PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE LAS NOTIFICACIONES DEL …...direcciÓn general de salud pÚblica procedimiento de gestiÓn de las notificaciones del sistema coordinado de intercambio

SEGA-PNT-SSA-04

Servicio Canario de la Salud DIRECCIÓN GENERAL DE SALUD PÚBLICA

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE LAS NOTIFICACIONES DEL SISTEMA

COORDINADO DE INTERCAMBIO RÁPIDO DE INFORMACIÓN

(SCIRI)

Edición 01 Fecha: 30/07/2009 Página 2 de 26 SEGA-PO-01–01-01

ÍNDICE: 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. DEFINICIONES 4. RESPONSABILIDADES 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

5.1. Niveles de gestión en el SCIRI 5.1.1. Alerta 5.1.2. Información 5.1.3. Rechazos 5.1.4. Varios

5.2. Puntos de contacto 5.3. Secuencia en la gestión de las notificaciones

5.3.1. Inicio y finalización de notificación 5.3.2. Ampliación de información/ información complementaria 5.3.3. Alerta generada en la Comunidad Autónoma

6. GESTIÓN INFORMÁTICA Y ARCHIVO DE LAS NOTIFICACIONES EN EL SERVICIO DE SEGURIDAD ALIMENTARIA

6.1. Gestión en soporte digital

6.2. Gestión en soporte papel

7. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA 8. ANEXOS

ANEXO I: GESTIÓN ALCON

ANEXO II : FIRMA DIGITAL

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1. OBJETO

El presente documento ha sido elaborado con el propósito de establecer el procedimiento de gestión de las notificaciones, correspondientes al Sistema Coordinado de Intercambio Rápido de Información (en adelante SCIRI), recibidas de la Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición (en adelante AESAN) en el punto de contacto del Servicio de Seguridad Alimentaria (en adelante SSA) de la Dirección General de Salud Pública.

Con este procedimiento se pretende que la actuación en este punto de contacto sea acorde a los riesgos detectados, coordinada y homogénea en todas las notificaciones recibidas, pudiendo de este modo dar una respuesta adecuada a los requerimientos de la red de alerta. 2. ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación a todas las notificaciones recibidas en el SSA a través de la aplicación informática ALCON (en adelante ALCON), del SCIRI.

3. DEFINICIONES A los efectos de este procedimiento se entenderá por: ALCON: aplicación informática desarrollada por la AESAN para permitir la gestión de alertas alimentarias a través de la web, así como la explotación de los datos correspondientes a dichas alertas y la interacción de los distintos Organismos que participan en el proceso. Notificación: comunicación sobre cualquier riesgo o incidencia en los productos alimenticios o alimentarios que puede afectar a la salud de los consumidores. Puntos de contacto: Organismos encargados de asegurar una adecuada transmisión de la información de las notificaciones. Sistema Coordinado de Intercambio Rápido de Información (SCIRI): red a nivel nacional, en funcionamiento desde el año 1987, que permite el intercambio rápido de información, así como la gestión y coordinación de actuaciones, ante cualquier riesgo o incidencia relacionados con los productos alimenticios que puedan suponer un riesgo directo o indirecto para la salud de los consumidores.

Rapid Alert System for Food and Feed (RASFF): sistema que incluye una red en la que participan los Estados miembros, así como los países del Espacio Económico Europeo y la Asociación Europea de Libre Comercio (EEA-EFTA), la Autoridad Europea de Seguridad Alimentaria y la Comisión, que es responsable de la gestión del sistema. Se basa en el intercambio rápido de información sobre riesgos para la salud humana relacionados con alimentos y piensos.

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4. RESPONSABILIDADES

• De la Dirección General de Salud Pública (DGSP):

- Designar y comunicar a la AESAN los datos de las personas que serán los puntos de contacto que recibirán la información en esta Comunidad Autónoma (en adelante CA).

- Autorizar, en caso necesario, la información a remitir a los medios de comunicación ante una alerta alimentaria.

- Coordinarse con otros departamentos del Gobierno de Canarias, en caso necesario.

• Del SSA:

- Designar un responsable (en adelante coordinador) de informar sobre las notificaciones recibidas, que afecten a la CA, a las unidades de inspección de las Áreas de Salud (en adelante DAS), así como a la AESAN de las actuaciones realizadas.

- Designar un sustituto del coordinador, que ejercerá sus funciones en su ausencia.

- Mantener actualizados los puntos de contacto del SCIRI de la CA que no formen parte de la Consejería de Sanidad.

- Decidir la notificación a través del SCIRI de un riesgo alimentario directo o indirecto para la salud humana derivado de un producto alimenticio o alimentario, tras su detección en la CA como consecuencia de las actuaciones de control oficial.

- Remitir las notificaciones a otros Servicios de la DGSP, a la Dirección General de Farmacia y otros departamentos del Gobierno de Canarias, así como a las empresas alimentarias a través de sus Asociaciones cuando se estime necesario.

- Informar al titular de la DGSP de la notificación y seguimiento de aquellas alertas tipificadas como I, o de aquellas susceptibles de provocar alarma social o intervención de los medios de comunicación.

- Aprobar este procedimiento.

• Del coordinador del SCIRI:

- Mantener actualizados los puntos de contacto de las unidades que estén integradas en la Consejería de Sanidad.

- Revisar y archivar las notificaciones que se remitan desde la AESAN por correo electrónico o por medio de ALCON y que afecten a esta CA.

- Modificar los datos personales, cambios de contraseña, y todas aquellas actividades de administración de ALCON necesarias para realizar correctamente este procedimiento y otros relacionados.

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- Coordinarse con la AESAN en todas aquellas actuaciones necesarias para la correcta administración y gestión de ALCON en este procedimiento y otros relacionados.

- Notificar por medio de ALCON, según el procedimiento establecido a nivel nacional y recogido en los Anexos I y II, toda la información necesaria a la AESAN.

- Comunicar la notificación inicial de alertas, así como cuantas ampliaciones de información e informes finales sean precisos, a los responsables de las DAS afectadas según lo establecido en el procedimiento.

- Comunicar a los responsables de las DAS implicadas en cada caso, los rechazos en aduana que precisen actuaciones.

- Mantener informada a la Jefatura de Servicio de Seguridad Alimentaria del desarrollo del funcionamiento del SCIRI.

- Enviar una copia de las notificaciones e informaciones que se remitan a las DAS y a la AESAN, al titular de la DGSP, a la Jefatura de Servicio de Seguridad Alimentaria y a la Jefatura de Sección de Seguridad Alimentaria de la provincia en la que se encuentre el Área o Áreas afectadas, así como a la persona designada como su sustituta.

- Recopilar toda la información remitida por los responsables de las DAS relacionada con riesgos alimentarios encontrados, proponer la tipificación de la notificación a la Jefatura de Servicio y, en caso necesario, proponer su comunicación al SCIRI.

- Coordinar y supervisar la correcta tramitación y seguimiento de toda la información generada y recibida en relación con cada notificación de alerta o rechazo.

- Elaborar, según los modelos establecidos, las notificaciones de alerta, ampliaciones de información, comunicaciones de rechazo e informes finales correspondientes.

- Elaborar y enviar por medio de ALCON las notificaciones generadas en la CA con destino a la AESAN.

- Valorar e informar a la Jefatura de Servicio sobre aquellos informes de actuaciones incompletos o que no se ajusten al procedimiento.

- Mantener actualizado este procedimiento. 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Niveles de gestión en el SCIRI Las notificaciones sobre incidencias en los productos alimenticios o alimentarios con repercusión en la salud de los consumidores se gestionan en la AESAN en varios niveles:

5.1.1. Alerta 5.1.2. Información 5.1.3. Rechazos 5.1.4. Varios

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Los criterios seguidos para encuadrar una notificación en un nivel u otro son:

- Características del riesgo vinculado al producto alimenticio - Población de riesgo - Presentación de casos de morbi/mortalidad - Origen nacional del producto involucrado - Distribución en el territorio nacional del producto involucrado

5.1.1. Alerta

Se gestionan como alertas aquellas notificaciones en las que confluya alguna de las circunstancias siguientes:

• Riesgo grave e inmediato con independencia del origen y la distribución del producto implicado. Es decir, aquellas notificaciones en las que a la luz de la información consignada se precise una actuación rápida y eficaz de las correspondientes autoridades competentes.

• Notificaciones que, con independencia de la tipificación del peligro, involucren a productos

alimenticios originarios o procedentes del territorio nacional y que, en consecuencia, precisen de la actuación de las correspondientes autoridades competentes para averiguar los motivos de la incidencia, identificación de los productos afectados y/o sospechosos, así como la distribución (nacional, comunitaria, terceros países) de los mismos.

• Notificaciones que, con independencia de la tipificación del peligro, afecten a productos

alimenticios de los que se tiene constancia de su comercialización en el territorio nacional y que, en consecuencia, precisen de la actuación de las correspondientes autoridades competentes para su localización y adopción de las medidas correspondientes sobre los mismos.

Cada notificación de alerta se identifica con la consignación de las letras ES o EU seguidas del año en que se inicia la notificación, una barra inclinada y tres caracteres que corresponderán a tres números que seguirán un orden correlativo, como se muestra en los ejemplos siguientes:

ES2009/001 ES2009/002 ……/.. UE2009/113 Esta identificación se mantiene durante toda la vida activa de la notificación, tanto en la difusión de ampliación de información como en el traslado de informaciones complementarias, con independencia del momento en que éstas se generen y siempre y cuando se encuentren vinculadas directamente a la notificación inicial. Dentro de la gestión de las notificaciones de alerta, la AESAN efectúa una clasificación en cuatro niveles en función del tipo de riesgo, origen y distribución nacional del producto implicado.

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NIVELES DE GESTIÓN DE LAS NOTIFICACIONES DE ALERTA

Nivel Riesgo Origen Nacional Distribución Nacional

I SI SI/NO

II Grave inmediato

NO SI

III SI SI/NO

IV Grave no inmediato

NO SI

5.1.2. Información En este nivel se gestionan aquellas notificaciones en las que no concurran las circunstancias de Alerta y además se dé alguna de las siguientes circunstancias:

• Notificaciones en las que, inicialmente, no existe información sobre el origen o la distribución nacional de los productos involucrados.

• Informaciones relacionadas con la seguridad alimentaria y en las que la inmediatez de su

conocimiento sea un aspecto de interés para las autoridades competentes en materia de seguridad alimentaria.

• Información correspondiente a notificaciones de rechazos que por sus características se estime

conveniente informar a las autoridades competentes del mercado interior y/o, en su caso, al resto de los puntos de contacto.

Estas notificaciones de información inicialmente no implican la vigilancia o la actuación inmediata, pero representan una fuente de información para tener conocimiento de las circunstancias que están confluyendo en la seguridad alimentaria y para su utilización como información complementaria en la elaboración o reajuste de los Programas de Control Oficial de los Productos Alimenticios. Cada notificación de información es identificada por la AESAN con la consignación de las letras UE seguidas del año en el que se inicia, una barra inclinada y tres caracteres que corresponden con la combinación de una letra y dos números.

UE2009/A01 UE2009/A02 ……/… UE2009/C13

Esta identificación se mantiene durante toda la vida activa de la notificación. 5.1.3. Rechazos

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Este grupo abarca tanto a las notificaciones efectuadas por los puntos de inspección fronterizos (PIF) nacionales o de los restantes Estados miembros de la Unión Europea sobre productos alimenticios en los que los resultados obtenidos en los controles oficiales a que se someten en el punto de entrada en la Comunidad, han sido desfavorables y por lo tanto se les ha denegado la puesta a libre práctica (libre circulación) en la Unión Europea, como a las medidas adoptadas por las Autoridades competentes en materia de importación. Los objetivos de la transmisión de estas notificaciones son:

• Impermeabilizar las fronteras comunitarias ante productos alimenticios en los que, en el momento de su llegada a territorio comunitario y a resultas de los controles oficiales efectuados en el punto de entrada, se detectan riesgos para la salud de los consumidores.

• Identificar, seguir y adoptar las correspondientes medidas para el seguimiento de partidas de

productos alimenticios ya puestos a libre práctica y que estén o puedan estar afectados por la misma situación que motivó su rechazo.

• Proporcionar a las Autoridades competentes en materia de control oficial de productos

alimenticios, la información complementaria sobre los peligros, los productos alimenticios, las empresas alimentarias o los países que están presentando incidencia, con el fin de su incorporación como tal en la programación y coordinación de las diferentes actividades de control oficial.

• Proporcionar a las empresas alimentarias la información complementaria sobre los peligros,

productos alimenticios y los orígenes de los mismos que se están presentando, de manera que éstas puedan adoptar las medidas necesarias con el fin de evitar verse directa o indirectamente involucradas.

Cada notificación de rechazo se identifica con la consignación de las letras UE seguidas del año en el que se inicia la notificación, una barra inclinada y tres caracteres que corresponderán a tres letras correlativas, preasignadas por el RASFF en la notificación inicial recibida.

UE2009/AAA UE2009/AAB ……./… UE2009/ZZZ

Esta identificación se mantiene durante toda la vida activa de la notificación. 5.1.4. Varios En este nivel se engloba la gestión de aquellas notificaciones que, por sus características, no se corresponden con alertas, informaciones o rechazos, pero que aportan información de interés a las Autoridades competentes.

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Asimismo se han incluido en este nivel de gestión las notificaciones clasificadas como NEWS por los Servicios de la Comisión. Cada notificación de varios se identifica con la consignación de las siglas VA seguidas del año, una barra inclinada y tres caracteres, que corresponderán a tres números, que seguirán un orden correlativo, como se muestra en los ejemplos siguientes: VA2009/001 VA2009/002 …..…./… VA2009/120 5.2. Puntos de contacto En el SCIRI, además de la AESAN como responsable a nivel nacional de la coordinación de la red, la estructura de intercambio rápido de información cubre todo el territorio nacional con la finalidad de intercambiar información ante factores de riesgo derivados de la alteración de los alimentos de manera rápida y eficaz. Dentro de la CA de Canarias, el punto de contacto con la AESAN es la DGSP del Servicio Canario de la Salud, de la Consejería de Sanidad. Una vez recibida una notificación sobre la que haya que realizar actuaciones o transmitir información sobre la misma, el SSA es el encargado de coordinar las actuaciones que se generen de dicha notificación dentro de la propia CA, enviando y solicitando información cuando sea necesario a los siguientes puntos de contacto:

• Áreas de Salud. Se enviará notificación a los puntos de contacto (al menos dos por Área) que estén implicados o que pudieran estarlo en una notificación.

En caso necesario se envía la notificación a los siguientes puntos de contacto:

• Asociación de Supermercados de las Islas Canarias (ASUICAN) • Servicio de Epidemiología de la DGSP • Dirección General de Farmacia

5.3. Secuencia en la gestión de las notificaciones La gestión de las notificaciones del SCIRI se realiza a través de ALCON. El coordinador del SCIRI en la CA revisa diariamente las notificaciones recibidas. En ALCON las notificaciones aparecen en un listado ordenadas por fecha, estando en primer lugar la última notificación enviada desde la AESAN. Los campos que se muestran en este listado son: P: prioridad del documento. Los posibles valores son:

• R (retrasado) si ha pasado más de un día desde que se envió el documento.

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• N (nuevo) si aún no ha pasado un día desde que se realizó el envío. • U (urgente), cuando el documento o bien sólo se ha enviado a esa CA, o bien cuando se trata

de una difusión de notificación y la CA aparece nombrada en los campos “Para el Origen” o “Para el Destino” de la propia difusión.

ID: es el identificador interno de la aplicación para el documento. Nº Exp Nac: número de notificación a nivel nacional. Nº Reg CCAA: número de registro interno de la Comunidad Autónoma, es independiente al número de registro de la AESAN y lo asigna el coordinador del SCIRI.

Fecha Envío: fecha de envío del documento.

Asunto: asunto de la notificación al que está asociado el documento.

Tipo Documento: es el tipo al que corresponde el documento, en general pertenecen a dos tipos: difusiones de notificaciones y generados a partir de una plantilla, donde a su vez hay más subtipos de documentos.

Destinatario: destinatarios del documento, donde podemos encontrar tres tipos de destinatarios: SCIRI, SCIRI_EP y las iniciales de la CA a la que pertenece el usuario.

Archivado: indica si el documento se encuentra archivado o no. Un documento se archivará automáticamente transcurridos quince días desde la fecha en que se envió.

Resp. CCAA: muestra el usuario de la CA que ha sido asignado como responsable del documento. Si aún no tiene ningún responsable, aparecerá en su lugar un desplegable con los usuarios pertenecientes a la CA que nos permitirá asignar el responsable mediante un simple click.

5.3.1. Inicio y finalización de notificación. Cuando mediante ALCON se notifica la entrada en esta CA de productos que pueden suponer un riesgo para la salud del consumidor, el coordinador envía una copia de la misma a los puntos de contacto de las Áreas afectadas. Seguidamente se abre una carpeta y se registra dicha notificación en una base de datos, creada en el SSA para la gestión de la documentación generada, que le asignará automáticamente un número. (Ver punto 6) Tras finalizar las actuaciones realizadas por las Áreas de Salud y una vez recabada toda la información relacionada con la notificación, se remite a la AESAN a través de ALCON tras la firma digital de un usuario con firma. (Anexos I y II).

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5.3.2. Ampliación de información/ información complementaria. Cuando se recibe mediante ALCON información complementaria sobre una notificación ya iniciada, ésta vendrá identificada con los mismos caracteres añadiéndole Add-1. Si se producen más ampliaciones se identificarán de igual manera añadiendo números correlativos (Add-2, Add-3, etc.). Cuando sea necesario se remitirán a las Áreas de Salud. 5.3.3. Alerta generada en la Comunidad Autónoma Desde la CA también se puede generar una alerta cuando se comprueba, mediante acta de inspección sanitaria o tras comprobar los resultados analíticos, que un producto alimenticio en concreto supone un riesgo para la salud del consumidor y dicho producto se ha distribuido fuera de la CA. En ese caso y tras recopilar la máxima información que incluya, en la medida de lo posible, la lista de distribución a establecimientos de fuera de la CA, se comunica a la AESAN mediante ALCON. Con toda la información aportada, la AESAN generará una alerta en ALCON.

6. GESTIÓN INFORMÁTICA Y ARCHIVO DE LAS NOTIFICACIONES EN EL SERVICIO DE SEGURIDAD ALIMENTARIA.

6.1. Gestión en soporte digital:

• Se incluirá en la base de datos “ALCON-SCIRI” de Común Servicio\SCIRI\SCIRI Base Datos, con la siguiente información:

- Nº entrada: número de entrada de la notificación, que lo da automáticamente.

- Fecha de inicio: es la fecha en la que se envía la notificación a las Áreas de Salud.

- Nº de notificación: es el número de la alerta que da el SCIRI.

- Título: es la descripción de la alerta.

- Varias Áreas: se marcará si se ven afectadas varias islas.

- Área 1, Área 2…: se identificarán las áreas afectadas por sus iniciales (TF, PA, LG, HI, GC, FV, LZ) y se utilizará una casilla por cada Área de Salud.

- Resp 1, Resp 2…: se marcarán cuando el/las área/s hayan respondido.

- Mercancía inmovilizada: se marcará cuando haya mercancía inmovilizada.

- Opciones: se marcará cuando se haya enviado un escrito de opciones.

- Revisión: se pondrá la fecha de la última revisión de la notificación, que puede coincidir con la de cierre.

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- Fin: se marcará cuando se finalicen las actuaciones y se envíe a la AESAN

• Por correo electrónico, se remitirá una copia de la notificación inicial y los add a los contactos de las Áreas de Salud afectadas, a la Jefatura de Servicio y a la Jefatura de Sección de seguridad alimentaria de la provincia afectada, así como al titular de la DGSP.

• Las notificaciones que afecten a la CA se archivarán en formato digital en la carpeta situada en Común Servicio\SCIRI\SCIRI Base Datos\Envíos *año* (2009,2010…).

6.2. Gestión en soporte papel:

Las notificaciones que afecten a la CA se archivarán en formato de papel de la siguiente manera:

• Se abrirá una carpeta donde se indicará:

- En la esquina superior izquierda y dentro de un círculo el nº de entrada.

- La fecha de inicio en la esquina superior derecha. En este mismo lugar y debajo de la fecha de inicio se pondrá la fecha de la nueva información que se vaya incorporando porque se considere relevante y finalmente la fecha de cierre con la nota “cerrada”.

- En Tema: el nº de notificación y su título o descripción.

- Municipio: el Área o las Áreas de Salud afectadas. 7. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA • Reglamento (CE) nº 178/2002 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 28 de enero de 2002, por

el que se establecen los principios y los requisitos generales de la legislación alimentaria, se crea la Autoridad Europea de Seguridad Alimentaria y se fijan procedimientos relativos a la seguridad alimentaria.

• Reglamento (CE) nº 852/2004 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 29 de abril de 2004,

relativo a la higiene de los productos alimenticios. • Reglamento (CE) nº 882/2004 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 29 de abril de 2004,

sobre los controles oficiales efectuados para garantizar la verificación del cumplimiento de la legislación en materia de piensos y alimentos y la normativa sobre salud animal y bienestar de los animales.

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ANEXO I

GESTIÓN ALCON

1. CONEXIÓN

Dirigirnos a la página web ALCON en la dirección:

https://alcon.aesan.msc.es/ALCON/Login.do

Introducir el nombre de usuario y la contraseña asignada

2. CONSULTAR LAS NOTIFICACIONES RECIBIDAS.

Se puede acceder por :

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También se puede acceder por :

Seleccionar

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Si no aparecen notificaciones nuevas actualizar la ventana del navegador (F5)

Hacer click en el icono de la columna que queremos consultar y se abrirá el documento pdf con la notificación.

Si el icono es significa que la notificación se acompaña con más información, entonces se marca en la primera columna

luego click en y

Ir al final de la página y click en

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Click en

3. CONSULTAR NOTIFICACIONES ANTIGUAS

Clic en

Buscar la notificación haciendo click en el listado correspondiente

Se puede buscar de uno en uno con

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O con otras restricciones con

Seleccionar la notificación marcando el cuadro de la derecha

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4. INFORMAR SOBRE LAS ACTUACIONES REALIZADAS.

Clic en


luego click en y

Una vez seleccionada la notificación, clic en

Marcar

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Rellenar los datos del Informe

Luego clic en:

Adjuntar documentación

Luego clic en:

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5. GENERAR Y FIRMAR EL INFORME

Clic en


Clic en Desplegar y elegir usuario

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Clic en

(Ver Anexo II)

Clic en

Localizar el archivo firmado

pta Luego clic en:

El envío se realiza en el momento que se pulsa enviar:

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El la siguiente pantalla figurará como enviada:

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ANEXO II

FIRMA DIGITAL

Una vez que se general el pdf, se firma con la opción de “Documento”:

Firmas digitales

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Firmar este documento

Seguir con la firma

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(SCIRI)


Crear un nuevo campo de firma para firmar

Siguiente

Marcar el recuadro del tamaño de la firma

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Firmar y guardar como: nombre de la notificación y guardarla en una carpeta.

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