ADMINISTRACIÓN.

PRINCIPIOS GENERALES DE LA ADMINISTRACION.

1) DIVISION DEL TRABAJO.-

“Cuanto más se especialicen las personas, tanto mayor será la eficiencia para realizar su trabajo”. El epitome de este principio es la línea de montaje moderno.

La división del trabajo es la separación y delimitación de las actividades: con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo de esfuerzo, dando lugar a la especialización y el perfeccionamiento en el trabajo.

El primer pensador en destacar la importancia de la división del trabajo fue Platón.Posteriormente Adam Smith (considerado como el padre de la economía) señalaba como producción eficiente aquella que se basa en la forma masiva, la que a su vez requiere una mano de obra especializada para alcanzarla.

EL TRABAJO SE DIVIDE, ENTRE OTRAS, POR TRES RAZONES:

A. Porque los hombres difieren en capacidad, habilidad y características personales.

B. Porque la misma persona no puede estar en dos sitios, ni puede hacer dos cosas al mismo tiempo.

C. Porque la amplitud de conocimientos y técnicas es tan grande que ningún hombre puede dominar más que una parte de ellos.

Existen también dos límites precisos más allá de los cuales la división del trabajo no produce ventaja.

A. La cantidad de trabajo que es posible llevar a cabo un determinado tiempo.

B. Los hábitos y técnicas que se han arraigado por mucho tiempo en ciertos lugares.

2) AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD.

“Los gerentes deben girar órdenes para que se hagan las cosas”.

AUTORIDAD: Es la facultad de que esta investida una persona, dentro de una organización, para dar órdenes y exigir que sean cumplidas por sus subordinados, para la realización de aquellos acciones que quien las dicta considera apropiadas para el logro de los objetivos del grupo.

ORGANIGRAMA: Es una carta o grafica de organización. Representan mediante un grafico la estructura formal de la organización, mostrando las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones, la autoridad y la comunicación dentro de ella.

MANDO: Es un ejercicio de la autoridad.

El mando asume dos formas:

1. Ordenes: La orden es el ejercicio de la autoridad a través de la cual un supervisor transmite a un subordinado la indicación de que una actividad debe ser realizada. Para que sea efectivo, deben considerarse los siguientes factores:

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Aspectos motivacionales que deben emplearse al transmitir la orden. Transmitir adecuadamente: verbal o por escrito, con claridad y precisión. Explicar y fundamentar la necesidad de que se cumpla la orden. Oportunidad, es decir, elegir el momento y lugar más apropiados para

transmitir la orden.

2. Instrucciones: Son las que habrán de observarse en situaciones de carácter repetitivo, los medios más convenientes para transmitirlas son los instructivos y las circulares.

DON DE MANDO.- Es ejercer la autoridad con talento, cordialidad y respeto.

FAYOL da mucha importancia al principio de autoridad y dice que: “no concibe la autoridad sin la responsabilidad” y que “la responsabilidad es un corolario de la autoridad, su consecuencia natural, su contrapeso indispensable”.

Sostiene que “se distingue en un buen jefe la autoridad legal inherente a la función y la autoridad personal formada de inteligencia, de saber, de experiencia, de valor moral, de aptitud de mando, servicios prestados, etc. En un buen jefe, la autoridad personal es el complemento indispensable de la autoridad legal”.

TIPOS DE AUTORIDAD.

A. AUTORIDAD FORMAL. Se presenta cuando es conferida por la organización, mediante un documento oficial denominado nombramiento. Puede ser:

1. Lineal.- Se ejerce de un jefe a un subordinado directamente en forma vertical.

2. Funcional. - Es ejercida por un jefe sobre toda la función de la que es responsable.

3. Staff. - Se caracteriza por que sus ocupantes solo emiten opinión sobre cómo debe operarse una sección o atender los asuntos.

4. Normativa. - Se caracteriza porque sus miembros y su personal directivo formulan las normas de operación por área específica, además evalúan los resultados de las plantas; divisiones, sucursales o franquicias.

B. AUTORIDAD PERSONAL. Se origina de la personalidad del individuo por su experiencia educación, antigüedad, destreza, habilidad y conocimiento, carisma, sexo, raza, atractivo físico, etc.

TRAMO DE CONTROL.- Es el numero de subordinados que le reportan a un jefe.

DELEGACION.- Es la concesión de autoridad de un jefe a un subordinado.

PODER.- Es la capacidad para influir en la voluntad de otras personas. El poder del líder tiene diferentes fuentes:

PODER LEGITIMO: Es consecuencia de la posición jerárquica y de la autoridad que la organización delega a los miembros cuya posición es de mando. Se relaciona con la posición no con la persona.

PODER DE RECOMPENSA: Consiste en la capacidad que el dirigente formal tiene en razón de su posición y control que ejerce para premiar los esfuerzos de los subordinados mediante diversos mecanismos.

PODER COERCITIVO: Es la capacidad para influir en la voluntad de otras personas por medio de castigos, amenazas y actitudes hostiles.

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PODER DE EXPERTO: El dominio de técnicas y habilidades especiales así como de los conocimientos y experiencia muy especial, dotan al poseedor de gran capacidad para influir en el comportamiento de otros.

PODER DE REFERENCIA: Surge de la admiración y sentimientos favorables que se despiertan en otras personas, quienes incluso pueden sentirse identificados con el carisma del líder, estando dispuestos a seguirle incondicionalmente. Generalmente este poder se obtiene por la habilidad para cultivar en otros la simpatía, admiración e identificación con uno.

PODER POR LA INFORMACIÓN: “La información es poder” quien tiene acceso a información especial y/o controla podrá influir en otros.

PODER POR LAS RELACIONES: Es un poder indirecto; no se basa en las habilidades y capacidades de quienes las utilizan, si no de sus conexiones o en sus contactos. “No lo puedo hacer yo, pero se quien lo puede”.

3) DISCIPLINA.- “Los miembros de una organización tienen que respetar las reglas y los acuerdos que rigen a la organización”

La disciplina es la obediencia y respeto a los convenios establecidos entre la empresa y sus trabajadores.

La disciplina es el resultado de líderes buenos en todos los estratos de la organización, acuerdos justos (como las disposiciones para recompensar resultados extraordinarios) y sanciones impuestas con, buen juicio, a las infracciones.

4) UNIDAD DE MANDO.- “Cada empleado debe recibir órdenes e instrucciones de una sola persona”.

En todas las asociaciones humanas, en la industria, en el comercio, en el ejercito, en el estado, la “dualidad de mando es una fuente perpetua de conflictos”. Ningún empleado debe depender de más de un jefe.

Es frecuente que un empleado no sepa si obedecer a un jefe o a otro. Uno le ordena una cosa y otro le ordena la contraria. En estos casos, es preciso hallar soluciones: Cuando los dos jefes son del mismo rango y ordenan a una misma persona sobre el mismo asunto, la solución para lograr “unidad de mando” reside en aplicar la dirección funcional. Si el problema se origina en órdenes de dos superiores, uno inmediato y otro de mayor rango, debe aplicarse la autoridad lineal y aplicarse la “cadena de mando”.

5) UNIDAD DE DIRECCION.- “Las operaciones de la organización con el mismo objetivo deben ser dirigidas por un solo gerente y un mismo plan rector”.

Esta es la condición necesaria de la unidad de acción, de la coordinación de las fuerzas, de la convergencia de los esfuerzos. Un cuerpo con dos cabezas es, en el mundo social, como en el mundo animal, un monstruo. Le resulta difícil vivir.

6) SUBORDINACION DEL INTERES INDIVIDUAL AL BIEN COMUN. “En cualquier empresa, los intereses de los empleados no deben tener más peso que los intereses de la organización entera”.

Siempre debe prevalecer el interés del grupo, de la organización ante el interés personal. Parecería que este concepto no debería ser recordado, pero la ignorancia, la ambición, el egoísmo, la pereza, las debilidades y todas las pasiones humanas tienden hacer perder de vista el interés general en provecho del interés particular.

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7) REMUNERACIÓN AL PERSONAL.- “La retribución del trabajo realizado debe ser justa para empleados y empleadores”.

Henry Fayol hablo de diversos modos de pago del salario a los trabajadores, en las siguientes categorías:

Por jornadas de tiempo. Tarifas por tarea. Por trabajo a destajo.

Aporto además importantes reflexiones sobre el pago de:

Bonos. Vales. Participación de utilidades. Pago en especie. Trabajo probienestar (condiciones de higiene y seguridad en el trabajo) Incentivos no monetarios.

8) CENTRALIZACION Y DESCENTRALIZACION.- “Al reducir la participación de los subordinados en la toma de decisiones se centraliza, al aumentar su papel en ella se descentraliza”.

Si el valor del jefe, sus fuerzas, su inteligencia, su experiencia y la rapidez de sus concepciones le permiten extender mucho su acción personal, podrá llevar lejos la centralización y reducir a sus empleados a su papel de simples agentes de ejecución. Si, por el contrario conserva el privilegio de dar las directrices generales y prefiere recurrir más a la experiencia, al contrario o al consejo de sus colaboradores, puede efectuar una amplia descentralización.

9) JERARQUIA.- Este principio también es llamado de la cadena de mando, y establece “La línea de autoridad de una organización, en la actualidad representada por casillas líneas bien definidas del organigrama, sigue un orden de rangos, de la alta gerencia al nivel más bajo de la empresa”.

Fayol establece que los niveles de comunicación y autoridad deben respetarse para evitar conflictos e ineficiencias. Señalo que el abuso en esta materia puede a su vez, provocar lentitud administrativa o burocratismo.

Fayol ilustra esta situación de la siguiente manera:

Supongamos que se trata de poner en relación al servicio F con el servicio P, en una empresa cuya jerarquía está representada por la doble escala G-A-Q. Siguiendo la vía jerárquica será necesario ascender la escala desde F hasta A, descender luego desde A hasta P, deteniéndose en cada peldaño, subir después desde P hasta A, y descender desde A hasta F para volver al punto de partida.

A B L C M D N E O F P G Q

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Es, sin duda, mucho más simple y más rápido ir directamente desde F a P, siguiendo el camino directo F-P. Y esto es lo que se hace más a menudo.

El principio jerárquico quedara salvo guardado si los jefes E y O han autorizado a sus agentes respectivos F y P a entrar en relaciones directas; y la situación quedara completamente regularizada si F y P informan de inmediato a sus jefes respectivos sobre lo que han hecho de común acuerdo.

Si F y P quedan de acuerdo y sus operaciones son aprobadas por sus jefes inmediatos, las relaciones directas pueden proseguir, desde el instante en que el acuerdo desaparece o la aprobación de los jefes falta, las relaciones directas cesan y la vía jerárquica queda inmediatamente restablecida.

10) EL ORDEN.- Los materiales y las personas deben estar en lugar adecuado y en el momento indicado. Las personas, sobre todo, deben realizar los trabajos u ocupar los puestos más adecuados para ellas.

El principio del orden establece como recomendación la formula: en el orden material “Un lugar para cada persona y cada persona en su lugar”, en tanto que en el orden social seria, “Un lugar para cada persona y cada persona en su lugar”. El orden es clasificar la información y realizar las actividades de un procedimiento en la secuencia preestablecida.

11) LA EQUIDAD.- Los administradores deben ser amables y justos con sus subordinados.

12) ESTABILIDAD DEL PERSONAL.- Las tasas elevadas de rotación de empleados socavan el buen funcionamiento de la organización. Fayol destaca la estabilidad del personal y la relación con el desarrollo que el empleado o miembro tiene en el aprendizaje y dominio de su trabajo. Luego sostiene que: “Si el agente es desplazado cuando apenas ha concluido el periodo del aprendizaje, o antes de este termine, no habrá tenido tiempo de rendir un trabajo apreciable. Y si la misma situación se repite indefinidamente, la función nunca será desempeñada a satisfacción”.

13) LA INCIATIVA.- Fayol destaca la importancia que tiene la creatividad para el desarrollo de las organizaciones. Si las entidades no aprovechan la iniciativa de sus colaboradores, serán estéticas y de corta vida, porque serán superadas por otras organizaciones. La iniciativa ha jugado un papel muy importante en el desarrollo de la humanidad. Sin ella no hubiera habido cambio, es decir, evolución y progreso, que es lo que distingue al ser humano de los animales. Dice Fayol: “Una de las más vivas satisfacciones que puede experimentar el hombre inteligente, es concebir un plan y asegurar su buen éxito; es también uno de los más poderosos estimulantes de la actividad humana. “Además agrega”. “En igualdad de circunstancias un jefe sabe inspirar la iniciativa entre el personal es infinitamente superior a otro que no sabe hacerlo”.

14) UNION DEL PERSONAL.- La importancia de la unidad del personal radica en que genere espíritu de grupo y cohesión del personal. Fayol una serie de axiomas para apoyar su principio:

La unión hace la fuerza. La armonía y la unión del personal de una empresa constituyen una gran fuerza para ella. Es consecuencia, es indispensable, realizar los esfuerzos tendientes a establecerlos.

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