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Universidad Veracruuna
UNIVERSIDAD VERACRUZANA
Procedimiento de Acceso al Sistema Integral de
Información Universitaria SGSI-CA-P-028
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UNIVERSIDAD VERACRUZANA
Procedimiento de Acceso al Sistema Integral de
Información Universitaria SGSI-CA-P-028
Univcnidad Vcracruuna
OBJETIVO
Asignar permisos de acceso al Sistema Integral de Información Universitaria al personal de la Universidad Veracruzana que por sus funciones requiera el acceso.
ALCANCE
Aplica a los usuarios de las entidades académicas o dependencias de la Universidad que les sea autorizado el acceso al Sistema Integral de Información Universitaria (SIIU) por parte de los responsables funcionales correspondientes, así como el personal que participa en el procedimiento.
DEFINICIONES
Cuenta de acceso al SIIU.
Clases del SIIU.
Responsable funcional.
Área Solicitante.
OATU.
Formato de Solicitud.
Herramienta para la gestión de servicios.
Objetos de SIIU.
Clave de acceso al sistema, configurada con base en los privilegios autorizados por el responsable funcional de cada subsistema.
Nombre asociado a un conjunto de objetos del SIIU, el cual se utilizará para definir o actualizar la cuenta de acceso.
Persona designada por cada una de las diferentes áreas que otorgan autorización de permisos de acceso a la información de los diferentes subsistemas.
Entidad Académica o Dependencia donde labora la persona que requiere acceso al SIIU, para la realización de las funciones inherentes a su puesto y actividades laborales.
Oficina de atención técnica a usuarios.
Documento en el cual se detalla la solicitud de creación o actualización de una cuenta o clase (SGSI-CA-F-009, SGSI-CA-F-01 O), requerida para otorgar el acceso al SIIU, tomando como base las funciones del usuario.
Punto de contacto único para el registro, seguimiento, control y solución de servicios tecnológicos que ofrece la Dirección General de Tecnología de Información a la comunidad universitaria.
Formas, reportes y procesos informáticos, que conforman e l SIIU.
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SIIU.
USIIU.
Folio.
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Información Universitaria SGSI-CA-P-028
Sistema Integral de Información Universitaria el cual está conformado por los subsistemas: Estudiantes, Finanzas y Recursos Humanos.
Unidad del Sistema Integral de Información Universitaria.
Número de servicio que se genera automáticamente al registrar una solicitud a través de la Herramienta para la Gestión de Servicios.
11. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. Para solicitar permisos de acceso al SIIU, el usuario debe contar previamente con una cuenta institucional;
2. Toda solicitud de acceso al SIIU, el usuario debe turnarla por medios electrónicos o por oficio a la USIIU o al responsable funcional para su revisión, autorización y seguimiento de la misma;
3. Toda solicitud autorizada turnada a la OA TU, se debe adjuntar el Formato de solicitud correspondiente (SGSI-CA-F-009 o SGSI-CA-F-01 O) y anexar el correo electrónico de notificación del objeto en producción, cuando aplique;
4. Cuando la solicitud del servicio requiera la asignación de más de un usuario a una o varias clases, se debe documentar el formato correspondiente (SGSI-CA-F-0 1 O) y se anexará la lista de usuarios en el mismo formato; .
S. Las solicitudes de actualización de clases, sólo se atenderán cuando los objetos ya se encuentren liberados en el ambiente correspondiente;
6. Cuando una solicitud del servicio requiera la asignación de uno o varios objetos a varias clases se debe llenar el formato correspondiente (SGSI-CA-F-009) y se anexará la lista de clases;
7. El usuario debe cambiar la contraseña temporal asignada al momento de la entrega de la cuenta, ya que ésta es personal e intransferible;
8. La revisión del presente documento se llevará a cabo cuando ocurran cambios significativos en la manera de otorgar e l servicio de acceso al Sistema Integral de Información Universitaria.
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111. RESPONSABILIDADES • OATU:
o Atender las solicitudes de alta, baja o actualización de Clases o Cuentas con base a los requerimientos establecidos en el formato de solicitud (SGSI-CA-F-009, SGSI-CA-F-01 O) y documentar en la Herramienta para la Gestión de Servicios asignando un folio;
o Validar la asignación de permisos asignados conforme a los requerimientos establecidos por el usuario, así como el acceso a los mismos;
o Una vez creada una cuenta, notificar a la USIIU para realizar las configuraciones que apliquen; o Enviar notificación al usuario de que la cuenta fue creada, junto con su contraseña encriptada,
en caso que esto aplique.
• USIIU: o Gestionar la autorización de los accesos solicitados por parte de los usuarios de entidades
académicas y dependencias universitarias ante el responsable funcional correspondiente; o Llenar el formato de solicitud (SGSI-CA-F-009, SGSI-CA-F-01 O); o Gestionar ante OA TU la solicitud de alta, baja o actualización de clases y cuentas por medio
de correo electrónico anexando el formato de solicitud; o Notificar por medios físicos o electrónicos al responsable funcional y al usuario que la
solicitud fue atendida.
• Responsable funcional: o Verificar la pertinencia de la solicitud de permiso; o Coordinarse con el Usuario y la Unidad del SIIU.
IV. PROCEDIMIENTO
DESARROLLO
t+ffil@• Responsable I
Descripción de la Actividad
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Área Solicitante
USIIU
Responsable Funcional
Realizar solicitud por escrito ( correo electrónico institucional, oficio).
¿Se envía al Responsable Funcional?
• Si, pasa a la actividad 4. • No, pasa a la actividad siguiente.
Solicitar autorización a responsable funcional mediante correo electrónico institucional.
Verificar la pertinencia de la solicitud de permisos.
¿La solicitud presenta alguna omisión que impida proceder?
• Si, pasa a la actividad 7.
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Información Universitaria SGSI-CA-P-028
USIIU
OATU
USIIU
• No, pasa a la actividad siguiente.
Confirmar que procede la solicitud, pasa a la actividad 8.
Informar que no procede la solicitud al área solicitante y a la USIIU y pasa a la actividad 29.
Recibir autorización.
¿La USIIU puede asignar los permisos, sin apoyo de OATU?
• Si, pasa a la actividad siguiente. • No, pasa a la actividad 1 1.
Configurar permisos en el SIIU y notifica, pasa a la actividad 28.
Llenar el formato de solicitud correspondiente (SGCI-CA-F-009 o SGCI-CA-F-01 O) y enviar a la OA TU.
Verificar solicitud (SGCI-CA-F-009 o SGCI-CA-F-01 O) y registrar en la herrami_enta para la gestión de servicios.
¿Información correcta?
• Si, pasa a la actividad IS. • No, pasa a la actividad siguiente.
Informar a la USIIU mediante correo electrónico institucional, que el formato esta incorrecto y actualice formato, pasa a la actividad 11.
¿Es solicitud de cuenta?
• Si, pasa a la actividad 17. • No, pasa a la actividad siguiente.
Realizar los pasos para atender la solicitud de clase SGCI-CA-F-009 y documentar el servicio, pasa a la actividad 19
Realizar los pasos para atender la solicitud SGCI-CA-F-01 O de cuenta y documentar el servicio.
¿Requiere configuración adicional por parte de la USIIU?
• Si, pasa a la actividad siguiente. • No, pasa a la actividad 26.
Notificar a la USIIU para continuar con el trámite.
Validar clases y/o realizar las configuraciones.
¿Es correcta la actualización?
• Si, pasa a la actividad 23.
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OATU
Responsable Funcional
Área Solicitante
• No, pasa a la actividad siguiente.
Se notifica a OA TU para su corrección.
No es necesario enviar nuevamente los formatos.
¿Requiere enviar contraseña?
• Si, pasa a la actividad 26. • No, pasa a la actividad siguiente.
Notificar al solicitante con copia a OA TU para el cierre del servicio
¿Solicitó Responsable Funcional?
• Si, pasa a la actividad 28. • No, pasa a la actividad 29.
Enviar notificación al usuario y en caso de requerirse se envía contraseña cifrada al usuario.
Marcar como solucionado el folio de servicio.
Recibir notificación de solicitud atendida e informa al usuario.
Recibir notificación de solicitud atendida e informar al usuario.
Fin del procedimiento.
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SGSI-CA-P-028 DIAGRAMA
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"i ~ 2. ;Se envi, al ~ Responsable Funcional~
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1 notifia.ción. procedimiento.
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1 S. ¿La. solicitud presenta
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f -i.Verificar la. pertinencia de f:f·mpida proce~erl 7. Informar que no procede la solicitud, al usuario y a la
USIIU .
28.Recibir notificación de solicitud atendida e infomur al usuario. r------- - ------ ------------------. l la solicitud.
IC No
6. Confirmar que procede la l solicitud, • la USIIU.
I 'J. ¡u USIIU puede ,----L---asignar los permisos, sin
.
11. ;E< correcta la
actualización?
2). ¿Requiere enviar
cenera.seña~ 3. Solicitar autorinción a responsable funcional
mediante correo electrónico.
L.. ~--8-. R- e-c-ib-ir_-J~ odeOA~! . autorización. J No
1 11. llenar el formato de
solicitud y enviar a la OATU.
1 O. Configurar permisos en el SIIU
y notifica.
. .-·····O y/o realinr las ./ '- .,.
25.¡Solicitó Responsable Funcional?
-
-10_. -V-ali~da_r _clas_ e_s_,~ }-Si ____ ~ ..,. Si configuraciones. ""'- / 2•.Notificar al
N o T'----1'-l>I solicitante con copia ~ a OA TU para el
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~ s necesario cierre del servicio. 0
l 12. Verificar solícicud y regiurar en la herramienta para la gestión de
servicios.
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1
SGSI-CA-F-009 SGSI-CA-F-010
SGSI-CA-F-009 SGSI-CA-F-010
18. ¿Requiere " l configuración B 13. 1 S. ;Es solimud ,------------~adicional por pan.e (lníomución de cuentat de la USIIU!
Herramienta ~ '- / solicitud SGSI-CA-F-010 de cuenta y para la gestión No J. No documenar el servicio.
22. Notificar a OATU para . , e nviar los su con-ección. íonnatos '--------.J
'-----~----.J nuevamente.
19. N otific.ra la USIIU para continuar el
tr.imite.
27. M 1rt1r
B ... : · · solucionado el folio
de servicio .
Herramienta para. la gestión de servicios
correcu! ,,>-s;-· ____ _..,, _Si•::..· ---ew~:I :7.:R:e:a:liz:a:r:lo: s: p:a:so:s:p:a:ra:a:,e: n:d:e:r :I•~ ~ Si
de servicios ,----.1..------.. 11. lnform>r a la USIIU T mediante con-eo que el 16. Realizar los pasos para atender '-----------<~-------.!
26. Enviar notificición al usuario y en caso de requerirse se envia ..
contraseña cifrada al usuario. forma.to esti. incorreclo y la solicitud de clase SGSI-CA-F-009 actualice íonnaco. y documentar el servicio.
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V. REFERENCIAS
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• Estatuto General, Título VII , Capitulo 111, Sección quinta, Artículo 26 1, Fracción: VIII y T ítulo VIII ,
Capitulo 11 , Sección quinta, Artículo 240, Fracción: VIII.
• C ó digo de ét ica de la Universidad Veracruzana.
• Anexo A de la norma ISO /IEC2700 1:2013 objetivo de control y controles de la T abla A 1 correspo ndient e al punto A 0.9 "C o ntrol de accesos"; A.9.4 "Co ntrol acceso a sist emas y aplicaciones", A.9.4. 1 "Restricción acceso a la información" (No aplica para el Sistema de Gestión de Calidad);
• Reglamento de Seguridad de la Información, Capitulo 111, Segunda Secció n, Art. 30 y Art. 3 1.
1 VI. FORMATOS
1
1
• SG SI-CA-F-009 Formato de Solicitud de C lases del SIIU, • SGSI-CA-F-01 O Formato de Solicitud cuentas del SIIU,
https://www.uv.mx/sgcuv /gest-de-servs-de-ti- reg-xa 1/
Histórico de Revisiones 1
1 SECCIÓN O PÁGINA No. DE FECHA REVISIÓN O REVISION MODIFICACIÓN MODIFICADA
' 1
1 19/1 2/20 18 1-8
2 06/09/2019 3-8
DESCRIPCIÓN DE LA REVISIÓN O MODIFICACIÓN
Revisión completa de procedimiento Revisión de políticas, desarrollo, diagrama y en referencias, se eliminó la ley 3 16 Ley de protección de datos personales en posesión de sujetos obligados para el estado de Veracruz y el Reglamento de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales, ya que no se manejan datos personales en este procedimiento.
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Información Universitaria SGSI-CA-P-028
Control de versiones FECHA
CÓDIGO VERSIÓN O 1
AUTORIZACIÓN
SGSI-CA-P-028 l 4-oct-2019
CREADO POR:
A~ saHuerta
ENTRADA EN VIGOR
22-oct-2019
Jefe de la Oficina de Atención Técnica a Usuarios
VERSIÓN NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
Público
AUTORIZADO POR:
Maro3Ú& Cruz Dirección de Operatividad e Impacto de
Tecnologías de Información
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Universitaria
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