PROCEDIMIENTO DE FACTURA ELECTRÓNICA (Diputación

PROCEDIMIENTO DEFACTURA

ELECTRÓNICA

SicalwinFACe

AL-SIGMCENPRI

02/09/2014

FACTURA ELECTRÓNICA

S e d e e l e c t r ó n i c a h t t p s : / / s e d e . d i p u c r . e s Página

Índice de contenido1. INTRODUCCIÓN. .......................................................................................................... 32. RECEPCIÓN, TRAMITACIÓN Y PAGO DE FACTURAS .............................................. 5

Recepción de la factura (Intervención) ....................................................................................... 5Revisión de la factura (Intervención) .......................................................................................... 8Revisión de la factura (Contratación y Compras) ..................................................................... 17Revisión del servicio (Servicios y departamentos especiales) .................................................. 27Firma de la factura (Servicio responsable) ................................................................................ 36Gestión de la factura en los Sistemas Contables (Intervención / Contratación y Compras) ..... 39Rechazo de la factura por parte del servicio (Intervención y Compras) ................................... 40

3. SOLICITUD DE ANULACIÓN POR PARTE DEL PROVEEDOR (Intervención) ......... 414. INFORMES DE FACTURAS PENDIENTES (Intervención y Compras) ...................... 47

CENPRI – Diputación Provincial de Ciudad Real. C\ Toledo 17, 13071 Ciudad RealAntonio Bastante,Teresa Carmona, Agustín Jiménez, Felipe Moyano, Manuel Quesada

Sede Electrónica: http://www.dipucr.es Teléfono: 926 29 25 75. Ext. 311, 292, 365, 367, 293

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http://www.dipucr.es/



1. INTRODUCCIÓN.

Tras la entrada en vigor de la Ley de Factura Electrónica de 27 de diciembre de2013, esta Diputación Provincial se adhirió formalmente a la Plataforma FACe(Punto General de Entrada de Facturas) impulsada por el MINHAP medianteacuerdo de la Junta de Gobierno de fecha 17 de junio de 2014. Como es sabido, laley obliga a los empresarios y proveedores de todas las Administraciones Públicas aexpedir y remitirles sus facturas de forma electrónica a partir del 15 de enero de 2015(aunque se permite temporalmente que cada entidad pueda excepcionar esa exigenciaen facturas inferiores a 5.000 €). Por ese motivo, era preciso afrontar ese reto y facilitaruna solución tecnológica que hiciera posible esa exigencia normativa tanto en laDiputación como en los ayuntamientos de la provincia que lo demanden.

La solución utilizada se ha basado, una vez más, en la reutilización de recursoselectrónicos públicos disponibles y gratuitos para la Diputación provincial, por loque no ha exigido desembolso económico alguno. Y, además, es reutilizable por lamayoría de los ayuntamientos de la provincia sin coste.

Tras los desarrollos técnicos y pruebas necesarias la herramienta integra a plenasatisfacción el Punto de Entrada de Facturas Electrónicas del Estado (FACe) con lossistemas electrónicos correspondientes de esta institución (contabilidad -SICALWIN- ytramitación administrativa - Registro y Tramitador Electrónico de AL SIGM-). Asimismo,se ha podido comprobar el perfecto funcionamiento de FACe en lo relativo a larecogida y puesta a disposición on line del proveedor de la información sobre el estadode tramitación de la factura.

Las ventajas y beneficios para los proveedores de la Diputación son evidentes:

- Porque cualquier proveedor puede presentar vía internet la factura en el RegistroElectrónico de la Diputación a través de Punto General de Facturas del Estado odesde nuestra sede electrónica provincial, de forma rápida, sencilla y gratuita, y sinnecesidad de moverse de su empresa u oficina, ahorrando gastos ydesplazamientos.

- Porque cualquier proveedor puede consultar y conocer en todo momento y coninmediatez vía internet el estado de tramitación de la factura a través de PuntoGeneral de Facturas del Estado o desde la sede electrónica provincial, de formarápida, sencilla y gratuita, y sin necesidad de moverse de su empresa u oficina o dehacer llamadas telefónicas.

- Porque el sistema electrónico ahorra mucho tiempo en la tramitación,conformación, aprobación y pago de la factura en la Diputación: los circuitos



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electrónicos de validación permiten que la factura electrónica sea remitida en segundosal/a los departamento/s que deban autorizarlas, con lo que los plazos de tramitación ypago se reducen muy considerablemente.

En resumen, con este instrumento se aumenta la calidad, la transparencia y larapidez de la actuación administrativa, se elimina la necesidad de papel y seahorran gastos y desplazamientos tanto a la propia entidad, como a los ciudadanos ya las empresas y entidades que se relacionan con la Diputación (correos, papel, costesde impresión de documentos ...).



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2. RECEPCIÓN, TRAMITACIÓN Y PAGO DE FACTURAS

Recepción de la factura (Intervención)El Punto de Entrada Electrónico de Facturas es FACe (Punto de Entrada Electrónico deFacturas del Estado). Los proveedores pueden acceder a él mediante un link a través de lasede electrónica de la Diputación Provincial o directamente desde la sede electrónica delMinHAP. Cada cierto tiempo, normalmente cada 10 minutos, un proceso automatizado deDiputación de Ciudad Real consulta la aplicación FACe del Ministerio de Hacienda (MinHAP)para comprobar si algún proveedor ha enviado nuevas facturas dirigidas a la Diputación.

Cuando la aplicación recupera automáticamente la factura de FACe, realiza las siguientesacciones para esa factura:

1. Genera automáticamete el alta de la factura con todos sus datos en los SistemasContables. El estado inicial para este tipo de facturas es “@E – FACe: Registrada”.

La factura queda en un estado de espera hasta su conformación y firma en SIGEM.



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2. Genera automáticamete el alta de factura en el Registro General de Diputación (AL-SIGM).Este aspecto es meramente informativo y no es necesario gestionar la factura desde el registro.



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3. Inicia un expediente en el Tramitador de ALSIGM para gestionar la factura.

Se realiza un aviso por correo electrónico al personal de Intervención para notificarles quese ha recibido una nueva factura y que está pendiente de gestionar en SIGEM.



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Revisión de la factura (Intervención)Una vez recibido el correo electrónico con la recepción de una nueva factura, el personal de intervención deberá entrar en el tramitador de al SIGM para aceptar o rechazar la factura.

1. Entrada en el expediente de SIGEM

Avisos pendientes de tratar > Nuevo trámite ...



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2. Visualización del documento de factura.

Pulsamos sobre el icono de la “lupita” del documento de “Conformación factura”

- La primera página del documento es el Justificante del Registro Administrativo.

- A partir de la segunda página aparece la factura en formato PDF.



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3. Revisión de documentos adjuntos.

Si el proveedor ha anexado documentos adjuntos, en el documento de factura anteriorse nos avisa que existen adjuntos.



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4. Podremos visualizar y consultar los documentos adjuntos dentro deldocumento PDF, en el icono de clip barra lateral derecha. En esta zona seincluirán facturas en formato más detallado, albaranes, etc.

Podemos abrir los adjuntos haciendo doble click sobre cada uno de ellos.

Además de los adjuntos, se incluirá siempre la factura en el formato XML firmado(XSIG), factura en un formato poco legible para humanos, pero incluida por si algúntramitador o firmante quisiera revisarla. factura.xsig



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También podremos visualizar y consultar los documentos adjuntos en la opción de menú“Ver Documentos”. Tendremos que pinchar sobre el documento “Anexo_factura.zip”.

Ver Documentos > Anexo_factura.zip (lupita)

Sin embargo esta opción es mucho más incómoda que la anterior.



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5. Datos de la factura, servicio comprador y datos de contacto.

En la pestaña de “Factura electrónica” tendremos todos los datos de la factura.

En la parte inferior, el proveedor debe haber rellenado los datos del comprador o, en su defecto, algún dato de contacto.



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6. Aceptación o rechazo de la factura.

En la pestaña de “Revisión eFactura”, tras una primera revisión formal, el tramitadordecidirá si rechaza la factura (por defectuosa) o si la acepta y continúa su tramitación.

• En caso de Aceptación, el tramitador deberá rellenar el servicio / departamentoresponsable de la factura.

• En caso de Rechazo, se deberá rellenar el motivo del rechazo.

En ambos casos, una vez rellenados los datos, pulsamos el botón Guardar.



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7. Terminación del trámite.

Una vez revisada la factura y rellenados los datos en la pestaña de “Revisión eFactura”, podemos terminar el trámite.

Acciones > Terminar trámite o click sobre trámite > Terminar trámite

Dependiendo de si se ha aceptado o rechazado la factura, y a tenor de la organizaciónprovincial:

• Aceptación. Dependiendo del servicio seleccionado:

◦ Contratación y Compras. Se pasa a otro trámite idéntico al actual llamado“Revisión Compras”. Este trámite, se gestiona por el personal del servicio deCompras, y tiene como objetivo aceptar o rechazar la factura y decidir quien seránlos que han de validar y firmar la factura.

La factura se marca en Sicalwin como “@1 – Face: Remisiones a Compras”.

◦ Otro. Si se selecciona cualquier otro servicio / departamento.

▪ En el caso habitual de la mayoría de servicios, la factura pasa directamente a lafirma de ese servicio, en un trámite llamado “Firma de la factura”.

▪ En algunos servicios / departamentos especiales, como Arquitectura o Vías yObras, la factura pasa por una tramitación previa por parte del personal delservicio en un trámite llamado “Revisión Servicio”.

La factura se marca en Sicalwin como “@2 – Face: Remitido para firmas”.

• Rechazo. El expediente se cierra automáticamente. El rechazo de la factura y el motivodel rechazo son comunicados al proveedor desde la aplicación FACe del MinHAP.

La factura se marca en Sicalwin como “@D – Face: Devuelta al proveedor”.



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En cualquiera de los dos casos, el tramitador no tiene que realizar ninguna tarea más.La gestión de la factura pasa al servicio de Contratación y Compras o directamente al servicioresponsable de la obra, servicio o suministro al que se refiere la factura.

Con funcionalidad informativa, cuando la factura termine su tramitación en AL SIGM, esdecir, sea firmada por el departamento seleccionado, el servicio de Intervención recibirá uncorreo electrónico en el que se adjunta la factura ya firmada de conformidad.



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Revisión de la factura (Contratación y Compras)Cuando Intervención remita la factura al Servicio de Contratación y Compras, además de dejarel correspondiente aviso en el tramitador, la aplicación envía un correo electrónico al personalde este servicio avisándole de que tiene un nuevo trámite pendiente de gestionar.



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Una vez recibido el correo electrónico con la recepción de una nueva factura, el personal deCompras deberá entrar en el tramitador de SIGM para aceptar o rechazar la factura.

1. Entrada en el expediente de SIGM




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2. Visualización del documento de factura (o impresión de ésta).


- La primera página del documento es el Justificante del Registro Administrativo




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5. Datos de la factura, servicio comprador y datos de contacto.

En la pestaña de “Factura electrónica” tendremos todos los datos de la factura.

En la parte inferior, el proveedor debe haber rellenado los datos del comprador o, en su defecto, algún dato de contacto.



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En la pestaña de “Revisión eFactura”, el tramitador decidirá si acepta o rechaza la factura.

• En caso de Aceptación, el tramitador deberá rellenar el servicio / departamentoresponsable de la factura.





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Dependiendo de si se ha aceptado o rechazado la factura:

• Aceptación. Dependiendo del servicio / departamento seleccionado.

▪ En el caso habitual de la mayoría de servicios, la factura pasa directamente a lafirma de ese servicio, en un trámite llamado “Firma de la factura”.

▪ En algunos servicios / departamentos especiales, como Arquitectura o Vías yObras, la factura pasa por una tramitación previa por parte del personal delservicio en un trámite llamado “Revisión Servicio”.

La factura se marca en Sicalwin como “@3 – Face: Remisiones resto servicios”.

• Rechazo. El expediente se cierra automáticamente. El rechazo de la factura y el motivodel rechazo son comunicados al proveedor desde la aplicación FACe del MinHAP.

La factura se marca en Sicalwin como “@D – Face: Devuelta al proveedor”.



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En cualquiera de los dos casos, el tramitador no tiene que realizar ninguna tarea más.La gestión de la factura pasa al servicio responsable de la obra, servicio o suministro al que serefiere la factura para su validación o reparos.



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Revisión del servicio (Servicios y departamentos especiales)En algunos casos excepcionales, como en ciertos departamentos grandes que reciben grancantidad de facturas (Arquitectura, Vías y Obras, Servicios Sanitarios …), se realizará unatramitación previa de impulso y validación de la factura por parte del personal del servicio antesde pasar a la firma definitiva dentro del propio servicio.

Cuando Intervención o Compras remitan la factura a uno de estos servicios o departamentosespeciales, además de dejar el correspondiente aviso en el tramitador, la aplicación envía uncorreo electrónico al personal de este servicio avisándole de que tiene un nuevo trámitependiente de gestionar.



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Una vez recibido el correo electrónico con la recepción de una nueva factura, el personal delservicio deberá entrar en el tramitador de SIGM para aceptar o rechazar la factura.

1. Entrada en el expediente de SIGM




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2. Visualización del documento de factura (o impresión de ésta).


- La primera página del documento es el Justificante del Registro Administrativo




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5. Datos de la factura y datos de contacto.

En la pestaña de “Factura electrónica” tendremos todos los datos generales de la factura.



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En la pestaña de “Revisión eFactura”, el tramitador decidirá si acepta o rechaza la factura.

• En caso de Aceptación, el tramitador deberá rellenar el circuito de firma concretodentro del servicio / departamento. En muchas ocasiones, sólo existirá un circuito pordepartamento.





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Dependiendo de si se ha aceptado o rechazado la factura:

• Aceptación. La factura pasa directamente al circuito de firma seleccionado dentro delservicio, en un trámite llamado “Firma de la factura”.

El estado de la factura en Sicalwin no se modifica.

• Rechazo. El control del expediente se devuelve al último servicio que gestionó lafactura, Intervención o Compras, para que decida si se trata de un rechazo definitivo oun error en la derivación de la factura, que pertenece a otro departamento.

Dependiendo del último impulsor:

◦ En caso de que sea Intervención, se crearía un nuevo trámite “RevisiónIntervención” y se marcaría la factura como “@E – FACe: Registrada”.

◦ En caso de que sea Compras, se crearía un nuevo trámite “Revisión Compras” yse marcaría la factura como “@1 – Face: Remisiones a Compras”.

En cualquiera de los dos casos, el tramitador no tiene que realizar ninguna tarea más.



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Firma de la factura (Servicio responsable)Dependiendo del servicio seleccionado por el servicio de Intervención o Compras, o el circuitode firma seleccionado en la tramitación previa del propio servicio, la aplicación selecciona uncircuito de firma concreto, y los firmantes reciben un aviso en el tramitador de AL SIGM y uncorreo electrónico advirtiéndoles de que tienen ese trámite pendiente.

El circuito de firma configurado será siempre:

Jefe de Departamento o Servicio – Vicepresidente responsable del área.

La firma electrónica de la factura implica la conformidad del firmante con su contenido íntegro.

En el caso de que en algún caso concreto se estime necesaria la firma o conformidad de untercero, el Jefe del Departamento o Servicio imprimirá la factura, reclamará esa nueva firma deforma manual y custodiará el documento el tiempo que estime en el propio servicio odepartamento. Pero a efectos de tramitación, y conforme a las bases de ejecución delPresupuesto de la Diputación, las únicas firmas electrónicas que se recogen por el sistema sonlas dos arriba indicadas.

EXCEPCIONES: En ciertos casos muy especiales (Vías y Obras, Arquitectura, etc) podrá darseel caso de que alguno de los jefes de servicio implicados realice una firma previa.

La firma de la factura se realiza por el procedimiento habitual en SIGM.



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Consulta de adjuntos y albaranes

El firmante podrá visualizar y consultar los documentos adjuntos dentro del documentoPDF, en el icono de clip barra lateral derecha. En esta zona se incluirán facturas enformato más detallado, albaranes, etc.


Además de los adjuntos, se incluirá siempre la factura en el formato XML firmado (XSIG),factura en un formato poco legible para humanos, pero incluida por si algún tramitador ofirmante quisiera revisarla. factura.xsig



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La firma de la factura por el segundo firmante, el vicepresidente responsable del área, provocael cierre automático del expediente de factura.

Además, la factura se marca como “@C - FACe: Conformada con firma” en la Contabilidad,terminando su gestión en SIGM y pasando el control absoluto de esta a los SistemasContables.

Asimismo, cuando se produce la firma de la factura, el departamento de Intervención recibiráun aviso en SIGM y un correo electrónico con el documento firmado de factura como adjunto.



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Gestión de la factura en los Sistemas Contables (Intervención / Contratación y Compras)

Una vez que la factura ha sido tramitada y confromada en SIGEM, el control absoluto de lafactura pasa a la Intervención y los sistemas de contabilidad.

Como dijimos anteriormente, la factura queda en un estado “@C - FACe: Conformada confirma”, y desde este estado podemos seguir tramitando la factura de la forma habitual.

En la Diputación provincial, si el servicio de Contratación y Compras ha gestionado la facturadesde SIGM, tendrá que realizar la Operación Previa (PR) en Sical de la forma normal, previoal ADO, tal y como se hacía con las facturas en papel por disposición de la Intervención.

En todos los demás casos, el control total de la factura pertenece a Intervención.

• OpDeración Previa (PR) → Sólo para Compras

• Reconocimiento de la Obligación de Pago (ADO)

• Mandamiento de Pago (P)D

• Realización Material del Pago (R)

Los estados de Reconocimiento de la Obligación (ADO) y Realización Material del Pago (R)son comunicados al proveedor a través de la plataforma FACe del Ministerio de Hacienda(MinHAP).



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Rechazo de la factura por parte del servicio (Intervención y Compras)Tanto si la factura es rechazada en la firma por parte del servicio como si, en los casosespeciales, se rechaza en su tramitación previa, el control de la factura vuelve al últimodepartamento impulsor de la factura, Intervención o Compras.

El rechazo no es definitivo pues en muchos de los casos se tratará simplemente de un error alseleccionar el departamento en cuestión.

Dependiendo del último impulsor:

• En caso de que sea Intervención, se crearía un nuevo trámite “Revisión Intervención”y se marcaría la factura como “@E – FACe: Registrada”.

• En caso de que sea Compras, se crearía un nuevo trámite “Revisión Compras” y semarcaría la factura como “@1 – Face: Remisiones a Compras”.

El personal del último servicio impulsor de la factura, Intervención o Compras, recibirá uncorreo electrónico y un aviso electrónico idénticos a si hubiera llegado una nueva factura.

La principal novedad a tener en cuenta es que se debe revisar en el trámite anterior, el motivopor el cual el servicio ha rechazado la factura:



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3. SOLICITUD DE ANULACIÓN POR PARTE DEL PROVEEDOR (Intervención)

1. Cuando un proveedor solicita la anulación de una de las facturas que ha enviadopreviamente, se realiza un aviso por correo electrónico al personal de Intervención paranotificarles que se ha recibido una nueva solicitud de anulación y que está pendiente degestionar en SIGEM.

Una vez recibido el correo electrónico con la recepción de una nueva anulación, el personal de intervención deberá entrar en el tramitador de ALSIGM para aceptar o rechazar la solicitud.

2. Entrada en el expediente de SIGEM

Avisos pendientes de tratar > Nuevo trámite Revisión Anulación …



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3. Dentro del expediente de Anulación de facturas, podemos entrar en la pestaña“Anulación Facturae” para conocer el motivo por el cual el proveedor ha solicitado laanulación de la factura.

4. Una vez conocido el motivo, podemos entrar en el expediente de la factura originaldesde la sección de Expedientes relacionados, para ver en que estado se encuentrala factura y como debemos gestionar su rechazo.

Expedientes relacionados > Ver todos > Hacer click sobre número expediente



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5. Normalmente la factura se encontrará en los trámites “Revisión Intervención” o“Revisión Compras”. En estos casos, debemos rechazar la factura por elprocedimiento habitual, con el fin de que haga el apunte en FACe y los SistemasContables.



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Si la factura se encontrara ya en el trámite de firmas, la mejor solución es avisar al firmantepara que la rechace, y después confirmamos el rechazo como hemos visto anteriormente.

Si la factura por el contrario se encontrara ya en la contabilidad, y por tanto el expedienteoriginal en SIGEM estuviera cerrado, debemos realizar el rechazo directamente en losSistemas Contables.

6. En cualquiera de los casos, una vez rechazada la factura en el expediente original o enla Contabilidad, debemos volver al expediente de anulación para confirmarle también laanulación al proveedor.

Como hemos visto anteriormente, lo hacemos desde la sección “Expedientesrelacionados”.



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7. En el expediente de anulación, dentro del trámite de “Revisión Anulación”, debemosentrar en la pestaña “Anulación Facturae” para confirmar la solicitud de anulación delproveedor.

8. Una vez hecho esto, terminamos el trámite y avanzamos la fase para completar elproceso.



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4. INFORMES DE FACTURAS PENDIENTES (Intervención yCompras)

Con el objetivo de proporcionar más información del estado de tramitación de las facturas, laaplicación proporciona dos informes de facturas pendientes a los servicios de Intervención yCompras:

9. Dentro del procedimiento Informe de facturas FACe pulsamos en Fase Inicio puespodemos usar siempre el mismo expediente sin necesidad de estar creando uno nuevocada vez que necesitemos un informe.

Entramos en el expediente que hay ya creado.



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10. Dentro del propio expediente, pulsamos sobre el apartado Informes y seleccionamosuno de los dos informes específicos de facturas.

• Facturas pendientes en Intervención. Facturas que tiene pendientes de tramitar elservicio de Intervencion.

• Facturas pendientes en otros servicios. Facturas pendientes en otros servicios,ya sea Compras o el propio servicio responsable de la firma al que corresponde lafactura.



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11. En los informes de facturas se incluyen los siguientes campos.

• Nº RCF. Número de entrada en el Registro Contable de Facturas (Sicalwin).

• Num.Exp. Número de expediente en SIGEM.

• Fecha Reg. Fecha de registro en FACe.

• Nº Factura. Número de factura interno para el proveedor.

• Proveedor. CIF y nombre del proveedor.

• Trámite. Trámite de SIGEM en el que se encuentra la factura. Puede tomar losvalores Intervención, Compras o Firmas.

• Desde fecha. Fecha desde la cúal dispone de la factura el departamento mostradoen el siguiente campo.

• Departamento asignado. Departamento o servicio que tiene pendiente gestionar lafactura.



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