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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EN MATERIA DE OBRAS PÚBLICAS Y SERVICIOS
RELACIONADOS CON LAS MISMAS
MAYO DE 2004
CLAVE:
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO
CLAVE:REVISIÓN: 0FECHA: 07/MAY/04 HOJA:
ÍNDICE
Página
1 de 21
1.- Desarrollo (Descripción de las Actividades)..................................................... 2
2.- Diagrama de Flujo............................................................................................ 6
3.- Marco Normativo.............................................................................................12
4.- Anexos............................................................................................................13
5.- Sección de Firmas de Autorización y Cambio.................................................21
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO
CLAVE:REVISIÓN: 0FECHA: 07/MAY/04 HOJA:
Actividades Formatos
1.- Desarrollo (Descripción de Actividades)
Dependencias
INICIA PROCEDIMIENTO
1.-Detecta la necesidad de un cambio y lo solicita con la justificación respectiva. Las solicitudes de cambio con su respectiva justificación del Área Usuaria o cualquier otra, deben ser ingresadas a través del Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos.
2.-Recibe solicitud de cambio, revisa y analiza. Presenta al Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos el cambio con las alternativas de solución, en las que se analice factibilidad, estimados de costos y tiempo de ejecución y establece la necesidad de prórroga, en su caso.
3.- ¿Tiene saldo disponible en el Presupuesto de Inversión para pagar los trabajos derivados del cambio?
SÍ:Continúa en la actividad No. 4A.
NO:Pasa a la actividad No. 6.
4A.-Analiza el cambio presentado y determina su procedencia considerando las alternativas propuestas por la Residencia de Obras, si fuera necesario lo envía al Área Responsable de Ingeniería para su revisión, modificación y comentarios. En su caso, informa al Área Responsable de la Contratación y Área de Programación y Presupuesto.
4B.-Se entera y propone acciones pertinentes.
4C.-Se entera, verifica suficiencia presupuestal y en su caso propone acciones pertinentes.
Área Responsable de la Ejecución de
los Trabajos, Residencia de
Obras y/o Contratista
Área Responsable de la Contratación
Área de Programación y
Presupuesto
Cédula de procedencia de cambio
Residencia de Obras
Área Responsable de la Ejecución de
los Trabajos
Área Responsable de la Ejecución de
los Trabajos
2 de 21
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO
CLAVE:REVISIÓN: 0FECHA: 07/MAY/04 HOJA:
Actividades FormatosDependencias
5.-¿Procede el cambio?
SÍ: Pasa a la actividad No. 8.
NO: Continúa en la actividad No. 6.
6.-Cancela la solicitud de cambio e informa a las Áreas involucradas.
7.-Recibe improcedencia del cambio, y en su caso, comunica al Contratista.
TERMINA PROCEDIMIENTO
8.-Recibe visto bueno del cambio, elabora Notificación de Cambio con alcances definidos y solicita preparación de propuesta al Contratista con toda la documentación necesaria, así como en su caso, el costo estimado, tiempo de ejecución y la necesidad de prórroga. Registra la Notificación de Cambio que proceda en el Sistema Informático de Seguimiento y Control y en la bitácora, en su caso, a través del Supervisor de Obras.
9.-Elabora propuesta de cambio, incluyendo en su caso, el presupuesto, programa de ejecución y las necesidades de prórroga que procedan y envía a la Residencia de Obras.
10.-Recibe propuesta, dentro de los treinta días naturales siguientes a la solicitud, la analiza y en su caso, solicita al Área de Costos del Área Responsable de la Contratación, la autorización de Precios Unitarios Extraordinarios , debiendo dejar constancia por escrito de la aceptación de la propuesta.
Ir al Procedimiento Administrativo para Autorización de Precios Unitarios Extraordinarios.
11.-Ordena por escrito la ejecución de los trabajos, indepen-dientemente de la anotación en bitácora. En el caso de requerirse Precios Unitarios Extraordinarios preferentemente se buscará su autorización antes de iniciar los trabajos.
12.- Inicia los trabajos.
1.- Desarrollo (Descripción de Actividades)
Contratista
Residencia de Obras
Área Responsable de la Ejecución de
los Trabajos
Área Responsable de la Ejecución de
los Trabajos
Residencia de Obras
Residencia de Obras
Contratista
Notificación de cambio
Residencia de Obras
3 de 21
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO
CLAVE:REVISIÓN: 0FECHA: 07/MAY/04 HOJA:
Actividades FormatosDependencias
Viene del Procedimiento Administrativo para Autorización de Precios Unitarios Extraordinarios.
13.-Elabora Dictamen Técnico que funde y motive la justificación de cambio, incluyendo en su caso, monto y/o plazo, enviándose copia al Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos.
14.-¿Cuenta con presupuesto el contrato?
SÍ: Pasa a la actividad No. 18.
NO: Continúa en la actividad No. 15.
15.-Recibe petición, elabora y envía solicitud de traspaso de fondos.
16.-Realiza traspaso en el Sistema Institucional de Presupuesto, redirecciona presupuesto y envía.
17.-Recibe comprobante de suficiencia presupuestal y verifica. Envía copia a la Residencia de Obras.
18.-Elabora Orden de Cambio, incluyendo todas las notificaciones y anexos que la conforman, con su monto y plazo que correspondan en su caso, registrándola en el Sistema Informático de Seguimiento y Control.
19.-Integra la documentación soporte del convenio (Órdenes de Cambio, Cédula de Procedencia, Dictamen Técnico o Memoria Justificativa y en su caso Anexos Técnicos y Económicos).
Solicita la elaboración del convenio correspondiente.
1.- Desarrollo (Descripción de Actividades)
Área Responsable de la Ejecución de
los Trabajos
Residencia de Obras
Residencia de Obras
Residencia de Obras
Área de Programación y
Presupuesto
Área Responsable de la Ejecución de
los Trabajos
Dictamen Técnico
Orden de Cambio
4 de 21
Residencia de Obras
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO
CLAVE:REVISIÓN: 0FECHA: 07/MAY/04 HOJA:
Actividades FormatosDependencias
20.-Recibe solicitud con la documentación soporte y gestiona Convenio ante el Área Responsable de la Contratación.
21.-Recibe solicitud con la documentación soporte y registra en el Sistema Informático de Seguimiento y Control.
Ir al Procedimiento Administrativo para Celebración de Convenios Modificatorios o Adicionales de Contratos.
TERMINA PROCEDIMIENTO
1.- Desarrollo (Descripción de Actividades)
Área Responsable de la Ejecución de
los Trabajos
Área Responsable de la Contratación
5 de 21
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO
CLAVE:REVISIÓN: 0FECHA: 07/MAY/04 HOJA:
Contratista Residencia de Obras
Área Responsable
de la Ejecución de los Trabajos
Actividades Formatos
2.- Diagrama de Flujo
Área Responsable
de la Contratación
Área de Programación y Presupuesto
INICIA PROCEDIMIENTO
1.- Detecta la necesidad de un cambio y lo solicita con la justificación respectiva. Las solicitudes de cambio con su respectiva justificación del Área Usuaria o cualquier otra, deben ser ingresadas a través del Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos.
2.- Recibe solicitud de cambio, re-visa y analiza. Presenta al Área Responsable de la Ejecu-ción de los Trabajos el cambio con las alternativas de solu-ción, en las que se analice fac-tibilidad, estimados de costos y tiempo de ejecución y estable-ce la necesidad de prórroga, en su caso.
3.- ¿Tiene saldo disponible en el Presupuesto de Inversión para pagar los trabajos derivados del cambio?
SÍ: Continúa en la actividad No.4A.
NO: Pasa a la actividad No.6.
3NO
SÍ
1
I
Inicio Inicio
1 1
Inicio
A
6 de 21
2
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO
CLAVE:REVISIÓN: 0FECHA: 07/MAY/04 HOJA:
4A 4C4B
2.- Diagrama de Flujo
4A.- Analiza el cambio pre-sentado y determina su procedencia consideran-do las alternativas pro-puestas por la Residen-cia de Obras, si fuera ne-cesario lo envía al Área Responsable de Inge-niería para su revisión, modificación y comen-tarios. En su caso, informa al Área Respon-sable de la Contratación y Área de Programación y Presupuesto.
4B.-Se entera y propone acciones pertinentes.
4C.-Se entera, verifica sufi-ciencia presupuestal y en su caso propone acciones pertinentes.
5.-¿Procede el cambio?
SÍ: Pasa a la actividad No. 8.
NO: Continúa en la actividad No. 6.
6.- Cancela la solicitud de cambio e informa a las Áreas involucradas.
5
SÍ
NO
Cédula de proceden-cia de cambio
Contratista Residencia de Obras Actividades
Área Responsable
de la Contratación
Área de Programación y Presupuesto
Área Responsable
de la Ejecución de los Trabajos
6
II
I
Formatos
B
A
7 de 21
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO
CLAVE:REVISIÓN: 0FECHA: 07/MAY/04 HOJA:
2.- Diagrama de Flujo
7.- Recibe improcedencia del cambio, y en su caso, comunica al Contratista.
TERMINA PROCEDIMIENTO
8.- Recibe visto bueno del cam-bio, elabora Notificación de Cambio con alcances defini-dos y solicita preparación de propuesta al Contratista con toda la documentación nece-saria, así como en su caso, el costo estimado, tiempo de ejecución y la necesidad de prórroga. Registra la Notifica-ción de Cambio que proceda en el Sistema Informático de Seguimiento y Control y en la bitácora, en su caso, a través del Supervisor de Obras.
9.- Elabora propuesta de cambio, incluyendo en su caso, el presupuesto, programa de ejecución y las necesidades de prórroga que procedan y envía a la Residencia de Obras.
Notifica-ción de cambio
Contratista Residencia de Obras Actividades
Área Responsable
de la Contratación
Área de Programación y Presupuesto
Área Responsable
de la Ejecución de los Trabajos
II
7
Fin
8
III
Formatos
8 de 21
9
B
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO
CLAVE:REVISIÓN: 0FECHA: 07/MAY/04 HOJA:
1113
1112
2.- Diagrama de Flujo
10.-Recibe propuesta, dentro de los treinta días naturales siguientes a la solicitud, la analiza y en su caso, solicita al Área de Costos del Área Responsable de la Contrata-ción, la autorización de Pre-cios Unitarios Extraordinarios, debiendo dejar constancia por escrito de la aceptación de la propuesta.
Ir al Procedimiento Admi-nistrativo para Autorización de Precios Unitarios Extraordina-rios.
11.-Ordena por escrito la ejecu-ción de los trabajos, indepen-dientemente de la anotación en bitácora. En el caso de requerirse Precios Unitarios Extraordinarios preferente-mente se buscará su autori-zación antes de iniciar los trabajos.
12.- Inicia los trabajos.
Viene del Procedimiento Ad-ministrativo para Autorización de Precios Unitarios Extraor-dinarios.
13.-Elabora Dictamen Técnico que funde y motive la justi-ficación de cambio, inclu-yendo en su caso, monto y/o plazo, enviándose copia al Área Responsable de la Eje-cución de los Trabajos.
Dictamen Técnico
Contratista Residencia de Obras Actividades
Área Responsable
de la Contratación
Área de Programación y Presupuesto
Área Responsable
de la Ejecución de los Trabajos
III
1111
Formatos
Autorización de Precios Unitarios Extraordinarios
IV
9 de 21
10
Autorización de Precios Unitarios Extraordinarios
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO
CLAVE:REVISIÓN: 0FECHA: 07/MAY/04 HOJA:
1119
1118
2.- Diagrama de Flujo
14.-¿Cuenta con presupuesto el contrato?
SÍ: Pasa a la actividad No. 18.
NO: Continúa en la actividad No. 15.
15.-Recibe petición, elabora y envía solicitud de traspaso de fondos.
16.-Realiza traspaso en el Sistema Institucional de Pre-supuesto, redirecciona pre-supuesto y envía.
17.-Recibe comprobante de suficiencia presupuestal y verifica. Envía copia a la Residencia de Obras.
18.-Elabora Orden de Cambio, incluyendo todas las notifi-caciones y anexos que la conforman, con su monto y plazo que correspondan en su caso, registrándola en el Sistema Informático de Seguimiento y Control.
19.-Integra la documentación soporte del convenio (Órde-nes de Cambio, Cédula de Procedencia, Dictamen Téc-nico o Memoria Justificativa y en su caso Anexos Técnicos y Económicos).
Solicita la elaboración del convenio correspondiente.
Orden de Cambio
Contratista Residencia de Obras Actividades
Área Responsable
de la Contratación
Área de Programación y Presupuesto
Área Responsable
de la Ejecución de los Trabajos
16
V
1115
Formatos
14 NO
SÍ
IV
10 de 21
17
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO
CLAVE:REVISIÓN: 0FECHA: 07/MAY/04 HOJA:
1120
1121
2.- Diagrama de Flujo
20.-Recibe solicitud con la docu-mentación soporte y gestiona Convenio ante el Área Res-ponsable de la Contratación.
21.-Recibe solicitud con la documentación soporte y registra en el Sistema Informático de Seguimiento y Control.
Ir al Procedimiento Admi-nistrativo para Celebración de Convenios Modificatorios o Adicionales de Contratos.
TERMINA PROCEDIMIENTO
Contratista Residencia de Obras Actividades
Área Responsable
de la Contratación
Área de Programación y Presupuesto
Área Responsable
de la Ejecución de los Trabajos
V
Formatos
Celebración de Convenios Modificatorios o Adicionales de Contratos
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Fin
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO
CLAVE:REVISIÓN: 0FECHA: 07/MAY/04 HOJA:
ACTIVIDADL.O.P.S.R.M.
(ARTÍCULO)
R.L.O.P.S.R.M.
(ARTÍCULO)
POBALINES
(PUNTO)
1 59 pfo. 8 74 pfo. 1 6.7 pfos. 2 y 3
4A6.7.2
6.7.6
8 706.7.2
6.7.6
10 59 pfo. 8 77 pfo. 1 6.7.7 pfo.2
11 77 pfo. 2 6.7.7 pfo. 1
13 69 pfo. 1 6.7.3
15 74 pfo. 2
17 74 pfo. 2
18 6.7.2
20 59 pfo.1 69 pfo. 16.7.1
6.7.8
3.- Marco Normativo
L.O.P.S.R.M.- Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las MismasR.L.O.P.S.R.M.- Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las MismasPOBALINES.- ´Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, para Petróleos Mexicanos, Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO
CLAVE:REVISIÓN: 0FECHA: 07/MAY/04 HOJA:
4.- ANEXOS
4.1.- Cédula de procedencia de la notificación de cambio ................................. 14
4.2.- Notificación de cambio............................................................................... 16
4.3.- Dictamen técnico....................................................................................... 18
4.4.-Orden de cambio del contrato..................................................................... 20
Página
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO
CLAVE:REVISIÓN: 0FECHA: 07/MAY/04 HOJA:
CEDULA DE PROCEDENCIA DE LA NOTIFICACIÓN DE CAMBIO No._______
DATOS DEL CONTRATO
CONTRATO No. ____________________
CONTRATISTA: ____________________________
OBJETO DEL CONTRATO:
MOTIVO DE CAMBIO:
PROBLEMÁTICA ACTUAL:
CAMBIO PROPUESTO:
SE REQUIERE: MONTO______________ PLAZO _____________ PRÓRROGA________________
Número de Hojas presentadas como soporte: ________________
DETERMINACIÓN ACERCA DE LA PROCEDENCIA DE LA NOTIFICACION DE CAMBIO
_____________________ PROCEDE _____________ NO PROCEDE ____________
ACCIONES PROPUESTAS : _______________________________________________________
_______________________________________________________________________________
1
2
3
4
5
6
7 8 9
10
11
12
13
DETERMINA PROCEDENCIA
ÁREA RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS
NOMBRE: _____________________________ FIRMA: _______________________________14
C.c.p. Área responsable de la contratación. Área de programación y presupuesto.
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14
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO
CLAVE:REVISIÓN: 0FECHA: 07/MAY/04 HOJA:
Nombre del Formato: Cedula de Procedencia de la Notificación de Cambio No._______
INSTRUCTIVO DE LLENADO
DATOS INSTRUCCIONES
1 Se indica Número del contrato.
2 Se indica Nombre del Contratista.
3 Describir el objeto del contrato.
4 Explicar el porque del cambio.
5 Narrar la problemática actual.
6 Se indica el cambio propuesto.
7 Se indica importe del monto del contrato.
8 Se indica los días del plazo requeridos por el cambio.
9 Se indica los días de prorroga por el cambio.
10 Se indica la cantidad de hojas del soporte.
11 Se indica si procede el cambio.
12 Se indica si no procede el cambio.
13 Describir las acciones propuestas.
14 Nombre y firma del Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos.
15 de 21
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO
CLAVE:REVISIÓN: 0FECHA: 07/MAY/04 HOJA:
NOTIFICACION DE CAMBIO
CONTRATISTA: NOTIFICACION DE CAMBIO:
DIRECCIÓN Contrato No.:
Fecha efectiva
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO:
__ Proceder con el trabajo
__ Requiere precios extraordinarios
Planos / Datos ADJUNTOS
__ Se autoriza extensión de tiempo
Entregar propuesta en ____ días
__________________________
Firma Autorizada del Supervisor de Obra:
Nombre:
Fecha:
Representante de PEP (Residente):
Nombre:
Fecha:
OFICIO DEL CONTRATISTA No.
ACUSO RECIBO Y ACEPTACIÓN ACUSO RECIBO CON COMENTARIOS
LA PROPUESTA SERA PRESENTADA SE ANEXA
CONTRATISTA FECHA NOMBRE / CARGO EN LETRA
Firma del Representate Autorizado
1
2
3
4
5
6
8
7
9 12
10
11
13
14
15
16
17
18
19
20
16 de 21
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO
CLAVE:REVISIÓN: 0FECHA: 07/MAY/04 HOJA:
Nombre del Formato: Notificacion de Cambio
INSTRUCTIVO DE LLENADO
DATOS INSTRUCCIONES
1 Se indica Nombre de la Contratista
2 Se indica Dirección de la Contratista
3 Se indica No. de notificación de cambio ( se numera de manera progresiva)
4 Se indica Número del contrato
5 Se indica Fecha real de autorización
6 Descripción detallada del cambio indicando el porque del mismo
7 Se indica ( si o no ) se proceda con el trabajo.
8 Se indica ( si o no ) requiere precios extraordinarios
9 Se marca con un “X,” si se anexan planos / datos, de lo contrario se deja en blanco.
10 Se indica ( si o no ) se autoriza extensión de tiempo.
11 Se indica el ( no. de días ) en que se entregue la propuesta.
12 Espacio para indicar cualquier otro requerimiento importante no indicado anteriormente.
13 Se indica el Nombre, firma del Supervisor autorizado y fecha de firma.
14 Se indica el Nombre y firma del Residente y fecha de firma.
15 Se indica el No. de oficio de la compañía Contratista.
16 Se marca con una “X”, si se acepta sin observaciones.
17 Se marca con una “X”, si contiene observaciones.
18 Se marca con una “X”, si posteriormente se anexa propuesta.
19 Se marca con una “X”, si anexa propuesta.
20 Nombre, cargo y firma del representante autorizado y fecha de firma.
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO
CLAVE:REVISIÓN: 0FECHA: 07/MAY/04 HOJA:
DICTAMEN TÉCNICO
NOTIFICACIÓN DE CAMBIO No.:
CONTRATO No.:
FECHA:
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO:
FUNDAMENTO NORMATIVO:
ANTECEDENTES DEL CONTRATO:
JUSTIFICACIÓN DEL CAMBIO:
DECLARACIÓN DE VERIFICACIÓN PRESUPUESTAL:
DICTAMINA EL CAMBIO
RESIDENTE
NOMBRE: _____________________________ FIRMA: _______________________________
1
5
4
2
3
6
7
8
9 9
18 de 21
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO
CLAVE:REVISIÓN: 0FECHA: 07/MAY/04 HOJA:
Nombre del Formato: Dictamen Técnico
INSTRUCTIVO DE LLENADO
DATOS INSTRUCCIONES
1 Se indica Numero de la Notificación de Cambio.
2 Se indica Numero del Contrato.
3 Se indica Fecha de firma del dictamen.
4 Descripción completa del cambio.
5 Se indican los artículos de las Leyes, Reglamentos, Políticas, Bases y Lineamientos Internos y Criterios Normativos, para fundamentar el cambio.
6 Descripción del alcance general de la obra y mencionar los convenios que se hubieran celebrado con anterioridad.
7 Se detalla la modificación y cambios pretendidos, señalando los montos o plazo, así como los porcentajes respecto a las condiciones originales adjuntando en su caso, el presupuesto estimado y la modificación o actualización del programa convenido.
8 Se declara que se verifico la disponibilidad presupuestal en caso de ampliación de monto. Si no existiere incremento al monto no aplica esta sección.
9 Se indican Nombre y firma del Residente de obra.
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO
CLAVE:REVISIÓN: 0FECHA: 07/MAY/04 HOJA:
ORDEN DE CAMBIO DEL CONTRATO
CONTRATISTA: Oficio No.
Contrato No.:
DIRECCIÓN ORDEN DE CAMBIO No.:
Fecha efectiva:
Por la Presente el Contratista y la Residencia de Obra acuerdan, incorporar los cambios siguientes:
Monto:
Plazo:
Otros:
Anexos
Firma Autorizada del Contratista: Fecha NOMBRE Y CARGO
Oficios de solicitud ( Contratista, Supervisión, Área solicitante, etc.)
Ingeniería ( planos )
Notas de Bitácora
Modificación a programas
Precios Unitarios Extraordinarios
Sanciones de campo
Análisis de precios unitarios
Elaboró
Supervisor
Autorizó
Residente
Notificación(es) de cambio No(s).____
FechaFecha
20 de 21
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO
CLAVE:REVISIÓN: 0FECHA: 07/MAY/04 HOJA:
Hoja
No.
Estado
Revisión No.Descripción
Iniciales, firma y fecha
Revisó Aprobó
Sección de Cambios
5.- Sección de Firmas de Autorización
Aprobó:Revisó:Elaboró:
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