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PROCEDIMIENTO DE NÓMINA EN LA EMPRESA FRANQUICIAS EL SANDWICH
CUBANO LTDA.
JULIETH ALEJANDRA REYES GARZÓN
1130387
UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA
CALI
2014
2
PROCEDIMIENTO DE NÓMINA EN LA EMPRESA FRANQUICIAS EL SANDWICH
CUBANO LTDA.
JULIETH ALEJANDRA REYES GARZÓN
Proyecto de grado
Presentado a:
Abdul Cañas Velasco
Director de trabajo de grado
UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA
CALI
2014
3
PAGINA DE APROBACIÓN
Proyecto de grado aprobado por:
_______________________________________
Director de la facultad de Contaduría Pública
_______________________________________
Tutor del proyecto de Práctica
_______________________________________
Jurado 1
_______________________________________
Jurado 2
Fecha: __________________________
Autor: Julieth Alejandra Reyes Garzón
___________________________
4
Tabla de contenido
INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………..10
1. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
1.1 Descripción del problema……………………………………………………………11
1.2 Formulación del problema…………………………………………………………...12
1.3 Sistematización del problema………………………………………………………..12
1.4 Justificación de la investigación………………………………………………….….13
2. OBJETIVOS DE INVESTIGACIÓN
2.1 Objetivo general…………………….………………………………………………..14
2.2 Objetivos específicos…………………………………………………………….......14
3. METODOLOGÍA …………………………………………………………………...15
4. MARCO REFERENCIAL
4.1 Marco normativo……………………………………………………….……………16
4.2 Marco técnico…………….………………………………………………………….27
5. DIAGNÓSTICO DEL PROCESO ACTUAL DE NÓMINA….………………...….30
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES POR DEPARTAMENTO.……………...…..31
7. MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
7.1 Manual de funciones y responsabilidades del Coordinador de operaciones………...34
7.2 Manual de funciones y responsabilidades del Practicante de nómina………………35
8. FLUJOGRAMAS …………………………………………………………………...36
9. DESCRIBIR EL PROCESO DE LIQUIDACIÓN DE NÓMINA EN EL MÓDULO
NÓMINA DE CONTABILIDAD GENERAL DEL SISTEMA UNO
9.1 Inicio sesión……………………...………………………………………………….41
9.2 Funciones……………………………...……………………………………………..41
9.3 Centro de operación…………………..……………………………………………...42
9.4 Centro de costos ………………………………...……………………….……...…...43
9.5 Documentos de liquidación ……………………………………………….…………43
5
9.6 Grupo de empleados……………………………………………………………...….43
9.7 Conceptos de liquidación de nómina…………………………….……………….….44
9.8 Creación de hoja de vida…………………………………………………….….........45
9.9 Datos referentes al salario………………………………………………….…...........47
10. Liquidación de vacaciones…………………………………………………….……..49
11. Liquidación de nómina………………………………………………………….……51
12. Liquidación de personal………………………………………………………..........58
13. Liquidación de prima………………………………………………………………..59
14. Contabilización de documentos de liquidación……………………………………...61
15. Consolidación de provisión de prestaciones sociales………………………………..62
16. Autoliquidación de aportes parafiscales………………………………………….....64
17. Contabilización de aportes parafiscales ……………………………………………..65
18. Retiro de nóminas y procesos
18.1 Retiro de nóminas generadas……………...………………………………...…..66
18.2 Retiro de procesos…………………………………………………………….....67
19. Generación de listados…………………………………………………………...…..68
20. Generación de volantes de nómina…..………………………………………………69
21. Parámetros de inicio de año………………………………………………………….70
21. CONCLUSIONES……………………………………………………………….......76
22. RECOMENDACIONES……………………………………………………….....….77
23. ANEXOS…………………………………………………………………………….78
24. BIBLIOGRAFÍA……………………………………………………………………83
6
Listado de cuadros
1. Cuadro 1. Inicio de sesión …………………………………………………………..41
2. Cuadro 2. Conceptos y agrupaciones…………………………………..……………44
3. Cuadro 3. Actualización conceptos………………………………………….……...45
4. Cuadro 4. Continuación de conceptos…………………………………….………...45
5. Cuadro 5. Creación de hoja de vida…………………………...………………….…46
6. Cuadro 6. Actualización de contrato…………………………………………......…46
7. Cuadro 7. Continuación de actualización de contrato………………………….…...47
8. Cuadro 8. Actualización de datos de seguridad social.………………………..........47
9. Cuadro 9. Datos referentes al salario…………………………...……………..……48
10. Cuadro 10. Actualización tipos de cargo………………………...………….………48
11. Cuadro 11. Actualización de niveles de cargo………………………………………49
12. Cuadro 12. Niveles por cargo……………………………………...……………..…49
13. Cuadro 13. Programación de vacaciones…………………………...….……………50
14. Cuadro 14. Creación de documento de liquidación de vacaciones...………….….…50
15. Cuadro 15. Liquidación de prestaciones sociales – vacaciones……………………..51
16. Cuadro 16 Creación de documento de liquidación – Nómina…………………....…52
17. Cuadro 17. Actualización de documento de liquidación – Nómina……………...…53
18. Cuadro 18. Ingreso de novedades de tiempo no laborado………………………..…53
19. Cuadro 19. Actualización de tiempo no laborado……………………………...…...54
20. Cuadro 20 Transacciones mensuales…………………………………………...…...54
21. Cuadro 21. Ingreso de horas extras…………………………………………………55
22. Cuadro 22. Ingreso de cuotas o/y préstamos………………………………......……56
23. Cuadro 23. Ingreso de conceptos……………………………………………...….…57
24. Cuadro 24. Liquidación de nómina…………………………………………...….…57
25. Cuadro 25. Liquidación de personal………………………………………..………58
26. Cuadro 26. Liquidación de prestaciones sociales - Contrato……………......…...…58
27. Cuadro 27. Creación de documento de liquidación de prima…………….……...…59
28. Cuadro 28. Liquidación de prestaciones sociales – Prima……………...…......……60
29. Cuadro 29. Continuación de liquidación de prima…….……………...…………….60
30. Cuadro 30. Opciones de liquidación………………………………....…...…...……60
31. Cuadro 31. Contabilización de documentos liquidados…………….......………..…61
7
32. Cuadro 32. Consolidación de provisión de prestaciones sociales………………...…62
33. Cuadro 33. Proceso de consolidación de provisión………………………….………62
34. Cuadro 34. Contabilización de consolidado…………………………………………63
35. Cuadro 35. Actualización de contabilización de consolidado………………….……63
36. Cuadro 36. Generación automática de aportes………………………………………65
37. Cuadro 37. Contabilización de planilla integrada de autoliquidación de aportes…...65
38. Cuadro 38. Continuación planilla integrada de autoliquidación de aportes…...….....66
39. Cuadro 39. Retiro de documentos de liquidación…………………………......…….66
40. Cuadro 40. Retiro de procesos……………………………………………...…….….67
41. Cuadro 41. Apertura de lapsos y lotes………………………………….…...……….67
42. Cuadro 42. Generación de listados………………………………………….……….68
43. Cuadro 43. Continuación de generación de listas de empleado…………….……….68
44. Cuadro 44. Generación de volantes………………………………………....……….69
45. Cuadro 45. Continuación de generación de volantes…………………..…...……….69
46. Cuadro 46. Parámetros del sistema………………………………………...………..70
47. Cuadro 47. Parámetros de cálculo………………………………………..………….70
48. Cuadro 48. Parámetro de retención en la fuente………………………..…..………..71
49. Cuadro 49. Actualización conceptos…………………………………...………........71
50. Cuadro 50. Actualización de auxilio de transporte …………………...….………....72
51. Cuadro 51. Continuación auxilio de transporte………………………………...…....72
52. Cuadro 52. Generación automática de lapsos…………………………………..…....73
53. Cuadro 53. Apertura de lapsos……………………………………………………….73
54. Cuadro 54. Generación automática de fechas…………………………….………….74
55. Cuadro 55. Actualización de fechas………………………………………………….74
56. Cuadro 56. Generación periodos de nómina………………………...…………….....75
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Tablas
1. Tabla No 1. Aporte a Salud……………………………………………………...21
2. Tabla No 2. Aportes a pensión…………………………………………………..22
3. Tabla No 3 Contabilización de nómina………………………………………….28
4. Tabla No 4. Porcentaje de provisión de prestaciones sociales…………………..28
5. Tabla No 5. Contabilización de prestaciones sociales…………………………...29
6. Tabla No 6. Manual de funciones y responsabilidades de coordinador de puntos de
ventas ……………………………………………………………………………34
7. Tabla No 7. Manual de funciones de practicante de nómina……………………35
Gráficas
1. Gráfica 1. Flujogramas de proceso de nómina……………………………...…...37
2. Gráfica 2. Flujogramas de proceso de liquidación de aportes ……………..……39
3. Gráfica 3. Flujogramas de procesos de consolidación de prestaciones sociales...40
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RESUMEN
El objetivo es que la empresa Franquicias El Sándwich Cubano Ltda. logre alinear a toda la
empresa en torno al proceso de nómina, debido a que un buen desempeño de este proceso
desarrollado en el área de Gestión Humana depende en gran parte a áreas involucradas como
contabilidad y operaciones.
Por tanto, en el presente proyecto busca brindar una alternativa de solución a los problemas
encontrados en el proceso de nómina en la empresa Franquicias El Sándwich Cubano Ltda.
Con la finalidad de mejorar el proceso de nómina se pretende identificar el procedimiento de
nómina, obteniendo así, un excelente desarrollo de las actividades que allí se realizan.
En este orden de ideas, se describirá detalladamente las actividades que se realizan en el
proceso de nómina en la empresa Franquicias El Sándwich Cubano Ltda. lo que permitirá que
las personas encargadas de la elaboración, así como también personas que intervienen en el
proceso obtengan un claro conocimiento de los procesos que se llevan a cabo en el área de
Gestión humana en cuanto al proceso de nómina.
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INTRODUCCIÓN
En este proyecto se abordará el tema relacionado al proceso de nómina en la empresa
Franquicias El Sándwich Cubano Ltda; puesto que este proceso juega un papel importante en
el funcionamiento de toda empresa.
En la empresa Franquicias El Sándwich Cubano Ltda. se tiene muchas dificultades en el
manejo de la nómina, esto como consecuencia de las recurrentes demoras en la entrega de
novedades por parte de los departamentos involucrados en el proceso, el personal que integra
estos departamentos desconocen todo el proceso que se lleva a cabo, puesto que ésta es
bastante compleja. Además, en la empresa sé ha implementado el módulo de nómina de
Contabilidad General del sistema Uno, lo que conlleva a que se automatice los procesos que
anteriormente se hacían de manera manual, por ende, el objetivo principal es identificar el
proceso de nómina para conocer las falencias existentes en el proceso, con el fin de brindar
alternativas de solución que permitan mejorar continuamente las actividades que se
desarrollan en el proceso.
Con la realización de este trabajo se buscará que los procesos de nómina se normalicen
logrando un lineamiento de todos los departamentos para llegar un mejoramiento sostenible
del proceso de nómina.
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1. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
1.1. Descripción del problema
El proceso de nómina en la empresa Franquicias el Sándwich Cubano Ltda. es bastante
complejo, que involucra a muchos departamentos; las recurrentes demoras en la entrega de
novedades de horas extras, descuentos y pagos por parte de los departamentos de contabilidad
y de operaciones generan que la nómina del personal presenta retrasos en su elaboración.
Aunque se han asignado fechas límites para la entrega de documentos, estos han sido
omitidos por parte de los departamentos involucrados, a causa de muchos factores como el
diligenciamiento del documento de reportes de novedades, puesto que el personal, en algunas
ocasiones desconoce cómo llenar el documento lo que ocasiona demoras e inconsistencias.
Igualmente, el departamento de contabilidad genera retrasos en la nómina por la demora de
los reportes de descuentos y/o pagos porque desconoce que generar el reporte de nómina es
un proceso complejo.
No obstante, se ha implementado el módulo nomina en la Contabilidad General Uno con el
fin de que el proceso de nómina sea más efectivo y así minimice el riesgo de cometer errores.
Puesto que, por varios años se ha realizado la nómina de manera manual lo que ha generado
dificultades en cuanto al tiempo de entrega de la liquidación de nómina a contabilidad, entre
otras. Por ello, se identificará el proceso de nómina para generar posibles alternativas de
mejora que permita el desarrollo de actividades efectivamente.
Debido a lo anterior lo que se quiere buscar es la normalización de los procedimientos de
nómina en la empresa Franquicias EL Sándwich Cubano Ltda. Con apoyo del módulo de
nómina en Contabilidad General del sistema Uno y de todos los departamentos involucrados
en el proceso, con el fin de lograr que dichos procesos sean más efectivos.
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1.2. Formulación del problema.
¿Cuáles son los beneficios de normalizar el proceso de nómina efectiva en la empresa
Franquicias El Sándwich Cubano Ltda.?
1.3. Sistematización del problema.
¿Existen Flujogramas para el proceso de nómina?.
¿Los documentos de reportes de novedades son efectivos?.
¿La entrega de los documentos de reporte de novedades es oportuna?.
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1.4. Justificación de la investigación.
Conocer el funcionamiento del proceso de nómina en módulo de nómina de la contabilidad
General del sistema Uno en la empresa Franquicias El Sándwich Cubano Ltda. es importante
para normalizar el proceso de nómina, siendo una herramienta eficaz que evite desviaciones
y/o errores en la elaboración de la nómina del personal, lo que conlleva a que todos los
departamentos se involucren de manera efectiva en el proceso de nómina logrando un
mejoramiento en la empresa.
Con la identificación del proceso de nómina se mejorará la calidad del proceso, porque se
busca integrar una serie de actividades encaminadas a agilizar el proceso de nómina de una
manera eficiente y eficaz. Es decir que, se logrará alinear toda la empresa para que cada uno
de los departamentos entregue de manera oportuna los documentos fuentes, para que el
departamento de Gestión humana, que es el área encargada de realizar la nómina tenga el
tiempo suficiente para realizar y generar la nómina de manera oportuna.
Así mismo, con la descripción de las actividades del proceso de nómina se busca que sea un
marco procedimental que servirá de guía para el desarrollo eficiente de las actividades,
sensibilizando a toda la compañía sobre el proceso de nómina para que con un trabajo en
conjunto se logre perfeccionar las actividades.
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2. OBJETIVOS DE INVESTIGACIÓN
2.1. Objetivo general
Identificar el proceso de nómina en la empresa Franquicias El Sándwich Cubano Ltda.
con el fin de mejorar la eficiencia del proceso.
2.2. Objetivos específicos
Diagnosticar el proceso actual de nómina en la empresa Franquicias El Sándwich
Cubano Ltda.
Describir las actividades por departamentos involucrados en el proceso de nómina.
Diagramar las actividades que se desarrollan en el proceso de nómina en la empresa
Franquicias El Sándwich Cubano Ltda.
Describir el proceso de liquidación de nómina en Contabilidad General del sistema
uno
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3. METODOLOGÍA
La investigación se llevará a cabo mediante la técnica de observación, puesto que se
realizaran descripciones, comprensiones y explicaciones con un exhaustivo trabajo de campo;
con la observación se logrará obtener un mayor número de datos para analizar la situación
actual de la empresa Franquicias El Sándwich Cubano Ltda. Ahora bien, este trabajo de
investigación se aplicará al área de Gestión humana quienes son los encargados de realizar la
nómina, se observará de manera detallada la realización de la nómina de personal.
Por consiguiente, se contará con la colaboración de personas involucradas en la empresa para
obtener información relevante que permita conocer las falencias que tiene el proceso de
nómina, con el propósito de buscar alternativas de solución que corrija las desviaciones
existentes en dicho proceso. En este orden de ideas, para la descripción de actividades por
departamento y la elaboración de flujograma se realizarán entrevistas a las personas
involucradas en el proceso de nómina, como son el Jefe de Operaciones, jefe de Recursos
humanas, y practicante de nómina.
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4. MARCO DE REFERENCIA
4.1. MARCO NORMATIVO
VALOR DEVENGADO: Lo constituyen todas las sumas que paga el empleador al
empleado, de acuerdo con la legislación laboral, la cual contempla todos los pagos que
constituyen salario.
SALARIO:
Según el artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo determina que “constituye salario no
solo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero
o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o la
denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del
trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio,
porcentaje sobre ventas y comisiones.”, además el salario puede ser en dinero o en especie;
será en especie cuando el servicio del trabajador sea retribuido mediante alimentación,
vestuario o habitación etc. Y será en dinero cuando la remuneración del trabajador sea pagada
con moneda corriente.
PAGOS QUE NO CONSTITUYEN SALARIOS:
Por su parte, el artículo 128 del mismo código determina que no formará parte del salario:
Las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe el trabajador del
empleador, como primas, bonificaciones o gratificaciones ocasionales, participación
de utilidades, excedentes de las empresas de economía solidaria y lo que recibe en
dinero o en especie no para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio, sino para
desempeñar a cabalidad sus funciones, como gasto de representación, medio de
transporte, elementos de trabajo y otros semejantes.
Tampoco constituye salario la alimentación, vestuario, o habitación, primas extralegales,
vacaciones, servicios o de navidad cuando las partes (Empleado – Trabajador) lo hayan
acordado expresamente.
AUXILIO DE TRANSPORTE:
El auxilio de transporte está contemplado en la ley 15 de 1959 y a su vez reglamentado por el
decreto 1258 del mismo año; esta figura radica en aquel subsidio que es otorgado a los
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trabajadores para ayudarlos a desplazarse desde su lugar de residencia hasta el trabajo. El
monto de este subsidio ha sufrido de varias modificaciones a través de decretos anuales que
regulan el valor a pagar por parte del empleador al trabajador cuando estos devenguen hasta
dos salarios mínimos mensuales vigentes.
El auxilio de transporte no se encuentra tácitamente definido en el Código Sustantivo del
Trabajo, solo se hace alusión de que esta figura es una prestación independiente para el
trabajador, y según el artículo 127 del CST ésta no se considera parte del salario.
VIÁTICOS:
Los viáticos es aquella prestación económica que son acreedores los trabajadores cuando
estos laboran fuera de su lugar de trabajo habitual, esta figura contemplada por el artículo 130
del Código Sustantivo del Trabajo, estable que:
1. Los viáticos permanentes constituyen salario en aquella parte destinada a
proporcionar al trabajador manutención y alojamiento; pero no en lo que sólo tenga
por finalidad proporcionar los medios de transporte o los gastos de representación.
2. Siempre que se paguen debe especificarse el valor de cada uno de estos conceptos.
3. Los viáticos accidentales no constituyen salario en ningún caso. Son viáticos
accidentales aquéllos que sólo se dan con motivo de un requerimiento extraordinario,
no habitual o poco frecuente.
JORNAL Y SUELDO:
Se entenderá como salario jornal cuando se estipule por días no mayor a una semana, y sueldo
en aquellos casos donde se pague por períodos superiores a una semana pero inferior a un mes
(Artículo 133 del Código de Sustantivo de trabajo).
El artículo 158 del CST establece que “la jornada ordinaria de trabajo es la que convengan las
partes, o a falta de convenio, la máxima legal”
TRABAJO SUPLEMENTARIO:
“El trabajo suplementario o de horas extras es el que excede de la jornada ordinaria y en todo
caso el que excede de la máxima legal”, lo anterior en virtud del Artículo 159 del CST.
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TRABAJO ORDINARIO Y NOCTURNO:
Como lo ha establecido el artículo 160 del Código Sustantivo del Trabajo se entiende que el
“trabajo diurno es el comprendido entre las seis horas (6:00 a.m.) y las veintidós horas (10:00
p.m.)”; y “el trabajo nocturno es el comprendido entre las veintidós horas (10:00 p.m.) y las
seis horas (6:00 a.m.).”
JORNADA MAXIMA.
DURACION: El artículo 161 de CST fija que la duración máxima de la jornada ordinaria de
trabajo es de ocho (8) horas al día y cuarenta y ocho (48) a la semana, salvo algunas
excepciones.
DISTRIBUCIÓN DE LAS HORAS DE TRABAJO:
Según el artículo 167 del Código Sustantivo de Trabajo, la distribución de las horas de trabajo
se divide así:
Las horas de trabajo durante cada jornada deberán dividirse en al menos dos (2) secciones,
con un intermedio de descanso que se adapte racionalmente a la naturaleza del trabajo y a
las necesidades de los trabajadores. El tiempo de este descanso no se computa en la
jornada.
LÍMITE DEL TRABAJO SUPLEMENTARIO.
El artículo 167 del Código Sustantivo del Trabajo hace referencia de que:
En ningún caso las horas extras de trabajo, diurnas o nocturnas, podrán exceder de dos (2)
horas diarias y doce (12) semanales. Cuando la jornada de trabajo se amplíe por acuerdos
entre empleadores y trabajadores a diez (10) horas diarias, no se podrá en el mismo día
laborar horas extras.
REMUNERACIÓN DEL TRABAJO NOCTURNO Y DEL SUPLEMENTARIO.
TASAS Y LIQUIDACIÓN DE RECARGOS: Como lo ha dispuesto el artículo 168 del
CST, las formulas establecidas para calcular las horas extras son las siguientes:
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1. El trabajo nocturno se remunera con un recargo del treinta y cinco por ciento (35%) sobre
el valor del trabajo diurno.
Formula: (Hora * 0.35).
2. El trabajo extra diurno se remunera con un recargo del veinticinco por ciento (25%) sobre
el valor del trabajo ordinario diurno.
Formula: (Hora * 1.25).
3. El trabajo extra nocturno se remunera con un recargo del setenta y cinco por ciento (75%)
sobre el valor del trabajo ordinario diurno.
Formula: (Hora * 1.75).
4. Cada uno de los recargos antedichos se produce de manera exclusiva, es decir, sin
acumularlo con alguno otro.
DESCANSO DOMINICAL REMUNERADO.
NORMA GENERAL: Tal como lo establece el artículo 172 del CST “el empleador está
obligado a dar descanso dominical remunerado a todos sus trabajadores. Este descanso tiene
duración mínima de veinticuatro (24) horas”, que por lo general será el día domingo de cada
semana.
REMUNERACIÓN:
En cuanto a la remuneración dominical, el artículo 173 de Código Sustantivo del trabajo
precisa que:
1. El empleador debe remunerar el descanso dominical con el salario ordinario de un
día, a los trabajadores que habiéndose obligado a prestar sus servicios en todos los días
laborales de la semana, no falten al trabajo, o que, si faltan, lo hayan hecho por justa
causa o por culpa o por disposición del empleador.
2. Se entiende por justa causa el accidente, la enfermedad, la calamidad doméstica, la
fuerza mayor y el caso fortuito.
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3. No tiene derecho a la remuneración del descanso dominical el trabajador que deba
recibir por ese mismo día un auxilio o indemnización en dinero por enfermedad o
accidente de trabajo.
4. Para efectos de este artículo, los días de fiesta no interrumpen la continuidad y se
computan como si en ellos se hubiera prestado al servicio por el trabajador.
5. Cuando la jornada de trabajo convenida por las partes, en días u horas, no implique
la prestación de servicios en todos los días laborales de la semana, el trabajador tendrá
derecho a la remuneración del descanso dominical en proporción al tiempo laborado.
VALOR DE LA REMUNERACIÓN: El artículo 174 del Código Sustantivo del
Trabajo establece:
1. Como remuneración del descanso, el trabajador a jornal debe recibir el salario
ordinario sencillo, aún en el caso de que el descanso dominical coincida con una fecha
que la ley señale también como descanso remunerado.
2. En todo sueldo se entiende comprendido el pago del descanso en los días en que es
legalmente obligatorio y remunerado.
TRABAJO DOMINICAL Y FESTIVO:
1. El trabajo dominical y festivo es remunerado con un recargo del setenta y cinco por ciento
(75%) sobre el salario ordinario en proporción a las horas laboradas.
Formula: (Valor día *1.75).
2. Si llegare a coincidir el descanso dominical con otro descanso remunerado, el trabajador
solo tendrá derecho al recargo dominical o festivos, esto si trabaja.
Según el parágrafo 1 del Artículo 179 del Código Sustantivo del Trabajo “El trabajador podrá
convenir con el empleador su día de descanso obligatorio el día sábado o domingo, que será
reconocido en todos sus aspectos como descanso dominical obligatorio institucionalizado”.
A su vez, el parágrafo 2 del mismo código establece que se entenderá que el trabajo dominical es
ocasional cuando el trabajador labora hasta dos domingos durante el mes calendario. Se
entiende que el trabajo dominical es habitual cuando el trabajador labore tres o más domingos
durante el mes calendario.
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PERIODOS DE PAGO:
El salario como ya se ha dicho anteriormente, es aquella contraprestación económica que
recibe el empleador a cambio de su labor realizado, éste se determina según como lo
establezcan las partes, sin embargo debe regirse sobre las normas que lo regula; es por esto
que debe pagarse el salario según como lo establece el artículo 134 del Código Sustantivo del
trabajo:
1. El salario en dinero debe pagarse por períodos iguales y vencidos, en moneda legal.
El período de pago para los jornales no puede ser mayor de una semana, y para
sueldos no mayor de un mes.
2. El pago del trabajo suplementario o de horas extras y el del recargo por trabajo
nocturno debe efectuarse junto con el salario ordinario del período en que se han
causado, o a más tardar con el salario del período siguiente. JORNADA
ORDINARIA:
El artículo 158 del CST establece que “la jornada ordinaria de trabajo es la que convengan las
partes, o a falta de convenio, la máxima legal”
DEDUCCIONES
Legalmente el empleador está autorizado para deducir por nómina los aportes de los
trabajadores a Seguridad Social (Salud, Pensión), retención en la fuente y embargos judiciales
(Coral, et al, 2008, p.179).
SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL: El artículo 1 de la ley 100 de
1993 establece que “el sistema de seguridad social integral tiene por objeto garantizar
los derechos irrenunciables de la persona y la comunidad para obtener la calidad de
vida acorde con la dignidad humana, mediante la protección de las contingencias que
la afecten”.
La liquidación de aporte para la salud es el siguiente:
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APORTES A SALUD
Aporte empleador Aporte empleado Aporte total Ingreso base de Cotización
0% 4% 4% del IBC Total devengado deducido el
auxilio de trasporte
Tabla No 1. Aporte a salud
SISTEMA GENERAL DE PENSIONES: El artículo 10 de la ley 100 de 1993
estipula que:
El Sistema General de Pensiones tiene por objeto garantizar a la población, el amparo
contra las contingencias derivadas de la vejez, la invalidez y la muerte, mediante el
reconocimiento de las pensiones y prestaciones que se determinan en la presente ley,
así como propender por la ampliación progresiva de cobertura a los segmentos de
población no cubiertos con un sistema de pensiones.
La liquidación de aporte para a pensión y fondo de solidaridad es el siguiente:
APORTES A PENSIÓN
CONCEPTO Aporte
empleador
Aporte
empleado
Aporte total Ingreso base de Cotización
PENSIÓN 12% 4% 16% del
IBC
Total devengado deducido el
auxilio de trasporte
FONDO DE
SOLIDARID
AD
0% 1% 1% del IBC Total devengado deducido el
auxilio de trasporte
Tabla No 2. Aporte a pensión
DESCUENTOS PERMITIDOS:
Así mismo, el código en mención en el artículo 150 determina:
Son permitidos los descuentos y retenciones por concepto de cuota sindicales y de
cooperativas y cajas de ahorro autorizadas en forma legal; de cuotas con destino al seguro
social obligatorio, y de sanciones disciplinarias impuestas de conformidad con el
reglamento de trabajo debidamente aprobado.
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AUTORIZACIÓN ESPECIAL:
El artículo 151 del Código Sustantivo de Trabajo establece que “el empleador y su trabajador
podrán acordar por escrito el otorgamiento de préstamos, anticipos, deducciones, retenciones
o compensaciones del salario, señalando la cuota objeto de deducción o compensación y el
plazo para la amortización gradual de la deuda.”
Así mismo, cuando el empleador modifique las condiciones pactadas sin la aquiescencia del
trabajador, éste último tendrá el derecho de acudir al inspector de trabajo, con el fin de que se
haga cumplir lo inicialmente pactado, sin perjuicio de las sanciones correspondientes
(Artículo 151 del Código sustantivo de trabajo).
PRESTACIONES SOCIALES
Las prestaciones sociales tienen su origen y causa en la relación de trabajo y constituyen una
contraprestación y pago a cargo de los empleadores” (Romero, 2013, p. 123).
AUXILIO DE CESANTÍA.
REGLA GENERAL. El artículo 249 del CST establece que:
Todo empleador está obligado a pagar a sus trabajadores, y a las demás personas que se
indican en este Capítulo, al terminar el contrato de trabajo, como auxilio de cesantía, un
mes de salario por cada año de servicios y proporcionalmente por fracción de año.
SALARIO BASE PARA LA LIQUIDACIÓN DE LA CESANTÍA.
Para efectuar la debida liquidación del auxilio de cesantías se partirá como base el último
salario devengado por el trabajador, siempre y cuando no se haya tenido ninguna variación
salarial en los últimos 3 meses de trabajo. Si ocurriera lo contrario, es decir que el salario si
fuese variable los últimos 3 meses; se deberán tomar como base de partida el promedio
devengado el último año de servicios prestados, o si fuere el caso de que el tiempo trabajado
sea inferior a un año, se deberá tener en cuenta todo el tiempo laborado (Art. 253 Código
Sustantivo de Trabajo).
INTERESES SOBRE CESANTÍAS
24
Los empleadores obligados a pagar cesantías a sus trabajadores conforme al sistema
tradicional, deberá reconocer y pagar intereses del 12% anual en los siguientes casos:
a) Sobre la cesantía acumulada a 31 de diciembre de cada año, durante la vigencia del
contrato de trabajo;
b) Sobre los saldos de cesantías que el trabajador tenga a su favor en la fecha de
terminación de contrato;
c) En los casos de liquidación y pago de parcial de cesantías;
d) Sobre la cesantías acumulada en la fecha de acogerse al régimen de salario
integral, y
En el caso de los trabajadores que se acojan al nuevo régimen de cesantías (Romero, 2013,
p. 136.)
Formula:
(V/r cesantías * días trabajados *0.12)/360
Si se trata de trabajadores que se retiran durante el respectivo año, deberán recibir en el
momento de retiro el valor de los intereses que causó su cesantía liquidados a razón del 1%
por cada mes trabajado durante el año y proporcionalmente por fracción, sobre la base del
valor total que se les pague por concepto de esta prestación (Romero, 2013, p. 136).
PRIMA DE SERVICIOS:
El artículo 306 del Código Sustantivo de Trabajo establece que:
Toda empresa está obligada a pagar a cada uno de sus trabajadores, como prestación especial,
una prima de servicios, así:
a) Las de capital de doscientos mil pesos ($200.000) o superior, un mes de salario
pagadero por semestres del calendario, en la siguiente forma: una quincena el último
día de junio y otra quincena en los primeros veinte días de diciembre, a quienes
hubieren trabajado o trabajaren todo el respectivo semestre, o proporcionalmente al
tiempo trabajado, siempre que hubieren servido y
b) Las de capital menor de doscientos mil pesos ($200.000), quince (15) días de
salario, pagadero en la siguiente forma: una semana el último día de junio y otra
semana en los primeros veinte (20) días de diciembre, pagadero por semestres del
25
calendario, a quienes hubieren trabajado o trabajaren todo el respectivo semestre; o
proporcionalmente al tiempo trabajado. Siempre que hubieren servido.
VACACIONES
DURACIÓN:
1. Los trabajadores tienen derecho a quince (15) días hábiles consecutivos de vacaciones
por cada año laborado, días que serán remunerado, según como lo establece el artículo
186 de CST.
ÉPOCA DE VACACIONES.
Las vacaciones son un derecho que por ley tiene el trabajador, es por eso que el CST en el
artículo 187 reglamenta esta figura laboral estableciendo que:
1. La época de vacaciones debe ser señalada por el (empleador) a más tardar dentro del
año subsiguiente y ellas deben ser concedidas oficiosamente o a petición del
trabajador, sin perjudicar el servicio y la efectividad del descanso.
2. El (empleador) tiene que dar a conocer con quince (15) días de anticipación, la
fecha en que le concederá las vacaciones.
3. Todo (empleador) debe llevar un registro especial de vacaciones en que el anotará la
fecha en que ha ingresado al establecimiento cada trabajador, la fecha en que toma sus
vacaciones anuales y en que las termina y la remuneración recibida por las mismas.
ACUMULACIÓN: Según el artículo 190 del Código Sustantivo del Trabajo establece que:
1. El trabajador gozará anualmente por lo menos de seis (6) días hábiles continuos de
vacaciones, los que no son acumulables.
2. Las partes pueden convenir en acumular los días restantes de vacaciones hasta por 2
años.
3. la acumulación puede ser hasta por cuatro (4) años, cuando se trate de trabajadores
técnicos, especializados, de confianza, de manejo o de extranjeros que presten sus
servicios en lugares distintos a los de la residencia de sus familiares.
26
4. Si el trabajador goza únicamente de seis (6) días de vacaciones en un año, se
presume que acumula los días restantes de vacaciones a los posteriores, en los
términos del presente artículo.
REMUNERACIÓN:
El artículo 192 del Código Sustantivo del Trabajo determina que:
1. Durante el período de vacaciones el trabajador recibirá el salario ordinario que esté
devengando el día en que comience a disfrutar de ellas. En consecuencia, sólo se
excluirán para la liquidación de vacaciones el valor del trabajo en días de descanso
obligatorio y el valor del trabajo suplementario en horas extras.
2. Cuando el salario sea variable las vacaciones se liquidaran con el promedio de lo
devengado por el trabajador en el año inmediatamente anterior a la fecha en que se concedan
27
4.2. MARCO TÉCNICO
La contabilización de la nómina origina las siguientes cuenta contables:
GASTOS DE PERSONAL: Se registran los gastos ocasionados por concepto de
relación laborar existentes de conformidad con las disposiciones legales vigentes, el
reglamento interno del ente económico, pacto laboral o laudo (Venlandia, et al, 2010,
p. 245).
RETENCIÓN EN LA FUENTE: Venlandia establece que la retención en la fuente
es:
Registra los importes recaudados por el ente económico a los contribuyentes o
sujetos pasivos del tributo a título de retención en la fuente a favor de la
administradora de impuestos nacionales, en virtud al carácter de recaudador
que las disposiciones legales vigentes le han impuesto a los entes económicos
(Venlandia, et al, 2010, p.196).
RETENCIONES Y APORTES DE NÓMINA: Se registran las obligaciones del ente
económico a favor de las entidades oficiales y privadas por concepto de aportes
parciales y descuentos a trabajadores de conformidad con la regulación laboral
(Venlandia, et al, 2010, p. 197).
ACREEDORES VARIOS: Registra los valores adeudados por el ente económico por
conceptos diferentes a los especificados anteriormente tales como depositarios de
ganado en participación, comisionistas de bolsa, sociedades administradoras de fondo
de inversión, reintegros y fondos de perseverancia (Venlandia, et al, 2010, p. 198).
CUENTAS POR COBRAR A TRABAJADORES: Registran los derechos a favor
del ente económico, originados en crédito otorgados al personal con vínculo laboral,
así como los valores a cargo de estos por concepto tales como faltantes en caja o
inventarios (Venlandia, et al, 2010, p. 145).
28
Tabla No 3. Contabilización de nómina
La contabilización de las provisiones de aportes a seguridad social, aportes parafiscales y
prestaciones de ley origina las siguientes cuentas contables:
OBLIGACIONES LABORALES: Siguiendo con Venlandia, ella establece que:
Registra el valor de las apropiaciones efectuadas por el ente económico de las
obligaciones que se generan en la relación laboral, sean estas legales,
convencionales o internas que tienen una exigibilidad a corto plazo o que en
ocasiones requiere de un pago inmediato, efectuadas con bases en las
liquidaciones de nómina y en un porcentaje adecuado sobre los salarios
causados (Venlandia, et al, 2010, p. 207).
El valor de la provisión de prestaciones sociales debe causarse mensualmente y registrarse en
la cuenta de obligaciones laborales, de acuerdo a los siguientes porcentajes:
PROVISIONES
Prestaciones sociales %
Cesantías 8,33%
Intereses cesantías 1%
Prima de servicios 8,33%
Vacaciones 4.17%
Tabla No 4. Porcentaje de provisión de prestaciones sociales
CUENTA CONCEPTO DÉBITO CRÉDITO
510506 Sueldos 940.000
510515 Horas extras 100000
510527 Auxilio de trasnporte 70500
136595 Cuentas por cobrar 110000
237005 Retencion a entidaaes de salud 41600
238030 Aporte a fondo de pensiones 41600
111005 Banco 917.300
Sumas iguales 1.110.500 1.110.500
Dev
enga
doD
ed
uci
do
Pag
ado
29
CUENTA CONCEPTO DÉBITO CRÉDITO
510530 Cesantías 92.505
510533 Intereses cesantías 11.105
510536 Prima de servicios 92.505
510539 Vacaciones 39198
510568 Aportes ARL 5.797
510570 Aporte a fondo de pensiones 133.260
510572 Aporte a caja de compensación 44.420
237006 Aportes ARL 5.797
237010 Aporte a caja de compensación 44.420
238030 Aportes a fondo de pensiones 133.260
261005 Cesantías 92.505
261010 Intereses cesantías 11.105
261015 Prima de servicios 92.505
261020 Vacaciones 39.198
Sumas iguales 418.789 418.789
Tabla No 5. Contabilización de prestaciones sociales
En esta contabilización también se originan las cuentas de gastos de personal, retención y
aportes de nómina y acreedores varios.
30
5. Diagnóstico actual del proceso de nómina
Este proyecto, es una investigación cualitativa que se da a raíz de la descripción de los hechos
que originan el problema, los impactos del mismo y las posibles soluciones. Se realizará
mediante la interacción con los sujetos involucrados en el proceso de nómina, es decir, que se
efectuaran entrevistas tanto a los directivos como a los trabajadores afectados por el
problema.
Actualmente, Franquicias El Sándwich Cubano cuenta con 127 empleados a nivel nacional,
los cuales 59 de ellos son contratados directamente por la empresa y 68 son contratados por
medio de temporales de empleos como Seleccionemos de Colombia para
San Andrés, Proservis y Talento efectivo para contratación en el resto del país.
Las debilidades y fortalezas encontradas en la en Franquicias El Sándwich Cubano Ltda. son
las siguientes:
DEBILIDADES
Demoras en la entrega de novedades por parte de los departamentos involucrados
Ineficiencias en la elaboración de la liquidación de nomina
Falta de tiempo para la elaboración de nómina
FORTALEZAS
Implementación de contabilidad general del sistema uno, modulo nómina.
El nivel salarial es óptimo, está establecido de acuerdo al grado de profesionalismo y
con base en las normas laborales colombianas.
Personal idóneo, competente y comprometido
31
6. Descripción de actividades por departamento
DEPARTAMENTO PROCEDIMIENTOS
OPERACIONES
PUNTOS DE VENTA
(coordinador de puntos
de ventas)
Entregan el reporte de NOVEDADES de tiempo laborado y
no laborado al Departamento de Recursos humanos.
El coordinador de puntos de venta, revisa, analiza y clasifica
las horas diurnas, horas nocturnas, recargos nocturnos y
dominicales.
RECURSOS
HUMANOS
Nuevamente Revisan, analizan y ajustan el reporte de
novedades de tiempos en horas diurnas, horas nocturnas,
recargos nocturnos y dominicales, estos reportes tiene como
fecha de corte los días 10 y 25 de cada mes.
Cuando el reporte de novedades de horas se ha revisado y se
encuentra correcto se procede a enviar el reporte del personal
que es contratado por la temporal de empleos Talento
Efectivo, Proservis y Seleccionemos para que elaboren la
liquidación de nómina y paguen en las fechas indicadas; el
personal que es contratado por franquicias se plasma en un
formato que resume el detallado de las horas para ser
archivado como soporte luego de ingresarlo al sistema; si
existen discrepancias en las horas se informa al coordinador
de puntos de venta para que realice la verificación de las
novedades existentes.
Una vez se tenga toda los datos recolectados se procede a
ingresar al software de nómina así:
1. Se crea el documento de liquidación.
2. Se ingresa los tiempos no laborados como licencias
remuneradas o no remuneradas, vacaciones, incapacidades
y demás.
3. Se ingresa en la opción cuotas y préstamos, los préstamos
de las personas los cuales han sido entregados
32
previamente por el departamento de contabilidad.
4. Se ingresan también por cuotas y prestamos los consumos
y demás devengos o descuentos que tenga el personal para
poder ingresar el documento cruce.
5. Se liquida la nómina.
6. Una vez haya sido liquidada e impresa, es revisada
primero por la persona encargada de la nómina y avalada
por la Jefe de Gestión Humana.
7. Si la nómina no presenta errores en la liquidación es
enviada al departamento de Contabilidad y en caso de
presentar errores es devuelto a la persona encargada de
nómina para que realice las respectivas correcciones.
8. Los primeros 5 de cada mes el departamento de Gestión
humana debe liquidar la planilla integrada de liquidación
de aporte y subirla al servidor de SU APORTE PLUS para
que arroje el valor a pagar a cada entidad prestadora del
servicio.
9. Contabilización de la nómina, de aportes de seguridad
social y aportes parafiscales y contabilización de la
consolidación de provisiones de prestaciones sociales.
10. Contabilización de facturas de las temporales de empleo
Talento, Proservis y Seleccionemos correspondientes a la
nómina
DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
El departamento de contabilidad envía al departamento de
Gestión humana el reporte de consumos de alimentos parte
del personal de franquicias El sándwich Cubano en los puntos
de venta.
Igualmente el departamento de contabilidad envía los
primeros quince de cada mes el informe de créditos de
libranza con Bancolombia, de Sura, de Pichincha con el
respectivo documento cruce para ingresarlo al software, estos
33
deben ser entregados 2 días hábiles antes del día 15 de cada
mes.
En la segunda quincena del mes el Departamento de
contabilidad envía los consumos de minutos que se debe
descontar por exceso de límite de del plan de minutos
asignado por la empresa, los préstamos por educación y
descuentos de recordar. Además, se cancelan pagos a los
empleados por otros conceptos como reintegros,
bonificaciones y/o comisiones.
El departamento de contabilidad cancela la nómina de todo el
personal de Franquicias el sándwich Cubano.
Igualmente el departamento de contabilidad se encarga de
realizar los ajustes de la contabilización de la nómina de
Franquicias El Sándwich Cubano. Del mismo modo.se
encarga del pago de la planilla integrada de liquidación de
aportes.
Fuente: El autor
34
7. MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES POR COMPETENCIAS
7.1. Funciones y responsabilidades del Coordinador de puntos de venta.
Tabla No 6. Funciones y responsabilidades del Coordinador de puntos de venta.
A. CARGO:
B. JEFE INMEDIATO
C. ÁREA:
D. IMPLICACIÓN IMPACTO RIESGO ORIGEN Observaciones para mitigar el riesgo
3. 0
4. 0
7. 0
8. Generar planes de trabajo para alcanzar el cumplimiento de los presupuestos de venta. 0
9. Realizar vistas de gestión a todos los puntos de venta por fuera de la cuidad 0
10. 0
11. 0
12. 0
13. 0
14. 0
15. 0
16. 0
E.
2. 0
3. 0
5. 0
6.
7.
8. 0
9. 0
0
2. Gestionar el manejo de todo el personal de los puntos de venta. 0
Coordinar todos los requerimientos de personal y la programación de horarios de los puntos de
RESPONSABILIDADES:
5. Revisar y autorizar quincenalmente las novedades de nómina
1.
Atender y dar trámite a los requerimientos de clientes que presenten quejas o reclamaciones.
MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
COORDINADOR DE PUNTOS DE VENTA
JEFE DE OPERACIONES
OPERACIONES
0
6. Garantizar la entrega en las fechas programas 0
Justificar el indicador de horas extras por puento venta
Coordinar todas las actividades implícitas para el traslado, apertura o cierre de puntos de venta.
Controlar los gastos y costos de operación de los puntos de venta.
Participar de las actividades de preapertura y apertura de los puntos de venta nuevos.
Asegurar el correcto manejo del Software ICG
Generar planes de trabajo con el personal.
Identificar necesidades de capacitación
Garantizar el cumplimiento de las normas de salud ocupacional en los PDV.
Coordinar todos los requerimientos de personal para atender temporadas y eventos.
Coordinar la realización de todas las actividades de capacitación en conjunto con las áreas de
calidad y gestión humana.017.
1 Realización semanalmente en conjunto con los administradores la programación del personal de
los puntos con base a las proyecciones de venta y de acuerdo a las necesidades de personal. 0
4. Revisión periódicamente los cuadres y verificar gastos autorizados e indagar por las novedades
presentadas. 0
Revisión periódicamente la minuta de reclamaciones y generar planes de acción con base a las
novedades reportadas por los clientes. 0
FUNCIONES: (Descripciones en acciones, sustantivo terminados en 'ion')
Autorizarción de requerimientos por conceptos de permisos, vacaciones y cambios de turno del
personal. Revisión de los gastos mensuales de los puntos de venta e identificar oportunidades de mejora.
Realización de arqueos de caja y verificar cuadres de caja.
Realización de planes de trabajo para mejorar los indicadores de operación.
Elaboración de cronograma de visitas a los puntos de venta que están por fuera de la ciudad.
35
7.2. Funciones y responsabilidades del Practicante de nómina.
Tabla No 7. Funciones y responsabilidades del Practicante de nómina.
A. CARGO:
B. JEFE INMEDIATO
C. ÁREA:
D. IMPLICACIÓN IMPACTO RIESGO ORIGEN Observaciones para mitigar el riesgo
2. 0
3. 0
4. 0
5.
6.
E.
1. 0
2. 0
3. 0
4. 0
0
Elaboración y liquidación de nómina y parafiscales tanto del personal de Franquicias y de las temporales
de empleo.
MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
PRACTICANTE DE NÓMMINA
JEFE DE GESTIÓN HUMANA
GESTIÓN HUMANA
RESPONSABILIDADES:
1. Cumplir con los lineamientos establecidos por la organización, para el desarrollo del cargo. 0
Entregar los desprendibles de pago en las fechas estipuladas
Entregar a Contabilidad la liquidación de nómina e información de aportes parafiscales y seguridad
social para su respectivo pago. Aprobados por e jefe de Gestión humana
Realizar la nómina de Franquicias en el tiempo en las fechas indicadas
FUNCIONES: (Descripciones en acciones, sustantivo terminados en 'ion')
Entregar los documentos laborales solicitados por el personal de Franquicias
Realización de las afiliaciones a la seguridad social del personal que ingresa a la Franquicia.
Liquidación de horas extras
Liquidación de vacaciones, prestaciones sociales y seguridad social
36
8. Flujogramas
Los Flujogramas son herramientas que permiten optimizar los procesos, puesto que,
interrelaciona las actividades con una representación lógica, expresando la secuencia de cada
acción del proceso. Es decir, que los Flujogramas del proceso de nómina de la empresa
Franquicias El Sándwich cubano Ltda. que se desarrollaron en el presente trabajo son
importantes para conocer el proceso de nómina ayudando a tener un mayor comprensión de
las actividades del proceso de nómina.
37
Grafica 1. Flujogramas de proceso de nómina
FLUJOGRAMA DE PROCESO DE NÓMINA
PUNTOS DE
VENTA
DEPARTAMENTO
GESTIÓN
HUMANA
TEMPORAL DEPARTAMENETO
DE
CONTABILIDAD
No
Sí
Presenta
errores
Paga la nómina del
personal
Jefe de G.H.
revisa reporte
Corrigen
inconsistencia
Reporte para
pago
Inicio
Se realiza liquidación
de la nómina, en
Contabilidad General
Uno
Reporte de
descuentos de
consumo de
alimentos, libranzas
con Bancos, minutos
de celular y demás.
Se ingresa al software
Contabilidad General
uno módulo Nómina
Entrega reportes
de novedades de
nómina
Revisa, analiza y
clasifica el reporte
de novedades
Está
confor
me
Verificación las
novedades
Se elabora
resumen de los
reportes de
novedades de
franquicias
Sí
No
Se elabora el
reporte de
novedades de
personal contratado
por temporales
Empresa
temporal realiza
el pago
12
38
Fuente: El autor
Se contabiliza
No
Se contabiliza
Fin
Revisa contabilización
Presenta errores
Sí
1
2
39
Grafica 2. Flujograma del proceso liquidación de aportes
FLUJOGRAMA DEL PROCESO LIQUIDACIÓN DE APORTES
DEPARTAMENTO DE GESTIÓN
HUMANA
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
Fuente: El autor
No
En el sistema de información
contable se liquida la planilla
integrada de liquidación de aportes
El reporte se sube al sistema operativo de SUAPORTE.PLUS
Reporte PILA
Reporte de pago de la pila por
entidad
Presenta errores
Cancela la planilla integrada de aportes
(PILA)
Fin
Inicio
Se corrige
Sí
40
Grafica 3. Flujograma del proceso de consolidación de prestaciones sociales
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE CONSOLIDACIÓN DE PRESTACIONES
SOCIALES
DEPARTAMENTO DE GESTION
HUMANA
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
Fuente: El autor
En el sistema de
información contable se
realiza el proceso de
consolidación proceso
Se realiza la
contabilización de
consolidado
Revisa y cruza la
contabilidad
Fin
Inicio
41
9. DESCRIPCIÓN EL PROCESO DE LIQUIDACIÓN DE NÓMINA EN EL
MÓDULO NÓMINA DE CONTABILIDAD GENERAL DEL SISTEMA UNO
9.1. Inicio de sesión
Ingrese el código de usuario asignado por la empresa y el código de seguridad de
Contabilidad General del Sistema -uno. La letra debe ir en mayúscula.
Cuadro 1. Inicio de sección
9.2. Funciones
Para el uso del sistema Contabilidad General del sistema uno se tiene estandarizado las
siguientes teclas de manejo:
Enter = Adelanta
Esc = Retrocede
F1 = ayuda
F2 = Consulta
F3 = Captura
F4 = Borra
F5 = Retiro
F6 = Genera catálogos
F10 = Salir de nómina
Av. Pág. = Pág. Siguiente
Re. Pág. = Pág. Anterior
42
Flechas <- -> = Para ubicación
El sistema despliega el menú principal, para realizar la nómina ingrese al módulo nómina.
9.3. Centros de operación
001= Franquicias El Sándwich cubano.
005= Fondo de publicidad.
007= Ciudad Jardín.
009= Centro de eventos.
011= Carrera 15.
012= La merced.
013= San Andrés.
014= Portal del prado.
015= Bogotá Bacatá.
016= Soledad Atlántico.
017= Envigado.
018= Iserra 100 Bogotá.
019= Tesoro Medellín.
020= Unicentro Medellín.
021= Avenida Jiménez Bogotá.
43
9.4. Centro De Costos
1002= Contabilidad.
1003= Recursos Humanos.
1005= Servicios Varios.
1007 = Calidad.
2001= Gerencia general.
2002= Gasto restaurante.
2005= Mercadeo y publicidad.
2009= Gerencia operativa.
300101= Mano de obra directa.
9.5. Documentos De Liquidación
NQ= Nómina quincenal.
LV= Liquidación de vacaciones.
LC= Liquidación de contrato.
LP= Liquidación de prima.
AN= Anticipo de cesantías.
NM= Consolidación de prestaciones sociales.
AP= Autoliquidación de aportes.
9.6. Grupo De Empleado
01= Empleados generales.
02= Fondo de publicidad.
44
05= Empleados salario integral.
06= Empleados aprendiz – Sena.
9.7. Conceptos de liquidación de nómina
Para crear y/o actualizar los conceptos que se va a utilizar para pagar o deducir al empleado se
ingresa en CONCEPTOS, AGRUPACIONES/CÓDIGO CONSOLIDADOS en
ACTUALIZAR CONCEPTOS y se crea el concepto siguiendo los pasos que allí
puntualizan. Por ejemplo el crédito consumo se ingresa así:
Concepto: 585.
Descripción: Consumo.
Naturaleza: Devengo o deducción.
En naturaleza se elige la opción deducción porque es un concepto que se le va a descontar al
trabajador porque hizo uso del crédito que la empresa brinda.
Cuadro 2. Conceptos y agrupaciones
Adicionalmente, dependiendo de naturaleza del concepto se elige el modo de liquidación.
Cuando son conceptos que se va a descontar mensuales donde se necesita ingresar el
documento contable para cruzar con el módulo financiero, se elige la opción cuotas o
préstamos.
45
Cuadro 3. Actualización conceptos
Luego se ingresan los datos:
Tipos de cuota: es en porcentaje que se descuenta o en valores absolutos.
Aplicación de la cuota: individual
Liquidación de la cuota: Fija
Deducción de saldos de la liquidación de contrato: Se elige la opción si porque es
probable que se la persona haya consumido en un punto de venta y se debe descontar.
Cuadro 4. Continuación de conceptos
9.8. Creación de hoja de vida
Para ingresar personal a Franquicias El sándwich cubano Ltda. se ingresa a la opción HV
(hoja de vida), en contratos –actualizaciones se digita el número de identificación del
46
empleado y se cataloga (F6). En esta opción se llenan todos los datos completos del
empleado relacionados al servicio como dirección de la residencia, número telefónico y
demás datos básicos del empleado.
Cuadro 5. Creación de hoja de vida
Cuadro 6. Actualización de contrato
Luego se ingresa el centro de costos, centro de operación y grupo de empleados a los que va
a pertenecer el empleado, Clase de contrato normal, régimen laboral cero (0) si es antes de la
ley 50 o uno (1) si es de la ley 50. Y finalmente en la opción fecha se ingresa el día en que
inicia labores según como aparece en el contrato.
47
Cuadro 7. Continuación de actualización de contrato
Después se ingresan los datos relativos a la seguridad social, estos datos deben corresponder a
la información suministrada por el empleado como certificados de afiliación y/o formularios
de afiliación, los cuales deben estar archivados en la hoja de vida.
Cuadro 8. Actualización de datos de seguridad social
9.9. Datos referentes al salario
En esta opción se ingresa el tipo de cargo, el nivel de cargo, la cantidad de horas que va a
laborar en el mes que corresponde a 240 horas mensuales, el salario que va a devengar y si
tiene derecho al auxilio de transporte, así como también el procedimiento de retención en la
fuente que se le va a practicar.
48
Cuadro 9. Datos referentes al salario
Si el cargo que va a desempeñar el empleado no está creado se ingresa a la opción C, se elige
la opción Cargos y Categ. / Ubicac. /CIIU, luego se ingresa a la opción actualiza tipos de
cargo para crear el cargo nuevo en la empresa.
Cuadro 10. Actualización tipos de cargo
Ahora, después de crear el cargo nuevo se tiene que actualizar el nivel de cargo por la opción
Actualiza niveles de cargo.
49
Cuadro 11. Actualización de niveles de cargo
Cuadro 12. Niveles por cargo
10. Liquidación de vacaciones
Para ingresar las novedades de vacaciones, primero se deben programar las vacaciones del
personal ingresando a la opción VACACIONES y luego a programación de vacaciones
selectiva si es solo una persona quien va a salir a disfrutar de sus vacaciones, o en su defecto
50
se da la programación de vacaciones colectivo si son vacaciones que va a tomar todo el
personal de la empresa.
Cuadro 13. Programación de vacaciones
Luego se crea el documento de liquidación (LV) con la persona que va a disfrutar de las
vacaciones. Los días hábiles para disfrutar las vacaciones son de lunes a sábado y el domingo
y el festivo cuenta como días no hábiles.
Cuadro 14. Creación de documento de liquidación de vacaciones
Luego, se ingresa a transacciones de prestaciones sociales, liquidación prestaciones
sociales y en esta opción se elige la opción vacaciones y el sistema automáticamente liquida
51
al empleado el valor De las vacaciones a cancelar. Para validar si lo que arroja el sistema es
verídico se debe hacer una liquidación manual de las vacaciones.
Cuadro 15. Liquidación de prestaciones sociales – vacaciones
Si llega a ocurrir la eventualidad que el personal sale a disfrutas las vacaciones el día 8, una
fecha que es antes del pago de la quincena, entonces hay que liquidarle el sueldo y las horas
que alcanzó a hacer hasta esa fecha con los correspondientes pagos y/o descuentos. Esto se
hace por transacciones automáticas, liquidando tiempos básicos, auxilio de transporte,
cuotas y préstamos, retención en la Fuente y seguridad social con el documento de
liquidación LV de la persona sin necesidad de crear un documento de nómina quincenal NQ.
11. Liquidación de nómina
Antes de empezar a realizar la nómina se debe validar si en el periodo a liquidar hubo ingreso
de personal, retiro de personal, vacaciones o prórrogas de incapacidades o TNL (Tiempo no
laborado), si hubo estas novedades se deben realizar primero antes de liquidar la nómina para
evitar errores.
1. Primero se crea el documento de liquidación para cada quincena correspondiente. Se
debe crear un documento de liquidación para la nómina en general (Q) y un
documento de liquidación para el fondo de empleados (F). El centro de operación a la
que pertenecen los empleados de la nómina general es la 001 y los empleados del
52
fondo de publicidad pertenecen al centro de operación 005. Por tanto, para realizar
cualquier proceso se debe tener en cuenta el tipo de nómina.
Cuadro 16. Creación de documento de liquidación – Nómina
En efecto, para crear el documento de liquidación para la nómina general se hace de la
siguiente manera:
Lapso: Que es el mes que corresponde a las quincenas que va a liquidar.
Empresa: FS.
C.O: 001 o 005.
Tipo de documento: NQ (Nómina quincenal).
Numero: Es el consecutivos de los documentos.
Tipo de nómina: Q si es para la nómina general o F si es para la nómina del fondo de
publicidad.
Periodo de liquidación: La extensión de tiempo de la quincena, del 1-15 0 del 16 -30
de cada mes.
Liquidación: Normal.
Centro de costos y Centro de Operación: Todos porque va a liquidar la quincena de
todo el personal.
53
Cuadro 17. Actualización de documento de liquidación - Nómina
2. Ingrese en novedades de TNL (tiempo no laborado) aquellos datos donde el
trabajador no este laborando ya sea porque está en licencias, incapacidades,
suspensiones, entre otras.
Cuadro 18. Ingreso de novedades de tiempo no laborado
Para ingresar una incapacidad se selecciona el concepto 051 Incapacidad por enfermedad
general, se ingresa la fecha inicial de la incapacidad y los días de incapacidad, el sistema
automáticamente arroja la fecha final.
En serie y número se ingresa el dato que se encuentra en el soporte de incapacidad entregado
por el empleado.
54
El tipo de incapacidad en el caso de las incapacidades por enfermedad general es A
(Ambulatoria).
Clase de incapacidad, 1 = EG, Enfermedad general; 2 = M/P Maternidad o paternidad; 3= AT
Accidente de trabajo y 4= EP enfermedad empresarial.
Se elige la opción prórroga si tuvo incapacidades anteriores solo si en el reporte de la
incapacidad entregado por la EPS dice prórroga.
Cuadro 19. Actualización de tiempo no laborado
3. En transacciones manuales ingrese horas extras, recargos, dominicales, bonificaciones
y demás transacciones que varían y que no son automatizadas. Las horas extras,
dominicales y recargos tienen una fecha de corte que son los 10 y 25 de cada mes.
Cuadro 20. Transacciones mensuales
55
Por ejemplo, se va ingresar una hora extra diurna para un empleado, entonces se digita el
nombre de la persona y el concepto que va a liquidar, como por ejemplo, horas extras diurnas,
entonces la fecha corresponde a la quincena que ésta liquidando, esta aparece
automáticamente; en horas se ingresa el número de horas trabajadas y el sistema calcula el
valor a pagar por ese concepto.
Cuadro 21. Ingreso de horas extras
Si se van ingresar bonificaciones, para los empleados del fondo de publicidad corresponde el
concepto bonificación bitácora y para los demás empleados bonificación.
4. Ingrese en cuotas y préstamos, aquellos cuotas y/o prestamos que tenga el personal
para ser deducido o pagado en la nómina con su respectivo documento cruce.
Contabilidad tiene que entregar el listado de descuentos como préstamos que tenga el
personal con terceros, préstamos personales, consumo de alimentos en los puntos de
ventas propios, consumo de celular, descuentos por viáticos, préstamos por educación
o pagos como reintegros, bonificaciones, comisiones; los cuales deben de ser
entregados dos días hábiles antes del 15 o 30 de cada mes, para que así, el encargado
de la nómina ingrese los datos al sistema y se cancele oportunamente al personal de
Franquicias El Sándwich cubano Ltda.
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Cuadro 22. Ingreso de cuotas y/o préstamos
Para ingresar un consumo u otro concepto, se ingresa el valor de la cuota a descontar y en el
tope máximo se ingresa el mismo valor. Pero si es una cuota que se va a descontar el mismo
valor varias veces se ingresa el valor de la cuota y en tope máximo todo el valor a descontar,
entonces este se irá descontando dependiendo a la periocidad.
En Docto. Cruce se ingresa el documento contable que entrega contabilidad para que cruce
con el modulo financiero.
Periocidad: El 0 indica que no se va a descontar en esa quincena y el 1 que si se va a
descontar en esa quincena, es decir, que si en el 1 (primera quincena) se coloca el 0 y en la 2
(segunda quincena) se coloca el 1, no se va a descontar en la primera quincena del mes pero si
en la segunda del mes.
La Fecha de inicio corresponde a la transición de tiempo de la quincena.
Costos: Se ingresa el centro de costos a la que pertenece cada persona según la hoja de vida.
C.O: En el caso de descuentos por consumo se ingresa el punto de venta donde se efectuó el
crédito consumo, este centro de costos se refleja en las facturas o/y en el listado de descuentos
que entrega el área de contabilidad.
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Cuadro 23. Ingreso de conceptos
Finalmente, liquide la nómina del personal por transacciones automáticas de la siguiente
manera:
Tiempos, básicos, laborados y TNL.
Auxilio de trasporte.
Cuotas y préstamos.
Rete fuente y seguridad social.
Cuadro 24. Liquidación de nómina
58
12. Liquidación de personal
Para la liquidación del personal se debe crear un documento de liquidación, luego se ingresa a
la opción Transacciones prestaciones sociales y se liquida cesantías, intereses cesantías,
prima y vacaciones.
Cuadro 25. Liquidación de personal
Tipo de nómina Q: porque es un empleado de la nómina general.
Liquidación 1: porque es liquidación de contrato.
Selectiva: porque se va a elegir a una sola persona para liquidarle el contrato.
Cuadro 26. Liquidación de prestaciones sociales - Contrato
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También se debe corroborar si el sistema está liquidando correctamente las prestaciones
sociales. Se debe realizar la liquidación de nómina para los días que falta y para descontar
conceptos que tenga pendiente.
13. Liquidación de prima
La prima de servicios es una prestación social, se cancelan dos veces al año, la primera en
Junio y la segunda en Diciembre equivalente a 15 días de salario. El personal de los puntos de
venta de Sándwich Cubano Ltda. devengan un salario variable como consecuencia de las
horas extraordinarias que realizan, por tanto, se debe tomar el promedio de horas del
respectivo semestre para el cálculo de la misma y el personal administrativo y del fondo de
publicidad devengan el básico normal.
Para el cálculo de la prima en el sistema se debe crear el documento de liquidación (LP), uno
documento para la nómina general y un documento para el fondo de publicidad.
Cuadro 27. Creación de documento de liquidación de prima
Liquidación: 0 normal.
Tipo de liquidación: Colectiva.
Luego se ingresa a transacciones presta. Sociales, liquidación prestaciones sociales.
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Cuadro 28. Liquidación de prestaciones sociales – Prima
Se elige la opción prima de servicios.
Cuadro 29. Continuación de liquidación de prima de servicios
Fecha de liquidación y de promedios hasta el 30 de Junio o 30 de Diciembre.
Cuadro 30. Opciones de liquidación
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14. Contabilización de documentos de liquidación
Mediante esta opción de contabilización se realiza el último paso del ciclo, para reflejar en los
estados financieros el efecto de las actividades originadas en los procesos de nómina
1. Para contabilizar la nómina, quincenalmente se ingresa a Procesos en el mismo
módulo de nómina, luego ingresa a contabilización-causación de nómina,
contabilización- Directa, y se ingresan los datos solicitados de la siguiente manera:
LAPSO: 1309
EMPRESA: FS
CENTRO DE OPERACIÓN: 001 o 005 dependiendo si va a contabilizar la
nómina general o la nómina del fondo (Pág. 42).
TIPO DE DOCUMENTO: NQ –LC- LV (Pág. 43).
NUMERO: XXX
Cuadro 31.Contabilización de documentos liquidados
62
15. Consolidación de provisión de prestaciones sociales
El módulo de consolidación permite calcular con exactitud el valor del pasivo laboral. La
consolidación simula una liquidación total de todos los empleados independientemente de su
tipo de nómina y de la periodicidad de la misma.
Para realizar la provisión de las prestaciones sociales como Cesantías, Intereses cesantías,
Prima y Vacaciones, se ingresa a Procesos y se ingresa a los siguientes ítems:
1. Consolidación proceso, primero se ingresa en este ítem y se consolidan las
prestaciones sociales.
Cuadro 32. Consolidación de provisión de prestaciones sociales
Cuadro 33. Proceso de consolidación de provisión
63
2. Luego se ingresa a Contabilización-consolidados, y se contabiliza con un
documento de NM.
Cuadro 34. Contabilización de consolidado
Cuadro 35. Actualización de contabilización de consolidado
Lapso: El mes que va a consolidar.
Empresa: FS.
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C.O: No se ingresa nada para que genere la consolidación de la nómina 001 y 005.
En la parte de documento contable se ingresa al C.O la 001, el tipo de documento es el NM Y
la fecha es el último es el periodo final de cada mes.
En Opción de proceso se elige la opción 2 para generar listado e interfase.
Opción código empl: 1 o 2 dependiendo de cómo quiera visualizar la contabilización.
Nivel de reporte: 2 cuenta/empleado/c. costos
Este proceso se realiza al final de cada mes o lapso.
16. Autoliquidación de aportes parafiscales
Con base en la liquidación y acumulados de la nómina realizada en un determinado mes, este
módulo genera los archivos planos de autoliquidación exigidos por las EPS bajo la ley 100.
Adicionalmente, realiza la contabilización de los pasivos y gastos reales, lo que permite
eliminar la confrontación manual de estas partidas en los archivos de movimientos contables.
Incorpora la generación de la plantilla única de aportes
La generación de la planilla integrada se realiza mensualmente finalizando la segunda
quincena y se genera de la siguiente manera:
Se ingresa a ALA – GENERACIÓN AUTOMÁTICA /98 para generar planilla de
Salud, Pensión y ARL.
Se ingresa a PARAFISCALES – GENERACIÓN, para generar los aportes
parafiscales por concepto de Caja de compensación, e ICBF y SENA.
65
Cuadro 36. Generación automática de aportes
Luego se ingresa a PLANILLA INTEGRADA, GENERACIÓN PLANILLA
INTEGRADA, con el fin de generar el archivo plano de la PILA.
17. Contabilización de aportes parafiscales
Se contabiliza la planilla integrada de aportes por CONTABILIZACION – PILA.
Cuadro 37. Contabilización de planilla integrada de autoliquidación de aportes
66
Cuadro 38. Continuación planilla integrada de autoliquidación de aportes
Finalmente, se genera el archivo plano para subirlo al sistema operativo de SU APORTE
PLUS.
18. Retiro de nóminas generadas y procesos
18.1. Para retirar nóminas generadas
Si la nómina presentó errores como de digitación u otro motivo se retira por transacciones
automáticas en retiro tiempo laborado/básicos y se arregla los datos que estén erróneos
repitiendo los mismos procedimientos anteriormente mencionados.
Cuadro 39. Retiro de documentos de liquidación
67
18.2. Retiro de procesos
1. Al módulo financiero, luego a Transmisión/recepción y se anua el número de la
interfase.
Cuadro 40. Retiro de procesos
2. Luego se ingresa a Mantenimiento, a apertura, Lapsos/Documentos.
2.1 Estado cuentas salarios/egresos, para quitar la contabilidad.
2.2 Apertura de lotes, para abrir los documentos.
Cuadro 41. Apertura de lapsos y lotes
68
19. Generación listados de nómina
Se ingresa a Consultas /Listados, Consulta por tercero para generar el listado de las nómina
que se entrega a contabilidad.
Cuadro 42. Generación de listados
Luego, se escribe el documento de liquidación y se da ENTER a todo
Cuadro 43. Continuación de generación de listas de empleado
69
20. Generación de volantes
Para generar los desprendibles de pago se ingresa a comprobantes de pago, relación/volantes
por costos.
Cuadro 44. Generación de volantes
Si se va a generar a todos los empleados se da ENTER a todo y si es a una sola persona se
ingresa el nombre.
Cuadro 45. Continuación de generación de volantes
70
21. Parámetros inicio de año
Cada inicio de año se debe a hacer actualizaciones al módulo de nómina, pero antes todos los
procesos del año anterior deben estar totalmente términos.
Se ingresa por la opción parámetros de nómina, luego a cálculos para actualizar el salario
mínimo mensual vigente.
Cuadro 46. Parámetros del sistema
Cuadro 47. Parámetros de cálculo
Se ingresa a la opción retención en la fuente, ingresando la unidad de valor tributario vigente
para ese año que para el año 2014 es $27.485
71
Cuadro 48. Parámetro de retención en la fuente
Se ingresa el auxilio de transporte actual por la opción C cptos/agrupaciones/código
consolidados, actualiza conceptos.
Cuadro 49. Actualización conceptos
Enter a todos los campos y se continua con la siguiente pantalla.
72
Cuadro 50. Actualización de auxilio de transporte
Se ingresa el valor del auxilio de transporte del año que para el 2014 que está en $72.000.
Cuadro 51. Continuación auxilio de transporte
73
Para crear año:
Por estructuración básica/lapsos calendario e IPC/ generación automática de lapsos.
Cuadro 52. Generación automática de lapsos
Se genera
Cuadro 53. Apertura de lapsos
Luego generación automática de fechas
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Cuadro 54. Generación automática de fechas
Y por último se seleccionan los días festivos, por defecto se marcan los domingos lo demás se
debe activar.
Cuadro 55. Actualización de fechas
Igualmente, cada año se actualizan los periodos de nómina por nómina, periodos de nómina,
generación periodos de nómina., se ingresan los valores para periodos quincenales. Los
periodos hacen referencia a las quincenas, ejemplos 1 es la primera quincena de Enero, 2 es la
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segunda quincena de Enero, 3 es la primera quincena de Febrero, 4 es la segunda quincena de
Febrero y así sucesivamente.
Cuadro 56. Generación periodos de nómina
76
22. CONCLUSIÓN
Se puede concluir que con el desarrollo de este proyecto se identificaron las falencias
que existen en el proceso de nómina, debido a que describió de manera detallada las
actividades que realiza cada departamento y empleado para la realización y generación
de las liquidación de nómina, y demás liquidaciones.
Igualmente se ha logrado una normalización del proceso de nómina porque cada
departamento reconoce la función que desempeña para la realización de la nómina, y
conoce además el tiempo de entrega del reporte de novedades para Gestión Humana.
Finalmente, se describió el proceso que se lleva a cabo en el módulo de nómina de la
Contabilidad General del Sistema uno, con el fin de obtener un mayor conocimiento
de cada actividad que se realiza, minimizando así, los riesgos de un error en la
generación o liquidación de nómina.
77
23. RECOMENDACIONES
Las actividades que se ejecutan en el proceso de nómina con las liquidaciones y
contabilizaciones de nómina, apropiaciones y prestaciones sociales son de mucho cuidado, se
debe tener un conocimiento y control de las actividades que se llevan a cabo para evitar que
generen errores en cuanto al pago de los trabajadores, también una mala contabilización
generaría descuadres, así como también una mala provisión mensual de las prestaciones
sociales ocasionaría es atrasos en la organización. .
Las principales falencia que se encontraron en el proceso de nómina fueron
Demoras en la entrega de novedades por parte de los departamentos involucrados
El correcto uso de módulo nómina de la Contabilidad General del Sistema uno
Falta de políticas documentadas.
Con el fin de mejorar y fortalecer las falencias existentes se tomaron las siguientes medidas.
Para evitar un mal ingresos de los datos por desconocimiento se describió el proceso
de nómina en el módulo nómina de la contabilidad del Sistema Uno, esto evitará que
se liquide y se contabilice mal la nómina.
Se documentó que el tiempo de entrega de novedades de contabilidad se debe entregar
dos días antes de la nómina, y la entrega de novedades de horas por parte de
operaciones quedó documentado que tendrá dos fechas de corte que son los 10 y 25 de
cada mes. Esto eran acuerdo que se habían concertado verbalmente.
78
24. ANEXOS
CONOCIMIENTO DEL NEGOCIO
Razón social: Franquicias EL Sándwich Cubano LTDA.
NIT: 8002008108
Representante legal: Mario Fernando Copete Sierra.
Dirección: Calle 18 No 106-69.
Tipo de sociedad: Limitada.
Actividad principal: Expendio por autoservicio de comidas preparadas.
Código actividad económica: 5612.
Actividad secundaria: Arrendamiento de propiedad intelectual y productos similares,
excepto obras protegidas por derechos de autor.
Código actividad económica: 7740.
HISTORIA
Sándwich Cubano Ltda, fue constituida en el año 1979 por dos jóvenes emprendedores que se
asocian para comprar un pequeño negocio propiedad de un cubano. En el negocio
inicialmente participaba la familia, la mamá de uno de los socios fue pieza fundamental para
la construcción de este proyecto, ya que ésta ayudó en el perfeccionamiento la salsa de ajo,
que hoy en día es muy conocida por su sabor. En 1981 deciden abrir una segunda sucursal en
el sur de la ciudad. En 1993 con 30 puntos de venta distribuidos en el país los socios conocen
el concepto de franquicia e inician a trabajar bajo este esquema y en 1994 constituyen
Franquicias el sándwich Cubano Ltda. En 1998 se otorga la primera franquicia a una persona
que no pertenecía a la familia. Es una empresa que tiene autonomía económica, financiera y
administrativa regida por el Código de Comercio y demás normas de carácter específico que
establezca el Gobierno colombiano para la actividad empresarial.
79
MISIÓN
Ofrecer un producto diferente en la categoría de comidas rápidas, brindando variedad y
alternativas a precios razonables en el menú. Nuestro servicio está orientado a brindar una
experiencia agradable en espacios modernos, cómodos con una atención ágil y cálida.
VISIÓN
Al 2015 mantener el liderazgo en la categoría de Sándwich, ser reconocidos por la calidad y
servicio. Tener presencia de la marca en países de América latina.
VALORES DE LA COMPAÑÍA
Actitud de servicio
Comunicación
Trabajo en equipo
Respeto
Compromiso
OBJETIVOS DE CALIDAD
Producir y vender comidas rápidas frescas y seguras.
Innovar permanentemente la carta-menú ofrecida a los clientes y consumidores.
Desarrollar y fortalecer el talento humano.
Seleccionar, desarrollar y mantener comunicación permanente con los proveedores.
Cumplir con las normas legales vigentes para el procesamiento de alimentos
(Implementar el sistema de gestión de inocuidad alimentaria).
Mantener una comunicación permanente con clientes
POLÍTICA DE CALIDAD
Como cadena de comidas rápidas, todos nuestros productos son elaborados con ingredientes
frescos y seguros para el consumo inmediato. Apoyados en personal competente y entrenado,
proveedores debidamente seleccionados y cumpliendo con las normas legales vigentes para el
procesamiento de alimentos buscamos la satisfacción de nuestros clientes, la
retroalimentación y el posicionamiento de la marca.
80
PRODUCTOS
La naturaleza del negocio se basa en la venta comidas rápidas marcando la diferencia a través
de una original propuesta gastronómica. Se Combinan perfectamente y de manera novedosa
elementos del sabor tradicional del sándwich cubano-americano, con la dinámica de un
servicio rápido. Sus principales productos para la venta son:
Línea tradicional
Clásico, Ropa vieja, Mexicano, Jamón pierna, Cordero, Roastbeef, Pollo teriyaki, Súper
especial, Pollo, Hawaiano y Especial.
Línea gourmet
De la casa, Italiano y Thai.
Ensaladas
Tropical, Mexicana y Cesar pollo.
Helado
Nachos
Malteadas
Otras delicias
Perros calientes
Hamburguesa
CLIENTES
Los principales clientes de Sándwich cubano son todas las personas naturales, que gustan de
consumir los productos no solo por su sabor sino por las agradables instalaciones y por la
calidez de los empleados.
Franquicias El Sándwich cubano, en el mes de Abril del año 2013 ha iniciado un proyecto de
vender productos instituciones a empresas a nivel nacional como:
Portime S.A.
81
Pontificia Universidad Javeriana.
Fanalca.
Banco de La República.
Tiempo audiovisuales.
Tecnoquímicas.
Sodexo.
Suramericana.
Epsa.
Club Los Andes.
Auto Orion.
Colombina.
Banco de Occidente.
Deportivo Cali.
Belleza express.
Roy Alpha.
Estas ventas institucionales dejan un margen de contribución del 35% por los grandes
volúmenes de ventas que negocia con las empresas.
PROVEEDORES
Franquicias el Sándwich Cubano Ltda. cuenta con proveedores comprometidos con el
objetivo de la organización, por ello lo proveedores se caracterizan por ofrecer productos con
altos estándares de calidad que permiten brindar al consumidor un excelente producto con una
alta seguridad para su consumo.
Los proveedores de Franquicias el Sándwich Cubano son:
Carnes frías Enriko: Es la única fuente de suministro de carnes frías procesadas y
salsa de ajo. Los dueños de franquicias el Sándwich Cubano en sus inicios sintieron la
necesidad de tener un proveedor directo que permitiera la estandarización de los
productos, es por ello que decidieron crear una empresa que suministrara carnes frías
como lo es ENRIKO.
82
McCain: Es el principal proveedor de papas prefritas congeladas. Los productos
McCain se caracterizan por la consistencia de sus tamaños, textura, apariencia, rico
sabor, gran firmeza y rendimiento superior.
Coca Cola: Abastece a Franquicias el sándwich cubano de bebidas.
El Grand francés: Suministra a Franquicias el Sándwich Cubano con alimentos
saludables para el consumo humano con productos frescos y con excelente estándares
de calidad tales como Pan francés, Pan Junior, Pan Ciabatta, Pan perro, Pan
Hamburguesa, entre otros alimentos.
MIMO´S: Provee a Franquicias el Sándwich Cubano de helados como minie Sundae.
Unilever: Suministra a Franquicias el Sándwich Cubano salsas y quesos.
El huerto: Provee a Franquicias el Sándwich Cubano con las mejores verduras y
frutas para brindar al consumidor alimentos de calidad que garanticen su sano
consumo.
83
25. BIBLIOGRAFÍA
Coral, L del C., Gudiño, E, L., Riascos, A, C., Castro, J., Cárdenas, M, L. (2008).
Contabilidad universitaria. Mc Graw Hill. Bogotá.
Cruz, A, J. (2009). Propuesta de un manual de procedimientos para servicio de nómina dentro
del centro de servicios compartidos de recursos humanos de fomento empresarial mexicano,
S.A. Instituto Politécnico Nacional. México. Obtenido en:
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Peña, A, F. (2013) Organización, registro y verificación de la información del área de nómina
en la empresa administradora de talento humano Saitemp S.A de Medellín. Universidad
Francisco de Paula Santander. Colombia. En línea:
repositorio.ufpso.edu.co:8080/dspaceufpso/handle/123456789/102
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Código Sustantivo del Trabajo. (2012). Leyer.
Comfelnaco. Cajas De Compensación. Antioquia. Obtenido en:
http://www.comfenalcoantioquia.com/Default.aspx?tabid=238&id=161
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