Secretaria de Administracin de Bienes en Extincin de Dominio
SENABED -
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Fecha de elaboracin Revisin No.Procedimiento: 3
Pasos: 13
Da MesAo
Fecha de actualizacin Pgina: 2/9
Da MesAo
PROCEDIMIENTO 3
PAGO A PROVEEDORES Y/O BENEFICARIOS
Objetivo del Procedimiento:
Determinar procedimientos eficientes y efectivos que permitan
proporcionar oportunamente los bienes, suministros, obras y
servicios solicitados por las unidades y dependencias que integran
la SENABED, as como orientar a los jefes y personal responsables
del proceso de compras, en sus diversas etapas, con respecto a las
tareas que deban ejecutar.Marco de Aplicacin:
El desarrollo del proceso para el pago de proveedores y/o
beneficiarios, se designa al Departamento de Compras, Contabilidad
y Financiero de la Secretaria de Administracin de Bienes en
Extincin de Dominio, realizando y aplicando los procedimientos los
encargados siguientes: Jefe de Compras, encargado de compras, Jefe
financiero, encargado de tesorera, encargado de contabilidad.
Normas Especficas del proceso: La Gerencia Administrativa
Financiera conjuntamente con el Jefe de Compras, Almacn y
Presupuesto, son responsables de elaborar la programacin de las
compras para que las mismas se realicen sin contratiempos.
Corresponde al Encargado de Compras velar porque los expedientes
para pago se remitan cumpliendo con todos los requisitos
establecidos.
Es responsabilidad del Encargado de Presupuesto verificar la
disponibilidad de cuotas para dar seguimiento a las gestiones de
pago recibidas.
Corresponde al Encargado de Contabilidad aprobar los CUR
correspondientes y remitir oportunamente los expedientes para
agilizar el pago. El Jefe Financiero dispone con el analista de
presupuesto, la responsabilidad de verificar que los renglones
presupuestarios cuenten con la disponibilidad para el pago de los
proveedores. El Jefe de Tesorera de la Unidad Ejecutora llevar el
control de los pagos efectuados oportunamente a los diferentes
proveedores y/o beneficiaros de SENABED. El pago por los diferentes
productos y/o servicios que se adquieran para uso de SENABED,
debern coincidir con las caractersticas y precios establecidos en
el contrato o acta de negociacin cuando la modalidad de compra sea
mediante licitacin y cotizacin respectivamente.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Fecha de elaboracin Revisin No.Procedimiento: 3Pasos: 10
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INICIA: Unidad SolicitanteTERMINA: Unidad de Tesorera
PUESTOPASO No.ACTIVIDAD
COMPRA DIRECTA
de Q. 1.00 a Q. 1,000.00 (Caja Chica) Q. 1,000.01 al Q. 5,000.00
(Fondo Rotativo)
Unidad Solicitante1Procede a gestionar la compra y no es
necesario elaborar la Solicitud de pedido, debiendo cumplir con los
siguientes requisitos:
a) La factura debe ir razonada y firmada en la parte posterior
por el Jefe de la Unidad solicitante y de quien recibe el producto
y/o servicio.
b) La compra del producto y/ o servicio debe estar comprendida
entre los montos de Q. 0.01 a Q. 1,000.00 para su liquidacin
mediante Caja Chica, y de Q. 1,000.01 hasta Q. 5,000.00 para la
liquidacin de Fondo Rotativo.
Encargado de Tesorera2Recibe copia de la orden de compra
debidamente autorizada, para la adquisicin del producto y/o
servicio; por lo que elabora el vale de Fondo de Caja Chica y/o
Fondo Rotativo, dicho vale debe contar con la autorizacin del Jefe
Financiero.
Encargado de Tesorera3Elabora el cheque a nombre del proveedor y
obtiene las firmas correspondientes.
Encargado de Tesorera4Registra el movimiento en el Libro
autorizado por la Contralora General de Cuentas para Caja Chica y/o
de Fondo Rotativo
Unidad Solicitante5Recibe de tesorera cheque conjuntamente con
orden de compra.
Unidad Solicitante6Entrega el cheque al proveedor y/o
beneficiarios, previa verificacin de la recepcin del producto o
servicio solicitado.
Unidad Solicitante7Gestiona ante Almacn la Constancia de Ingreso
a Almacn y a Inventario y/o ante Mantenimiento el Acta de Recepcin
del Servicio, segn corresponda.
Encargado de Caja Chica y/o Fondo Rotativo8Conforma el
expediente para su liquidacin mediante el Fondo de Caja Chica y/o
Fondo Rotativo. (Tomar en consideracin el tiempo de vigencia del
vale).
Encargado de Contabilidad9Efecta el registro de compromiso y
devengado.
Encargado de Caja Chica y/o Fondo Rotativo10Liquida el fondo de
Caja Chica y/o Fondo Rotativo ante el Encargado de Tesorera, para
el reintegro correspondiente.
Fin del proceso.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Fecha de elaboracin Revisin No.Procedimiento:
Pasos: 19
Da MesAo
Fecha de actualizacin Pgina: 5/9
Da MesAo
INICIA: Analista de Presupuesto, Unidad Solicitante, Seccin de
Compras.TERMINA: Encargado de Contabilidad, Jefe Financiero y
Encargado de Tesorera
PUESTOPASO No.ACTIVIDAD
CONTRATO ABIERTO Y COMPRA DIRECTA
de Q. 5,000.01 a Q. 90,000.00 (Pago con Cheque)
Analista de Presupuesto 1Verifica la disponibilidad
presupuestaria afectar del producto y/o servicio solicitado con
base a un valor estimado proporcionado por la Unidad de Almacn.
Analista de Presupuesto2Verifica por rengln, el grupo de acuerdo
a la fuente de financiamiento que se afectar para que exista la
disponibilidad de presupuesto para realizar el pago a los
proveedores y/o beneficiarios.
Analista de Presupuesto3Traslada al Jefe Financiero para que
autorice el rengln del pago que afecta, sobre la solicitud de orden
de compra para los proveedores y/o beneficiarios y traslada a
unidad solicitante.
Unidad Solicitante
4Realiza solicitud al Departamento de Compras del producto y/o
servicios que se necesita describiendo los siguientes aspectos:
cantidad, unidad de medida, descripcin, color, caractersticas,
textura, forma, cdigo de insumo, rengln presupuestario, etc.,
asimismo, la debida justificacin de la compra.
Dentro de las observaciones de la Solicitud de Compra, se debe
especificar el nombre y cargo del empleado que ser responsable del
resguardo y buen uso de los bienes, cuando se trate de
adquisiciones del grupo 300.
Las solicitudes del mantenimiento y reparacin de los bienes,
para uso de la SENABED, deben ser gestionadas exclusivamente por la
Seccin de Servicios Generales y/o la Unidad de Transportes.
Encargado de Compras5Recibe la solicitud de pedido del producto
y/o servicios y verifica si se encuentra incluida dentro del Plan
de Compras. Traslada documentacin al Jefe Financiero.
Jefe Financiero6Verifica si existe cuota de compromiso por la
solicitud del producto y/o servicio ha adquirir; si hay
disponibilidad y aprueba el CUR de compromiso en SIGES y consigna
su firma de autorizacin. Traslada sal encargado de compras.
Encargado de Compras7Obtiene la autorizacin de compra del jefe
financiero y procede a efectuar la compra bajo los requerimientos
siguientes: precio, calidad, plazo de entrega y dems condiciones
que favorezcan los intereses de la SENABED, priorizando la compra
con los proveedores inscritos en el Registro de Proveedores.
Unidad Solicitante8Verifica previo a trasladar a Seccin de
Compras, que la factura de pago no contenga alteraciones, manchones
o tachaduras, y que cumpla con los aspectos formales y legales
respectivos, en ella debe especificar el rgimen de pago de ISR y/o
del IVA.
Encargado de Compras9Integra el expediente de mrito sobre las
compras que efecten y vela por el cumplimiento de los requisitos
legales, fiscales y de trmite establecidos
El expediente ser integrado con la documentacin mnima segn lo
establece el numeral 6.6.1.9 Manual de Compras de SENABED, de
acuerdo a la modalidad de Compra Directa.
Adicionalmente se deber adjuntar fotocopia de hoja de Contrato
Abierto, cuando corresponda.
Encargado de Compras10Efecta la retencin de acuerdo el rgimen de
pago de ISR y/o del IVA, en el que se encuentra inscrito el
proveedor y/o beneficiario.
Encargado de Compras11Crea, registra e imprime la orden de
compra en SIGES, firma y sella de revisado en el apartado especfico
de dicha orden para trasladar al jefe financiero para su debida
autorizacin.
Jefe Financiero12Recibe expediente, verifica en el SIGES, de
estar correcto autoriza y aprueba la liquidacin del gasto en dicho
sistema para luego trasladar al encargado de contabilidad.
Encargado de Contabilidad13Recibe expediente para verificar que
se encuentre completo y cumpla con los requisitos mnimos
establecidos en los pasos 7 y 8. Para trasladar al jefe
financiero.As tambin, dentro de los requisitos que se contemplan,
debe coincidir la actividad econmica que esta registrada en la
Patente de Comercio y/o RTU del proveedor y/o beneficiario, con el
producto o servicio que se est adquiriendo.
Jefe Financiero14Recibe el expediente y verifica si existe cuota
a devengar por la compra del producto y/o servicio; existe
disponibilidad, luego registra y solicita el CUR de devengado en el
SIGES. Traslada el expediente a la Unidad de Contabilidad.
Encargado de Contabilidad15Recibe el expediente, aprueba el CUR
de devengado por la compra de productos y/o servicios en sistema
SICOIN. Traslada el expediente al Jefe Financiero, para la
solicitud de pago.
Jefe Financiero16Recibe expediente, revisa y procede a solicitar
el pago para los proveedores y/o beneficiarios en el sistema
SICOIN. Imprime el CUR de Devengado, lo firma y adjunta al
expediente respectivo, luego procede a trasladar a la Unidad de
Contabilidad para su respectivo resguardo y archivo.
Jefe Financiero17Emite y en segundo orden firma el cheque para
pago a proveedores y/o beneficiarios.
Encargado de tesorera 18Recibe cheques revisa y si est conforme,
firma de primer orden, luego, realiza los pagos correspondientes al
proveedor y/o beneficiario.
Proveedor19Recibe pago con cheque, del producto y/o bien
adquirido. Dentro de un plazo de 8 das
Fin del Proceso.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Fecha de elaboracin Revisin No.Procedimiento: 3Pasos:
Da MesAo
Fecha de actualizacin Pgina: 8/9
Da MesAo
INICIA: Analista de Presupuesto, Unidad Solicitante, Seccin de
Compras.TERMINA: Encargado de Contabilidad, Jefe Financiero y
Encargado de Tesorera
PUESTOPASO No.ACTIVIDAD
EVENTOS DE COTIZACIN
de Q. 90,000.01 a Q. 900,000.00EVENTOS DE LICITACIN Mayores a Q.
900,000
PROVEEDOR NICO Y CASOS DE EXCEPCIN
1 Se aplicaran las actividades de la 1 a la 8 del proceso de
pago de proveedores y/o beneficiarios mediante la modalidad de
Contrato Abierto y Compra Directa de Q. 5,000.01 hasta Q.
90,000.00.
Encargado de Compras2Integra el expediente de mrito de las
compras que se efecten y vela por el cumplimiento de los requisitos
legales, fiscales y de trmite establecidos
El expediente ser integrado con la documentacin mnima
establecida en el numeral 6.6.2.7 Manual de Compras de SENABED, de
acuerdo a la modalidad de Cotizacin, Licitacin, Proveedor nico y
casos de Excepcin, entre otros.
Encargado de Compras3Efecta la retencin de acuerdo el rgimen de
pago de ISR y/o del IVA, en el que se encuentra inscrito el
proveedor y/o beneficiario.
Encargado de Compras4Crea, registra e imprime la orden de compra
de acuerdo a las especificaciones del Acta de Negociacin o Contrato
en SIGES, firma y sella de revisado en el apartado especfico de
dicha orden.Para las adquisiciones efectuadas a travs de los
regmenes de Cotizacin, Licitacin, Proveedor nico y Casos de
Excepcin entre otros, de conformidad con los rangos establecidos en
el Manual de Compras de SENABED, se proceder a la creacin de la
orden de compra en SIGES previa verificacin que el expediente
cumpla con los requisitos de trmite respectivos.
Encargado de Contabilidad5Recibe expediente, verifica que este
completo y que cumpla con todos los requisitos mnimos establecidos
en las actividades 2 y3.
Adicional, se debe de tener a la vista el expediente completo
del evento de Cotizacin, Licitacin, Proveedor nico y Casos de
Excepcin, entre otros.
El producto y/o servicio debe coincidir con las caractersticas y
precios establecidos en el contrato o acta de negociacin, asimismo
se debe rectificar que la fianza que aplique se encuentre
vigente.
Encargado de Contabilidad6Recibe la orden de compra, reversa el
precompromiso y registra la etapa del comprometido en el rea
especfica para el registro de la ejecucin presupuestaria.
7Se aplicaran las actividades de la 14 a la 19 del proceso de
pago de proveedores y/o beneficiarios mediante la modalidad de
Contrato Abierto y Compra Directa de Q. 5,000.01 hasta Q.
90,000.00.
Fin del Proceso.
ANEXO
Glosario de trminosSmboloNombreSignificado
Inicio o terminalSe utiliza para indicar el inicio o fin de un
flujograma de actividades.
OperacinRepresenta la realizacin de una actividad.
Conector Representa la unin entre actividades.
Decisin o alternativaIndica un punto en el proceso en el cual se
deben de tomar alternativas o decisiones.
DocumentoUtilizado para cualquier registrar cualquier tipo de
documento.al que se haga referencia en el proceso
Archivo Utilizado para indicar archivos
Conector de PginaSe registra para conectar pginas de un mismo
proceso.
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