Procedimiento de Control de Inventario en Almacenes

Cdigo: P.CPA.03.00

Fecha de Creacin: 07 de Febrero de 2008

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE INVENTARIO EN

ALMACENES

Revisin 00

Fecha de Actualizacin:

Pgina 1 de 7

Cdigo: P.CPA.03.00



ALMACENES


Revisin 00

Pgina 1 de 7

Cdigo: P.CPA.03.00



ALMACENES

Revisin 00


Pgina 2 de 7

Muestreos Aleatorios: Es la toma del inventario en periodos que estn bajo el criterio del

supervisor del Almacn, como parte del control interno que este establezca en su gestin

administrativa.

Rotacin de Inventario: Es el parmetro utilizado para medir el nmero de veces que sale un

artculo del almacn en relacin al inventario total de dicho artculo en un tiempo

determinado.

Equipos de Trabajo: Grupo de personas que se renen para lograr un objetivo comn.

Cdigo: P.CPA.03.00



ALMACENES

Revisin 00


Pgina 3 de 7

I. CONTROLES

9 La participacin de la unidad de Contabilidad y Auditoria ser la garanta de los resultados que se obtendrn en cada conteo peridico del inventario de bienes que est bajo la

responsabilidad del Almacn General del Sistema Estatal de Radio y Televisin.

9 Dada sta responsabilidad, deben coordinar un calendario para la toma de sta informacin, que ser remitida a la Direccin Administrativa y a la Unidad de Compras y

Almacn para que puedan organizar las actividades de recepcin y despacho en las fechas

que se establezcan.

9 La frecuencia con la que se establecer la toma de inventario ser semestral, teniendo como primera fecha el cierre de los primeros 6 meses del ao y como segunda fecha el

cierre de los ltimos 6 meses del ao en curso.

9 Adicional a la toma de inventario semestral, el supervisor del almacn podr realizar muestreos aleatorios en cualquier momento como medida de control interno para todas

aquellas existencias de bienes con mayor rotacin en el Almacn o cuando se desee

obtener informacin sobre el inventario de bienes especficos.

9 La toma del inventario debe realizarse en grupos de 2 personas como mnimo, con la finalidad de que en dicho conteo ambas puedan verificar si la toma de la muestra coincide

o tiene diferencias en el preciso momento que se realiza, minimizando el porcentaje de

error al cierre de la toma total del inventario. Esta mecnica ayudar a que cada conteo se

haga de la manera ms transparente y que en el preciso momento de la toma de inventario

para cada referencia se pueda validar cada muestra sin tener que recurrir al desgaste de

realizar todo el inventario completo, luego que ya se ha terminado con la actividad.

Cdigo: P.CPA.03.00



ALMACENES

Revisin 00


Pgina 4 de 7

9 El personal del Almacn tiene la responsabilidad de organizar y limpiar con el apoyo de la Unidad de Servicios Generales la instalacin fsica, tan pronto se acerque la fecha

acordada en el calendario emitido por Contabilidad y Auditoria, esto con la finalidad de

que el equipo que realizar el inventario pueda llevar a cabo el muestreo con la mayor

rapidez y exactitud, y de sta manera, minimizar las diferencias que se puedan dar con

cada muestra tomada.

9 El personal de Almacn asumir el papel de supervisores en la toma del inventario, ya que se necesita establecer la neutralidad de las muestras que se toman durante esta actividad y

al momento de firmar el documento con los valores finales, el personal del Almacn habr

podido validar dicha informacin durante todo el proceso con los diferentes grupos.

9 Deben participar en la actividad de toma de inventario todo personal que sea convocado dentro de las unidades de Compras, Contabilidad y Auditoria, y los que en su momento

defina la Direccin Administrativa.

9 Durante la realizacin de la toma del inventario en el Almacn General del Sistema Estatal de Radio y Televisin sern suspendidas las tareas de recepcin, registro y despacho de

bienes, esto significa que el almacn debe permanecer cerrado mientras se est efectuando

sta labor y se le comunicar a todo el personal del Sistema Estatal de Radio y Televisin,

una semana antes para que puedan programar sus solicitudes previamente. El objetivo

est dirigido a que se pueda realizar el conteo sin interrupciones y de manera completa

cada uno de los bienes que se encuentren fsicamente dentro la instalacin y al momento

del cierre de la actividad, se compare correctamente contra lo que existe en el sistema sin

tener que efectuar ajustes innecesarios.

Cdigo: P.CPA.03.00



ALMACENES

Revisin 00


Pgina 5 de 7

9 Una semana antes de la realizacin del inventario, se debe establecer quienes sern los funcionarios que formarn parte de los equipos que intervendrn en la tarea de tomar el

inventario fsico del Almacn general del Sistema Estatal de Radio y Televisin para que

se pueda realizar una reunin previa donde se comuniquen los objetivos de dicho

inventario y cada unidad participante propondr a la Direccin Administrativa quienes de

los miembros de departamento podrn ser parte de sta labor.

Cdigo: P.CPA.03.00



ALMACENES

Fecha de Actualizacin: Revisin 00 Pgina 6 de 7 METODOLOGIA Y RESPONSABILIDADES

Flujo del Macro-proceso (Control de Inventario en el Almacn):

C O N T A B IL ID A D / A U D IT O R IA D IR E C C IO N A D M IN IS T R A T IV A S U P E R V IS O R D E A L M A C E N / A L M A C E N IS T A

T O M A D E IN V E N T A R IO F IS IC O E N E L A L M A C E N G E N E R A LS IS T E M A E S T A T A L D E R A D IO Y T E L E V IS IO N

P A N A M A

E Q U IP O S

IN IC IO

D E F IN E C A L E N D A R IO S E M E S T R A L D E T O M A

D E IN V . F IS IC O

D E F IN E L O S M IE M B R O S D E L O S E Q U IP O S Q U E

T O M A R A N E L IN V E N T A R IO .

R E A L IZ A R E U N I N P R E V IA P A R A L A D E F IN IC I N D E

O B JE T IV O S

L IM P IA Y O R G A N IZ A L A IN S T A L A C I N F IS IC A

D E L A L M A C E N

S E C O N F E C C IO N A L IS T A D O C O N L A S

R E F E R E N C IA S Q U E S E V A N A

IN V E N T A R IA R

S E D IV ID E L A IN S T A L A C I N F S IC A D E L A L M A C N

S E L E A S IG N A A C A D A E Q U IP O U N S E G M E N T O D E B IE N E S

S E R E A L IZ A E L C O N T E O D E IZ Q . A D E R , D E A R R IB A H A C IA D E B A J O D E A T R S H A C IA A D E L A N T E

S E V E R IF IC A C A D A R E F E R E N C IA E N C O N JU N T O P A R A C O M P R O B A R L A S D IF E R E N C IA S

S E A B R E N T O D A S L A S C A J A S D O N D E S E E N C U E N T R E N B IE N E S P A R A V A L ID A R L A S C A N T ID A D E S .

S E C O T E J A N L A S H O J A S P A R A V E R IF IC A R Q U E N O H A Y A E R R O R E S N I F A L T A N T E F S IC O .

E X IS T E N D IF E R E N C IA S ?

S I

N O

1

S E IM P R IM E IN F O R M E C O N E L D E T A L L E D E L O S D A T O S C A P T U R A D O S E N E L S IS T E M A

S E C A P T U R A N L O S D A T O S

R E C O P IL A D O S E N E L S IS T E M A

R E V IS A Y V A L ID A C O N S U F IR M A E L

IN F O R M E F IN A L

A R C H IV A IN F O R M EF IN

1

Cdigo: P.CPA.03.00



ALMACENES

Revisin 00


Pgina 7 de 7

Narrativa del Proceso de Control de Inventario en el Almacn: Paso DESCRIPCIN RESPONSABLE

1 Se define un calendario semestral de realizacin de toma de inventario en el Sistema Estatal de Radio y Televisin a principio de cada ao, remitiendo copia a la Direccin Administrativa y la unidad de Compras y Almacn.

Contabilidad / Auditoria

2 En la fecha prevista para la toma del inventario fsico, se definirn los grupos que participarn durante toda la actividad, tomando en cuenta que debe realizarse sta tarea con un mnimo de dos personas cada equipo.

Direccin Administrativa

3

Se realizar una reunin previa al da del inventario fsico en el Almacn, donde se definirn los objetivos de sta actividad y se dejar clara la mecnica que se utilizar para levantar la informacin junto con la explicacin de cmo se utilizar la documentacin para obtener dicha informacin.


4 Se organizar y limpiar la instalacin fsica del almacn general una semana antes de la toma fsica del inventario para poder ubicar ordenadamente cada uno de los bienes que sern inventariados.

Supervisor de Almacn / Almacenista

5 Se confeccionar un listado con todas las referencias que sern parte del conteo fsico en el inventario del Almacn. Contabilidad / Auditoria

6 La instalacin fsica del Almacn debe dividirse y a cada equipo se le asignar un segmento de bienes definiendo el grupo de artculos que cada uno tendr bajo su responsabilidad de contar.


7 Los equipos deben realizar el conteo de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo y de atrs hacia adelante. Equipos

8

Al terminar el conteo de cada referencia, se verificar en conjunto con cada miembro del equipo de manera que, si se presenta alguna duda se revisar la referencia, se contara nuevamente en el lugar en que se encuentre para confirmar la cantidad real de existencia de ste artculo en particular.

Equipos

9 Se deben abrir todas las cajas donde se encuentren bienes para validar que las cantidades sean las correctas, luego de esto, se devolver a su lugar una vez contado.

Equipos

10 Si se encuentran bienes que no estn listados, se anotarn al final de la hoja. Equipos

11 Al finalizar el conteo, se cotejarn las hojas de cada miembro del equipo para verificar que no haya errores, de existir errores se verificaran y se corregirn, cuando todo este validado y sin ninguna anomala se podr ingresar el conteo en el sistema.


12

Se imprime un informe con el detalle de los datos capturados en el sistema, y debe revisarse que no haya ningn faltante fsico de referencias. Si se presenta alguno, se debe volver a contar la mercanca con el faltante y se debe buscar en TODOS los lugares posibles antes de registrarla como faltante real.


13 Revisa y valida el informe final de la toma de inventario. Supervisor de Almacn / Almacenista

14 Remite Copia del Informe Final de la toma de inventario para que se archive en el Almacn General. Contabilidad / Auditoria

Documents

Procedimiento de Control de Inventario en Almacenes