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PROCEDIMIENTO PARA EL ALMACENAJE DE MATERIAS PRIMAS,
INSUMOS Y PRODUCTO TERMINADO. CASO: CURTIEMBRES
LUIS ALEXANDER MADROÑERO BURBANO
EDGAR MAURICIO PALACIO MORENO
UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA
FACULTAD DE INGENIERÍA
PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
SANTIAGO DE CALI
2013
PROCEDIMIENTO PARA EL ALMACENAJE DE MATERIAS PRIMAS,
INSUMOS Y PRODUCTO TERMINADO. CASO: CURTIEMBRES
LUIS ALEXANDER MADROÑERO BURBANO
EDGAR MAURICIO PALACIO MORENO
Trabajo de grado presentado como requisito para optar al título de INGENIERO INDUSTRIAL
Asesores LUIS FELIPE GRANADA AGUIRRE
PhD Ciencias Técnicas
GLORIA ALEXANDRA RAMÍREZ MORALES Ing. Mag.
UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA
FACULTAD DE INGENIERÍA
PROGRAMA DE INGENIERIA INDUSTRIAL
SANTIAGO DE CALI
2013
Nota de aceptación
El trabajo de grado PROCEDIMIENTO PARA
EL ALMACENAJE DE MATERIAS PRIMAS,
INSUMOS Y PRODUCTO TERMINADO.
CASO: CURTIEMBRES, elaborado por los
estudiantes LUIS ALEXANDER
MADROÑERO y EDGAR MAURICIO
PALACIO, cumple con los requisitos exigidos
por la UNIVERSIDAD DE SAN
BUENAVENTURA para optar al título de
INGENIERO INDUSTRIAL
Firma del presidente del jurado
Firma del jurado
Firma del jurado Santiago de Cali, Noviembre de 2013
CONTENIDO
pág.
INTRODUCCIÓN 13
1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA O NECESIDAD 15
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 16
2. OBJETIVOS 17
2.1 OBJETIVO GENERAL 17
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 17
3. JUSTIFICACIÓN 18
3.1 ALCANCE 18
4. MARCO REFERENCIAL 19
4.1 MARCO CONTEXTUAL 19
4.2 MARCO ANTECEDENTES 19
4.3 MARCO LEGAL 23
4.4 MARCO CONCEPTUAL 25
4.5 MARCO TEÓRICO 28
4.5.1 Recepción 28
4.5.1.1 Métodos de recepción 30
4.5.1.2 Diferencias entre la recepción interna y externa 31
4.5.1.3 Indicadores de recepción 31
4.5.2 Distribución 32
4.5.2.1 Parámetros para distribución 32
4.5.2.2 Diseño y distribución física (layout) 33
4.5.2.3 Metodologías para distribución física 34
4.5.2.4 Flujos de distribución 35
4.5.3 Almacenamiento 37
4.5.3.1 Principios básicos para gestión de almacenes 37
4.5.3.2 Clasificación de los almacenes 37
4.5.3.3 Zonificación de los almacenes 38
4.5.3.4 Métodos de almacenaje 39
4.5.3.5 Alternativas de almacenamiento 40
4.5.3.6 Indicadores de gestión de almacenamiento 42
4.5.4 Despacho 42
4.5.4.1 Flujograma para el despacho 42
4.5.4.2 Tipos de despacho 44
4.5.4.3 Métodos de recolección de pedidos 44
4.5.4.4 Prioridades en el procesamiento de pedidos 45
4.5.4.5 Embalaje de mercancías 45
4.5.4.6 Zonas de expedición 47
4.5.4.7 Indicadores de despacho 47
4.5.5 Inventarios 48
4.5.5.1 Tipos de inventario 48
4.5.5.2 Métodos de control de inventarios 49
4.5.5.3 Errores en el control del inventario 52
4.5.5.4 Métodos de valuación del inventario 53
4.5.6 Equipos 54
4.5.6.1 Alternativas de manejo de materiales 55
4.5.6.2 Elementos de distribución de materiales 59
5. METODOLOGÍA 60
5.1 ENFOQUE DE INVESTIGACIÓN 60
5.2 TIPO DE ESTUDIO O INVESTIGACIÓN 60
5.3 POBLACIÓN 61
5.4 FASES DE ESTUDIO 61
5.4.1 Para alcanzar el objetivo específico número uno 61
5.4.2 Para alcanzar el objetivo específico número dos 62
5.4.3 Para alcanzar el objetivo específico número tres 62
6. RESULTADOS 63
6.1 DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL 63
6.1.1 Introducción 63
6.1.2 Trabajo de campo 65
6.1.3 Análisis de resultados 65
6.1.3.2 Distribución y despacho 67
6.1.3.3 Almacenamiento 68
6.1.3.4 Inventario 70
6.1.3.5 Análisis general de resultados 71
6.1.3.6 Análisis general del eslabón curtiembres 76
6.1.4 Conclusión 77
6.1.5 Recomendación del diagnóstico 77
6.2 DISEÑO DEL PROCEDIMIENTO PARA EL ALMACENAMIENTO DE
MATERIAS PRIMAS, INSUMOS Y PRODUCTO TERMINADO. CASO:
CURTIEMBRES 78
6.2.1 Objetivo general 78
6.2.2 Alcance 78
6.2.3 Responsables 78
6.2.4 Definiciones 79
6.2.5 Procedimiento 80
6.2.6 Instructivos 84
6.2.7 Registros 96
6.2.8 Anexos 96
6.3 SOCIALIZACIÓN 96
7. CONCLUSIONES 98
BIBLIOGRAFÍA 99
ANEXOS 104
LISTA DE TABLAS
pág.
Tabla 1. Leyes aplicables al diseño de almacenes en curtiembres. 23
Tabla 2. Normas técnicas colombianas aplicables al manejo de materias primas
e insumos en curtiembres 24
Tabla 3. Normas voluntarias aplicables al diseño de almacenes en curtiembres 24
Tabla 4. Actividades del área de recepción 29
Tabla 5. Métodos de recepción de mercancía 30
Tabla 6. Diferencias entre la recepción interna y externa 31
Tabla 7. Indicadores de recepción 31
Tabla 8. Parámetros de distribución 32
Tabla 9. Situaciones de distribución física 33
Tabla 10. Metodologías para la distribución física 34
Tabla 11. Necesidades de un sistema de almacenamiento 35
Tabla 12. Ventajas y desventajas para la distribución física 36
Tabla 13. Principios básicos para la gestión de almacenes 37
Tabla 14. Clasificación de los almacenes 37
Tabla 15. Zonas de los almacenes 39
Tabla 16. Alternativas de almacenamiento 40
Tabla 17. Indicadores de gestión del almacén 42
Tabla 18. Procedimiento para el despacho 43
Tabla 19. Métodos de recolección de pedidos 44
Tabla 20. Tipos de paletizado 46
Tabla 21. Indicadores del proceso de despacho 47
Tabla 22. Tipos de inventarios 48
Tabla 23. Características para la diferenciación de ítems en inventario 48
Tabla 24. Clasificación ABC 50
Tabla 25. Sistemas de revisión continúa del inventario 51
Tabla 26. Sistemas de revisión periódica del inventario 51
Tabla 27. Problemas frecuentes en el control del inventario 52
Tabla 28. Métodos de valuación de inventarios 54
Tabla 29. Manejo de materiales 58
Tabla 30. Clasificación del equipo de manipulación 59
Tabla 31. Curtiembres en estudio 61
Tabla 32. Diseño del plan de acción 62
Tabla 33. Criterios de calificación 65
Tabla 34. Actividades de recepción 66
Tabla 35. Actividades de distribución y despacho 67
Tabla 36. Actividades de almacenamiento 68
Tabla 37. Actividades de inventario 70
Tabla 38. Resultados por co-variable - recepción 71
Tabla 39. Resultados por co-variable – distribución y despacho 73
Tabla 40. Resultados por co-variable - almacenamiento 74
Tabla 41. Resultados por co-variable - inventario 75
Tabla 42. Normatividad para el manejo de almacenes 82
Tabla 43. Indicadores de gestión de las actividades de almacenaje 83
Tabla 44. Instructivo de recepción 85
Tabla 45. Instructivo de distribución interna 87
Tabla 46. Instrumento de almacenamiento 89
Tabla 47. Instrumento de inventario 92
Tabla 48. Instructivo de despacho 94
Tabla 49. Instructivo de equipos 95
Tabla 50. Registros 96
Tabla 51. Anexos del procedimiento 96
Tabla 52. Plan de acción 97
LISTA DE FIGURAS
pág.
Figura 1. Genealogía 21
Figura 2. Cadena colombiana del cuero, calzado y manufacturas de cuero 22
Figura 3. Flujograma para la recepción 28
Figura 4. Flujograma de parámetros de la distribución 32
Figura 5. Flujo directo y flujo en U para la distribución en almacenes 36
Figura 6. Zonificación del almacén 38
Figura 7. Actividades para el despacho de mercancía 42
Figura 8. Equipos para los procesos de almacenaje al interior del almacén 55
Figura 9. Cumplimiento de actividades recepción 71
Figura 10. Cumplimiento por co-variables para Recepción 72
Figura 11. Cumplimiento de actividades de Distribución y Despacho 72
Figura 12. Cumplimiento por co-variable para Distribución y Despacho 73
Figura 13. Cumplimiento de actividades de Almacenamiento 73
Figura 14. Cumplimiento por co-variable para almacenamiento 74
Figura 15. Cumplimiento de actividades de inventario 75
Figura 16. Cumplimiento por co-variable para Inventario 76
Figura 17. Cumplimiento de actividades por variable para la Empresa 1 76
Figura 18. Cumplimiento de actividades de almacenaje para el sector curtiembres 77
Figura 19. Diagrama de flujo para el proceso de almacenaje 81
LISTA DE ANEXOS
pág.
ANEXO A. Diagrama de flujo del proceso de curtiembres 104
ANEXO B. Lista de chequeo aplicada a la Empresa 1 105
ANEXO C. Fotografías 110
ANEXO D. Flujograma para la recepción 113
ANEXO E. Flujograma para distribución y despacho 114
ANEXO F. Flujograma para el almacenamiento 115
ANEXO G. Flujograma para inventario 116
ANEXO H. Formato orden de pedido 117
ANEXO I. Formato orden egreso de insumos 118
ANEXO J. Formato de salida de producto terminado 118
ANEXO K. Pasos para calcular capacidad del almacén 120
RESUMEN El objetivo del presente trabajo fue diseñar un procedimiento para el almacenaje de materias primas, insumos y producto terminado, para el eslabón curtiembres de un municipio del Valle del Cauca. El enfoque de investigación es cuantitativo de tipo descriptivo y explicativo. La metodología utilizada se fundamentó en la realización de un diagnóstico de las actividades de almacenaje de materias primas, insumos y producto terminado a través de una lista de chequeo adaptada de diferentes autores. Posteriormente, se diseñó un procedimiento de acuerdo con lo establecido en la Ley 9 de 1979 y Ley 55 de 1993, y demás normatividad aplicable; todo esto considerando las normas NTC 1931, NTC 2885, NTC 1692, NTC 4435. El plan de acción permitirá la socialización del procedimiento propuesto en las empresas pertenecientes al eslabón curtiembres. Palabras clave: lista de chequeo, curtiembres, almacenamiento, diagnóstico, procedimiento, socialización.
ABSTRACT The aim of this study was to design a procedure for the storage of raw materials, supplies and finished products for the tanning of a municipality of Valle del Cauca link. The research approach is quantitative descriptive and explanatory type. The methodology used was based on the making of a diagnostic of the activities of storage of raw materials, supplies and finished goods through a checklist adapted from different authors. Subsequently, it was designed a procedure in accordance with the provisions of Act 9 of 1979 and Act 55 of 1993 and other applicable regulations, all this considering the rules NTC 1931, NTC 2885, NTC 1692, NTC 4435. The action plan will allow the socialization of the proposed undertakings in the tanning process link. Key words: checklist, tanneries, storage, diagnosis, procedure, socialization.
13
INTRODUCCIÓN
Este proyecto surge a partir del trabajo de investigación Estrategia de
aprovisionamiento de materias primas e insumos del sector cuero y calzado del
Valle del Cauca – Colombia, realizado por la profesora Gloria Ramírez Morales del
Equipo de Investigación Nuevas Tecnologías, Trabajo y Gestión del Programa
Ingeniería Industrial de la Universidad de San Buenaventura Cali.
En el marco referencial se registra la investigación teórica respecto a las variables
de recepción, distribución, almacenamiento, inventario, y despacho; en donde se
desarrollan los conceptos y las perspectivas teóricas que han mencionado
diferentes autores que han profundizado en estas variables, para darle desarrollo
a la investigación.
El objetivo es diseñar un procedimiento para el almacenaje de materias primas,
insumos y productos terminados para los distintos almacenes que tienen tres
empresas pertenecientes al eslabón de curtiembres, que permitirá estandarizar la
recepción, almacenamiento, distribución y despacho de sus materias primas,
insumo y producto terminado. Para alcanzar este objetivo se realizaron tres
actividades: i) Un diagnóstico del proceso actual de las actividades que están
realizando para el almacenaje, desde la recepción de materias primas e insumos y
terminando con el despacho de éstos a producción y de productos terminados a
los clientes; para recolectar la información necesaria, se diseña una lista de
chequeo como instrumento de diagnóstico. ii) Diseño de un procedimiento para el
almacenaje de materias primas, insumos y producto terminado, como respuesta al
diagnóstico actual. iii) Diseño de un plan de acción que contiene la metodología
para la socialización del procedimiento diseñado, utilizando la técnica 5W y 1H.
En el resultado I se observa el diagnóstico del proceso actual que vienen
realizando las curtiembres para el almacenaje de sus productos. Dicho diagnóstico
14
recoge información referente de las variables independientes recepción,
distribución, almacenamiento, despacho e inventarios.
En el resultado II se muestra el diseño metodológico del procedimiento para el
almacenaje de materias primas, insumos y productos terminados para los distintos
almacenes, que permitirá normalizar las actividades de las tres empresas del
eslabón curtiembres.
En el resultado III se observa el diseño del plan de acción que permitirá socializar
el diseño del procedimiento para el almacenaje de materias primas, insumos y
productos terminados.
15
1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA O NECESIDAD
En entrevistas realizadas a los directivos del Centro de Productividad del Cuero
(CDP) y de la Unión de Industriales Vallecaucanos del Calzado, Cuero y sus
Manufacturas (UNIVAC), se evidenció que actualmente los fabricantes de calzado
en el Valle del Cauca, presentan inconvenientes con sus proveedores de materias
primas e insumos, por el incumplimiento a la hora de entregar los pedidos que se
les realizan. Este incumplimiento, está generando para los productores de calzado
los siguientes problemas en el área de producción, mercadeo, logística y calidad:
retraso para emisión de las órdenes, cambios en la programación, paros en las
líneas, baja productividad, sobrecostos, entre otros, que están generando pérdidas
económicas y una imagen negativa ante los clientes que compran sus productos
(calzado). (Granada Aguirre & Ramirez Morales, 2010).
En una entrevista realizada a 30 empresarios del sector1 se evidenció que los
proveedores están ubicados a nivel local (Cali), regional (Valle del Cauca),
nacional e internacional, distribuidos de la siguiente manera: 13.3% locales, 6.6%
regionales, 73.3% nacionales, 6.6% internacionales. Se observa en esta
distribución que la mayor cantidad de proveedores esta ubicada por fuera de la
localidad y de la región. Los empresarios concuerdan en las siguientes razones de
la no compra de materias primas e insumos a nivel local: no existe facilidad de
pago, los productos no tienen estándares de calidad requeridos, las colecciones
no satisfacen necesidades del mercado, no existe actualización frente a
tendencias mundiales y en algunos casos la tecnología de producción es obsoleta,
no existen los insumos para la industria y la capacidad de producción es poca
(Mena, 2012).
En visitas técnicas realizadas al eslabón curtiembres, se observó que carecen de
una metodología que les dé las directrices para realizar, analizar, controlar y
mejorar sus procesos. En él se observó que las actividades de recepción,
16
distribución, almacenamiento, despacho, y manejo del inventario se realizan de
diferentes maneras cada vez que la realizan; esto se presenta dado que no existe
un proceso normalizado de las actividades de almacenaje de las materias primas,
insumos y producto y terminado.
Según los resultados obtenidos por el diagnóstico general, se puede observar que
de las tres curtiembres, la que tiene más falencias al realizar las actividades de
almacenaje de sus materias primas, insumos y producto terminados es la empresa
número uno.
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
De acuerdo a la anterior situación, se propone la pregunta:
¿Qué procedimiento permitirá mejorar el almacenamiento de materias primas,
insumos y productos terminados, en las curtiembres?
17
2. OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GENERAL
Diseñar un procedimiento para el almacenaje de materias primas, insumos y
productos terminados, en curtiembres.
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Diagnosticar el proceso actual que tienen las curtiembres, para almacenar
materias primas, insumos y productos terminados.
Diseñar el procedimiento para el almacenaje de materias primas, insumos y
productos terminados en las curtiembres.
Socializar el procedimiento propuesto para el almacenaje materias primas,
insumos y producto terminado en las curtiembres.
18
3. JUSTIFICACIÓN
Este proyecto solucionará las deficiencias que presentan actualmente las
curtiembres en el almacenaje de materias primas, insumos y productos
terminados.
Entregará un diagnóstico de la forma en la que actualmente realizan las
curtiembres el almacenaje de sus productos. Del mismo modo, se entregará un
procedimiento que permita mejorar el proceso de almacenaje que se lleva al
interior de los almacenes de las curtiembres, proceso que ha generado
insatisfacción por parte de los empresarios debido a las paradas de las fábricas
por falta de insumos para comenzar con la producción, lo que ocasiona que se
presenten retrasos a la hora de entregar los pedidos a los clientes finales.
El procedimiento normalizará la recepción y almacenamiento de materias primas e
insumos, distribución de éstos a producción, control de sus inventarios y, el
despacho de producto terminado a los clientes, mediante el planteamiento de una
metodología que permita estandarizar sus actividades.
3.1 ALCANCE
El procedimiento para el almacenaje inicia con la recepción de materias primas e
insumos y termina con el despacho de éstos a producción, y de productos
terminados a los clientes, con el fin de garantizar el abastecimiento y
disponibilidad en el momento y lugar que se requieran.
19
4. MARCO REFERENCIAL
4.1 MARCO CONTEXTUAL
A continuación se describe la información de tres empresas pertenecientes a las
curtiembres, las cuales son referentes al segundo eslabón de la cadena productiva
del cuero y el calzado (Agudelo, 2010), en las cuales se adecúa la materia para
los diferentes usos que se le darán en la fabricación de manufacturas del cuero,
como lo indica el diagrama de flujo de procesos de una curtiembre (Anexo A). Las
empresas son:
Empresa 1. Pertenece al sector curtiembres. Está ubicada en un municipio del
Valle del Cauca. Se dedica al curtido y producción de cueros. Actualmente
cuenta con cuatro trabajadores, produciendo alrededor de 600 hojas de cuero
al mes.
Empresa 2. Pertenece al sector curtiembres. Está ubicada en un municipio del
Valle del Cauca. Se dedica al curtido y producción de cueros. Siendo una
empresa familiar, actualmente cuenta con 20 trabajadores, produciendo
alrededor de 1.500 hojas de cuero mensualmente (Mena, 2012).
Empresa 3. Pertenece al sector curtiembres. Está ubicada en un municipio del
Valle del Cauca. Se dedica al curtido y producción de cueros. Actualmente
cuenta con 170 trabajadores, produciendo entre 16.000 y 18.000 hojas de
cueros mensualmente (Mena, 2012).
4.2 MARCO ANTECEDENTES
En la realización de este trabajo se tomaron en cuenta anteriores estudios
relacionados con el adecuado almacenaje de los materiales en los almacenes.
20
Durante la década de 1990 se introdujo paulatinamente un concepto novedoso en
el mundo del almacenaje: la logística, en realidad no se trataba de ningún
elemento nuevo, pero sí lo fue su implantación en el ámbito del almacenamiento
de mercancías (Pérez Herrero, 2006).
La logística es el proceso que se ocupa de la planificación y el desarrollo del
suministro de toda clase de elementos necesarios para la ejecución de una acción.
Utilizando la lógica casi como único argumento, ese proceso se ha venido
realizando desde tiempos inmemoriales (Pérez Herrero, 2006).
Sin embargo, otros conceptos sí han resultado novedosos, como es el caso del
Justo A Tiempo (JIT) y el Kanban, desarrollados por la industria del automóvil
japonesa en las décadas de los cincuenta y sesenta. Concretamente, Toyota
introdujo el JIT en 1954 y lo amplió con el sistema de información Kanban en
1960. Ambos sistemas son complementarios y tienen por objeto la consecución de
un objetivo único: reducir el volumen de las existencias (Pérez Herrero, 2006).
Como menciona (Osinsky, 1998), los curtidos de pellejos de animales se utilizan
desde hace miles de años para confeccionar prendas de vestir. La industria de la
piel y el cuero sigue siendo importante en la actualidad, ya que con las pieles se
fabrican gran variedad de prendas exteriores, como abrigos, chaquetas,
sombreros, guantes y botas, así como adornos para otros tipos de prendas. Según
indica Lincon Zapata, los diferentes usos del cuero hoy en día, son la base de una
gran industria, pues constituyen la materia prima para la fabricación de diferentes
objetos (Zapata, 2008).
Esta transformación se logra mediante un proceso de curtido; es el proceso
químico mediante el cual se convierten los pellejos de animales en cuero. Cuero
designa la cubierta corporal de los grandes animales (por ejemplo, vacas o
caballos), mientras que piel se aplica a la cubierta corporal de animales pequeños
21
(por ejemplo, ovejas). En el proceso de curtido se emplean ácidos, álcalis, sales,
enzimas y agentes curtientes para disolver las grasas y las proteínas no fibrosas y
para enlazar químicamente las fibras de colágeno entre sí (Germillac, 2007).
La industria a que se hace mención, en la región suroccidental de Colombia hace
parte de un clúster que ha venido evolucionando a través del tiempo para
fortalecer los diferentes esquemas de trabajo asociativo del sector de cuero y
calzado en la región, tal como se puede observar en la figura 1.
Figura 1. Genealogía
Fuente: (Pardo & Restrepo, 2010).
La cadena comprende seis actividades productivas, que hacen parte de la cadena
productiva de la carne, y la piel es considerada como un subproducto de esta
cadena. La cadena productiva del cuero se inicia en la actividad agropecuaria, con
los diferentes sistemas de crianza y sacrificio. En este último, se tratan las pieles
con sal y se conservan para los procesos de curtición y otros usos. El producto
final es el cuero curtido, insumo para la fabricación de productos en los eslabones
de Calzado y Manufacturas de Cuero (Ciro Calderón, Figueroa Díaz, Gutierrez
Rincón, & Prieto Padilla, 2006), tal como se muestra en la figura 2.
1986: Creación de
UNIVAC
1994: Creación de
CDP
1999: Proyecto Expo Cali
2001: Proyectos,
STARGOUP, REDIMICA, CERRICUR
2005: Reforma
estatutaria
2006: Proyecto
BID.
22
Figura 2. Cadena colombiana del cuero, calzado y manufacturas de cuero
Fuente: (Ciro Calderón, Figueroa Díaz, Gutierrez Rincón, & Prieto Padilla, 2006).
Es importante contar con un lugar destinado para el almacenaje de las pieles.
Preferentemente, debe ser un espacio que esté resguardado de la intemperie,
limpio y bien aireado. El piso deberá poder limpiarse con frecuencia y,
preferentemente, ser de concreto y con canaletas de desagüe hacia el exterior del
recinto. Si se trabaja con tarimas de madera para el estibado de las pieles
conservadas, las mismas deben ubicarse a una distancia suficiente del piso
permitiendo la circulación del aire (Kurlat, 2001). Para su almacenamiento, se
recomienda efectuar la estiba en pilas e ir rotando las pieles cada dos semanas.
Históricamente, el almacén ha sido un espacio de la fábrica donde reposan las
mercancías y trabajan los empleados menos cualificados de la compañía. Sin
embargo, el nuevo entorno competitivo del siglo XXI ha vuelto obsoleto este
23
planteamiento, ya que los clientes cada vez exigen un mejor servicio por parte de
los almacenes; no obstante, se debe tratar de ofrecer el mejor servicio posible,
tratando de aumentar, a su vez, la productividad del almacén; además, la
globalización de la competencia, la necesidad de segmentación de los mercados y
los cada vez más cambiantes hábitos de los consumidores, obligan a las
empresas a comercializar un mayor número de marcas y modelos, lo que se
traduce en una mayor cantidad de referencias a gestionar en el almacén (Urzelai,
2006).
4.3 MARCO LEGAL
Se hace una revisión de las distintas normas y leyes, aplicables al manejo
ambiental, almacenamiento y seguridad industrial, en el sector curtiembres, tal
como se indica en la tabla 1.
Tabla 1. Leyes aplicables al diseño de almacenes en curtiembres.
Leyes Descripción
Ley 430 de 1998 “Por la cual se dictan normas prohibitivas en materia ambiental, referentes a los desechos peligrosos y se dictan otras disposiciones”.
Ley 9 de 1979
“Por la cual se dictan Medidas Sanitarias”. Se establecen: Las normas generales que servirán de base a las disposiciones y reglamentaciones necesarias para preservar, restaurar y mejorar las condiciones sanitarias en lo que se relaciona a la salud humana; Los procedimientos y las medidas que se deben adoptar para la regulación, legalización y control de los descargos de residuos y materiales que afectan o pueden afectar las condiciones sanitarias del ambiente.
Resolución No. 2309 del 24 de febrero de 1986
“Por la cual se dictan normas para el cumplimiento del contenido en cuanto a Residuos Especiales”.
Ley 253 de 1996 “Por medio de la cual se aprueba el Convenio de Basilea sobre el control de los movimientos transfronterizos de los desechos peligrosos y su eliminación”
Resolución 2400 de 1979
“Por la cual se establecen algunas disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad en los establecimientos de trabajo”.
Ley 55 de 1993 Por medio de la cual se aprueba sobre la seguridad en la utilización de los productos químicos en el trabajo.
Fuente: Equipo de Investigación
24
A continuación se listan en la tabla 2 una serie de normas técnicas colombianas
que aplican en almacenes.
Tabla 2. Normas técnicas colombianas aplicables al manejo de materias
primas e insumos en curtiembres
Normas Descripción
NTC 1931 Protección contra incendios y señales de seguridad.
NTC 3972 Transporte de mercancías peligrosas clase 9. Sustancias peligrosas varias. Transporte terrestre por carretera.
NTC 3967 Transporte de mercancías peligrosas clase 4. Sólidos inflamables; sustancias que presentan riesgo de combustión espontánea; sustancias que en contacto con el agua desprenden gases inflamables. Transporte terrestre por carretera.
NTC 2801 Transporte de mercancías peligrosas clase 3. Líquidos inflamables. Condiciones de transporte terrestre.
NTC 2880 Transporte de mercancías peligrosas clase 2. Condiciones de transporte terrestre.
NTC 3966 Transporte de mercancías peligrosas clase 1. Explosivos. Transporte terrestre por carretera.
NTC 4680 Estiba intercambiable de madera, no reversible, de cuatro entradas.
NTC 4435 Transporte de mercancías. Hojas de seguridad para materiales. Preparación.
Elaboración: Equipo de Investigación.
En la tabla 3 se indican normas voluntarias, que pueden tenerse en cuenta para el
diseño de un procedimiento de las actividades de almacenamiento en curtiembres.
Tabla 3. Normas voluntarias aplicables al diseño de almacenes en
curtiembres
Normas Descripción
OHSAS 18001
Específica los requisitos para un Sistema de Gestión en Seguridad Industrial y Salud Ocupacional SG de S&SO, destinados a permitir que una organización desarrolle e implemente su Política de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, así como sus objetivos relacionados.
NORMA ISO 3394
Hace referencia a las dimensiones de las cajas master, de los pallets o plataformas y de las cargas paletizadas. Las dimensiones de las bases de las cajas deben corresponder a un módulo de 60 x 40 cm. De medida externa
Fuente: Equipo de Investigación
25
4.4 MARCO CONCEPTUAL
ALBARÁN: nota de entrega que firma la persona que recibe una mercancía.
ALMACÉN: un almacén se puede considerar como un centro de produccion en el
cual se adectuan una serie de procesos como: recepción, adecuación,
almacenamiento y selección de los productos (Anaya Tejero, 2008).
ALMACENAJE: función logística que permite mantener cercanos los productos a
los distintos mercados, al tiempo que, en colaboración con la función de
regulación, ajusta la producción a los niveles de demanda facilita al servicio
(Anaya Tejero, 2008). Las actividades básicas del proceso de almacenaje inicia
con la llegada de materiales (recepción), luego sigue con su almacenamiento en el
sitio que corresponda y termina con la expedicion de éstos hasta el cliente final, o
en su defecto, a otro punto de espera (Fernández de Casadevante y Mújica,
1974).
CONTROL DE INVENTARIOS: es la técnica que permite mantener la existencia
de los productos a los niveles deseados.
COSTOS POR MANTENIMIENTO: son los costos variables por unidad de
mantener un artículo en inventario durante un periodo específico; los costos de
mantenimiento incluyen costo de almacenamiento, costo de seguro, costo de
deterioro, obsolescencia y costo de oportunidad
CURTIEMBRE: es el lugar donde se realiza el proceso que convierte las pieles de
los animales en cuero.
COSTO DE PREPARACIÓN: el costo que implica reajustar una máquina para que
fabrique un componente o artículo diferente del que ha fabricado anteriormente
(Ballou, 2004).
26
DIAGNÓSTICO: etimológicamente, proviene de gnosis: conocer y día: a través:
así entonces, es el resultado de una investigación, o como una explicación de una
situación particular, o como una descripción de un proceso, o como un juicio
interpretativo, o bien sólo un listado de problemas con un orden de prioridades.
DISTRIBUCIÓN: conjunto de actividades que se realizan desde que el producto ha
sido entregado por el fabricante hasta que ha sido despachado hacia el cliente.
ESCALA LIKERT: es un tipo de escala aditiva, que fue desarrollado por Rensis
Likert; se construye en función de una serie de ítems que reflejan una actitud
positiva o negativa acerca de un estímulo o referente.
INDICADORES: cada indicador tiene un objetivo general, un objetivo específico,
su correspondiente cálculo y definición, periodicidad con la que se debe calcular,
el responsable por el cálculo, su fuente de información, el área al que le
corresponde el indicador y su impacto dentro de la empresa. (Mora García, 2008).
INVENTARIO: conjunto de artículos o recursos utilizados en una organización
para un posterior uso.
INVENTARIO DE SEGURIDAD: es un inventario creado con doble propósito de
satisfacer la demanda que excede de las previsiones de un determinado periodo y
de proteger a los sistemas de las irregularidades no previstas en el entorno
(García Sabater, Cardós Carboneras, Albarracín Guillem, & García Sabater,
2004).
INVENTARIO DE TRÁNSITO: es el inventario que se encuentra entre distintas
etapas de la producción o almacenamiento (Vanhorne & Wachowics, 2002).
MANEJO DE PEDIDOS: se encarga de la recogida de los pedidos de evaluar los
riesgos, ordenar su planificación y lo más importante mantener informado al cliente
de la evolución del pedido de igual manera de facturar y cobrar una vez entregado
el producto (Garmendia Aguirre & Serna Peláe, 2007).
27
PROCESAMIENTO DE PEDIDOS: incluye todas las tareas de carácter
administrativo y físico necesarias para atender las solicitudes de productos
realizados por los clientes de la empresa, en donde comprende la solicitud de
pedido, verificación, revisión de la línea de crédito del cliente, comprobación de
existencias, instrucciones de distribución, reducción de existencias y preparación
de facturas (Talaya, Garcá de Madariaga, Narros González, Olarte P., Reinares
Lara, & Saco V., 2008).
RECEPCIÓN: proceso mediante el cual se reciben los productos terminados
procedentes de fábricas y almacenes.
SURTIDO DE PEDIDOS: el surtido de los pedidos es la selección de las
existencias desde las zonas de almacenamiento según los pedidos de ventas. La
selección de los pedidos puede tener lugar directamente desde las zonas de
almacenamiento semipermanente, desde la gran capacidad o desde zonas
(llamadas zonas de recogida de pedidos), que se planifican especialmente para
mejorar el flujo de materiales de los pedidos en cantidades de separación de
embarques consolidados (Ballou, 2004).
ZONIFICACIÓN: subdivisión de un área urbana con el objetivo de permitir regular
sus usos, la densidad poblacional, el tamaño de los lotes, el tipo de estructura,
etc., es decir, facilita el control de una determinada área urbana contemplada en
un plan.
ZONA DE CARGA Y DESCARGA: son aquellas a las que tienen acceso los
vehículos de transporte y reparto de mercancía (López Fernández, 2006).
ZONA DE RECEPCIÓN: debe estar situada lo más independiente del resto del
almacén, con el fin de poder actuar como receptora y clasificadora del producto
recibido. Aquí, la mercancía será sometida a doble proceso: control de calidad y
clasificación (Pau i Cos & de Navascués y Gasca, 1998).
28
4.5 MARCO TEÓRICO
4.5.1 Recepción
El proceso de recepción de mercancías es un paso imprescindible en el
almacenamiento de éstas. La figura 3 muestra un flujograma de recepción para el
posterior almacenamiento de mercancías.
Figura 3. Flujograma para la recepción
Proveedor Recepcionista Auxiliar De Calidad
Inicio
Llegada de Mercancía
Entrega el original de
la orden de pedido,
factura y remisión
Verificar orden de pedido del
almacén con remisión (original)
y la factura
¿Corresponden?1
No
Descargar y ubicar la
mercancía en el área de
recepción usando el equipo
adecuado
Si
¿Necesita revisión tecnica?
Verificar cuantitativamente la
mercancía
No
Se hace inspección de las
especificaciones técnicas
de la mercancía en
proceso de recepción
Si
Cumple con
Requerimientos
Firma del documento
"Factura”
remisión y orden de pedido
Si
Se comunica al
proveedor que no se
acepta el pedido debido
a que no cumple con
especificaciones
No
Emisión de nota de entrega
al almacén
Fin
¿Cumple con
especificaciones?
1
1
Se aprueba para
recepcionar la
mercancia entrante
Se documenta
producto conforme
con las
especificaciones
Se comunica al
proveedor aceptación
del pedido
Fuente: Adaptado de (Ascencio Lemus, Domínguez Medrano, Himede Palomo, & Juárez Rosales,
2010).
La tabla 4 muestra la descripción de las actividades de recepción de mercancías.
29
Tabla 4. Actividades del área de recepción
Actividades Descripción
Llegada de mercancía Arribo de mercancía a las instalaciones de la empresa.
Comprobación de solicitud de una orden de pedido
Se tiene en cuenta los requisitos de la orden y las formas de emisión para su verificación, los requisitos para la orden son: 1. Lugar y fecha de emisión. 2. Nombre y número de orden del comprobante. 3. Nombre y domicilio. 4. Datos de la empresa que imprime el documento, habitación municipal, fecha de impresión y numeración de los documentos impresos. 5. Original: para el vendedor. 6. Duplicado: para el comprador.
Descargue y ubicación de
mercancía
Ubicar la mercancía en zonas de recepción del almacén. Incluye el manejo y la colocación de materiales usando el equipo adecuado a la mercancía recibida.
Verificación de cantidades respecto a la orden de pedido
Inspección visual para verificar datos, cantidad y el estado de la mercancía. Realizar la documentación necesaria teniendo en cuenta la fecha de llegada, nombre, cantidad, código del producto y nombre del proveedor.
Inspección de calidad del producto
Consiste en evaluar un colectivo homogéneo a través de una muestra aleatoria, para decidir la aceptación o el rechazo del colectivo. Por tanto es necesario tener presente en todo momento que, en un muestreo, lo que se está evaluando es toda la población y no sólo la muestra.
Aprobar la mercancía
Se comunica al proveedor o transportista de la carga, que se acepta su recepción al cumplir con la orden de pedido y especificaciones requeridas; luego se firman los documentos correspondientes como son la ¨factura” (Original y Copia), y remisión.
Registro de las entradas de unidades
de mercancía
Registro de la mercancía entrante que permite mantener la legalidad de la comercialización, llevar su adecuado registró contable y mantener un mejor control sobre los inventarios.
Transporte de la mercancía recibida
Se traslada la mercancía aceptada, desde el área de recepción hasta su almacén. Se emite una nota de entrega al almacén correspondiente.
Fuente: Adaptado de (Ascencio Lemus, Domínguez Medrano, Himede Palomo, & Juárez Rosales,
2010).
30
4.5.1.1 Métodos de recepción
La unidad de empaque en la cual se recibe el producto condiciona, tanto el
método de recibo físico como la infraestructura de equipos y plataformas de
recepción (muelles) dispuestos para tal fin (Mora García L. A., 2011). La tabla 5
muestra los métodos de recepción con sus características, ventajas y desventajas.
Tabla 5. Métodos de recepción de mercancía
Método de recepción
Característica Ventajas Desventajas
Paletizado
Los productos vienen sobre una estiba y de su posterior embalaje, es decir la estiba se convierte en una unidad compactada, para lo cual se pueden utilizar materiales como: cartones, zunchos, láminas de metal, películas transparentes etc.
• Disminución de tiempo.
• Bajo costo del material.
• Optimización del espacio.
• Uso eficiente. • Velocidad. • Estabilidad.
• Dificultad de adaptación a ciertos tipos de vehículos.
• Riesgo de incendio.
• Vida útil por exposición al sol y agua.
• Dañino con el medio ambiente.
A granel
Se aplica a materiales que por las cantidades grandes en las que se trasladan no se pueden empacar en bultos o cajas, sino en materiales en camiones cisterna. Un ejemplo de ellos son los silos para el manejo de granos.
• Amigable con el medio ambiente.
• Almacenamiento de grandes cantidad.
• Mayor disponibilidad del recurso.
• Dificultad de
movilidad. • Deterioro del
producto
En arrume Las mercancías se reciben en cajas o bultos sueltos.
• Buena utilización del volumen.
• Equipo sencillo. • No requiere
inventario de estantería.
• Daños al producto.
• Problemas en control.
• Difícil rotación del producto.
• Se podría llegar a desaprovechar la altura.
Fuente: Adaptado de (Mora García L. A., 2011).
31
4.5.1.2 Diferencias entre la recepción interna y externa
El recibo de productos o materiales tiene implicaciones distintas dependiendo de
su origen, es decir, si proviene de una fuente externa (proveedor) o de una fuente
interna. La tabla 6 muestra las diferencias de tres variables entre la recepción
externa y externa.
Tabla 6. Diferencias entre la recepción interna y externa
Variable Externas Internas
Rechazo de productos.
Las devoluciones hechas a un proveedor siempre implican una afectación a documentos comerciales.
Afectación en los costos de la compañía, pero solo tiene un alcance interno, afectando la contabilidad con la cual se maneja el producto en proceso.
Tiempo Se debe esperar, por lo general, un tiempo de respuesta largo ante las diferencias.
Facilita el encontrar razones o motivos por los cuales se puedan presentar inconsistencias en las entregas.
Facilidad de manejo
del producto.
Se deberá tener infraestructura física y de procedimientos para atender los vehículos en los cuales llegan tales mercancías.
El traslado de los productos no implica la intervención de un medio de transporte, sino el uso de equipo de manejo de materiales.
Fuente: Adaptado de (Mora García L. A., 2011).
4.5.1.3 Indicadores de recepción
A continuación, la tabla 7 muestra los indicadores empleados para evaluar el
proceso de recepción de mercancías.
Tabla 7. Indicadores de recepción
Indicador Ecuación
% Cumplimiento del pedido Unidades recibidas / Unidades pedidas
% Producto en mal estado Unidades en mal estado / Unidades ingresadas
Número de devoluciones Devoluciones realizadas en el período
% de entregas a tiempo Número de entregas en la fecha solicitada / Número de entregas
realizadas en el período
Costo unitario Costo total de la mercancía / (Unidades recibidas – Unidades
devueltas) Fuente: (Rojas, 2008).
32
4.5.2 Distribución
4.5.2.1 Parámetros para distribución
A continuación, en la figura 4 se presenta el diagrama de proceso de los
parámetros para la distribución.
Figura 4. Flujograma de parámetros de la distribución
Fuente: Adaptado de (Galindo Álvarez & Tapia Quincha, 2010).
Las características de cada proceso de los cinco parámetros para la distribución,
se describen en la Tabla 8.
Tabla 8. Parámetros de distribución
Parámetros Características
1 Definir su producto en forma clara y precisa, si es necesario distribuirlo por familias o nivel de producción o peso en venta.
2 Establecer la demanda y la maquinaria que utiliza para cubrir esta demanda.
3 Determinar la cantidad de materia prima y el producto terminado a almacenar con base en el sistema de almacenamiento que utiliza su empresa.
4 Determinar el tipo y la cantidad de equipos para el manipuleo y manejo de materiales en su empresa.
5 Determinar los departamentos o espacios físicos que requiere su empresa para crear el producto.
Fuente: Adaptado de (Galindo Álvarez & Tapia Quincha, 2010).
Sin embargo, (Galindo Álvarez & Tapia Quincha, 2010), indican que existen varias
herramientas para diseño o análisis de distribución física, las cuales se mencionan
más adelante para conocer su uso.
1. Definir el producto
2. Establecer la demanda
3. Determinar la cantidad de la demanda
4. Determinar tipo y cantidad
5. Determinar los espacios
33
4.5.2.2 Diseño y distribución física (layout)
Disposición física de las instalaciones en una planta, establecimiento fabril, taller u
oficina, se habla de layout. Se trata de un término utilizado para designar la
disposición física de espacios, equipamientos y puestos de trabajo, y el
desplazamiento de personas, insumos y productos, buscando minimizar los costos
de almacenamiento, manejo y transporte, por un lado, y facilitar los flujos de
información y los procesos de entrada y salida de productos. (Instituto Nacional de
Tecnología Industrial, 2011).
Trabajar en el layout representa una valiosa ayuda para ganar eficiencia y
seguridad. La importancia de poseer una correcta distribución de planta se debe a
que, detrás de una configuración incorrecta, existen gran cantidad de costos
ocultos, por ejemplo, los desplazamientos innecesarios de los materiales, gastos
energéticos y de tiempo, desgaste físico adicional del personal, así como una
excesiva manipulación de los materiales, lo cual implica riesgos de sufrir golpes,
roturas y otros defectos que se traducen en un desperdicio y requieren, muchas
veces, volver a hacer el trabajo. También es importante destacar que un buen
layout minimiza el riesgo de accidente laboral. (Instituto Nacional de Tecnología
Industrial, 2011). Cuando se ha de decidir sobre la disposición de un almacén, se
suelen producir tres situaciones que pueden hacer necesaria una asignación
diferente de espacio diferente (Pérez Herrero, 2006); en la tabla 9 se muestra el
impacto que tiene la distribución del espacio a través del tiempo.
Tabla 9. Situaciones de distribución física
Situación Importancia de
decisiones Impacto de espacio en el tiempo
Instalación de nuevo almacén Alta. Corto, Mediano, largo Plazo
Ampliación de un almacén existente
Alta Corto, Mediano, Largo Plazo
Reorganización del almacén actual Mediana Corto Plazo.
Fuente: Adaptado de (Pérez Herrero, 2006).
34
4.5.2.3 Metodologías para distribución física
Existen muchas metodologías para diseñar y analizar la distribución física. La
mayor parte de ellas se basan en procedimientos matemáticos o en software
creados bajo estos modelos matemáticos (Galindo Álvarez & Tapia Quincha,
2010). La tabla 10 describe las diferentes metodologías para la distribución de los
almacenes.
Tabla 10. Metodologías para la distribución física
Metodologías Descripción/Uso
SLP (Systematic Layout Planning) Técnica de análisis básicamente cualitativo que debe ser realizado por personal de la empresa.
QAP (Quadratic Assignment Problem) Mayormente utilizado para localizar instalaciones o centros de distribución.
Corelap Manual
Algoritmo que se basa en convertir la calificación cualitativa determinada en el Diagrama de relaciones que utiliza SPL en cuantitativa, a través de asignación de valores fijos a los grados de relación.
ASBModel Tiene aplicaciones para posicionar departamentos o máquinas en una o dos dimensiones. Tiene algunas condiciones y existen tres versiones.
LIMP Caso especial de diseño de distribución física que se utiliza cuando el flujo de proceso es en forma de anillo o loop, flujos en U o en L.
Fuente: Adaptado de (Galindo Álvarez & Tapia Quincha, 2010)
Cuando se ha de decidir sobre la disposición interna y externa de un almacén, se
suelen producir tres situaciones que puedan hacer necesaria una asignación de
espacio diferente: instalación de un nuevo almacén, ampliación del almacén ya
existente y la reorganización del almacén actual (Pérez Herrero, 2006).
Las decisiones sobre la distribución general de un almacén deben satisfacer las
necesidades que se nombran en la tabla 11, las cuales reflejan los objetivos que
deben cumplir los almacenes.
35
Tabla 11. Necesidades de un sistema de almacenamiento
Ítem Descripción Ítem Descripción
1 Eficiente aprovechamiento de espacio
4 Máximo índice de rotación posible del inventario.
2 Reducir al mínimo la manipulación de los materiales
5 Flexibilidad en la colocación del producto
3 Facilidad de acceso al producto almacenado
6 Fácil control de las cantidades almacenadas.
Fuente: Adaptado de (Pérez Herrero, 2006)
4.5.2.4 Flujos de distribución
• Distribución con flujo en U: el flujo en U ocurre cuando el área de recepción y
despacho se encuentran en el mismo lado del edificio. Con esto se hace un
mejor uso del espacio en el puerto de despacho, se tiene más flexibilidad,
mayor control en la seguridad; aunque se tiene menor espacio pues se
comparte tanto para recepción como despacho. (Cruz, 2010).
• Distribución con flujo directo: ocurre cuando las áreas de recepción y despacho
son localizadas en lados opuestos del edificio. Con esto se determina o exige
que todos los productos se almacenen en la total la longitud del edificio, hay
una menor flexibilidad y también se dificulta el control. Pero hay menos riesgo
de confusión de los productos que entran y salen (Cruz, 2010).
• Distribución aleatoria: en este tipo de distribucion el producto terminado se
hace en los primeros lugares libres y en ese mismo orden de llegada son
retirados, ya que la bodega posee la misma linea de productos. (Tijuana, 2013)
• Distribución por conexión de acoplamiento: las bodegas sólo coordinan el uso y
distribución de manera rápida y continua, inmediatamente sale el lote de
producto terminado es distribuido en bodega para ser despachado (Pérez
Álvarez, 2012).
En la figura 5 se representan los dos primeros flujos de distribución en almacenes,
descritos anteriormente.
36
Figura 5. Flujo directo y flujo en U para la distribución en almacenes
Fuente: (Cruz, 2010).
El criterio de aceptación o rechazo del flujo de distribución se puede observar en la
tabla 12, la cual menciona las diferentes ventajas y desventajas que tiene cada
tipo de flujo de distribución.
Tabla 12. Ventajas y desventajas para la distribución física
Tipo de flujo Ventaja Desventaja
Distribución con flujo en U
Adaptación de las instalaciones
Flexibilidad para cambios de producto terminado y demanda
Facilidad al interior de instalaciones
Aumento en los recorridos
Manutención costosa
Variaciones en tiempo por las diversas operaciones requeridas
Distribución con flujo directo
Maximizar el espacio disponible
Ahorro de tiempo y costes
Inventariado sin grandes complicaciones
Congestiones por los movimientos del personal
Rigidez al ser un diseño lineal.
Distribución aleatoria
Disminución en los recorridos
Búsqueda fácil de producto
Maximiza espacio
Minimiza utilizar transporte interno de distribución
En una empresa que maneje más de una línea de productos no tendrá mucho éxito
Distribución por conexión de acoplamiento (Cross docking)
Reduce costos de inventario
Reduce tiempos de aprovisionamiento
Requiere buenos pronósticos e información compartida
Requiere distribución en grandes volúmenes.
Mayor número de operarios
Fuente: Adaptada de (Vallhonrat & Coromias, 1991)
Flujo Directo Flujo en U
37
4.5.3 Almacenamiento
4.5.3.1 Principios básicos para gestión de almacenes
La descripción de los principios básicos se pueden visualizar en la tabla 13.
Tabla 13. Principios básicos para la gestión de almacenes
Principio básico Descripción
Coordinación El almacén no es un ente aislado del resto de la empresa.
Equilibrio Un almacén debe cuidar esencialmente dos aspectos, nivel de servicio e inventario.
Minimizar El espacio empleado, las manipulaciones, y los riesgos.
Flexibilidad Tener en cuenta las posibles necesidades de evolución que vaya a tener en el futuro
Fuente: Adaptado de (Urzelai, 2006).
4.5.3.2 Clasificación de los almacenes
Cada almacén es diferente de cualquier otro. Por tanto, es necesario establecer
mecanismos para clasificar los almacenes. La tabla 14 muestra la clasificación de
los almacenes, basándose en unos criterios.
Tabla 14. Clasificación de los almacenes
Criterio Tipo de almacén
Según su relación con el flujo de producción
Almacenes de materias primas
Almacenes de productos intermedios
Almacenes de productos terminados
Almacenes de materia auxiliar
Almacenes de preparación de pedidos y distribución
Según su ubicación Almacenaje interior
Almacenaje al aire libre
Según el material a almacenar
Almacén para bultos.
Almacenaje de gráneles.
Almacenaje de líquidos.
Almacenaje de gases
Según su localización
Almacenes centrales
Almacenes regionales
Según su función logística
Centros croosdoking
Centros ruptura Fuente: Adaptado de (Silva, 2006).
38
4.5.3.3 Zonificación de los almacenes
Según (Pérez Herrero, 2006) se debe efectuar una distribución planimetrica,
denominación que recibe el diseño de un almacén representado en un plano
(layout). Este diseño debe respetar ciertos aspectos, como evitar zonas y puntos
de congestión, facilitar tareas de mantenimiento, dar los medios necesarios para
obtener la mayor velocidad de movimiento posible.
En cualquier almacén, como principal premisa deben estar perfectamente
definidas la zona de carga y descarga, zona de recepción, zona de almacenaje,
zona de preparación de pedidos, y zona de expedición (Pérez Herrero, 2006). En
la figura 6, se puede visualizar un ejemplo de distribución con sus respectivas
zonas.
Figura 6. Zonificación del almacén
Oficina
2 m cuadr
Oficina
2 m cuadr
Oficina
2 m cuadr
Oficina
2 m cuadr
Oficina
2 m cuadr
Oficina
2 m cuadr
Z Z Z ZZ
EXPEDICIONES
ZONA DE
PREPARACIÓN RECEPCIÓN
Z
Z
Z
ZZZZ
ZO
NA
DE
AL
TA
RO
TA
CIÓ
N
ZO
NA
DE
BA
JA
RO
TA
CIÓ
N
OFICINA ALMACEN
Fuente: Adaptado de (Pérez Herrero, 2006).
En la tabla 15 se hace una descripción general de las diferentes zonas de un
almacén usual.
39
Tabla 15. Zonas de los almacenes
Zona Descripción
Muelles y zonas de maniobras
Espacios destinados a las maniobras que deben realizar los vehículos para entrar, salir y posicionarse adecuadamente para proceder a su descarga.
Zona de recepción y control
Zona destinada para la comprobación del estado de las cantidades recibidas y a la clasificación de los productos antes de situarlos en sus lugares de almacenamiento.
Zona de stock- reserva
Esta zona es la destinada a ubicar los productos durante un determinado período de tiempo. En ella deben incluirse los espacios necesarios para el almacenaje, pasillos y para los elementos estructurales que puedan formar las estanterías de soporte.
Zona de picking y preparación
Zona destinada a recuperación de productos de sus lugares de almacena/ y preparación para ser trasladados o transportados adecuadamente.
Zona de salida y verificación
Zona consolidar la totalidad de las mercancías a enviar y realizar un proceso de verificación final del contenido.
Zonas de oficinas y servicios.
Organización de las operaciones administrativas a realizar en el almacén
Fuente: Adaptado de (Silva, 2006).
4.5.3.4 Métodos de almacenaje
Método de la ubicación fija: asigna a cada producto una zona determinada o un
número fijo de estantes. Hay que tener mucho cuidado al momento de definir el
tamaño del espacio físico de almacenamiento de cada producto, pues puede
resultar insuficiente en las épocas de alta demanda, o más que suficiente en
las épocas de baja demanda. Es muy utilizado en almacenes con poca
variedad de productos por su simplicidad y porque, en casos extremos, no
requiere ningún código de la ubicación (Ramos Menéndez & Flores Aliaga,
2013).
Método de ubicación aleatoria: consiste en almacenar la mercadería en
cualquier zona que esté libre dentro del almacén. Este método produce una
mejor utilización del espacio que el anterior, pero requiere la utilización de un
código de ubicación para la zona o estante que permita una rápida ubicación
de las mercancías para su despacho. Es muy utilizado en los sistemas
40
automatizados de almacenamiento y preparación de pedidos, en los que la
principal restricción reside en el espacio disponible para el almacenar (Ramos
Menéndez & Flores Aliaga, 2013).
4.5.3.5 Alternativas de almacenamiento
En la literatura, se encuentra que existen diversas alternativas para almacenar los
bienes, las cuales están influenciadas por el entorno propio del almacén, y las
condiciones que demande cada bien o producto para su cuidado.
Tabla 16. Alternativas de almacenamiento
Almacenaje Descripción Criterio
Almacenaje en pila
Es el que se realiza mediante la colocación de las unidades de carga unas sobre otras directamente, es decir, sin más intermediación que el pale que sirve de soporte.
Aprovecha mejor la altura útil de almacenaje, debido a que no existen perdidas de espacio en altura. La desventaja de este sistema es que no permite ningún tipo de accesibilidad, de esta forma que para separar y obtener cualquier carga es necesario desmontar previamente la pila que existía sobre ella.
Almacenamiento en estanterías
El almacenamiento en estanterías se realiza mediante la colocación de unas estructuras mecánica, formadas básicamente por polares y travesaños.
Permiten colocar las unidades de carga en dichas células, a la altura que se precise y que el recinto de almacenamiento lo permita, y con la accesibilidad que se requiere
41
Tabla 16. (Continuación)
Almacenaje Descripción Criterio
Estante drive-in rack
Esto es posible porque los estantes consisten en columnas verticales con rieles horizontales para soportar las tarimas a una altura superior a la del montacargas.
Permite varios niveles de almacenamiento para tarimas, en donde cada niveles está apoyado de manera independiente de los demás. Aumentan la reducción del espacio de pasillo, permiten que el montacargas avance por varias posiciones de tarima para almacenar o extraer una.
Estante drive- thru
Este tipo de almacenamiento tiene acceso a ambos costados. Las mismas consideraciones drive-in se aplican al estante drive-thru
Sirve para programar las cargar en espera de manera que las tarimas puedan cargarse por un extremo y descargarse por el otro
Estante pallet flow
Las cargas se manipulan en bandas transportadoras con roda chines, bandas de rodillos o rieles desde un extremo de carril de almacenamiento hasta el otro. Cuando se retira una carga del frente de un bloque de almacenamiento, la siguiente carga avanza hasta la cara de preparación.
El propósito principal es proveer una alta productividad en el almacenamiento y retiro de tarimas así como una buena utilización del espacio. Por lo tanto, se utiliza para artículos con alta rotación de tarimas y con inventario de varias tarimas disponible. La principal desventaja del estante de flujo de tarimas es su costo
Estante push-back
Provee almacenamiento de último en entrar primero en salir utilizando un transportado tipo riel para cada tarima de carga. Al poner en almacenamiento la carga, su propósito su propio peso y fuerza del vehículo de acomodo empujan las otras cargas hacia atrás en el carril para crear espacio ara la carga adicional.
Permite agilizar el proceso de almacenamiento por medio del método ultimo entrar, primero en salir. No aplica para mezclar variedad de productos o materias primas
Fuente: Adaptado de (Pérez Herrero, 2006) (Serrano, 2011).
42
4.5.3.6 Indicadores de gestión de almacenamiento
La Tabla 17 muestra los indicadores para la gestión de un almacén, con su
respectiva fórmula.
Tabla 17. Indicadores de gestión del almacén
Indicador Fórmula
Costo de mercancías almacenadas
Costo de almacenamiento / Unidades almacenadas.
Rotación de mercancías Costo de mercancías almacenadas / Inventario promedio.
Utilización del almacén Área empleada / Total espacio disponible.
Porcentaje de selectividad Área ocupada por los pasillos / Área total de almacenamiento.
Porcentaje de accesibilidad Productos almacenados accesibles / Total productos almacenados.
Fuente: Adaptado de (Ramos Menéndez & Flores Aliaga, 2013).
4.5.4 Despacho
4.5.4.1 Flujograma para el despacho
Las actividades necesarias para el despacho de mercancías se muestran en la
figura 7.
Figura 7. Actividades para el despacho de mercancía
Actividades principales
Actividades específicas
Separación de pedidos
Extracción del producto
Traslado a zona de preparación
Preparación de pedidos
Selección y agrupación
Empaque de las mercancías
Embalaje de mercancía
Paletizado, sellado y marcación
Programación de
transporte
Elaboración de guías de transporte
Validación del
despacho
Auditoria al pedido preparado
Facturación
Fuente: Adaptado de (Ascencio Lemus, Domínguez Medrano, Himede Palomo, & Juárez Rosales, 2010).
43
La tabla 18 indica la metodología que se usa en cada uno de los procesos del
despacho.
Tabla 18. Procedimiento para el despacho
Procesos en el despacho
Metodología
Separación de pedidos
Un pedido es una forma que establece lo que el comprador desea adquirir, precios de las mercancías a adquirir, y forma en que debe embarcarse y como deberá facturarse al comprador.
Preparación de mercancía
Para la preparación de la mercancía se debe tener en cuenta lo siguiente:
Desempacar y marcar, es un trabajo fácil. Se desempaca un embarque con cuidado para volver a utilizar las cajas, cartones y demás.
Se escoge el mejor medio para empacar cada cargamento, significa que debe conocer los diferentes tipos de cajas y cómo empacarlos.
Embalaje de mercancía
En el documento que lleva la caja debe estar redactado lo siguiente:
La palabra DE seguida por el nombre y dirección del expedidor en la parte superior derecha.
La palabra PARA seguida por el nombre y dirección del consignatario en el centro de la esquina inferior derecha.
El número del conocimiento del embarque.
El número de orden de compra.
Programación del transporte
El documento de los embarques debe tener lo siguiente: La fecha del embarque. Nombre y dirección del consignatario. El monto y número del pedido. Número del pedido. Firma del agente del transportista.
Validación del despacho
Los documentos para validar el despacho son:
Facturas por fletes: Documento que informa el consignatario, lo que éste debe al transportista por conceptos de fletes.
El pago al transportista: A partir de la factura por fletes se establece la cantidad que debe ser pagada al transportista y el porqué de ese pago.
Aviso de llegada: Documento que la empresa transportadora utiliza para informar al consignatario que debe pasar a recoger su embarque, para evitar que el transportista venda las mercancías para recuperar los gastos por transportarlas.
Recibo del embarque: Documento preparado por la empresa transportadora y que el consignatario firma cuando sus mercancías le son entregadas.
Aviso de notificaciones: Documento que se utiliza muy poco, por ejemplo, cuando el transportista no puede hacer entrega de las mercancías.
Fuente: Adaptado de (Mancillo Junco, 2012).
44
4.5.4.2 Tipos de despacho
Despacho interno: consiste en la entrega de los artículos que guarda el
almacén a otras áreas de la empresa, a cambio de una orden, vale de salida o
nota de entrega, lo que constituye el comprobante de la entrega efectuada
(Ramos Menéndez & Flores Aliaga, 2013).
Despacho externo: envío de productos finales a los clientes, por medio de una
orden de compra. Es todo despacho que se realice para el exterior de la
empresa (Mora García L. A., 2011).
4.5.4.3 Métodos de recolección de pedidos
Tabla 19. Métodos de recolección de pedidos
Método Descripción Ventaja Desventaja
Recolección moderada
El recolector toma una orden y la llena de principio al fin
Integridad de las órdenes
Evita realizar dobles manipulaciones
Responsabilidad directa por errores.
Mayor distancia y tiempo recorrido para complementar las órdenes.
Recolección de lotes
El recolector prepara una lista por lotes de tal vez una docena, reúne y lleva el lote al área de almacenamiento provisional donde se separa en órdenes individuales.
Reduce el tiempo de recorrido en un 50%
Mejora la supervisión
Se realiza doble manipulación
Las ordenes no se pueden despachar hasta que el lote este completo
Recolección por zonas
Cada recolector tiene una zona asignada, él se encarga de recoger todos los artículos de su respectiva zona y cuando termina se lo pasa a otro recolector de otra zona para que complete el pedido.
Reduce distancia y el desgaste en los recorridos
Agiliza la gestión de recolección individual
Obstrucción del proceso
Recolección por oleada
Agrupa los pedidos de recolección por una característica determinada, puede ser por cliente.
Orden y disminución de labores
Mayor tiempo recolectando.
Fuente: Adaptado de (Ascencio Lemus, Domínguez Medrano, Himede Palomo, & Juárez Rosales, 2010).
45
4.5.4.4 Prioridades en el procesamiento de pedidos
Es necesario establecer algún tipo de prioridad al procesamiento de pedidos y en
sus procedimientos asociados, debido a que esto puede afectar de manera
significativa el tiempo de ciclo de pedidos de los clientes.
El establecer un sistema de tratamiento de pedidos por prioridad, tiene como
objetivo variar la velocidad de tratamiento; por ende, los tiempos de entrega a los
clientes (Agudo & Villanueva, 2000).
Pueden establecerse reglas para los pedidos tales como: se tratan en el orden en
que se reciben, en el menor tiempo posible, según un número de prioridad
preestablecido. Los pedidos más pequeños se tratan primero, según la fecha
prevista de entrega más optimista, se procesan según la fecha prevista de entrega
más pesimista.
4.5.4.5 Embalaje de mercancías
El embalaje de las mercancías es la última operación realizada en el proceso de
despachos que implica una manipulación de las mercancías. Éste comprende
todos los materiales, procedimientos y métodos que sirven para acondicionar,
presentar, manipular, almacenar, conservar y transportar una mercancía. El
embalaje debe satisfacer tres requisitos: ser resistente, proteger el producto,
conservar el producto.
El embalaje debe informar sobre las condiciones de manejo, requisitos legales,
composición, ingredientes, etc. Toda esta información del producto es consignada
en etiquetas que son adheridas al embalaje obtenido. (Mora García L. A., 2011).
La tabla 20 muestra los tipos de paletizado, sus principales criterios e imagen.
46
Tabla 20. Tipos de paletizado
Tipo Estable Compacto Imagen
Modelo de bloques No Sí
Modelo de ladrillos Sí Sí
Modelo en línea
continua Sí Sí
Modelo en línea
discontinua Sí No
Modelo en espiral Si No
Modelo en doble
espiral Sí No
Fuente: Adaptado de (Mora García L. A., 2011).
47
4.5.4.6 Zonas de expedición
Son aquellas que están destinadas al embalaje, si procede, de los pedidos
previamente seleccionados en las zonas de preparación ya descritas, y en
cualquier caso en ellas se acumulan las mercancías que hayan de salir del
almacén, mediante su carga en los camiones de distribución.
Si el almacén dispone de zonas de recepción y expedición enfrentadas, debe
disponer también de dos zonas de recepción y descarga. Por el contrario, si las
zonas de recepción y expedición están próximas, bastará con una sola zona de
carga y descarga, aunque esto comportará una mayor dificultad de control del flujo
de mercancías y del movimiento de camiones (Pérez Herrero, 2006)
4.5.4.7 Indicadores de despacho
Las fórmulas para hacer el cálculo de cada indicador, se muestran en la tabla 21,
que se indica a continuación.
Tabla 21. Indicadores del proceso de despacho
Indicador Ecuación
Unidades separadas o
despachadas
Valor = (Total unidades separadas/despachadas) / Total de
trabajadores en separación
Costos de despachos
empleado
Valor = Costo total operativo bodega / Número de empleados
bodega
Nivel de cumplimiento
en despachos
Valor = Numero despachos cumplidos a tiempo / Número total
despachos requeridos
Fuente: Adaptado de (Mora García, 2008).
48
4.5.5 Inventarios
4.5.5.1 Tipos de inventario
Los inventarios según la forma en que se crearon se clasifican en cuatro tipos, que
se muestran en la tabla 22.
Tabla 22. Tipos de inventarios
Tipo Descripción
Inventario de ciclo
Porción del inventario total que varía en forma directamente proporcional al tamaño del lote.
Inventario de seguridad
Excedente de inventario que protege contra la incertidumbre de la demanda, el tiempo de espera y los cambios de abastecimientos
Inventario de previsión
Inventario usado para absorber las irregularidades que se presentan en la demanda y oferta.
Inventario en transito
Inventario que se mueve de un punto a otro dentro del sistema de flujo de materiales.
Fuente: (Krajewski, Malhotra, & Ritzman, 2008).
Características para la diferenciación de ítems en inventario. En algunas
ocasiones pueden existir con diferencias en detalles muy pequeños. En otras
ocasiones y dependiendo de los objetivos que se persigan, la clasificación
puede ser más agregada y un SKU puede representar artículos semejantes
(Vidal Holguín, 2010). En la tabla 23 se muestran las características para la
diferenciación de ítems en inventario.
Tabla 23. Características para la diferenciación de ítems en inventario
Aspecto Diferencias características
Costo y apariencia física Costo, volumen, peso, forma, estado físico.
Ítem perecedero Por deterioro con el tiempo, por pérdida.
Modo de almacenamiento
En contenedor, barril, estantes, estibas, sobre el piso, cajas, condiciones controladas, artículos inflamables, etc.
Modo de empaque Por unidad, por docena, por cientos, por millares, por
promoción.
Demanda Unidades docenas, cajas por miles, sustitución complementaria. Fuente: (Vidal Holguín, 2010).
49
4.5.5.2 Métodos de control de inventarios
Los modelos para control de inventario se definen como el conjunto de técnicas y
métodos cuya finalidad es poder administrar y controlar de manera eficiente y
eficaz, un recurso tan importante para la empresa como lo es el inventario.
(Hernández, 2008).
El sistema ABC: La clasificación ABC se realiza con base en el producto Di*vi,
el cual expresa el valor anual de las ventas de cada ítem.
Di = Demanda anual del ítem i [unidades/año]. Vi = Valor unitario del ítem i
[$/unidad]
Para definir cuáles ítems deben formar parte de cada clase (A, B o C), se escoge
un porcentaje de mayor a menor, de acuerdo al orden secuencial dado por la
mayor utilización de los ítems.
Ítems Clase A = 10% del total de ítems, con alrededor del 65% del total de ventas.
Ítems Clase B = 20% del total de ítems, con alrededor del 25% del total de ventas.
Ítems Clase C = 70% del total de ítems, con alrededor del 10% del total de ventas.
En la tabla 24 se muestra un ejemplo de clasificación ABC de los inventarios (Vidal
Holguín, 2010), con 20 ítems que se clasificaron en diferentes posiciones.
50
Tabla 24. Clasificación ABC
Código No Cantidad Precio % % Acum Ítems
D123 1 3960 2640 10454400 35,32% 35,32% A
H335 2 5 1605000 8025000 27,11% 62,43%
G567 3 1064 2425 2580200 8,72% 71,15%
B F440 4 2508 960 2407680 8,13% 79,28%
F897 5 5322 225 1197450 4,05% 83,33%
H108 6 910 1235 1123850 3,80% 87,13%
G590 7 8217 125 1027125 3,47% 90,60%
C
D768 8 546 1115 608790 2,06% 92,66%
D047 9 597 855 510435 1,72% 94,38%
G006 10 230 1540 354200 1,20% 95,58%
G021 11 3547 95 336965 1,14% 96,72%
F876 12 91 3100 282100 0,95% 97,67%
F654 13 34 5550 188700 0,64% 98,31%
E150 14 116 855 99180 0,34% 98,65%
E456 15 57 1650 94050 0,32% 98,97%
H643 16 60 1400 84000 0,28% 99,25%
G777 17 65 1235 80275 0,27% 99,52%
D709 18 33 2350 77550 0,26% 99,78%
F589 19 19 3300 62700 0,21% 99,98%
E010 20 47 135 6345 0,02% 100,00% TOTAL 29,600,995 100,0%
Fuente: (Vidal Holguín, 2010).
Revisión continúa: vigila permanente el nivel del inventario y el peligro de
desabasto; sólo se presenta durante el tiempo de entrega, es decir, el tiempo
que corre entre el momento en que se coloca la orden y en el que se recibe.
Por tanto, se deben mantener existencia de reserva para tener cierto grado de
protección contra el desabasto en inventario de seguridad (Sánchez, 2011). En
la tabla 25 se muestra el sistema de revisión continua del inventario.
51
Tabla 25. Sistemas de revisión continúa del inventario
Sistema (s, Q) Sistema punto de re-orden, cantidad a pedir
Sistema (s, S) Sistema punto de re-orden, nivel máximo
Consiste en pedir una cantidad fija Q cuando el nivel de inventario efectivo llega al punto de re-orden o más bajo. Este sistema es conocido como de “dos cajones”
Cuando el nivel del inventario llega al punto de re-orden o más bajo, en vez de ordenar una cantidad Q, se ordena una cantidad para que el nivel de inventario llegue hasta su nivel máximo.
Fuente: (Fernández, 2008).
Revisión periódica: consiste en revisar el inventario de manera periódica, con
una frecuencia de tiempo regular. El lapso de tiempo que transcurre entre cada
revisión se denota con la letra R. Cuando el tamaño de R es muy pequeño, es
decir R> 0, es igual a la revisión continua. (Fernández, 2008). En la tabla 26 se
muestra el sistema de revisión periódica del inventario.
Tabla 26. Sistemas de revisión periódica del inventario
Sistema (R, S): Tiempo de revisión, nivel máximo de inventario
Sistema (R, s, S): Tiempo de revisión, punto de re-orden, nivel máximo del inventario
El inventario se revisa cada R unidades de tiempo, se ordena hasta llegar al nivel máximo de inventario. Este sistema es muy utilizado en el control de ítems relacionados entre sí, ya sea porque vienen de un mismo proveedor, utilizan el mismo medio de transporte, son de una misma línea de manufactura, u otra razón en particular.
Es un sistema de combinado entre el control periódico y el control continuo. En el cual cada R unidades de tiempo se revisa el inventario efectivo, si está en o por debajo del punto de re orden, se pide lo suficiente hasta llegar al nivel máximo; de lo contrario no se hace nada y se espera hasta la próxima revisión
Fuente: (Fernández, 2008)
Códigos de barras; los códigos de barras estándares EAN, es un sistema de
identificación estándar internacional, utilizado en multitud de países y
compatible con el UPC de USA. Entre los sistemas de codificación EAN más
utilizados, se podrían destacar tres. El uso de uno u otro dependerá
básicamente del tipo de producto a codificar, ámbito de manipulación y de la
necesidad de información a insertar en el código (Urzelai, 2006):
52
- EAN-13: codificar unidades básicas de producto con destino al punto de venta.
- EAN-14: codificar agrupaciones de productos o bultos en entornos no
detallistas.
- EAN-128: similar al anterior, pero añade información adicional acerca del
producto.
RFID: sistema compuesto por etiquetas o gags inteligentes, lectores de
radiofrecuencia y antenas, de tal forma que las primeras son susceptibles de
ser leída y escritas por los segundos sin contacto visual, gracias a la función
que desempeñan las terceras (Urzelai, 2006).
4.5.5.3 Errores en el control del inventario
La tabla 27, indica los problemas que se pueden presentar normalmente en el
control de inventarios.
Tabla 27. Problemas frecuentes en el control del inventario
Problema Descripción
Falta de
registros
No contar con información suficiente y útil para: minimizar costos de
producción, aumentar la liquidez, mantener un nivel de inventario óptimo
Exceso de
inventario
Tener altos niveles de inventario para asegurar su venta, muchas veces se
incurre en exceso de materiales para la venta, lo que tiene como consecuencia
principal el aumento de la merma y la disminución de la calidad en
perecederos.
El tener exceso de inventarios lleva a mayor descontrol los mismos y una
disminución paulatina de la liquidez.
53
Tabla 27. Continuación
Problema Descripción
Insuficiencia
de inventario
Sin el inventario suficiente para vender, no sólo perdemos la venta sino que
también podemos perder al cliente.
Desorden
Es un hecho que el desorden en bodega o en el área de trabajo provoca graves
pérdidas a la empresa. Podemos desconocer que tenemos existencias en
almacén y comprar demás o bien, simplemente no encontrar material que
necesitamos y este pierda su vida útil.
Mermas
Perdida de las condiciones fisicas y de calidad del producto por la accion del
tiempo, puede llevar a la empresa a vender el producto por debajo de su costo,
o ocnvertirlo, al igual que el deterioro, en no acto para su comercializacion
Fuente: (Salinas, 2006).
4.5.5.4 Métodos de valuación del inventario
Son aquellos que permiten valorar las mercancías que se encuentran a
disposición para la venta y proceso, para de esta forma conocer de manera real el
valor de esa mercancía. El objetivo de los métodos de valuación es determinar el
costo que será asignado a las mercancías vendidas y el costo de las mercancías
disponibles al terminar el periodo. Se debe seleccionar el que brinde al negocio la
mejor forma de medir la utilidad neta del periodo y el que sea más representativo
de su actividad (Hernández Peña, 2008).
A continuación, en la tabla 28 se muestran los métodos de valuación de
inventarios.
54
Tabla 28. Métodos de valuación de inventarios
Método Descripción Fórmula
Identificación
Específica
Exige que se lleven registros por medio de los
cuales puedan identificarse los artículos con toda
precisión, para poder determinar su costo.
Mercancía disponible
para la venta – Unidades
vendidas.
Costo Promedio Determinar el costo por unidad del promedio
ponderado, el cual aplica a las unidades en el
inventario final.
Costo de mercancías a la
venta / Unidades
disponibles.
Método PEPS
Es conocido como FIFO, asume que las unidades
del inventario que fueron compradas primero son
vendidas primero, y consecuentemente las
unidades remanentes en inventario al final del
período son aquellas compradas o producidas más
recientemente.
Costo de mercancía
disponible – Inventario
final.
Método UEPS Este método de valoración (Últimas en entrar,
primeras en salir) considera que las últimas
mercaderías adquiridas van a ser las primeras en
ser vendidas.
Costo de mercancías
disponibles – Inventario
final.
Fuente: (Silva, 2006).
4.5.6 Equipos
Los elementos para la manipulación de mercancía en cada uno de los procesos
del almacenaje se pueden visualizar en la figura 8.
55
Figura 8. Equipos para los procesos de almacenaje al interior del almacén
Fuente: Adaptada de (Tejero, 2007)
4.5.6.1 Alternativas de manejo de materiales
El equipo de movimiento se diferencia por su grado de uso especializado y la
cantidad de energía manual que se requiera para operarlo. Pueden distinguirse
tres amplias categorías de equipos: equipo manual, equipo asistido por motor y
equipo totalmente mecanizado. En un sistema de manejo de materiales por lo
general se halla una combinación de estas categorías, más que el uso exclusivo
de una sola categoría (Ballou, 2004). A continuación se describe cada uno de los
equipos para el manejo de los materiales.
Transpaleta manual: es uno de los elementos más simples pero a su vez más
utilizado en un almacén. Su función se puede desglosar básicamente en dos
tareas principales: la primera carga y descarga de medios de transporte y la
segunda transporte (Urzelai, 2006).
Recepción
Transpaleta manual
Transpaleta eléctrica
Montacarga de
contrapeso
Distribución
Transpaleta manual
Transpaleta eléctrica
Montacarga de contrapeso
Carretilla retractil
Carretilla trilaterial
Almacenamiento
Transpaleta manual
Transpaleta eléctrica
Montacarga de contrapeso
Carretilla retractil
Carretilla trilaterial
Despacho
Ttranspaleta manual
Transpaleta eléctrica
Montacarga de
contrapeso
56
Transpaleta eléctrica: dotada de un motor eléctrico, normalmente situado
encima de la rueda trasera, que le permite automatizar los movimiento de
traslado y elevación, existen diferentes modelos disponibles en el mercado,
transpaleta eléctrica de conductor a pie en las que el operario acompaña
caminando a la transpaleta y transpaleta eléctrica de conductor montado, las
cuales disponen de una pequeña plataforma que permite al operario montarse
en ella y desplazarse sin tener que caminar (Urzelai, 2006).
Montacargas de contrapeso: utiliza un contrapeso en la parte posterior del
equipo para estabilizar las cargas transportadas y levantadas sobre un mástil
de frente del equipo. Los montacargas de contrapeso pueden ser operados
por gasolina o por batería. Además de las horquillas, se pueden utilizar otros
aditamentos para elevar diversas configuraciones de carga por un mástil
vertical. El límite de altura generalmente es de unos 7.5 metros. No se puede
utilizar un montacargas de contrapeso para almacenar a profundidad doble.
Existen equipos de contrapeso con capacidad de operar hasta a 45.000 kg.
Los montacargas de contrapeso también proveen flexibilidad de
extraer/acomodar una tarima y de cargar/descargar un camión en el mismo
movimiento. (Urzelai, 2006).
Carretilla retráctil: sus horquillas se pueden extender o contraer de forma
frontal lo cual le permite, entre otras cosas, llevar a cabo trabajos delicados con
una mayor precisión. La capacidad de elevación de las carretillas retractiles
supera fácilmente los seis metros, llegando incluso hasta diez metros. En los
que respecta a la anchura de pasillos que requieren para maniobrar entre
estanterías su diseño menudo y la capacidad de extracción y contracción de
las horquillas les permiten moverse sin problema en pasillos de entre 2.5 y tres
metros (Urzelai, 2006).
57
Carretilla trilateral: consiste en su capacidad para manipular cargas desde la
izquierda, desde la derecha y desde la parte frontal de la carretilla sin tener que
maniobrar, ya que son las horquillas las que se desplazan en distintas
posiciones. La capacidad de elevación de este tipo de carretilla acostumbra a
alcanzar las doce y catorce metros de altura. Al no tener que maniobrar en el
interior de los pasillos, la anchura de pasillos que necesitan queda limitada a la
anchura de la propia maquina o la carga que manipula, no excediendo
normalmente los dos metros (Urzelai, 2006).
La tabla 29 describe el criterio de cada uno de los equipos para el manejo de los
materiales.
58
Tabla 29. Manejo de materiales
Manejo de materiales
Imagen Ventajas Desventajas
Transpaleta o
Montacargas Manual
Maniobrabilidad.
Ahorro de tiempo y precio.
Mejora de la productividad
Ahorro de espacio
Silencioso
Facilidad de manejo
Mantenimeinto
Seguridad
Potencia
Rendimiento
Flexibilidad
Altura de elevacion
Transpaleta eléctrica
Potencia
Flexibilidad
Redimiento
Silencioso
Requerimientos de mantenimiento
Ahorro de combustible
Ahorro de espacio
Precio
Altura de elevacion
Durabilidad
Carretilla retráctil
Rendimiento
Mejor visibiliadad
Altura de elevacion
Capacidad
Ahorro de combustible
Comodidad
Facilidad de conduccion
Ahorro de espacio
Precio
Durabilidad
Mantenimiento
Carretilla trilateral
Rendimiento
Altura de elevacion
Potencia
Capacidad
Ahorro de espacio
Comodidad
Mantenimiento
Seguridad
Precio
Visibilidad
Espacio
Combustible
Fuente: Adaptado de (Urzelai, 2006).
59
4.5.6.2 Elementos de distribución de materiales
Tabla 30. Clasificación del equipo de manipulación
Categoría Característica Equipo
Equipo manual
Equipo de manejo de materiales operado a mano, tienen alguna ventaja mecánica en el trasladó de bienes y requiere de una sola inversión. Aunque gran parte de este equipo puede usarse para gran cantidad de bienes y bajo una gran cantidad de circunstancias, algunos equipos están diseñados para uso especial.
En general la flexibilidad y bajo costo lo convierten en una buena opción cuando la mezcla de productos al interior del almacén es dinámica, el volumen que fluye al interior del almacén no es tan alto. Sin embargo está limitado por las capacidades físicas del operador
Carretillas manuales de dos ruedas
Carretillas manuales de cuatro ruedas
Patín
Estibadora
Canastos
Equipo asistido con
motor
El manejo de materiales puede acelerarse y el rendimiento por hora-trabajador incrementarse con el uso de equipo asistido con motor.
Permite un apilamiento alto de carga de doce pies de altura y movimientos de carga de gran tamaño de hasta 3000 libras. Requiere una modesta inversión
Grúas
Camiones industriales
Elevadores
Montacargas
Carretilla elevadora
Equipo totalmente
mecanizado
Equipos de manejo controlados por computador, tecnología de código de barras y escáner. La manipulación de materiales es totalmente automatizada
Sistemas automatizados de almacenamiento y
recuperación SA/AR.
Identificación por radiofrecuencia RFID
Fuente: (Ballou, 2004) (Konz, 2005).
60
5. METODOLOGÍA
5.1 ENFOQUE DE INVESTIGACIÓN
La investigación tiene un enfoque cuantitativo. Se usa una lista de chequeo
(Anexo B) como un instrumento cualitativo.
El enfoque es cuantitativo, porque parte de un problema de estudio delimitado y
concreto como es el almacenaje de materias primas, insumos y producto
terminado en las curtiembres; se han fijado unos objetivos y preguntas de
investigación y estudiado la literatura relacionada con las variables a fin de
construir un marco teórico. Se mide la información recogida de las variables que
se encuentra en la lista de chequeo (Anexo B) que se toma como ejemplo para
ilustrar el formato diligenciado, mediante el análisis a través de métodos
estadísticos, para luego establecer una serie de conclusiones (Hernández
Sampieri, Fernández Collado, & Baptista Lucio, 2010)
5.2 TIPO DE ESTUDIO O INVESTIGACIÓN
El tipo de estudio es descriptivo y explicativo. Es descriptivo porque se busca
especificar las propiedades, características y perfiles de los procesos y objetos,
que se emplean en los almacenes de materias primas, insumos y productos
terminados en las curtiembres; se mide la información recogida de las variables
del proceso de almacenamiento, que se verificó mediante las listas de chequeo.
Igualmente, tiene un alcance explicativo, ya que se dirige a determinar las causas
de la situación actual que se presenta en estos almacenes, explicar por qué ocurre
y bajo qué condiciones se presenta; incluso si es el caso, determinar la relación
entre las variables estudiadas (Hernández Sampieri, Fernández Collado, &
Baptista Lucio, 2010).
61
5.3 POBLACIÓN
La población objeto de estudio es el sector curtiembres, del municipio de El
Cerrito. En la tabla 31 se mencionan las empresas que se tomaron como objeto de
estudio, para realizar el muestreo.
Tabla 31. Curtiembres en estudio
Empresa Eslabón
Empresa 1 Curtiembre
Empresa 2 Curtiembre
Empresa 3 Curtiembre
Fuente: Equipo de Investigación
5.4 FASES DE ESTUDIO
Para el cumplimiento de los objetivos específicos se llevó a cabo la siguiente
metodología:
5.4.1 Para alcanzar el objetivo específico número uno
Se hizo una revisión de la literatura especializada en el almacenaje de materias
primas, insumos químicos y productos terminados; luego se adaptó un instrumento
para la recopilación de datos, que fue una lista de chequeo (Anexo B).
Ésta fue empleada con empresarios y aplicada a las personas encargadas del
almacén, para diagnosticar el proceso actual de almacenaje de materias primas,
insumos y productos terminados de las curtiembres; considerando actividades de
recepción, almacenamiento, distribución, manejo de inventarios y despacho de
unidades. Posteriormente, se describen los resultados del diagnóstico. La lista de
62
chequeo (Anexo B) se estableció considerando la técnica de escala Likert para el
establecimiento de tres criterios y así cuantificar los resultados en porcentaje.
Luego de analizar los datos recogidos de la situación actual, se procedió a diseñar
un procedimiento que mejore el almacenamiento de materias primas, insumos y
producto terminado, en las curtiembres.
5.4.2 Para alcanzar el objetivo específico número dos
Se estructuró un procedimiento con base en el ciclo PHVA, considerando los
siguientes aspectos a) Objetivos, b) Alcance, c) Responsables, d) Definiciones f)
Instructivos y g) Registros.
5.4.3 Para alcanzar el objetivo específico número tres
Se diseñó y se socializó un plan de acción para la implementación del
procedimiento para el almacenaje de las materias primas, los insumos y los
productos terminados en los almacenes de las curtiembres utilizando la técnica
5W y 1H. Luego, se documentó el análisis de los resultados de la implementación
del procedimiento.
El diseño del plan de acción se visualiza en la tabla 32.
Tabla 32. Diseño del plan de acción
Actividad(es) What
Responsable (s) Who
Método How
Tiempo Where
Objetivo(s) Why
Lugar Where
Costo $
63
6. RESULTADOS
6.1 DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL
6.1.1 Introducción
Para la realización de este documento se toma a modo de ejemplo la Empresa 1,
la cual pertenece al sector curtiembres y está ubicada en un municipio del Valle
del Cauca. Se dedica al curtido y fabricación de cueros, produciendo alrededor de
600 hojas de cuero al mes, 300 de ganado vacuno y 300 de cabro.
Es una empresa pequeña, cuenta con 179 m2 para todas las instalaciones;
actualmente cuenta con tres trabajadores, entre las cuales se encuentra el
gerente, la secretaria, y un operario para la realización de todas las operaciones;
en época de alta demanda, se contrata otro operario para apoyar las actividades
de producción.
El principal proveedor de cuero de cabro está ubicado en el departamento de la
Guajira, se demora en llegar un pedido dos semanas hasta las instalaciones. Los
proveedores de insumos, están ubicados en Medellín y Bogotá, actualmente
cuentan con 150 tipos de insumos químicos categorizados en grasas, anilinas,
recurtientes, pigmentos, lacas, resinas, auxiliares, y genéricos.
La producción del cuero se demora 10 días si se empieza a partir del proceso de
recurtido; esto sucede cuando las etapas de humectación, pelambre, desencale,
purga, piquelado, curtido, reposo, escurrido, rebajado, recorte, y neutralizado, ya
se han aplicado al cuero inicial. Si la producción empieza desde que el cuero está
salado, ésta se demora entre 22 días, considerando un escenario normal.
En la recepción de cuero vacuno se revisa el calibre, la flor, el área con una
plantilla, y su calidad, observando que no tenga nuches, garrapatas, marcas,
64
rayones y huecos; mientras que si se trata de cuero cabro, se revisa todo lo
anterior, y el grano, que es la misma flor o parte superior del cuero y su área,
midiéndola con cuartas de mano.
La empresa tiene la necesidad de identificar las oportunidades de mejora en el
almacenaje de insumos, materias primas y producto terminado. El objetivo del
diagnóstico es identificar la situación actual como la empresa desarrolla las
actividades de almacenamiento.
Para alcanzar este objetivo se realizaron las siguientes actividades:
Se diligenció una lista de chequeo que contiene preguntas para las cinco
variables a estudiar, mediante un trabajo de campo en las empresas. La escala
establecida se determinó a través de un panel de expertos integrado por los
empresarios del sector y el equipo de investigación, teniendo en cuenta que
estas actividades siempre, a veces, o, nunca se hacen. El instrumento de
diagnóstico permite identificar si las actividades del almacenaje de materias
primas, insumos y producto terminado, se están cumpliendo actualmente para
la recepción de mercancía, distribución interna, almacenamiento, manejo del
inventario y despacho de mercancía.
Se redactó un documento con el análisis de los resultados encontrados en la
fase de diagnóstico.
La metodología empleada para realizar el instrumento fue adaptada de
(LOGESPRO, 2011) (Pérez Herrero, 2006) (Vidal Holguín, 2010); además, se
reforzó la variable distribución del (PCPA, 2009).
El instrumento utilizado para el diagnóstico recoge información de las
siguientes variables: Recepción, Distribución, Almacenamiento, Despacho,
Inventario.
65
Este diagnóstico entregó información sobre la situación actual del proceso de
almacenaje, igualmente aporta al trabajo de investigación Estrategia de
aprovisionamiento de materias primas e insumos del sector cuero y calzado del
Valle del Cauca – Colombia realizado por el grupo de investigación Nuevas
Tecnologías, Trabajo y Gestión del programa de Ingeniería Industrial, que hace
parte del trabajo de grado de los estudiantes Alexander Madroñero y Mauricio
Palacio, del programa de Ingeniería Industrial de la Universidad de San
Buenaventura de Cali.
6.1.2 Trabajo de campo
A manera de ejemplo en este documento se muestra el caso de la empresa 1. El
(Anexo B) consiste en el instrumento, que es la lista de chequeo que se aplicó.
Esta lista de chequeo se diligenció una vez en cada empresa y los resultados
hacen parte del archivo documental de la investigación.
6.1.3 Análisis de resultados
Enseguida se indica el análisis de los resultados obtenidos por el diagnóstico, en
los numerales 6.1.3.1 para recepción, 6.1.3.2 para distribución y despacho, 6.1.3.3
para almacenamiento, 6.1.3.4 para inventario.
La tabla 33 muestra los parámetros de calificación de la lista de chequeo; el
criterio siempre se cumple se visualiza mediante el color verde, el criterio a veces
se cumple se visualiza mediante el color amarillo, y, el criterio nunca se cumple se
visualiza mediante el color rojo.
Tabla 33. Criterios de calificación
Siempre A veces Nunca
Fuente: Equipo de investigación.
66
6.1.3.1 Recepción
La tabla 34 indica los resultados obtenidos para las actividades de recepción.
Tabla 34. Actividades de recepción
Fuente: Equipo de Investigación
OBSERVACIÓN
Inicio
1 Llegada de mercancia a la empresa
2
Se reibe al proveedor en el almacén con la
documentación, “Orden de compra, “factura” y
remisión (Original)
En varias ocasiones no se recibe al proveedor, dado
que este, se comunica por teléfono para notificar que
enviara la documentación después de hacerle llegar la
mercancía.
3El recepcionista verifica la “orden de compra” del
almacén con las del proveedor, la factura y remisión.
4 Coinciden los documentos al hacer la verificación
5Se descarga y se ubica la mercancía en el área de
recepción
No se descarga y se ubica la mercancía en un área,
dado que el almacén no cuenta con un área asignada
para recibir el pedido que trae el proveedor; sin
embargo la empresa usa normalmente un área para
descargar y ubicar la mercancía (Anexo 3 - Fotografia 1)
6Se usa el equipo adecuado para descargar la
mercancía
No se usa el equipo adecuado, debido a que se cuenta
con un solo equipo para transportar la mercancía en toda
la empresa (Anexo 3 - Fotografia 2); por lo que tampoco
se ha diferenciado el equipo de manipulación necesario
para la recepción de las mercancías.
7Se hace pruebas de calidad de la mercancía que
demanda su revisión
No se hacen estas pruebas, dado que la empresa no
cuenta con recursos para examinar la mercancía.
8 Se verifican los datos y la cantidad de la mercancía
9Coincide la mercancía en proceso de recepción con
la “orden de compra” del almacén
10 Se hace registro del producto rechazado
El operario no anota el producto que recibe o que se
rechaza, ya que no se cuenta con un documento para
realizar el registro.
11 Se le comunica al proveedor aceptación del pedido.
12Se firman los documentos “Factura” y remisión al
proveedor
13Se asegura que materias primas e insumos estén
marcados para evitar errores por parte del personal
14Se hace emisión de una nota de entrega al almacén
correspondiente
El operario no anota la mercancía que se entregará al
almacén, ya que la no se cuenta con un documento para
15 Se entrega la mercancía al almacén
16 Se cuenta con indicadores de gestiónNo se cuenta con indicadores, porque no se supervisa
la gestión del área de recepción.
Fin
ITEM
67
6.1.3.2 Distribución y despacho
La tabla 35 indica los resultados obtenidos para las actividades de distribución
interna y despacho de mercancía.
Tabla 35. Actividades de distribución y despacho
Fuente: Equipo de Investigación
OBSERVACIÓN
Inicio
1 Se elabora un registro del requerimiento solicitadoNo se hace registra la requisición de mercancía, ya que
no se cuenta con un formato para diligenciarse.
2Se valida el requerimiento solicitado en los registros del
control de inventarios
No se hace valida la requisición de mercancía, ya que
no se cuenta con los registros al tener control del
inventario.
3Se comprueba de manera física las especificaciones de la
requisición
4 Se aprueba el egreso de la mercancía
5 Se hace alistamiento de la mercancía aprobada a despachar
6 Se usa el equipo adecuado para transportar las cargas
El equipo de transporte de mercancía es adecuado para
transportarlas, pero es frecuente que no se use, debido
a que este se encuentra ocupado por las demás áreas,
ya que se cuenta con un solo equipo para transportar la
mercancía en toda la empresa (Anexo 3 - Fotografia 2)
7 Se verifica la mercancía a despachar con la requisición
8Se reconocen los riesgos derivados de transportar
manualmente la mercancía.
No se reconocen los riesgos, puesto que no se han
realizado capacitaciones de salud ocupacional.
9Corresponde la ubicación de las maquinas con el flujo normal
de producción.
No corresponden con el flujo de producción, debido a
que las máquinas se ubicaron en la planta de acuerdo a
su llegada; además existe una máquina que por su
peso hundió el piso y se ubicó en una zona que
obstruye el flujo normal de la producción
10Existe un area destinada para facilitar el despacho de la
mercancía
El almacén no cuenta con un área establecida para
realizar el despacho de producto terminado; sin
embargo la empresa usa normalmente una mesa de
trabajo (Anexo 3 - Fotografia 3)
11 Se inspecciona la mercancía para hacer el despacho.
12Se generan los documentos correspondientes para realizar el
despacho del producto al cliente.
13 Vías de circulación, áreas y pasillos demarcados.No se encuentran demarcadas las áreas ni vías de
circulación (Anexo 3 - Fotografia 4)
14 Áreas para picking y packing de mercancía.No exiten áreas para picking ni para packing. (Anexo 3 -
Fotografia 5)
15 Elementos para contrarrestar emergencias.
Nunca ha comprado elementos como alarma, telas
oleofilica, palas, para contrarrestar emergencias. Sin
embargo cuenta con un extintor en caso de un conato de
incendio. (Anexo 3 - Fotografia 6)
16 Estructuras para producto en proceso.
17 Estructuras para producto terminado.
Se cuenta con nos “burros” para reposar el producto
terminado, pero en ocasiones estos están ocupados por
producto en proceso. (Anexo 3 - Fotografia 7)
18 Se cuenta con indicadores de gestíon Se desconocen los indicadores de gestión.
Fin
ITEM
68
6.1.3.3 Almacenamiento
La tabla 36 indica los resultados obtenidos, para las actividades de
almacenamiento de mercancía.
Tabla 36. Actividades de almacenamiento
Fuente: Equipo de Investigación
OBSERVACIÓN
1 Se conoce capacidad del almacénNo conocen la capacidad puesto que la empresa no cuenta con un
método o sistema definido, que permitan calcularla.
2Se ubican en zonas diferentes la materia prima
(pieles), los insumos y el producto terminado
3Se cuentan con diferentes tipos de estructuras de
almacenamiento
4 Se valida el registro de la mercancía entrante
Nunca se valida el documento de la mercancía dado que el operario
que se dirige al almacén para manifestar que va entregar producto al
almacén, no genera un documento que permita hacerse su validación.
5 Se verifica la cantidad de la mercancía entrante
No se verifica la cantidad de la mercancía a entrar, dado que el
operario que acepta la mercancía al proveedor en la zona de
recepción, es la misma persona que la ingresa al almacén.
6 Se aseguran que los productos estén marcados.
7Se codifican los productos que ingresaran al
almacén
No codifican los productos que ingresan al almacén, debido a que la
empresa no cuenta con un método de control de inventarios.
8Se hace registro de los productos que entran y
salen
No se anota el producto que ingresa ni el que sale del almacén, ya que
no se cuenta con un método de control de inventario ni un documento
que permita registrarlo. Sin embargo, la contadora ingresa al sistema
“Max” el valor del producto que trae la factura del proveedor.
9 Se hace clasificación de los productos
10Existe espacio suficiente para ubicar la mercancía
entrante
El espacio para ubicar la mercancía es reducido, puesto que la zona
donde se ubican es un pasillo para movilizarse. (Anexo 3 -Fotografia 4)
11Se verifican las condiciones del espacio para
ubicar la mercancía
El operario no revisa las condiciones del espacio todas las veces que
conoce la ubicación del producto a almacenar.
Hay veces que, el operario ingresa la mercancía sin observar que las
condiciones se cumplan para poder almacenarlo.
ITEM
Inicio
69
Tabla 36. Continuación
Fuente: Equipo de Investigación
OBSERVACIÓN
12Corresponde el producto con lo indicado en la
señalización de la zona
Las zonas del almacén cuentan con su respectiva señalización de
categorías de productos (Anexo 3 -Fotografia 8), pero en algunas
zonas los productos almacenados pertenecen a una categoría distinta
a la señalada.
13 Se organiza el espacio para ubicar la mercancía.El operario en ocasiones no organiza el espacio asignado para
almacenar la mercancía entrante.
14 Se realiza mantenimiento al almacén
El mantenimiento no se realiza debido a que, la empresa tiene un
operario para toda la planta, y, el tiempo no le alcanza para hacer
mantenimiento al almacén, esto ocasiona que las condiciones no sean
las adecuadas (Anexo 3 -Fotografia 9)
15 Se ubican la mercancía en el espacio asignado
En varias ocasiones, el operario observa que el espacio asignado está
ocupado por otro producto, por lo que, almacena el producto nuevo en
otro espacio (Anexo 3-Fotografia 9)
16Se utiliza el equipo adecuado para almacenar la
mercancía
La mayoría de las ocasiones, el equipo usado para almacenar se
encuentra ocupado por el area de producción (Anexo 3 -Fotografia 2)
17Se contempla la modernización de nuevas áreas
de almacén
18Se permite el ingreso al almacén solamente al
personal autorizado
El almacén no cuenta con medidas disuasorias que permitan ingresar
solo al personal autorizado.
19Se hace supervisión de las operaciones al interior
del almacén
No se hace supervisión de las operaciones del almacén, debido a que
la persona encargada del almacén es el mismo dueño de la empresa,
quien no puede supervisar en todo momento por estar ocupado en
otras áreas de la empresa.
20Se cuenta con un espacio para los insumos
químicos.
21Se cuenta con un espacio especial para
almacenar las sustancias peligrosas.
No se tiene un área establecida para sustancias peligrosas, debido a
que no conoce los riesgos y el manejo que debe de tenerse para estas
22 Se cuenta con indicadores de gestiónNo se cuenta con indicadores que permitan medir la gestión del
almacén.
ITEM
Fin
70
6.1.3.4 Inventario
La tabla 37 indica los resultados obtenidos para las actividades del manejo del
inventario.
Tabla 37. Actividades de inventario
Fuente: Equipo de Investigación
OBSERVACIÓN
1 Se cuenta con políticas de inventario.La empresa no cuenta con políticas de inventario, puesto
que su concepto y aplicación.
2 Se determinan los costos del inventario.No se conocen los costos de inventario, ya que no
existe un control de las existencias
3 Se gestiona rotación del inventario.
Para la rotación del inventario no existe una gestión,
debido a que no se identifica la fecha en la cual ingreso
el material. Sim embargo, el operario usa los materiales
que considera antiguos para acabar con ellos.
4Se mantiene la zona de picking provista de
inventario.
No hay una zona establecida para esto, ya que no se
realiza la operación de picking en el almacén.
5Se cuenta con un método de control de
inventario.
El personal no está capacitado para realizar el control de
inventarios, ya que no sabe diligenciar formatos ni usar
un sistema de información
6Se cuentan con los documentos para hacer el
control del inventario.
No existen documentos, debido a que la empresa no
realiza registros para el control de los inventarios.
7 Se hace revisión física del inventario.
8Se acondiciona el almacén para hacer la
revisión física.
Cuando se va realizar la revisión física en algunas
ocasiones no se acondiciona el lugar donde se
encuentran los materiales, esto se debe a que algunas
veces el operario está ocupado realizando otra función y
no tiene tiempo para preparar el lugar.
9 Se hace rotulación del inventario.
10Se asegura que se actualice la información
del método de control de inventario.
La empresa no cuenta con una persona o sistema que
realice la operación de control y actualización de
inventarios.
11Se verifica que la etiqueta de los productos
se encuentre visible
12Existe registro del producto terminado que
entrega el área de producción.
No hay registro, puesto que el mismo operario realiza la
producción y traslado hasta el almacén de producto
terminado.
13Se cuenta con algún equipo para realizar el
control del inventario
No tiene disponible ningún equipo, dado que no ha
invertido en el control de insumos.
14
Se mantiene informado al departamento
correspondiente sobre la existencia real de
inventario.
Las áreas de la empresa no son informadas por el
almacén, debido a que no cuenta con registros de
entrada y salida de materiales.
15Se hace clasificación de los insumos
químicos.
16Se clasifica las sustancias peligrosas del
resto del inventario.
Las sustancias peligrosa se identifican y clasifican, pero
algunas con frecuencia son ubicadas en una zona que
no corresponde
17 Se cuenta con indicadores de gestión.Se desconocen indicadores para la gestión y control del
inventario.
ITEM
Inicio
Fin
71
6.1.3.5 Análisis general de resultados
La figura 9 muestra el porcentaje de cumplimiento de los ítems evaluados para
recepción.
Figura 9. Cumplimiento de actividades recepción
Fuente: Equipo de Investigación
La tabla 38 indica el número total de ítems evaluados por co-variable con su
respectivo porcentaje de cumplimiento, las co-variables son Condiciones de
entrega y Método de recepción; los ítems evaluados son: 1, 2, 4, 5, 9, 11, 13, 14,
15; y: 3, 6, 7, 8, 10, 12, 16, respectivamente.
Tabla 38. Resultados por co-variable – recepción
CRITERIO CONDICIONES DE ENTREGA MÉTODO DE RECEPCIÓN
No. Ítems Porcentaje No. Ítems Porcentaje Siempre 6 66,7% 4 33,3% A veces 1 33,3% 0 0% Nunca 2 0,0% 3 66,7% TOTAL 9 100% 7 100%
Fuente: Equipo de Investigación.
Mientras que la figura 10 muestra el porcentaje de cumplimiento de las co-
variables Condiciones de entrega y Métodos de recepción, para el proceso de
Recepción.
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%
Siempre
A veces
Nunca
Siempre A veces Nunca
Total Ítems 56% 6% 38%
72
Figura 10. Cumplimiento por co-variables para Recepción
Fuente: Equipo de Investigación
En la figura 11 puede observarse el porcentaje de cumplimiento de los ítems
evaluados para distribución y despacho.
Figura 11. Cumplimiento de actividades de Distribución y Despacho
Fuente: Equipo de Investigación
La tabla 39 indica el número total de ítems evaluados por co-variable con su
respectivo porcentaje de cumplimiento.
Las co-variables son elementos de manipulación; ítems 6, 8, 15, 16, 17;
distribución física; 9, 10 ,13 ,14 y método de despacho; 1, 2, 3, 4, 5, 7, 11, 12, 18.
0,0%
20,0%
40,0%
60,0%
80,0%
Siempre Aveces Nunca
Condiciones deentrega
Metodos derecepción
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%
Siempre
A veces
Nunca
Siempre A veces Nunca
Total Ítems 39% 11% 50%
73
0% 20% 40% 60%
Siempre
A veces
Nunca
Siempre A veces Nunca
Total Ítems 27% 23% 50%
Tabla 39. Resultados por co-variable – distribución y despacho
CRITERIO ELEMENTOS DE MANIPULACIÓN DISTRIBUCIÓIN FÍSICA MÉTODO DE DESPACHO
No. Ítems Porcentaje No. Ítems Porcentaje No. Ítems Porcentaje
Siempre 1 20% 0 0% 6 66,7% A veces 2 40% 0 0% 0 0% Nunca 2 40% 4 100% 3 33,3% TOTAL 5 100% 4 100% 9 100%
Fuente: Equipo de Investigación
La figura 12 muestra el porcentaje de cumplimiento de las co-variables elementos
de manipulación, distribución física (layout), y método de despacho, para el
proceso de Distribución y Despacho.
Figura 12. Cumplimiento por co-variable para Distribución y Despacho
Fuente: Equipo de Investigación
En la figura 13 se observa el porcentaje de cumplimiento de los ítems evaluados
para almacenamiento.
Figura 13. Cumplimiento de actividades de Almacenamiento
Fuente: Equipo de Investigación
0,0%
20,0%
40,0%
60,0%
80,0%
100,0%
Siempre Aveces Nunca
Elementos deManipulación
Distribución Física
Método deDespacho
74
La tabla 40, indica el número total de ítems evaluados por co-variable con su
respectivo porcentaje de cumplimiento, las co-variables son método de
almacenamiento; ítems 1, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 13, 14, 15, 16 18, 19, 22; y zonificación
de almacenamiento; 2, 3, 10, 11, 12, 17, 20, 21.
Tabla 40. Resultados por co-variable – almacenamiento CRITERIO MÉTODO DE ALMACENAMIENTO ZONIFICACIÓN DE ALMACENAMIENTO
No. Ítems Porcentaje No. Ítems Porcentaje Siempre 2 14,3% 4 50%
A veces 3 21,4% 2 25%
Nunca 9 64,3% 2 25%
TOTAL 14 100% 8 100%
Fuente: Equipo de Investigación.
La figura 14 muestra el porcentaje de cumplimiento de las co-variables método de
almacenamiento y zonificación del almacén, para el proceso de almacenamiento.
Figura 14. Cumplimiento por co-variable para almacenamiento
Fuente: Equipo de Investigación
En la figura 15 se observa el porcentaje de cumplimiento de los ítems evaluados
para inventario.
0,0%
20,0%
40,0%
60,0%
80,0%
Siempre Aveces Nunca
Método deAlmacenamiento
Zonificación delalmacén
75
Figura 15. Cumplimiento de actividades de inventario
Fuente: Equipo de Investigación
La tabla 41, indica el número total de ítems evaluados por co-variable con su
respectivo porcentaje de cumplimiento, las co-variables que se diagnosticaron son:
control de inventarios; ítems 1, 2, 4, 5, 6, 10, 11, 12, 13, 14, y 17; y clasificación
del inventario; 3, 7, 8, 9, 11, y 16.
Tabla 41. Resultados por co-variable – inventario
CRITERIO CONTROL DE INVENTARIOS CLASIFICACIÓN DEL INVENTARIO
No. Ítems Porcentaje No. Ítems Porcentaje
Siempre 1 7,1 % 3 50 %
A veces 0 0 % 2 33,3 %
Nunca 10 71,4 % 1 16,7 %
TOTAL 11 100% 6 100%
Fuente: Equipo de Investigación
La figura 16 muestra el porcentaje de cumplimiento de las co-variables método de
almacenamiento y zonificación del almacén, para el proceso de almacenamiento.
0,0% 10,0% 20,0% 30,0% 40,0% 50,0% 60,0% 70,0%
Siempre
A veces
Nunca
Siempre A veces Nunca
Total Ítems 23,5% 11,8% 64,7%
76
Figura 16. Cumplimiento por co-variable para Inventario
Fuente: Equipo de Investigación
En la figura 17 se puede visualizar los resultados del diagnóstico de las variables
en estudio para la empresa 1; se puede observar el porcentaje de cumplimiento de
las actividades de cada proceso, el porcentaje más alto pertenece a recepción.
Figura 17. Cumplimiento de actividades por variable para la Empresa 1
Fuente: Equipo de Investigación
6.1.3.6 Análisis general del eslabón curtiembres
En la figura 18 pueden verse los resultados del diagnóstico de las tres empresas
objeto de estudio, las cuales hacen parte del eslabón curtiembres; se observa que
la empresa que tiene un alto cumplimiento en las actividades de recepción,
0,0%
20,0%
40,0%
60,0%
80,0%
Siempre Aveces Nunca
Control deInventario
Clasificación deInventario
56,3%
38,9%
27,3% 23,5%
0,0%
20,0%
40,0%
60,0%
80,0%
100,0%
RECEPCIÓN DISTRIBUCIÓN YDESPACHO
ALMACENAMIENTO INVENTARIO
EMPRESA 1
77
distribución y despacho, almacenamiento e inventario es la empresa 3, la cual
tiene alrededor de 170 de trabajadores, y produce entre 16.000 y 18.000 hojas de
cuero al mes, aproximadamente. Mientras que la empresa 2, es de tamaño medio
y cuenta con 20 trabajadores; produce cerca de 1.500 hojas de cuero por mes; el
porcentaje más bajo en cumplimiento de actividades lo tiene la empresa 1, la cual
es la más pequeña entre estas tres.
Figura 18. Cumplimiento de actividades de almacenaje para el sector
curtiembres
Fuente: Equipo de Investigación.
6.1.4 Conclusión
El instrumento adaptado y utilizado para el diagnóstico permitió identificar las
oportunidades de mejora en el sistema de almacenaje para las variables de
recepción, distribución, almacenamiento, inventarios y despacho.
6.1.5 Recomendación del diagnóstico
Se recomienda diseñar el procedimiento para el almacenaje de insumos, materias
primas y producto terminado.
0,0%
20,0%
40,0%
60,0%
80,0%
100,0%
RECEPCIÓN DISTRIBUCIÓN YDESPACHO
ALMACENAMIENTO INVENTARIO
Eslabón Curtiembre
Empresa 1 Empresa 2 Empresa 3
78
6.2 DISEÑO DEL PROCEDIMIENTO PARA EL ALMACENAMIENTO DE
MATERIAS PRIMAS, INSUMOS Y PRODUCTO TERMINADO. CASO:
CURTIEMBRES
6.2.1 Objetivo general
Definir un procedimiento para almacenaje de materias primas, insumos y
productos terminados, en los almacenes de curtiembres, que permita estandarizar
las actividades de recepción, distribución, almacenamiento, despacho y control del
inventario.
6.2.2 Alcance
Este procedimiento aplica para el almacenaje de materias primas, insumos y
productos terminados, en los almacenes de las curtiembres, iniciando desde la
recepción de materias primas e insumos, la distribución interna y posterior
almacenamiento, hasta el despacho del producto terminado, considerando el
control del inventario.
6.2.3 Responsables
El procedimiento para el almacenaje de materias primas, insumos y productos
terminados en curtiembres, permitirá alcanzar las oportunidades de mejora. Se
encuentra bajo responsabilidad de los encargados de los almacenes de cada
empresa:
Gerente – Empresa 1.
Jefe de almacén – Empresa 1.
Gerente – Empresa 2.
Jefe de almacén – Empresa 2.
Gerente – Empresa 3.
Jefe de compras – Empresa 3.
79
6.2.4 Definiciones
Almacenamiento de piso: es el sistema menos eficiente; consiste en almacenar
artículos en un solo nivel del piso; en éste no sólo no se usa el espacio cúbico,
sino que tiende a darse un exceso de manejo de material al almacenar material
a un lado o detrás de otro y por su naturaleza asistemática, dificulta la
localización de los artículos.
Carga: está relacionado a aquella cosa que genera peso o presión respecto a
otra o a la estructura que se transporta (ya sea sobre la espalda o los hombros
de un individuo, sobre el lomo de un animal o en un vehículo).
Costo: salida de dinero aplicada directamente en un producto; es decir, son
pesos, que se pueden “tocar” en las hojas de cuero que se produce.
Estiba: distribución conveniente de los pesos de un buque y en especial de su
carga.
Indicador: magnitud utilizada para medir o comparar los resultados
efectivamente obtenidos, en la ejecución de un proyecto, programa o actividad.
Resultado cuantitativo de comparar dos variables.
Materia prima: son todos los elementos que se transforman en la elaboración
de un producto. Para este procedimiento hace referencia a las pieles usadas
en la producción.
Materia prima directa: son los elementos primordiales en la transformación del
producto terminado, es decir, aquellos que son fácil de cuantificarlos.
Materia prima indirecta: son todos los elementos que están sujetos para ser
transformados, pero no se identifican o cuantifican de manera clara en el
producto terminado. Ej.: pegante en los zapatos.
80
Material safety data sheet (msds): es un documento que contiene información
sobre los compuestos químicos, el uso, el almacenaje, el manejo, los
procedimientos de emergencia y los efectos potenciales a la salud
relacionados con un material peligroso. Las MSDS contienen mucha más
información sobre el material de la etiqueta que aparece en el envase.
Norma: regla, ley, estatuto u ordenación del comportamiento dictada por una
autoridad competente, cuyo incumplimiento trae aparejada una sanción
Posición: se define como posición al lugar disponible para colocar cada artículo
dentro de la estantería.
Producto terminado: producto es un objeto que se ofrece en un mercado con la
intención de satisfacer aquello que necesita o que desea un consumidor.
Stock: artículos que permanecen almacenados en la empresa a la espera de
una posterior utilización. Son recursos ociosos que tienen un valor económico y
que están pendientes de ser vendidos o empleados en el proceso productivo.
Tiempo de tránsito: tiempo total que transcurre mientras la mercancía se
encuentra en poder del transportista.
6.2.5 Procedimiento
A continuación, la figura 19 muestra el diagrama de flujo del proceso para el
almacenamiento de materias primas, insumos y productos terminados en una
curtiembre. El procedimiento es diseñado bajo la metodología planteada por el
ciclo PHVA, determinando en cada etapa las actividades claves para alcanzar el
objetivo planteado.
81
Figura 19. Diagrama de flujo para el proceso de almacenaje
SI
Planeación
RECEPCIÓN
DISTRIBUCIÓN
ALMACENAMIENTO
INVENTARIO
DESPACHO
¿Cumple Indicadores?
Ratificar AccionesPlan de mejora
NO
NTC 1931
NFPA 704
NTC 1692
NTC 4435
NORMAS C.P
E.R.
N.C.P
N.U.E
N.C.E
U.A.
P.A.
C.M2.
R.MA.
P.S.
C.U.D.
C.M.
R.M.
Instructivos
INDICADORES
Diagnóstico
Fuente: Equipo de Investigación
Diagnóstico: en el numeral 6.1 se menciona la metodología usada para
diagnosticar la situación actual del proceso de almacenaje; allí se indican los
resultados del diagnóstico realizado sobre almacenaje de materias primas,
insumos y productos terminados, el cual permite identificar las oportunidades
de mejora en cada una de las actividades de recepción, distribución interna,
almacenamiento, control del inventario y despacho de producto.
82
Planeación: la planeación del procedimiento para el almacenaje de materias
primas, insumos y productos terminados en las curtiembres, se realiza
considerando la normatividad existente para un almacenaje seguro de
materiales en almacenes. La tabla 42 permite visualizar esta normatividad.
Tabla 42. Normatividad para el manejo de almacenes
Norma Descripción
NTC 1931
Específica las señales de seguridad para uso en el campo de la protección y lucha contra incendios. Su campo de aplicación cubre, en lo posible, todas las situaciones en que es necesario o deseable indicar públicamente la ubicación y/o la naturaleza de: Medios para advertir sobre fuego y controles manuales, Medios para escapar, combatir y evitar la propagación del fuego; Áreas o materiales que presentan riesgo especial de incendio.
Norma NFPA 704
Es el código que explica el diamante del fuego, utilizado para comunicar los peligros de los materiales peligrosos. Es importante tener en cuenta que el uso responsable de este diamante o rombo en la industria implica que todo el personal conozca tanto los criterios de clasificación como el significado de cada número sobre cada color.
NTC 1692
Establece la clasificación de las mercancías peligrosas, las definiciones, el marcado, etiquetado y rotulado de éstas para fines de identificación del producto y de las unidades de transporte, cuando se desarrollen actividades de transporte en sus diferentes modos.
NTC 4435
Se aplica a la preparación de las hojas de datos de seguridad para materiales (MSDS) para sustancias químicas y materiales, usados en condiciones ocupacionales. Presenta información básica sobre cómo desarrollar y preparar hoja de datos de seguridad para materiales, también identifica la información que se debe incluir para que sea completa, clara y tenga un formato compatible.
Ley 55 de 1993
Por medio de la cual se aprueba el “Convenio No. 170 y la Recomendación número 177 sobre la Seguridad en la Utilización de los Productos Químicos en el trabajo”. El presente Convenio se aplica a todas las ramas de actividad económica en las que se utilizan productos químicos.
Fuente: Equipo de Investigación
83
Indicadores de gestión: conforme a las variables independientes de esta
investigación, se establecen indicadores para cada una de ellas y se pueden
visualizar en la tabla 43. Estos indicadores permiten medir el desempeño del
procedimiento de materias primas, insumos y producto terminado.
Tabla 43. Indicadores de gestión de las actividades de almacenaje Variable Indicador Fórmula
Rec
epci
ón
% Cumplimiento del pedido
C.P. = (Unidades recibidas / Unidades pedidas) * 100
% Entregas recibidas
perfectamente
E.R. = (Pedidos devueltos / Pedidos recibidos) * 100
Nivel de cumplimiento del
proveedor
N.C.P. = (Pedidos recibidos fuera de tiempo / Total pedidos recibidos) * 100
Dis
trib
uci
ón
Nivel de utilización de los equipos
N.U.E. = (Capacidad utilizada del equipo / Capacidad real del equipo) * 100
Nivel de cumplimiento de
entregas
N.C.E. = Total de mercancía no entregados a tiempo / Total de mercancía transportada.
Alm
acen
amie
nto
Utilización del almacén
U.A. = (Área empleada / Total espacio disponible) * 100
% de accesibilidad P.A. = Productos almacenados accesibles / Total productos almacenados.
Costo por metro cuadrado
C.M2. = (Costo total operativo / Área de almacenamiento) * 100
Des
pac
ho
Recepción de material de
producto terminado
R.MA. = ((Cantidad recibida – Cantidad perdida) / Cantidad perdida ) * 100
Pedidos surtidos correctamente
P.S. = (Pedidos generados sin problemas / Total pedidos generados) * 100
Costo de unidad despachada
C.U.D. = (Costo total operativo bodega) / (Unidades despachadas) * 100
Inve
nta
rio
Comprobación de mercancía.
C.M. = (Conteo de las existencias / Valor total en el sistema) * 100
Duración de mercancías
D.M. = ((Inventario final * 30 días) / (Ventas promedio )) * 100
Rotación de mercancía
R.M. = (Ventas Acumulada ) / (Inventario Promedio) * 100
Fuente: Equipo de Investigación
84
Hacer: éstas se centran en: a) recepción, b) distribución, c) almacenamiento, d)
despacho y, e) inventarios. Se muestran numeral 6.2.6, que hace referencia a
los instructivos.
Verificar: se realizará aplicando las ecuaciones establecidas en la tabla 45, de
la etapa de planeación.
Plan de acción: la socialización del procedimiento para el almacenaje de
materias primas, insumos y producto terminado, se muestra en el numeral 6.3.
6.2.6 Instructivos
En la tablas 44, 45, 46, 47 y 48, se describen los instructivos para las actividades
de recepción, distribución, almacenamiento, inventario y despacho.
Los anexos D, E, F, y G, indican los diagramas de procesos respectivos para cada
actividad.
Además, en la tabla 51, se ilustra un instructivo para el uso de equipos, basado en
criterios de selección del equipo.
85
Tabla 44. Instructivo de recepción
Actividad ¿Qué?
Responsable
¿Quién? Método ¿Cómo?
Tiempo ¿Cuándo?
Objetivo ¿Para qué?
Lugar ¿Dónde?
Comprobar orden de pedido
Gerente general
Comparar el contenido de la orden de pedido generada por el operario de almacén (Anexo H), con la remisión original y factura que entrega el proveedor. Si coincide la información de los dos documentos, se aprueba el descargue de las materias y se informa al auxiliar de almacén. En caso de que no coincidan, se rechaza o corrige la información consignada en las órdenes.
Se realiza cuando el proveedor
entregue la orden y factura.
Rectificar la relación de
especificaciones en las dos órdenes.
Área de recepción
Descargue de materias
Auxiliar de almacén
Comunicarle al proveedor realizar el descargue del material requerido en el área establecida por la empresa, para la recepción de insumos (Anexo C –
Fotografía 10)
Se efectúa cuando la orden
de pedido ha sido comprobada
Poder realizar la comprobación de
la mercancía.
Área de recepción
Identificar si el
producto descargado
necesita revisión de
calidad
Auxiliar de almacén
Mirar el producto que se recibe, y preguntar al gerente, si a éste se le debe realizar algún tipo de inspección. En caso de que la respuesta sea sí, se pide al gerente que le informe cuáles son las características a inspeccionar, solicitando los respectivos parámetros de calidad. Si la respuesta es no, se procede a revisar las condiciones físicas de los bienes que está entregando el proveedor. Se recomienda que la inspección de calidad la realice una persona capacitada para ello.
Cuando el producto ha sido
ubicado en la zona de
recepción.
Identificar la actividad a
realizar con el producto
descargado.
Área de recepción
86
Tabla 44. Continuación
Actividad ¿Qué?
Responsable ¿Quién?
Método ¿Cómo?
Tiempo ¿Cuándo?
Objetivo ¿Para qué?
Lugar ¿Dónde?
Verificar y aprobar
condiciones físicas de
bienes descargados
Auxiliar de almacén
Debe comparar las condiciones físicas de los bienes que se descargaron contra la información que tiene consignada en su orden de pedido (Anexo H). Las condiciones físicas que se deben tener en cuenta son el tipo de producto que trae y la cantidad de éste. La verificación de cantidad en unidades se realiza contando el número que se descargó; si es material requiere pesarse, se ejecuta la operación con el equipo seleccionado para esta función (Anexo C – Fotografía 11) Si al momento de verificar no coinciden las condiciones físicas del producto entregado por el proveedor con su orden de pedido, se informa al gerente de ello. De lo contrario, si el producto cumple con las condiciones físicas acordadas, se firma la factura, orden de pedido y remisión del proveedor, aprobando los documentos
Cuando el producto ha sido descargado
en el área de recepción, y
revisado según los parámetros de calidad (si lo
requiere.)
Revisar que las condiciones físicas estén iguales a lo
solicitado en la orden de pedido de la empresa.
Área de recepción.
Traslado de mercancía a
almacén
Auxiliar de almacén y
gerente
Recoge la carretilla (Anexo C – Fotografía 2), y coloca de los insumos o materia prima descargada en ésta. Luego traslada las materias al área correspondiente; los insumos se ubican en el área seleccionada para ello (Anexo C – Fotografía 5). La materia prima se ubica en la zona de curtido (Anexo C – Fotografía 12).
En el momento que las condiciones
físicas estén aprobadas y verificadas
Realizar la entrega del
producto al área de almacén
Zona de almacén.
Medir indicadores
Jefe de almacén
Medir el indicador de la variable de recepción, mostrado en la tabla 42.
Entrega la mercancía al
almacén.
Medir la gestión del área.
Área de recepción.
Fuente: Equipo de Investigación
87
Tabla 45. Instructivo de distribución interna
Actividad ¿Qué?
Responsable
¿Quién? Método ¿Cómo?
Tiempo ¿Cuándo?
Objetivo ¿Para qué?
Lugar ¿Dónde?
Solicitud de materia prima o
insumo
Auxiliar de almacén
Diligenciar un formato de pedido al almacén (Anexo H), colocando la fecha, tipo y cantidad de insumo o materia prima que requiere. Entrega el formato de pedido al gerente ya diligenciado, para ser aprobado. Si es aceptado se procede a recoger la materia prima o insumo solicitado, si no se acepta, se reclama y archiva el formato de pedido.
En el momento que se requiera utilizar materia
prima o insumo del almacén.
Controlar la
utilización de las materias en
la empresa.
Área solicitante.
Almacén.
Oficina gerente.
Traslado hasta la zona donde se almacena
Auxiliar de almacén
Se dirige a la zona correspondiente del producto que solicita; si es materia prima a la zona de curtido (Anexo
C – Fotografía 12), si es insumo la zona de almacenamiento de insumos (Anexo C – Fotografía 5).
Se realiza en el momento que el
gerente apruebe el formato de pedido.
Obtener la materia prima o
insumo solicitado.
Zona de almacén.
Comprobación de la materia
prima o insumo
Auxiliar de almacén
Verifica si el producto que requiere está disponible en tipo y cantidad. Si está disponible se procede a preparar el pedido; si no, se informa al gerente del faltante.
Esté en el área de almacén.
Comprobar la disponibilidad de existencias.
Zona de almacén
de materia prima e insumo.
Preparación del pedido
Auxiliar de almacén
Separa el tipo de producto y la cantidad que requiera de materia prima o insumo según lo solicitado en el formato de pedido (Anexo H).
Esté disponible la materia prima o
insumo.
Alistar el producto a distribuir.
Zona de almacén.
Transporte de la materia
prima o insumo
Auxiliar de almacén
Para cargar el producto se trae la carretilla (Anexo B).
luego de cargar se lleva el producto al área donde se necesita, en esta área se descarga el tipo y la cantidad que se solicitó en el formato de pedido, considerando lo especificado en NTC 1692
En el momento que confirme la mercancía para
transportar.
Entregar el material al área
solicitante.
Área de almacén.
Área que solicita.
88
Tabla 45. Continuación
Actividad ¿Qué?
Responsable ¿Quién?
Método ¿Cómo?
Tiempo ¿Cuándo?
Objetivo ¿Para qué?
Lugar ¿Dónde?
Realiza nota de egreso de
la materia prima o insumo
Auxiliar de almacén
Se utiliza y diligencia la información en una nota de egreso (Anexo I), colocando el tipo de producto que sale y la cantidad de ello. Después de diligenciar la nota de egreso, se lleva al gerente
El producto vaya a salir del área en el que se encuentra
almacenado.
Confirmar el egreso de
las materias
Área de almacén
Oficina gerente
Medir indicadores
Jefe de almacén
Medir el indicador de: 1, Nivel de utilización de los equipos. N.U.E. = (Capacidad utilizada del equipo/Capacidad real del equipo)*100. 2, Nivel de cumplimiento de entregas. N.C.E. = Total de mercancía no entregada a tiempo/Total de mercancía transportada. 3. Pedidos surtidos correctamente P.S. = (Pedidos generados sin problemas/Total pedidos generados)*100.
Luego de despachar el
producto terminado, y/o, entregar la
mercancía al área solicitante.
Medir la gestión del
área.
Área de despacho o almacén.
Fuente: Equipo de Investigación
89
Tabla 46. Instrumento de almacenamiento
Actividad ¿Qué?
Responsable
¿Quién? Método ¿Cómo?
Tiempo ¿Cuándo?
Objetivo ¿Para Qué?
Lugar ¿Dónde?
Determinar la capacidad del
almacén
Jefe de almacén
Desarrollando los pasos que se mencionan en el Anexo K.
En el momento que se requiere hacer
una orden de pedido de material.
Conocer si se cuenta con capacidad de
almacenar mercancía.
Oficina del
almacén.
Generar orden de pedido
Jefe de almacén
Verificando físicamente la capacidad actual del almacén que se determinó en la anterior actividad, y revisando el nivel óptimo del producto a pedir, que se halló en la determinación de los costos del inventario. (Véase tabla 42). Se debe tener en cuenta el tiempo de entrega del producto solicitado por parte del proveedor.
Las existencias del producto solicitado estén por agotarse.
Reabastecer la cantidad de los
productos.
Oficina del
almacén.
Validar nota de entrega del área de recepción
Jefe de almacén
Trasladándose hasta la zona de recepción, para observar directamente que los ítems de la nota de entrega correspondan con los ítems del inventario recibido. Dirigiéndose a un operario de almacén para comunicarle que debe hacer un conteo físico de toda la mercancía que aceptó el recepcionista.
El recepcionista lleva la nota de
entrega al almacén.
Certificar que no se haya recibido
mercancía diferente a la descrita en la orden
de pedido.
En el área de
recepción.
Verificar cantidad de mercancía a
recibir
Operario de almacén
Contando físicamente y una a una todas las unidades del producto recibido, y diligenciando todos los campos solicitados de un documento entregado por el jefe de almacén.
Cada vez que el Jefe valida una nota
de entrega
Comprobar cantidad de las unidades
recibidas.
En el área de
recepción.
90
Tabla 46. Continuación
Actividad ¿Qué?
Responsable
¿Quién? Método ¿Cómo?
Tiempo ¿Cuándo?
Objetivo ¿Para Qué?
Lugar ¿Dónde?
Ratificar información de la nota de entrega
Jefe de almacén
Comparando el documento que diligenció el operario en la verificación de cantidad de mercancía a recibir, con los campos de la nota de entrega de mercancía que recibió del recepcionista.
En caso que no coincida alguna especificación al compararse, se hace supervisión de un nuevo conteo de la mercancía para descartar errores por parte del operario, y así, asegurarse que la información recibida es veraz. De esta manera, comunicarle al recepcionista los argumentos por los cuales no se acepta la mercancía que se registró en la nota de entrega.
En caso que coincida, se firma la aceptación de lo que reposa en la nota de entrega y se le notifica de manera presencial al recepcionista.
El operario entrega el documento
diligenciado con los campos solicitados.
Garantizar certeza de la
nota de entrega.
En la oficina del almacén.
Codificar la mercancía aceptada
Jefe de almacén
Clasificando la mercancía por categorías. Marcando los artículos con una etiqueta que permita conocer su categoría, código, fecha de vencimiento, tal como lo especifica la norma NFPA 704.
Se firma la aceptación de la mercancía
entrante.
Marcar la mercancía entrante
En el área de
recepción.
Clasificar la mercancía codificada
Operario de almacén
Separando los productos en su respectiva categoría; ejemplo, los líquidos de los sólidos; para facilitar cualquier proceso, incluyendo la asignación de espacios y la aplicación de medidas de seguridad específicas; tal como lo indica la norma NTC 4435, para preparar hojas de datos de seguridad para los insumos químicos. Se recomienda clasificar la mercancía usando un método de control de inventario; se sugiere la clasificación ABC usando el criterio que más convenga. (rotación, más costosos)
La mercancía entrante se encuentre codificada.
Ubicar la mercancía según su
lugar asignado.
En el almacén.
91
Tabla 46. Continuación
Actividad
¿Qué?
Responsable
¿Quién?
Método
¿Cómo?
Tiempo
¿Cuándo?
Objetivo
¿Para Qué?
Lugar
¿Dónde?
Verificar condiciones del lugar de
almacenamiento
Operario de almacén
Desplazándose hasta cada uno de los puntos de ubicación asignados en la codificación del producto, para comprobar si el espacio donde se almacenará cumple con normas elementales como son: ventilación e iluminación apropiadas, salidas de emergencia, limpieza y orden, estructura adecuada y en buen estado, elementos para atender emergencias, como lo indica la norma NTC 1931.
Si no se cumplen, acondicionar el espacio siempre y cuando su preparación esté al alcance de ser realizada por el operario. Ejemplo: asear y ordenar.
Si se cumplen, desplazarse hasta la zona de recepción, para empezar a ingresar al almacén.
La mercancía aceptada para el
ingreso se encuentre codificada.
Asegurar la adecuada
conservación de la
mercancía.
En el almacén.
Ubicar mercancía en
el espacio asignado
Operario de almacén
Tomando los productos que se clasificaron en las respectivas categorías, primero producto por producto todos los pertenecientes a una misma categoría, e ingresarlos a la zona o ubicación asignada en su codificación; del mismo modo, continuar con los productos de las demás categorías, teniendo en cuenta que se debe seleccionar el equipo adecuado para su transportación.
Se cumplan las condiciones para
almacenar la mercancía aceptada
Maximizar la capacidad
del almacén.
En el almacén.
Fuente: Equipo de Investigación.
92
Tabla 47 Instrumento de inventario
Actividad
¿Qué?
Responsable
¿Quién?
Método
¿Cómo?
Tiempo
¿Cuándo?
Objetivo
¿Para Qué?
Lugar
¿Dónde?
Determinar el costo del
producto determinado
Jefe del almacén
Teniendo presentes las últimas facturas de la mercancía que ha ingresado al almacén, seguir estas instrucciones: 1. Identifique los componentes que incluye su producto (materia prima directa e indirecta) 2. Elabore un estándar para componente, el cual se determina midiendo el consumo directo de los materiales para elaborarlo. 3. Cuantifique la mano de obra dividiendo el sueldo del operario entre el tiempo que se destinó para la obtención del producto terminado. 4. Distribuya los gastos entre el número total de hojas de cuero producidas:
Luego sume todos los valores hallados en 2, 3, y 4.
Al terminar la producción de
un pedido.
Conocer los insumos más
costosos.
Oficina del almacén.
Clasificar la mercancía
por su rotación
Jefe del almacén
Organizando el registro de entrada y salida de mercancía, de modo que le permita observar la fecha de entrada y la fecha de salida.
Luego, observe el movimiento del artículo, dividiendo las veces que éste salió del almacén, entre el tiempo que permaneció almacenado.
Cada 15 días.
Control y manejo del inventario.
Oficina del almacén.
Realizar el cronograma
para la revisión física del inventario
Jefe del almacén
Indicando fecha, hora, frecuencia y zona de la revisión, como también el responsable de hacer la revisión.
Cada vez que se requiera conocer la cantidad
física.
Determinar la cantidad física del inventario.
Oficina del almacén.
93
Tabla 47. Continuación
Actividad ¿Qué?
Responsable
¿Quién? Método ¿Cómo?
Tiempo ¿Cuándo?
Objetivo ¿Para Qué?
Lugar ¿Dónde?
Preparar planillas de
revisión física
Jefe del almacén
Alistando un registro que permita anotar todos los artículos con sus respectivos códigos.
Después se entrega al operario, quien debe hacer la revisión física.
Se conozca la fecha de la
revisión física.
Determinar la cantidad física del inventario.
Oficina del almacén.
Preparar el almacén
Operario Ordenando previamente y adecuadamente las existencias para facilitar un efectivo conteo. Señalizando el área a inventariar.
Se hayan preparado las
planillas.
Permitir realizar el conteo físico.
En el almacén.
Rotular mercancía
Operario
Diseñando un documento o etiqueta que especifique, las características de los artículos que contiene la zona, fecha, y un recuadro en blanco, este recuadro se utiliza para señalar que la zona ya se encuentra contada. Luego se debe dirigir a cada una de las zonas que especifique el rótulo y pegarlas con una cinta adhesiva.
Un día antes del
programado para realizar
el conteo.
Para la identificación y control de la
zona a inventariar.
En el almacén.
Realizar conteo
Operario Dirigiéndose a la ubicación indicada en rótulo que contiene la planilla, contar los artículos que se encuentran en la zona y registrar la cantidad de la mercancía en la planilla.
Según el cronograma.
Para controlar las existencias en el almacén
En el almacén
Verificar de unidades contadas
físicamente
Jefe del almacén
Revisando las unidades registradas en el conteo físico con las que se tengan en los registros de ingreso y salida del material. En caso de no coincidir, se hace una revisión física junto con el operario para comprobar la no coincidencia. Actualizar la información del registro de control de inventarios.
El operario diligenció las
planillas.
Comprobar que coincida el
conteo físico con el registro de control de
inventario.
En la oficina del
almacén.
Fuente: Equipo de Investigación
94
Tabla 48. Instructivo de despacho
Actividad ¿Qué?
Responsable ¿Quién?
Método ¿Cómo?
Tiempo ¿Cuándo?
Objetivo ¿Para qué?
Lugar ¿Dónde?
Recepción y validación
nota de pedido
Gerente general
Observando el número total de producto terminado. Si cuenta con el tipo de producto y la cantidad requerida, la nota de pedido se firma, valida y envía al auxiliar del almacén
Llega la nota de pedido a la empresa
Darle respuesta y validez a la nota de
pedido
Oficina de gerente.
Preparación y transporte de pedido
Auxiliar de almacén
Busca en la zona de producto terminado (Anexo C
– Fotografía 5), y separa las unidades por tipo, cantidad de producto, descrito en la nota de pedido del cliente Carga el producto separado, en la carretilla (Anexo C – Fotografía 2), y traslada a la zona de despacho (Anexo C – Fotografía 14). Descarga el producto y diligencia la nota de egreso (Anexo I) colocando el tipo y cantidad de producto terminado que salió del almacén Por último hace firmar una remisión de salida de producto despachado (Anexo J) con el tipo y cantidad del producto terminado a despachar
La nota de pedido es aprobada
El producto terminado cumpla
con la nota de pedido
Zona de despacho.
Zona de almacén.
Fuente: Equipo de Investigación
95
Tabla 49. Instructivo de equipos
Los criterios que se plantean para el uso de equipos, se definieron siguiendo las recomendaciones ergonómicas
para tareas de trabajo repetitivas que involucran la manipulación manual de cargas livianas a alta frecuencia,
especificadas en la Norma 5693-3.
Actividad ¿Qué?
Responsable ¿Quién?
Método ¿Cómo?
Tiempo ¿Cuándo?
Objetivo ¿Para qué?
Identificar costo de
utilización
Operario de almacén
Analiza el costo de trasladar el equipo, si son equipos que requieren combustible o medio para funcionar, seleccionamos el que genere menor consumo entre las máquinas que puedan realizar la operación.
Conocer el producto a transportar.
Reducir el costo de operación.
Determinar Tiempo de
transito
Operario de almacén
Observar cuál es el equipo que va realizar la operación en el menor tiempo, entre las máquinas que puedan realizar la carga del producto.
Conocer el producto a transportar.
Disminuir el tiempo de transporte.
Capacidad de producto
Operario de almacén
Examina la cantidad de producto que se va transportar y compara contra la capacidad que tienen los equipos para realizar la operación.
Conocer el producto a transportar.
Reducir los viajes del equipo.
Seguridad del
producto
Operario de almacén
Identifica el tipo de producto que se va a transportar y, los cuidados que este debe tener en su manipulación, seleccionando el equipo que cumpla con el mayor número de exigencias para esta labor.
Conocer el producto a transportar.
Mercancía llegue en óptimas condiciones.
Fuente: Equipo de Investigación.
96
6.2.7 Registros
La tabla 50 indica los registros diseñados para el procedimiento de materias
primas, insumos y producto terminado.
Tabla 50. Registros
No. Nombre Descripción
1 Fotografías (Anexo C). Indicación de zonas y equipos a utilizar en el almacenaje.
2 Formato Orden de Pedido (Anexo H). Registro del material solicitado al almacén.
3 Formato Orden Egreso de Insumos (Anexo I).
Registro de los insumos que salen del almacén.
4 Formato de salida de producto terminado. (Anexo J)
Registro del producto terminado que sale del almacén.
5 Pasos para calcular capacidad del almacén. (Anexo K)
Metodología para calcular la capacidad del almacén.
Fuente: Equipo de Investigación
6.2.8 Anexos
La tabla 51, muestra los anexos que hacen parte del procedimiento.
Tabla 51. Anexos del procedimiento
Anexos Nombre
1 NTC 1931
2 NTC 1692
3 Ley 55 de 1993.
4 NTC 5693-3. Fuente: Equipo de Investigación
6.3 SOCIALIZACIÓN
A fin de dar cumplimiento a las actividades establecidas en el numeral 6.2, se
elabora el plan de acción para la socialización de la metodología, el cual se
determina mediante el uso del esquema 5w y 1h. La tabla 52 describe para cada
fase los pasos a seguir y los responsables de cada actividad.
97
Tabla 52. Plan de acción
Estrategia
¿Qué? ¿Cómo? ¿Con qué? ¿Cuándo? ¿Quién? Indicador
Programas Acciones inmediatas Recursos
necesarios (Frecuencia) Responsable Descripción Ecuación
Socialización del
diagnóstico
Mencionar oportunidad de
mejora.
Indicando al Gerente las mejoras que se
pueden realizar.
Humanos Financieros
Enero 2013 Grupo de
investigación
Porcentaje de mejoras
aceptadas
Número de mejoras aceptada / Número
de mejoras por hacer
Evaluar la adaptación del
nuevo procedimiento
Instruir al personal sobre
el nuevo procedimiento
diseñado
Informar cada operación que debe realizar el operario
Materiales Humanos
Financieros
Del 01 agosto al 30 noviembre
Grupo de investigación
Porcentaje de adaptación
del procedimiento
Número de utilización de los
instructivos / Número de operaciones
realizadas
Prevención en accidentes de
trabajo
Capacitación en la empresa
sobre salud ocupacional
Programando las fechas, seleccionando
el personal que requieren las respectivas
capacitaciones
Humanos Financieros
Del 01 al 30 enero
Gerente general
Porcentaje de cumplimiento
de capacitación
= (Número de actividades
realizadas / Total de actividades
planeadas) *100
Actualizar a la empresa y
personal sobre equipos de
manipulación y manejo de
carga
Capacitación de equipos
para la manipulación y
manejo de carga
Programando las fechas, seleccionando
el personal que requieren las respectivas
capacitaciones
Humanos Financieros Materiales
Del 01 al 30 enero
Del 01 al 30 junio
Gerente general
Porcentaje de Utilización
= (Número de veces que utiliza el programa contable / Número de actividades asignadas en el programa)*100
Facilitar los procesos en el área contable
Capacitación sobre manejo de software contables
Programando las fechas, seleccionando
el personal que requieren las respectivas
capacitaciones
Humanos Financieros
Del 01 al 31 de marzo
Gerente general
Porcentaje de cumplimiento
de capacitación
= (Número de actividades
realizadas / Total de actividades
planeadas) *100
Fuente: Equipo de Investigación.
98
7. CONCLUSIONES
La aplicación de la lista de chequeo permitió diagnosticar la situación actual del
proceso de almacenaje, verificando el cumplimiento de las actividades de
recepción, distribución, almacenamiento, despacho y control del inventario;
proceso que se lleva a cabo en los almacenes de materias primas, insumos, y
producto terminado, de tres empresas del sector curtiembres.
El procedimiento diseñado permitió establecer las actividades a seguir para
estandarizar o normalizar el proceso de almacenaje para las materias primas,
insumos y producto terminado, desde la recepción de materias primas e insumos,
la distribución y almacenamiento de éstos, hasta el despacho de producto
terminado, considerando el control del inventario. Esta normalización permitirá
alcanzar las oportunidades de mejora identificadas en el diagnóstico.
El plan de acción diseñado, permitirá la socialización del procedimiento para el
almacenaje de materias primas, insumos y producto terminado, en las tres
empresas del eslabón curtiembres.
99
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104
ANEXOS
ANEXO A. Diagrama de flujo del proceso de curtiembres
Recepción de
pieles Bombos de
Pelambré Descarnizadora Dividora
Bombos de
curtido
Escurrido en
Azul
A
B
Clasificación
en Azul
Rebajadora 1
Rebajadora 2
Bombos de
teñido
Secadora al
vacioEmpastadora
Escurridora
RizziTúnel de
secado
Empregnadora Cadena Ablandadora EstiradoraPrensa
Acondicionada Esmeril
Clasificacion
De cuero en
Encrustadora
Pintadoras
de Pistola
Prensa
Acabados
Pintadora de
rodillo 1Pintadora de
rodillo 2
Prensa 2
AcabadosAbrillantador
Equipos de
laboratorio
Medidora
Almacenaje de
producto terminadoDespacho
Clasificación de
producto
terminado
105
ANEXO B. Lista de chequeo aplicada a la Empresa 1
RECEPCIÓN
ÍTEM Siempre A
veces Nunca
1. ¿Se presenta el proveedor en el almacén con la documentación, “Orden de compra, “factura” y remisión (Original) y del transportista?
X
2. ¿El recepcionista verifica la “orden de compra” del almacén con las del proveedor, la factura y remisión?
X
3. ¿Coinciden los documentos de verificación? X
4. ¿Existe un área que facilita la recepción de materia prima e insumos al almacén?
X
5. ¿Se descarga y se ubica la mercancía en el área de recepción? X
6. ¿Se ha diferenciado el equipo de manipulación necesario para la recepción de las mercancías?
X
7. ¿Se usa el equipo adecuado para descargar la mercancía? X
8. ¿La mercancía necesita revisión técnica? X
9. ¿Se verifican los datos y la cantidad de la mercancía? X
10. ¿Coincide la mercancía en proceso de recepción con la “orden de compra” del almacén?
X
11. ¿Se hace registro del producto rechazado? X
12. ¿Se le comunica al proveedor aceptación del pedido y se firman los documentos “Factura” y remisión?
X
13. ¿Se asegura que materias primas e insumos estén marcados para evitar errores por parte del personal?
X
14. ¿Se hace emisión de una nota de entrega al almacén correspondiente?
X
15. ¿Se entrega la mercancía al almacén? X
16. ¿Se cuenta con indicadores de gestión? X
Fuente: Adaptada de (LOGESPRO, 2011) (Pérez Herrero, 2006) (Vidal Holguín, 2010).
106
DISTRIBUCIÓN Y DESPACHO
ÍTEM Siempre A veces
Nunca
1. ¿El operario de otra área hace la solicitud de los materiales al almacén? X
2. ¿El operario realiza la requisición de manera manual? X 3. ¿El operario realiza la requisición de manera sistematizada? X 4. ¿Se recepciona la requisición para validarla con los registros y así generar la nota de
requerimiento? X
5. ¿Se verifican las especificaciones que contiene la requisición? X 6. ¿Se comprueba disponibilidad de material? X 7. En caso de disponer de material, ¿se aprueban las requisiciones? o en su defecto, ¿se le
notifica a la persona solicitante? X
8. ¿Se genera una nota de egreso de material del almacén con el fin de documentar la salida del almacén?
X
9. ¿Se informa aprobación del material solicitado para proceder a su alistamiento? X
10. ¿Se utiliza algún medio de manipulación para el transporte interno de mercancías? X
11. ¿Se le informa a la persona solicitante que el pedido está listo para ser recogido? X
12. ¿Se transportan las cargas usando el equipo adecuado? X 13. ¿La mercancía despachada coincide con la requisición? X 14. ¿La mercancía que no coincide con las especificaciones de la requisición se devuelve? X
15. ¿La mercancía que se devuelve es revisada para validar el rechazo del pedido? X
16. ¿Se hace revisión de las especificaciones de la mercancía devuelta, y así despachar la mercancía solicitada?
X
17. ¿Se reconocen los riesgos derivados del manejo manual de cargas y/o empuje manual? X
18. ¿La persona solicitante notifica conformidad de la mercancía entregada? X 19. ¿Corresponde la distribución de las máquinas al flujo normal de los procesos de
producción? X
20. ¿Se encuentran demarcadas de manera visible las diferentes áreas del almacén y vías de circulación?
X
21. ¿Existe un área que facilita el despacho del producto terminado al cliente? X
22. ¿Se encuentra localizada y bien señalizada el área despacho de la mercancía? X
23. ¿Se clasifica el producto terminado para su identificación de los diferentes lotes de producción?
X
24. ¿Se hace inspección del producto a despachar? X
25. ¿Se utiliza algún medio de transporte para realizar el despacho del producto terminado? X
26. ¿Se usa el medio de transporte adecuado para despachar el producto terminado? X
27. ¿Se generan los documentos correspondientes de despacho, se firman y se obtiene firma de entrega?
X
Fuente: Adaptada de (LOGESPRO, 2011) (Pérez Herrero, 2006) (Vidal Holguín, 2010) (PCPA, 2009).
107
ALMACENAMIENTO
ÍTEM Siempre A
veces Nunca
1. ¿Se conoce la capacidad total del almacén? X
2. ¿Se ha contado con un método para calcular la capacidad actual que tiene el almacén?
X
3. ¿Se ubican en zonas diferentes la materia prima (pieles), los insumos y el producto terminado?
X
4. ¿Se cuenta con diferentes tipos de estructuras para hacer el almacenamiento de la mercancía?
X
5. ¿Se usan los diferentes tipos de estructuras para almacenar la mercancía?
X
6. ¿Se valida los productos de mercancía entrante con algún documento? Codificar
X
7. ¿Se verifica la cantidad de la mercancía entrante? X
8. ¿Coincide la cantidad física de la mercancía entrante con la información depositada en un documento de entrega?
X
9. ¿Se informa la no aceptación de la mercancía? X
10. ¿Se firma algún documento para hacer constar que se acepta la mercancía entrante al almacén?
X
11. ¿Se hace codificación de los productos entrantes al almacén? X
12. ¿Se lleva un registro de los productos que entran y salen del almacén?
X
13. ¿Se hace clasificación de la mercancía para distinguir el espacio respectivo de cada una?
X
14. ¿Se asegura que los recipientes usados para trasvase estén señalizados de manera clara?
X
15. ¿Se le ha asignado una ubicación a la mercancía que está almacenada?
X
16. ¿Se ha diferenciado la mercancía teniendo en cuenta características propias del producto para ser almacenado?
X
17. ¿Corresponde el producto con lo indicado en la señalización de la zona?
X
18. ¿Se cuenta con un depósito especial para almacenar sustancias peligrosas?
X
19. ¿Se encuentran correctamente señalizadas las sustancias peligrosas?
X
20. ¿Se asigna ubicación a la mercancía nueva? X
21. ¿Se verifican las condiciones donde se va almacenar la mercancía entrante?
X
22. ¿Se realiza con frecuencia un mantenimiento al almacén? X
23. ¿Se cumplen las condiciones que demanda la mercancía entrante para ser almacenada?
X
108
24. ¿Se acondiciona el lugar donde se va almacenar la mercancía entrante en caso de no cumplirse las condiciones necesarias?
X
25. ¿Se ubica la mercancía en su espacio respectivo? X
26. ¿Se utiliza el equipo adecuado para ubicar la mercancía entrante?
X
27. ¿Se contempla la modernización y/o construcción de nuevas áreas de almacén?
X
28. ¿Se permite acceso a los materiales almacenados solamente a las personas autorizadas?
X
29. ¿Se manejan indicadores para conocer la gestión del almacén? X
30. ¿Se hace supervisión de las operaciones que se realizan en el almacén?
X
31. ¿Se cuenta con salidas de emergencia? X
Fuente: Adaptada de (LOGESPRO, 2011) (Pérez Herrero, 2006) (Vidal Holguín, 2010);
109
INVENTARIO
ÍTEM Siempre A
veces Nunca
1. ¿Se cuenta políticas de inventario? X
2. ¿Se determinan los costos de inventario? X
3. ¿Se conoce la cantidad óptima a pedir? X
4. ¿Se gestiona la rotación de inventario? X
5. ¿Se manejan indicadores para la gestión de los inventarios? X
6. ¿Se hace clasificación del inventario por su rotación para tener la zona de picking provista de estos artículos?
X
7. ¿Se hace conteo físico del inventario? X
8. ¿Se hace un cronograma para realizar una revisión física del inventario?
X
9. ¿Se preparan los documentos necesarios para hacer la revisión física?
X
10. ¿Se prepara el almacén para hacer la revisión física (aseo, áreas despejadas)?
X
11. ¿Se rotula la mercancía? X
12. ¿Se utiliza un documento para hacer registro de la revisión física? X
13. ¿Se hace verificación que el documento esté preparado para hacer la revisión física?
X
14. ¿Se cuenta con un método de control de inventarios? X
15. ¿Se verifica si coincide la revisión física con el método de control del inventario?
X
16. ¿La información de la revisión física concuerda con la del método de control de inventarios?
X
17. ¿Se actualiza la información del método de control de inventario? X
18. ¿Se realiza reporte de los resultados de la revisión física? X
19. ¿Se etiqueta el inventario que permita conocer, referencia, nombre, descripción, fecha de vencimiento, y cantidad actual del producto? X
20. ¿Se asegura que la etiqueta se encuentre visible? X
21. ¿Se realiza registro (Albarán) del producto terminado que entrega el área de producción al almacén?
X
22. ¿Se cuenta con algún equipo para realizar el control del inventario? X
23. ¿Se informa al departamento correspondiente sobre la existencia de inventario?
X
Fuente: Adaptada de (LOGESPRO, 2011) (Pérez Herrero, 2006) (Vidal Holguín, 2010).
110
ANEXO C. Fotografías
Fotografía 1. Área usada para recepción
Fuente: Equipo de investigación Fotografía 2. Equipo de Transporte
Fuente: Equipo de investigación
Fotografía 3. Área facilitadora del despacho
Fuente: Equipo de investigación Fotografía 4. Vías de circulación desmarcadas.
Fuente: Equipo de investigación
111
Fotografía 5. Almacén de insumos.
Fuente: Equipo de investigación Fotografía 6. Elemento para contrarrestar emergencias
Fuente: Equipo de investigación Fotografía 7. Estructura producto terminado
Fuente: Equipo de investigación
Fotografía 8. Señalización de zonas en el almacén
Fuente: Equipo de investigación
Fotografía 9. Ausencia de mantenimiento
Fuente: Equipo de investigación
Fotografía 10. Área establecida de recepción
Fuente: Equipo de investigación
112
Fotografía 11. Báscula
Fuente: Equipo de investigación
Fotografía 12. Área de materias primas
Fuente: Equipo de investigación
Fotografía 13. Producto terminado
Fuente: Equipo de investigación
Fotografía 14. Área de despacho
Fuente: Equipo de investigación
113
ANEXO D. Flujograma para la recepción
Proveedor Recepcionista Auxiliar De Calidad
Inicio
Llegada de Mercancía
Entrega el original de
la orden de pedido,
factura y remisión
Verificar orden de pedido del
almacén con remisión (original)
y la factura
¿Corresponden?1
No
Descargar y ubicar la
mercancía en el área de
recepción usando el equipo
adecuado
Si
¿Necesita revisión tecnica?
Verificar cuantitativamente la
mercancía
No
Se hace inspección de las
especificaciones técnicas
de la mercancía en
proceso de recepción
Si
Cumple con
Requerimientos
Firma del documento
"Factura”
remisión y orden de pedido
Si
Se comunica al
proveedor que no se
acepta el pedido debido
a que no cumple con
especificaciones
No
Emisión de nota de entrega
al almacén
Fin
¿Cumple con
especificaciones?
1
1
Se aprueba para
recepcionar la
mercancia entrante
Se documenta
producto conforme
con las
especificaciones
Se comunica al
proveedor aceptación
del pedido
Fuente: Equipo de Investigación
114
ANEXO E. Flujograma para distribución y despacho
Operario
UNIDAD SOLICITANTE
Secretaria
UNIDAD DE ALMACEN
Almacenista Jefe de almacen
Inicio
Elaborar la nota de requerimiento
de manera manual o sistematizada
Verificar las especificaciones
de la nota de requerimiento
¿Se realiza la nota de consumo mediante un
sistema?
Si
No¿Hay material
disponible?
Aprobar nota de
consumo
Si
Se notifica el motivo
No
Recepcionar nota de requerimiento manual
Realizar nota de egreso de mercancía Recoge la
mercancía Alistamiento de la
mercancía
¿Coincide la mercancía?
Despacho de mercancía
Aprueba conformidad del requerimiento
solicitado
Fin
Recibe notificación
Si
No Devuelve mercancía
Revisa especificaciones de
la mercancía devuelta
Despacha mercancía verificada
2
2
1
1
Fuente: Equipo de Investigación
115
ANEXO F. Flujograma para el almacenamiento
Fuente: Equipo de Investigación.
116
ANEXO G. Flujograma para inventario
Jefe del almacén Operario
Realizar el cronograma
para revisión física del
inventario
Preparar planillas de
revisión física
Rotular la mercancía
Verificar que las planillas
estén asignadas con el
rotulo para la mercancía
¿Están
rotulados?
Si
No
Inicio
¿Coincide el
inventario?
Determinar los costos
del inventario
Se ajusta el
inventario físico
con el del kardex
o sistema de
control
No
Si
Realizar el conteo físico
Fin
Preparar el almacén para
revisión del inventario
Clasificar la mercancía
por su rotación
1
1
Realizar reporte
de resultado
¿Hay
existencias?
Verificar si los datos
coinciden con el
método de control del
inventario
Realizar pedido
No
Si
Fuente: Equipo de Investigación
117
ANEXO H. Formato orden de pedido
Fuente: Equipo de Investigación
Fecha:
Nombre del solicitante:
Ítem Descripción Cantidad Unidad
Nombre del solicitante: Nombre autoriza:
Orden de pedido No.
Solicita: Autoriza:
118
ANEXO I. Formato orden egreso de insumos
Fuente: Equipo de Investigación.
Fecha:
Nombre del solicitante:
Ítem Descripción Cantidad Unidad
Nombre del solicitante: Nombre autoriza:
Formato de Egreso de Insumos. No.
Solicita: Autoriza:
119
ANEXO J. Formato de salida de producto terminado
Formato de Salida de Producto Terminado No.
Despacha: Fecha:
Recibe:
Numero Descripción Unidad Cantidad entregada Precio Unit
1
2
3
4
5
Autorizado por:
Recibido por:
Nombre Despacha:
Nombre recibe:
Fuente: Equipo de Investigación
120
ANEXO K. Pasos para calcular capacidad del almacén
La capacidad de un almacén se mide en unidades físicas de almacenamiento que
es capaz de acoger dentro del mismo. Los pasos técnicos se mencionan a
continuación:
La unidad de almacenamiento puede ser un producto; ejemplo, un bulto; o
conjunto de productos conformados en un paquete; ejemplo, caja de bolsas de
anilinas. Se toma como base el plano de cada unidad; se procede a calcular su
área, tomando un metro se mide el ancho y el largo, o en su defecto, se usa la
fórmula para calcular el área de un círculo, un triángulo, o el gráfico que
represente su base. Este cálculo se repite para todas las unidades de
almacenamiento.
El área total del almacén se calcula midiendo el largo y el ancho del almacén
por su lado interno, se le resta un área muerta que representa pasillos,
columnas, etc., los cuales varían entre un 20% y 30% del área total. Ejemplo:
el área total un almacén, es de 80 m2, y el área muerta son 16 m2; haciendo la
resta, se obtiene que el área libre (AL) para almacenar es de 64 m2.
Luego se divide el área libre del almacén calculada en (2) y se divide por el
área de las unidades de almacenamiento calculada en (1), con el fin de obtener
la cantidad de esas unidades que puede abarcar el almacén.
Después, se procede a verificar las especificaciones de cada unidad de
almacenamiento, para conocer el peso que puede soportar cada una de éstas.
Siguiendo el ejemplo del bulto, supóngase que éste pesa 10 kg y se pueden
colocar encima 40 kg, lo que significa que se pueden arrumar cuatro bultos; si
el área de un bulto es 1 M2 y dividiendo los 64 M2 del área libre, da que se
pueden almacenar 64 bultos. Estos 64 bultos se dividen por los 4 bultos que se
pueden arrumar, obteniendo que los bultos ocupan 16 M2 del almacén y se
121
tiene una área desocupada de 48 M2, que representa la capacidad del
almacén.
Por lo tanto, una vez conocidas las especificaciones de cada unidad de
almacenamiento, se procede a dividir (A/B = C), donde (A), es el número
total de una unidad de almacenamiento en M2, (B) es el número de
unidades que se pueden arrumar, (C) es el área de ocupación del almacén.
Por último, se resta (C) al área libre (AL) calculada en (2) para hallar la
nueva área libre. A esta nueva área libre se le resta el (C) de todas las
unidades de almacenamiento. El resultado final representa la capacidad de
almacén; si es positivo, se tiene espacio para almacenar, o, en su defecto,
se tiene exceso de mercancía para el almacén.
