PROCEDIMIENTO PARA AFILIACIÓN DE … MANUAL DE FUNCIONES Y... · Web viewEste Manual de Funciones y cargos posibilita el funcionamiento de la entidad y en particular el proceso de

MANUAL DE FUNCIONES Y CARGOS

CÓDIGO TH-IN-01VERSIÓN 05PÁGINA 1 DE 80


GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

COOPERATIVA MULTIACTIVA UNIVERSITARIA COMUNA

MEDELLÍN

REVISÓ: Juan Cristian Gaviria APROBÓ: Jorge Mario Uribe Vélez

FECHA: 4 de julio de 2017 FECHA: 4 de julio de 2017



CONTENIDO

INTRODUCCIÓN...................................................................................................3OBJETIVOS DEL MANUAL DE FUNCIONES............................................................4GERENTE GENERAL.............................................................................................5SUBGERENTE......................................................................................................8ASISTENTE DE GERENCIA..................................................................................10ASESOR(A) JURÍDICO.........................................................................................12JEFE DEPARTAMENTO (CONTROL INTERNO)......................................................14JEFE DEPARTAMENTO (CRÉDITO)......................................................................16JEFE DEPARTAMENTO (COMUNICACIONES).......................................................19JEFE DEPARTAMENTO (SISTEMAS)....................................................................21JEFE DEPARTAMENTO (CONTABILIDAD).............................................................24TESORERO (A)...................................................................................................26JEFE DEPARTAMENTO (CARTERA).....................................................................28COORDINADOR (APORTES) Y OFICIAL DE CUMPLIMIENTO.................................30COORDINADOR GESTIÓN DOCUMENTAL............................................................33DIRECTOR DE SEDE...........................................................................................36COORDINADOR DE OFICINA...............................................................................39ANALISTA DE CRÉDITO......................................................................................41AUXILIAR (CRÉDITO)..........................................................................................43AUXILIAR (CARTERA).........................................................................................46AUXILIAR (SERVICIOS).......................................................................................48AUXILIAR (CONTABILIDAD) 1...............................................................................50AUXILIAR (CONTABILIDAD) 2...............................................................................52ANALISTA (CONTABILIDAD)................................................................................54AUXILIAR (CONTABILIDAD-NÓMINA)....................................................................56CAJERA (O)........................................................................................................58AUXILIAR (APORTES).........................................................................................60AUXILIAR (GESTIÓN DOCUMENTAL)...................................................................62AUXILIAR (SISTEMAS)........................................................................................64ANALISTA DE SISTEMAS....................................................................................66SECRETARIA......................................................................................................68OFICIOS VARIOS................................................................................................70MENSAJERO......................................................................................................72



RECEPCIONISTA................................................................................................74PROMOTOR.......................................................................................................76CONDUCTOR.....................................................................................................78



INTRODUCCIÓN

El manual de funciones ha sido elaborado y periódicamente actualizado, con el fin de contribuir al desarrollo de la misión y la visión de la cooperativa, a partir de un enfoque sistémico, desde el cual se pretende que la entidad logre la eficiencia de su gestión con la definición de los perfiles por competencias.

Este Manual de Funciones y cargos posibilita el funcionamiento de la entidad y en particular el proceso de Gestión de Talento Humano con sus procedimientos de selección de personal, de movilidad en la planta, de inducción, de capacitación, así mismo facilita la evaluación de competencias laboral entre otros, explicando de esta manera la planta de empleos de la entidad. Así mismo proporciona en el Sistema de Gestión de calidad SGC, información para la planeación e implementación de medidas de mejoramiento.

Esta herramienta le permite verificar a cada empleado, lo que debe hacer, según el nivel jerárquico en que se encuentra ubicado dentro de la organización. Pretende mejorar la calidad, eficacia y productividad del Talento Humano de la cooperativa.El Manual de funciones y cargos facilita información para la construcción y aplicación de indicadores de gestión de eficiencia, eficacia y efectividad.



OBJETIVOS DEL MANUAL DE FUNCIONES

Objetivo general

Servir de instrumento para la gestión del talento humano, incluyendo funciones, competencias y elementos esenciales para el desempeño de cargos administrativos de la entidad.

Los objetivos específicos del Manual de Funciones para los cargos contemplados en la planta son:

1. Especificar las funciones y competencias para el desempeño de los cargos que conforman la planta de personal de la cooperativa.

2. Hacer explícita la justificación de los cargos administrativos en coherencia con la misión y gestión de la misma.

3. Elaborar un instrumento base para la gestión de procesos de talento humano como selección, inducción, capacitación y desarrollo, evaluación de desempeño, entre otros.

4. Aportar una herramienta para facilitar y garantizar la gestión administrativa en términos de calidad, modernización y autocontrol.

5. Establecer e identificar los factores de riesgo y las demandas ocupacionales de los cargos.



ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL POR NIVELES

PRIMER NIVELGERENTESUBGERENTEJEFE DE CONTROL INTERNO ASISTENTE DE GERENCIAASESOR JURIDICO

SEGUNDO NIVEL

JEFES DE DEPARTAMENTODIRECTORES DE SEDECOORDINADORES DE SEDE COORDINADORES DE AREASANALISTAS

TERCER NIVEL

AUXILIARES DE CONTABILIDADAUXILIARES DE CREDITOS Y CARTERAAUXILIAR DE APORTESAUXILIARES DE SISTEMASCAJERASECRETARIA DE GERENCIA

CUARTO NIVELAUXILIAR DE SERVICIOAUXILIAR DE GESTIÓN DOCUMENTALMENSAJEROCONDUCTORSERVICIOS GENERALESPROMOTORES



GERENATE GENERAL

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGONIVEL Directivo DEPENDENCIA Gerencia JEFE INMEDIATO Consejo de Administración No. DE CARGOS 1

II. OBJETIVO (o Naturaleza del cargo)

Ejercer la máxima autoridad, ejecutar las decisiones de la Asamblea general y el Consejo de Administración, establecer los lineamientos estratégicos de la misma, dirigiendo la formulación de políticas institucionales, planes, programas y proyectos con el fin de dar cumplimiento a las competencias institucionales de acuerdo con los estatutos, la Constitución y la ley.

III. GENERALIDADES PARA LA OPERACIÓNRECURSOS ENTREGADOS Computador, Teléfono, calculadora e insumosAPLICACIONES OPA, Microsoft office

IV. COMPETENCIAS FUNCIONALES

Ejercer la representación legal de la Cooperativa en cumplimiento de los Estatutos. Representar judicial y extrajudicialmente a la Cooperativa, facultad que podrá ser

delegada, mediante poder debidamente otorgado, en todos aquellos asuntos que se requiera la representación legal de la Cooperativa, conforme a los términos establecidos en los estatutos.

Informar mensualmente al Consejo de Administración el estado económico financiero de la Cooperativa.

Rendir los informes que le solicite el Consejo de administración y los diferentes comités.

Responsabilizarse de que la Contabilidad y de que la información financiera se lleven en forma veraz y oportuna.

Nombrar y dar por terminados los contratos o convenios de asociación del personal de la Cooperativa.

Recibir y dar dinero en mutuo dentro del objeto social de la cooperativa. Enviar oportunamente los informes a las autoridades respectivas. Celebrar contratos o convenios hasta por cien (100) salarios mínimos sin

autorización del Consejo de Administración. Poner a disposición del Consejo de Administración con no menos de 5 días de

anticipación a su reunión, toda la información mensual, para garantizar que sus miembros asistan informados.

Proponer la normativa interna para la gestión del talento humano, tales como: Manual de funciones, proceso de selección de personal, escala salarial, proceso de evaluación del desempeño basado en el cumplimiento de objetivos, plan de capacitación, Reglamento interno de trabajo.

Ejercer las funciones que le hayan sido señaladas por el Consejo de Administración, por los estatutos, dentro de las normas del estatuto, por los acuerdos de la



Asamblea y por el manual de funciones y responsabilidades, aprobado por el Consejo de Administración.

Suministrar los recursos necesarios para establecer e implementar el Sistema de Gestión de Calidad y el Sistema de Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo.

Cumplir con las medidas de seguridad definidas por el área de sistemas en el manejo de correos electrónicos e información.

Asignar y comunicar responsabilidades a todos los niveles. Revisar resultados de los indicadores de gestión establecidos, siguiendo los

objetivos planteados. Realizar revisión gerencial anual para identificar el comportamiento general de los

sistemas de gestión (objetivos, política, indicadores, entre otros). Garantizar la participación de los trabajadores en los Sistemas de Gestión. Adoptar disposiciones efectivas para desarrollar las medidas de identificación de

peligros, evaluación y valoración de los riesgos y establecimiento de controles.

Funciones como representante legal según circular 006 de 2014:

Verificar que los procedimientos establecidos, desarrollen las políticas aprobadas por el consejo de administración o quien haga sus veces.

Disponer de los recursos técnicos y humanos para implementar y mantener en funcionamiento los mecanismos de prevención del LAFT, según la aprobación impartida por el consejo de administración o junta directiva.

Brindar el apoyo que requiera el empleado de cumplimiento. Coordinar y programar los planes de capacitación sobre prevención de riesgos

asociados al LAFT, dirigido a todas las áreas y funcionarios de la organización, incluyendo los órganos de administración y control y la revisoría fiscal.

Verificar la adopción y funcionamiento de los procedimientos y reportes relacionados con la prevención de riesgos de LAFT y garantizar la confidencialidad de dicha información.

V. REQUISITOS

FormaciónFormación profesional en áreas económicas, administrativas, financieras, jurídicas y sociales.

Experiencia

Cinco (5) años de experiencia en actividades relacionadas con el objeto social de la organización, en funciones acordes con las que le corresponden en su calidad de gerente o representante legal.

Habilidades

Planeación estratégica, análisis financiero, relaciones públicas, evaluación y control

Habilidades (Competencias comportamentales)

Orientación a resultados



Orientación al cliente Compromiso con la organización Liderazgo Planeación Toma de decisiones Dirección y desarrollo de personal Conocimiento del entorno



SUBGERENTE

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGONIVEL DirectivoDEPENDENCIA Gerencia JEFE INMEDIATO Gerente General No. DE CARGOS 1


Coordinar la aplicación de los planes, programas y proyectos relacionados con la administración del recurso financiero, la gestión comercial y apoyo en las evaluaciones de competencia, para dar cumplimiento a la misión institucional dentro de un marco de legalidad y los requisitos definidos en el Sistema de Gestión de la Calidad.

III. GENERALIDADES PARA LA OPERACIÓNRECURSOS ENTREGADOS Computador, escritorio, teléfonoAPLICACIONES OPA


Organizar, dirigir, ejecutar y consolidar las evaluaciones a los directores de sede y líderes de proceso de la Cooperativa.

Proponer a la Gerencia políticas tendientes a mejorar la eficiencia y eficacia en la colocación de créditos.

Proponer a la Gerencia los cambios que considere necesarios para atender a los asociados de la Cooperativa, según el plan de mercadeo.

Proponer y dirigir las actividades relacionadas con la gestión comercial de la cooperativa, plasmados en el plan de mercadeo

Liderar las actividades tendientes a establecer canales de comunicación con clientes internos y externos, según el plan de mercadeo.

Proponer a la Gerencia los convenios con instituciones para la captación de nuevos clientes.

Realizar los análisis financieros para la determinación del cumplimiento de los planes, programas y proyectos que formule la Gerencia.

Elaborar, dirigir y presentar a la Gerencia las proyecciones financieras que se requieran para la toma de decisiones.

Proponer a la Gerencia políticas de carácter y manejo financiero. Ejecutar, desarrollar y presentar a Gerencia la calificación y evaluación de los

incentivos a las sedes y sus equipos de trabajo según el Programa de incentivos aprobado.

Coordinar y ejecutar los proyectos asignados por la gerencia. Proponer a la Gerencia y gestionar recursos financieros ante cualquier institución

financiera que ayude a apalancar la operación de la Cooperativa. Proponer a la Gerencia proyectos o alternativas para el desarrollo de la

multiactividad de la Cooperativa. Presentar informes quincenales a la Gerencia sobre el comportamiento de las tasas



de interés del mercado, según líneas de crédito aprobadas en la cooperativa. Monitorear y hacer seguimiento a los diferentes convenios de la institución con el

sistema financiero (bancos, corporaciones, cooperativas, entre otros), verificar su cumplimiento y presentar informe a la Gerencia.

Medir indicadores, evaluar, hacer seguimiento, y enterar a la Gerencia de la gestión comercial desarrollada por las sedes.

Mantener y procurar por la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad. Cumplir con las medidas de seguridad definidas por el área de sistemas en el

manejo de correos electrónicos e información. Procurar el cuidado integral de su salud. Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud. Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la

Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa. Informar oportunamente a su jefe inmediato acerca de los peligros y riesgos latentes

en su sitio de trabajo, incidentes o accidentes. Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo

definido en el plan de capacitación del SG-SST. Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de la

Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.

V. REQUISITOSEducación y FormaciónFormación Profesional en Administración de Empresas, Gestión Financiera, Economía o afines.

Conocimientos: office, economía solidaria, gerencia o dirección, administración financiera, gerencia estratégica.

Experiencia

Un (1) año de experiencia en cargos de nivel directivo y dos (2) en cargos relacionados con análisis financiero.

Habilidades (Competencias comportamentales) Orientación a resultados Orientación al cliente Compromiso con la organización Liderazgo Planeación Toma de decisiones Dirección y desarrollo de personal Conocimiento del entorno



ASISTENTE DE GERENCIA



Planear y dirigir las actividades correspondientes a la administración del recurso humano y gestión del conocimiento de la Cooperativa.


IV. COMPETENCIAS FUNCIONALES Proponer políticas de administración del recurso humano que tiendan al

mejoramiento del proceso. Planear anualmente la realización de las actividades del área, a partir de la

construcción del Plan de Trabajo a presentar a la Gerencia. Liderar el reclutamiento del personal cuando un cargo se encuentre pendiente de

provisión. Hacer la selección de las hojas de vida de los candidatos, verificando el

cumplimiento de los requisitos definidos en el manual de funciones del cargo a proveer.

Verificar los documentos soporte para la respectiva contratación del empleado. Coordinar la recepción de insumos para la elaboración del Plan de Capacitación

anual. Elaborar el Plan de Capacitación anual de acuerdo al procedimiento definido para

ello. Coordinar con las áreas correspondientes las capacitaciones. Liderar la reinducción anual a los empleados. Desarrollar actividades relacionadas con el cumplimiento del programa de bienestar

e incentivos. Proporcionar los insumos para la medición y análisis de los indicadores. Proponer acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento. Informar a la Gerencia de los preseleccionados y programar entrevistas. Coordinar la vinculación del nuevo empleado a la seguridad social y parafiscales. Realizar la respectiva contratación del empleado. Dirigir el programa de inducción que se le realiza al nuevo empleado. Medir indicadores y evaluar la eficacia de las capacitaciones recibidas por el

personal. Expedir los certificados laborales que sean solicitados por los empleados y que no

son suministrados a través de la intranet. Recibir y tramitar las solicitudes de permisos realizadas por los empleados. Recibir las peticiones, quejas y reclamos que lleguen al área y realizar el trámite de



acuerdo al procedimiento definido para ello. Mantener y procurar por la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad. Cumplir con las medidas de seguridad definidas por el área de sistemas en el

manejo de correos electrónicos e información. Procurar el cuidado integral de su salud Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la

Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa Informar oportunamente a su jefe inmediato acerca de los peligros y riesgos latentes


definido en el plan de capacitación del SG-SST Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de la

Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST

V. REQUISITOSEducación y Formación

Formación Profesional en Administración de Empresas o afines.

Conocimientos: office, economía solidaria, administración de personal, gerencia estratégica.

Experiencia

Un (1) año de experiencia en cargos de nivel directivo y dos (2) en cargos relacionados con gestión del talento humano.


Orientación a resultados Orientación al cliente Compromiso con la organización Liderazgo Planeación Toma de decisiones Dirección y desarrollo de personal Conocimiento del entorno



ASESOR(A) JURÍDICO

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGONIVEL AsesorDEPENDENCIA Gerencia JEFE INMEDIATO Gerente General No. DE CARGOS 1


Llevar la representación jurídica de la Cooperativa y propender porque todos los procedimientos, documentos y acciones que se emanen se adecúen al marco jurídico vigente.

III. GENERALIDADES PARA LA OPERACIÓN

RECURSOS ENTREGADOS Computador, escritorio, silla, teléfono fijo, teléfono móvil

APLICACIONES No aplica

IV. COMPETENCIAS FUNCIONALES Asesorar a la Gerencia de la cooperativa en asuntos jurídicos y conceptuar sobre

dichos asuntos. Ejercer la representación jurídica de la Cooperativa en procesos laborales, civiles,

acciones de tutela, acciones populares, acciones administrativas y de grupo. Revisar y aprobar los convenios y contratos civiles y comerciales de la Cooperativa. Proyectar las respuestas a los diversos derechos de petición que se formulen a la

Cooperativa en materia laboral y de habeas data. Atender desde el punto de vista jurídico los diferentes requerimientos de los

diferentes entes de control que vigilan la Cooperativa. Expedir los certificados laborales con efectos pensionales con anterioridad al año

2004, en virtud de la sección de trabajo asociado que tuvo la Cooperativa hasta el año 2003.

Supervisar la depuración de la cartera de los diversos fondos de pensiones en virtud de la existencia de sección de trabajo asociado en la Cooperativa hasta el año 2003.

Adelantar los procesos disciplinarios del personal de la Institución. Mantener y procurar por la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad. Cumplir con las medidas de seguridad definidas por el área de sistemas en el








V. REQUISITOS

Educación y FormaciónTítulo profesional en Derecho, preferiblemente con especialización en algunas de las áreas del derecho tales como comercial, civil o laboral.

Cursos de actualización en derecho laboral, procesal o civil. Acreditar y/o demostrar conocimientos básicos en informática e internet.

ExperienciaTres (3) años de experiencia especifica o cuatro (4) de experiencia relacionada.


Orientación a resultados Orientación al cliente Compromiso con la organización Experticia profesional Conocimiento del entorno Construcción de relaciones Iniciativa



JEFE DEPARTAMENTO (CONTROL INTERNO)

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGONIVEL DirectivoDEPENDENCIA Control Interno JEFE INMEDIATO Gerente General No. DE CARGOS 1


Verificar los procesos y procedimientos de la cooperativa para asegurar el cumplimiento de los objetivos institucionales mediante evaluaciones internas y asesorar a la alta dirección en la implementación de proyectos que contribuyan a la mejora continua de la entidad.


RECURSOS ENTREGADOS Computador, escritorio, silla, teléfono fijo, teléfono móvil

APLICACIONES OPA


Planear y desarrollar las Auditorías Internas que se incluyan en el programa anual de auditorías.

Hacer Seguimiento y evaluación a la implementación de las acciones de mejora de los procesos.

Evaluar periódicamente los planes, programas y proyectos de la Cooperativa. Proponer acciones correctivas o de mejoramiento a partir de las evaluaciones

realizadas. Asesorar a la Alta Dirección en la definición de métodos y herramientas

encaminadas a una gestión orientada a resultados. Coordinar las actividades tendientes al establecimiento y sostenimiento del sistema

de gestión de la calidad y de Seguridad y Salud en el Trabajo. Servir de enlace entre la institución y las partes interesadas. Verificar que los controles definidos para los procesos y procedimientos de la

organización se cumplan por los responsables de su ejecución. Velar por el cumplimiento de los requisitos legales, normativos y los internos que

tienen que ver con el cumplimiento de políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios.

Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin de que se obtengan los resultados esperados.

Fomentar en toda la organización una cultura de control y autocontrol que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional.

Verificar que se implanten las medidas respectivas a las desviaciones encontradas. Cumplir con las medidas de seguridad definidas por el área de sistemas en el

manejo de correos electrónicos e información. Medir y analizar los indicadores del área.



Responsabilidades frente al SGC y el SG-SST1. Planear, organizar, dirigir, desarrollar y aplicar los sistemas de gestión, y como mínimo una (1) vez al año, realizar su evaluación.2. Informar a la alta dirección sobre el funcionamiento y los resultados de los sistemas.3. Promover la participación de todos los miembros de la empresa en la implementación de los sistemas.4. Garantizar la divulgación y el conocimiento de las políticas5. Gestionar los recursos para cumplir el plan de trabajo y hacer seguimiento a indicadores.6. Apoyar las investigaciones e incidentes de trabajo.

V. REQUISITOSEducación y FormaciónTítulo profesional en Administración, Contaduría Pública, Finanzas o áreas afines a la administración de empresas.

Experiencia

Dos (2) años de experiencia en áreas directivas y mínimo un (1) año de experiencia en auditoría interna.





JEFE DEPARTAMENTO (CRÉDITO)

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGONIVEL DirectivoDEPENDENCIA Departamento CréditoJEFE INMEDIATO Gerente General No. DE CARGOS 1


Planear y dirigir las actividades propias de la gestión de créditos: recepción de solicitudes, estudio y otorgamiento.


IV. COMPETENCIAS FUNCIONALES Proponer, respetando la normatividad vigente, las políticas y los requisitos que

deben cumplirse para el acceso a los servicios de crédito por parte de los asociados. Programar para cada vigencia las actividades a desarrollarse para el cumplimiento

de los objetivos, definiendo un plan de trabajo que contemple las metas a alcanzar y actividades a desarrollar en el período.

Elaborar el presupuesto anual de colocación de la cooperativa. Recibir, analizar y tramitar la información de la solicitud de crédito para someter a

aprobación por el Comité de crédito. Aprobar los créditos que se encuentren dentro de las atribuciones dadas por la

Cooperativa. Reportar al área financiera las aprobaciones de créditos para que se realice el

respectivo desembolso. Servir de apoyo a cada una de las sedes en los procesos de colocación de crédito. Verificar con el área de sistemas los asociados con inconvenientes en su dirección

de correo electrónico y gestionar su corrección a nivel nacional. Hacer seguimiento al cumplimiento de la meta de colocación a cada una de las

sedes. Realizar las conciliaciones de créditos y enviar a las Universidades que la requieran

para el respectivo cruce de cuentas. Proyectar y presentar informes de gestión y resultados a la alta dirección. Recibir de los clientes internos y externos las peticiones, quejas o reclamos y dar el

trámite correspondiente de acuerdo al procedimiento definido. Hacer revisiones periódicas a la documentación de procesos y procedimientos con el

ánimo de mantenerlos actualizados y en concordancia con la normatividad aplicable. Asignar roles y responsabilidades a los empleados a cargo y monitorear su

cumplimiento. Medir y analizar los indicadores de gestión, cumpliendo las políticas de seguimiento

y medición para presentar resultados a la Gerencia. Verificar que la información entregada por los asociados y posibles asociados este



completamente diligenciada y soportada, realizando el control de que los auxiliares correspondientes realicen las labores de verificación y confirmación de la veracidad de la información.

Realizar inducción al personal cuando se vincule a su área. Mantener y procurar por la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad. Participar en la investigación de accidentes cuando uno de los empleados a su cargo

sea el accidentado. Participar en la actualización de la Matriz de Peligros e inspecciones de seguridad Informar las necesidades de capacitación y entrenamiento Reportar actos y condiciones inseguras en su área de trabajo, así como los

incidentes y accidentes de trabajo presentados en el personal a su cargo. Mantener y procurar la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad. Cumplir con las medidas de seguridad definidas por el área de sistemas en el







Formación Profesional en Administración, Economía, Contaduría y afines

Conocimientos: Manejo de office, internet, gerencia, servicio al cliente, economía solidaria

Experiencia

Dos (2) años de experiencia en cargos de nivel directivo, en el área crediticia de entidades financieras y/o cooperativas.





JEFE DEPARTAMENTO (COMUNICACIONES)

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGONIVEL DirectivoDEPENDENCIA Departamento Comunicaciones JEFE INMEDIATO Gerente General No. DE CARGOS 1


Asesorar a la Gerencia en la definición de políticas comunicacionales y de gestión comercial de la Cooperativa, realizando la planeación y ejecución de las actividades necesarias.


IV. COMPETENCIAS FUNCIONALES Asesorar y aplicar la imagen corporativa de la Cooperativa. Proponer las estrategias de difusión de la imagen y las políticas para su debida

aplicación a nivel nacional. Planear y dirigir la aplicación de estrategias comunicacionales. Diseñar técnica y gráficamente la página web y administrarla para garantizar su

constante actualización. Planear y ejecutar los programas de mantenimiento y de consecución de plazas de

promoción de los servicios de la Cooperativa. Evaluar y monitorear las labores ejercidas en épocas de temporada a través de las

promotoras. Evaluar y gestionar los auxilios académicos de los empleados. Coordinar la gestión comercial de los servicios de la Cooperativa y desarrollar las

campañas promocionales y publicitarias de los productos crediticios. Apoyar la elaboración y ejecución del plan de mercadeo de la institución. Acompañar en las convocatorias de selección de personal interno cuando la

gerencia lo requiera. Planear, coordinar y atender los eventos de tipo social que se adelanten en la

cooperativa, así como las diferentes reuniones internas que se programen. Proponer estrategias para la definición y sostenimiento de canales de comunicación

entre las directivas y los asociados. Liderar la selección de la información que se da a los empleados, asociados y a la

comunidad en general. Proponer y mantener activos los canales de información establecidos. Fomentar la comunicación a nivel nacional y el contacto con medios de

comunicación. Gestionar convenios con empresas que generen bienestar para los asociados y

darlos a conocer mediante los canales de información. Coordinar la medición de la satisfacción de los clientes, consolidar el informe y



proponer acciones de mejora frente a los resultados desfavorables. Medir y analizar los indicadores del proceso y entregar los informes de los resultados

a la Alta Dirección. Gestionar la dotación de uniforme de los funcionarios de la cooperativa. Coordinar los programas de formación en coooperativismo para asociados y

directivos. Participar en la investigación de accidentes cuando uno de los empleados a su cargo

sea el accidentado. Participar en la actualización de la Matriz de Peligros e inspecciones de seguridad Informar las necesidades de capacitación y entrenamiento Mantener y procurar por la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad. Cumplir con las medidas de seguridad definidas por el área de sistemas en el

manejo de correos electrónicos e información. Reportar actos y condiciones inseguras en su área de trabajo, así como los

incidentes y accidentes de trabajo presentados en el personal a su cargo. Procurar el cuidado integral de su salud Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la






Formación Profesional en áreas relacionadas con la Comunicación.

Conocimientos: Manejo de office, internet, gerencia, corel, economía solidaria

Experiencia

Un (1) año de experiencia en cargos de nivel directivo en las áreas de comunicaciones y/o mercadeo.





JEFE DEPARTAMENTO (SISTEMAS)

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGONIVEL DirectivoDEPENDENCIA Departamento SistemasJEFE INMEDIATO Gerente General No. DE CARGOS 1


Planear y dirigir las actividades necesarias para el adecuado funcionamiento y el mejoramiento de la plataforma tecnológica de la Cooperativa.



Planear en cada vigencia las actividades a desarrollar para el alcance de los objetivos, definiendo un plan de trabajo construido a partir de las necesidades de la Cooperativa.

Monitorear la situación de necesidades en el proceso de TICS para cada una de las sedes (licenciamientos, adquisición de equipos, software, conexiones de voz y datos, mantenimiento).

Coordinar y monitorear el cumplimiento de las funciones del personal adscrito al área de sistemas.

Administrar la red, servidores, sistemas de información y base de datos. Garantizar la seguridad, capacidad y funcionalidad de los recursos de información. Coordinar la administración de las configuraciones de los equipos de la plataforma

tecnológica. Administrar los tipos y usos de licencias de software. Administrar cuentas de correo, redes de datos y de telefonía, sistema de audio

llamadas y correos masivos, usuarios de red y usuarios de los sistemas de información.

Coordinar la atención de solicitudes de los usuarios del sistema actual, sus requerimientos y dirigir la aplicación de las soluciones necesarias.

Velar por la actualización de la documentación de los sistemas de información. Elaborar informes mensuales necesarios para la gerencia y el consejo de

administración. Cotizar y escalar ante la gerencia lo que tenga que ver con reparación,

mantenimiento y cambios de equipos de cómputo en caso de requerirse. Coordinar la elaboración del plan de mantenimiento de hardware y software. Identificar y analizar posibles desarrollos en pro de la mejora de la plataforma

tecnológica. Proponer para aprobación los desarrollos o las compras necesarias para la

operación y optimización del área.



Coordinar la realización de pruebas para la estabilización de los proyectos implementados.

Dirigir la entrega al usuario de los proyectos de desarrollo implementados. Recibir y clasificar las solicitudes de incidentes, problemas, eventos en todas las

sedes y coordinar su solución. Identificar criterios para la adopción de políticas de TICS (protección de la

información, acceso y consulta de la información). Verificar la actualización de la plataforma web y de las bases de datos de empresas

en convenio. Coordinar la validación de la actualización de las bases de datos de recaudo y de

llamadas. Monitorear los convenios establecidos con las entidades proveedoras del sistema de

información financiero, telecomunicaciones, otros contratos de servicio. Monitorear el proceso de cierre del sistema OPA (Recibir, analizar, priorizar, asignar

y dar respuesta a los requerimientos). Coordinar la sistematización de la liquidación de nómina con sus conceptos, generar

el reporte e impresión de colillas para efectuar la entrega al analista de sistemas para su cargue en la web.

Generar informe de nuevos contratos y enviárselo a analista para su actualización en la web.

Medir y analizar los indicadores de gestión del área y presentar los informes correspondientes.

Participar en la investigación de accidentes cuando uno de los empleados a su cargo sea el accidentado.

Participar en la actualización de la Matriz de Peligros e inspecciones de seguridad Informar las necesidades de capacitación y entrenamiento Mantener y procurar por la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad. Cumplir con las medidas de seguridad definidas por el área de sistemas en el


incidentes y accidentes de trabajo presentados en el personal a su cargo. Procurar el cuidado integral de su salud. Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud. Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la






Formación en Ingeniería de Sistemas o Ingeniería Informática.

Conocimientos: Gerencia de la información, gerencia de TIC´s

Experiencia



Un (1) año de experiencia en cargos de nivel directivo y dos (2) en cargos relacionados con la gerencia de las TIC´s.





JEFE DEPARTAMENTO (CONTABILIDAD)

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGONIVEL DirectivoDEPENDENCIA Departamento ContabilidadJEFE INMEDIATO Gerente General No. DE CARGOS 1


Planear y dirigir las actividades necesarias para la adecuada realización de la gestión contable y financiera de la cooperativa.



Planear anualmente la realización de las actividades del área, a partir de la construcción del Plan de Trabajo a presentar a la Gerencia.

Dirigir y monitorear el cumplimiento de las funciones del personal adscrito al área. Revisar y coordinar la elaboración de todos los estados financieros bajo normas

internacionales de contabilidad de la cooperativa y la ejecución presupuestal. Coordinar la elaboración de todas las declaraciones de impuestos nacionales y

verificar su adecuación y veracidad. Elaborar las declaraciones de industria y comercio de todas las sedes. Coordinar la elaboración del reporte de los medios magnéticos a la DIAN. Coordinar y revisar los ajustes contables de fin mes. Coordinar y revisar el cierre mensual de los estados financieros. Coordinar el trabajo de conciliaciones de las cuentas de COMUNA en los Bancos. Gestionar la elaboración de actas y la conciliación con todas las sedes del cruce de

cuentas con la Universidad Cooperativa. Elaborar y reportar los informes mensuales, trimestrales y anuales a la

Supersolidaria. Elaborar los informes mensuales al Consejo de Administración y la Gerencia de la

Cooperativa. Responder los requerimientos de la Supersolidaria, DIAN, Industria y Comercio,

entre otros entes de Control y Vigilancia. Presentar al Comité las solicitudes para dar de baja a los activos obsoletos. Elaborar el presupuesto general de ingresos y gastos. Medir y analizar indicadores determinar acciones correctivas y preventivas. Resolver las inquietudes de las diferentes sedes y áreas. Evaluar y monitorear la gestión del personal a su cargo y proponer ajustes. Evaluar mensualmente el cumplimiento de las sedes frente a los excedentes

generados. Diligenciar y remitir toda la información legal y financiera a los bancos y terceros.



Recibir las peticiones quejas y reclamos que lleguen al área y realizar el trámite de acuerdo al procedimiento definido para ello.


manejo de correos electrónicos e información. Participar en la investigación de accidentes cuando uno de los empleados a su cargo

sea el accidentado. Participar en la actualización de la Matriz de Peligros e inspecciones de seguridad Informar las necesidades de capacitación y entrenamiento Reportar actos y condiciones inseguras en su área de trabajo, así como los







Formación Profesional en Contaduría Pública.

Conocimientos: office, economía solidaria, administración presupuestal, administración financiera, tributaria y requerimientos de órganos de control.

Experiencia

Un (1) año de experiencia en cargos de nivel directivo y dos (2) en cargos relacionados con finanzas.





TESORERO (A)

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGONIVEL DirectivoDEPENDENCIA TesoreríaJEFE INMEDIATO Gerente General No. DE CARGOS 1


Administrar la liquidez inmediata que la cooperativa tiene en caja y en cuentas de entidades financieras, así como de los activos financieros a corto plazo fácilmente liquidables y custodiar los títulos valores.

III. GENERALIDADES PARA LA OPERACIÓNRECURSOS ENTREGADOS Escritorio, computador, teléfono, calculadoraAPLICACIONES OPA

IV. COMPETENCIAS FUNCIONALES Administrar y controlar las cuentas bancarias de la cooperativa. Administrar y conservar, bajo condiciones óptimas de seguridad, los títulos valores y

cheques y tókens. Elaborar los flujos de caja (ingresos, egresos de efectivo) en informes de tesorería y

presentarlos a la Gerencia cada que ésta los solicite. Diligenciar las consignaciones diarias y efectuar el control sobre su realización. Elaborar cheques y transacciones electrónicas para pagos de nómina, seguridad

social y facturas, con la firma y visto bueno de gerencia para la entrega posterior a cada beneficiario.

Asignar pagos a las sedes en el sistema de información. Hacer traslados de recursos entre cuentas de acuerdo a la necesidad de COMUNA. Administrar el portafolio de inversiones, con la autorización del Gerente General. Buscar permanentemente las mejores opciones en el mercado para el recaudo. Monitorear las cuentas para conocer permanentemente los saldos bancarios e

inversiones para buscar eficiencia en los recursos. Hacer cronogramas de vencimientos y obligaciones financieras de la Cooperativa

con el ánimo de dar cumplimiento a las obligaciones contraídas. Realizar Arqueo periódico de caja, y de las cajas menores de las sedes. Realizar las actividades previas requeridas para garantizar el adecuado envío de

cheques a las sedes y su posterior activación. Controlar la existencia de cheques en poder y custodia de las sedes a través de

videoconferencias y realizar las anulaciones. Generar el archivo plano para el respectivo cargue al portal del banco y actualizar las

bases de Datos. Atender de manera oportuna los requerimientos o solicitudes de las sedes. Cumplir con las medidas de seguridad definidas por el área de sistemas en el

manejo de correos electrónicos e información. Participar en la investigación de accidentes cuando uno de los empleados a su cargo

sea el accidentado.



Participar en la actualización de la Matriz de Peligros e inspecciones de seguridad Informar las necesidades de capacitación y entrenamiento. Medir y analizar los indicadores de gestión, cumpliendo las políticas de seguimiento

y medición para presentar resultados a la Gerencia. Evaluar y monitorear el personal a cargo y proponer ajustes. Mantener y procurar por la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad. Reportar actos y condiciones inseguras en su área de trabajo, así como los






V. REQUISITOSEducación y FormaciónProfesional en administración de empresas, contaduría pública,economía y demás carreras afines con la administración contable y financiera.

ExperienciaDos (2) años en cargos relacionados con administración contable y financiera.





JEFE DEPARTAMENTO (CARTERA)

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGONIVEL DirectivoDEPENDENCIA Departamento de CarteraJEFE INMEDIATO Gerente General No. DE CARGOS 1


Planear y dirigir el área de Cartera, a partir de la definición de políticas de operación en relación a la gestión de cobro de la Cooperativa con miras a recuperar los recursos que se encuentren expuestos a mayor riesgo de pérdida.

III. GENERALIDADES PARA LA OPERACIÓNRECURSOS ENTREGADOS Computador, escritorio, teléfono, personal a cargoAPLICACIONES OPA

IV. COMPETENCIAS FUNCIONALES Dirigir las actividades asociadas al cobro para prevenir los atrasos en la

recuperación de recursos. Elaborar los planes de trabajo anuales, contemplando objetivos, metas y actividades

a desarrollar en la vigencia siguiente. Planear la gestión de cobro efectuando entre otras actividades: asignación del call

center a nivel nacional, verificando la programación de llamadas automáticas y envío masivo de correos electrónicos y todo lo pertinente a la recuperación de la cartera, de acuerdo a las disposiciones contenidas en el manual de cartera.

Asignar abogado para los cobros jurídicos a que haya lugar. Coordinar, dirigir y efectuar el seguimiento de la gestión de los abogados externos. Hacer seguimiento periódico a la gestión de cobranza de cada sede y presentar los

informes con los análisis correspondientes. Reportar a centrales de riesgo cuando sea necesario, siguiendo los procedimientos

definidos en la Ley y en los instructivos y manuales de la central de riesgo (CIFIN). Informar al área financiera los dineros recaudados entregando reporte de las cuentas

bancarias afectadas y los títulos judiciales recibidos. Consolidar la información a nivel nacional y entregar informes con los análisis

respectivos. Preparación, elaboración y ejecución del presupuesto de recuperación y colocación

de cartera. Coordinar, identificar y postular los posibles beneficiarios de auxilios educativos y

enviarlos con el lleno de los requisitos a Coonfecop. Medir y hacer el seguimiento a los indicadores del área de cartera. Preparar los informes con análisis respectivo para castigo de cartera irrecuperable,

previo cumplimiento de los requisitos de la ley. Proponer políticas de cobranza. Elaborar y presentar los informes requeridos por la Gerencia. Elaborar los reportes y modificaciones del CIFIN. Preparar la información para la evaluación periódica de la cartera y participar en el



comité de evaluación de cartera. Aplicar los títulos judiciales a las obligaciones crediticias. Recibir de los clientes internos y externos las peticiones, quejas y reclamos que

lleguen al área, siguiendo los procedimientos definidos. Evaluar el cumplimiento de las funciones del personal a cargo y proponer los

cambios a que haya lugar. Participar en la investigación de accidentes cuando uno de los empleados a su cargo

sea el accidentado. Participar en la actualización de la Matriz de Peligros e inspecciones de seguridad Informar las necesidades de capacitación y entrenamiento Mantener y procurar por la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad. Cumplir con las medidas de seguridad definidas por el área de sistemas en el








Profesional en contaduría, Derecho, Administración de Empresas, Economía o afines.Experiencia

Un año de experiencia en cargos de nivel Directivo y mínimo dos años de actividades asociadas a funciones de cobranza.





COORDINADOR (APORTES) Y OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGONIVEL DirectivoDEPENDENCIA Departamento de AportesJEFE INMEDIATO Gerente General No. DE CARGOS 1


Planear y dirigir las actividades relacionadas con la administración de los aportes de los asociados y de oficial de cumplimiento según circular 006 de 2014.


IV. COMPETENCIAS FUNCIONALES Proponer servicios a ofrecer por la cooperativa a sus asociados, así como las

políticas y los requisitos que deben cumplirse para el acceso a ellos. Planear las actividades del área por vigencia, definiendo un plan de trabajo que

contemple las metas y actividades a realizar en cada período. Verificar las afiliaciones de los nuevos asociados y los reingresos. Verificar la actualización de la base de datos en el sistema OPA cuando se vincule

un nuevo asociado o solicite un nuevo crédito. Consolidar información de las sedes y presentar informes para su aprobación por el

Consejo de Administración. Organizar la información correspondiente a la aprobación de solicitudes y enviarla a

gestión documental para su digitalización. Autorizar y comunicar a las sedes los servicios aprobados, informando también el

respectivo trámite. Proponer estrategias para incentivar la permanencia del asociado en la cooperativa. Proponer, planear y ejecutar eventos y campañas de fidelización. Presentar informes de gestión a la alta dirección, incluyendo los respectivos análisis. Medir y evaluar los indicadores correspondientes a su área y presentar resultados a

la Gerencia. Realizar, cuando se requiera, las correcciones en las bases de datos y mejoras a los

módulos de asociados y aportes conjuntamente con el departamento de sistemas. Verificar el correcto ingreso de los aportes a las cuentas individuales de los

asociados y monitorear las depuraciones que se realicen. Realizar las revalorizaciones de aportes cada año después de la asamblea general

de delegados, en compañía del departamento de sistemas. Evaluar el cumplimiento de las sedes frente a las metas de retención de asociados. Participar en la investigación de accidentes cuando uno de los empleados a su cargo

sea el accidentado. Participar en la actualización de la Matriz de Peligros e inspecciones de seguridad Informar las necesidades de capacitación y entrenamiento










Funciones como oficial de cumplimiento según circular 006 de 2014: Identificar las situaciones que puedan generar riesgos de lavado de activos y

financiación del terrorismo en las operaciones que realiza la organización solidaria. Implementar y desarrollar los controles a las situaciones que puedan generar riesgo

de lavado de activos y financiación del terrorismo en las operaciones, trámites o contratos que se realizan ante la organización solidaria.

Realizar seguimiento o monitoreo a la eficiencia y la eficacia de los mecanismos establecidos.

Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información relativa al riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo de la organización solidaria.

Participar en el diseño y desarrollo de los programas de capacitación sobre el riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo y velar por su cumplimiento.

Recibir y analizar los reportes internos de posibles operaciones inusuales o sospechosas y enviar a la Unidad de Investigación y Análisis Financiero el reporte de las operaciones sospechosas y de transacciones en efectivo.

Mantener actualizados los datos de la entidad con la Unidad de Investigación y Análisis Financiero

Monitorear permanentemente el cumplimiento de los reportes a través del Sistema de Reporte en Línea – SIREL, opción informes - Certificado de cargue.

Revisar periódicamente como fuente de consulta la página web de la Unidad de Investigación y Análisis Financiero, donde se publicarán los anexos técnicos, manuales y/o documentos de interés para las entidades del sector.

Presentar informes trimestrales al gerente y al Consejo de Administración sobre el cumplimiento de las directrices frente a lavado de activos y financiación del terrorismo.


Formación Profesional en Administración, Economía, Derecho, Contaduría y afines

Conocimientos: Manejo de office, internet, tele mercadeo, servicio al cliente, archivo, economía solidaria



Experiencia

Un año de experiencia en áreas de atención al cliente.Habilidades (Competencias comportamentales)




COORDINADOR GESTIÓN DOCUMENTAL

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGONIVEL Directivo DEPENDENCIA Departamento de Gestión Documental JEFE INMEDIATO Gerente General No. DE CARGOS 1


Coordinar las actividades propias de la administración, custodia y recuperación de la información de la Cooperativa que se encuentra soportada en documentos ya sean físicos o digitales.


IV. COMPETENCIAS FUNCIONALES Liderar la definición de tiempos de retención, disposición final y protección de los

documentos y registros que se generan en los procesos. Proponer y socializar las políticas de generación, producción y aprobación de

documentos. Velar por que el procedimiento de recepción y custodia de las transferencias

documentales se lleve de acuerdo a los requisitos. Coordinar la recepción de los documentos y registros generados en los diferentes

procesos, áreas y Sedes. Recibir, organizar, digitalizar, publicar y custodiar el archivo de las historias laborales

del personal activo de la cooperativa. Recibir, organizar, digitalizar, publicar y custodiar el archivo de las actas producidas

en la cooperativa. Instruir a los gestores sobre la labor de alistamiento de documentos. Coordinar las actividades de Clasificación y organización los documentos en orden

según su tipo. Liderar las actividades de digitalización de los documentos y registros, y el

respectivo cargue al sistema de Gestión Documental. Propender porque el archivo y custodia de los documentos se realice de acuerdo a

las series documentales establecidas. Medir y analizar los indicadores de digitalización frente a la oportunidad y calidad

mensualmente a nivel nacional. Expedir certificados laborales del personal que estuvo bajo convenios de trabajo

asociado antes del año 2003. Recepcionar, atender, gestionar y tramitar todas las PQRSF que llegan a la

cooperativa COMUNA y analizar semestralmente. Entregar informes mensuales a la gerencia general de las solicitudes que se

recepcionan en la cooperativa (certificados laborales, derechos de petición, ley



habeas data, tutelas). Actualizar las Tablas de Retención Documental a partir de los cambios

organizacionales. Coordinar la labor de eliminación cuando se cumplan los tiempos de vigencia o de

envío al archivo histórico según lo estipulan las Tablas de Retención Documental. Monitorear la recepción de las solicitudes de información de los procesos y su

respuesta. Hacer seguimiento permanente a las actividades de gestión documental llevadas a

cabo en las Sedes. Monitorear y evaluar el personal a cargo y proponer los ajustes requeridos. Atender inquietudes que del proceso de Gestión Documental resulten a nivel

nacional y dar solución. Participar en la investigación de accidentes cuando uno de los empleados a su cargo

sea el accidentado. Participar en la actualización de la Matriz de Peligros e inspecciones de seguridad. Informar las necesidades de capacitación y entrenamiento Mantener y procurar por la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad. Cumplir con las medidas de seguridad definidas por el área de sistemas en el


incidentes y accidentes de trabajo presentados en el personal a su cargo. Procurar el cuidado integral de su salud Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud. Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la






Formación Profesional en Administración de Empresas y afines

Conocimientos: Administración documental, Tablas de retención documental, Manejo de office, internet

Experiencia

Un (1) año de experiencia en áreas de Gestión Documental


Orientación a resultados Orientación al cliente Compromiso con la organización Liderazgo



Planeación Toma de decisiones Dirección y desarrollo de personal Conocimiento del entorno



DIRECTOR DE SEDE



Dirigir y controlar el cumplimiento de las políticas, planes y proyectos establecidos por la Alta Dirección y realizar la gestión administrativa en cada sede.



Representar la Cooperativa en el territorio donde se ubique la sede. Planear la operación de su sede, respondiendo a las directrices impartidas desde la

sede central y definidas en el Plan estratégico de la Cooperativa. Definir los presupuestos anuales de recuperación y colocación de su sede y enviarlo

a la sede central para estudio y análisis. Ejecutar el Plan de Acción comercial. Dirigir los planes y programas correspondientes a su sede. Gestionar y hacer seguimiento a las labores del talento humano a su cargo. Evaluar el desempeño del personal a su cargo. Proponer políticas de gestión de acuerdo a las características de su sede y el

territorio donde se encuentre ubicada. Proponer planes o programas para el cumplimiento de metas. Proyectar los informes que sean solicitados por la Gerencia. Definir políticas internas para el buen uso de los recursos (técnicos, tecnológicos,

financieros). Salvaguardar los activos que le sean asignados a la sede y velar por el adecuado

uso de la caja fuerte. Cumplir con las políticas y protocolos de seguridad para los títulos valores y los

demás activos que requieran niveles de seguridad especiales, tales como los cheques, sellos y pagarés de la institución.

Gestionar los recursos necesarios para el funcionamiento de caja menor y realizar su legalización ante la sede central.

Realizar el Inventario físico de pagarés Identificar los pendientes de las cuentas bancarias Apoyar la realización del cruce de cuentas de la UCC según instrucciones y

requerimientos de contabilidad. Velar por la custodia de los cheques enviados a la sede, realizar arqueo diario y

enviar el reporte a través de acta a la tesorería nacional.



Verificar el cambio periódico de claves de la caja fuerte Gestionar los convenios con instituciones para la captación de clientes Liderar las actividades de relaciones públicas y de carácter social conforme al Plan

de Mercadeo establecido. Proponer programas de bienestar social dirigidos a clientes externos para incentivar

la actividad comercial. Coordinar, verificar y evaluar el cumplimiento del plan anual de capacitación. Realizar la evaluación propuesta para el cumplimiento del plan anual de

capacitación. Informar las necesidades de capacitación y entrenamiento Solicitar al oficial de cumplimiento de la cooperativa cuando se requiera por norma

SIPLAFT la consulta en listas restrictivas de asociados y avalistas. Verificar que la información entregada por los asociados y posibles asociados este

completamente diligenciada y soportada, realizando el control de que los auxiliares correspondientes realicen las labores de verificación y confirmación de la veracidad de la información.


Participar en la actualización de la Matriz de Peligros e inspecciones de seguridad Reportar actos y condiciones inseguras en su área de trabajo, así como los

incidentes y accidentes de trabajo presentados en el personal a su cargo. Mantener y procurar por la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad. Cumplir con las medidas de seguridad definidas por el área de sistemas en el







Formación Profesional en Administración, Contaduría, Finanzas y afines de la administración de empresas.

Conocimientos: Gerencia, Administración del Recurso Humano, Planeación y gestión comercial.

Experiencia

Mínimo un año en áreas directivas.





COORDINADOR DE OFICINA



I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGONIVEL DirectivoDEPENDENCIA Gerencia JEFE INMEDIATO Gerente General No. DE CARGOS


Coordinar, controlar y ejecutar el cumplimiento de las políticas y metas establecidas por la Alta Dirección. Cumplir con los presupuestos de colocación y recuperación de cartera. Realizar la gestión administrativa en la oficina correspondiente.



Representar a la Cooperativa en el territorio donde se ubique la oficina. Coordinar la operación y el cumplimiento de las metas de su oficina, respondiendo a

las directrices impartidas desde la sede central y definidas en los presupuestos de colocación y recuperación de cartera.

Elaborar los presupuestos anuales de recuperación y colocación de su sede y enviarlo a la sede central para estudio, análisis y aprobación.

Ejecutar el Plan de Acción comercial. Coordinar y hacer seguimiento a las labores del talento humano a su cargo. Evaluar las competencias del personal a su cargo. Proponer políticas de gestión de acuerdo a las características de su oficina para ser

incorporados en los manuales y presupuestos. Proyectar y presentar los informes que sean solicitados por la Gerencia. Salvaguardar los activos que le sean asignados a la sede y velar por el adecuado

uso de la caja fuerte. Cumplir con las políticas y protocolos de seguridad para los títulos valores y los

demás activos que requieran niveles de seguridad especiales, tales como los cheques, sellos y pagarés (realizar inventario físico de pagarés) de la institución, en cheques físicos realizar el arqueo diario y enviar el reporte a través de acta a la tesorería nacional.

Solicitar los recursos necesarios para el funcionamiento de caja menor y realizar su legalización ante la sede central.

Ayudar a identificar los pendientes de las cuentas bancarias. Apoyar la realización del cruce de cuentas según instrucciones y requerimientos de

contabilidad. Realizar el cambio periódico de claves de la caja fuerte según lo establecido en el

instructivo. Realizar la evaluación propuesta para el cumplimiento del plan anual de

capacitación. Liderar las actividades de relaciones públicas y de carácter social conforme al Plan

de Mercadeo establecido. Gestionar los convenios con instituciones para la vinculación de nuevos asociados.



Coordinar, verificar y evaluar el cumplimiento del plan anual de capacitación. Informar las necesidades de capacitación y entrenamiento. Solicitar al oficial de cumplimiento de la cooperativa cuando se requiera por norma

SIPLAFT la consulta en listas restrictivas de asociados y avalistas. Verificar que la información entregada por los asociados y posibles asociados este

completamente diligenciada y soportada, realizando el control a los auxiliares correspondientes para que realicen las labores de verificación y confirmación de la veracidad de la información.


Participar en la actualización de la Matriz de Peligros e inspecciones de seguridad. Reportar actos y condiciones inseguras en su área de trabajo, así como los

incidentes y accidentes de trabajo presentados en el personal a su cargo. Mantener y procurar por la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad. Cumplir con las medidas de seguridad definidas por el área de sistemas para el







Formación Profesional o Tecnológica en Administración, Contaduría, Finanzas y afines de la administración de empresas.

Conocimientos: Administración del Recurso Humano, gestión comercial, gestión de crédito y cartera.

ExperienciaMínimo un año en áreas de gestión comercial, crédito y/o cartera.Habilidades (Competencias comportamentales)

Orientación a resultados Orientación al cliente Compromiso con la organización Liderazgo Dirección y desarrollo de personal Conocimiento del entorno

ANALISTA DE CRÉDITO

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGONIVEL Técnico



DEPENDENCIA Departamento CréditoJEFE INMEDIATO Jefe Departamento No. DE CARGOS 1


Revisar y dar trámite a las solicitudes de créditos que se reciban en la Cooperativa



Verificar la completitud de la información proporcionada por el asociado y hacer un pre análisis de la viabilidad de crédito.

Hacer firmar los documentos soporte requeridos para la liquidación del crédito. Confirmar la completitud y veracidad de la información y documentación anexa a las

solicitudes de crédito. Organizar la información de los créditos y convenios, dar traslado a gestión

documental para su digitalización. Diligenciar formato de financiación de aportes y entregar a gestión financiera para

que sea cargado al asociado. Comunicar al asociado, en caso requerido sobre las aceptaciones, negaciones o

modificaciones que se hagan a la solicitud. Recibir solicitudes para estudio de crédito de las sedes, imprimir la documentación

que sea necesaria en el aplicativo de envío de solicitudes Realizar el estudio a todos los créditos, verificando que todos reúnan los requisitos

exigidos por la cooperativa e informar a las sedes de la aprobación o negación por parte del comité.

Elaborar las actas de comité de crédito. Elaborar informe mensual de créditos aprobados por el comité de crédito para el

consejo de administración. Manejar el archivo de actas y formato para solicitud de crédito enviadas por las

sedes. Elaborar los contratos de prenda y levantamiento de prenda cuando se requiera. Elaborar los poderes especiales de hipoteca y levantamiento de hipoteca a las

sedes. Mantener comunicación con las sedes para aclarar inquietudes respecto de las

solicitudes de crédito. nacional y dar solución. Mantener y procurar por la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad. Cumplir con las medidas de seguridad definidas por el área de sistemas en el

manejo de correos electrónicos e información. Procurar el cuidado integral de su salud. Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la








Formación Tecnológica en Administración, Contabilidad, finanzas y afines


Experiencia

Un año de experiencia en áreas de crédito.


Orientación a resultados Orientación al cliente Compromiso con la organización Experticia técnica Trabajo en equipo Creatividad e innovación



AUXILIAR (CRÉDITO)

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGONIVEL Técnico DEPENDENCIA SedeJEFE INMEDIATO Jefe nacional de crédito o Director de SedeNo. DE CARGOS 24


Gestionar y liderar los procesos de afiliación y otorgamiento de crédito procurando la permanencia y satisfacción de los asociados.



Asesorar a los usuarios (asociados y no asociados) en cuanto al acceso a los servicios de la Cooperativa y las líneas de crédito existentes con sus respectivos requisitos de acceso (en forma presencial, mediante página web y telefónicamente).

Atender las llamadas telefónicas de los asociados y no asociados que requieran información de créditos.

Realizar el proceso de afiliación de asociados a la cooperativa, verificando la información correspondiente y la documentación requerida

Recibir la solicitud de crédito con la documentación soporte según línea de crédito, verificando la completitud y la veracidad de la información y constatar que esté debidamente firmado y con huella por el deudor y sus avalistas.

Comparar la información recibida físicamente con la información del sistema OPA (nombres completos, direcciones, teléfonos, correo electrónico, referencias familiares).

Hacer el análisis de cada solicitud y conceptuar sobre la viabilidad del crédito al Director de sede.

Diligenciar a través de la intranet la solicitud de los créditos que deben ser aprobados en el comité de crédito en Medellín.

Hacer firmar los documentos antes y después de la liquidación del crédito (factura de afiliación, factura de servicio de crédito, pagaré, libranza, asegurabilidad del crédito, entre otros).

Verificar que los solicitantes reciban la notificación sobre la aprobación o rechazo de sus solicitudes de crédito.

Realizar y verificar que el trámite de legalización de los créditos se completa exitosamente.

Organizar la información de los créditos y convenios (aprobados, desistidos y negados), dar traslado a gestión documental para su digitalización.

Cuando se trate de créditos estudiantiles de la UCC y María Cano entregar al asociado la carta de aprobación para la legalización de la matrícula ante la entidad



correspondiente. En el caso de la UCC verificar que el trámite quede bien realizado en el software TIMONEL.

Elaborar los contratos de prenda sin tenencia de vehículo y los levantamientos de hipotecas cuando se requiera

Asesorar a las promotoras de crédito sobre requisitos, servicios y modificaciones de crédito

Solicitar al oficial de cumplimiento de la cooperativa cuando se requiera por norma SIPLAFT la consulta en listas restrictivas de asociados y avalistas.

Verificar que la información entregada por los asociados y posibles asociados este completamente diligenciada y soportada, realizando las labores de verificación y confirmación de la veracidad de la información.

Diligenciar cuando los topes lo requieran el formato de seguro del crédito y ser enviado a casa matriz según instrucciones.

Realizar seguimiento al informe de los correos rebotados y enviados por la Jefe de crédito nacional para su gestión y actualización.

Entregar con criterios de calidad y oportunidad los productos derivados de las tareas y actividades que desarrolla.

Aplicar las estrategias de retención de asociados diseñadas por la institución. Mantener y procurar por la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad. Cumplir con las medidas de seguridad definidas por el área de sistemas en el

manejo de correos electrónicos e información Procurar el cuidado integral de su salud Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la




Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SSTEn el caso de las sedes: Enviar a la sede Medellín el formato de asegurabilidad del crédito de forma

inmediata de acuerdo al procedimiento establecido. Recibir los cheques y elaborar los pagos a proveedores y desembolso de crédito. Devolver al director de sede al finalizar del día los cheques elaborados o no para su

custodia en la caja fuerte. Realizar las actividades relacionadas con la gestión comercial de la sede.En el caso de la sede Medellín: Enviar a la aseguradora los formatos de asegurabilidad del crédito de todas las

sedes.


Formación Técnica en Administración, Contabilidad, finanzas y afines




Experiencia

Un año de experiencia en áreas de atención al cliente.





AUXILIAR (CARTERA)

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGONIVEL TécnicoDEPENDENCIA SedeJEFE INMEDIATO Jefe de cartera nacional o Director de SedeNo. DE CARGOS 21

II. OBJETIVO (o Naturaleza del Puesto)Realizar la gestión de cobro de la Cooperativa con miras a recuperar los recursos que se encuentren expuestos a mayor riesgo de pérdida.

III. GENERALIDADES PARA LA OPERACIÓNRECURSOS ENTREGADOS Computador, Teléfono, calculadora e insumosAPLICACIONES OPA, Microsoft office


Atender directa y telefónicamente a todos los asociados y no asociados y a todas las dependencias de la cooperativa.

Gestionar el cobro de cartera a los deudores y avalistas a través de las llamadas telefónicas asignadas en el callcenter.

Hacer uso de los medios y herramientas tecnológicas para localizar a los deudores y avalistas.

Realizar diariamente cobro de cartera vencida en la sede. Analizar los créditos que deben remitirse a cobro pre jurídico. Entregar documentación a los abogados para iniciar proceso judicial Brindar soporte a los abogados en cuanto a información requerida en el momento de

la demanda Realizar informes de recuperación de cartera y presentarlos al Jefe inmediato. Realizar seguimiento a los compromisos de abonos a las obligaciones a cargo de los

asociados. Incorporar las gestiones y acuerdos logrados con clientes al módulo del Call Center. Evaluar las propuestas de reestructuración de cartera y entregar las

recomendaciones al Jefe inmediato. Evaluar la calidad y el valor de las garantías que soportan los créditos y emitir las

recomendaciones para su realización oportuna. Recomendar el envío de la cartera a cobro pre jurídico, o jurídico, cuando el riesgo

detectado lo justifique. Recibir las facturas de los proveedores y tramitar la autorización de pago Conciliar la información registrada en los informes entregados por los abogados

versus la rama judicial. Elaborar las solicitudes de cruce de aportes con cartera para abonar o cancelar

obligaciones Informar a la líder nacional de cartera sobre las inconsistencias presentadas por los

asociados en las centrales de riesgo Atender las solicitudes de condonaciones de intereses de obligaciones castigadas o

irrecuperables Dar trámite a las recuperaciones de cartera castigada



Recibir de los clientes internos y externos las peticiones a través de la página web, el correo electrónico, personalmente, vía telefónica o por escrito y seguir el procedimiento definido para su respuesta.

Comunicarse con las entidades en convenio para realizar la gestión de cobro por deducción de nómina

Monitorear los casos asignados a los abogados Reasignar casos de cobro jurídico entre abogados Reportar las novedades de nómina. Mantener y procurar por la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad. Cumplir con las medidas de seguridad definidas por el área de sistemas en el






En caso de ser auxiliar sede Medellín: Gestionar los poderes a los abogados para inicio de procesos

V. REQUISITOSFormaciónTécnica o tecnológica en Servicio al cliente y tele mercadeo, técnico auxiliar contable, programas afinesExperiencia

Un año de experiencia en cargos de cobranza.





AUXILIAR (SERVICIOS)

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGONIVEL AsistencialDEPENDENCIA Sede JEFE INMEDIATO Director de Sede No. DE CARGOS 14


Realizar las actividades de apoyo logístico, orden y limpieza, gestión documental y administrativo de acuerdo a las necesidades de la Sede.

III. GENERALIDADES PARA LA OPERACIÓNRECURSOS ENTREGADOS Computador, escritorio, teléfono, elementos de aseo APLICACIONES No aplica

IV. COMPETENCIAS FUNCIONALES Mantener las instalaciones en buen estado: limpias y ordenadas. Realizar todos los trámites de mensajería que requiera la sede. Distribuir material publicitario y de mercadeo de la sede Apoyar la realización de eventos, ferias y actividades publicitarias de la sede. Solicitar y recibir los reportes de estados de las cuentas bancarias. Elaborar los recibos de caja. Registrar la correspondencia interna y externa de la sede Administrar el archivo de la sede velando por la debida administración de la

documentación Digitalizar los documentos y registros, y cargar al sistema de Gestión Documental

según instructivos. Recuperar los documentos que sean solicitados por las diferentes instancias Proporcionar la información solicitada respetando los procedimientos definidos para

ello. Mantener los niveles de seguridad de la información requeridos. Mantener y procurar por la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad. Cumplir con las medidas de seguridad definidas por el área de sistemas en el









Bachiller

Conocimientos: Manejo de office, internet.

Experiencia

No se requiere experiencia si acredita los conocimientos.





AUXILIAR (CONTABILIDAD) 1

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGONIVEL Tecnológico – DEPENDENCIA Departamento Contabilidad JEFE INMEDIATO Jefe DepartamentoNo. DE CARGOS 2

II. OBJETIVO ( Naturaleza del cargo)

Apoyar al Director de Contabilidad en las operaciones requeridas para que el sistema contable de la Cooperativa funcione de acuerdo a los requisitos establecidos.


RECURSOS ENTREGADOS Computador personal, teléfono, escritorio. Silla ergonómica

APLICACIONES OPA

IV. COMPETENCIAS FUNCIONALES Realizar las conciliaciones bancarias oportunamente de cada una de las cuentas. Identificar las partidas pendientes resultantes de las conciliaciones y registrar los

asientos contables respectivos. Contabilizar mensualmente los gastos bancarios y enviar informes a Control Interno,

tesorería y Subgerencia. Elaborar el extracto tributario del crédito para las declaraciones de renta de los

asociados que lo soliciten. Registrar la información de la cooperativa susceptible de contabilización derivadas

de la operación ordinaria de cada labor de las respectivas sedes. Ejemplo causación de proveedores, recaudo de acuerdos de pago, devolución de aportes sociales, entre otros.

Registrar las novedades que surjan de las transacciones tanto por las sedes como departamentos o secciones, ejemplo anulaciones, reclasificaciones, devoluciones, entre otros.

Resolver las inquietudes a las sedes en el tiempo oportuno, y brindar apoyo cuando sea necesario.

Planeación y autorización de pagos según solicitudes enviadas por las sedes. Cumplir con las medidas de seguridad definidas por el área de sistemas en el








V. REQUISITOSEducación y FormaciónTecnólogo en Contabilidad y afines o estudiante a partir del sexto semestre de Contaduría.

ExperienciaMínimo un año como auxiliar contable.


Orientación a resultados Manejo de un sistema contable Orientación al cliente Compromiso con la organización Experticia técnica Trabajo en equipo Creatividad e innovación



AUXILIAR (CONTABILIDAD) 2

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGONIVEL EstudianteDEPENDENCIA Departamento Contabilidad JEFE INMEDIATO Jefe DepartamentoNo. DE CARGOS 1


Apoyar al Director de Contabilidad en las operaciones requeridas para que el sistema contable de la Cooperativa funcione de acuerdo a los requisitos establecidos.



APLICACIONES OPA

IV. COMPETENCIAS FUNCIONALES Gestionar el inventario físico anual de los activos fijos y actualizar en el sistema. Depuración de terceros, bases de datos que contienen información necesaria para

reportes a los entes de control y las cuentas auxiliares del balance. Dar apoyo de acuerdo a las necesidades que surjan al Auxiliar de Contabilidad 1. Realizar la conciliación bancaria de las cuentas asignadas. Mantener y procurar por la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad. Cumplir con las medidas de seguridad definidas por el área de sistemas en el






V. REQUISITOSEducación y FormaciónEstudiante de contabilidad del primero al quinto semestre o Técnico en Contaduría.

ExperienciaNo requiere experiencia.







ANALISTA (CONTABILIDAD)

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGONIVEL ProfesionalDEPENDENCIA Departamento Contabilidad JEFE INMEDIATO Jefe DepartamentoNo. DE CARGOS 1

II. OBJETIVO ( Naturaleza del cargo)

Apoyar al Director de Contabilidad en los procesos de análisis y presentación de informes a los entes de control para que la Cooperativa cumpla con los requisitos establecidos.



APLICACIONES OPA

IV. COMPETENCIAS FUNCIONALES Preparación mensual del informe para el pago de la retención en la fuente. Elaborar las declaraciones bimestralmente y anual del impuesto de industria y

comercio. Revisar quincenalmente la nómina de los funcionarios y las novedades que se

presenten (liquidaciones, incapacidades, vacaciones, entre otras). Conciliar mensualmente el cruce de cuentas con la UCC y con MARIA CANO y

reportar por el sistema para obtener el acta y enviarla a cada sede de la Cooperativa.

Conciliar el convenio de arrendamientos y convenio marco con la Universidad Cooperativa.

Elaborar y preparar los informes de medios magnéticos. Realizar los registros y transacciones bajo NIIF. Dar respuesta a los diferentes requerimientos que envíen las Entidades de control. Colaborar en la elaboración de informes periódicos para la Administración. Mantener y procurar por la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad. Cumplir con las medidas de seguridad definidas por el área de sistemas en el








V. REQUISITOSEducación y FormaciónProfesional en Contaduría con tarjeta profesional.

ExperienciaMínimo dos años como auxiliar contable.


Orientación a resultados Orientación al cliente Compromiso con la organización Experticia técnica Trabajo en equipo Creatividad e innovación Resolución de conflictos Manejo de las herramientas ofimáticas.



AUXILIAR (CONTABILIDAD-NÓMINA)

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGONIVEL TécnicoDEPENDENCIA Departamento ContabilidadJEFE INMEDIATO Jefe Departamento No. DE CARGOS 1


Desarrollar las actividades operativas relacionadas con el manejo de manejo los créditos de libranza, seguridad social y liquidación de nómina.



APLICACIONES OPA

IV. COMPETENCIAS FUNCIONALES Recibir y registrar las novedades de nómina a nivel Nacional Parametrizar el sistema de acuerdo a las novedades de nómina presentadas en el

período de pago. Ingresar la información correspondiente a los créditos de libranza para hacer la

respectiva deducción de nómina por cada sede. Consolidar la información y generar el archivo correspondiente para enviarlo la

empresa correspondiente. Monitorear las aplicaciones realizadas por el sistema. Revisar las aplicaciones y verificar las diferencias que se presenten según el reporte

enviado. Corregir las inconsistencias detectadas. Conciliar la información entre las notas contables y valores asentados para que

coincidan con los valores reales. Monitorearlos pagos recibidos y cancelar las cuentas pendientes. Registrar en el sistema las nuevas empresas en convenio de libranza Afiliar a los nuevos empleados a los fondos de seguridad social en salud, pensión,

cajas de compensación y Arl. Monitorear la realización de exámenes médicos ocupacionales. Realizar los contratos laborales de los empleados nuevos. Entregar los soportes por retiro de los empleados a cada persona. Registrar los valores de nómina en el aplicativo correspondiente, teniendo en cuenta

las novedades. Revisar la liquidación de nómina. Realizar la liquidación de seguridad social. Realizar el pago de Seguridad Social y generar el reporte. Enviar reporte de pago a contabilidad. Realizar Informes de créditos de libranza. Enviar la documentación a gestión documental Mantener y procurar por la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad.



Cumplir con las medidas de seguridad definidas por el área de sistemas en el manejo de correos electrónicos e información.

Procurar el cuidado integral de su salud. Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud. Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la






Formación Técnica, tecnológica en Contaduría, Administración de empresas o afines.

Conocimientos: Manejo de plataforma de pagos PILA (ARUS) y seguridad social.Experiencia

Un año de experiencia en liquidación y pago de nómina.



CAJERA (O)

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGONIVEL Técnico



DEPENDENCIA Tesorería JEFE INMEDIATO Tesorero No. DE CARGOS 1


Apoyar al tesorero en las actividades y operaciones relacionadas con los pagos a terceros.

III. GENERALIDADES PARA LA OPERACIÓNRECURSOS ENTREGADOS Computador, teléfono, escritorio APLICACIONES OPA

IV. COMPETENCIAS FUNCIONALES Descargar uno por uno los pagos que ingresan a bancos. Generar diariamente los informes de recaudo. Realizar con el tesorero una planeación de pagos semanal. Autorizar en el sistema los pagos a las sedes. Generar pagos y pasar reporte a Tesorería. Hacer los Cheques necesarios (proveedores, aportes y créditos), imprimir el cheque

y entregar al usuario o informar sobre la transferencia electrónica. Realizar las operaciones de seguridad relacionadas con la elaboración de cheques. Realizar el asiento de del pago de la factura de afiliación y aportes de la cuenta 9914

mediante archivo plano. Hacer los pagos con cargo a la Caja Menor asegurando las actividades definidas en

el procedimiento. Realizar el reembolso cuando sea necesario. Realizar un reporte diario de cheques girados o no girados y entregarlo a tesorería

con los respectivos anexos Salvaguardar los recursos asignados a la Caja menor. Apoyar mensualmente a contabilidad en la conciliación de cuentas bancarias con el

fin de identificar las partidas pendientes. Mantener y procurar por la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad. Cumplir con las medidas de seguridad definidas por el área de sistemas en el






V. REQUISITOSEducación Técnica o Tecnológica en contabilidad y comercio o sus equivalentes.



Experiencia

Seis meses en áreas de atención al cliente.





AUXILIAR (APORTES)

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGONIVEL TécnicoDEPENDENCIA Departamento de AportesJEFE INMEDIATO Coordinador (a) No. DE CARGOS 1


Apoyar al Coordinador de Aportes en la ejecución de las actividades propias del procedimiento


IV. COMPETENCIAS FUNCIONALES Realizar las afiliaciones de los nuevos asociados y reingresados. Actualizar la base de datos en el sistema OPA cuando se atienda a un asociado

nuevo o uno de reingreso. Ofrecer a los asociados los servicios, dando la información sobre las políticas y los

requisitos que deben cumplirse para el acceso a ellos. Hacer el trámite de devolución de aportes cuando sea solicitado por los asociados y

recibir las solicitudes de cada una de las sedes. Realizar cruce de aportes con cartera cuando lo autorice el asociado y tramitar las

solicitudes a nivel nacional según aprobación de la líder de cartera. Hacer, por solicitud del asociado, la cesión de aportes entre asociados y tramitar las

solicitudes a nivel nacional Efectuar el traslado de aportes entre sedes cuando sea requerido y tramitar las

solicitudes a nivel nacional Hacer el trámite de desistimientos, cuando así lo exprese el asociado siguiendo el

procedimiento respectivo y tramitar las solicitudes a nivel nacional Organizar la información soporte de cada uno de los servicios de aportes y enviarla a

gestión documental para su digitalización según fechas establecidas. Aplicar las estrategias definidas para la fidelización y retención de asociados. Presentar informes y reportes de los estados de las afiliaciones. Recibir y tramitar las quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones que lleguen a la

dependencia siguiendo el procedimiento definido para tal fin. Realizar, cuando se requiera, las correcciones en las bases de datos en el sistema

OPA. Verificar el correcto ingreso de los aportes a las cuentas individuales de los

asociados y monitorear las depuraciones que se realicen. Realizar las activaciones de los asociados que reingresan a la Cooperativa y tramitar

las solicitudes a nivel nacional. Mantener y procurar por la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad. Cumplir con las medidas de seguridad definidas por el área de sistemas en el









Formación Técnica o Tecnológica en Administración, Contabilidad, finanzas y afines

Conocimientos: Manejo de office, internet, servicio al cliente, economía solidaria

Experiencia

Un año de experiencia en áreas de atención al cliente.





AUXILIAR (GESTIÓN DOCUMENTAL)

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGONIVEL TécnicoDEPENDENCIA Departamento de Gestión Documental JEFE INMEDIATO Coordinador (a) No. DE CARGOS 2


Apoyar las actividades de administración del fondo documental de la Cooperativa


IV. COMPETENCIAS FUNCIONALES Recibir los documentos y registros generados en los diferentes procesos, áreas y

Sedes. Realizar el alistamiento de documentos. Clasificar, organizar los documentos en orden según su tipo (alfabético, numérico y/o

cronológico). Digitalizar los documentos y registros, y cargar al sistema de Gestión Documental. Archivar y custodiar los documentos en carpetas de acuerdo a las series

documentales establecidas. Recuperar los documentos que sean solicitados por las diferentes áreas y sedes. Proporcionar la información solicitada respetando los procedimientos definidos para

ello. Mantener los niveles de seguridad de la información requeridos. Mantener y procurar por la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad. Cumplir con las medidas de seguridad definidas por el área de sistemas en el







Formación Técnica o Tecnológica en Administración documental, secretariado gerencial



y afines

Conocimientos: Manejo de office, internet, gestión documental

Experiencia

No se requiere experiencia si acredita los conocimientos.





AUXILIAR (SISTEMAS)

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGONIVEL TécnicoDEPENDENCIA Departamento de Sistemas JEFE INMEDIATO Jefe Departamento No. DE CARGOS 1


Apoyar las actividades de administración de las TIC´s.


IV. COMPETENCIAS FUNCIONALES Ejecutar y monitorear las llamadas Automáticas Babel y ejecutar el .exe para

actualizar y cargar la base de datos de las llamadas. Registrar en archivo detallado Excel las facturas de servicios públicos recibidas,

indicando el valor de cada una y su respectivo número de contrato. Mantener actualizado y monitoreado el inventario de equipos y garantizando el

cumplimiento del licenciamiento contratado para la cooperativa. Monitoreo de la consola del antivirus Kaspersky. Mantenimiento físico de los equipos de la sede principal y para en las sedes a través

del software. Traslado de las Backups de seguridad a gestión documental. Limpieza de espacio en discos duros de información no autorizada por la empresa. Mantener operando y actualizada la planta telefónica en cuanto a las nuevas

extensiones y usuarios. Plantear y ejecutar la solución pertinente y oportuna las diferentes solicitudes o los

requerimientos. Mantener y procurar por la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad. Cumplir con las medidas de seguridad definidas por el área de sistemas en el

manejo de correos electrónicos e información. Cumplir con las medidas de seguridad definidas por el área de sistemas en el









Formación Técnica o Tecnológica en Sistemas, Informática o afines.

Conocimientos: Manejo plataformas tecnológicas.

Experiencia

Mínimo un año de experiencia en áreas de tecnologías de la información.





ANALISTA DE SISTEMAS

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGONIVEL TécnicoDEPENDENCIA Departamento de Sistemas JEFE INMEDIATO Jefe Departamento No. DE CARGOS 1


Apoyar las actividades de desarrollo de software para la adecuada administración de las TIC´s en la Cooperativa.



Analizar las plataformas de datos utilizadas en la cooperativa y proponer desarrollo de módulos nuevos o mejora a los existentes.

Recibir, analizar, priorizar y atender los requerimientos de usuarios con respecto al software.

Diseñar soluciones a requerimientos y priorizarlas con el Jefe de Sistemas. Desarrollar las aplicaciones, hacer las pruebas correspondientes y solicitar

aprobación. Elaborar los manuales respectivos a los desarrollos implementados. Habilitar para producción los desarrollos nuevos. Prestar a los usuarios informáticos asesorías en el sistema OPA. Reasignar claves de acceso a los sistemas de información cuando sean solicitadas Crear los usuarios a necesidad y realizar el respectivo registro en OPA y en el

servidor SQL. Crear chequeras: Constatación de usuarios, operador contra chequera, creación de

chequera y asignación de chequera a operador. Generar informes de créditos por cada uno de los conceptos: Créditos otorgados por

destino, subdestino, rango de fechas o semestre. Recibir los eventos no deseados en OPA: soportar los eventos con las evidencias,

enviar al jefe de sistemas y/o directamente a OPA para la corrección del mismo y solución definitiva.

Parametrizar en el sistema la creación de carreras, asignación de facultades y universidades

Actualizar, monitorear y generar informes de los diferentes módulos de la web y la intranet de la cooperativa.

Enviar correos masivos a los asociados sobre su estado de cartera (los próximos a vencer, reportados a pre jurídico y/o jurídico).

Hacer las copias de la base de datos de Outlook de los correos enviados. Generar informes de explicación del estado de sus compromisos, según los pagos,

días de mora, costos adicionales, etc.



Verificar la información de la creación automática de asociado y generar factura de afiliación.

Asesorar al asociado frente a los servicios ofrecidos vía web. Apoyar en los procesos de análisis de temas de sistemas, tecnologías y costos de

proyectos del área. Monitorear la conexión de red en las sedes, contactar a la entidad proveedora del

servicio, emitir evidencia de no conectividad, registrar evento, hacer seguimiento al proceso.

Realizar el mantenimiento y retroalimentación de todos los módulos desarrollados entorno al sistema OPA, base de datos SQL SERVER y la web.








Formación Tecnológica o Profesional en Sistemas, Informática o afines.

Conocimientos: Manejo plataformas tecnológicas.

Experiencia

Mínimo un año de experiencia en áreas de desarrollo en tecnologías de la información.





SECRETARIA

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGONIVEL TécnicoDEPENDENCIA Gerencia JEFE INMEDIATO Gerente General No. DE CARGOS 1


Ofrecer soporte logístico a la labor gerencial, con el fin de que la agenda, comunicaciones, tareas y compromisos de la gerencia se puedan adelantar a tiempo y de manera adecuada a los requisitos internos.



Elaborar cartas, memorandos y demás comunicaciones de la Gerencia. Administrar la agenda del gerente. Recibir, registrar y entregar a Jurídica los derechos de petición. Hacer seguimiento y entregar las repuestas de los derechos de petición. Coordinar la autenticación de poderes. Conseguir los certificados de cámara de comercio que se requieran para la

representación legal. Recibir y enviar las comunicaciones desde y hacia Gerencia. Realizar las citaciones al Consejo de Administración y Junta de Vigilancia. Coordinar con el mensajero la entrega de comunicaciones oficiales o documentos

desde Gerencia. Coordinar las actividades de representación social que el Gerente disponga. Preparar las actividades previas a la asistencia del gerente a reuniones sociales. Salvaguardar la documentación que se genere en la dependencia. Asistir en términos de logística las reuniones que se desarrollen en la gerencia. Llevar organizadamente los archivos con las actas del Consejo de Administración. Servir de enlace entre la gerencia y las demás dependencias de la Cooperativa. Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado al jefe de los compromisos

y demás asuntos. Coordinar la realización de pedidos de insumos de oficina, elementos de aseo y

cafetería. Administrar el registro de las circulares internas. Recibir y tramitar las solicitudes de mantenimientos locativos, reparaciones y otros. Recibir, para la toma de firma, los certificados laborales y enviar a Gestión

Documental. Mantener y procurar por la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad. Cumplir con las medidas de seguridad definidas por el área de sistemas en el

manejo de correos electrónicos e información.



Procurar el cuidado integral de su salud. Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud. Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la






Formación Técnica o Tecnológica en Administración Documental, Secretariado Gerencial y afines

Conocimientos: Manejo de office, internet, gestión documental, atención al cliente.

Experiencia

Experiencia de mínimo un (1) año en Secretariado Ejecutivo y de mínimo seis (6) meses en atención al cliente.





OFICIOS VARIOS

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGONIVEL AsistencialDEPENDENCIA Gerencia JEFE INMEDIATO Gerente General No. DE CARGOS 2


Velar por el adecuado y buen estado de la infraestructura física de la Cooperativa.

III. GENERALIDADES PARA LA OPERACIÓNRECURSOS ENTREGADOS Elementos de aseo y cafeteríaAPLICACIONES N/A


Realizar el aseo general de la sede principal de la Cooperativa. Atender las reuniones de trabajo que se presenten en el auditorio o en las oficinas. Atender a las personas de la cooperativa. Hacer seguimiento a los insumos a su cargo y hacer las solicitudes de dotación

cuando sea necesario. Recibir los insumos o elementos requeridos para su labor verificando que se

encuentren en estado óptimo para su utilización. Mantener y procurar por la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad. Cumplir con las medidas de seguridad definidas por el área de sistemas en el

manejo de correos electrónicos e información. Procurar el cuidado integral de su salud. Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la






Básica Primaria.

Conocimientos: Matemáticas básicas, lectura.

Experiencia



Experiencia de mínimo un (1) año en las actividades propias del cargo.


Orientación a resultados Orientación al cliente Compromiso con la organización Manejo de la información Adaptación al cambio Disciplina Relaciones interpersonales Colaboración



MENSAJERO



Realizar diligencias por fuera de las instalaciones, garantizando la entrega de información de manera responsable y oportuna.

III. GENERALIDADES PARA LA OPERACIÓNRECURSOS ENTREGADOS Computador APLICACIONES N/A


Acudir a las entidades bancarias para realizar consignaciones, pagos, cambios de cheques y demás actividades relacionadas.

Hacer traslado de efectivo a los bancos cuando sea necesario Efectuar el reparto de cartas, informes o volantes urgentes cuando se presente el

caso. Realizar todas las diligencias que tenga que ejecutar dentro y fuera de la

Cooperativa y que sean solicitadas por personal facultado. Mantener y procurar por la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad. Cumplir con las medidas de seguridad definidas por el área de sistemas en el







Básica Primaria.

Conocimientos: Matemáticas básicas, lectura.

Experiencia








RECEPCIONISTA



Prestar asistencia telefónica a la cooperativa como apoyo a los demás procesos

III. GENERALIDADES PARA LA OPERACIÓNRECURSOS ENTREGADOS Computador de mesa, teléfono, útiles de oficina APLICACIONES N/A


Recibir las llamadas que entran al conmutador y transferirlas a la dependencia requerida.

Realizar las llamadas a celulares y otras ciudades solicitadas por los empleados y transferirlas a quien las solicita.

Atender a las personas que se acercan al área y orientarlas dentro de las oficinas para que resuelvan sus inquietudes o solicitudes.

Llevar el control de llamadas realizadas, utilizando el formato destinado para ello. Recibir los faxes que lleguen y dar traslado al área requerida Enviar los faxes solicitados por las áreas Hacer informe de llamadas y entregarlo a la gerencia. Recibir y direccionar la correspondencia externa, manejando adecuadamente la

planilla destinada para ello. Repartir la correspondencia interna, utilizando la planilla de memorandos

(correspondencia interna). Revisar las facturas correspondientes a la correspondencia enviada por correo

certificado y realizar el respectivo informe. Hacer el control de entrada de los empleados de la Cooperativa, llevar el registro

correspondiente y realizar el informe de llegadas tarde. Mantener y procurar por la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad. Cumplir con las medidas de seguridad definidas por el área de sistemas en el









Bachillerato preferiblemente en la modalidad comercial, media técnica o técnica en recepción, atención al cliente y afines.

Conocimientos: nivel básico en manejo del computador, Matemáticas básicas, lectura, atención al cliente.

Experiencia






PROMOTOR

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGONIVEL AsistencialDEPENDENCIA Departamento de crédito o sedeJEFE INMEDIATO Jefe de crédito o director de sedeNo. DE CARGOS Según necesidad de la sede

II. OBJETIVO (o Naturaleza del cargo)Comercializar los productos y servicios que ofrece la cooperativa Comuna en sus diferentes nichos para la consecución de nuevos asociados.

III. GENERALIDADES PARA LA OPERACIÓNRECURSOS ENTREGADOS Calculadora, stand y pendones, material publicitarioAPLICACIONES No aplica

IV. COMPETENCIAS FUNCIONALES Difundir los servicios crediticios de la Cooperativa Comuna entre los públicos de

interés. Promocionar entre los estudiantes y empleados las líneas de crédito estudiantil y de

libranza Asistir a eventos para distribuir el material POP Realizar asesoría integral a los clientes en los puntos de atención. Realizar Telemercadeo Buscar nuevos clientes y asociados Realizar visitas a instituciones académicas socializando la línea de crédito estudiantil

y libranza de la cooperativa. Mantener y procurar por la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad. Cumplir con las medidas de seguridad definidas por el área de sistemas en el






V. REQUISITOSEducación y FormaciónBachiller, estudiantes universitarios o técnicos en programas de Comunicación, mercadeo o publicidad.

Conocimientos: Servicio al cliente, mercadeo, promoción y ventas.



Experiencia

Experiencia laboral como asesora comercial o vendedoras en cualquier entidad financiera o comercial. 6 meses como experiencia laboral en funciones afines con la atención al cliente Habilidades (Competencias comportamentales)

Orientación a resultados Orientación al cliente Compromiso con la organización Trabajo en equipo



CONDUCTOR

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGONIVEL AsistencialDEPENDENCIA GerenciaJEFE INMEDIATO GerenteNo. DE CARGOS 1

II. OBJETIVO (o Naturaleza del cargo)Prestar de manera correcta y oportuna del servicio de transporte respondiendo a las necesidades de la cooperativa.

III. GENERALIDADES PARA LA OPERACIÓNRECURSOS ENTREGADOS No aplicaAPLICACIONES No aplica

IV. COMPETENCIAS FUNCIONALES Transportar al jefe donde le indiquen, en cumplimiento de sus funciones o a

disposición del titular de la oficina. Cumplir estrictamente con las normas sobre seguridad y prevención de accidentes y

demás normas de tránsito. Atender a las solicitudes de transporte que le sean expresadas por su jefe inmediato

o por quien éste delegue. Prevenir e informar oportunamente toda colisión o accidente de tránsito que se

presente en cumplimiento de sus funciones. Solicitar oportunamente los combustibles y lubricantes necesarios. Mantener en regla todos los requisitos y documentos requeridos para el tránsito del

vehículo como la licencia de conducción y los seguros exigidos. Guardar absoluta reserva sobre los temas comentados dentro y fuera del vehículo. Proponer, preparar e implementar los procedimientos e instrumentos requeridos para

mejorar la prestación de los servicios a su cargo y velar por el buen estado y funcionamiento del vehículo asignado.









V. REQUISITOSEducación y FormaciónBachiller

Conocimientos: Acreditar Licencia de conducción

Experiencia

Experiencia de mínimo un (1) año en actividad relacionadas con el cargo


Orientación a resultados Orientación al cliente Compromiso con la organización Experticia técnica

NOTAS DE CAMBIO

FECHA DEL CAMBIO

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN

15 de diciembre de 2016

Se crea el cargo de Auxiliar de servicios 03

30 de mayo de 2017 Se modificaron los cargos de auxiliar contable 044 de julio de 2017 Se crea el cargo de coordinador de oficina 05

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PROCEDIMIENTO PARA AFILIACIÓN DE … MANUAL DE FUNCIONES Y... · Web viewEste Manual de Funciones y cargos posibilita el funcionamiento de la entidad y en particular el proceso de