Procedimiento: Bsqueda de nuevos clientes y gestin de
comunicaciones y eventos
1. Objetivo
El objetivo del presente documento es definir las funciones y
responsabilidades del personal involucrado en el proceso de bsqueda
de nuevos clientes con el objetivo de lograr en el corto plazo
incrementar las ventas en el corto plazo.
2. Alcance
El procedimiento comprende las siguientes actividades
principales: Elaboracin de base de datos y actualizacin permanente.
Comunicacin institucional Coordinacin de eventos(citas,
cotizaciones y/o ofertas, demostraciones, promociones y publicidad)
Seguimiento del cumplimiento de actividades programadas
3. reas involucradas:
El presente procedimiento implica al departamento Comercial y de
Operaciones.
4. Sobre la definicin de actividades:
Se detallar a continuacin las actividades que debern realizarse
para el ptimo desarrollo de las de la gestin con resultados
favorables:
4.1. Elaboracin de Base de Datos Oficial de SSAMEEs una
informacin estructurada en lenguaje Excel con informacin especfica,
y que est organizada de tal forma que podamos encontrarla muy
fcilmente y usarla oportunamente.Una base de datos agrupa
informacin para quien la crea y usa. Estas son sus ventajas: Resume
la informacin ms importante de clientes actuales, potenciales y
referidos y que en cada consulta su contenido se obtenga con
rapidez. Es eficaz, porque se dispone de informacin detallada en el
momento que se requiere. Puede ser compartida por otras reas que
sean autorizadas a usar. Ayuda a mejorar el negocio, a conocer
mejor al cliente y tambin a ofrecer y publicitar mejor los
productos y servicios de SSAME. Con una buena base de datos se
puede obtener:a) Mantener comunicacin constante con los clientes
(ya sea por telfono, por correo electrnico, etc.).b) Desarrollar
estrategias para publicitar el producto o servicio SSAMEc)
Proporcionar informacin a los clientes sobre novedades,
cotizaciones, cambios de productos/servicios, o cualquier otra
informacin de importancia sobre la empresa.d) Tomar las mejores
decisiones en trminos de actividades y estrategias para conseguir
nuevos clientes y estar ms cerca de ellos.
4.2. Sobre la coordinacin de eventos y gestin del representante
comercial
Un evento es una actividad de servicio que el representante
comercial realiza diariamente y requiere realizar gestin de
coordinacin, comunicacin y seguimiento (verbal, escrita y por medio
virtual).Por su naturaleza es dirigido en primer trmino a clientes
del sector que nos desenvolvemos.
Es necesario determinar de manera clara lo siguiente:
Cliente-objetivo al que ir dirigida la comunicacin: Industria
Minera, Agro-industrial, metalmecnica, farmacutica y de cosmticos,
entre otros para promover nuestros servicios en. En esta parte la
mejor referencia para definir que clientes es la base de datos
actualizada, otra fuente importante las referencias comerciales
brindadas por los ejecutivos bajo el formato de negocios por
relaciones. Elaboracin de ficha-cliente. Establecer la estrategia
de presentacin de los servicios de SSAME. Acordar citas para
presentar el servicio. De ser necesario, remitir propuesta tcnica y
econmica de servicios de consultora validada por la gerencia
Comercial y por la Direccin segn importancia y monto.Definido esto
se deber realizar las comunicaciones por medio escrito a la empresa
cliente, en papel membretado de la empresa y firmado por la
Gerencia a quien se designe.Por ahorro de tiempo y de material se
procede de la siguiente manera:
Primero se deber enviar correo electrnico a los clientes.
Segundo, realizar el envo de las cartas a travs del personal de
apoyo de la empresa teniendo presente en realizar un ruteo de
entrega en el caso de varias comunicaciones la urgencia lo amerite.
En el caso de capacitacin a empresas: De acuerdo al requerimiento
de las empresa, asignar el nombre completo de la persona que
dirigir la exposicin (identificar su hoja de vida o curriculum),
charla o trabajo de monitoreo, etc. Seguidamente, identificar la
cantidad de personal, el tiempo, uso de equipos para la charla
(monitoreo, proyector, etc), material de trabajo ilustrativo,
certificados, encuestas a repartir entre los participantes
dependiendo del caso. Fecha, hora y lugar exacto de la realizacin
del evento. Elaborar el presupuesto con la propuesta tcnica
econmica Coordinaciones logsticas que sean necesarias para llegar a
la hora acordada, con el material necesario y debidamente
implementado. Recepcin de informe de servicio, lista firmada de
asistentes con Vo Bo del representante de la empresa cliente. 5.
VIGENCIA
El presente procedimiento tiene vigencia desde la fecha en que
se realice la aprobacin de la misma, hasta el momento en que se
efecte un cambio o modificacin de versin, la cual deber ser
comunicada oportunamente a los involucrados.
NOMBRECARGOFIRMA
Janeth GamarraRepresentante Comercial
Ing. Antonio MirandaGerencia Comercial
Ing. Marlon RomeroDireccin
