Procedimiento: Búsqueda de nuevos clientes, comunicaciones y eventos

1. Objetivo

El objetivo del presente documento es definir las funciones y responsabilidades del personal involucrado en el proceso de búsqueda de nuevos clientes con el objetivo de lograr en el corto plazo incrementar las ventas en el corto plazo.

2. Alcance

El procedimiento comprende las siguientes actividades principales: Elaboración de base de datos de actualización permanente. Comunicación institucional Coordinación de eventos(citas, cotizaciones y/o ofertas, demostraciones, promociones y

publicidad) Seguimiento del cumplimiento de actividades programadas

3. Áreas involucradas:

El presente procedimiento implica a todas las áreas de la empresa.

4. Sobre la definición de responsabilidades:

Se detallará a continuación las actividades que deberán realizarse para el óptimo desarrollo de las actividades en mención:

4.1. Base de DatosEs una información estructurada en lenguaje Excel con información específica, y que está organizada de tal forma que podamos encontrarla muy fácilmente y usarla oportunamente.Una base de datos agrupa información para quien la crea y usa. Estas son sus ventajas: • Resume la información más importante, por lo que se puede obtener lo que se busca con rapidez.• Es eficaz, porque se dispone de información detallada en el momento que se requiere. Puede ser compartida Ayuda a mejorar el negocio, a conocer mejor al cliente y también a ofrecer y publicitar

mejor los productos y servicios de SSAME. Con una buena base de datos puedes:

a) Mantener comunicación constante con los clientes (ya sea por teléfono, por correo electrónico, etc.).

b) Desarrollar estrategias para publicitar el producto o servicio SSAMEc) Proporcionar información a los clientes sobre novedades, cotizaciones,

cambios de productos/servicios, o cualquier otra información de importancia sobre la empresa.

d) Tomar las mejores decisiones en términos de actividades y estrategias para conseguir nuevos clientes y estar más cerca de ellos.

4.2. Sobre la coordinación de eventos y gestión del representante comercial

Un evento es una actividad de servicio que el operador realiza diariamente y requiere realizar gestión de coordinación, comunicación y seguimiento (verbal, escrita y por medio virtual).Por su naturaleza es dirigido en primer término a clientes del sector que nos desenvolvemos.

Es necesario determinar de manera clara lo siguiente: Cliente-objetivo al que irá dirigida la comunicación: Industria Minera, Agro-

industrial, metalmecánica, farmacéutica y de cosméticos, entre otros para promover nuestros servicios en. En esta parte la mejor referencia para definir que clientes es la base de datos actualizada, otra fuente importante las referencias comerciales brindadas por los ejecutivos bajo el formato de negocios por relaciones.

Elaboración de ficha-cliente Establecer la estrategia de presentación de los servicios de SSAME. Acordar citas para presentar el servicio De ser necesario, remitir propuesta técnica y económica de servicios de

consultoría validada por la gerencia.Definido esto se deberá realizar las las comunicaciones por medio escrito a la empresa cliente, en papel membretado de la empresa y firmado por la Gerencia ó a quien se designe.Por ahorro de tiempo y de material se procede de la siguiente manera:

Primero se deberá enviar correo electrónico a los clientes. Segundo, realizar el envío de las cartas a través del personal de mensajería teniendo

presente en realizar un ruteo de entrega en el caso de varias comunicación ó la urgencia lo amerite.

En el caso de capacitación a empresas:o Asignar el nombre completo de la persona que dirigirá la exposición (si es

posible su hoja de vida o curriculum), charla o trabajo de monitoreo, etc.o Elaborar el presupuesto para la realización del evento: de acuerdo a ello se

podrá definir: cantidad de personal, el tiempo, uso de equipos para la charla (monitoreo, proyector, etc), material de trabajo ilustrativo, certificados, encuestas a repartir entre los participantes dependiendo del caso.

o Fecha, hora y lugar exacto de la realización del evento.o Para la ejecución del evento se deberán realizar comisiones entre el personal

de la empresa y realizar las coordinaciones logísticas que sean necesarias para llegar a la hora acordada, con el material necesario y debidamente implementado.

5. VIGENCIA

El presente procedimiento tiene vigencia desde la fecha en que se realice la aprobación de la misma, hasta el momento en que se efectúe un cambio o modificación de versión, la cual deberá ser comunicada oportunamente a los involucrados.

NOMBRE CARGO FIRMA

Janeth Gamarra Representante Comercial

Ing. Antonio Miranda Gerencia Comercial

Ing. Marlon Romero Dirección