Proceso mediante el cual se identifica, mide, registra y comunica la información económica de una organización o empresa. Con el fin de que los gestores puedan evaluar la situación financiera de la entidad.

La teneduría de libros se refiere a la elaboración de los registros contables por lo que es al que permite obtener los datos ajustados a principios contables, utilizados para evaluar la situación y obtener la información financiera relevante de una entidad.

CONTABILIDAD

Cuando se lleva a cabo una contabilidad personal, se suele utilizar un sistema simple mediante el cual se van registrando las cantidades de las gastos en columnas. Este sistema refleja la fecha de la transacción, su naturaleza y la cantidad desembolsada, sin embargo cuando se lleva a cabo la contabilidad de una organización, se utiliza un sistema de doble entrada, cada transacción se registra reflejando el doble impacto que tiene sobre la posición financiera de una empresa se refleja en el balance, mientras que los resultados obtenidos aparecen desglosados en la cuenta de ganancias y perdidas.

Se clasifican en:

PRINCIPIO FUNDAMENTAL O

POSTULADO BÁSICO

PRINCIPIO DE FONDO O DE VALUACIÓN

PRINCIPIOS QUE HACEN A LAS

CUALIDADES DE LA INFORMACIÓN

PRINCIPIOS DADOS POR EL MEDIO

SOCIOECONÓMICO

EQUIDAD DEVENGADO

VALUACIÒN

AL COSTO

REALIZACION

OBJETIVIDAD

EXPOSICION

PRUDENCIA

UNIFORMIDAD

MATERIALIDAD

ENTE

BIENES

ECONOMICOS

EMPRESA EN

MARCHA

MONEDA EN

CUENTA

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD

Los 14 principios de contabilidad generalmente aceptados (P.C.G.A) aprobados por la VII Conferencia Interamericana de contabilidad y la VII Asamblea Nacional de Graduados en ciencias Económicas efectuada en mar del plata en 1965, se enuncian de la siguiente forma.

EQUIDAD: La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupación constante en la contabilidad dados que los que se sirven o utilizan los datos contables pueden encontrarse ante el hecho de que sus intereses particulares se hallen en conflicto.

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD

De esto se desprende que los estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen con equidad los distintos intereses en juego en una empresa dada.

ENTE: Los estados financieros se refieren siempre a un ente donde el elemento subjetivo o propietario es considerado como tercero. El concepto de “ente” es distinto del de “persona” ya que una misma persona puede producir estados financieros de varios “entes” de su propiedad.

BIENES ECONOMICOS: Los estados financieros se refieren siempre a bienes económicos, es decir bienes materiales e inmateriales que posean valor económico y por ende susceptibles de ser valuados en términos monetarios.

MONEDA DE CUENTA: Los estados financieros reflejan el patrimonio mediante un recurso que se emplea para reducir todos sus componentes heterogéneos a una expresión que permita agruparlos y compararlos fácilmente. Este recurso consiste en elegir una moneda de cuenta y valorizar los elementos patrimoniales aplicando un “precio” a cada unidad.Generalmente se utiliza como moneda de cuenta el dinero que tiene curso legal en el país dentro del cual funciona el “ente” y en este caso el “precio” esta dado en unidades de dinero de curso legal.En aquellos casos donde la moneda utilizada no constituye un patrón estable de valor, en razón de las fluctuaciones que experimente, no se altera la validez del principio que se sustenta, por cuanto es factible la Corrección mediante la aplicación de mecanismos apropiados de ajuste.

EMPRESA EN MARCHA: Salvo indicación expresa en contrario se entiende que los estados financieros pertenecen a una “empresa en marcha”, considerándose que el concepto que informa la mencionada expresión, se refiere a todo organismo económico cuya existencia personal tiene plena vigencia y proyección futura.

VALUACION AL COSTO: El valor de costo-adquisición o producción, constituye el criterio principal y básico de la valuación, que condiciona la formulación de los estados financieros llamados “de situación”, en correspondencia también con el concepto de “empresa en marcha”, razón por la cual esta norma adquiere el carácter de principio.

Esta afirmación no significa desconocer la existencia y procedencia de otras reglas y criterios aplicables en determinadas circunstancias, sino que, por el contrario, significa afirmar que en caso de no existir una circunstancia especial que justifique la aplicación de otro criterio, debe prevalecer el de “costo” como concepto básico de valuación.

Por otra parte, las fluctuaciones del valor de la moneda de cuenta, con su secuela de correctivos que inciden o modifican las cifras monetarias de los costos de determinados bienes, no constituyen, asimismo, alteraciones al principio expresado, sino que, en sustancia, constituyen meros ajustes a la expresión numeraria de los respectivos costos.

EJERCICIO: En las empresas en marcha es necesario medir el resultado de la gestión de tiempo en tiempo, ya sea para satisfacer razones de administración, legales, fiscales o para cumplir con compromisos financieros, etc. Es una condición que los ejercicios sean de igual duración, para que los resultados de dos o mas ejercicios sean comparables entre si.

DEVENGADO: Las variaciones patrimoniales que deben considerarse para establecer el resultado económico son las que competen a un ejercicio sin entrar a considerar si se han cobrado o pagado.

OBJETIVIDAD: Los cambios en los activos, pasivos y en la expresión contable del patrimonio neto, deben reconocerse formalmente en los registros contables, tan pronto como sea posible medirlos objetivamente y expresar esa medida en moneda en cuenta.

REALIZACION: Los resultados económicos solo deben computarse cuando sean realizados, o sea cuando la operación que los origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislación o practicas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundamentalmente todos los riesgos inherentes a tal operación. Debe establecerse con carácter general que el concepto “realizado” participa del concepto devengado.

PRUDENCIA: Significa que cuando se deba elegir entre dos valores por un elemento del activo, normalmente se debe optar por el mas bajo, o bien que una operación se contabilice de tal modo que la alícuota del propietario sea menor. Este principio general se puede expresar también diciendo: “contabilizar todas las perdidas cuando se conocen y las ganancias solamente cuando se hayan realizado”.

La exageración en la aplicación de este principio no es conveniente si resulta en detrimento de la presentación razonable de la situación financiera y el resultado de las operaciones.

UNIFORMIDAD: Los principios generales, cuando fuere aplicable y las normas particulares utilizadas para preparar los estados financieros de un determinado ente deben ser aplicados uniformemente de un ejercicio al otro. Debe señalarse por medio de una nota aclaratoria, el efecto en los estados financieros de cualquier cambio de importancia en la aplicación de los principios generales y de las normas particulares.

Sin embargo, el principio de la uniformidad no debe conducir a mantener inalterables aquellos principios generales, cuando fuere aplicable, o normas particulares que las circunstancias aconsejen sean modificadas.

MATERIALIDAD (significación o importancia relativa)Al ponderar la correcta aplicación de los principios generales y de las normas particulares debe necesariamente actuarse con sentido practico. Frecuentemente se presentan situaciones que no encuadran dentro de aquellos y, que, sin embargo, no presentan problemas porque el efecto que producen no distorsiona el cuadro general.

Desde luego, no existe una línea demarcatoria que fije los limites de lo que es y no es significativo y debe aplicarse el mejor criterio para resolver lo que corresponda en cada caso, de acuerdo con las circunstancias, teniendo en cuenta factores tales como el efecto relativo en los activos o pasivos, en el patrimonio o en el resultado de las operaciones.

EXPOSICION: Los estados financieros deben contener toda la información y discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación de la situación financiera y de los resultados económicos del ente a que se refieren.

Obtener en cualquier momento una información ordenada y sistemática sobre el desenvolvimiento económico y financiero de la empresa.

OBJETIVOS DE CONTABILIDAD

Establecer en términos monetarios, la cuantía de los bienes, deudas y el patrimonio que posee la empresa.

Llevar un control de los ingresos y egresos. Facilitar la planeaciòn, ya que no solo da a conocer los

efectos de una operación mercantil, sino que permite prever situaciones futuras.

Determinar las utilidades o perdidas obtenidas al finalizar el ciclo contable.

Servir de fuente fidedigna de información ante terceros (proveedores, bancos y estado).

El campo de acción de la contabilidad es muy amplio, tanto como las actividades del quehacer humano. La contabilidad, según el tipo de empresa con las que se aplique puede ser: oficial, de servicios, comercial y de manufacturas (o costo).

1. CONTABILIDAD OFICIAL: Proporciona los mecanismos para registrar las actividades económicas de las empresas estatales y se rige por las normas que para el efecto expida su organismo rector, la Contaduría General de la Nación.

CAMPO DE ACCIÓN DE LA CONTABILIDAD

2. CONTABILIDAD DE SERVICIOS: Registra las actividades económicas desarrolladas por las empresas dedicadas a la prestación de servicios.Las conocidas como contabilidad bancaria, hotelera, de seguros, pertenecen al grupo de servicios.

3. CONTABILIDAD COMERCIAL: Registra y controla las actividades que giran alrededor de la compraventa de mercancías en las empresas comerciales.

4. CONTABILIDAD DE COSTOS: Registra las operaciones económicas que determinan el costo de los productos semielaborados y terminados, en las empresas industriales.

La información debe ser:

1. COMPRENSIBLE: Es decir, clara y fácil de entender.2. UTIL: Cuando es confiable y oportuna.3. CONFIABLE: Cuando representa fielmente los hechos

económicos.4. COMPARABLE: Cuando se prepara sobre bases

uniformes.

CUALIDADES DE LA INFORMACION CONTABLE

La forma mas simple para iniciar el aprendizaje de los registros contables es mediante el esquema de la cuenta “T”. Sus partes son:

1. Nombre completo de la cuenta.2. Debe, el lado izquierdo, para registrar los débitos.3. Haber, el lado derecho, para registrar los créditos.

ESQUEMA DE LA CUENTA “T”

Debitar una cuenta es registrar un valor en el lado izquierdo, es decir, en el Debe: acreditar una cuenta es registrar un valor en el lado derecho, es decir, en la columna del Haber.

Movimiento debito es la suma de los valores registrados en el debe de una cuenta; movimiento crédito es la suma de los valores registrados en el Haber.

REGISTROS EN LA CUENTA “T”

Saldo de una cuenta es la diferencia entre los valores registrados en la columna del Debe y los registrados en la columna del Haber.

1. SALDO DEBITO: Una cuenta tiene saldo debito cuando el movimiento debito es mayor que el movimiento crédito.

2. SALDO CREDITO: Una cuenta saldo crédito cuando el movimiento crédito es mayor que el movimiento debito.

SALDOS EN LA CUENTA “T”

Las cuentas representan las propiedades, derechos y deudas de una empresa en una fecha determinada; así mismo, los costos, los gastos y las utilidades en un periodo determinado.

De acuerdo con su naturaleza, las cuentas se clasifican en reales o de balance, nominales o de ganancia y perdidas y de orden.

CLASIFICACIÓN NOMENCLATURA Y MOVIMIENTOS DE LAS CUENTAS

RESALENOMINALE

S

CUENTAS DE ORDEN

INGRESOS

GASTOS

COSTO

ACTIVO

PASIVO

PATRIMONIO

ACREEDORAS

DEUDORAS

CUENTAS

CUENTAS REALES O DE BALANCE: Estas cuentas representan valores tangibles como las propiedades y las deudas, forman parte del Balance de una Empresa. Las cuentas reales, a su vez, pueden ser de activos, pasivo o patrimonio.

1. ACTIVO: Representan los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad de la empresa. Se entiende por bienes, entre otros, el dinero en caja o en bancos, las mercancías, los muebles y los vehículos, por derechos, las cuentas por cobrar y los créditos a su favor.

CARACTERISCTICAS: Estar en capacidad de generar beneficios o

servicios. Estar bajo el control de la empresa Generar un derecho de reclamación.

MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE ACTIVOS:Estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el DEBE, disminuyen y se cancelan en el HABER, por lo general su saldo es debito.

2. PASIVO: representa las obligaciones contraídas por la Empresa, para su cancelación en el futuro, son las deudas que deben pagar por cualquier concepto.

CARACTERISTICAS: La obligación tiene que haberse causado, lo que

implica que debe hacer un pago. Existe una deuda con un beneficio cierto. Estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento

en el HABER, disminuyen y se cancelan en DEBE, por lo general su saldo es crédito.

3. PATRIMONIO: Es el valor resultante de la diferencia entre el activo y pasivo, representa los aportes del dueño o dueños para constituir la empresa, y además incluye las utilidades y reservas, este grupo constituye un pasivo a favor de los dueños de la empresa por lo cual se maneja de igual forma que las cuentas del pasivo.

CARACTERISTICAS:

Esta constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los dueños de la Empresa.

Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las perdidas del ejercicio contable.

Su movimiento es igual al de las cuentas del Pasivo.

CUENTAS NOMINALES, DE RESULTADO O TRANSITORIAS.

Se denominas así porque al finalizar un ejercicio contable dan a conocer las utilidades, costos, y gastos, son transitorias porque se cancelan al finalizar el periodo contable..

Comprende las cuentas del Estado de Ganancias y Perdidas, de Ingresos, Gastos, Costo de venta y Costo de producción o de operación.

1. INGRESOS: Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de obtener una ganancia.

Estas cuentas empiezan y aumentan el HABER, normalmente no se debitan sino el final del ejercicio, para cancelar su saldo.

2. GASTOS: Son los que realiza una empresa por pago de servicios y elementos necesarios para su buen funcionamiento.

Estos constituyen un gasto o una perdida, porque esos valores no son recuperables, Ejemplos, pago de nominas, pago de servicios públicos, arrendamientos y otros.Estas cuentas de gastos empiezan y aumenta en el debe, disminuye y se cancelan en el haber, su saldo es debito.

3. COSTOS DE VENTAS: Representa el valor de adquisición de los artículos destinados a la venta. Estas cuentas empiezan en el DEBE, y disminuyen y se cancelan en el HABER, normalmente no se acreditan, su saldo es debito.

4. COSTO DE PRODUCCION O DE OPERACIÓN: Agrupa el conjunto de cuentas que representan erogaciones asociadas clara y directamente, con la elaboración o la producción de los bienes, o la prestación d servicios, de los cuales el ente económico obtiene ingresos, el movimiento de estas cuentas se registra en forma similar al de las cuentas de COSTO DE VENTA.

CUENTAS DE ORDENAgrupan los valores que reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de la empresa, a si como las cuentas que sirven para efectos de control interno o información general, además las que se utilizan para conciliar las diferencias entre los registros contables de la empresa y las declaraciones tributarias.

1. CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS:

Los dineros, documentos y bienes que conforman el grupo de las cuentas de orden deudoras, se manejan como cuentas de activos, por lo tanto, su saldo es debito .EJ BIENES Y VALORES ENTREGADOS EN CUSTODIA O EN GARANTIA.

2. CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS:

Los bienes que ha recibido para custodia, manejo o negociación constituyen el grupo de cuentas de orden acreedoras, estas cuentas se manejan como las cuentas de pasivo, por lo cual su saldo es crédito, EJ. BIENES Y VALORES RECIBIDOS EN CUSTODIA O EN GARANTIA.

OBJETIVO: Buscar la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes, con el fin de permitir la transparencia de la información contable y, por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad.(Art. 1 decreto 2650/93)

CONTENIDO: El plan único d cunetas esta compuesto por un catalogo d cunetas y la descripción y dinámica para su aplicación, los cuales deben observarse en el registro contable de las operaciones o transacciones económicas (Art. 2 decreto 2650/93)

PLAN UNICO DE CUENTAS

CATALOGO DE CUENTAS: El catalogo de cuentas contiene la relación ordenada de las clases, cuentas, y subcuentas del Activo, Pasivo Patrimonio, Ingresos, Gastos, Costos de producción o de operación y Cuentas de orden, identificadas con un código numérico y su respectiva denominación.

CUENTAS AUXILIARES: Adicionalmente a las subcuentas señaladas en el catalogo, podrán utilizarse las auxiliares que se requieran de acuerdo con las necesidades de la Empresa, por lo cual bastara incorporarlas a partir del séptimo digito.

ABREVIATURAS: La denominación dada a los rubros que conforman el Catalogo del PLAN UNICO DE CUENTAS, podrá ser aplicada utilizando abreviaturas o parte de la denominación, según le corresponda.El plan esta estructurado a partir de los siguientes niveles.

CLASE GRUPO CUENTA AUXILIARESSUBCUENTA

Con siete o mas dígitos

Los dos primeros dígitos

Los cuatro primeros dígitos

Los seis primeros dígitos

El primer dígito

LAS CLASE QUE IDENTIFICA EL PRIMER DIGITO SON:

CLASE 1: ACTIVO CLASE 2: PASIVO CLASE 3: PATRIMONIO CLASE 4: INGRESOS CLASE 5: GASTOS CLASE 6: COSTO DE VENTA CLASE 7: COSTO DE PRODUCCION O DE

OPERACIÓN CLASE 8: CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS CLASE 9: CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS

Las clase 1, 2 y 3 comprenden las cuentas del BALANCE

GENERAL, las clases 4, 5 y 6 corresponden a las cuentas de ESTADO DE RESULTADO Y LAS CLASES 8 Y 9 DETALLAN LAS CUENTAS DE ORDEN.

A partir del 1º de Enero de 1.995, el plan único de cuentas (PUC) será obligatorio para todas las personas naturales y jurídicas obligadas a llevar Contabilidad de acuerdo con lo dispuesto en le CODIGO DE COMERCIO, el registro o comprobante contable será obligatorio a nivel de subcuenta con los seis primeros dígitos.

EJEMPLOS.1. ACTIVO11 DISPONIBLE1105 CAJA110505 CAJA GENERAL110510 CAJAS MENORES1110 BANCOS111005 MONEDA NACIONAL111010 MONEDA EXTRANJERA2. PASIVO21 OBLIGACIONES FINANCIERAS2105 BANCOS NACIONALES210505 SOBREGIROS210510 PAGARES3. PATRIMONIO31 CAPITAL SOCIAL

3105 CAPITAL SUSCRITOPAGADO310505 CAPITAL AUTORIZADO310510 CAPITAL POR SUSCRIBIR (db)

La contabilidad solo podrá llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las reglamentaciones que expida el gobierno.

LA PARTIDA DOBLE

Asiento contable es el registro de las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad.En el registro contable pueden presentarse dos tipos de asientos:

1. ASIENTOS SIMPLE: Cuando sólo se afectan dos cuentas correspondientes a un debito y a un crédito.

ASIENTOS CONTABLES

2. ASIENTOS COMPUESTOS: Cuando en el registro se afectan mas de dos cuentas, pueden ser una cuenta deudora y dos o mas cuentas acreedoras, o dos o mas cuentas deudoras y una acreedora.

PROCEDIMIENTOS PARA REGISTRAR LAS OPERACIONES MERCANTILES

Para registrar las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad, se cambia el esquema de la cuenta “T” por los asientos de Diario en forma horizontal.

El procedimiento para registrar correctamente una operación mercantil es el

siguiente:

1. Identificar las cuentas que se afectan según el tipo de transacción: para ello se plantean dos interrogantes. Ej.:

Al comprar: ¿Qué se compra?, ¿Cómo se cancela? Al vender: ¿Qué se vende?, ¿Cómo se cobra su valor? Al cancelar una deuda: ¿Qué tipo de deuda se paga?,

¿Cómo se cancela su valor?

2. Determinar la cuenta que se debita y la cuenta que se acredita: para ellos, primero debe identificarse el grupo de cuentas a que pertenece y recordar su movimiento, teniendo presente sus aumentos o disminuciones; luego se procede a debitar o acreditar cada una.

COMPROBACIÓN DE SALDOS

Al terminar de registrar los asientos contables, debe comprobarse la aplicación de la partida doble; para ello se resume el desarrollo del ejercicio en una sola cuenta “T”.Al final se suman los debitos y los créditos, valores que deben ser iguales.

DESCRIPCION DE LA ECUACION PATRIMONIAL Contablemente debe existir equilibrio entre las cuentas reales de Activo, de pasivo y de patrimonio de una empresa. Para determinar el equilibrio entre estas cuentas, se utiliza una formula matemática conocida con el nombre de Ecuación Patrimonial. Esta formula da a conocer, independientemente, el valor del Activo, del pasivo o del patrimonio.

LA ECUACIÓN PATRIMONIAL

Ecuación Patrimonial de donde:

Activo= Pasivo + Patrimonio

Pasivo= Activo - Patrimonio

Patrimonio= Activo -Pasivo