mediados del año 2008 un concepto en la cual se determina la Obligatoriedad de la Constructora, de haber entregado rampas de discapacitados en los interiores de cada torre para acceder al ascensor. Después de varios acercamientos, en conciliación en el mes de Septiembre de 2011 y con el antecedente del trámite de dos comunicados en calidad de derecho de petición, uno para la entrega de la resolución y otro para darle continuidad al proceso, la constructora acepto la responsabilidad de construir las respectivas rampas, previa presentación de tres cotizaciones de su implementación (Licitación realizada en el conjunto meses en el año 2011 ) y se entregaron inmediatamente al despacho de la Secretaria del Hábitat, con el fin de atender el requerimiento. Estas cotizaciones no incluían el costo de la licencia. En la conciliación del mes de Octubre del 2011 la constructora manifiesto su intención de construir las rampas con recursos propios, pero sin trámite de Licencia, ya que la pendiente exigida por norma técnica NO se ajusta al área a desarrollarse en la zona común (La inclinación de una rampa para discapacitados no pueden superar los 12 grados y para el ejerció estarían construyéndose con 13 a 14 grados en algunos casos). Esta Administración, por su parte, exigió dicho trámite (Licencia de reparación, modificación o construcción), teniendo en cuenta que se debe realizar este tramite así salga negada la Licencia, ya que es un tema técnico y a quien le corresponde solucionarlo es a la Constructora. La Secretaria del hábitat en esta conciliación dispuso que la constructora debitaría construir y entregar las rampas, lo que fue aceptado comprometiéndose a realizarlas y entregarlas el día 28 de Diciembre de 2012. Como se evidencio el incumplimiento de la constructora, la Secretaria del Hábitat, se pronuncia mediante Resolución Nro. 0015 del 10 de Enero de 2013, donde sanciona a la constructora con un valor de $ 41.158.000 y ORDENA la




construcción y entrega de las rampas antes de los siguientes 120 días, fecha que se vence la primera quincena del mes de Mayo de 2013. Los recursos recaudados mediante cuota extraordinaria en el año 2010, para obras de desarrollo del proyecto de rampas, siguen en una cuenta bancaria diferente a la del funcionamiento del Conjunto (Nota estados financieros Nro. 7)

ACTIVIDADES COMITÉ DE CONVIVENCIA

Se adelantó las actividades programadas como son. El día de la madre, El día de los niños, La Iluminación navideña, la Novena de Aguinaldos y la actividad de Fin de año de despedida de empleados en misión del conjunto residencial, Así mismo se retomaron las cinematecas con la colaboración del Sr Hermes Barrera a quien expresamos nuestro particular agradecimiento.

Aun NO se ha consolidado la conformación de la Asociación de viviendas del sector parque Lagartos ASOLAGARTOS, concebida con el objeto de promover la sana convivencia, la seguridad y la salubridad del sector. Se considera necesario constituir esta Asociación dentro de los lineamientos de Ley, estatutos y compromiso de los residentes del sector Parque Lagartos.

El Conjunto está considerando la posibilidad de suspender, temporalmente, el pago de la alícuota del contrato de Vigilancia Externa, hasta tanto el mismo no se ajuste en tarifas de Ley por parte de los demás conjuntos residenciales del sector.

Se continúa con la celebración de la Misa mensual en el salón social. Adicionalmente Invitamos a los residentes a seguir utilizando los salones sociales, el área de BBQ, el parque de los niños y la mesa de Ping Pong.

El acatamiento y cumplimiento del manual de convivencia por parte de algunos residentes referente al tema del ruido en los apartamentos, la tenencia de mascotas, basura en los pisos frente a cada apartamento, mal uso de los balcones, etc., mejoro con respecto al año 2011, al realizarse 52 llamados de atención. Se ha sancionado varios residentes por falta de acatamiento. Recomendamos a los propietarios que tienen inquilinos mencionar que el conjunto tiene un Manual de convivencia, el cual se encuentra a su disposición en la pagina del Conjunto residencial www.conjuntoentrepinos.com

Se realizó un cambio en la presentación de la página web www.conjuntoentrepínos.com destacando algunas funciones y simplificando procesos como el de pago de administración por este medio con la seguridad del banco Colpatria. Así mismo el residente o propietario una vez registrado, podrá solicitar la separación de salones sociales, BBQ, parqueaderos, etc. Podrá consultar Normatividad en propiedad horizontal, el reglamento del Conjunto, El manual de convivencia, minutas de las Actas de Consejo y de Asamblea de Copropietarios, juegos para los niños, cartelera virtual, etc.

DERECHOS DE AUTOR SOBRE SOFTWARE Y HARDWARE En cumplimiento del ordenamiento legal establecido sobre la propiedad intelectual y derechos de autor, especialmente consagrados en la Ley 603 de 2000 artículo 1, en la actualidad, la copropiedad cuenta con todas las licencias del software que usa en sus sistemas operativos y de aplicaciones. Es importante manifestar, que la copropiedad no cuenta con empleados, por lo que no tiene que cumplir con la obligación de autoliquidación y pago de los aportes a los sistemas de seguridad integral. TEMAS PENDIENTES POR ATENDER NUEVA VIGENCIA PRESUPUESTAL A la fecha y por cuarto año consecutivo, no se ha atendido la recomendación técnica de la constructora y de esta Administracion, por falta de recursos asignados por Asamblea , de realizar un mantenimiento general de la fachada

http://www.conjuntoentrepinos.com/

http://www.conjuntoentrepínos.com/




del Conjunto Residencial que consiste en un emboquillado del ladrillo de 7.600 m2 aproximadamente, Lavado general a presión con rinse restaurador, Limpieza de ventaneria, corrección de siliconas, aplicación de hidrorepelente de agua y pintura en general (culatas, balcones, fachada, parqueaderos ,etc.). La realización de esta obra se deberá hacer en forma continua y no por etapas. El valor estimado es de $85MM aproximadamente. En el costo está incluida una Interventoría técnica y operativa. Agradecemos a nuestros residentes, visitantes, propietarios, proveedores, Revisor Fiscal y empleados en misión sus valiosos aportes, comentarios para el mejoramiento continuo de nuestra labor.

Quedamos a la espera de cualquier solicitud de aclaración que desee y sin otro particular me suscribo Cordialmente,

LIBARDO ORTIZ SALDARRIEGA WILSON U. RODRIGUEZ G. Presidente Consejo de Administracion Representante Legal – Administrador

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