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1.0 OBJETIVO
1.1 ESTABLECER LOS LINEAMENTOS PARA LA CREACION, REGISTRO Y CONTROL DE LAS CAJAS CHICAS
2.0 ALCANCE
2.1 ADMINISTRADOR
3.0 POLITICAS
3.1 EL MONTO DE LA ASIGNACION DEL FONDO FIJO DE LA CAJA CHICA, SERA DEFINIDO Y AUTORIZADO POR EL COMITÉ DE
VIGILANCIA
3.2 SOLAMETE SE PODRA ASIGNAR UN FONDO DE CAJA CHICA EN CASO DE QUE SE REQUIERA EN UNA OFICINA DONDE NO EXITA
ESTE FONDO
3.3 EL ENCARGADO DEL FONDO DE CAJA CHICA DEBERA FIRMAR LA RESPONSIVA CORRESPONDIENTE MEDIANTE EL FORMATO
ESTABLECIDO Y EL PAGARE DE RESGUARDO CORRESPONDIENTE
3.4 SERA RESPONZABILIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN SOLICITANTE, NOTIFICAR AL COMITÉ DE VIGILANCIA, LA CANCELACION DE
LA CAJA CHICA CUANDO ESTA YA NO SEA NECESARIA
4.0 RESPOSABLE
4.1 ADMINISTRACIÓN
5.0 DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA
5.1 ARQUEO DE CAJA: INSPECCION FISICA DEL EFECTIVO U DOCUMENTACION COMPLEMENTARIA DE LA UTILIZACIN DEL FONDO
FIJO DE CAJA CHICA EN PODER DEL RESPONSABLE DE SU MANEJO
5.2 CAJA CHICA: ES EL FONDO FIJO REVOLVENTE PARA EFECTUAR LAS COMPRAS MENORES O DE EMERGENCIA QUE SE
REQUIERAN
5.3 CIERRE DE CAJA CHICA: PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE ENTREGA A LA ADMINISTRACIÓN, DEL REMANENTE DE
EFECTIVO Y DOCUMENTACION REGLAMENTARIA DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA QUE AMPARA EL MONTO OTORGADO AL
CUSTODIO
PROCEDIMIENTO CAJA CHICA
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6.0 CONTENIDO DEL PROCEDIMIENTO
APERTURA DE NUEVAS CAJAS CHICAS
6.1 SOLICITAR AL ADMINISTRADOR LA RELACION DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA, MEDIANTE UN MEMORANDUM QUE CUENTE
CON LA SIGUIENTE INFORMACION:
a. MOTIVO DE LA SOLICITUD DE CREACION DEL FONDO b. DOMICILIO DEL LUGAR DONDE PERMANECERA LA CAJA CHICA c. NOMBRE DEL ENCAGADO d. NUMERO DE PERSONAS A LAS QUE SE ATENDERA CON ESTE FONDO e. NOMBRE DEL ADMINISTRADOR SOLICITANTE f. VISTO BUENO DEL COMITÉ DE VIGILANCIA
ADMINISTRADOR
6.2 REVISAR QUE LAS FIRMAS SEAN LAS AUTORIZADAS Y ASIGNAR EL MONTO DEL FONDO FIJO CON BASE AL PRESUPUESTO
CORRESPONDIENTE Y AUTORAZADO POR EL COMITÉ DE VIGILANCIA
6.3 CONTRA LA ENTREGA DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA, OBTENER EL PAGARE DE RESGUARDO, LA CARTA RESPONSIVA
FIRMADA POR LA PERSONA ENCARGADA DEL FONDO FIJO Y ARCHIVARLA CON EL MEMORANDUM
6.4 ENVIAR UNA COPIA DE LA CARTA RESPOSIVA AL COMITÉ DE VIGILANCIA PARA SU INTEGRACION AL EXPEDIENTE DEL
ENCARGADO DE LA CAJA CHICA
6.5 ENVIAR UNA COPIA DE LA CARTA RESPOSIVA AL COMITÉ DE VIGILANCIA
6.6 REGISTRAR EN EL FORMATO DIRECTORIO DE CAJAS CHICAS LOS DATOS CONTENIDOS EN EL MEMORANDUM ENVIADO POR EL
COMITÉ DE VIGILANCIA Y ARCHIVAR EN EL MEMORANDUM DE SOLICITUD
ENCARGADO DE FONDO FIJO
6.7 FIRMAR EL PAGAE DE RESGUARDO, LA CARTA RSPONSIVA EN ORIGINAL Y 2 COPIAS
ADMINISTRADOR
6.8 ARCHIVAR LA COPIA DE LA CARTA RESPONSIVA PARA EL CONTROL CORRESPONDIENTE
COMITÉ DE VIGILANCIA
6.9 INTEGRAR AL EXPEDIENTE DEL ENCARGADO DE CAJA CHICA LA COPIA DE LA CARTA RESPONSIVA
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ADMINISTRADOR
6.10 REGISTRAR EL FONDO FIO DE CAJA CHICA EN EL FORMATO REGISTRO DE AUDITORIA DE CAJA CHICA
ADMINISTRACION Y CIERRE DE CAJAS CHICAS
ADMINISTRADOR
6.11 REALIZAR ARQUEOS DE CAJA DE ACUERDO AL PROCEDIMIENTO ARQUEO DE CAJA CHICA
COMITÉ DE VIGILANCIA
6.12 REALIZAR ARQUEOS DE CAJA DE ACUERDO AL PROCEDIMIENTO ARQUEO DE CAJA CHICA
6.13 SOLICITAR AUDITORIAS PAARA LAS CAJAS CHICAS CUANDO IDENTIFIQUE ALGUNA IRREGULARIDAD EN LA ADMINISTRACION
DE ALGUNA DE ELLAS
ADMINISTRADOR
6.14 CADA VEZ QUE SE PRESENTE UN CAMBIO DEL ENCARGADO DE CAJA CHICA, SOLICITAR AL AL COMITÉ DE VIGILANCIA LA
ELABORACION DE UNA CARTA RESPONSIVA A NOMBRE DEL NUEVO ENCARGADO
ADMINISTRADOR/COMITÉ DE VIGILANCIA
6.15 SOLICITAR AL NUEVO ENCARGADO DE CAJA CHICA LA FIRMA DEL PAGARE DE RESGUARDO, LA CARTA RESPONSIVA EN
ORIGINAL Y 2 COPIAS Y REGISTRAR EL CAMBIO EN EL FORMATO DIRECTIRIO DE CAJAS CHICAS
6.16 ENVIAR UNA COPIA DE LA NUEVA CARTA RESPONSIVA A LA GERENCIA DE ADMINISTRACION DE RIESGOS Y LA SUBDIRECCION
DE RECURSOS HUMANOS
6.17 REALIZAR EL CIERRE DE LA CAJA CHICA Y NOTIFICAR VIA CORREO ELECTRONICO AL COMITÉ DE VIGILANCIA, LA FECHA Y
CONDICIONES DEL CIERRE DEL ENCARGADO ANTERIOR
ADMINISTRADOR
6.18 REALIZARLAS GESTIONES QUE APLIQUEN CON LA POLIZA DE FIDELIDAD
COMITÉ DE VIGILANCIA
6,19 ACTUALIZAR EL EXPEDIENTE DEL ENCARGADO ANTERIOR DE CAJA CHICA CON EL ESTATUS OBTENIDO
6.20 ACTUALIZAR EL EXPEDIENTE DEL ENCARGADO ACTUAL CON LA CARTA RESPONSIVA
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7.0 REFERENCIAS
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8.0 FORMATOS
8.1 TABLA DE ASIGNACON DE FONDO FIJO PARA CAJA CHICA
8.2 CARTA RESPONSIVA
8.3 DIRECTORIO DE CAJAS CHICAS
8.4 REGISTRO DE AUDITORIA DE CAJA CHICA
8.5 PAGARE DE RESGUARDO
