Procedimiento Auditorias Internas Sistema de Gestion de La Calidad

1. Objetivo:

Definir las responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar las auditoras, establecer los registros e informar los resultados, con el fin de determinar si el Sistema disposiciones planificadas, con los requisitos de las norma NTC GP 1000:2009, y con los requisitos estblecidos en la Entidad, y si se ha implementado y mantenido de una manera eficaz para el logro de los Objetivos institucionales y de Calidad.

2. Alcance:

Este procedimiento abarca desde latin de la Calidad a los procesos de la entidadAcciones definidas dentro de los planes de mejoramiento.

3. Definiciones:

P.H.V.A.: Corresponde a las siglas del Planear, Hacer, Verificar y Actuar

Planear: Evaluar los elementos definidos que dan respuesta al qu y al cmo, los cuales generalmente se muestran en la caracterizacin; la poltica de calidad, conocimiento y aplicacel aporte del proceso a los mismos.

Hacer: La aplicacin sistemtica de los procedimientos definidos aplicables.

Verificar: Los controles implementados y las evidencias guardadas en registros del seguimiento ycin que hace el Responsable del proceso para el logro de los resultados planificados.

Actuar: Implementacin dinmica, permanente y sistemtica de las acciones correctivas, preventivas y de mejora.

Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obevaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de audtora NOTA 1 Las auditoras internas, denominadas en algunos casos como auditoras de primera parte, se relizan por, o en nombre de, la propia organizacin, para la revisin por la direccin y con otros fines internos (ej. para confirmar la efectividad del sistema de gestin o para obtener informacin para la mejora del sitema de gestin). Las auditoras internas pde una organizacin. En muchos casos, particularmente en organizaciones pequeas, la independencia puede demostrarse al estar el auditor libre de responsabilidad de la actividad que se auditajuicios o conflicto de intereses. ISO 19011:2011(E) NOTA 2 Las auditoras externas incluyen lo que se denomina generalmente auditoras de segunda y tercra parte. Las auditoras de segunda parte se llevan a cabo por partes que tienen un intcin, tal como los clientes, o por otras personas en su nombre. Las auditoras de tercera parte se llevan a

PROCESO EVALUACIN INDEPENDIENTE PROCEDIMIENTO AUDITORAS INTERNAS

SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

Definir las responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar las auditoras, establecer los registros e informar los resultados, con el fin de determinar si el Sistema de Gestin de Calidad

os requisitos de las norma NTC GP 1000:2009, y con los requisitos estblecidos en la Entidad, y si se ha implementado y mantenido de una manera eficaz para el logro de los Objetivos institucionales y de Calidad.

Este procedimiento abarca desde la planeacin y ejecucin de las auditoras internas del Sistema de Getin de la Calidad a los procesos de la entidad a nivel central y nivel territorial, hasta el seguimiento de las Acciones definidas dentro de los planes de mejoramiento.

Corresponde a las siglas del Planear, Hacer, Verificar y Actuar

Evaluar los elementos definidos que dan respuesta al qu y al cmo, los cuales generalmente se muestran en la caracterizacin; la poltica de calidad, conocimiento y aplicacin; los objetivos de calidad y el aporte del proceso a los mismos.

La aplicacin sistemtica de los procedimientos definidos aplicables.

Los controles implementados y las evidencias guardadas en registros del seguimiento ydel proceso para el logro de los resultados planificados.

Implementacin dinmica, permanente y sistemtica de las acciones correctivas, preventivas y de

roceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de aud

NOTA 1 Las auditoras internas, denominadas en algunos casos como auditoras de primera parte, se repor, o en nombre de, la propia organizacin, para la revisin por la direccin y con otros fines internos

(ej. para confirmar la efectividad del sistema de gestin o para obtener informacin para la mejora del sitema de gestin). Las auditoras internas pueden constituir la base para la auto dede una organizacin. En muchos casos, particularmente en organizaciones pequeas, la independencia puede demostrarse al estar el auditor libre de responsabilidad de la actividad que se audita

ISO 19011:2011(E) NOTA 2 Las auditoras externas incluyen lo que se denomina generalmente auditoras de segunda y tercra parte. Las auditoras de segunda parte se llevan a cabo por partes que tienen un intcin, tal como los clientes, o por otras personas en su nombre. Las auditoras de tercera parte se llevan a

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Fecha: Octubre 03 de 2014

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Definir las responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar las auditoras, establecer los registros Calidad es conforme con las

os requisitos de las norma NTC GP 1000:2009, y con los requisitos esta-blecidos en la Entidad, y si se ha implementado y mantenido de una manera eficaz para el logro de los

planeacin y ejecucin de las auditoras internas del Sistema de Ges-hasta el seguimiento de las

Evaluar los elementos definidos que dan respuesta al qu y al cmo, los cuales generalmente se in; los objetivos de calidad y

Los controles implementados y las evidencias guardadas en registros del seguimiento y medi-del proceso para el logro de los resultados planificados.

Implementacin dinmica, permanente y sistemtica de las acciones correctivas, preventivas y de

evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de audi-

NOTA 1 Las auditoras internas, denominadas en algunos casos como auditoras de primera parte, se rea-por, o en nombre de, la propia organizacin, para la revisin por la direccin y con otros fines internos

(ej. para confirmar la efectividad del sistema de gestin o para obtener informacin para la mejora del sis-auto declaracin de conformidad

de una organizacin. En muchos casos, particularmente en organizaciones pequeas, la independencia puede demostrarse al estar el auditor libre de responsabilidad de la actividad que se audita o libre de pre-

NOTA 2 Las auditoras externas incluyen lo que se denomina generalmente auditoras de segunda y terce-ra parte. Las auditoras de segunda parte se llevan a cabo por partes que tienen un inters en la organiza-cin, tal como los clientes, o por otras personas en su nombre. Las auditoras de tercera parte se llevan a

cabo por organizaciones auditoras independientes y externas, tales como aquellas que proporcionan el registro o la certificacin de conformidad. NOTA 3 Cuando se auditan juntos dos o ms sistemas de gestin de diferentes disciplinas (ej. calidad, ambiental, seguridad y salud ocupacional), esto se denomina auditora combinada. NOTA 4 Cuando dos o ms organizaciones cooperan para autora conjunta. NOTE 5 Adaptado de ISO 9000:2005, definicin 3.9.1.

Auditora Interna de Gestin: Anlisis sistemtico de los resultados obtenidos como producto de la ejeccin de procesos, procedimientos, cia en el cumplimiento de objetivos y metas propuestas, la evaluacin de la economa y eficiencia en la utilizacin de recursos, la observancia a las normas jurdicas involucradas en del efecto que las actividades, de tal forma que la entidad pueda tomar correctivos oportunamente, genrando valor agregado en el proceso auditor

Auditora Interna de Calidad: Proceso sistemtico, independiente y documentado parcias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestin de la Calidad con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, efciente y efectiva .

Criterios de auditora: Grupo de polticas, procedimientos o requisitos usados como referencia y contra los cuales se compara la evidencia de auditoraNOTA 1 Adaptado de ISO 9000:2005, definicin 3.9.3. NOTA 2 si los criterios de auditora son legales, se utilizan aple en un hallazgo de auditora Evidencia de la auditora: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertnentes para los criterios de auditora y que son verificables. NOTA La evidencia de la auditora puede ser cualitativa o cuantitativa. [ISO 9000:2005, definicin 3.9.4] Hallazgos de la auditora: Resultados de la evaluacin de la frente a los criterios de auditora. NOTA 1 Los hallazgos de auditora indican conformidad o no conformidad. NOTA 2 Los hallazgos de auditora pueden llevar a la identificacin de oportunidades de mejora o al regitro de mejores prcticas. NOTA 3 Si los criterios de auditora son seleccionados de requisitos legde auditora se denominan Cumplimiento o Incumplimiento. NOTA 4 Adaptado de ISO 9000:2005, definicin 3.9.5. Conclusiones de la auditora: Rtodos los hallazgos de la auditoraNOTA Adaptado de ISO 9000:2005, definicin 3.9.6. Cliente de la auditora: Organizacin



cabo por organizaciones auditoras independientes y externas, tales como aquellas que proporcionan el de conformidad.

3 Cuando se auditan juntos dos o ms sistemas de gestin de diferentes disciplinas (ej. calidad, ambiental, seguridad y salud ocupacional), esto se denomina auditora combinada. NOTA 4 Cuando dos o ms organizaciones cooperan para auditar a un nico auditado

NOTE 5 Adaptado de ISO 9000:2005, definicin 3.9.1.

Anlisis sistemtico de los resultados obtenidos como producto de la ejeccin de procesos, procedimientos, planes, programas, proyectos y actividades, verificando el nivel de eficcia en el cumplimiento de objetivos y metas propuestas, la evaluacin de la economa y eficiencia en la utilizacin de recursos, la observancia a las normas jurdicas involucradas en cada caso y la evaluacin del efecto que las actividades, de tal forma que la entidad pueda tomar correctivos oportunamente, genrando valor agregado en el proceso auditor.

Proceso sistemtico, independiente y documentado parcias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestin de la Calidad con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, ef

Grupo de polticas, procedimientos o requisitos usados como referencia y contra evidencia de auditora.

NOTA 1 Adaptado de ISO 9000:2005, definicin 3.9.3. NOTA 2 si los criterios de auditora son legales, se utilizan a menudo los trminos

Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertnentes para los criterios de auditora y que son verificables.

ia de la auditora puede ser cualitativa o cuantitativa. [ISO 9000:2005, definicin 3.9.4]

Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora

de auditora indican conformidad o no conformidad. NOTA 2 Los hallazgos de auditora pueden llevar a la identificacin de oportunidades de mejora o al regi

NOTA 3 Si los criterios de auditora son seleccionados de requisitos legales o de otra ndole, los hallazgos de auditora se denominan Cumplimiento o Incumplimiento. NOTA 4 Adaptado de ISO 9000:2005, definicin 3.9.5. ISO 19011:2011(E)

Resultado de una auditora tras considerar los objetivos dehallazgos de la auditora.

NOTA Adaptado de ISO 9000:2005, definicin 3.9.6.

Organizacin o persona que solicita una auditora.

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cabo por organizaciones auditoras independientes y externas, tales como aquellas que proporcionan el

3 Cuando se auditan juntos dos o ms sistemas de gestin de diferentes disciplinas (ej. calidad, ambiental, seguridad y salud ocupacional), esto se denomina auditora combinada.

auditado, se denomina audi-

Anlisis sistemtico de los resultados obtenidos como producto de la ejecu-planes, programas, proyectos y actividades, verificando el nivel de efica-

cia en el cumplimiento de objetivos y metas propuestas, la evaluacin de la economa y eficiencia en la cada caso y la evaluacin

del efecto que las actividades, de tal forma que la entidad pueda tomar correctivos oportunamente, gene-

Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener eviden-cias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestin de la Calidad con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, efi-

Grupo de polticas, procedimientos o requisitos usados como referencia y contra

menudo los trminos cumple o no cum-

Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son perti-

evidencia de la auditora (3.3) recopilada

NOTA 2 Los hallazgos de auditora pueden llevar a la identificacin de oportunidades de mejora o al regis-

ales o de otra ndole, los hallazgos

tras considerar los objetivos de la auditora y

NOTA 1 En el caso de una auditora interna, el cliente de auditora tambin puede ser persona que maneja el programa de auditora. La solicitud de auditora externa pude venir de diferentes fuentes tales como entes reguladores, partes conNOTA 2 Adaptado de ISO 9000:2005, definicin 3.9.7. Auditado: Organizacin que est siendo auditada [ISO 9000:2005, definicin 3.9.8] Auditor: Persona que lleva a cabo Equipo auditor: Uno o ms auditores expertos tcnicos. NOTA 1 A un auditor del equipo auditor se le designa como lder del mismo. NOTA 2 El equipo auditor puede incluir auditores en formacin. [ISO 9000:2005, definicin 3.9.10] Experto tcnico: Persona que aporta conocimientos o experiencia especficos al NOTA 1 El conocimiento o experiencia especficos son los relacionados con la organizacin, el proceso o la actividad a auditar, el idioma o la orientacin cultural. NOTA 2 Un experto tcnico no acta como un [ISO 9000:2005, definicin 3.9.11] Observador: Persona que acompaa al NOTA 1 Un observador no es parte del auditora. NOTA 2 Un observador pude ser utestigo de la auditora. Gua: Persona nombrada por el auditado Programa de auditora: Conjunto de una o ms minado y dirigidas hacia un propsito especfico. NOTA Adaptado de ISO 9000:2005, definicin 3.9.2. Alcance de la auditora: Extensin y lmites de una NOTA El alcance de la auditora incluye generalmente una descripcin de las ubicaciones, las unidades de la organizacin, las actividades y los procesos, as como el perodo de tiempo cubierto. [ISO 9000:2005, definicin 3.9.13] Plan de auditora: Descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una [ISO 9000:2005, definicin 3.9.12] Riesgo: Efecto de la incertidumbre en los objetivos NOTA Adaptado de la Gua ISO 73:2009, definicin 1.1.



NOTA 1 En el caso de una auditora interna, el cliente de auditora tambin puede ser persona que maneja el programa de auditora. La solicitud de auditora externa pude venir de diferentes fuentes tales como entes reguladores, partes contratantes o clientes potenciales. NOTA 2 Adaptado de ISO 9000:2005, definicin 3.9.7.

rganizacin que est siendo auditada [ISO 9000:2005, definicin 3.9.8]

que lleva a cabo una auditora

auditores que llevan a cabo una auditora con el apoyo, si es necesario, de

NOTA 1 A un auditor del equipo auditor se le designa como lder del mismo. NOTA 2 El equipo auditor puede incluir auditores en formacin.

nicin 3.9.10]

ersona que aporta conocimientos o experiencia especficos al equipo auditorNOTA 1 El conocimiento o experiencia especficos son los relacionados con la organizacin, el proceso o la actividad a auditar, el idioma o la orientacin cultural. NOTA 2 Un experto tcnico no acta como un auditor en el equipo auditor.

definicin 3.9.11] ISO 19011:2011(E)

ersona que acompaa al equipo auditor pero no audita. NOTA 1 Un observador no es parte del equipo auditor y no influencia o interfiere con la realizacin de la

NOTA 2 Un observador pude ser una persona del auditado (un regulador u otra parte interesada que fue

auditado para asistir al equipo auditor.

onjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo de tiempo deteminado y dirigidas hacia un propsito especfico. NOTA Adaptado de ISO 9000:2005, definicin 3.9.2.

xtensin y lmites de una auditora NOTA El alcance de la auditora incluye generalmente una descripcin de las ubicaciones, las unidades de la organizacin, las actividades y los procesos, as como el perodo de tiempo cubierto. [ISO 9000:2005, definicin 3.9.13]

ipcin de las actividades y de los detalles acordados de una [ISO 9000:2005, definicin 3.9.12]

fecto de la incertidumbre en los objetivos NOTA Adaptado de la Gua ISO 73:2009, definicin 1.1.

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NOTA 1 En el caso de una auditora interna, el cliente de auditora tambin puede ser el auditado (o la persona que maneja el programa de auditora. La solicitud de auditora externa pude venir de diferentes

con el apoyo, si es necesario, de

equipo auditor. NOTA 1 El conocimiento o experiencia especficos son los relacionados con la organizacin, el proceso o

y no influencia o interfiere con la realizacin de la

(un regulador u otra parte interesada que fue

planificadas para un periodo de tiempo deter-

NOTA El alcance de la auditora incluye generalmente una descripcin de las ubicaciones, las unidades de la organizacin, las actividades y los procesos, as como el perodo de tiempo cubierto.

ipcin de las actividades y de los detalles acordados de una auditora.

Competencia: Habilidad para aplicar coISO 19011:2011(E) NOTA Habilidad implica la aplicacin apropiada de comportamiento personal durante el proceso de audita Conformidad: Cumplimiento de un requisito [ISO 9000:2005, definicin 3.6.1] No conformidad: Incumplimiento de un requisito [ISO 9000:2005, definicin 3.6.2] Sistema de gestin: Sistema para establecer polticas y objetivos y para alcanzar dichos objetivos NOTA Un sistema de gestin de una orsistema de gestin de calidad, un sistema de gestin financiero o un sistema de gestin ambiental. [ISO 9000:2005, definicin 3.2.2]

4. Generalidades del procedimiento:

Enfocar la realizacin de las auditoras internas del Sistema de Gestin de la Calidad del Ministerio a la mejora continua cumplimiento del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar).

Las Auditoras Internas del Sistema de Gestin de la Calidad se realizan a los procesos se consideren como auditables por parte del Seor Ministro, el Representante de la Alta Direccin para el Sistema de Gestin o el Jefe de la Oficina de Control Interno, con base en el estado y la importancia de los procesos por auditar, as como los resultados de tarse por lo menos una vez al ao. La planificacin de las auditorias se efecta al inicio de cada ao tniendo como fundamento lo anteriormente expuesto.

El Ministerio forma y mantiene capacitado al grupo de auditores para el desarrollo de la Auditora Interna del Sistema de Gestin de la Calidad, considerando la cantidad de procesos y las Direcciones Territoriales para determinar el nmero mnimo de integrantes.

Los Auditores Internos de Calidad no realizan auditoras a las reas de las cuales hacen parte el desarrollo de sus procesos y funciones.

Los Auditores Internos de Calidad deben realizar estrictamente el procedimiento definido para este ejerccio, as como utilizar exclusivamente los formatos definidos en ste.

Durante el inicio del proceso de auditora se deben contemplar los riesgos de la auditoria segn el procdimiento de Gestin de riesgos de la entidad

Todo el personal vinculado al Ministerio de planta, provisional, contratista, pasante y dems formas de contratacin, estn sujetos a ser auditados, por lo cual deben estar informados y preparados para tal fin.

Si el Responsable del proceso auditado no est de acuerdo con el resultadoconciliar las diferencias, el Auditor Interno de Calidad debe consultar el tema con el Jefe de la Oficina de Control Interno y con el responsable del SIG para tomar la decisin correspondiente.



abilidad para aplicar conocimientos y habilidades para alcanzar los resultados esperados

NOTA Habilidad implica la aplicacin apropiada de comportamiento personal durante el proceso de audit

umplimiento de un requisito [ISO 9000:2005, definicin 3.6.1]

Incumplimiento de un requisito [ISO 9000:2005, definicin 3.6.2]

Sistema para establecer polticas y objetivos y para alcanzar dichos objetivos NOTA Un sistema de gestin de una organizacin puede incluir diferentes sistemas de gestin, tales como sistema de gestin de calidad, un sistema de gestin financiero o un sistema de gestin ambiental.

Generalidades del procedimiento:

n de las auditoras internas del Sistema de Gestin de la Calidad del Ministerio a la mejora continua cumplimiento del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar).

Las Auditoras Internas del Sistema de Gestin de la Calidad se realizan a los procesos se consideren como auditables por parte del Seor Ministro, el Representante de la Alta Direccin para el Sistema de Gestin o el Jefe de la Oficina de Control Interno, con base en el estado y la importancia de los

s como los resultados de auditoras previas, sin embargo cada proceso debe audtarse por lo menos una vez al ao. La planificacin de las auditorias se efecta al inicio de cada ao tniendo como fundamento lo anteriormente expuesto.

mantiene capacitado al grupo de auditores para el desarrollo de la Auditora Interna del Sistema de Gestin de la Calidad, considerando la cantidad de procesos y las Direcciones Territoriales para determinar el nmero mnimo de integrantes.

Internos de Calidad no realizan auditoras a las reas de las cuales hacen parte el desarrollo

Los Auditores Internos de Calidad deben realizar estrictamente el procedimiento definido para este ejercexclusivamente los formatos definidos en ste.

Durante el inicio del proceso de auditora se deben contemplar los riesgos de la auditoria segn el procdimiento de Gestin de riesgos de la entidad Gestin de Riesgos ASIG-PD-05

Ministerio de planta, provisional, contratista, pasante y dems formas de contratacin, estn sujetos a ser auditados, por lo cual deben estar informados y preparados para tal fin.

Si el Responsable del proceso auditado no est de acuerdo con el resultado de la auditora y no se logra conciliar las diferencias, el Auditor Interno de Calidad debe consultar el tema con el Jefe de la Oficina de Control Interno y con el responsable del SIG para tomar la decisin correspondiente.

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nocimientos y habilidades para alcanzar los resultados esperados

NOTA Habilidad implica la aplicacin apropiada de comportamiento personal durante el proceso de auditor-

Sistema para establecer polticas y objetivos y para alcanzar dichos objetivos ganizacin puede incluir diferentes sistemas de gestin, tales como

sistema de gestin de calidad, un sistema de gestin financiero o un sistema de gestin ambiental.

n de las auditoras internas del Sistema de Gestin de la Calidad del Ministerio a la

Las Auditoras Internas del Sistema de Gestin de la Calidad se realizan a los procesos de la entidad que se consideren como auditables por parte del Seor Ministro, el Representante de la Alta Direccin para el Sistema de Gestin o el Jefe de la Oficina de Control Interno, con base en el estado y la importancia de los

auditoras previas, sin embargo cada proceso debe audi-tarse por lo menos una vez al ao. La planificacin de las auditorias se efecta al inicio de cada ao te-

mantiene capacitado al grupo de auditores para el desarrollo de la Auditora Interna del Sistema de Gestin de la Calidad, considerando la cantidad de procesos y las Direcciones Territoriales

Internos de Calidad no realizan auditoras a las reas de las cuales hacen parte el desarrollo

Los Auditores Internos de Calidad deben realizar estrictamente el procedimiento definido para este ejerci-

Durante el inicio del proceso de auditora se deben contemplar los riesgos de la auditoria segn el proce-

Ministerio de planta, provisional, contratista, pasante y dems formas de contratacin, estn sujetos a ser auditados, por lo cual deben estar informados y preparados para tal fin.

de la auditora y no se logra conciliar las diferencias, el Auditor Interno de Calidad debe consultar el tema con el Jefe de la Oficina de Control Interno y con el responsable del SIG para tomar la decisin correspondiente.

5. Descripcin de las actividades

No. Actividad

1

Elaborar Programa de Auditorasvo y alcance de la auditora NOTA: Este programa tambin incluye las segunda y tercera parte.

2 Presentar en Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno, el Programa de Auditoras para su conocimiento y aprobacin

3 Remitir al Grupo de ComunicacionesAuditoras aprobado para gestionar su publicacin mediante el correo institucional.

4

Convocar el equipo auditor, para ces sobre la ejecucin de las auditoras internasNota: El equipo auditor serequisitos establecidos en el del auditor, de este procedimiento.Nota: En el caso de auditoria externa se seguirn los requisitos de los procedimientos de contratacin.

5

Revisar los criterios asociadosauditoria, tomando como referente el anexo 8.2 de este procedimiento. Elaborar y presentar el plan de Oficina de Control Interno para su aprobacin y postrior socializacin a los procesos a auditarocho (8) das de anticipacin

Nota 1: En caso de requerir ajustes el Plan de Auditria, ser devuelto al equipo auditor para su respectiva modificacin.

6 Preparar los formatos, formularios y listas de chequeo a utilizar en la auditora. R



Descripcin de las actividades

Actividad Responsable

Elaborar Programa de Auditoras, estableciendo objeti-auditora.

NOTA: Este programa tambin incluye las auditorias de

Jefe Oficina de Control Interno

Presentar en Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno, el Programa de Auditoras para su conocimiento y aprobacin.


Comit Coordi-nador del Siste-ma de Control Interno

l Grupo de Comunicaciones el Programa de aprobado para gestionar su divulgacin y mediante el correo institucional.


Convocar el equipo auditor, para comunicar las directri-ejecucin de las auditoras internas.

l equipo auditor se conformar de acuerdo a los requisitos establecidos en el numeral 8.1 Anexo perfil

de este procedimiento. Nota: En el caso de auditoria externa se seguirn los requisitos de los procedimientos de contratacin.


os criterios asociados a los procesos objeto de , tomando como referente el anexo 8.2 de este

el plan de auditoras al Jefe de la Oficina de Control Interno para su aprobacin y poste-

socializacin a los procesos a auditar, con mnimo ocho (8) das de anticipacin.

Nota 1: En caso de requerir ajustes el Plan de Audito-ria, ser devuelto al equipo auditor para su respectiva

Equipo Auditor

formatos, formularios y listas de chequeo a utilizar en la auditora. Relacionando en la Lista de

Equipo Auditor

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Registro

/documento

Oficina de Control Interno

PROGRAMA DE AUDITORAS IN-

TERNAS

EI-PD-01-F-08

Jefe Oficina de

i-e-

ma de Control

PROGRAMA DE AUDITORAS IN-

TERNAS

EI-PD-01-F-08

ACTA DE REUNIN

ASIG-F-05

Oficina de Solicitud de Apoyo Comunicaciones

CI-F-01

Oficina de LISTADO DE ASIS-TENCIA A REUNIO-NES GTH-F-05

Memorandos remiti-dos al Equipo Auditor

PLAN AUDITORIAS INTERNAS

EI-PD-01-F-04

Memorandos remiti-dos a Responsables

de procesos

LISTA DE CHEQUEO

No. Actividad

Chequeo los criterios a evaluar durante el desarrollo de la auditora.

7 Realizar Reunin de Apertura con los auditados y partcipantes invitados al proceso tivo, alcance de la auditora y dems consideraciones.

8

Ejecutar el Plan de Auditora Interna, aplicando tcncas de auditora, tomando como referente el anexo 8.3de este procedimiento y diligenciar el formato LISTA DE CHEQUEO

Determinar la conformidad de los requisitos evaluados con base en la evidencia dos. Nota 1: Los hallazgos pueden ser de tres tipos: Coformidad, Observacin y No Conformidad. Revisar defniciones del numeral tres (3) de esteNota 2: Para el caso de auditoria de segunda y tercera parte los tipos de hallazgos se deben aprobar junto con el proveedor. Nota 3: En caso de que el Equipo Auditor clarecimiento de eventuales dudas que surjan durante la ejecucin de la auditora y en la solucin de posibles problemas es necesario consultar unpara as definir de manera precisa los eventuales hallazgos.

9

Realizar reunin de cierrelos resultados de la auditoraencontradas en el ejercicio, informando lolas conclusiones de la auditora.

Si el auditado no est de acuerdo con desviaciones, es el momento para discutirlo con el aditor y llegar a una conciliacinconsignado en el informe Fina

10

Elaborar y presentar el informe de auditora internaJefe de la Oficina de Control Interno para su aprobcin, soportado en el anlisis de la informacin recoletada y los hallazgos detectados, clara descripcin de los eventos que se presentaron




a evaluar durante el desarrollo de

Realizar Reunin de Apertura con los auditados y parti-cipantes invitados al proceso informando sobre el obje-tivo, alcance de la auditora y dems consideraciones.

Equipo Auditor

Ejecutar el Plan de Auditora Interna, aplicando tcni-ando como referente el anexo 8.3

y diligenciar el formato LISTA

eterminar la conformidad de los requisitos evaluados con base en la evidencia proporcionada por los audita-

: Los hallazgos pueden ser de tres tipos: Con-formidad, Observacin y No Conformidad. Revisar defi-

numeral tres (3) de este procedimiento. ara el caso de auditoria de segunda y tercera pos de hallazgos se deben aprobar junto con

En caso de que el Equipo Auditor necesite es-eventuales dudas que surjan durante

la ejecucin de la auditora y en la solucin de posibles es necesario consultar un experto tcnico

para as definir de manera precisa los eventuales

Equipo Auditor

Realizar reunin de cierre presentando a los auditados los resultados de la auditora, destacando fortalezas encontradas en el ejercicio, informando los hallazgos y las conclusiones de la auditora.

Si el auditado no est de acuerdo con la relacin de las , es el momento para discutirlo con el au-

tor y llegar a una conciliacin, si no se da, se deja consignado en el informe Final.

Equipo Auditor

el informe de auditora interna al Jefe de la Oficina de Control Interno para su aproba-

en el anlisis de la informacin recolec-tada y los hallazgos detectados, suministrando una clara descripcin de los eventos que se presentaron

Equipo Auditor Interno


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Registro

/documento AUDITORIAS IN-

TERNAS

EI-PD-01-F-03

ACTA DE REUNIN

ASIG-F-05

LISTA DE CHEQUEO AUDITORIAS IN-

TERNAS

EI-PD-01-F-03

ACTA DE REUNIN ASIG-F-05

Equipo Auditor

Jefe Oficina de

Informe de Auditoras Internas

EI-PD-01-F-06

No. Actividad

durante la auditora.

Nota: En caso de presentdel Jefe de Control Interno, el Equipo Auditor efectuar los ajustes pertinentes y remitir nuevamente el Infome de Auditoras Internastrol Interno.

11

Remitir Informe de Auditora Interna al auditadoriendo la elaboracin de loscorrespondientes para subsanar los hallazgos efectudos en la Auditora.

12

Revisar el Informe de Auditoria InternaPlan de Mejoramiento conforme al FORMULACIN Y SEGUIMIENTO ARRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORAPD-02

13 Consolidar los resultados de las adelantadas y presentar al Jefe de la OCI para revisin y aprobacin.

14

Presentar los resultados del informe consolidado de auditoras internas de calidadAlta Direccin para el Sistema Integrado de Gestin SIG y a las dems partes interesadas.

15 Programar los seguimientos a los planes de mejormiento documentados.

16 Realiza el seguimiento al cumplimiento de las




Nota: En caso de presentarse observaciones por parte del Jefe de Control Interno, el Equipo Auditor efectuar

es y remitir nuevamente el Infor-me de Auditoras Internas al Jefe de la Oficina de Con-

de Auditora Interna al auditado, requi-la elaboracin de los Planes de Mejoramiento

para subsanar los hallazgos efectua-Jefe Oficina de Control Interno.

Revisar el Informe de Auditoria Interna y formular el Plan de Mejoramiento conforme al PROCEDIMIENTO FORMULACIN Y SEGUIMIENTO A ACCIONES CO-RRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA -ASIG-

Responsable del proceso

Director Territo-rial

Director Tcnico

Consolidar los resultados de las auditoras internas al Jefe de la OCI para revisin

Funcionario Oficina de Con-trol Interno

Presentar los resultados del informe consolidado de auditoras internas de calidad al Representante de la Alta Direccin para el Sistema Integrado de Gestin SIG y a las dems partes interesadas.


seguimientos a los planes de mejora-

Jefe Oficina de Control Interno.

Profesional Ofi-cina Control Interno

Realiza el seguimiento al cumplimiento de las Acciones Profesional Ofi-

Cdigo: EI-PD-01

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Registro

/documento

Jefe Oficina de Control Interno.

Informe de Auditoras Internas de Calidad

EI-PD-01-F-06

Memorandos remiti-dos a Responsables de procesos

Responsable del

o-

Director Tcnico

REGISTRO DE AC-CIONES CORREC-

TIVAS,

PREVENTIVAS Y DE MEJORA

ASIG-PD-02-F-01

n-Informe Consolidado de las auditoras in-ternas de calidad.

Jefe Oficina de

Acta de reunin ASIG-F-05.

Presentacin de re-sultados Auditoras Internas de Calidad.

Jefe Oficina de

i-Control

Memorando

i- Formato seguimiento

No. Actividad

definidas dentro de los planes de mejoramiento, coforme al PROCEDIMIENTO FORMULACIN Y SGUIMIENTO A ACCIONES CORRECTIVAS, PRVENTIVAS Y DE MEJORA

Nota 1: El equipo auditor interno de calidad verifica el cumplimiento de las acciones definidas por el Auditado.

6. Requerimientos Tcnicos

Actividad 2: Revisar y aprobar la propuesta del Programa de Auditoras Internas, ajustando las inclusiones o exclusiones determinadas por el

Actividad 5: Revisar y aprobar el plan de auditora interna de gestin y modificaciones correspondientes.

Actividad 12: Revisar informe de auditora interna y formular e implermentar el plan de mejoramiento crrespondiente.

Actividad 16: Realiza el seguimiento al cumplimiento de las las acciones tomadas para mantener el sistema.

Aspectos a considerar

En la reunin de apertura de la auditoria se:

Presenta el equipo auditor Presenta el objetivo de la auditoria Presenta el plan de auditoria Presenta metodologa de la auditoria Confirman los canales de comunicacin. Responden inquietudes de los auditados.

En la reunin de cierre de la auditoria se debe explicar:

Que la evidencia recopilada se El mtodo de presentacin de la informacin. La forma de tratamiento de los hallazgos Presentacin de hallazgos, conclusiones y recomendaciones de mejora. Forma de tratamiento de actividades posteriores a la auditoria relacionadas con: implementacin de acciones correctivas, tratamiento de quejas de auditoria.

Los planes de mejoramiento (acciones correctivas, preventivas y de mejora) las deben enviar los auditados en un lapso mximo de 15 das hbiles.




definidas dentro de los planes de mejoramiento, con-PROCEDIMIENTO FORMULACIN Y SE-

ACCIONES CORRECTIVAS, PRE-VENTIVAS Y DE MEJORA - ASIG-PD-02 -.

El equipo auditor interno de calidad verifica el cumplimiento de las acciones definidas por el Auditado.

cina Control Interno

Requerimientos Tcnicos (puntos de control de las actividades del numeral 5).

Revisar y aprobar la propuesta del Programa de Auditoras Internas, ajustando las inclusiones o exclusiones determinadas por el Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno

Revisar y aprobar el plan de auditora interna de gestin y en caso de ajustes gestionar las modificaciones correspondientes.

Revisar informe de auditora interna y formular e implermentar el plan de mejoramiento c

Realiza el seguimiento al cumplimiento de las Acciones, con el fin de las acciones tomadas para mantener el sistema.

En la reunin de apertura de la auditoria se:

Presenta el objetivo de la auditoria Presenta el plan de auditoria

metodologa de la auditoria Confirman los canales de comunicacin. Responden inquietudes de los auditados.

En la reunin de cierre de la auditoria se debe explicar:

Que la evidencia recopilada se bas en una muestra de la informacin disponible.de presentacin de la informacin.

La forma de tratamiento de los hallazgos Presentacin de hallazgos, conclusiones y recomendaciones de mejora. Forma de tratamiento de actividades posteriores a la auditoria relacionadas con: implementacin de

orrectivas, tratamiento de quejas de auditoria.

Los planes de mejoramiento (acciones correctivas, preventivas y de mejora) las deben enviar los auditados das hbiles.

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Registro

/documento cina Control a las acciones Co-

rrectivas, Preventivas y de Mejora

(ASIG-PD-02-F-02)

(puntos de control de las actividades del numeral 5).

Revisar y aprobar la propuesta del Programa de Auditoras Internas, ajustando las inclusiones Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno.

en caso de ajustes gestionar las

Revisar informe de auditora interna y formular e implermentar el plan de mejoramiento co-

on el fin de verificar la eficacia de

en una muestra de la informacin disponible.

Forma de tratamiento de actividades posteriores a la auditoria relacionadas con: implementacin de

Los planes de mejoramiento (acciones correctivas, preventivas y de mejora) las deben enviar los auditados

Las competencias del equipo auditor tener en cuenta los resultados obtenidos para fortalecer el grupo de auditores internos existentes.

7. Anexos

7.1 Anexo perfil del auditor

El Auditor Interno debe tener conocimientos de las reas sealadas a

Principios, procedimientos y mtodos de auditoria Sistemas de gestin y documentos de referencia Contexto de la organizacin Requisitos legales aplicables y otros requisitos que aplican al auditado. Conocimientos especficos

PARMETRO

Educacin - Formacin Tcnica, Tecnolgica o

Conocimientos

- Certificado de auditor interno expedido por una entidad autorizada y aprobada.

- Normas de los sistemas de gestin implementados en el

Habilidades

- Comunicacin verbal y escrita.

- Observacin

- Buenas relaciones interpersonales

- Pensamiento analtico y abierto a diferentes puntos de vista

- Planificacin y organizacin del trabajo.

- Responsabilidad

- Mantener confidencialidad y segurida

El auditor interno es responsable por realizar las siguientes actividades:

Elaborar el plan de auditoras. Preparar los documentos necesarios para la realizacin de la auditora. Revisar previamente la documentacin relacionada con Concertar con el Equipo Auditor los hallazgos identificados.



del equipo auditor debern ser evaluadas de acuerdo a su desempeo tener en cuenta los resultados obtenidos para fortalecer el grupo de auditores internos existentes.

Anexo perfil del auditor

debe tener conocimientos de las reas sealadas a continuacin.

Principios, procedimientos y mtodos de auditoria Sistemas de gestin y documentos de referencia Contexto de la organizacin Requisitos legales aplicables y otros requisitos que aplican al auditado. Conocimientos especficos en auditora.

REQUISITOS

Formacin Tcnica, Tecnolgica o Funcionario en cualquier disciplina.

Certificado de auditor interno expedido por una entidad autorizada y aprobada.

Normas de los sistemas de gestin implementados en el

Comunicacin verbal y escrita.

Observacin

Buenas relaciones interpersonales

Pensamiento analtico y abierto a diferentes puntos de vista

Planificacin y organizacin del trabajo.

Responsabilidad

Mantener confidencialidad y seguridad de la informacin.

El auditor interno es responsable por realizar las siguientes actividades:

Elaborar el plan de auditoras. Preparar los documentos necesarios para la realizacin de la auditora. Revisar previamente la documentacin relacionada con el Sistema Integrado de Gestin.Concertar con el Equipo Auditor los hallazgos identificados.

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de acuerdo a su desempeo y es importante tener en cuenta los resultados obtenidos para fortalecer el grupo de auditores internos existentes.

continuacin.

en cualquier disciplina.

Certificado de auditor interno expedido por una entidad autorizada y

Normas de los sistemas de gestin implementados en el Ministerio

Pensamiento analtico y abierto a diferentes puntos de vista

d de la informacin.

el Sistema Integrado de Gestin.

Presentar ante los auditados los resultados de las auditoras y concertar las diferencias que se puedan presentar.

Presentar a la Oficina de Control Interno los Solicitar la formulacin de las acciones, y realizar el seguimiento y verificacin de la eficacia y efe

tividad a las acciones preventivas, correctivas y de mejora, segn corresponda. Las dems que le sean asignada

terio del Trabajo Para el caso de auditoras

nada en Estudios previos Contratacin Directa diferente a prestacin de serGC-PD-02-F-03

7.2 Anexo Documentacin asociada a los procesos objeto de auditoria

El equipo auditor deber como mnimo revisar los siguientes documentos:

Normatividad aplicable al proceso sujeto de auditora. Documentacin publicada en la mesa de ayuda del Sistema Integrado de Gestin Mapa de Riesgos del Proceso Plan de Accin del Proceso Requisitos del cliente Indicadores Planes de Mejoramiento Resultado de auditoras anteriores

7.3 Tcnicas de Auditora

Dentro de las tcnicas de Auditora cuales emitir hallazgos, no conformidades, observaciones y/o oportunidades de mejora, conclusiones y recomendaciones respecto al proceso auditado, necesarios para blecidos, son:

Encuestas Entrevistas Bases de datos con informacin Observacin y anlisis de actividades y procedimientos Pruebas selectivas Revisin documental y de registros Resultados de retroalimentacin con el Resmenes de datos, anlisis e indicadores de desempeo



Presentar ante los auditados los resultados de las auditoras y concertar las diferencias que se

Presentar a la Oficina de Control Interno los resultados de las auditoras realizadas. Solicitar la formulacin de las acciones, y realizar el seguimiento y verificacin de la eficacia y efetividad a las acciones preventivas, correctivas y de mejora, segn corresponda.Las dems que le sean asignadas para la adecuada gestin de las auditoras internas en el Mini

auditoras de segunda y tercera parte, la competencia del auditor se deja consiEstudios previos Contratacin Directa diferente a prestacin de ser

Documentacin asociada a los procesos objeto de auditoria

El equipo auditor deber como mnimo revisar los siguientes documentos:

Normatividad aplicable al proceso sujeto de auditora. publicada en la mesa de ayuda del Sistema Integrado de Gestin

Mapa de Riesgos del Proceso del Proceso

Resultado de auditoras anteriores

Auditora que pueden ser empleadas para obtener evidencias suficienno conformidades, observaciones y/o oportunidades de mejora, conclusiones y

proceso auditado, necesarios para alcanzar los objetivos de auditora est

Bases de datos con informacin Observacin y anlisis de actividades y procedimientos

Revisin documental y de registros Resultados de retroalimentacin con el cliente Resmenes de datos, anlisis e indicadores de desempeo

Cdigo: EI-PD-01

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Presentar ante los auditados los resultados de las auditoras y concertar las diferencias que se

resultados de las auditoras realizadas. Solicitar la formulacin de las acciones, y realizar el seguimiento y verificacin de la eficacia y efec-tividad a las acciones preventivas, correctivas y de mejora, segn corresponda.

s para la adecuada gestin de las auditoras internas en el Minis-

la competencia del auditor se deja consig-Estudios previos Contratacin Directa diferente a prestacin de servicios profesionales

publicada en la mesa de ayuda del Sistema Integrado de Gestin

empleadas para obtener evidencias suficientes sobre las no conformidades, observaciones y/o oportunidades de mejora, conclusiones y

alcanzar los objetivos de auditora esta-

Documents

Procedimiento Auditorias Internas Sistema de Gestion de La Calidad