BUENAS PRACTICAS DE DOCUMENTACIN

Difusin de Procedimiento Control de CambiosDifusin de Procedimiento Control de Cambios

Establecer la metodologa a seguir para el manejo de los cambios en todos los procesos y reas de trabajo de ADASA, por lo tanto tambin en los documentos del Sistema de Calidad, asegurando que las reas relacionadas en su aplicacin cuentan con el documento vigente actualizadoOBJETIVO:

2.0 ALCANCE:

Este procedimiento aplica para los procesos, personal, instalaciones, equipos y documentos del sistema de calidad que requieran algn cambio, modificacin y/o mejora que se desarrollen en ADASA y deber ser observado por todo el personal.

3.1 Los coordinadores de rea, que realicen algn cambio que afecte directamente la calidad del servicio o los procesos operativos y/o administrativos, incluyendo las instalaciones y cambios de personal de ADASA, son responsables de actualizar tanto la documentacin afectada por los cambios ( procedimientos, manuales, instrucciones de trabajo, formatos, polticas, especificaciones) asi como de difundir los cambios realizados.3.0 RESPONSABILIDADES:

3.2 Los coordinadores de rea debern asegurar que todos los cambios realizados tanto en documentacin asi como en la realizacin de actividades estn implementados..3.3 Recibir, administrar y gestionar las solicitudes de control de cambios realizadas.

3.0 RESPONSABILIDADES:Coordinador de Calidad

3.4 Mantener actualizada la documentacin inherente a los cambios realizados y proporcionados por las coordinaciones.3.0 RESPONSABILIDADES:3.5 Archivar y/o destruir los documentos obsoletos.

Gerencia de ADASA3.6 Autorizar y dar su visto bueno a todos los cambios realizados en ADASA.3.0 RESPONSABILIDADES:

POLITICAS:4.1 Para aplicar cambios en alguno de los documentos y/o procesos del Sistema de Calidad, el Gerente de ADASA y/o coordinadores deben comunicar a la coordinacin de Calidad que cambios realizaran o realizarn a los procesos y/o documentos, estos deben ser revisados y validados por las mismas reas que tengan alguna afectacin directa o estn involucradas. Utilizar el formato Control de cambios al Sistema de Gestin de la Calidad FO-CC-031-01.

POLITICAS:4.2 En todos los cambios de los documentos del sistema de calidad los coordinadores de rea y la gerencia, debern proceder de acuerdo al procedimiento de Control de Documentos, para la actualizacin.

4.3 Los siguientes documentos del Sistema de Calidad: manuales, procedimientos e instrucciones deben de contener el control de cambios, siendo este el nmero 1 de los Anexos.

POLITICAS:4.4 El coordinador del rea que realice la nueva emisin deber asegurar que todos los involucrados tengan la versin vigente del documento.

4.5 Para el caso de normas u otros documentos externos, la consulta de actualizacin de la revisin vigente debe realizarse cada ao en las fuentes externas de informacin o antes si as lo requiere el documento por cada coordinador de rea y comunicar a la coordinacin de calidad.

4.6 Para los documentos internos se debern llevar a cabo revisiones anuales, en caso de que dicho documento no haya sufrido modificaciones durante un ao, cada coordinador deber de mandar un comunicado a Calidad indicando el resultado de la revisin.POLITICAS:

4.7 Los documentos originales permanecern en el rea de la coordinacin de Calidad, para su resguardo y reproduccin posterior a la emisin.

POLITICAS:4.8 Cada cambio en un documento conlleva un cambio de nivel y revisin, por lo que el rea emisora se debe asegurar de retirar de inmediato las copias controladas del nivel anterior (obsoletos) de las reas afectadas.

4.9 Las copias solo para informacin se distribuyen solamente con la autorizacin de la Gerencia de la unidad de Negocio y solo aplica para organismos y/o instituciones externas.

4.10 Cada responsable de rea que utilice y/o aplique documentos externos (Normas, procedimientos, polticas, especificaciones), es quien elaborar la solicitud de cambio y tambin solicitara al coordinador de calidad actualice la Lista Maestra de control de documentos.POLITICAS:

5.0 DEFINICIONES:5.1 Sistema de Calidad: Conjunto de elementos mutuamente relacionados para dirigir y controlar la organizacin con respecto a la calidad.

5.2 Cambio: Transicin que ocurre de un estado a otro, en este procedimiento; modificaciones a actividades, procesos o instalaciones.5.0 DEFINICIONES:

5.3 Revisin de un documento: Es el acto por el cual a un documento y/o proceso se le modifican partes o el total de su texto original, o bien se eliminan o agregan requisitos, con el propsito de adecuarlo a las actividades que han cambiado para las que fue elaborado. 5.0 DEFINICIONES:

5.4 Obsoleto: Documento original que no est actualizado y que se identifica con la fecha en que dej de ser vigente en su aplicacin.5.0 DEFINICIONES:

6.1 DIAGRAMA DE FLUJO:6.0 ACTIVIDADES :

Se quiere realizar un Cambio unSe solicita el cambioSe realiza cambioSe cambia documentos afectadosSe difunden cambios6.2 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES:6.2.1 El coordinador de rea detecta la necesidad de realizar cambios a los procesos, actividades, instalaciones y/o documentos del Sistema de Calidad ya emitidos por alguna necesidad de mejora, cambio en el mtodo de trabajo, o resultado de alguna accin correctiva o preventiva y cualquier otra razn justificada. Para ello solicitara el cambio a la Gerencia y/o a la coordinacin de calidad travs del formato Control de Cambios al Sistema de Calidad FO-CC-031-01.

6.2.2 El Coordinador del rea, Gerencia y/o Calidad verifican y miden el impacto del cambio, cuidando que ste no afecte el cumplimiento de los requerimientos de ADASA y o el Cliente Colgate Palmolive.

6.2 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES:6.2.3 El coordinador del rea, gerencia y/o Calidad identifican si los cambios afectan cumplimiento de requisitos establecidos en los estndares de Colgate Palmolive. Si no se ven afectados se contina con los cambios establecidos en el punto 6.2.4; Si son afectados los estndares del cliente, no se procede con la realizacin del cambio y se repite anlisis o se descarta cambio.

6.2 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES:6.2.4 El responsable de rea aplicara los cambios al documento afectado, por las actividades, proceso, instalaciones etc. que se modificarn. El responsable del rea realiza las modificaciones al documento original afectado, el coordinador de Calidad verifica que se identifiquen los cambios dentro del documento en el apartado de control de cambios, as como que la fecha de revisin y el nivel del documento sean los correctos, en base a la Lista Maestra de Documentos FO-CC-035-03, asegurando que la informacin a emitir es la actualizada.

6.2 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES:6.2.5 El coordinador de rea imprimir las copias necesarias del documento modificado, mismas que proporcionara al coordinador de calidad, para distribuirlo entre las reas involucradas. NOTA: En los casos en que se solicite una copia controlada de un documento ya emitido (interno o externo) solo se anexaran los datos a la lista de distribucin vigente.

6.2 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES:6.2.6 El Coordinador del rea (o a quien el designe y que cuente con la capacitacin de instructor) realizar platica de difusin del documento actualizado, resaltando los cambios, proporcionando a los asistentes la lista de asistencia de difusin de documentos FO-CC-035-21

6.2 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES:6.2.7 El Coordinador del rea emisora recoger las copias de la revisin inmediata anterior a las reas involucradas entregando dichas copias a Calidad para su destruccin. Al mismo tiempo Calidad obsoleta los documentos originales de revisiones anteriores con el sello de obsoleto

6.2 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES:6.2.8 El emisor entrega el documento original al coordinador de Calidad para su resguardo y actualizacin de la Lista Maestra FO-CC-035-02 de los documentos internos del Sistema de Calidad, cuidando el nivel, la revisin y la fecha en que entra en vigor el nuevo documento. FIN

6.2 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES:

7.0. REGISTROS

9.2 Formato de Control de Cambios del Sistema de Calidad.Solicitud de CambioTipo de CambioGrado de Afectacin del Cambio9.2 Formato de Control de Cambios del Sistema de Calidad.

Si se trata de un proyectoKPIs AfectadosFuente o porque del cambioMotivado por SHEValidacin

9.2 Formato de Control de Cambios del Sistema de Calidad.ImpactosDocumentos InvolucradosSistemas ITRecursos Humanos

9.2 Formato de Control de Cambios del Sistema de Calidad.EvaluacinVistos Buenos

9.2 Formato de Control de Cambios del Sistema de Calidad. A quien se debe notificar ?Implementacin y cierre del cambio

9.2 Formato de Control de Cambios del Sistema de Calidad.Visto Bueno ImplementacinMedicin y SeguimientoVisto Buenos de los Resultados

9.3 Formato de Lista de Asistencia de Difusin de Documentos.CompromisoDatos GeneralesAsistentes9.4 Formato de Lista Maestra de Documentos.

Control de Documentacin Modificada / ActualizadaFIN