Procedimiento 001 Control Documentos y Registros

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

COD:MPR-SST-001Versión 01 2012 -01- 12

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Control de DocumentoElaborado por Revisado por Aprobado por Fecha de

aprobación Jefe SSO&AIng. Ángel Ambuludi

Gerente de Recursos HumanosIng. Fredi Reinoso

Gerente AdministrativoLic. José Estrella

1. OBJETIVO:

Establecer, documentar, controlar y mantener los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo establecidos por MALCA

2. ALCANCEEs de aplicación para todos los niveles de la organización que formen parte del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en MALCA

3. RESPONSABILIDADESRepresentante de la Dirección: Cumplir y hacer cumplir el presente procedimiento asegurando su

implementación y control respectivo.

Miembros de la organización: Cumplir lo establecido en el presente procedimiento, mantener sus registros

actualizados y garantizar su almacenamiento en lugares apropiados y seguros, con el fin de evitar su deterioro.

4. DEFINICIONESDocumento interno: Es aquel documento elaborado por la EmpresaEjemplo: Procedimientos, Instructivos, Manual de Organización y Funciones, Perfil de Puesto, Formatos y otros documentos.

Documento externo: Son aquellos documentos que se emplean en los procesos del sistema, pero cuyo origen es externo, en esta categoría se considera por ejemplo las leyes, normas, reglamentos o manuales.

Manual: Documento que especifica la forma de administrar una organización.Nota: Los Manuales del sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo pueden variar en cuanto a detalle y formato para adecuarse al tamaño y complejidad de cada organización en particular.

Procedimiento: Descripción específica para llevar a cabo una actividad o un proceso indicando las responsabilidades y documentos involucrados.

Registro: Documento que proporcionan evidencia de la conformidad con los requisitos o de actividades desempeñadas.

Formato: Es la estructura de un documento en el que se consignarán datos como resultado de una verificación o control, convirtiéndose de esa manera en un registro.

Copia controlada: Copia de los documentos vigentes del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, identificados como tal y asignados a una persona o proceso, para su uso y aplicación correspondiente.

Copia no controlada: Copia de los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, que son impresos con fines didácticos o de revisión, identificados como tal.

Copia obsoleta: Documento que ha perdido vigencia y es guardado en forma digital en la carpeta correspondiente de documentos obsoletos.

RED: Representante de la Dirección.DM: Director(a)GGP: Gerente General de la Empresa XXXXXXCCSST: Coordinador (a) de Seguridad y Salud en el Trabajo

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Norma OHSAS 18001:2007

6. PROCEDIMIENTO:

A. Documentos InternosACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD REGISTRO

Elaborar /Modificar

Responsable deProceso/RED

La necesidad de elaborar o modificar un documento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, puede generarse en cualquier proceso a iniciativa de cualquier integrante de la EMPRESA XXXXXX.Para la elaboración de un documento nuevo el Responsable del Proceso elabora un borrador del documento de acuerdo a lo establecido en el Anexo N° 3.Los documentos elaborados serán revisados al menos una vez al año y según resultados de la revisión de documentos de la auditoria interna serán actualizados.Cuando sea necesaria la modificación de un documento el Representante de la Dirección entrega una copia del documento sin fecha ni versión al responsable de la modificación.Al momento de elaborar procedimientos e instructivos se debe considerar la estructura de acuerdo a lo señalado en el anexo N° 4. En caso de modificación se debe respetar la estructura del documento.Al modificarse un documento se identifica claramente cuáles son los cambios que se han producido, de la siguiente manera: Los párrafos modificados, se deben colocar en letra cursiva y negrita, manteniéndose así, hasta la

siguiente revisión. Si el texto se anula se debe colocar corchetes, la información anulada se evidencia por comparación con

la revisión anterior. Los corchetes se mantienen hasta la siguiente revisión. Los cambios en los diagramas de flujo, se identifica de acuerdo a lo señalado anteriormente. En el caso

de los formatos, la modificación se evidencia por comparación con la revisión anterior. Los cambios de los documentos que se encuentren en la categoría de "Otros Documentos", se identifica de

acuerdo a lo señalado anteriormente o por comparación con la versión anterior.El Responsable de proceso debe entregar el borrador del documento (nuevo o modificado) al Representante de la Dirección para que coordine la revisión y aprobación respectiva por los responsables.

ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD REGISTRO

Revisar yaprobar

RED/ CC/ JPC/DM/ GGP

La revisión y aprobación de los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, se realiza en diferentes niveles de la EMPRESA XXXXXX de acuerdo al tipo, al alcance del documento considerado y al nivel de uso. Los niveles de revisión y aprobación se ejecutan según lo establecido en el Anexo N° 1. Los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, deben ser revisados y aprobados por los responsables para asegurar la claridad, exactitud, adecuación y estructura apropiada. Los responsables de los procesos se encuentran definidos en el Anexo 3

Documentofirmado enseñal de

revisado yaprobado

CorregirDocumento

Responsable de laelaboración omodificación

De no ser conforme el documento, se devuelve al responsable de la elaboración o modificación para su corrección. Realizada la corrección la remite al Representante de la Dirección para que coordine la nueva revisión y/o aprobación, según sea el caso; de acuerdo a lo establecido en el Anexo N° 1.

REDUna vez aprobado el documento, el Representante de la Dirección debe identificar el documento, asignando el título, código (si aplica), estado de revisión, fecha de aprobación y demás información de carácter general. Se debe asegurar que el documento sea legible y fácilmente accesible para el personal de la organización que le compete por su labor. La

Identificar

Responsables deProceso

codificación es según lo indicado en el Anexo N°2. Para el caso de los procedimientos e instructivos debe señalar la función de las personas responsables de la revisión y aprobación. Los documentos que se encuentren en la categoría de "Otros documentos" se les asignan como mínimo el titulo y fecha de aprobación. Para documentos modificados, el Representante de la Dirección se asegura que se elimine las copias físicas de los documentos obsoletos y mantiene una copia electrónica o física de la revisión anterior en la carpeta correspondiente a los documentos "Obsoletos".

FirmarDocumentos

Representante dela Dirección

Identificado el documento, el Representante de la Dirección debe obtener las respectivas firmas de revisión y aprobación para dar conformidad a los documentos. Para el caso de los documentos que estén catalogados como Otros Documentos, pueden tener la firma para demostrar la aprobación de los mismos o, bastara con el correo electrónico de aprobación de parte del responsable según Anexo 3. Los formatos son considerados un tipoespecial de documento, y solo lleva la firma de aprobación.Los documentos aprobados son incluidos por el Representante de la Dirección en la “Lista Maestra de Documentos Internos”. Cada vez que se actualice la Lista maestra de documentos internos el Representante de la Dirección, comunica sobre el mismo a todos los Responsables de Proceso mediante correo electrónico, memorándum o aviso, indicando la ruta electrónica o su ubicación física donde se encuentra el mismo y la versión anterior se debe eliminar. Los documentos actualizados serán mantenidos por el Representante de la Dirección y estarán localizados según se convenga en cada caso.

Lista MaestradeDocumentos

Internos


Distribuir ycomunicar

Representante dela Dirección

El Representante de la Dirección, de ser necesario, distribuye las nuevas revisiones de los documentos aprobados a los responsables de los procesos correspondientes (en copia electrónica a través del correo electrónico o en copia física), asegurándose previamente que se haya efectuado la eliminación de las copias de los documentos anteriores.El Responsable de Proceso debe asegurarse de eliminar la revisión obsoleta. El responsable del proceso debe informar al personal a su cargo de los nuevos documentos o de los cambios realizados en los antiguos.Los documentos en electrónico como procedimientos, instructivos y cualquier otro documento que se crea conveniente se protegen para acceso como formato PDF.Para los documentos que son distribuidos en copia impresa, se identifican como “Copia Controlada”. La distribución física de los documentos identificados como "Copia Controlada" se controla a través del formato "Distribución de Copias Controladas".

Distribuciónde Copias

ControladasCorreo

electrónico

Responsable deProceso

Toda copia impresa que no se identifique como copia controlada no forma parte de la documentación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Cualquier trabajador puede solicitar al Representante de la Dirección una copia controlada de los documentos justificando previamente el motivo de su solicitud.

B. Documentos Externos


Identificar Responsable deProceso / RED

Los Responsables de cada proceso (según Anexo Nº 3) deben identificar los Documentos Externos relacionados a sus procesos, los mismos que deben ser indicados al Representante de la Dirección para su registro en el formato “Lista Maestra de Documentos Externos”.

Lista Maestrade

Docum.Externos

Distribuir REDEl Representante de la Dirección distribuye los documentos externos a las personas involucradas. Las distribuciones de copias físicas se controlan con el formato “Distribución de Copias Controladas” y se identifican como "Copia Controlada". La publicación en electrónico del documento externo se comunica vía correo electrónico o de forma física

Distribuciónde Copias

a las personas correspondientes. ControladasAdministrardocumentosObsoletos

REDToda copia obsoleta que se requiera conservar se debe identificar como “Documento Obsoleto” y ser guardado en la carpeta (física o digital) correspondiente a los documentos externos obsoletos. Los manuales serán identificados para fines operativos Las nuevas versiones de las Normas Técnicas serán identificadas por el RED.

Lista Maestrade

Docum.Externos


Actualizar listamaestra

REDEn caso de eliminarse o adicionarse algún documento de origen externo el Representante de la Dirección actualiza la Lista Maestra de Documentos Externos e informa el cambio a cada Responsable de proceso.

Lista Maestrade

Docum.Externos

C. RegistrosACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD REGISTRO

Identificarregistros


Los registros generados en el proceso son declarados y controlados por el Representante de la Dirección en la “Lista Maestra de Registros”, que se encarga de su mantenimiento. Los registros pueden clasificarse en físicos (copia dura) o electrónicos.

Lista Maestrade Registros

ControlarRegistros

Almacenar

Recuperar


En la Lista Maestra de registros se definen todos los controles necesarios sobre la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición de los registros de cada proceso, consignando la siguiente información:

Nombre del proceso donde se utilizan los registros. La identificación esta dada por el Titulo y/o código.

La recuperación de los registros esta dado a través de la designación de una persona autorizada para acceso del registro.El almacenamiento y recuperación es a través de la designación de:

Nombre del archivo: Es el nombre del archivo con que esta identificado el registro. Ubicación física o ruta en el Sistema.

Retención y disposición es a través de la designación de: Retención mínima: Tiempo que debe permanecer en archivo activo Disposición Final: Que se hace con el registro una vez transcurrido el tiempo de retención mínima

El Responsable del proceso debe de mantener los registros según a lo indicado en la Lista Maestra de Registros.


ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD REGISTROActualizar

Lista MaestraResponsable de

ProcesoCada vez que se identifique un registro, el Responsable de proceso debe actualizar la lista y enviársela al Representante de la Dirección.


7. REGISTROS:

Lista Maestra de Documentos Internos, F-SGSST-01Lista Maestra de Documentos Externos, F-SGSST-02Lista Maestra de Registros, F-SGSST-03Distribución de Copias Controladas, F-SGSST-04

8. ANEXOSAnexo Nº 1: Niveles de Elaboración, Revisión y Aprobación de los Documentos del SGCAnexo Nº 2: Codificación de la DocumentaciónAnexo Nº 3: Responsables de procesosAnexo Nº 4: Estructura de los Documentos

ANEXO N° 1

Documento Elabora Aprueba Revisa

Manual del Sistema de Gestión de

Seguridad y Salud en el Trabajo

Representante de la Dirección o

Persona designada por el RED

Representante de la Dirección

Dirección y/o

Gerencia General de EMPRESA XXXXXX

Política y Objetivos de Seguridad y

Salud en el Trabajo

Representante de la Dirección o

Persona designada por el RED


Dirección y/o


Procedimiento y

Formatos SGSST

Responsable del proceso /

Coordinador de Seguridad y Salud

en el Trabajo



ANEXO N° 2: Codificación de la Documentación

Código SignificadoMPFID

ManualProcedimiento

FormatoInstructivo

Otros documentos (Organigrama, Política, tablas, otros.)

SGSST

ALMMAN

RRHHSIS

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

AlmacénMantenimiento

Recursos HumanosSistemas

XX Número del Documento

Quedando la codificación de la siguiente manera:

P - SGSST - 01

ANEXO N° 3: Responsables de Procesos

Proceso / Área Responsable de procesoGestión de Seguridad y Salud en el

TrabajoRepresentante de la Dirección (RED)

Almacén Coordinador de AlmacenesMantenimiento Supervisor de Mantenimiento (SMAN)

Recursos Humanos Jefe de Recursos Humanos (JRRHH)Sistemas Jefe de Sistemas (JSIS)

Anexo Nº 4: Estructura que se debe considerar en la elaboración de documentos

Contenido para Procedimientos:

1. OBJETIVO: Se menciona la finalidad del Documento

2. ALCANCE: Se refiere a que proceso y personal aplica el documento.

3. RESPONSABILIDADES

4. DEFINICIONES: Se incluye términos que están siendo utilizados y que no es de conocimiento de todos, en caso apliquen.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Documentos internos o externos asociados al procedimiento. (procedimientos, manuales, normativa legal, otros)

6. PROCEDIMIENTO: Se explica la forma en cómo se lleva a cabo el proceso, se presenta en cuatro columnas:

Actividad: Se presentan las diferentes etapas del procedimiento, siendo una opción presentarlo en diagrama de flujo.

Responsable: Cargo del responsable de la actividad. Descripción de la actividad: se describe la actividad a realizar (qué, cómo, cuándo,

dónde y frecuencia). Registros: Se indica el documento que se emite o utiliza en cada actividad.

Cuando no se asocie a ningún registro se coloca: un guión (-).

7. REGISTROS: Señalar los títulos y códigos (si aplica) de los registros generados.

8. ANEXOS: Información complementaria importante para el procedimiento. En caso aplique.

NOTA 1: Cuando uno de los títulos no se presente en el documento, se coloca debajo del mismo: No Aplica.

1.- Responsable2.- Desarrollo de actividad3.- Referencias4.- Registros (Señalar los títulos y códigos (si aplica) de los registros generados)

Los instructivos deben contener como mínimo los siguientes puntos, pudiendo establecer otros puntos de acuerdo a la naturaleza de lo que se esté documentando

Nota 2: La estructura de los demás documentos será coordinada con el Responsable de la Dirección.

Nota 3: Los documentos de los procesos de apoyo no necesariamente deberán ajustarse a esta estructura. Para el caso de documentos de Recursos Humanos, el Jefe Corporativo de Recursos Humanos estará a cargo de las modificaciones y el control de los mismos.

Documents

Procedimiento 001 Control Documentos y Registros