PROCEDIMIENTO DE OPERACIÓN APLICACIÓN DEL EXAMEN DEL ... · engrapadora, grapas, quita grapas, extensión de corriente, marcadores de agua, tijeras, carteles de información general,

PROCEDIMIENTO DE OPERACIÓN

APLICACIÓN DEL EXAMEN DEL CONCURSO DE SELECCIÓN DE INGRESO A NIVEL LICENCIATURA

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Rev. 01 / Mzo-18

Responsables:

Elaboró: Revisó: Autorizó:

Lic. Gloria Ibett González Parada

Directora de Gestión Estratégica y Primer Ingreso

Lic. Gloria Ibett González Parada

Directora de Gestión Estratégica y Primer Ingreso

M. en C. Ivonne Ramírez Wence

Directora General de Administración Escolar

M. en C. Roberto Fernando Huerta Trejo

Subdirector de Diseño de Proyectos

M. en C. Roberto Fernando Huerta Trejo

Subdirector de Diseño de Proyectos

1. Objetivo

Establecer las actividades para la aplicación del examen de selección a los aspirantes que hayan concluido el período de registro de forma satisfactoria, de acuerdo a las fechas y horarios definidos. 2. Alcance

Aplica para la Dirección de Gestión Estratégica y Primer Ingreso, personal de staff, Aplicadores y Auditoría Interna de la UNAM.



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3. Lineamientos

3.1 El proceso de aplicación de examen será observado en su totalidad por personal de Auditoria

Interna de la UNAM.

3.2 El personal de la sede deberá mantener comunicación constante con el personal de la Dirección

de Gestión Estratégica y Primer Ingreso.

3.3 Las camionetas que trasladen el material para la aplicación del examen deberán ser escoltadas

por una patrulla que proporcionará la Dirección General de Prevención y Protección Civil.

3.4 Durante el evento se permitirá el acceso a los aspirantes en tres retardos de acuerdo con lo

siguiente:

1er Retardo 45 minutos a partir de la hora de cita.

2do Retardo 60 minutos a partir de la hora de cita.

3er Retardo 75 minutos a partir de la hora de cita.

Nota 1: Los Aspirantes deberán firmar los retardos. Nota 2: El Coordinador de Sede deberá reportar al Bunker el número de Aspirantes con retardo conforme a los tiempos establecidos anteriormente para su registro.

3.5 Los Aspirantes no podrán utilizar durante el examen libros, diccionarios, notas, calculadora, teléfono celular, computadora, tablet o cualquier dispositivo electrónico. Ya que si se identifica el uso de cualquier artículo mencionado con anterioridad será causa de cancelación de examen.

3.6 El simulacro se realizará un día previo a la aplicación del examen con la finalidad de entregar los materiales y equipos a cada una de las Sedes.

3.7 El personal de staff deberá asegurar la recepción de la información documentada y equipos utilizados en el simulacro y en la para la aplicación del examen.

3.8 La información necesaria para la coordinación del evento en las sedes, será proporcionada por el personal de la Dirección de Gestión Estratégica y Primer Ingreso en Reunión previa de Organización y Capacitación del Staff (ROC) la cual se realiza previamente al simulacro.

3.9 El personal de la Sede deberá mantener comunicación constante con el personal de la Dirección de Gestión Estratégica y Primer Ingreso ubicada en le Bunker, para notificar alguna inconsistencia presentada en la aplicación del examen.

3.10 Se debe entregar a cada sede, en el simulacro:

Recibo de Material de Aplicación (Organización y Capacitación).

Carteles de información.



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Galería de suplantadores (Galería del Terror).

Bolsas de plástico para los grupos.

Bolsas de plástico para los Delegados(as).

Tablas de apoyo.

Garrafón con agua.

Refrescos.

Bolsas de caramelo macizo.

Toallas sanitarias.

Silla de ruedas.

Tablas de apoyo con clip para Supervisores.

Tablas de apoyo con clip para Coordinadores de Área.

Tabla de apoyo con clip para Delegado(a).

Tabla de apoyo con clip para Coordinador de Sede.

Botiquín.

Megáfono.

Caja del Abogado y de Buzón de quejas.

Caja con gafetes para el personal.

Mazo de lazo.

Chaleco para Coordinador de Sede.

Caja del Coordinador de Sede con material (lápices, sacapuntas, cuchilla, plumas, engrapadora, grapas, quita grapas, extensión de corriente, marcadores de agua, tijeras, carteles de información general, material para toma de foto).

Cangureras con material para Coordinadores de Área.

Caja del Delegado con material.

Caja con material para toma de fotografía (sólo aplica para las sedes en las que se tomará foto).

Multifuncional.

Laptop.

Rack de Fundación UNAM.

Reporte del Supervisor (simulacro).

Paquete de cartas compromiso.

Control de Asistencia de Personal de Aplicación.

Control de Inasistencia de Personal de Aplicación.

Tarjetones de estacionamiento.

Listados para toma de fotografía (en sedes donde se realizará esta actividad).

Marbete de identificación.

Formato de requerimiento de material adicional.

Marbete de Identificación de Hojas de Respuestas utilizadas en el Proceso de Aplicación del Examen del Concurso de Selección.

Marbete de Identificación para grupos.

Radio transmisor y teléfono celular con cargador.

Botiquín de primeros auxilios.

Directorio telefónico de sedes.

Señalizaciones y caballetes



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3.11 En la aplicación del examen en cada turno se entrega:

Cajas con Cuadernillos del examen.

Caja con Hojas de Respuestas.

Marbete de identificación de Cuadernos utilizados en el Proceso de Aplicación del Examen del Concurso de Selección.

Encuestas.

Quejas y sugerencias.

Reporte del Supervisor.

Reporte del Delegado(a).

Reporte de Aspirantes No Presentados.

Vales del Aplicador.

Control de Asistencia del Personal de Aplicación.

Control de Inasistencia del Personal de Aplicación.

Formato de aspirantes que ingresan una vez iniciado el examen.

Formato de requerimiento de material adicional.

3.12 El Delegado(a) deberá firmar el Recibo de Material de Aplicación al recibir el material y la papelería y al entregar cada turno, así como al término del concurso donde la Jefe del Departamento de Operación, Recepción Documental y Atención al Público confirma que regresó completo el material de acuerdo a lo siguiente:

Cuadernillos de examen.

Hojas de Respuestas.

Listas de Asistencia de aspirantes.

Control de Asistencia.

Reporte del Delegado.

Reporte del Supervisor. Encuesta. Reporte de Aspirantes No presentados. Vale de aplicador.

3.13 Todo el personal que ingresa a la sede deberá firmar asistencia en los Controles de Asistencia, primero entrada y al final de cada turno su salida.

3.14 El Coordinador de Sede y el Supervisor deberán realizar recorrido por cada uno de los salones verificando que los letreros y los señalamientos estén colocados adecuadamente, que los salones estén abiertos y las instalaciones funcionen de forma adecuada tanto en el simulacro con en la aplicación de examen.

3.15 Queda prohibido modificar, anotar o borrar información de los aspirantes en las Hojas de Respuestas.

3.16 Todo el personal deberá portar gafete con identificación oficial (credencial UNAM o INE) a la vista durante todo el tiempo que permanezca en el interior de la sede.



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4. Descripción

No. Responsable Descripción de la actividad

SIMULACRO

1 Delegado(a) Según lo acordado en la Reunión de Organización y Capacitación del personal de STAFF, asisten al simulacro registrándose en el “Control de llegada y salida de Delegados”.

2

Jefa de Departamento de

Operación, Recepción

Documental y Atención al

Público / Jefe de

Departamento de Operación

y Logística

Entregan papelería y equipos a las sedes asignadas para realizar el simulacro, solicitando apoyo del estibador para colocarlo en el transporte de acuerdo a cada sede. El Delegado(a) debe validar (firma) el material entregado, y se le entrega una copia del “Recibo del Material de Aplicación” y el Delegado debe verificar que la camioneta se cierre completamente. NOTA: Los cuadernillos y Hojas de Respuestas se entregan hasta la aplicación del examen.

3 Directora General de

Administración Escolar / STAFF

Realizan simulacro para la aplicación del examen en sedes y entregan materiales en cada grupo. Nota: La finalidad del simulacro es entregar a cada sede por turno los equipos y papelería a utilizar, así como coordinar al personal que participará durante el evento de aplicación del examen.

4 Personal de Staff y personal

de aplicación

Inicia el simulacro en cada una de las Sedes, se registran en el “Control de Asistencia de Personal de Aplicación”, el Coordinador de Sede da indicaciones generales para todo el personal, asignan equipos de trabajo por cada Coordinación de área y se entregan “Cartas Compromiso” para solicitar su firma y por equipos el Coordinador de Área solicita las firmas en el “Control de Asistencia de Personal de Aplicación” y registra en el “Control de Inasistencia de Personal de Aplicación” para notificar a los Supervisores.

5 Delegado(a) /

Delegado(a) Auxiliar Entregan la papelería a los Aplicadores bajo supervisión de los Coordinadores de Área responsables.



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6 Aplicador Titular / Aplicador Auxiliar

Preparan y colocan el material en cada grupo, asegurando que se cuente con lo requerido para la aplicación del examen. Nota: Con apoyo del Personal de la Dirección General de Incorporación y Revalidación de Estudios, se colocan los letreros en las Sedes para la ubicación de los grupos, sanitarios, enfermería, etc.

7 Delegado(a) Supervisor(a)

Registran la información del simulacro en el “Reporte de Supervisor” y “Reporte de Delegado”.

8 Delegado(a)

Recibe y resguarda los registros de cada uno de los grupos de la Sede del simulacro para su entrega al Búnker.

“Reporte de Delegado”.

“Reporte de Supervisor”.

“Control de Asistencia de Personal de Aplicación”.

“Control de Inasistencia de Personal de Aplicación”.

“Cartas compromiso firmadas”.

9

Jefa de Departamento de Operación, Recepción

Documental y Atención al Público

Una vez concluido el simulacro. Recibe los registros del simulacro de cada sede. ¿Material completo?

NO: Continua con actividad 10.

SI: Continua con actividad 11.

10



Entrega material requerido para la aplicación del examen.

11


Asignación y Apoyo

Administrativo

Recibe “Control de Asistencia de Personal de Aplicación” que participó

en el simulacro, y el “Control de Inasistencia de Personal de

Aplicación”, verificando que haya asistido todo el personal programado.

¿Fue todo el personal programado? NO: Continua con actividad 12. SÍ: Continua con actividad 13.



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12 Jefa de Departamento de

Asignación y Apoyo Administrativo

Contacta con personal de reserva para sustituir al personal faltante.

13


Operación, Recepción

Documental y Atención al

Público / Personal a cargo

Alistan material para la aplicación del examen por Sede y turno.

APLICACIÓN DEL EXAMEN

14 Jefe de Departamento de

Operación y Logística

Entrega cajas de “Cuadernillos” y “Hojas de Respuestas” a cada Delegado(a) de cada Sede y turno en presencia de Auditoría Interna de la UNAM para la aplicación del examen. Nota: El Delegado debe asegurar que las cajas de “Cuadernillos” y “Hojas de Respuestas” estén correctamente selladas e identificadas con los folios de Cuadernillos de acuerdo a la Sede y grupos (indicado en los marbetes).

15



Entrega a cada uno de los Delegados de cada Sede y turno la papelería con el “Recibo de Material de Aplicación” para la ejecución del examen.

16 Delegado(a) Corrobora papelería recibida, firma de conformidad y traslada a cada una de las sedes la papelería para la aplicación de examen con apoyo de la Vigilancia de la UNAM.

17 Delegado(a) Da aviso al Coordinador de Sede de su llegada y éste a su vez notifica al Bunker que la camioneta ha llegado con el material de aplicación.

18 Delegado(a) /

Delegado (a) Auxiliar

Acomodan material de aplicación por grupo y en presencia del Coordinador de Sede, Auditor Interno de la UNAM y Coordinador de Área, entregan alos Aplicadores lo siguiente:

“Hojas de Respuestas”.

“Cuadernillos”. “Vale del Aplicador”. “Encuestas”. “Listas de Asistencia de los Aspirantes”.

Nota: El Coordinador de Área debe asegurar que la papelería se le entregue al Aplicador de acuerdo a su grupo asignado. La entrega de papelería es por grupos asignados a cada Coordinador de Área.



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19 Aplicadores titulares

Verifica los documentos y cantidades recibidas para la aplicación del examen, registran en el “Vale del Aplicador” el folio inicial del Cuadernillo de acuerdo a la versión entregada y firma del Aplicador. Se trasladan al grupo correspondiente. Nota: Queda estrictamente prohibido abrir los cuadernillos para su consulta.

Supervisor / Coordinador de

Área

Recibe del Delegado(a) / Delegado(a) Auxiliar el “Reporte de los Supervisores”, “Reporte de Aspirantes No Presentados”, “Control de Asistencia de Personal de Aplicación” y solicita el registro de la hora de entrada del personal a cargo.

Supervisores / Coordinador

de Sede

Realizan recorrido en cada uno de los salones verificando que los letreros y los señalamientos estén colocados adecuadamente, que los salones estén abiertos y las instalaciones funcionen de forma adecuada.

Coordinador de Sede

Realiza un recorrido por la Sede para ubicar a los vigilantes y da instrucciones para el acceso de los Aspirantes, observando y coordinando con apoyo de los Supervisores, Vigilancia y Emergentes el ingreso de los Aspirantes.

Vigilancia UNAM / Vigilancia UNAM

Ingresan a los Aspirantes a la Sede y se les indica donde deben colocarse para su poder ingresar a su grupo correspondiente. En caso de que los Aspirantes entren con mochilas, lapiceras, bolsas, etc., se hace una revisión para asegurar que no ingresan aparatos electrónicos, armas u otro artículo que ponga en riegos la aplicación del examen. Se les informa a los Aspirantes que el cabello debe de ir amarrado de tal modo que dejen descubiertas las orejas.

Emergentes /

Vigilancia UNAM Canalizan a los Aspirantes de acuerdo al grupo registrado en la “Boleta Credencial”.

Aplicador Titular/ Aplicador Auxiliar

Aspirantes (Externos)

Formar a los Aspirantes fuera del grupo, revisan la “Boleta Credencial” (grupo, día de aplicación de examen, nombre del Aspirante y que coincida la foto con el Aspirante físicamente). Ingresan los Aspirantes a los grupos correspondientes y les solicitan la Boleta Credencial y se les entrega la Hoja de Respuestas conforme al Aspirante y se colocan en el lugar indicado por los Aplicadores.



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Los Aspirantes deben de firmar la Hoja de Respuestas con lápiz. Dan las instrucciones de la aplicación del examen (hora de inicio, hora de término, fecha y link de los resultados del concurso de Licenciatura, el no uso de apartaos electrónicos, etc.). Una vez que el grupo tiene el 50% de Aspirantes o cuando faltan 30 minutos para el inicio de la aplicación del examen, se entregan los Cuadernillos a cada uno de los Aspirantes, pero éstos no deben ser hojeados, sino hasta el inicio del examen. Nota: Los Aplicadores deben asegurar que las versiones de los Cuadernillos no se repitan en las fijas anteriores o posteriores.



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14 Staff de Aplicación

Realiza la aplicación del examen en Sedes de acuerdo a la Legislación Universitaria. ¿Existe incumplimiento a la Legislación Universitaria en la aplicación? SÍ: Continua con la actividad 15 NO: Continua el proceso con la actividad 16.

15 STAFF de aplicación Aplican Protocolo de acuerdo a la Legislación Universitaria y termina el proceso.

16 Aspirante (Externo)

Contesta una Encuesta del servicio brindado durante su estancia, esta encuesta se realiza de acuerdo a un muestreo.

17 Aspirante (externo)

En caso de existir alguna queja o sugerencia la registra al término de la realización del examen.

18 Delegado(a) /

Delegado (a) Auxiliar

Ordena las Hojas de Respuestas, Cuadernillos y papelería, sella cajas con marbetes de identificación para Cuadernillos y Hojas de Respuestas y se trasladan al Bunker, una vez concluida la aplicación de examen por cada turno.


Operación y Logística

Recibe del Delegado(a) Auxiliar por turno las cajas de Cuadernillos y Hojas de Respuestas en presencia de AI de la UNAM al término de cada turno de aplicación y revisa contra Listado de Aplicación.

20 Delegado(a) / Delegado(a)

Auxiliar

Entrega a la Jefa de Departamento de Operación, Recepción Documental y Atención al Público el material y papelería utilizada en la aplicación del examen y a Jefa de Departamento de Asignación y Apoyo Administrativo los Controles de Asistencia por turno.



Registra las inasistencias del personal por Sede y turno y envía Reporte a la Unidad Administrativa para la cancelación de pagos.

22



Recibe la papelería utilizada en la aplicación y recaba firma del Delegado (a) en el Recibo de Material de Aplicación y resguarda.



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Operación y Logística Entrega cajas de Hojas de Respuestas a Subdirección de Diseño de Proyecto por turno en presencia de la Auditoría Interna de la UNAM.

24

Jefe de Departamento de Operación y Logística / Auditoría interna de la

UNAM

Verifican la cantidad de cajas de Cuadernillos al término del concurso contra el Listado de Aplicación.

25



En paralelo. Elabora el Informe global para el Secretario General para notificar Aspirantes programados y no presentados y envía a Directora de Gestión Estrategia y Primer Ingreso para su Vo.Bo.

26 Dirección General de

Administración Escolar Envía Oficio con muestras de cuadernillos a la CODEIC al finalizar el concurso.

27



Revisa los informes y captura las incidencias reportadas por los Supervisores y Delegados.

28



Retroalimenta a los Jefes correspondientes de la incidencias presentadas.

29



Elabora informe de las Encuestas, Quejas y Sugerencias para su envío a la Directora de Gestión Estrategia y Primer Ingreso para su análisis y determinación de acciones.

30 Directora de Gestión

Estrategia y Primer Ingreso Envía el informe al Coordinador del SGC, análisis y acciones para la Junta de Revisión por la Dirección.

31



Verifica los Reportes de Aspirantes No Presentados, Vales del Aplicador, Listas de Asistencia de los Aspirantes.



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32



Escanea las Listas de Asistencia para obtener el archivo de Aspirantes No Presentados.

33



Envía al Jefe de Departamento Selección y Apoyo el total de Aspirantes No Presentados para su conciliación.



Actividad en paralelo. Elabora Oficio con firma de la Directora de Gestión Estratégica y Primer Ingreso dirigido a la Unidad administrativa con el Reporte final de Inasistencias y la nómina suplementaria.



Elabora Oficio con firma de la Directora de Gestión Estratégica y Primer Ingreso dirigido a la Unidad Administrativa, solicitando la transferencia de recursos a las ISI para el pago de su personal que participó en la aplicación.

Fin de Procedimiento de Operación (Etapa de Aplicación del Examen del Concurso de Selección de Ingreso a Nivel Licenciatura).

5. Glosario

5.1 Sede: Lugar utilizado para la aplicación del examen.

6. Información Documentada de referencia

6.1 Interna

6.1.1 Lista de Asistencia de los Aspirantes.

6.1.2 Recibo de Material de Aplicación.

6.1.3 Control de Asistencia del personal de aplicación.

6.1.4 Reporte del Supervisor. (Organización y Capacitación)

6.1.5 Reporte del Delegado. 6.1.6 Reporte del Supervisor.

6.1.7 ¿Cómo obtener Reposición de la Boleta Credencial?

6.1.8 Reporte de Aspirantes No Presentados.

6.1.9 Marbete de Identificación de Cuadernos utilizados en el Proceso de Aplicación del Examen del Concurso de Selección.

6.1.10 Vale del Aplicador.



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6.1.11 Recibo de Material de Aplicación. (Organización y Capacitación)

6.1.12 Control de inasistencia del personal de aplicación.

6.1.13 Usuario y contraseña de acceso de aplicación de servicios internos para el Coordinador de la Sede.

6.1.14 Listados para toma de fotografía (en el caso de sedes asignadas para esta actividad). 6.1.15 Cartas compromiso.

6.1.16 Marbete de Identificación de Hojas de Respuestas Utilizadas en el Proceso de Aplicación del Examen del Concurso de selección.

6.1.17 Marbete de Identificación para grupos

6.1.18 Reporte del Supervisor (simulacro)

6.1.19 Formato de requerimiento de material adicional.

6.1.20 Encuestas 6.1.21 Quejas y sugerencias

6.1.22 Formato de aspirantes que ingresan una vez iniciado el examen

6.1.23 Procedimiento de Operación de Planeación del Concurso de Selección de Ingreso a Nivel Licenciatura.

6.1.24 Procedimiento Operación y Logística del Concurso de Selección de Ingreso a Nivel Licenciatura. 6.1.25 Procedimiento de Operación Evaluación del Examen y Publicación de resultados.

6.2 Externa

6.2.1 Norma ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos.

6.2.2 Norma ISO 9000:2015 Sistema de Gestión de Gestión de la Calidad Fundamentos y

Vocabulario.

6.2.3 Reglamento de aplicación.



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7. Control de Cambios

No. De Revisión

Fecha Motivo del Cambio

10 Marzo 2019 Actualización del Nivel de Grado de la Directora General de Administración Escolar.

09 Marzo 2018

Actualización y complementación en el desarrollo de actividades de acuerdo al desarrollo de actividades, así como la alineación a los requisitos de la Norma ISO 9001:2015. Se define en un solo procedimiento las actividades en las cuales están involucradas la Dirección de Gestión Estratégica y Primer Ingreso y la Subdirección de Diseño de Proyectos en la etapa de Planeación del Concurso de Selección de Ingreso a Nivel Licenciatura.

08

05

Mayo 2017

Diciembre 2016

Aplicación del examen de selección. Cambios de Autoridades. Planeación de la Aplicación del examen. Cambio de autoridades.

8.

Anexos

8.1 No aplica.

Documents

PROCEDIMIENTO DE OPERACIÓN APLICACIÓN DEL EXAMEN DEL ... · engrapadora, grapas, quita grapas, extensión de corriente, marcadores de agua, tijeras, carteles de información general,