Procedimiento a Seguir Por Los Colaboradores de Ensambladora

MANUAL ANTE UNA FIZCALIZACIÓN

ENSAMBLAJE DE LOS ALTOS C.A.

RESPONSABILIDADES DE CADA UNO DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ DE

CONTINGENCIA ANTE UNA FISCALIZACIÓN.

RESPONSABILIDADES DE VIGILANCIA EXTERNA.Flujograma de Fiscalización

Responsabilidades :

Tomar nota del número de cédula de Identidad de cada uno de los funcionarios.

Verificar las credenciales de los funcionarios de la Institución a la cual pertenezcan.

Preguntar el objeto de su visita. Tomar nota de: matrícula, color y modelo de los vehículos

en los cuales se trasladan los funcionarios. Comunicarse con secretaria Dagnalis Delgado Ext.313

indicando la presencia de funcionarios.

FLUJOGRAMA DE FISCALIZACIÓN - ENSAMBLADORASSecretaríaDagnalisVigilancia Presidencia

ClaudiaAdm. y Cont.Carolina V.

Colaboradores Rosmeri/Liborio

LegalJohn/Froylan/María

InformáticaGerardo

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Solicitar a los Funcionarios:1. Cédula de Identidad.

2. Credenciales.3. Datos de los

vehículos.

Notificar a Secretaria

Notificar a Presidencia,

Liborio, Rosmeri L., Carolina V.,

Schaboi, Yossef y Legal

1. Solicitar Orden de Fiscalización.

Levantar acta interna de la fiscalización

1. Canalizar los requerimientos solicitados por los fiscales.

2. Decidir o no la entrega de información a los fiscales

Buscar en las diferentes oficinas la

información solicitada por

los funcionarios

Suministrar información

impresa emitida por el sistema en caso de ser

solicitada

Leer, firmar y resguardar el

acta de inspección

Verificar que el acta interna

este cónsona con el acta de

los funcionarios

Notificar a Yesenia/Honey/Luisa / Julian /

Arnaldo / Juan/Luis.

Notificar a Gerardo C.,

Larissa y Yuly

Buscar a funcionarios en

Vigilancia externa y

acompañarlos a la sala de reuniones

Nota: En ningun momento se debe dejar solos a los funcionarios

RESPONSABILIDADES DE SECRETARIA DAGNALIS DELGADO.

Flujograma de Fiscalización.

Responsabilidades:

Comunicarse con la Dra. Claudia Visani, Liborio Izaguirre, Rosmeri Lugo, Lic. Carolina Velasco, Carolina Schaboi, Yossef De Barro y Dpto. Legal. indicando la presencia de funcionarios en la Empresa.

Buscar en vigilancia externa a los funcionarios y trasladarlos hasta la sala de reuniones.

Colaborar con todo aquello que le sea requerido.





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Solicitar a los Funcionarios:1. Cédula de

Identidad.2. Credenciales.3. Datos de los

vehículos.











los funcionarios



solicitada


acta de inspección



los funcionarios




Larissa y Yuly





RESPONSABILIDADES DE PRESIDENCIA DRA. CLAUDIA VISANI.


Responsabilidades:

Solicitar a los funcionarios orden de inspección. Canalizar los requerimientos solicitados por los fiscales. Decidir o no la entrega de información a los fiscales. Tomar las decisiones que se requieran al momento de la

inspección. Notificar al Dpto. Legal, uno de los Ingenieros y al Dpto. de

SHA la presencia de funcionarios en la planta. Acompañar a los funcionarios a la entrada principal de la

planta en caso de ser requerido o designar a los que acompañaran la visita a la planta.

Estar presente al momento de ser impartida la charla de Seguridad y Salud Laboral.

Leer, firmar y resguardar el acta de inspección.





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vehículos.











los funcionarios



solicitada


acta de inspección



los funcionarios




Larissa y Yuly





Acompañar de manera cordial a los funcionarios hasta salir completamente de la Empresa una vez finalizada la inspección.

RESPONSABILIDADES DE LIC. CAROLINA VELASCO.


Responsabilidades:

Solicitar a los funcionarios orden de inspección. Canalizar los requerimientos solicitados por los fiscales. Decidir o no la entrega de información a los fiscales. Presentar información y documentación solicitada por los

fiscales Previa revisión. Tomar las decisiones que se requieran al momento de la

inspección.





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vehículos.











los funcionarios



solicitada


acta de inspección



los funcionarios




Larissa y Yuly





Notificar al Dpto. Legal, uno de los Ingenieros y al Dpto. de SHA la presencia de funcionarios en la planta.

Acompañar a los funcionarios a la entrada principal de la planta en caso de ser requerido o designar a los que acompañaran la visita a la planta.


Acompañar a los funcionarios en el recorrido por la planta que se iniciará en la entrada principal de la misma.

Acompañar a los funcionarios si se requiere el conteo o revisión de algún producto que se encuentre almacenado en la planta.

Leer, firmar y resguardar el acta de inspección Acompañar de manera cordial a los funcionarios hasta salir

completamente de la Empresa una vez finalizada la inspección.

RESPONSABILIDADES DE COLABORADORES ROSMERI LUGO Y LIBORIO IZAGUIRRE.

Flujograma de Fiscalización. FLUJOGRAMA DE FISCALIZACIÓN - ENSAMBLADORAS

SecretaríaDagnalisVigilancia Presidencia




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vehículos.











los funcionarios



solicitada


acta de inspección



los funcionarios




Larissa y Yuly





Responsabilidades:

Notificar a Yesenia Rojo, Honey González, Luisa Vargas, Julián Aragort, Juan Rodríguez, Arnaldo Issa y Luis Freites de la presencia de fiscales en la Empresa.

Buscar, revisar y analizar la información requerida por los fiscales en las diferentes oficinas.

Alertar a las diferentes oficinas que pueden ser objeto de inspección el cual contará con el apoyo de John Dovales y Froylan Guzmán en la búsqueda, revisión y análisis de la información requerida por los fiscales.

RESPONSABILIDADES DE LEGAL ABOGADOS MARIA PRIETO, FROYLAN GUZMAN Y JOHN DOVALES.






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vehículos.











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solicitada


acta de inspección



los funcionarios




Larissa y Yuly





Responsabilidades:

Notificar a Gerardo Chambriar, Yuly Bono y Larissa Paz de la presencia de fiscales en la Empresa.

Buscar, revisar y analizar la información requerida por los fiscales así como alertar a las diferentes oficinas que pueden ser objeto de inspección. (Froylan Guzmán y John Dovales).

Realizar llamadas si se solicita información y documentación en las distintas oficinas (Froylan Guzmán).

Levantar acta interna de la inspección de Ensamblaje de Los Altos (María Prieto).

RESPONSABILIDADES DE LEGAL ABOGADO JOHN DOVALES EN PLANTA.






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vehículos.



Liborio, Rosmeri L., Carolina V., Schaboi, Yossef

y Legal







los funcionarios



solicitada


acta de inspección



los funcionarios




Larissa y Yuly





FLUJOGRAMA DE FISCALIZACIÓN - ENSAMBLADORAS - PLANTAPlanta

Julian / Arnaldo / Juan/Luis SHA

Yuly/LarissaPresidencia

ClaudiaAdm. y Cont.

LiborioLegalJohn

Impartir inducción de acceso a la planta en la

entrada principal de la

misma

Acompañar a los funcionarios durante el recorrido en la planta

Levantar acta interna de la

fiscalización en planta

Acompañar a los funcionarios durante el conteo de productos

Notificar a Juan/Julián/Arnaldo/Luis F., SHA y Legal, la visita de los

Funcionarios a la planta

Acompañar a los Funcionarios de nuevo a la sala de reuniones

Acompañar a los funcionarios a la

entrada principal de la planta


Responsabilidades:


Levantar acta interna de la inspección de planta. Acompañar a los funcionarios en el recorrido por la planta

que se iniciará en la entrada principal de la misma. Acompañar a los funcionarios durante el conteo de los

productos si se requiere el mismo. Verificar que el acta interna esté cónsona con la de los

fiscales. Trasladar a los funcionarios de la planta a la sala de

reuniones.

RESPONSABILIDADES DE GERARDO CHAMBRIAR.





ClaudiaAdm. y Cont.

LiborioLegalJohn



misma















InformáticaGerardo

Rece

pció

n de

Fun

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de F

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izaci

ónCi

erre



vehículos.




y Legal







los funcionarios



solicitada


acta de inspección



los funcionarios




Larissa y Yuly





Responsabilidades:

Ubicar la información requerida en las distintas oficinas, en caso de ser solicitada por los fiscales.

Suministrar la información solicitada únicamente mediante copia impresa.

RESPONSABILIDADES DEL COLABORADOR LUIS FREITE E INGENIEROS ARNALDO ISSA, JUAN RODRIGUEZ Y JULIAN ARAGORT EN PLANTA.





InformáticaGerardo

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vehículos.




y Legal







los funcionarios



solicitada


acta de inspección



los funcionarios




Larissa y Yuly








ClaudiaAdm. y Cont.

LiborioLegalJohn



misma












Responsabilidades:


Acompañar a los funcionarios en el recorrido por la planta que se iniciará en la entrada principal de la misma.

Acompañar a los funcionarios durante el conteo de los productos si se requiere el mismo.

Trasladar a los funcionarios de la planta a la sala de reuniones (uno de los Ingenieros).

RESPONSABILIDADES DE SEGURIDAD, HIGIENE Y AMBIENTE YULY BONO Y LARISA PAZ EN PLANTA.





ClaudiaAdm. y Cont.

LiborioLegalJohn



misma














ClaudiaAdm. y Cont.

LiborioLegalJohn



misma











Responsabilidades:

Recibir a los funcionarios en la entrada principal de la planta.

Impartir inducción de 3 a 5 minutos de la importancia de las medidas de seguridad aplicada a la Empresa.

Dotar de equipos de protección personal a los funcionarios para poder ingresar la planta.

Acompañar a los funcionarios dentro del recorrido de planta.

PROTOCOLO ANTE UNA FISCALIZACIÓN.




ClaudiaAdm. y Cont.

LiborioLegalJohn



misma











1. En caso de recibir personas que digan pertenecer algún organismo público, la vigilancia externa deberá solicitarles y tomar nota de lo siguiente:

Cédula de identidad. Credenciales de la Institución a la cual pertenecen. Objeto de su visita. Matrícula, color y modelo de los vehículos en los

cuales se trasladan.

Simultáneamente el otro personal de vigilancia externa se comunicará con la secretaria Dagnalis Delgado a la Ext. 313 quien será la encargada de comunicarse con la Dra. Claudia Visani, la Lic. Carolina Velasco, Liborio Izaguirre, Rosmeri Lugo, Carolina Schaboi, Yossef De Barros y el Dpto. Legal indicando la presencia de funcionarios en la Empresa así como buscar en vigilancia externa a los funcionarios y trasladarlos hasta la sala de reuniones, es importante señalar que bajo ningún concepto se debe dejar solos a los funcionarios dentro de la Empresa.

2. En caso de no encontrarse la Dra. Claudia Visani en la

Entidad de Trabajo, Dagnalis Delgado le notificará a la Lic. Carolina Velasco Ext. 431 quien será la suplente en el proceso de fiscalización, para que reciban a los funcionarios en la sala de reuniones.

3. Paralelamente Dagnalis Delgado ubicará a la Dra. Claudia Visani vía telefónica:a) Si la Dra. Claudia Visani notifica que puede llegar se

hará esperar a los funcionarios unos minutos, en el salón antes mencionado hasta su llegada y se les ofrecerá café.

b) De no ser posible su comparecencia Dagnalis Delgado le indicará a la suplente que continúe con la inspección.

4. En caso de existir dudas acerca de las personas que se presentan como funcionarios se deberá corroborar que las C.I pertenezcan a las personas que dicen ser; que prestan servicios para los organismos para los cuales dicen trabajar, en el supuesto de que la información suministrada por los funcionarios sea falsa se procederá a llamar a los organismos policiales. En caso de que la información suministrada por los funcionarios sea verdadera se les deberá preguntar el motivo de su visita y si poseen alguna orden o autorización para practicar la inspección. Si los funcionarios manifiestan no poseer ninguna orden o autorización de fiscalización, se deberá permitir el acceso a la sala de reuniones, pero dejando constancia de dicha circunstancia.

5. En todo el proceso de inspección se deberá tratar de manera cordial a los funcionarios.

6. Una vez ubicados los funcionarios en la sala de reuniones a los fines de ser atendidos, la Dra. Claudia Visani tendrá de ayudante a la Abogada María Prieto y la suplente. La suplente solicita la información requerida por los fiscales a Liborio Izaguirre y/o Rosmeri Lugo quienes se encargarán de colaborar con la búsqueda de información en las oficinas correspondientes, teniendo como auxiliares de comunicación a los abogados Froylan Guzmán extensión 105 y John Dovales extensión 207 quienes serán un apoyo en la búsqueda, revisión y análisis de la documentación solicitada así como alertar a otras oficinas que van a ser objeto de inspección. La abogada María Prieto levantará acta interna durante todo el proceso de fiscalización la cual deberá coincidir con el acta levantada por el funcionario dejando constancia de la fecha y hora de llegada de los funcionarios, datos de su identificación, el motivo de la visita, el número de orden y autorización de fiscalización emitida por el ente regulador, los requerimientos específicos efectuados por los funcionarios, nombre de los documentos revisados y copias de la documentación solicitada, una vez finalizada la fiscalización deberá dejarse constancia de la hora, así como las observaciones que medien, entre

otros detalles pertinentes. Es importante destacar que el levantamiento del acta no deberá entorpecer en ninguna etapa el proceso de fiscalización, una vez culminada se deberá cotejar el acta levantada con la del funcionario, en caso de no corresponderse con la realidad, solicitar que sea colocada la debida observación.

7. Es importante que las personas a quienes se les solicite la información no emitan opiniones si desconocen lo que se les está solicitando, deben siempre limitarse a suministrar la información requerida previa revisión. Los empleados de las áreas involucradas deben estar en pleno conocimiento de sus funciones y tener al día la documentación pertinente.

8. En caso que los funcionarios soliciten acceder al área de planta la Dra. Claudia Visani y/o la suplente notificará a los encargados de Seguridad, Higiene y Ambiente Sra. Yuly Bono Ext. 331 y la Sra. Larisa Paz Ext. 343; a los Ingenieros Julián Aragort Ext. 146 y/o Juan Rodríguez Ext. 133 y/o Arnaldo Issa Ext. 230 y Legal para que los reciban en la entrada principal de la planta lugar donde se dará inicio la inspección. La suplente y/o la Dra. Claudia Visani trasladarán a los funcionarios a la puerta principal de la planta, donde los responsables del Dpto. de Seguridad, Higiene y Ambiente impartirán una

inducción de 3 a 5 minutos acerca de la importancia de todas las medidas de seguridad que aplicamos en la empresa, aunado a esto se deberán colocar todos los implementos de seguridad, y en todo momento estarán acompañados por el Sr. Luis Freites, los Ingenieros Juan Rodríguez, Arnaldo Issa, Julián Aragort (quienes señalaran el recorrido de inspección en planta previamente elaborado), Liborio Izaguirre y el abogado John Dovales quien elaborará el acta de inspección en planta.

9. En el acta de inspección en planta se deberá dejar constancia de todos los lugares o áreas a los cuales accedieron los funcionarios, especificando el nombre del funcionario que haya ingresado a cada una de las áreas. En caso de que los mismos procedan a efectuar un conteo o revisión de algunos productos que se encuentren almacenados en la planta, la Dra. Claudia Visani y/o la suplente, uno de los Ingenieros y el abogado John Dovales deberán acompañar al funcionario que esté efectuando el conteo o revisión, para verificar que la información que posteriormente será plasmada en el acta del organismo regulador sea cónsona con la real. Una vez culminada la inspección en planta uno de los Ingenieros y John Dovales trasladaran a los funcionarios a la sala de reuniones.

10. No está permitido que los funcionarios, revisen los sistemas electrónicos o digitalizados, en este caso la Dra. Claudia Visani y/o la suplente deberán comunicarse con el Sr. Gerardo Chambriar de la Gerencia de Informática extensión 237, quien es la persona facultada para suministrar la información solicitada únicamente mediante copia impresa. Los funcionarios no podrán conectar ningún tipo de dispositivo a los equipos informáticos de la Entidad de Trabajo.

11. Si los funcionarios requieren la exhibición de documentos, archivos, libros, registros contentivos de información de la Empresa, la suplente previa revisión la mostrará a los fiscales. Bajo ningún concepto deberá permitirse que los funcionarios modifiquen, alteren, deterioren o eliminen la documentación requerida. Es oportuno aclarar que NO deberá suministrarse ninguna documentación adicional a la requerida expresamente, a menos que la Dra. Claudia Visani, y/o la suplente haya señalado que se haga entrega del algún tipo de documentación adicional.

12. En el caso que los funcionarios requieran algún tipo de documentación que no guarde relación directa con la actividad económica de la Empresa, ya sea porque verse sobre información confidencial o sobre datos personales

tanto de los empleados, como de los accionistas; solo puede ser suministrada excepcionalmente por la Dra. Claudia Visani, y/o la suplente.

13. En el supuesto caso que los funcionarios soliciten algún producto a la Entidad de Trabajo, se les informará que dicha petición debe realizarse formalmente y por escrito, ya que no se puede sustraer ningún tipo de producto sin antes cumplir con los procedimientos internos de la Empresa.

14. La Dra. Claudia Visani y/o la suplente deberá leer, firmar y resguardar copia sellada del acta realizada por los funcionarios. Posteriormente, deberán acompañarlos de forma cordial hasta la salida de la empresa, esperando que ingresen en los vehículos hasta que salgan por el portón del estacionamiento de la Entidad de Trabajo.

15. En caso de que haya información que deba ser remitida con posterioridad a la fecha de la fiscalización o exista alguna medida preventiva que haya sido dictada por los funcionarios, la Dra. Claudia Visani, y la suplente harán las solicitudes a las oficinas respectivos, para que se tomen las acciones a que haya lugar.

16. En caso de que las medidas o sanciones dictadas por los entes reguladores, no sean ajustadas a derecho o no se esté de acuerdo con las mismas se ejercerán los recursos correspondientes.

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