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PROCEDIMIENTO DETECCIÓN Y ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS
EP-P-48
25-07-2019 V-1
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1. OBJETIVO Identificar las necesidades de información de los Usuarios y/o partes interesadas de la Operación Estadística correspondiente a la “Transacción de volúmenes de Combustibles Líquidos Derivados del Petróleo” generada por el Ministerio de Minas y Energía. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para los responsables de la Operación Estadística correspondiente a la “Transacción de volúmenes de combustibles líquidos derivados del petróleo” generada por el Ministerio de Minas y Energía. 3. DEFINICIONES
Minenergía: Ministerio de Minas y Energía.
Operación Estadística: Conjunto de actividades que partiendo de una recogida de datos individuales conduce a la presentación de resultados agregados en forma de tablas o de índices. Los datos individuales pueden recogerse – Directamente de las unidades informantes mediante un cuestionario o juego de cuestionarios que se procesan conjuntamente; - Mediante la observación de los hechos sobre un determinado fenómeno y – a través de un determinado registro o archivo creado con fines distintos a los estadísticos.1
Partes Interesadas: Universidades, Colegios, personas naturales/jurídicas, Comunidad en general que realiza consulta de información de las operaciones realizadas en el Sistema de Información de Combustibles Líquidos Derivados del Petróleo (SICOM).
Reporte: documento que pretende transmitir una información.
Usuario: Es toda empresa natural o jurídica, comercial o del estado, que haya sido autorizada por el Ministerio de Minas y Energía para manejar un código sicom que le permitirá efectuar ciertas operaciones de registro (consulta, eliminación o actualización sobre todas o parte de las opciones del sistema según privilegios previamente establecidos por el administrador
1 DANE. Norma Técnica de la calidad del proceso estadístico requisitos de calidad para la generación de
estadísticas NTCPE1000:2017 Numeral 3.5.1
PROCEDIMIENTO DETECCIÓN Y ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS
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del sistema SICOM, de vista económico, utilizable como materia prima o como fuente de energía.
4. NORMATIVIDAD Ver Normograma – Ejecución de Políticas, proyectos y reglamentación sectorial - Hidrocarburos 5. DESARROLLO 5.1 IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÌA El Ministerio de Minas y Energía es una entidad pública de carácter nacional del nivel superior ejecutivo central, cuya responsabilidad es la de administrar los recursos naturales no renovables del país asegurando su mejor y mayor utilización; la orientación en el uso y regulación de los mismos, garantizando su abastecimiento y velando por la protección de los recursos naturales del medio ambiente con el fin de garantizar su conservación, restauración y el desarrollo sostenible, de conformidad con los criterios de evaluación, seguimiento y manejo ambiental, señalados por la autoridad ambiental competente. HIDROCARBUROS El área de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía apoya la implementación de las políticas que involucran a las distintas operaciones de exploración y explotación de hidrocarburos a lo largo y ancho del territorio nacional, formulando los lineamientos relacionados con la gestión integral del petróleo, gas y biocombustibles. La Dirección de Hidrocarburos se encarga de proyectar los planes, programas y proyectos de desarrollo del sector de hidrocarburos, en concordancia con los Planes Nacionales de Desarrollo. Dentro de sus tareas se encuentra la preparación de reglamentos técnicos, la regulación del transporte de crudos, el diseño de mecanismos para la distribución de combustibles y el seguimiento a las concesiones de áreas de servicio exclusivo de gas natural, entre otras funciones. SICOM (Sistema de Información de Combustibles Líquidos del Ministerio de Minas y Energía)
PROCEDIMIENTO DETECCIÓN Y ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS
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El cual integra a los Agentes de la Cadena a nivel nacional en un solo sistema de información y mediante el cual se ORGANIZA, CONTROLA y SISTEMATIZA la COMERCIALIZACIÓN, DISTRIBUCIÓN, TRANSPORTE y ALMACENAMIENTO de Combustibles Líquidos Derivados del Petróleo, Alcohol Carburante y Biodiesel. Creado dentro del Plan Nacional de Desarrollo 2006 – 2010, LEY 1151 DE 2007, Artículo 51: “Para realizar un eficiente control sobre los Agentes encargados de la provisión de combustibles líquidos, se crea el Sistema de Información de la Cadena de Distribución de Combustibles Líquidos Derivados del Petróleo. En este sistema se deben registrar todos los Agentes que hagan parte de la cadena, como requisito para obtener el permiso de operación.” 5.2 IDENTIFICACIÓN DE LOS USUARIOS, LAS PARTES INTERESADAS Y LAS
NECESIDADES DE INFORMACIÓN REFERENTE A LA OPERACIÓN
ESTADÍSTICA (Caracterización).
Los Usuarios de la información hacen referencia a aquellos Agentes de la Cadena, Entes de Control, Autoridades, Alcaldías, UPME, CREG y Minenergía que interactúan con el sistema de información SICOM-Líquidos. Otras partes interesadas son los diferentes actores de comunidad en general. En el cuadro 1 se esquematiza la Caracterización de Usuarios y/o partes interesadas.
CARACTERIZACIÓN DE USUARIOS Y/O PARTES INTERESADAS
Usuarios o partes
interesadas
Interno/Externo
Herramienta utilizada por el usuario para consulta de información
Contacto Dependenc
ia Tipo de permiso
MINENERGÍA.
Interno SICOM - Sistema Transaccional Profesion
al
Dirección de Hidrocarbur
os
Consulta de
Información
Operador de SICOM
Interno SICOM - Sistema Transaccional Líder
Funcional Líder
funcional
Consulta de
Información
Agentes de la Cadena
Externo SICOM - Sistema Transaccional Ver
registro Listado
No aplica Consulta
de Informació
PROCEDIMIENTO DETECCIÓN Y ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS
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de Usuarios
n
UPME (Planificació
n del Presupuest
o Minero Energético)
Externo Pangea (Bus de Integración)
Profesional
Pendiente por definir
cargo
Consulta de
Información
UPME
Es un usuario genérico que está inactivo
Consulta de
Información
CREG Externo Pangea (Bus de Integración)
Profesional
Asignado
Pendiente por definir
cargo
Consulta de
Información
CREG
Es un usuario genérico que está inactivo
Consulta de
Información
Ministerio de Hacienda
y crédito público
Externo SICOM - Sistema Transaccional Asesor
Asesor del despacho
del Viceministro
Técnico
Consulta de
Información
SIC Externo SICOM - Sistema Transaccional SIC Usuario
Genérico
Consulta de
Información
Alcaldía Externo SICOM - Sistema Transaccional Alcaldías Usuario
Genérico
Consulta de
Información
Policía Fiscal
Aduanera (Polfa)
Externo SICOM - Sistema Transaccional Polfa Usuario
Genérico
Consulta de
Información
Ecopetrol Externo SICOM - Sistema Transaccional Ecopetrol Usuario
Genérico
Consulta de
Información
Público en General
Externo
Home Page de SICOM
Público en
General
Público en General
Consulta de
Información
http://www.sicom.gov.co/index.shtm l - Boletín SICOM
https://www.sicom.gov.co/precios/precioAction.do - PRECIOS
PROCEDIMIENTO DETECCIÓN Y ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS
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Se establecen a partir de los usuarios internos y externos los siguientes: Ver documento listados de perfiles SICOM. De acuerdo a lo establecido, Ver documento procedimiento de autorización del agente de la cadena de distribución de combustibles líquidos para operar del Minenergía. 5.3 PROCESO DE RECOLECCIÓN, ANÁLISIS Y ENTREGA DEL REQUERIMIENTO SOLICITADO POR LOS USUARIOS DEL MINENERGÍA
FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Se procede a identificar los requerimientos
Ministerio de Minas y Energía
2. Se procede a realizar la solicitud de los requerimientos a la dirección de Hidrocarburos del Minenergía
Ministerio de Minas y Energía
3. Se recibe la solicitud realizada por el usuario (PB, correo electrónico)
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos
4. Se procede a analizar la solicitud
realizada por el Usuario
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
SI
NO
5. ¿Se aprueba la solicitud?
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
6. Informar al Usuario
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
7. Se procede a definir el tipo de reporte a generar
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
Inicio
Identificar los requerimientos
Realizar la solicitud de requerimientos a la dirección
de Hidrocarburos
Recibir la solicitud realizada por el Usuario (PB, correo electrónico)
Analizar la solicitud realizada por el Usuario
¿Aprobada? 1
Definir el tipo de reporte a generar
A
Informar al Usuario
1
6
2
PROCEDIMIENTO DETECCIÓN Y ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS
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FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE
8. Asignar solicitud para generación de reporte al funcionario encargado
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
9. La herramienta de consulta se encuentra en el documento “Caracterización de Usuarios y/o partes interesadas”
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
10. Se procede a elegir la herramienta Sistema transaccional
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
11. Se procede a consultar la información requerida
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
NO
SI
12. ¿Se encuentra la información requerida?
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
13. Extracción del reporte solicitado
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
14. Realizar solicitud de reporte al
Operador
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
15. Recepción de la solicitud realizada por la dirección de Hidrocarburos (GLPI, correo electrónico)
Operador
16. Creación y asignación de caso (guía para el manejo de la plataforma GLPI)
Operador
Asignar solicitud para generación de reporte al funcionario encargado
Consultar Información
¿Se encuentra la Información?
Realizar solicitud de reporte al Operador
A
Definir herramienta de consulta
Recibir la solicitud realizada por la dirección de Hidrocarburos
Crear y asignar el caso
B
3
Extracción del reporte solicitado 4
3
Sistema transaccional
PROCEDIMIENTO DETECCIÓN Y ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS
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FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE
17. Análisis del reporte solicitado Operador
SI NO
18. ¿La consulta para la obtención de información está creada?
Operador
19. Generar consulta del sistema transaccional
Operador
20. Extraer información Operador
21. Entrega del reporte a la dirección de Hidrocarburos
Operador
22. Recepción y análisis del reporte
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
NO
SI
23. ¿La consulta para la obtención de información está creada?
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
24. Entrega del reporte al Usuario Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
Analizar el reporte solicitado
¿La consulta de información está creada?
B
Extraer información
Entregar el reporte a la dirección de Hidrocarburos
Recibir y analizar el reporte
¿Aproba
do?
Entregar el reporte al Usuario
C
5
5
3
4
Generar consulta desde el sistema transaccional
PROCEDIMIENTO DETECCIÓN Y ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS
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FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE
25. Recepción del reporte Ministerio de Minas y Energía
NO
SI
26. ¿La consulta para la obtención de información está creada?
Ministerio de Minas y Energía
5.4 PROCESO DE RECOLECCIÓN, ANÁLISIS Y ENTREGA DEL REQUERIMIENTO SOLICITADO POR LOS USUARIOS AGENTES DE LA CADENA, MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO, MINISTERIO DE JUSTICIA Y DERECHO, ALCALDÍA, FISCALÍA, POLICÍA FISCAL ADUANERA, ECOPETROL
FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Se procede a identificar los requerimientos
Usuario (Agentes de la Cadena, Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Ministerio de Justicia y Derecho, Alcaldía, Fiscalía, Policía Fiscal Aduanera, Ecopetrol)
2. Se procede a Consultar información con el sistema transaccional (opción de consultas y reportes)
Usuario (Agentes de la Cadena, Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Ministerio de Justicia y Derecho, Alcaldía, Fiscalía, Policía Fiscal Aduanera, Ecopetrol)
Inicio
Identificar los requerimientos
A
Fin
Recibir el reporte
¿Conform
e?
C
6
2
Consultar información con el sistema transaccional
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FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE
NO SI
3. ¿Se encontró la información requerida?
Usuario (Agentes de la Cadena, Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Ministerio de Justicia y Derecho, Alcaldía, Fiscalía, Policía Fiscal Aduanera, Ecopetrol)
4. Extracción de la Información
Usuario (Agentes de la Cadena, Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Ministerio de Justicia y Derecho, Alcaldía, Fiscalía, Policía Fiscal Aduanera, Ecopetrol)
5. Se procede a realizar la
solicitud del reporte a la dirección de Hidrocarburos del Minenergía (Radicado - PB correo electrónico)
Usuario (Agentes de la Cadena, Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Ministerio de Justicia y Derecho, Alcaldía, Fiscalía, Policía Fiscal Aduanera, Ecopetrol)
6. Recepción de la solicitud realizada por el Usuario (PB correo electrónico)
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
7. Análisis del reporte solicitado por el usuario
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
Realizar la solicitud del reporte a la dirección de
Hidrocarburos del Minenergía
Recibir la solicitud realizada por el Usuario
Analizar el reporte solicitado por el usuario
A
¿Se encontró la información
?
1
1
2
B
Extracción de la Información
PROCEDIMIENTO DETECCIÓN Y ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS
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FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE
SI
NO
8. ¿Aprobado?
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
9. Informar al Usuario
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
10. Definir el tipo de reporte a
generar Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
11. Asignación de la solicitud para
la generación del reporte al funcionario encargado
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
12. Se procede a definir la
herramienta de consulta. (Caracterización de Usuarios y/o partes interesadas)
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
13. Se elige la herramienta Sistema Transaccional
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
14. Se procede a consultar la información requerida
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
¿Aprobada?
3
Definir el tipo de reporte a generar
Asignar solicitud para generación de reporte al funcionario encargado
Definir herramienta de consulta
Sistema Transaccional
B
Informar al Usuario 2
C
3
Consultar Información
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FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE
NO
SI
15. ¿Se encuentra la información requerida?
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
16. Extracción del reporte solicitado
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos. SICOM
17. Realizar la solicitud de reporte
al Operador Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
18. Recibir la solicitud realizada por
la Dirección de Hidrocarburos (GLPI, correo electrónico)
Operador
19. Creación y asignación del caso
(guía para el manejo de la plataforma GLPI)
Operador
20. Análisis del reporte solicitado Operador
¿Se encuentra
la información requerida?
5
Realizar solicitud de reporte al Operador
Recibir la solicitud realizada por la Dirección de Hidrocarburos
Crear y asignar el caso
Analizar el reporte
C
D
4
5
Extraer el reporte solicitado
PROCEDIMIENTO DETECCIÓN Y ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS
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FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE
SI
NO
21. ¿La consulta para la obtención de información está creada?
Operador
22. Generar la consulta desde el
sistema transaccional Operador
23. Extraer información Operador
24. Entrega del reporte a la
Dirección de Hidrocarburos Operador
25. Recepción y Análisis del
reporte recibido Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
NO
SI
26. ¿La consulta para la obtención de información está creada?
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
27. Entrega del reporte al Usuario Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
¿La consulta para la
obtención de información está
creada?
Generar consulta desde el sistema transaccional
¿Aprobado?
Entrega del reporte a la Dirección de Hidrocarburos
Recibir y analizar el reporte recibido
Entregar el reporte al Usuario
D
6
6
5
4
Extraer información
E
PROCEDIMIENTO DETECCIÓN Y ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS
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FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE
28. Recepción del reporte
Usuario (Agentes de la Cadena, Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Ministerio de Justicia y Derecho, Alcaldía, Fiscalía, Policía Fiscal Aduanera, Ecopetrol)
NO
SI
29. ¿Conforme?
Usuario (Agentes de la Cadena, Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Ministerio de Justicia y Derecho, Alcaldía, Fiscalía, Policía Fiscal Aduanera, Ecopetrol)
5.5 PROCESO DE RECOLECCIÓN, ANÁLISIS Y ENTREGA DEL REQUERIMIENTO SOLICITADO POR LOS USUARIOS UPME, CREG
FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Se procede a identificar los requerimientos
UPME-CREG
2. Se procede a consultar la información en la base de datos Oracle
UPME-CREG
Recibir el reporte
¿Conf
orme?
Fin 2
1
Inicio
Identificar los requerimientos
A
Consultar información en la base de datos de Oracle
E
PROCEDIMIENTO DETECCIÓN Y ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS
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FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE
NO SI
3. ¿Se encontró la información requerida?
UPME-CREG
4. Extracción de la Información UPME-CREG
5. Se procede a realizar la solicitud del reporte a la dirección de Hidrocarburos del Minenergía (Radicado - PB correo electrónico)
UPME-CREG
6. Recepción de la solicitud realizada por el Usuario (PB correo electrónico)
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
7. Análisis de la solicitud
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
SI
NO
NO
8. ¿Aprobado?
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
9. Informar al Usuario
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
10. Definir el tipo de reporte a generar Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
Realizar la solicitud del reporte a la dirección de
Hidrocarburos del Minenergía
Recibir la solicitud realizada por el Usuario
Analizar la solicitud
¿Aprobada?
A
¿Se encontró la información
?
1
1
2
3
Definir el tipo de reporte a generar
B
Informar al Usuario 2
3
Extracción de la Información
PROCEDIMIENTO DETECCIÓN Y ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS
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FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE
11. Asignación de la solicitud para la generación del reporte al funcionario encargado
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
12. Se procede a definir la herramienta de consulta. (Caracterización de Usuarios y/o partes interesadas)
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
13. Se elige la herramienta Sistema Transaccional
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
14. Se procede a consultar la información requerida
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
NO
SI
15. ¿Se encuentra la información requerida?
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
16. Extracción del reporte solicitado
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
17. Realizar la solicitud de reporte al
Operador
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
18. Recibir la solicitud realizada por la Dirección de Hidrocarburos (GLPI, correo electrónico)
Operador
19. Creación y asignación del caso
(guía para el manejo de la plataforma GLPI)
Operador
Asignar solicitud para generación de reporte al funcionario encargado
Definir herramienta de consulta
Sistema Transaccional
¿Se encuentra la información
requerida?
B
5
Realizar solicitud de reporte al Operador
Recibir la solicitud realizada por la Dirección de Hidrocarburos
Crear y asignar el caso
C
4
5
Consultar Información
Extraer el reporte solicitado
PROCEDIMIENTO DETECCIÓN Y ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS
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FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE
20. Análisis del reporte solicitado Operador
SI
NO
21. ¿La consulta para la obtención de información está creada?
Operador
22. Generar la consulta desde el
sistema transaccional Operador
23. Extraer información Operador
24. Entrega del reporte a la Dirección
de Hidrocarburos Operador
25. Recepción y Análisis del reporte
recibido
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
NO
SI
26. ¿La consulta para la obtención de información está creada?
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
27. Entrega del reporte al Usuario Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos.
Analizar el reporte
¿La consulta para la
obtención de información está
creada?
Generar consulta desde el sistema transaccional
¿Aprobado?
C
Entrega del reporte a la Dirección de Hidrocarburos
Recibir y analizar el reporte recibido
Entregar el reporte al Usuario
D
6
6
5
4
Extraer información
PROCEDIMIENTO DETECCIÓN Y ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS
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Página 17 de 23
FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE
28. Recepción del reporte UPME - CREG
NO
SI
29. ¿Conforme? UPME - CREG
5.6 PROCESO DE RECOLECCIÓN, ANÁLISIS Y ENTREGA DEL REQUERIMIENTO SOLICITADO POR LOS USUARIOS
FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Se procede a identificar los requerimientos
SIC, Público en General
2. Consulta de reportes publicados por el Minenergía
SIC, Público en General
Recibir el reporte
¿Conf
orme?
D
Fin 2
1
Inicio
Identificar los requerimientos
Consultar reportes publicados por el Minenergía
A
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FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE
NO SI
3. ¿Se encontró la información requerida?
SIC, Público en General
4. Extracción de la Información en la página web
SIC, Público en General
5. Se procede a realizar la solicitud del reporte a la dirección de Hidrocarburos del Minenergía (Radicado - PB correo electrónico)
SIC, Público en General
6. Recepción de la solicitud realizada por el Usuario (PB correo electrónico)
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos
7. Análisis de la solicitud
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos
SI
NO
NO
8. ¿Aprobado?
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos
9. Informar al Usuario
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos
10. Definir el tipo de reporte a generar Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos
Realizar la solicitud del reporte a la dirección de
Hidrocarburos del Minenergía
Recibir la solicitud realizada por el Usuario
Analizar la solicitud
¿Aprobada?
A
¿Se encontró la información
?
1
1
2
3
Definir el tipo de reporte a generar
B
Informar al Usuario 2
3
Extraer información
PROCEDIMIENTO DETECCIÓN Y ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS
EP-P-48
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Página 19 de 23
FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE
11. Asignación de la solicitud para la generación del reporte al funcionario encargado
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos
12. Se procede a definir la herramienta de consulta. (Caracterización de Usuarios y/o partes interesadas)
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos
13. Se elige la herramienta Sistema Transaccional
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos
14. Se procede a consultar la información requerida
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos
NO
SI
15. ¿Se encuentra la información requerida?
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos
16. Extracción del reporte solicitado
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos
17. Realizar la solicitud de reporte al
Operador
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos
18. Recibir la solicitud realizada por la Dirección de Hidrocarburos (GLPI, correo electrónico)
Operador
19. Creación y asignación del caso (guía para el manejo de la plataforma GLPI)
Operador
Asignar solicitud para generación de reporte al funcionario encargado
Definir herramienta de consulta
Sistema Transaccional
¿Se encuentra la información
requerida?
B
5
Realizar solicitud de reporte al Operador
Recibir la solicitud realizada por la Dirección de Hidrocarburos
Crear y asignar el caso
C
4
5
Consultar información
Extraer el reporte solicitado
PROCEDIMIENTO DETECCIÓN Y ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS
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FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE
20. Análisis del reporte solicitado Operador
SI
NO
21. ¿La consulta para la obtención de información está creada?
Operador
22. Generar la consulta desde el
sistema transaccional Operador
23. Extraer información Operador
24. Entrega del reporte a la Dirección
de Hidrocarburos Operador
25. Recepción y Análisis del reporte
recibido
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos
NO
SI
26. ¿La consulta para la obtención de información está creada?
Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos
27. Entrega del reporte al Usuario Ministerio de Minas y Energía – Dirección de Hidrocarburos
Analizar el reporte
¿La consulta para la
obtención de información está
creada?
Generar consulta desde el sistema transaccional
¿Aprobado?
C
Entrega del reporte a la Dirección de Hidrocarburos
Recibir y analizar el reporte recibido
Entregar el reporte al Usuario
D
6
6
5
4
Extraer información
PROCEDIMIENTO DETECCIÓN Y ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS
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FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE
28. Recepción del reporte SIC, Público en General
NO
SI
29. ¿Conforme? SIC, Público en General
5.7 FORMULACIÓN DE LOS MECANISMOS DE RECOLECCIÓN DE NECESIDADES DE LAS PARTES INTERESADAS El Minenergía desde la dirección de Hidrocarburos, establece, implementa, mantiene y actualiza los siguientes mecanismos de consulta con las partes interesadas de la información estadística que permite obtener y analizar las necesidades de información. Se revisa que no existen otras operaciones estadísticas en el SEN que produzcan información estadística que satisfaga la necesidad identificada de transacción de volúmenes de combustible líquido.
MECANISMOS ACTIVIDAD REGISTRO FRECUENCIA RESPONSABLE
Encuestas de medición de satisfacción
Mecanismos de recolección por medio del enlace oficial del DASHBOAR del Boletín
del Proceso Estadístico Interactivo publicado en el
página web SICOM
Resultados de tabulación de la encuesta
Anual
Coordinador Grupo Downstream del
Dirección de Hidrocarburos de
Minenergía.
Reuniones con expertos en la temática de la
operación estadística
Realizar reuniones con los expertos de la temática como
agentes de la cadena, Ecopetrol, UPME, CREG, SIC, usuarios, entre otros.
Lista de asistencia
De acuerdo a la necesidad
Coordinador Grupo Downstream del
Dirección de Hidrocarburos de
Minenergía.
Recibir el reporte
¿Conf
orme?
D
Fin 2
1
PROCEDIMIENTO DETECCIÓN Y ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS
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Reuniones de trabajo con partes
interesadas especializadas.
Realizar reuniones con las partes interesadas como Universidades, Colegios,
personas naturales/jurídicas, Comunidad en general, entre
otras.
Lista de asistencia
Cuando requiera
Mesa sectorial
Coordinador Grupo Downstream del
Dirección de Hidrocarburos de
Minenergía.
5.8 ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES RECOLECTADAS De acuerdo a cada uno de los mecanismos utilizados se tendrá en cuenta para realizar el análisis de necesidades conforme al Procedimiento de Mejora de Minenergía. El Ministerio de Minas y Energía establece como canales para retroalimentación con los Usuarios el siguiente link en la página web del SICOM http://www.sicom.gov.co/quejas_reclamos.shtml donde el Usuario podrá reportar las inconformidades presentadas en cuanto a:
No conformidades con los datos entregados en la Operación Estadística.
Incumplimiento en los tiempos de entrega de la Información.
Cualquiera otra inconformidad presentada frente al Proceso Estadístico.
El Usuario también puede presentar su inconformidad directamente en el Ministerio por Medio de un radicado que se ingresa a la herramienta P8, al correo electrónico o por medio de la herramienta GLPI para atención de casos utilizada por el Operador del SICOM. 5.9 RELEVANCIA DE LOS RESULTADOS DE LA OPERACIÓN ESTADÍSTICA PARA LA POLÍTICA PÚBLICA El Minenergía establece la relevancia de la operación estadística y su relevancia con la política pública. Ver Normograma – Ejecución de Políticas, proyectos y reglamentación sectorial – Hidrocarburos actualizada en el SIGME.
CONTROL DE DOCUMENTOS
Versión Fecha de aprobación
(DD/MM/AA) Descripción del cambio
PROCEDIMIENTO DETECCIÓN Y ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS
EP-P-48
25-07-2019 V-1
Página 23 de 23
1 05/09/2018 Documento inicial
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Se elimina como fuente de consulta de la Operación Estadística Transacción de Volúmenes de Combustibles Líquidos Derivados del Petróleo el BI, dejando solamente el Transaccional. Se define los mecanismos de consulta con las partes interesadas de la información estadística que permite obtener y analizar las necesidades de información.
6. REGISTROS
GLPI P8 Listado de perfiles SICOM Resultados de tabulación de la encuesta Lista de asistencia
7. ANEXOS
Procedimiento para autorización del agente de la cadena de distribución de combustibles líquidos para operar del Minenergía.
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Cargo: CONTRATISTA Cargo: PROFESIONAL ESPECIALIZADO
Cargo:
Dependencia:
OFICINA DE PLANEACION Y GESTION INTERNACIONAL
Dependencia: DIRECCION DE HIDROCARBUROS
Dependencia:
Fecha: 28-03-2019 Fecha: 04-07-2019 Fecha: 11-07-2019