Procedimiento de Evaluacin de Proveedores

Procedimiento de Evaluacin de Proveedores

Sistema Integrado de Gestin

Versin: 0

Cdigo: PR-GGE-SIG-04

Fecha: 07-12-2012

Pgina 6 de 6

Elaborado por: Representante de la Gerencia

Revisado por: Representante direccin

Aprobado por: Gerente General

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1OBJETIVO

Establecer el mtodo de seleccin y evaluacin de proveedores, entendindose como tal, al conjunto de acciones, procesos y procedimientos sistemticos que apunten a elaborar y poner en marcha un programa de fortalecimiento y transparencia de la relacin entre nuestra empresa con sus proveedores.

2ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los proveedores externos de materiales, productos y servicios a las reas de negocio. Adems se incluye el servicio de transporte de carga.

3DEFINICIONES

3.1Proveedor: Es la persona natural o jurdica, que cumple con las exigencias establecidas por ABB para prestar servicios o entregar suministros.

3.2 Proveedor de Productos o Suministros: persona natural o jurdica que, luego de un proceso de Cotizacin o Licitacin, entrega como resultado final un Producto.

3.3 Proveedor de Servicios o Contratista: persona natural o jurdica que, luego de un proceso de Cotizacin o Licitacin, entrega como resultado final un Servicio.

3.4 Bloqueo de proveedor: corresponde a la prohibicin de generar nuevas rdenes de compra o celebrar contratos con un Proveedor calificado cono Descalificado y registrado en el Maestro de Proveedores Oracle ABB, su correspondiente Bloqueo.

3.5 Productos: Corresponde a clasificacin genrica para compras generales de bienes y productos tangibles (insumos, suministros, herramientas, productos terminados, etc.)

3.6 Servicios: Corresponde a clasificacin genrica para compras de servicios, obras, contratistas, consultoras y otros servicios, se pueden agrupar en:

a. Servicios y Obras: los servicios en general, cuyo desarrollo requiere despliegue de personal, materiales y/o herramientas dentro de las instalaciones de la empresa o mandante en forma permanente, incluye los contratos de construccin y montaje de equipos.

b. Consultoras y otros servicios: servicios que se desarrollan en las instalaciones de la empresa, por el Proveedor del Servicio, cuyo resultado se expresa en soporte tecnolgico, soporte administrativo, asesoras, desarrollos y conocimientos, que implican presencia menor u ocasional del personal del proveedor en las instalaciones de la empresa.

c. Servicio de transporte de carga: Servicios que son realizados por los operadores logsticos, contratados por la Empresa.

4RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES

Gerente Corporativo de Adquisiciones y Logstica: Tendr la responsabilidad de dar cumplimiento a este procedimiento en la organizacin y su gestin.

.4.1Jefe de rea, o Encargado de Contrato: ser el responsable de entregar la evaluacin de proveedores y contratistas, completa y oportunamente.

4.2Comit de Evaluacin de Proveedores: compuesto por un representante de cada rea de la organizacin que realiza evaluacin de proveedores, junto al rea de Calidad y Adquisiciones. Los representantes de cada rea sern definidos al inicio del proceso de evaluacin de cada ao por la jefatura correspondiente.

4.3La conformacin de ste comit es de carcter obligatorio y su funcin es acordar en ltima instancia las acciones que tendrn que ejecutar respecto al cierre del Proceso.

5DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD

El presente documento establece el mtodo mediante el cual, la empresa, selecciona y evala a sus proveedores de productos y/o servicios, informa sus resultados y apoya la toma de decisiones que permitan la mejora continua del sistema.

5.1SELECCIN DE PROVEEDORES

Entenderemos como proceso de seleccin de proveedores, a la etapa previa al inicio del proceso de compra, mediante la cual se logra la validacin o aprobacin de algunos proveedores, que tienen las competencias para satisfacer adecuadamente las necesidades de la Empresa.

5.2EVALUACIN DE PROVEEDORES

Entenderemos como proceso de evaluacin de proveedores, al seguimiento del comportamiento en el tiempo de nuestros proveedores crticos, conforme al cumplimiento de los criterios de evaluacin, a todo proveedor con Orden de Compra y/o Contrato efectivo en el periodo de evaluacin, La evaluacin se diferencia en los criterios a evaluar para el caso de productos o servicios, y en ambos casos el proceso se realizara anualmente.

Las evaluaciones realizadas a los proveedores, consideran criterios especficos como calidad, precio, tiempo de respuesta, etc. Estos criterios se evalan en una escala de 1 a 5, donde el 5 es el mximo posible y 1 el menor valor posible, como ejemplo se presenta la siguiente descripcin general:

Puntaje Obtenido

Descripcin

5 Puntos

Aprobacin Plena del Criterio segn descripcin

4 Puntos

Aprobacin Simple del Criterio segn descripcin

3 Puntos

Indecisin o Indiferencia del Criterio segn descripcin

2 Puntos

Desaprobacin Simple del Criterio segn descripcin

1 Punto

Desaprobacin Plena del Criterio segn descripcin

5.3Escala de Calificacin de Desempeo

La escala de calificacin final del desempeo es nica para todos los proveedores, siendo independiente si es de producto o servicio, y se realiza sobre la base de una escala continua de 0 a 100 %, obtenido de los puntajes ponderados de las evaluaciones parciales del periodo evaluado. Puntaje Mximo de evaluacin corresponde al 100%, quedando Clasificados como sigue:

Calificacin de Desempeo (%)

Plan de Accin

Condicin

Mayor o Igual a 70%

Se aconseja mantener como proveedor.

CALIFICADO.

Mayor o Igual a 50% y Menor que 70%

Se aconseja condicionar su permanencia en el Registro de proveedores, a la espera de las mejoras en su desempeo en un periodo no mayor a 6 meses (Debe presentar plan de mejora)

CALIFICADO CON RESERVA.

Menor que 50 %

Se aconseja que no sea Considerado como proveedor, ya que no cumple con los requerimientos establecidos por la empresa para el bien o servicio a solicitar; lo anterior no excluye la posibilidad de poder utilizar sus servicios posteriormente. (Debe presentar plan de mejora, para revaluacin).

DESCALIFICADO.

Los proveedores que a la fecha de entrada en vigencia del presente Procedimiento, estuvieren incorporados en los registros de proveedores de la empresa y con un proceso de evaluacin realizado y no gestionado, sern homologados a la escala de Calificacin de Desempeo indicada, y entraran en el siguiente proceso de evaluacin en un plazo no mayor a 12 meses desde su publicacin.

Los antecedentes de las selecciones, evaluaciones y revaluaciones de los proveedores, sern analizados por el Comit de Evaluacin de Proveedores Anualmente.

a. Los proveedores con un desempeo superior a 70%, sern notificados de su condicin de CALIFICADO

b. Los proveedores con un desempeo menor a 70% y Mayor o igual a 50%, sern notificados de su condicin de CALIFICADO CON RESERVA, y debern presentar un plan de accin de mejora para enfrentar las debilidades detectadas, el cual deber presentar dentro de los 10 das hbiles, posteriores a la solicitud

c. Los proveedores con un desempeo menor a 50%, sern notificados de su condicin de DESCALIFICADO y no podrn continuar brindando servicios o productos. De ser necesario pueden ser revaluados con el tiempo.

5.3.1Periodicidad de la Calificacin

La calificacin de un proveedor ser nica y de carcter transversal para toda la empresa, reflejando el desempeo del proveedor en todas las Unidades de Negocio que haya prestado servicios o suministrado bienes. ANUALMENTE se ejecutar el proceso que permitir obtener la evaluacin general del proveedor, que considerar todas las evaluaciones realizadas para un proveedor en cada uno de los contratos u rdenes de servicio.

5.3.2REEVALUACIN DE PROVEEDORES

Entenderemos como proceso de revaluacin de proveedores, al seguimiento posterior a la etapa de evaluacin de proveedores, mejorando continuamente la prestacin de los servicios de nuestros proveedores, en este sentido, el sistema de Evaluacin de Proveedores, estar abierto, para que el rea usuaria pueda ingresar nuevas evaluaciones de proveedor como ellos convengan, a los servicios y/o productos que se repitan en el tiempo o tengan entregas parciales, permitiendo la mejora del desempeo del Proveedor.

6Escalas de calificacin de cada Subcriterio de Proveedores de Servicios.

6.1 Calidad del Servicio

DESCRIPCIN

Puntaje

El trabajo cumple cabalmente con los niveles de calidad solicitados. En particular, para las obras, la calidad de las terminaciones y acabado, cumplen satisfactoriamente con lo solicitado. En el caso de consultoras, el informe final muestra ampliamente la calidad solicitada.

5 Puntos

El trabajo cumple razonablemente con los niveles de calidad solicitados. Puede haber falencias menores, de fcil correccin. En el caso de las obras, las terminaciones y acabados cumplen razonablemente los niveles de calidad solicitados. En caso de consultoras, el informe final cumple razonablemente el nivel de calidad solicitado.

4 Puntos

El trabajo cumple en los niveles mnimos de la calidad solicitada. El trabajo es suficiente. En el caso de las obras, sus terminaciones y acabados con suficientes, aunque se requiere algunas correcciones. En el caso de consultoras, el informe cumple con lo mnimo, pero es susceptible de ser mejorado.

3 Puntos

La calidad del trabajo es deficiente y no se logra cumplir con el mnimo solicitado. En el caso de obras, sus terminaciones y acabados son deficientes, as como en el caso del informe final de consultoras y es necesario intervenirlas para recuperarlas y hacer la Recepcin, afectando plazos de entrega y Multas.

2 Puntos

Desaprobacin Plena del Criterio o Servicios rechazados

1 Puntos

6.2Cumplimiento Normas de Seguridad y Prevencin de Riesgos.

DESCRIPCIN

Puntaje

El proveedor cumple cabalmente las normas y reglamentos internos de seguridad durante la ejecucin de los trabajos, como parte de su poltica interna. Demuestra, adems, un constante inters en la capacitacin de su personal en tal sentido. Cuenta con un programa propio de prevencin de riesgos establecido y demostrable.

5 Puntos

El proveedor cumple con las normas y reglamento internos de seguridad y prevencin de riesgos durante la ejecucin de los trabajos o servicios prestados. Capacita a su personal, como est estipulado. Cuenta con un programa de prevencin de riesgos establecido.

4 Puntos

El proveedor cumple con las normas y reglamentos de seguridad establecidos durante el desarrollo de su trabajo, como se estipula en el contrato. Capacita a su personal, cumpliendo bsicamente con la normativa. Cuenta con un programa bsico de prevencin. Ocasionalmente se le debe llamar la atencin en algn punto, que corrige rpidamente.

3 Puntos

El proveedor no cumple o cumple en forma irregular con las normas y reglamentos de seguridad y prevencin de riesgos, durante el desarrollo de su servicio u obra. No demuestra inters en capacitar a su personal y no posee programa de prevencin de riesgos.

2 Puntos

Desaprobacin Plena del Criterio

1 Puntos

6.3Cumplimiento Normativa Ambiental.

DESCRIPCIN

Puntaje

El proveedor cumple con todos los procedimientos y exigencias relativas a las normas ambientales internas de ABB y a la legislacin vigente, en todas las etapas del trabajo o servicio realizado, especificado en el contrato u orden de Compra suscrita.

5 Puntos

El proveedor cumple regularmente con los procedimientos y exigencias relativas a las normas ambientales internas de ABB y a la legislacin vigente, en todas las etapas del servicio realizado, especificado en el contrato u orden de Compra suscrita.

4 Puntos

El proveedor cumple de manera parcial con los procedimientos y exigencias relativas a las normas ambientales internas de ABB y a la legislacin vigente, en todas las etapas del servicio realizado, pero requiere supervisin para ello. Corrige prcticas errneas, cuando se le indican, especificado en el contrato u orden de Compra suscrita.

3 Puntos

El proveedor no cumple o cumple irregularmente con los procedimientos y exigencias relativas a las normas ambientales internas de ABB y a la legislacin vigente, en las distintas etapas del servicio realizado. No logra corregir malas prcticas aunque se le indique, especificado en el contrato u orden de Compra suscrita.

2 Puntos

Desaprobacin Plena del Criterio

1 Puntos

Cuadro Control de Cambios

Versin N

Motivo del Cambio

Punto Afectado

Actividad Afectada

Pagina Afectada

Fecha de Vigencia

0

Emisin

No Aplica

No Aplica

No Aplica

07-12-2012