princios administrativos

ING. CARLOS ROMERO Pwww.auditoria.semi-.wikispaces.com

Para usted, ¿qué es administrar?

Concepto etimológicoAdministración viene del latín "ad" y significa

cumplimiento de una función bajo el mando de otra persona, es decir, prestación de un servicio a otro.

¿Qué es administración?Para Peter Drucker:

La administración es la actividad más importante de nuestra sociedad.

La administración es una actividad central en nuestra civilización.

¿Qué es administración?¿Desde hace cuánto tiempo existe la

administración?¿Desde cuándo existe la necesidad de

administrar?¿Desde cuándo se estudia sistemáticamente

la administración?

Preguntas orientadoras y objetivos

Preguntas Objetivos

¿Cuáles fueron los orígenes de la administración?

¿Qué entendemos por administración?

¿Cuál ha sido la evolución de la teoría administrativa?

Entender los orígenes de la administración.

Comprender el concepto administración.

Reconocer la evolución histórica de la teoría administrativa

Orígenes de la administraciónEl ser humano es

social por naturaleza, lo que implica vivir organizadamente: dividir funciones sociales (alimento, vestido, servicios, defensa)

La administración es una actividad y un trabajo muy antiguo

50004000

30002000

1000

Sumerios (5000 a.C.)Registros escritos:

comercial y gubernament

al

Egipcios (4000-2000

a.C.)Inventarios, burocracia,

proyecciones y la planeación

Hebreos (4000 a.C.)

Tramos control,

dirección por

patriarcas

Babilónicos (2000-1700

a.C.)Estándares,

salarios, obligaciones

(leyes)

Chinos (500 a.C.)

Bases del buen

gobierno

Griegos (500-200 a.C.)

Ética del trabajo y

universalidad de la

administración

Antigüedad

tardía

Edad

media

Edad

moderna

Edad

contemporánea

RomanosEstructura

organizada y autoritaria (funciones)

IglesiaEstructura

jerarquizada y centralizada

VenecianosMarco legal para el

comercio y los negocios

FeudalismoEstructura de

la servidumbre y aparecen

gremios

Industrialización

Especialización y producción en

serieExplotación de la

mano de obra

TecnologíaAdministración

científica indispensable

para la organización

Preguntas de prejuicios¿Qué entiendes por el concepto administración?¿Qué cosas se administran?¿Qué entiendes por el concepto organización?

¿Qué caracteriza a una organización?Enuncia algunos ejemplos de organizaciones¿Qué es una meta?¿Qué es un plan?¿Qué es un recurso? Menciona algunos ejemplos.

Según Terry:Administrar, implica el logro de objetivos por

parte de personas que aportan sus mayores esfuerzos de acuerdo con acciones preestablecidas.

Para J. D. Mooney:La administración es el arte o técnica de

dirigir e inspirar a los demás, con base en un profundo y claro conocimiento de la naturaleza humana.

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Para Koontz y O´Donnell:Es la dirección de un organismo social y su

efectividad en alcanzar los objetivos, fundada en su habilidad de conducir a sus integrantes.


14 principios de Fayol1. División del trabajo2. Autoridad3. Disciplina4. Unidad de mando5. Unidad de dirección6. Subordinación del interés

individual al bien común7. Remuneración8. Centralización9. Jerarquía10.Orden11.Equidad12.Estabilidad del personal13. Iniciativa14.Espíritu de grupo

Otras definiciones son…Lograr que las cosas se realicen por medio de

otros y obtener resultados a través de otros.Crear y conservar un ambiente adecuado

para que grupos de personas puedan trabajar eficazmente en el logro de objetivos comunes.


En otras palabras... Administrar implica saber:

¿Qué puede hacerse?¿Qué se va a hacer?¿Cómo se va a hacer?¿Con qué se va a hacer?¿Cómo lograr que se haga?¿Cómo saber cuándo se ha realizado?

¿Qué cree usted?

Administración: ¿Ciencia o arte?La administración, al igual que otras

actividades o disciplinas como la composición musical, el béisbol, puede ser considerado como un arte.

Porque consiste en hacer las cosas de acuerdo con el contexto de una situación.

Administración: ¿Ciencia o arte?Sin embargo, los administradores pueden

trabajar mejor utilizando el conocimiento organizado.

Es este conocimiento el que la convierte en ciencia y, como ciencia, aplica el método científico al desarrollo del conocimiento.


Administración: ¿Ciencia o arte?En conclusión, la práctica es un arte, el

conocimiento en que se sustenta la práctica es ciencia.

Debe tenerse presente que, en este contexto, ciencia y arte no son excluyentes, sino complementarios.

Es necesario recordar que la administración es una ciencia “no exacta”.

Según el texto:Es el proceso de diseñar y mantener un

ambiente en el que las personas, trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas, a través del proceso administrativo.

Según el texto:La administración comprende la coordinación

de los hombres y recursos materiales para el logro de ciertos objetivos.

Es el proceso de realizar actividades y terminarlas eficientemente con y por medio de otras personas.

Según el texto:En función de estas definiciones, podemos

decir, que la administración es una de las actividades humanas más importantes, ya que coordina el esfuerzo grupal del cual depende el desarrollo de todas las organizaciones.

¿Qué tienen en común todas estas definiciones?Proceso: Son las funciones más

representativas del trabajo administrativoObjetivos: El fin de la administración es

alcanzar los objetivos organizacionales.Recursos: La administración implica el

adecuado manejo de los recursos de la organización

Trabajo en equipo: La administración es una tarea de coordinación de actividades que encauzan el esfuerzo individual y colectivo.

¿Falso o verdadero?La administración no se aplica en

organizaciones sin fines de lucro, como una iglesia.

Todos somos administradores.La administración es intuitiva, se basa sólo

en la experiencia y no en el conocimiento científico.

ADMINISTRACIONQué es la administración?La administración se define como el proceso

de crear, diseñar y mantener un ambiente en el que las personas, laborar o trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas

IMPORTANCIAEs fundamental para el desarrollo

exitoso de cualquier actividad que se realice. En casi todos lo actos de nuestra vida nos encontramos permanentemente tomando decisiones, eligiendo alternativas y buscando soluciones, lo cual no es otra cosa que administrar.

Administrar es liderar e implica coordinar y delegar responsabilidades

IMPORTANCIAEn administración es muy importante

alcanzar Eficacia logro de objetivos. Eficiencia: logro de objetivos con la mínima cantidad de recursos, es decir minimizando los costos de los recursos y Efectividad grado en que logran los objetivos.


CARACTERISTICAS DEL ADMINISTRADORDedicación a la empresa; Persistente; Carácter enérgico; Independiente; Competitivo;

Tiene objetivos realistas;

Ética; Innovador y

creativo; Analítico.

CIENCIAS TÉCNICAS Y AUXILIARES DE LA ADMINISTRACIÓN

CIENCIAS SOCIALES,CIENCIAS NATURALESCIENCIAS EXACTAS


Funciones del administrador.

Plantear de manera clara y correcta los objetivos.

Hacer que se cumplan las normas y políticas de la empresa.

Estar directamente relacionado con sus empleados.

Tratar de satisfacer las necesidades de cada uno de los obreros.

Obtener con cada jornada de trabajo la mayor producción posible.


Funciones del administrador.

Funciones del administrador.Cuidar que la comunicación fluya dentro de

la empresaElaborar planes de trabajo que no rompan los

ya establecidos.Proporcionar un ambiente de trabajo

agradable a sus empleados


PROCESO ADMINISTRATIVOEl proceso de administración se refiere a

planear y organizar la estructura de las empresas , en la cual se ejecutan dirección y control para darle seguimiento a los procesos administrativos.

PROCESO

PLANIFICACIONORGANIZACIÓNDIRECCION-

LIDERAZGOEJECUCION

CONTOL

PLANIFICACION

¿Qué voy a hacer?

- Objetivos.-Los objetivos o metas son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u otra índole.

- Estrategias.-Son los que establecen los lineamientos generales de la planeación

- Planes.- Como serán logrados

Una buena definición es:El proceso de:

Planear,Organizar,Dirigir, yControlar

los esfuerzos de los miembros de una organización y los demás recursos para alcanzar las metas establecidas.


El proceso administrativoPlaneación: Incluye la selección de

misiones y objetivos y las acciones para lograrlos; requiere tomar decisiones constantemente.

Organización: Implica establecer una estructura organizacional de los papeles que deben desempeñar las personas en una organización.

El proceso administrativoIntegración de personal: Se necesita

identificar los requerimientos de la fuerza laboral.

Dirección: Consiste en influir sobre las personas que contribuyan a la obtención de las metas de la organización y el grupo.

El proceso administrativoControl: implica medir, corregir el

desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes (planes y metas).



LA FUNCION DE LA PLANEACIÓNLa planeación es la función administrativa

básica que implica:el establecimiento de objetivos yel planteamiento de las acciones necesarias

para cumplirlos,apoyando la eficacia en la toma de decisiones y

el manejo adecuado de los recursos organizacionales.


LA FUNCION DE LA PLANEACIÓNLa administración sin planeación no tiene

razón de ser:Sin objetivos específicos que lograr y

estrategias para alcanzarlos, la organización, la dirección y el control se vuelven innecesarios o carentes de un sentido práctico.


PLANEACIONEs un proceso de decidir de antemano qué se

hará y de qué manera.Incluye determinar:

las misiones globales,identificar los resultados claves yfijar objetivos específicos,así como políticas para el desarrollo,

programas y procedimientos para alcanzarlos.


PLANEACIONEs un proceso que comienza por los

objetivos, define estrategias, políticas y planes detallados para alcanzarlos.

Establece una organización para la instrumentación de las decisiones e incluye una revisión del desempeño y mecanismos de retroalimentación para el inicio de un nuevo ciclo de planeación.


PLANEACIONEn conclusión, la planeación es:el proceso de establecer lo que la organización

quiere lograr en el futuro, por medio de la misión y los objetivos organizacionales,

definiendo resultados claves y las estrategias, políticas, programas y procedimientos para

alcanzarlos.


PLANEACIONSE OCUPA DE LOS FINES:

¿QUE DEBE HACERSE?

SE OCUPA DE LOS MEDIOS:¿COMO DEBE HACERSE?


PLANEACIONES UN PROCESO CONTINUO QUE REFLEJA LOS CAMBIOS DEL AMBIENTE ALREDEDOR

DE LA EMPRESA.


PlaneaciónPlaneaciónPlaneaciónPlaneación

Da sentido de dirección

Facilita el control

Reduce la incertidumbre

Visualiza los cambios


SUPREMACÍA DE LA PLANEACIÓNLa planeación y el control son inseparables.Los planes establecen los estándares de

control.Cualquier control sin planes carece de

sentido.


PlaneaciónPlaneaciónPlaneaciónPlaneación InstrumentaciónInstrumentaciónde los planesde los planes

InstrumentaciónInstrumentaciónde los planesde los planes ControlControlControlControl

AcciónAccióncorrectivacorrectiva

AcciónAccióncorrectivacorrectiva

Desviación


Principales objetivos de la planeaciónFacilitar el control:Al planear se desarrollan objetivos y por su

parte, en la función de control se comparará el desempeño real contra los objetivos.

Sin la planeación no puede haber control.


Principales objetivos de la planeaciónReducir la incertidumbre:Obliga a los administradores a ver hacia el

futuro, anticipar los cambios, considerar su impacto y desarrollar las respuestas adecuadas.


Principales objetivos de la planeaciónReducir la duplicidad de funciones y la

ineficiencia:Evita que dos personas realicen la misma

actividad y que el proceso para su realización sea muy largo, confuso o tardado.


Principales objetivos de la planeaciónEstablecer el esfuerzo coordinado:Cuando todos lo que están involucrados

sepan hacia dónde se dirige la organización y qué es lo que deben aportar para lograr los objetivos organizacionales, pueden empezar a coordinar sus actividades, cooperar unos con otros y trabajar en equipos.


Tipos de planesPlanes por su ámbito de influenciaPlanes por su horizonte temporal


Planes por su ámbito de influenciaPlanes estratégicos: buscan lograr las

metas generales de la organización, colocándola en términos de su ambiente y afecta a todas las áreas funcionales.

Planes operacionales. Son aquellos que especifican los detalles respecto a la forma como se van a alcanzar los objetivos de la organización. Se derivan de los planes estratégicos.


Planes por su horizonte temporalPlanes a corto plazo. Cubren periodo

menores a un año.Planes a mediano plazo. Cubren periodos

entre un y tres años.Planes a largo plazo. Abarcan periodos

mayores de tres años.Los planes estratégicos se establecen a largo

plazo y los operacionales a mediano y corto plazo.


Planes por especificidadPlanes específicos. Son aquellos que están

claramente definidos y no dan lugar a interpretaciones.

Planes direccionales. Son flexibles y se establecen como patrones generales. Proporcionan un enfoque, pero dan libertad de acción.


HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓNPropósito y misión estratégicosVisiónPremisasObjetivos y metasEstrategiasReglas y PolíticasProcedimientos ProgramasPresupuestos


PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOSLa misión o propósito identifica la función o

tarea básica de una empresa. Es una declaración concisa de en cuál

negocio está la empresa o se quiere estar durante un período establecido.


PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOSEl propósito estratégico se enfoca en el

ambiente interno de la organización e implica identificar sus recursos, valores, capacidades y aptitudes, reflejando lo que ésta puede hacer para aprovecharlos.


PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOSLa misión se deriva del propósito estratégico,

se enfoca en el exterior e implica la razón de ser de la organización en términos de productos a ofrecer y los mercados a cubrir.


VISIONLa visión es la orientación que la alta

dirección le da a la empresa; es decir, expresa cómo se quiere idealmente que sea la empresa en el futuro.


VISIONDebe cubrir ciertas características:

ser formuladas por la alta dirección,conocida y compartida por todos los

colaboradores,sustentarse en los valores de la organización, ser positiva y alentadora y, lo más importante, orientar a todos los miembros de la

organización durante la transición de lo que se es a lo que debe ser la empresa en un tiempo determinado.


PremisasLas premisas de planeación son las

condiciones previstas en que operan los planes.

Esto incluye supuestos o pronósticos sobre las condiciones futuras que afectarán la operación de los planes.


PremisasLa técnica más conocida para elaborar las

premisas es el F.O.D.A.:fortalezas,oportunidades,debilidades yamenazas.

Esto es parte del análisis del ambiente interno y externo de la organización.


OBJETIVOS Y METASMetas: Son generales y expresan deseos que

la alta dirección busca satisfacer.Son fines a los que se quiere llegar.Es el grado cuantitativo de alcanzar objetivos

de largo plazo.Surgen de los objetivos.Las metas se fijan basados en el desempeño

pasado con adaptación de acuerdo a las fuerzas futuras de la empresa, las tendencias del mercado, los recursos.

OBJETIVOS Y METASObjetivos: Son los fines a los que se dirigen

las actividades organizacionales e individuales.Deben ser claros, precisos y cuantificables

(verificables).Los objetivos son el fin determinado.Son los que permiten alcanzar metas. Constituyen el plan básico de la empresa.



ESTRATEGIASLa estrategia es la determinación del

propósito, misión y objetivos básicos a largo plazo de una empresa, así como la adopción de cursos de acción y de los recursos necesarios para cumplirla.Es una guía de acción para la organización y

todos sus miembros.


REGLAS Y POLÍTICASReglas: Emiten acciones u omisiones

especificas no sujetas a discrecionalidad.Son normas que dictan la acción o la

abstracción y no permiten la excepción o la elección personal.

Ejemplo: No fumar.


REGLAS Y POLÍTICASPolíticas: Enunciados o criterios generales

que orientan o encausan el pensamiento durante la toma de decisiones en la empresa.La esencia de las políticas es la existencia de

cierto grado de discrecionalidad (libertad) para guiar las decisiones.

Pueden ser escritas o verbales.Ejemplo: política salarial.


PROCEDIMIENTOSLos procedimientos establecen métodos

para el manejo de actividades cotidianas.A diferencia de las políticas que son guías de

acción y no de pensamiento.Son los planes que establecen un método o

forma para llevar a cabo una actividad o serie de actividades.

Pueden definirse como series cronológicas, pautas a seguir, que indican la forma exacta en que se debe de realizar una actividad.


PROGRAMASLos programas son un conjunto de

actividades interrelacionadas y cronológicamente ordenadas, que describen las actividades que se tienen que realizar, quiénes las van a realizar y cuándo van a terminarse.


PROGRAMASTécnicamente los programas se diría que son

el conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos que son necesarios para ejecutar un determinado curso de acción, normalmente respaldado por capital y prepuestos de operaciones.


PRESUPUESTOSUn presupuesto es un listado que detalla los

recursos o dinero asignado para la realización de una actividad o un proyecto. Son una expresiones en términos numéricos.Obligan a la empresa a prepararse por

adelantado a los recursos que se necesitarán. Constituyen medios de control.


PRESUPUESTOSExisten varios tipos de presupuestos:

Presupuesto de operación: Es el más importante se utiliza para planear y controlar los ingresos y gastos de una organización, así como las utilidades resultantes de la operación de la empresa.

Presupuesto de gastos: Contempla los recursos necesarios para la operación de cada una de las áreas funcionales de la empresa.


PRESUPUESTOSPresupuesto de ingresos: Planea y controla

todas las entradas de dinero provenientes de las ventas.

Presupuesto de efectivo: Conocido como flujo de efectivo, contempla las entradas y salidas de dinero en efectivo producto de la operación normal de la empresa.

Presupuesto de capital. Es utilizado para el control de grandes proyectos o inversiones actualizándose cada año.

www.auladeeconomia.comPresupuestosPresupuestos

ProgramasProgramas

ProcedimientosProcedimientos

Reglas y políticasReglas y políticas

EstrategiasEstrategias

Objetivos y metasObjetivos y metas

PremisasPremisas

VisiónVisión

Propósitoy misión

Propósitoy misión


OBJETIVOSSon los fines importantes hacia los que se

dirigen las actividades organizacionales e individuos.

Existen objetivos:a largo y corto plazo,generales y específicos.

Los objetivos deben ser verificables:se debe determinar si se alcanzan o no en un

período determinado.


Objetivos Individuales: Desempeño y Objetivos de desarrollo personal

Objetivos Departamentales y de unidades

Objetivos Divisionales

Objetivos generales más específicosÁreas claves (Costos-inversión - calidad)

Objetivos generales de laorganización (largo plazo-estrat.)

Misión

Prop. socio-

económico

Métododescendente

Métodoascendente


ADMINISTRACION POR OBJETIVOSLa Administración por Objetivos (APO) es una

técnica de planeación y control que implica “establecer y comunicar objetivos organizacionales, identificando los objetivos individuales relacionados con ellos y estudiando la actuación del personal en torno a los mismos”.


ADMINISTRACION POR OBJETIVOSEn la administración por objetivos:

los gerentes y sus subordinados definen en conjunto sus metas comunes,

especifican las áreas principales de responsabilidad de cada puesto en relación con los resultados esperados de cada uno, y

utilizan esas medidas como guías para mejorar la operación del área, verificando a la vez la contribución de todos y cada uno de sus miembros.


ADMINISTRACION POR OBJETIVOSLa mayor aportación de la APO a la TGA es la

conceptualización del trabajo.El énfasis se coloca entonces ya no sólo en el

qué, sino también en el cómo del desempeño organizacional.


ADMINISTRACION POR OBJETIVOSSu gestor Peter Drucker (1954), aunque no

profundizó en su desarrollo.La APO representó un gran avance para el

desarrollo de la ciencia administrativa que sus modelos y técnicas eran muy precisos y basados en investigaciones de muchos años en diversas empresas.


ADMINISTRACION POR OBJETIVOSAdemás, su implantación adecuada incide

directamente en la motivación y actitud del personal, ya que los involucra en su trabajo y con sus objetivos personales y laborales al hacerlos claros y alcanzables.


ADMINISTRACION POR OBJETIVOSLa administración por objetivos es un

conjunto formal de procedimientos que establecen y revisan el progreso hacia las metas comunes por parte de los administradores y sus colaboradores.

La APO explica el proceso mediante el cual los objetivos caen en cascada por medio de los diversos niveles de la organización.


BENEFICIOS DE LA APOMejora la administración (planeación

orientada a resultados).Obliga a los gerentes a clarificar la

estructura de la organización.Estímulo del compromiso personal, tanto con

los objetivos propios como los organizacionales.


DESVENTAJAS DE LA APOEn ocasiones los administradores dejan de

explicar la filosofía basada en el autocontrol y autodirección, y no dan pautas para la fijación de objetivos.

Los administradores deben conocer los objetivos de la empresa.

Hincapié en metas a corto plazo, por encima de la solidez que ofrece una organización en el largo plazo.


PlaneaciónPlaneación:es el proceso sistemático y consciente de

tomar decisiones acerca de las metas y actividades que un individuo, grupo, unidad u organización perseguirán.


PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓNPrincipio de contribución al objetivo. Todos los planes tiene que ser elaborados en

función de los objetivos organizacionales.


PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓNPrincipio de primacía de la planeación. Indica que la planeación precede a todas la

demás funciones administrativas


PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓNPrincipio de eficacia de los planes. Indica que todos los planes deberán generar

más beneficios en su relación con los costos.


PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓNPrincipio de adhesión al objetivo. Los objetivos deben tener significado y ser

atractivos por los miembros de la organización.


PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓNPrincipio de flexibilidad.Con este principio se establecen los

márgenes de tolerancia aceptables (atribuibles a hechos inesperados en un plan de trabajo).


PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓNPrincipio de cambio de ruta. Bajo este principio se establece la revisión de

los planes y su reelaboración en caso de que así se requiera, para el cumplimiento de objetivos.


Fines. Especificar metas y objetivos

Medios. Elegir políticas, programas, procedimientos, para alcanzar los objetivos.

Recursos. Determinar los tipos y cantidades de recursos necesarios para alcanzar los objetivos.

Realización. Diseñar los procedimientos para la toma de decisiones

Control. Diseñar un proceso para prever y detectar los errores o fallas del plan.

Partes de la planeación

administrativa

ORGANIZACIÓN NATURALEZA y PROPÓSITO

ORGANIZACIÓN FORMAL Cuando las actividades de dos o mas personas están explicitamente

coordinadas para el logro de ciertos objetivos. PRINCIPIOS ORG.FORMAL:

Principio unidad de objetivo (una estructura es efectiva si permite contribución de cada individuo al objetivo de la organización)

Principio de eficiencia (si facilita la obtención de objetivos a un costo mínimo)

ORGANIZACIÓN NATURALEZA y PROPÓSITO

ORGANIZACIÓN INFORMAL El propósito de las organizaciones informales es cubrir necesidades

humanas. Necesidad de información Es importante integrar la organización informal.

ORGANIZACIÓN

RELACIÓN SUBORDINADO-SUPERIOR

CADENA DE MANDO:Conjunto de relaciones de dependencia desde cúpula a base.

UNIDAD DE MANDO:Sólo supervisor.

TRAMO DE CONTROL:Número de personas que supervisa un superior. Cuanto más ascendemos menos personas se supervisa.

ORGANIZACIÓN

RELACIÓN SUBORDINADO-SUPERIOR

TRAMO DE CONTROL: Elementos que influyen en el número de personas supervisadas por un mismo jefe:

Número de actividades es un mismo sector Grado de incertidumbre en el trabajo Mayor responsabilidad y complejidad en los puestos de los

subordinados Mayor capacitación de los subordinados. Procedimientos estandarizados Tipo de trabajo del supervisor (rutinario o no)

ORGANIZACIÓN

COORDINACIÓN INTERSECTORIAL

INTERRELACIÓN QUE EXISTE ENTRE DEPARTAMENTOS.

INDICADOR DEL GRADO DE COORDINACIÓN:NIVEL DE INCERTIDUMBRE CON RESPECTO A LA TAREA QUE COMPARTEN LOS SECTORES.

ORGANIZACIÓN

MECANISMOS DE COORDINACIÓN

PLANES y REGLAS (proc.estandariz) CANALES VERTICALES DE AUTORIDAD (uso cadena mando) REUNIONES IMPROVISADAS REUNIONES PROGRAMADAS RESPONSABILIDADES DEPARTAMENTALES de COORD. INTERMEDIARIOS DISEÑO MATRICIAL

ORGANIZACIÓN

DESCENTRALIZACIÓN DE LA AUTORIDAD

CENTRALIZACIÓN: Concentración de la autoridad y decisiones en la parte más alta de la organización.

DESCENTRALIZACIÓN: Cantidad de autoridad y toma de decisiones a DELEGAR.

ORGANIZACIÓN

DELEGAR: Proceso mediante el cual los administradores asignan tareas, autoridad y responsabilidad.

DELEGACIÓN EFECTIVA: COMPLETA (se asigna TODA tarea necesaria para

objetivo/responsab.)

CLARA (comprendan con claridad tareas,responsab.y autoridad )

SUFICIENTE (autoridad suficiente)

ORGANIZACIÓN

GRADO DE DELEGACIÓN:

Se delega responsabilidad y autoridad, pero los superiores nunca se desprenden de la responsabilidad.

EJEMPLOS: “Analiza este problema dame los hechos y decidiré que hacer” “Analiza este problema y recomienda acciones alternativas y

recomienda solución” “Analiza este problema y hazme saber lo que harás” “Emprende acciones, y no necesito ningún contacto posterior”

ORGANIZACIÓN

ERRORES de ORGANIZACIÓN

PLANEACIÓN INAPROPIADA (cambio de planificación manteniendo estructura

NO ESPECIFICAR CON CLARIDAD LAS RELACIONES (autorid.y respons.)

NO DELEGAR AUTORIDAD NO EQUILIBRAR LA DELEGACIÓN CONFUSIÓN DE LÍNEAS DE AUTORIDAD e INFORMACIÓN OTORGAMIENTO DE AUTORIDAD sin RESPONSABILIDAD

ORGANIZACIÓN

ERRORES de ORGANIZACIÓN

RESPONSABILIDAD SIN AUTORIDAD MALA COMPRENSIÓN DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIO

(departamentos que son apoyo y se consideran un fin en sí mismo) EXCESO DE ORGANIZACIÓN (procedimientos excesivamente

complejos)

Sistemas participativosDescentralizados.

Existen varios centros de decisión.Mucha comunicación. ( )Las personas sienten

responsabilidad en todos los niveles de la organización.

Basados en la confianza y la motivación.

Control sobre los resultados no sobre las tareas.

Organización linealo jerárquica

Basada en los principios de autoridad y unidad de mando.Cada persona sabe de quién depende y quiénes dependen de él.Las decisiones las toma siempre la misma persona y los demás están acostumbrados a obedecer no a decidir.

Organización funcional Basada en los principios de división del

trabajo y especialización, comunicación y descentralización.

Se pretende aumentar la productividad vía especialización.

Se elimina el principio de unidad de mando, de forma que cada trabajador está subordinado a diferentes especialistas dependiendo de la tarea a realizar.

Organización Mixta Combina autoridad y

especialización.

Aparece la figura del staff. Los staff son especialistas que no

tienen mando en la organización, sino que su papel consiste en asesorar o realizar estudios técnicos.

Organización FormalLas relaciones entre los miembros de la organización se lleva a cabo a través de normas previamente establecidas.

Organización InformalRelaciones entre los miembros de la organización que surgen de forma espontánea a consecuencia de intereses comunes (amistad, afinidad, protección mutua, ...)

Organigrama

Es la representación gráfica de la estructura organizativa de una entidad, y de la interdependencia entre sus departamentos.

Los departamentos

Aparecen como consecuencia de la aplicación de los principios de organización, y son centros de trabajo que se encargan de una actividad concreta de la empresa.

Los departamentos o Áreas funcionales

Aprovisionamiento

Comercial

Recursos Humanos

Econ-Financiera

Producción

Administración

ProducciónLa función de producción tiene por objeto:

La planificación de la producción.

La fabricación.El control de calidad.

AprovisionamientoTiene por objeto:

Conseguir las materias primas necesarias para la fabricación, en la cantidad y calidad requerida, y al mejor precio.

Debe sincronizarse con la función de producción y la financiera.

Comercial o MarketingInvestigación del mercado.Características del producto.Fijación de precios.Distribución y venta.Publicidad, Promociones.Previsiones de venta.Atención al cliente.

Econónico-FinancieraProporcionar los fondos necesarios, en el momento preciso y al mínimo coste posible.

Presupuestos y su control.Contabilidad.Cálculo de costes.

Administración

Ejerce el control de todas las áreas de la empresa a través del manejo de documentación.

Secretaría.Archivos.Correspondencia.

Recursos HumanosPlanificación de plantilla.Selección de personal.Formación. Motivación.Contratación. Disciplina.Nóminas y Seguros Sociales.Relación con representantes de los trabajadores.

Prevención de riesgos laborales.

127

ConceptoOrganigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen.

Es el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composición de una organización.

128

ObjetoObjeto

UtilidadProporciona una imagen formal de la

organización.Facilita el conocimiento de una

organización, así como de sus relaciones de jerarquía.

Representa un elemento técnico valioso para el análisis organizacional.

Constituye una fuente autorizada de consulta

129

Requisitos FundamentalesPrecisión: en los organigramas, las

unidades administrativas y sus interrelaciones deben definirse con exactitud.

Sencillez: debe ser muy simple, para que se comprenda fácilmente.

130

Uniformidad: para facilitar su interpretación conviene homogenizar las líneas y figuras que se utilicen en su diseño

Presentación: en su preparación deben considerarse criterios técnicos y de servicio, en función de su objetivo.

Vigencia: debe mantenerse actualizado (nombre de quien lo preparó y fecha de autorización o actualización)

131

Clasificación de organigramas

Por su naturaleza:Por su naturaleza:

MICROADMINISTRATIVOS: una sola organización

MACROADMINISTRATIVOS: involucran a más de una organización

132

Por su ámbito Generales: representan únicamente a los

órganos principales de la institución y sus relaciones básicas.

Específicos: se refieren únicamente a una dependencia o unidad administrativa en concreto .

133

Organigrama General

D E P A R T A M E N T O D E P A R T A M E N T O

A R E A


A R E A

G E R E N C IA

134

Organigrama Especifico

S E C C IO N S E C C IO N

D E P A R TA M E N TOR E C . H U M A N O S

S E C C IO N S E C C IO N

D E P A R TA M E N TOP R O D U C C IO N

D IR E C C IO N D EF IN A N Z A S

135

Por su contenido INTEGRALES: representación gráfica de

todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia.

136

Organigrama Integral o Estructural


A R E A


A R E A

G E R E N C IA

137

FUNCIONALES Y DE FUNCIONES: incluyen las principales funciones, además de las unidades y sus interrelaciones.

Es de utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general.

138

Organigrama Funcional y de Funciones

D irecc ió n té cn ica1 . E va lu ar y con tro la r la ap licac ió n

y d esarro llo d e los p rog ram as2 . F orm u lar e l p rog ram a an u a l

D irecc ió n fin an c ie ra1 . O b ten er los resu ltad os n ecesa .2 . F orm u lar e l p rog ram a an u a l d e

fin an c iam ien to

D irecc ió n g en era l1 . C u m p lir los acu erd os d e la

ju n ta ad m in is tra tiva2 . C oord in ar a las d irecc ion es

139

DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES O NOMINAL: indican para cada unidad administrativa los puestos y el número de plazas existentes o necesarias. También pueden incorporar los nombres de las personas que ocupan las plazas.

140

Organigrama de Puestos, Plazas y Unidades o Nominal

D irecc ión técn ica 5 5D irec to r 1 1A n a lista s 2 2S e cre ta rias 2 2

D ire cc ió n f in an c ie ra 5 7D irec to r 1 1A u xilia re s 2 4S e cre ta rias 2 2

D irecc ión g en e ra l 4 4D irec to r 1 1A u xilia r 1 1S e cre ta rias 2 2

141

Por su presentación VERTICALES: presentan las unidades de

arriba hacia abajo, el órgano de mayor jerarquía está colocado en la parte superior, desagregando los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada, y las relaciones entre las unidades se representan por líneas verticales.

Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual se recomienda su uso en los manuales de organización.

142

Organigrama Vertical

D E P A R TA M E N TO D E P A R TA M E N TO

A R E A

D E P A R TA M E N TO D E P A R TA M E N TO

A R E A

G E R E N C IA

143

HORIZONTALES: despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan el órgano superior en el extremo izquierdo, los niveles jerárquicos se ubican en las columnas y las relaciones entre las unidades se representan por líneas horizontales.

144

Organigrama Horizontal

145

MIXTOS: esta presentación utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda su utilización en el caso de organizaciones con un gran número de unidades administrativas.

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Diseño de organigramas1. FIGURAS: los elementos gráficos

esenciales para la elaboración de organigramas son las figuras (comúnmente rectángulos) para presentar las unidades administrativas y las líneas de conexión para expresar los grados de autoridad y responsabilidad, así como la clase de relación entre los órganos de la institución.

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2. FORMA: es recomendable representarlas bajo un solo tipo de figura y estandarizar el tamaño de la misma.

3. DIMENSION: los rectángulos que forman parte de un organigrama deben tener dimensiones semejantes

4. COLOCACION DE LAS FIGURAS: se debe tener presente el nivel jerárquico que ocupa la unidad dentro de la organización y es importante tomar en cuenta la clase o tipo de organigrama que se desea elaborar

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LINEAS DE CONEXION: muestran los diferentes tipos de relaciones que se dan entre las unidades administrativas

1)RELACION LINEAL: en ella la autoridad y la responsabilidad se transmite mediante una sola línea.2)RELACION DE AUTORIDAD FUNCIONAL: relación de mando especializado. Se representa por medio de líneas cortas de trazo fino discontinuo3)RELACION DE COORDINACION: tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan diferentes unidades de la organización. Se representa por medio de líneas largas de trazo descontinuó4)RELACION DE ASESORIA: existe entre unidades que brindan información técnica o conocimientos especializados a unidades de línea.

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INTERNA: es la que proporcionan las unidades asesoras, que forman parte de la estructura organizacional, a los órganos de línea. (están conformadas con recursos de la empresa).

Se representan por medio de líneas continuas de trazo fino colocadas perpendicularmente a la línea de mando de la unidad a la cual se adscriben.

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Líneas de autoridad

EXTERNA: es la que suministran unidades asesoras a los órganos de línea, que aunque forman parte del gráfico de la organización, desempeñan sus funciones en forma independiente de ésta.

Su colocación en el organigrama se hace a través de líneas de trazo discontinuo colocadas perpendicularmente a la línea de mando de la unidad de la cual dependen jerárquicamente.

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Recomendaciones para las líneas de conexión

Utilizar un trazo más grueso para las líneas que interconectan las figuras rectangulares, que el que se utiliza para trazar las figuras

Las líneas de conexión no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo, porque se rompe el principio de autoridad-responsabilidad.

Todas las unidades que dependen de un superior deben quedar vinculadas a él por una sola línea.

Evitar todos los trazos y tramos injustificados Mantener el mismo grosor de las líneas de

interconexión en todo el organigrama. 152

Procedimiento para elaborar o actualizar organigramas

1. AUTORIZACIÓN PARA REALIZAR EL ESTUDIO: debe emanar del titular de la organización apoyado por los niveles de decisión, en especial por el responsable del órgano administrativo.

2. INTEGRACION DEL EQUIPO DE TRABAJO: personal compenetrado en la materia.

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3. DETERMINACION DEL PROGRAMA DE TRABAJO: planeación de actividades plasmada en un documento (gráfica de Gantt)

4. CAPTACION DE INFORMACION: entrevistas con los empleados, revisar archivos y documentos

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5. CLASIFICACION Y REGISTRO DE LA INFORMACION: ordenarse en carpetas, y utilizar equipos de computo.

6. ANALISIS DE INFORMACION: analizar los datos obtenidos con el fin de detectar contradicciones o duplicidad de funciones.

7. DISEÑO DEL ORGANIGRAMA: integración del documento con las opciones de estructuras específicas.

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ORGANIGRAMAEs la representación gráfica de la

Estructura Organizacional de una Empresa.

Es una fuente de consulta con fines de información.

Permite ver la fallas que existen en la Organización.

UN ORGANIGRAMA MUESTRALa División de FuncionesNiveles JerárquicosLíneas de Autoridad y

ResponsabilidadCanales formales de ComunicaciónLos Jefes de cada Grupo de

Empleados

VENTAJAS DEL ORGANIGRAMAMuestra la Estructura General de la Organización.Relaciones de Trabajo en la Organización.Muestra Quien depende de Quien.Puntos fuertes y débiles de la Organización.Aclarar Ideas.

Las líneas verticales indican autoridad formal de los Niveles Jerárquicos superiores a los inferiores.

Cuando las líneas verticales caen directamente sobre la parte media del recuadro indican “ Mando Sobre”.

Las líneas horizontales indican Especialización y Correlación.

Si hay una línea horizontal colocada lateralmente indica una Relación de Apoyo.

Las líneas no continuas formadas por puntos se utilizan para expresar relaciones de coordinación entre las diversas Unidades Administrativas de la Organización.

Las líneas verticales y horizontales que terminan en flecha indican continuidad de la organización con unidades semejantes que no están expresadas dentro de la estructura.

Las líneas quebradas o en zig-zag representan relación especial.

Pueden serPOR SU OBJETO

Estructurales: Muestra la conformación de la Empresa.

Funcionales: Se destacan partes importantes de la Empresa.

Especiales: Se destaca algunas partes de la Empresa

Pueden serPOR SU AREA

Generales: Presenta toda la Empresa, se llama Carta.

Departamentales: Presenta la Empresa por departamentos o secciones.

Pueden serPOR SU CONTENIDO

Esquemáticos: Contiene solo los Órganos Principales, no tiene detalles

Analíticos: Son más detallados.

EJEMPLOS

DE

ORGANIGRAMAS

ORGANIGRAMA

HORIZONTAL

ORGANIGRAMA LINEAL - STAFF

ORGANIGRAMA CIRCULAR

MANUALESIncluye los Cargos o Unidades

Administrativas que intervienen en la Organización, precisando su responsabilidad y participación.

Contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una Unidad Administrativa

¿Qué tiene un Manual?Describe TareasUbicaciónRequerimientos y PuestosResponsables de la ejecución de las Tareas.

¿Para Qué sirve un Manual?Ayudan en la Inducción del

PersonalCapacitaciones de la parte

AdministrativaPermite conocer los detalles de las

actividades del Cargo.

Un Manual puede serDe PolíticasDepartamentalesDe procedimientoDe TécnicasMúltiples

AUTORIDADPoder de actuar o de mandar con

Responsabilidad.La autoridad es esencial dentro de

la Empresa la ejerce el administrador y esta se delega para que sea efectiva dentro del proceso de logros propuestos por la Empresa

AUTORIDADLa autoridad ase puede ver en el

Organigrama.La Autoridad Legal o en Línea se

delega hacia abajo.Las Ordenes emanan de arriba y

fluyen hacia abajo y los miembros en la línea de mando se encargan de realizarlo

DELEGACION DE AUTORIDAD Es el proceso por medio del cual se asigna poder a un individuo para ejercer autoridad legal que le concede un nivel más alto en la organización.

DELEGACION DE AUTORIDAD Involucra:La asignación de Tareas a ciertos

individuos.La autoridad especifica para actuar y

llevar a cabo tareas asignadas.Responsabilidad.Crea obligaciones que no pueden ser

en si misma delegadas.

COORDINACIÓN DEL TRABAJO

Puede hacerse mediante:Ajuste MutuoSupervisión DirectaEstandarizaciónNormalización

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““La mejor forma de aprender La mejor forma de aprender es poner en practica los es poner en practica los conocimientos adquiridos” conocimientos adquiridos”

FELICIDADES !FELICIDADES !

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