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ADMINISTRACIN DE RIESGOS
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO 3
2. ALCANCE 3
3. ABREVIATURAS/ DEFINICIONES 3
4. CONTENIDO 5
4.1 REVISIN Y APLICACIN DE LA METODOLOGA 5
4.2 ADMINISTRACIN DE RIESGOS 6
4.3 PLAN DE MANEJO DE RIESGOS INSTITUCIONALES 11
4.4 POLTICA DE ADMINISTRACIN DE RIESGOS 13
4.5 SEGUIMIENTO Y EVALUACIN A LA ADMINISTRACIN DE RIESGOS 13
5. RESPONSABILIDADES 15
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 16
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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos generales que permitan identificar,
analizar, valorar y manejar
eventos que puedan interferir con el logro de los objetivos y
resultados institucionales.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para el Sistema Integral de Gestin y
Organismos Evaluadores
de la Conformidad que sean usuarios del sistema.
3. ABREVIATURAS / DEFINICIONES
a) RIESGO: Posibilidad de que ocurra un acontecimiento que
afecte el logro de los
objetivos y resultados de la Institucin.
b) ADMINISTRACIN DE RIESGO: Es el conjunto de acciones que se
deben seguir
para autocontrolar los riesgos en la Universidad y sus procesos,
contempla 4
etapas:
Identificacin de riesgo: Es la primera etapa que posibilita
conocer los
acontecimientos potenciales, que ponen en riesgo el alcance de
los objetivos
y los resultados institucionales y de procesos. La identificacin
comprende el
establecimiento de los factores internos y externos que
comprenden el
contexto y la caracterizacin del riesgo.
Anlisis de riesgo: Es la segunda etapa, que permite establecer
la
probabilidad de ocurrencia de los acontecimientos que impacten
el alcance de
los objetivos, los resultados de la Institucin y sus
consecuencias.
Valoracin de riesgo: Es la tercera etapa, donde se determina la
priorizacin
de los riesgos en relacin con los controles establecidos.
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Manejo de riesgo: Es la cuarta etapa, donde permite establecer
el
tratamiento a seguir para mitigar o prevenir los riesgos de
acuerdo al nivel de
exposicin. Contempla la implementacin de acciones
preventivas.
c) CONTROL DEL RIESGO: Es toda accin que tiende a prevenir o
mitigar los
riesgos, significa analizar el desempeo de los procesos,
evidenciando posibles
desviaciones frente al resultado esperado. Los controles
proporcionan un modelo
operacional de seguridad razonable en el logro de los
objetivos.
d) GESTIN DE RIESGO: Es el proceso que comprende el
establecimiento y
aplicacin de las polticas, procedimientos, metodologa e
instrumentos que
permiten brindar una seguridad razonable para controlar y
responder a los
acontecimientos potenciales, que puedan afectar los objetivos y
resultados
institucionales
e) ASPECTOS AMBIENTAL: Entorno en el cual opera la Universidad,
incluyendo el
aire, agua, suelo, recursos naturales, flora, fauna, seres
humanos y sus
interrelaciones.
f) IMPACTOS AMBIENTALES: Cualquier cambio en el medio ambiente
ya sea
adverso o beneficioso, como resultado total o parcial de los
aspectos ambientales
de la Universidad.
g) EFECTIVIDAD DEL CONTROL: Se refiere a que la aplicacin del
control puede
dar como resultado la prevencin o mitigacin del riesgo.
h) APLICACIN DEL CONTROL Emplear o poner en prctica un control
con el
propsito de que no se materialice el riesgo. No implica que el
control sea efectivo
para la prevencin o mitigacin del riesgo.
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4. CONTENIDO
La gestin de riesgos en la Universidad Tecnolgica de Pereira, se
establece de acuerdo
a este procedimiento, el cual contempla la metodologa para la
identificacin, anlisis,
valoracin y manejo de los riesgos.
Los usuarios de la metodologa en la institucin son:
Procesos administrativos: Lderes con su equipo de trabajo
Organismos evaluadores de la conformidad que sean usuarios del
sistema:
Directores con su equipo de trabajo
Encargados de riesgos de contexto estratgico: Jefe de Oficina de
Planeacin con
los responsables de objetivos institucionales del Plan de
Desarrollo Institucional
(PDI).
4.1. REVISIN Y APLICACIN DE LA METODOLOGA
4.1.1 Revisin
El Equipo de Gestin de Riesgos revisa anualmente la poltica y la
metodologa para la
administracin de riesgos, identificando los ajustes que sean
necesarios y propone la
estrategia de socializacin de la metodologa.
La poltica, metodologa y estrategia de socializacin, se
presentan al Vicerrector
Administrativo para su revisin. La poltica y la metodologa son
presentadas al Comit de
Coordinacin del Sistema Integral de Gestin para su
aprobacin.
4.1.2 Asesora y difusin
El Equipo de Gestin de Riesgos asesora en la implementacin y
aplicacin de la poltica
y metodologa a los usuarios.
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La Oficina de Gestin de la Calidad divulga la informacin
correspondiente a la poltica y
metodologa.
Durante las etapas de definicin, socializacin e implementacin de
la metodologa de
riesgos, la Oficina de Gestin de la Calidad, presentar informes
sobre el avance de la
aplicacin de la metodologa a los procesos administrativos, en
las revisiones de la alta
direccin del SGC.
4.2 ADMINISTRACIN DE RIESGOS
La administracin de riesgos en la Universidad se realiza
conforme a la metodologa
(SGC-INT-011-01), y contempla la formulacin de un plan de manejo
de riesgo, el cual
est conformado por:
Mapa de Riesgos (SGC-FOR-011-01)
Plan de Mitigacin para el Mapa de Riesgos (SGC-FOR-011-02)
Seguimiento al Mapa de Riesgos (SGC-FOR-011-03)
Acciones preventivas producto del Mapa de Riesgos
Anualmente los usuarios de la metodologa actualizan el plan de
manejo de riesgos, el
cual ser conservado de acuerdo al procedimiento de control de
registros SGC-PRO-03.
Los procesos administrativos, envan copia electrnica del Plan de
Manejo de Riesgos
diligenciado a la Oficina de Gestin de la Calidad.
4.2.1 Mapa de Riesgos
A. Identificacin
1) Establecimiento de Contexto: En el anlisis del contexto se
determinan los factores
internos y externos, con los cuales se clasificaran las causas
de los riesgos, as:
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Factores internos
Talento Humano: Se refiere al conjunto de actitudes,
comportamientos, formacin,
educacin, habilidades y experiencia de los funcionarios para el
desempeo de su
labor y la prestacin del servicio.
Sistemas de Informacin: Se refiere al conjunto de software y
hardware en los
cuales se procesan datos que generan informacin requerida para
la prestacin del
servicio.
Recursos Financieros: Se refiere a los recursos monetarios
propios, asignados y
disponibles, que permiten el funcionamiento del proceso en pro
del cumplimiento de
la misin institucional.
Procedimientos y reglamentacin: Se refiere a la descripcin
especfica de tareas y
actividades realizadas en el proceso, as como las polticas, los
acuerdos y
resoluciones internas que afecten el alcance de los
objetivos.
Infraestructura: Se refiere a los edificios, espacios de trabajo
y servicios asociados
como el transporte, que afectan la prestacin del servicio.
Comunicacin: Se refiere a los componentes que orientan la
difusin de polticas y
la informacin generada al interior de la Universidad.
Salud Ocupacional: Se refiere los medios y condiciones para
preservar y proteger la
integridad de los funcionarios en el trabajo.
Factores externos
Econmicos: Se refiere al comportamiento del mercado, flujo de
dinero y servicios
nacionales.
Socioculturales: Se refiere a las condiciones que afectan el
modo de vivir y el medio
en que se desarrollan las personas y funciona la institucin.
Orden Pblico: Se refiere a las alteraciones de las normas y
principios de
convivencia que son de cumplimiento incondicional y que rigen a
la Universidad.
Legal y normativo: Se refiere a las leyes, polticas pblicas y
normas que rigen y
pueden afectar el funcionamiento de la institucin.
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Tecnologa: Se refiere a medios y servicios tcnicos y/o
especializados que se
requieren para el funcionamiento de la institucin,
proporcionados por fuentes
externas.
Medio Ambiente: Es el conjunto de componentes fsicos externos
que actan
directamente o indirectamente sobre los seres vivos; que deben
ser prevenidos para
conservar un desarrollo sustentable.
2) Caracterizacin de los riesgos: Los usuarios identifican y
describen los riesgos
potenciales, los clasifican de acuerdo a tipo y evalan sus
consecuencias; el anlisis
de las causas que originan el riesgo se podr realizar a travs
del diagrama causa y
efecto, para lo cual tendrn en cuenta los factores internos y
externos establecidos en
el contexto.
Los riesgos se pueden clasificar en diferentes tipos:
Estratgico: Se asocia con la forma en que se administra la
Universidad, se
enfocan en asuntos globales relacionados con la misin y el
cumplimiento de los
objetivos del PDI, la clara definicin de polticas, diseo y
conceptualizacin de la
entidad por parte de la alta Direccin. Se contemplan en el Mapa
de Riesgos de
Contexto Estratgico-
Imagen: Estn relacionados con la percepcin y la confianza por
parte de la
comunidad universitaria y ciudadana. Estos pueden derivarse de
accin de
terceros que afectan mediante rumores o propaganda negativa la
imagen de la
Universidad.
Operacional: Comprende los riesgos relacionados tanto con la
parte operativa
como con la tcnica de la Universidad, incluye riesgos
provenientes de los
procesos y procedimientos, estructura de la entidad y
administracin de bienes.
Financiero: Se relacionan con el manejo de los recursos
monetarios de la entidad.
Contable: Se relacionan con la elaboracin de los estados
financieros para que
cumplan con los principios de confiabilidad, relevancia y
comprensibilidad.
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Presupuestal: Se refieren a la capacidad de controlar los
recursos por medio del
presupuesto asignado.
Cumplimiento: Se asocian con la capacidad para cumplir con los
requisitos
legales, normativos y contractuales que inciden en la
Universidad
Tecnolgicos: Se asocian con la infraestructura tecnolgica e
informtica
(hardware y Software) que soportan las operaciones de la
Universidad.
Informacin: Se refieren a la salvaguarda de los activos de
informacin con los que
cuenta la Universidad.
Transparencia: Estn relacionados con el cumplimiento de los
principios y valores,
la aplicacin de polticas y conductas ticas que garanticen que no
se presente el
uso indebido del poder, recursos o informacin en beneficio
particular.
Laborales: Se asocian con la seguridad y salud ocupacional.
Ambiental: Se asocia con los aspectos que generan impactos
ambientales.
Derechos Humanos: Se relacionan con la vulneracin de los
derechos humanos
en el mbito de influencia de la Universidad.
B. Anlisis
Los riesgos identificados se analizan de acuerdo a su
probabilidad (ALTA MEDIA
BAJA) e impacto (ALTO MEDIO BAJO), para ello se deber
individualizar la escala
de calificacin para cada uno de los riesgos basado en la
experticia, informacin objetiva
y/o datos histricos.
Para realizar el anlisis se cruza la probabilidad con el impacto
en la matriz de priorizacin
inicial. (Ver SGC-INT-011-01)
C. Valoracin
Los riesgos se valoran de acuerdo a los controles existentes,
los cuales se pueden
clasificar en:
Control de direccin: permite crear guas para el cumplimiento de
los resultados.
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Control detectivo: permite identificar si los resultados
indeseables han ocurrido
despus de un acontecimiento.
Control preventivo: permite evitar o limitar la posibilidad de
materializacin de un
riesgo.
Control correctivo: permite corregir los resultados indeseables
que se han observado.
En esta etapa se deben evaluar los controles calificndolos de
acuerdo a la situacin en
la cual estos se encuentren:
1. Documentados, aplicados y efectivos
2. Aplicados, efectivos y No documentados
3. Aplicados y No efectivos
4. No aplicados
5. No Existen controles
Para lograr la valoracin de los riesgos, se cruza la evaluacin
del control con la
priorizacin inicial de riesgos en la matriz de vulnerabilidad.
(Ver SGC-INT-011-01)
D. Manejo de riesgo
De acuerdo a la matriz de vulnerabilidad se define el nivel de
exposicin del riesgo
(GRAVE, MODERADO, LEVE), con lo cual se determina el tratamiento
para el riesgo:
Evitar: Implementar acciones direccionadas a prevenir la
materializacin del riesgo.
Reducir: Implementar acciones orientadas a disminuir la
probabilidad y el impacto del
riesgo.
Transferir: Implementar acciones que permitan traspasar las
prdidas a una entidad
externa.
Compartir: Implementar acciones que permitan la cooperacin entre
los procesos.
Asumir: Aceptar el riesgo.
Se debe formular un indicador que permita monitorear el
comportamiento del riesgo
respecto al tratamiento y las acciones emprendidas.
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Para la identificacin, anlisis, valoracin y tratamiento de los
riesgos se debe seguir el
instructivo para la metodologa de administracin de riesgos
(SGC-INT-011-01), y emplear
el formato Mapa de Riesgos (SGC-FOR-011-01).
4.2.2 Acciones Preventivas
Se deben formular acciones preventivas de acuerdo al tratamiento
seleccionado para los
riesgos que se encuentren en los nivel de exposicin grave y
moderado. (Ver instructivo
SGC-INT-011-01).
Las acciones preventivas, son registradas en el aplicativo de
acciones preventivas,
correctivas y de mejora del Sistema de Gestin de la Calidad
(SGC-PRO-06).
4.2.3 Plan de mitigacin
Se formula el Plan de Mitigacin para los Riesgos con nivel de
exposicin grave en el
formato (SGC-FOR-011-02), siguiendo lo establecido en el
instructivo (SGC-INT-011-01).
4.3 PLAN DE MANEJO DE RIESGO INSTITUCIONAL
El Mapa de Riesgo institucional est conformado por:
El Plan de manejo de riesgo institucional - Procesos
Administrativos.
El Plan de manejo de riesgo institucional - Contexto
Estratgico.
4.3.1 Plan de Manejo de Riesgo Institucional - Procesos
Administrativos
El Equipo de Gestin de Riesgos revisa anualmente la informacin
sobre los riesgos en
los procesos administrativos, los valida y prioriza de acuerdo a
la afectacin frente al
cumplimiento de la misin institucional y presenta el documento
Plan de Manejo de
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Riesgo Institucional - Procesos Administrativos al Vicerrector
Administrativo para su
revisin.
El Vicerrector Administrativo revisa el Plan de Manejo de Riesgo
Institucional - Procesos
Administrativos y solicita los ajustes necesarios al Equipo de
Gestin de Riesgos.
El Equipo de Gestin de Riesgos realiza los ajustes al documento
y si es necesario
concertar con los lderes de proceso los ajustes respecto al Plan
de manejo de riesgo del
proceso.
Una vez definido el documento, el Vicerrector Administrativo
presenta el Plan de Manejo
de Riesgo Institucional - Procesos Administrativos ante el Comit
de Coordinacin del
SIG - Control Interno, para su aprobacin.
El Comit de Coordinacin del SIG - Control Interno, aprueba el
Plan de Manejo de
Riesgo Institucional - Procesos Administrativos.
La Oficina de Control Interno, publica en la pgina Web del MECI
(Modelo Estndar de
Control Interno), el Plan de Manejo de Riesgo Institucional -
Procesos Administrativos.
4.3.2 Plan de Manejo de Riesgo Institucional - Contexto
Estratgico
El Jefe de Planeacin junto con los responsables de los objetivos
institucionales, elaboran
el Plan de Manejo de Riesgo institucional - Contexto Estratgico,
el cual contempla los
riesgos que afectan el cumplimiento de los objetivos del
PDI.
El Jefe de Planeacin presenta ante el Comit de Coordinacin del
SIG Estrategias, el
Plan de Manejo de Riesgo institucional - Contexto
Estratgico.
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El Comit de Coordinacin del SIG Estrategias, aprueba el Plan de
Manejo de Riesgo
Iinstitucional - Contexto Estratgico.
La Oficina de Control Interno, publica en la pgina Web MECI
(Modelo Estndar de
Control Interno), el Plan de Manejo de Riesgo institucional -
Contexto Estratgico.
4.4 POLTICA DE ADMINISTRACIN DE RIESGO
La Poltica de Gestin de Riesgos y la metodologa son revisadas
por el Comit de
Coordinacin del SIG - Control Interno, una vez al ao con el fin
de que sea ajustada de
acuerdo a las necesidades de la Universidad.
Una vez aprobada la poltica ser publicada en la pgina web del
MECI (Modelo Estndar
de Control Interno) de la Universidad.
4.5 SEGUIMIENTO Y EVALUACIN A LA ADMINISTRACIN DE RIESGO
La Oficina de Control Interno realiza la evaluacin independiente
a la administracin de
riesgos que se implemente en la Universidad.
4.5.1 Procesos Administrativos
Los Jefes de los procesos hacen seguimiento y evalan por lo
menos una vez al ao sus
mapas de riesgos con el fin de garantizar su pertinencia,
control y actualizacin; para ello
verifican los riesgos, la efectividad de los controles y la
implementacin de las acciones de
tratamiento planteadas. La revisin se registra en Seguimiento a
Mapa de Riesgos (SGC-
FOR-011-03).
Los auditores internos de calidad evalan la aplicacin de la
metodologa en los procesos,
en el ejercicio anual de auditora interna de calidad.
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La Oficina de Gestin de Calidad verifica la implementacin de
acciones resultantes del
anlisis de los riesgos en el aplicativo de acciones del Sistema
de Gestin de Calidad.
4.5.2 Plan de Manejo de Riesgo Institucional
El Plan de Manejo de Riesgo Institucional se evala y actualiza
una vez al ao y se
presenta ante el Comit de Coordinacin del SIG Control Interno,
as:
Plan de Manejo de Riesgo Institucional Procesos Administrativos,
ser
presentado por el Vicerrector Administrativo.
Plan de Manejo de Riesgo Institucional Contexto estratgico, ser
presentado
por el Jefe de la Oficina de Planeacin.
La Oficina de Control Interno realiza la evaluacin independiente
al Plan de Manejo de
Riesgo Institucional. Los informes de la evaluacin son
comunicados al Comit de
Coordinacin del SIG Control Interno.
El seguimiento se realiza como mnimo cuatro (4) veces al ao en
el Comit de
Coordinacin del SIG.
4.5.3 Organismo Evaluador de la Conformidad que sean usuarios
del Sistema
Integral de Gestin
Los Directores hacen seguimiento y evalan por lo menos una vez
al ao sus mapas de
riesgos con el fin de garantizar su pertinencia, control y
actualizacin; presentan ante el
Comit Tcnico, el Plan de Manejo de Riesgos.
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Los auditores internos de calidad deben incluir en sus
auditoras, revisiones respecto a los
planes de manejo de riesgo establecidos.
5. RESPONSABILIDADES.
RESPONSABLE
RESPONSABILIDADES
Equipo de Gestin
de Riesgos
Proponer actualizacin de la poltica y metodologa para la
administracin de riesgos.
Socializar la poltica y metodologa para la administracin de
riesgos
aprobada.
Elaborar la propuesta del Plan de Manejo de Riesgo
Institucional
Procesos Administrativos.
Fomentar la cultura de prevencin
Vicerrector
Administrativo
Dirigir al Equipo de Gestin de Riesgos.
Revisar la propuesta de actualizacin de la poltica y metodologa
y
presentarla al Comit de Coordinacin del Sistema Integral de
Gestin Control Interno.
Evaluar el Plan de Manejo de Riesgo Institucional Procesos
Administrativos.
Jefe de
Planeacin
Elaborar y evaluar el Plan de Manejo de Riesgo Institucional
Contexto Estratgico.
Comit de
Coordinacin del
Sistema Integral
de Gestin
Control Interno
Aprobar la poltica y la metodologa para la administracin de
riesgos.
Aprobar y hacer seguimiento al Plan de Manejo de Riesgo
Institucional.
Oficina de Gestin Realizar la divulgacin de la metodologa.
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de Calidad Preparar y presentar los informes de avances de la
implementacin
de la metodologa en los procesos administrativos.
Hacer seguimiento a las acciones preventivas formuladas en el
Mapa
de Riesgo.
Usuarios de la
metodologa
Aplicar la poltica, procedimiento y metodologa establecidos por
la
Universidad para la gestin de riesgos.
Realizar seguimiento a las acciones formuladas para dar
tratamiento
a los riesgos.
Auditores internos
de calidad
Auditar teniendo presente los lineamientos de la metodologa para
la
administracin riesgos establecida en la Universidad.
Oficina de Control
Interno
Realizar evaluacin independiente a la gestin de riesgos en
la
Universidad
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
Metodologa para la administracin de riesgos
(SGC-INT-011-01).
Formato Mapa de riesgos (SGC-FOR-011-01).
Formato Plan de mitigacin (SGC-FOR-011-02).
Formato seguimiento al mapa de riesgos (SGC-FOR-011-03).
Poltica de riesgo
Elaborado por:
___________________________
Funcionarios de la UTP
Revisado por:
____________________
Vicerrector Administrativo
Aprobado por:
____________________
Comit de Coordinacin
del Sistema Integral de
Gestin
