PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACION DE LA PAPELERÍA OPERATIVA

1. OBJETIVO

Establecer la metodología para la compra, utilización de papelería, pagos de formularios vía Internet (VUCE), en la papelería operativa.

2. ALCANCE / POLÍTICAS

Este procedimiento se aplica a todos los departamentos de la compañía.

Será responsabilidad directa del Gerente de Sucursal, el pedido, la compra, utilización e inventario necesario de la papelería operativa para cumplir con las operaciones.

En caso de presentarse un faltante en la papelería operativa, este será cobrado en su totalidad (100%) al Gerente de la Sucursal.

En caso de ser la causa del daño imputable al trabajador se le descontará el 70% del costo de los formularios dañados (Electrónicos y Físicos). La empresa asume el 30% restante.

Debe existir evidencia escrita de las solicitudes de arreglo de Infraestructura que se le realicen al proceso de Sistemas y que sean prueba para soportar los daños de formularios generados; ya que si no existe respuesta oportuna de este proceso, el formulario dañado será cobrado al Jefe de Sistemas de acuerdo a la política anterior.

Si existe reporte de solicitud de arreglo de la infraestructura para sustentar el daño de formularios por causa del empleado, y respuesta del proceso de sistemas para tratar la queja interna, pero sin respuesta de la organización en la no asignación de los recursos oportunamente para la solución (en caso de necesitarse); los costos de los daños de los formularios serán asumidos en el 100% por la empresa, siempre y cuando exista evidencia de esto.

Mensualmente el Auditor Interno con base al análisis mensual de los reportes de papelería dañada, solicitará a la gerencia general la autorización del descuento por nómina del costo de las formas a quien corresponda.

Está prohibido la entrega de papeleria operativa a personas ajenas a nuestra organización.  Para tal efecto o en caso de efectuarse alguna operación que requiera de este manejo debe tener la autorización escrita de la GERENCIA GENERAL.

El Gerente de Sucursal debe realizar el ÚLTIMO día de cada mes el inventario físico de formularios no utilizados (formato Inventario de Papelería Operativa) y dañados (formato Relación de papelería dañada u obsoleta), indicando el saldo del mes anterior. Este reporte debe ser enviado al Auditor Interno el primer día hábil de cada mes.

El reporte enviado debe tener anexo la nota contable de castigo de formas valoradas dañadas y las respectivas formas físicas que lo soportan cuando aplique.

El control y uso de los sellos se realizará según lo indicado en el PROCEDIMIENTO USO DE SELLOS DE SEGURIDAD.

Debe mantenerse un stock de seguridad del 20% de papeleria operativa (promedio de gasto mensual).

Las compras de papelería operativa se realizan siguiendo lo establecido en el proceso de compras. Se dejará evidencia de las compras realizadas en el formato de orden de compra/servicios o en el formato que arroja Ctanet.

El Gerente de la Sucursal debe reportar al Auditor Interno en el formato de “Relación de Papelería Operativa Dañada u Obsoleta” la papelería operativa obsoleta; una vez sea actualizada por los entes reguladores de Comercio Exterior.

3. DEFINICIONES

PAPELERIA OPERATIVA: Está conformada por los siguientes artículos: Formularios, Sellos de Seguridad o Precintos y estampillas.

FORMULARIOS: Registro o Licencia de Importación, hoja principal adicional, hoja descriptiva, modificación al registro, certificados de origen, Importación, valor, declaración de tránsito aduanero, salida a zona franca, entrada a zona franca y Anexo zona franca, declaración de exportación, hoja anexa a la exportación, finalización de régimen Plan Vallejo.

SERIAL: Número único que identifica a cada uno de los elementos definidos como papelería operativa y de igual manera son ingresados al sistema.

4. PROCEDIMIENTO

4.1 COMPRA Y UTILIZACION DE PAPELERIA OPERATIVA

ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

1Pedido de Papelería Operativa

El Gerente de Sucursal, verifica el presupuesto de operaciones y las existencias para determinar la cantidad a solicitar

Gerente de Sucursal

Pedido de Papelería Operativa

2Recibo de Papelería Operativa

Se comparan las cantidades recibidas contra lo solicitado y se verifica que los seriales estén discriminados en la remisión.

Auxiliar Administrativa /

Remisión de los artículos

3Entrada de Papelería Operativa

Ingresar el pedido de la papelería operativa en el sistema de información, según el Instructivo de Administración y Control de Papelería Operativa. Se imprime el comprobante de entrada y se firma, luego se procede a archivar dicho comprobante en orden numérico en la carpeta de entrada de formularios.

Auxiliar Administrativa /

Comprobante de Entrada (Ctanet)

ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

4 Asignación de Papelería

Operativa

De acuerdo a la cantidad solicitada por el Ejecutivo de Cuenta, la Auxiliar Administrativa debe verificar en el inventario que el Ejecutivo de Cuenta tenga el saldo de formularios en CERO (Tener en cuenta formularios utilizados y dañados) antes de realizar la asignación de formularios nuevos.Se imprime la relación que genera el sistema al momento de la asignación, la cual debe ser firmada por el Ejecutivo de Cuenta para luego ser archivada.

Auxiliar Administrativa /

Relación de Asignación de

Seriales

5

Salida de Papelería Operativa

AUTOMATICA: Se descarga de inventario los artículos por número de serie, para lo cual se debe imprimir en ORIGINAL los respectivos formularios en los módulos operativos del sistema, de manera que se cargue automáticamente al DO.MANUAL: Se realiza el descargue de inventario de manera manual según la solicitud del usuario a través del diligenciamiento del formato de Solicitud de Descargue Manual.

Ejecutivo de Cuenta // Auxiliar

Administrativa

Formulario en Original

Solicitud de Descargue

Manual

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS

Pedido de Papelería OperativaInstructivo de Administración y Control de Papelería Operativa Solicitud de Descargue ManualRelación de Papelería Operativa Dañada u ObsoletaOrden de Compra - CtanetComprobante de Entrada - Ctanet Comprobante de Salida - Ctanet Entrega de papelería operativo por Usuario - CtanetSeriales entregados pendientes de Uso. - CtanetSeriales pendientes de entregar - Ctanet