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Procedimiento Gestionar Servicios de Importación Aérea Código: MXOP-PRO-04
Versión: 02Revisión: 01
Fecha de emisión: 24/02/2020
Procedimiento Gestionar Servicios de Importación Aérea Código: MXOP-PRO-04
Versión: 02Revisión: 01
Fecha de emisión: 24/02/2020
Coordinador de Operaciones & Customer ServiceCoordinador de Operaciones & Customer Service Coordinador de Operaciones en oficina AICMCoordinador de Operaciones en oficina AICMCoordinador de Servicio de Despacho AduanalCoordinador de Servicio de Despacho AduanalCoordinador de Servicio de Transporte TerrestreCoordinador de Servicio de Transporte Terrestre
Confirmación de salida de la carga
Hoja control enviada a finanzas
Documentación para el despacho enviada
Instrucciones enviadas al AAServicio CON DESPACHO
Documentos entregados al AA para el despacho
Confirmación de entrega final realizada
1. Dar seguimiento a la salida de la carga
Y
Y O
O
Solicitar pago del servicio al cliente por email
Confirmar con finanzas por email pago en firme
Cliente sin crédito
Cliente con crédito
Pago en firme confirmado
O
O
2. Ingresar compra y venta en Softcargo
Compra y venta ingresados en sistemaY
Compra y venta ingresados en sistema
8. Enviar confirmación de disponibilidad de carga y
documentos al Ejecutivo de Operaciones por email
Notificar al ejecutivo de Operaciones que la carga tuvo
incidencias
Notificación de arribo enviada al cliente y oficina Aeropuerto
5. Validar el AA que realizará el despacho con el Ejecutivo de
Operaciones por email
Confirmar al Ejecutivo de Operaciones que la
documentación fue entregada al AA
Notificación enviada
Instrucciones enviadas al AAServicio SIN DESPACHO Y SIN ENTREGA
Servicio SIN DESPACHO CON ENTREGAO
Despacho realizado Servicio SIN ENTREGA FINAL
O
Carga sin incidencias
Carga con incidencias
Gestionar Incidencia
O Incidencia atendida
4. Recolectar paquetes de documentos en Aduana AICM
Paquetes de documentos recolectados
6. Confirmar que la carga no tenga incidencias
AA confirmado
Emitir del sistema el formato en softcargo de entrega de
documentos
Ingresar fecha en la que se revalidan los documentos al AA
YConfirmación de carga y documentos disponibles
Confirmación de carga y documentos disponibles
Despacho realzado Servicio CON ENTREGA FINAL
O
Servicios adicionales
confirmados por email
Confirmación de la realización de la recolección
Validar que la compra y venta en softcargo sean correctas
Generar hoja control en softcargo
Enviar hoja control por email a Comercial para aprobación
Enviar hoja control a facturación por email
3. Generar Hoja Control
9. Notificar carga y documentos disponibles al cliente y AA
(cuando aplique)
12. Dar instrucciones por email al AA para iniciar el proceso del
despacho aduanal
Y
FINAL
Cambio de estatus en softcargo
INICIO
Solicitud de Servicios de clientes nuevos, Agentes o clientes frecuentes
Solicitar Razón social y patente del AA y confirmar si el cliente cuenta con crédito.
Desconsolidación
10. Reconfirmar si el cliente cuenta con crédito
11. Confirmar pago de clientes sin crédito
E. Gestionar Despacho aduanalE. Gestionar Despacho aduanal
F. Gestionar entrega finalF. Gestionar entrega final
7. Atender incidencia
8.1. Desconsolidar documentos
Incidencias:*Faltantes*Daño*Parcialidad, etc.
*Discrepancias de etiquetas
A. Gestionar solicitud de servicio
A. Gestionar solicitud de servicio
B. Iniciar activación del embarque
B. Iniciar activación del embarque
https://www.track-trace.com/aircargo
C. Iniciar tránsito de embarqueC. Iniciar tránsito de embarque
D. Iniciar cierre de embarqueD. Iniciar cierre de embarque
Considerar que para negocios cerrados por un vendedor en alguna de las oficinas a nivel nacional, el servicio deberá ser coordinado por el Branch correspondiente aun cuando se pague en otro país.
Instructivo. Gestionar solicitud de servicio IAInstructivo. Gestionar solicitud de servicio IA
Coordinador de Operaciones & Customer ServiceCoordinador de Operaciones & Customer Service
¿Es un cliente nuevo?A1.1. Participar en On-boarding
con Ejecutivo Comercial y Revisar Carta de Instrucciones
SI
Solicitud de Servicios de clientes nuevos, Agentes o clientes frecuentes
A1. Revisar la solicitud de servicio
¿Es un Agente? A1.2. Revisar notificación de nuevo embarque
¿Es un cliente recurrente? A1.3. Revisar hoja de instrucciones
SI
SI
¿La información de la carta/hoja de instrucciones esta
completa?
A1.4 Solicitar correcciones o información faltante por email
NO
INICIO
A2. Solicitar guías draft MAWB & HAWB y documentos
comerciales a origen por email
A3. Subir documentación a softcargo
A4. Notificar al agente se contacte con el Shipper por
A5. Confirmar servicios adicionales con agente por
Actividad siguiente:B1. Preparar booking confirmation
Documento: B. Iniciar Activación del embarque
Actividad siguiente:B1. Preparar booking confirmation
Documento: B. Iniciar Activación del embarque
Servicios adicionales confirmados por email
Código: MXOP-IST-08Versión: 02Revisión: 01Fecha de emisión 24/0 2/2020
La información mínima que deberá contener la carta/hoja de instrucciones será:*Tarifa de venta*Soportes de la compra (en caso de aplicar)*Peso y dimensiones*Origen destino*Confirmar el a lta del cliente*Shipper*Consignatario*Validar que el cliente tenga crédito con Comercial o Cuentas por cobrar*Horarios de almacén y contactos (disponibilidad de la mercancía)*Manejo especial de la mercancía (cuando aplique)*Recolección (cuando aplique)*Despacho (cuando aplique)*Validar cliente dado de alta en sistema
Para saber la fecha de recolección,
confirmar pedido y número de orden
*Factura comercial*Packing list
*Certificado (origen, sanitario, etc. cuando
aplique) Cualquier certificado de
origen deberá ser llenado y autorizado por parte del
cliente*Ficha técnica cuando
aplique
*Carta de instrucciones*Facturas comercia les
*Lista de empaque*Certificado (origen,
sanitario, etc. Cuando apliquen)
*Póliza de seguro
Instructivo. Iniciar activación de embarque IAInstructivo. Iniciar activación de embarque IA
Coordinador de Operaciones & Customer ServiceCoordinador de Operaciones & Customer Service
KPI. Booking Confirmation
Notificar booking al cliente por softcargo enviando HAWB
Generar nuevo seguimiento y crear pos ición en softcargo
B1 . Preparar booking confirmation
Registrar fechas estimadas de salida y llegada del vuelo en
softcargo
B2. Dar seguimiento al Vo.Bo del HAWB por parte del cliente
¿El cliente solicita correcciones o nuevo itinerario?
B2.1. Generar cambios en HAWB y MAWB cuando aplique
e ingresarlos en sistema
SI
B3. Registrar en Softcargo fecha de confirmación de
documentos de embarque por parte del cliente
KPI. Draft final
B4. Confirmar que el servicio incluya recolección
Confirmar recolección en origen e ingresar fecha de pick
up real en Softcargo
Notificar recolección al cliente por Softcargo
¿Incluye recolección?
B4 .1. Dar seguimiento a la recolección
KPI. Recolección
SI
Actividad siguiente:1. Dar seguimiento a la salida
de la cargaDocumento: Procedimiento AI
Actividad siguiente:1. Dar seguimiento a la salida
de la cargaDocumento: Procedimiento AI
Confirmación de la realización de la recolección
Actividad anterior:A5. Confirmar servicios adicionales
con agente por emailDocumento: Instructivo iniciar
activación de embarque
Servicios adicionales confirmados por email
Código: MXOP-IST-09Versión: 02Revisión: 01Fecha de emisión 24/0 2/2020
Guía MAWB debe estar consignada a SCL SA de CV y dirección CDMX de acuerdo al documento Instrucciones
de Importación
Consulta el documento Instrucciones de
importación en C4https://www.seacargo-
c4.com/importaci%C3%B3n-
a%C3%A9rea.html
Considerar que cualquier cert ificado de origen deberá ser llenado y autorizado por
parte del cliente
Instructivo. Iniciar tránsito de embarque IAInstructivo. Iniciar tránsito de embarque IA
Coordinador de Operaciones & Customer ServiceCoordinador de Operaciones & Customer Service
C1. Registrar información de embarque en portal Valida Carga para transmitir AMS
C2. Subir a softcargo AMS realizado y registrar fecha de
AMS en softcargo
¿El servicio incluye despacho aduanal?
C1.1 Enviar documentación al AASI
C3. Registrar salida del vuelo en softcargo
C4. Notificar y prealertar salida del vuelo al cliente por email y registrar fecha de pre alerta en
softcargoKPI. Prealerta
C5. Enviar prealerta con los documentos a la oficina
Aeropuerto
C7. Actualizar ATA (cuando aplique) y dar seguimiento al embarque mediante tracking
C8. Registrar arribo de vuelo en Softcargo
C9. Enviar notificación de arribo al cliente y a la oficina de
aeropuerto
KPI. ATA
¿La mercancía es transfe rida al almacén México Cargo
Handling?
C6.1. Solicitar autorización al Gerente de Aéreo por email
para validar el motivo de que no se realice la transferencia
C6. Confirmar que la mercancía sea transferida al almacén
México Cargo Handling NO
Actividad siguiente:4. Recolectar paquetes de
documentos en Aduana AICMDocumento: Procedimiento AI
Actividad siguiente:4. Recolectar paquetes de
documentos en Aduana AICMDocumento: Procedimiento AI
Notificación de arribo enviada
al cliente y oficina Aeropuerto
Actividad anterior:2. Ingresar compra y venta en
SoftcargoDocumento: Procedimiento IA
Compra y venta ingresados en sistema y
hoja control enviada a finanzas
YDocumentación
para el despacho enviada
Código: MXOP-IST-10Versión: 02Revisión: 01Fecha de emisión 24/0 2/2020
24 horas antes de la llegada del vuelo
https://www.validacarga.com/Default.aspx
KPI. ATD
KPI. AMS
*Factura comercial*Packing list*Certificado de origen y/o permisos especiales de importación (cuando aplique)
La documentación a incluir en la prealerta y que debe exist ir en softcargo es:*Factura comercial*Packing list*Certificado de origen y/o permisos especiales de importación(cuando aplique)*Nombre del AA y patente para revalidar
Cuando hacemos el despacho poner en copia a nuestro AA
*La prealerta deberá hacerse máximo 24 hrs antes de la
llegada del vuelo.*Confirmar instrucciones de
liberación (si el cliente cuenta con crédito y a quien se factura
maniobras cuando aplique)
https://www.track-trace.com/
aircargo
E. Gestionar Despacho aduanalE. Gestionar Despacho aduanal
Instructivo. Iniciar cierre del embarque IAInstructivo. Iniciar cierre del embarque IA
Coordinador de Operaciones & Customer ServiceCoordinador de Operaciones & Customer Service
D4. Cambiar status a “Finanzas” en softcargo
D3. Subir checklist de cierre de pos iciones en Softcargo
FINALFINAL
Cambio de estatus en softcargo
KPI. Cierre de file
D2. Preparar cierre de file
Validar registro correcto y completo de provisiones y
compras en softcargo
Validar E-file completo y enviar facturas proveedores con sello
D1. Validar la existencia de gastos adicionales
Validar que exista factura hacia el cliente
Validar registro completo y correcto de KPI´s en softcargo
¿Existen gastos adicionales? SI
Ingresar compra y venta adicionales correctas en
softcargo
Generar hoja control en softcargo
Enviar hoja control por email a Comercial para aprobación
Enviar hoja control a facturación por email
D1.1. Procesar Hoja Control para gastos adicionales
D2.1. Completar el file con a información y/o
documentación faltante en softcargo
¿El file esta incompleto? SI
Actividad anterior:12. Dar instrucciones al AA para iniciar el proceso del despacho
aduanalDocumento: Procedimiento EA
Check list Cierre de posiciones
O
Instrucciones enviadas al AAServicio SIN DESPACHO Y SIN ENTREGA
Despacho realizado
Servicio SIN ENTREGA FINALConfirmación de entrega final realizada
Código: MXOP-IST-11Versión: 02Revisión: 01Fecha de emisión 24/0 2/2020
Asegurar que el E-fiile contenga*Facturas de proveedores *comprobante de pago cliente sin crédito (cuando aplique)
F. Gestionar entrega finalF. Gestionar entrega finalE. Gestionar Despacho aduanalE. Gestionar Despacho aduanal
Instructivo 2. Gestionar Despacho Aduanal IAInstructivo 2. Gestionar Despacho Aduanal IA
Coordinador de Servicio de Despacho AduanalCoordinador de Servicio de Despacho Aduanal
Actividad siguiente:F.1 Confirmar destino final
con el clienteDocumento: F. Gestionar
Entrega final
Actividad siguiente:F.1 Confirmar destino final
con el clienteDocumento: F. Gestionar
Entrega final
Documentación para el despacho enviada
E4. Enviar proforma y calculo de impuestos al cliente para
Vo.bo.
E5. Enviar comprobante de pago para Validación de
pedimento al AA
E3. Solicitar proforma de pedimento y calculo de
impuestos al AA
E8. Armar expediente de despacho (z ip de despacho) y
subir a softcargo
E7. Notificar la liberación de la carga y documentos con el AA
E2. Obtener reporte y/o comentarios de previo por
parte del AA
¿Se tuvo alguna diferencia en los resultados del previo (físico
vs documental)?
SI
Despacho finalizadoServicio con Entrega en destino f inal
KPI 13. Despacho
¿Se tiene alguna corrección en el pedimiento?
E4.1 Gestionar la corrección solicitada por el cliente
E3.1. Generar y enviar solicitud de anticipo a finanzas
¿Se a cargo realiza pago de impuestos?
SI
SI
¿El resultado de la modulación fue rojo?
E7.1. Dar seguimiento y notificar la modulación en rojo
al cliente por email
Actividad anterior:C1.1 Enviar documentación al
AADocumento: Instructivo iniciar
tránsito del embarque
SI
E6. Registrar fecha de finalización de despacho en
softcargo
Y
Actividad anterior:12. Dar instrucciones al AA para in iciar el proceso del
despacho aduanalDocumento: Procedimiento AI
Instrucciones para el despacho aduanal
E2.1. Gestionar tipo de diferencia del resultado
del previo
Daño de la mercancía (pallet o bultos)
Por cantidad en número de piezas y/o por faltante de
origen
Por diferente descripción vs el previo
O
Actividad siguiente:D1. Validar la existencia de
gastos adicionalesDocumento: D. Iniciar cierre
de embarque
Actividad siguiente:D1. Validar la existencia de
gastos adicionalesDocumento: D. Iniciar cierre
de embarque
Despacho finalizado
Servicio sin Entrega en destino f inal
Discrepancias de etiquetas en la carga o incorrectas
Código: MXOP-IST-12Versión: 02Revisión: 01Fecha de emisión 24/0 2/2020
El t iempo estimado para recuperar el pedimento 3 días hábiles
*Facturas de proveedores *Pedimento pagado /simplificado y/o completo)*Factura del AA
Revisar que la carga requiera algún t ipo de reacondicionamiento
Para servicios Back Of fice notificar a oficina Aeropuerto la incidencia para su correcta gest ión
Instructivo 3. Gestionar entrega en destino final IAInstructivo 3. Gestionar entrega en destino final IA
Coordinador de Servicio de Transporte TerrestreCoordinador de Servicio de Transporte Terrestre
Actividad siguiente:D1. Validar la existencia de gastos
adicionalesDocumento: D. Iniciar cierre de
embarque
Actividad siguiente:D1. Validar la existencia de gastos
adicionalesDocumento: D. Iniciar cierre de
embarque
Fi na liz aci ón del despacho
S erv icio con entrega fina l
Actividad anterior:E8. Armar expediente de
despacho (z ip de despacho) y subir a softcargo
Documento: Procedimiento IA
F7. Dar seguimiento a la ultima milla hasta entrega en destino
final con cliente
F1. Confirmar destino final con el cliente y transportista a
utilizar
F4. Confirmar con AA el transportista y unidad asignado
F5. Dar seguimiento para confirmar despacho/retiro de
mercancía del almacén
F8. Solicitar POD al transportista y subir a
softcargo
F9. Notificar y enviar POD al cliente como soporte de confirmación de entrega
F2. Generar Carta de Instrucciones y Solicitar equipo
al transportista
¿El resultado de la modulación fue rojo?
F6.1. Dar seguimiento y notificar la modulación en rojo al cliente
por email
¿La caga requiere Cross Dock? SI
Notificar al almacen de cross dock de la llegada de la
mercancia
Entregar la mercancia en lugar requerido por el cliente
F3. Generar carta porte y/o email al transportista, subir a
softcargo
SI
F6.1.2 Dar seguimiento al Cross Dock
Ingreso de la unidad a la aduana
F6. Dar seguimiento a la entrega
A la carga de la mercancía en almacén fiscal
Modulación de la carga
Código: MXOP-IST-13Versión: 02Revisión: 01Fecha de emisión 24/0 2/2020
Drección completa de entregaHorarios de recepción en almacénContacto en almacén (con tel)Si requiere custodia
Se tienen 3 días hábiles para obtener y subir el documento a softcargo
Informar datos de la unidad y operador, mercancía (pallets y/o pzas, peso, t ipo de producto y dimensiones)
Carta Porte
POD
SimbologíaSimbologíaD
efi
nic
ion
es
De
fin
icio
ne
s
AA = Agente Aduanal
Actividades Opcionales
Macro instrucciones
Actividades secuenciales
O Y A
KPI.
INICIO
FINAL
Decisión de instructivo
Hace referencia a que hay que ver un Instructivo
Flujo de secuencia
Flujo de que existe una pregunta de autocontrol o comentario en la actividad
Iconos de instructivo para preguntas de autocontrol
ETA: Estimated Time of Arrival
ETD: Estimated Time of Departure
ATA: Actual Time of Arriva
ATD: Actual Time of Departure
HAWB: House Air Way Bill
MAWB: Master Air Way Bill
