PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE COMUNICACIONES …

UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD

“COGUI”

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE COMUNICACIONES OFICIALES

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Código:GD-P01

Versión:10

Elaboró Melina Sofía Mercado G. Responsable del Grupo de Gestión Documental 22/10/2013

Revisó Eira Rosario Madera Reyes Asesora de Calidad Grupo de Gestión de la Calidad 07/11/2013

Aprobó Pedro Eslava Eljaiek Vicerrector Académico Delegado de funciones Rectorales 13/11/2013

1. OBJETIVO

Dar trámite y controlar las Comunicaciones Internas y Externas que se emiten y se reciben en la Universidad del Magdalena. Describir las actividades y los responsables que intervienen en el seguimiento post-entrega de las Comunicaciones Oficiales Internas y Externas de la Universidad del Magdalena, a fin de verificar que se dé curso a los trámites correspondientes de acuerdo al contenido y dentro de los plazos acordados. 2. ALCANCE

Se ejecuta para centralizar el proceso de filtro de comunicaciones oficiales recibidas y enviadas, radicar y entregar un consolidado de las mismas. Tales comunicaciones son recibidas de lunes a viernes, en el horario de 8:00 a.m. a 12:00 m. y de 2:00 p.m. a 6:00 p.m. y las cuáles son distribuidas en un corte de distribución diario a las 03:30 pm. Este corte se realiza para el trámite de comunicaciones que serán entregadas a todas las dependencias ubicadas en la Sede Central, y a las dependencias que se encuentran por fuera del Campus Universitario. Por otro lado, para el caso del envío de comunicaciones oficiales externas a través de servicio de mensajería especializada y correo certificado, según sea el caso, se tramitarán aquellas que sean recibidas hasta las 4:30 pm de lunes a viernes, los documentos que lleguen posteriormente serán tramitados en el día hábil siguiente. Inicia con la recepción de la comunicación y finaliza con la digitalización de las planillas de registro. Se incluyen además en el procedimiento las actividades de evaluación del Servicio Prestado y Evaluación del Servicio No Conforme. Se incluye dentro de este procedimiento el trámite para anulación de Comunicaciones Oficiales, el cual inicia con la solicitud de anulación, y finaliza con el archivo del formato de anulación, las comunicaciones anuladas y sus copias.

3. RESPONSABLE

El responsable de la adecuada aplicación de este documento es el profesional especializado responsable del Grupo de Gestión Documental de la Universidad del Magdalena.

Los responsables (Cargo o Rol) de la ejecución de las actividades están identificados en el ítem 5 “Descripción” de este procedimiento.

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4. GENERALIDADES

Este procedimiento define los pasos necesarios para elaborar y dar trámite a las comunicaciones internas, y para el trámite de las comunicaciones externas enviadas, asimismo el trámite para las externas recibidas en la Universidad del Magdalena. 4.1 Glosario de Términos:

Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. (Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación).

Contenedor: Elemento que sirve para contener documentos que van a ser enviados a través de correo o mensajería especializada, pueden ser de diversos materiales y formas: sobres de Manila, sobres para cartas, cajas metálicas y de cartón, cilindros, etc.

Cortes: Se refiere a las horas en las que se termina el acopio de comunicaciones oficiales, a fin de ser distribuidas en las dependencias respectivamente donde se encuentren dirigidas.

CORRESPONDENCIA: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a la entidad, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

OFICINAS REMITENTES: Son el conjunto de Dependencias de la Institución que en un momento determinado asumen el rol de emisor o remitente de un mensaje escrito, considerado como comunicación oficial.

RADICACIÓN: Es el procedimiento por medio del cual, la entidad asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento. (Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación).

REGISTRO: Es el procedimiento por medio del cual, la entidad ingresa en su sistema manual o automatizado de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y/o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de


respuesta (Si lo amerita), entre otros. (Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación).

SELLO DE RADICACIÓN: Es el sello que estampa el número de radicación de cada documento tramitado a través del sistema de Filtro Centralizado de Correspondencia, así como también la fecha y la hora de su trámite.

VOUCHER: Es la colilla que se tramita y sirve como constancia del trámite de envío de comunicaciones oficiales, a través de empresas de mensajería especializada.

Las comunicaciones oficiales generadas por este procedimiento se tramitan y administran de acuerdo con el procedimiento GD-P01 Procedimiento para el Control de Comunicaciones Oficiales.

5. DESCRIPCIÓN 5.1 Trámite de Comunicaciones Oficiales Internas

No. Responsable/ Dependencia

Descripción de la Actividad

01 Funcionario Público /

Dependencia Remitente

Elaborar comunicación interna:

Elabora la comunicación con base en los parámetros establecidos en el GD-I03 Instructivo Para La Elaboración De Comunicaciones Oficiales Escritas. Nota: sólo están autorizados para remitir comunicaciones internas los funcionarios públicos adscritos a la Universidad del Magdalena, la cual debe ir bajo firma manuscrita, en caso de no poder firmar el documento se debe utilizar el correo institucional como medio de comunicación oficial.

02 Funcionario Público /

Dependencia Remitente

Solicitar Número de Radicado:

Se debe solicitar por vía telefónica a la recepción de la Universidad el número de radicado y la hora asociada a éste, y consignarla de forma legible en la comunicación.

http://cogui.unimagdalena.edu.co/index.php?option=com_samco&Itemid=469&id=552&task=descargar&no_html=1

http://cogui.unimagdalena.edu.co/index.php?option=com_samco&Itemid=469&id=552&task=descargar&no_html=1




03 Mensajero / Grupo de Gestión Documental

Recolectar:

Realiza un recorrido de recolección de comunicaciones internas en el cual recibe los documentos registrados en una planilla de entrega a mensajeros donde debe dejar firmada una constancia de hora y fecha de recibido, asimismo cualquier novedad que se presente en el campo observaciones. Dicho recorrido se realiza una vez al día en el horario de 10:30 am a 12:00 m; en cuatro sectores a saber:

Bloque administrativo (segundo y primer piso)

Facultades y programas (Edif. Sierra Nevada y Ciénaga Grande)

Resto del Campus Universitario

Dependencias fuera del campus, para el caso del Instituto de Educación a Distancia y formación para el trabajo, el Centro de Desarrollo Agrícola y Forestal y el Centro de Desarrollo Pesquero y Acuícola, a través de su personal y la Dirección de Prácticas Profesionales, Centro de Postgrados y educación continua, mediante el mensajero interno, son las únicas dependencias que radican sus comunicaciones internas en la recepción de la Universidad.

04 Auxiliar de Archivo /Grupo de Gestión

Documental

Registrar Comunicaciones:

Registra todas las comunicaciones recolectadas por los mensajeros, en la Planilla de Radicación de Comunicaciones Oficiales, según el instructivo GD-I01 Instructivo para el Registro de Comunicaciones Oficiales; simultáneamente realiza una estricta verificación de firmas manuscritas, números de radicación, fechas y asuntos, notificando al mensajero cualquier novedad para que sea subsanada.

05 Auxiliar de archivo /Grupo de Gestión

Documental

Clasificar:

Clasifica las comunicaciones por dependencias.





Organizar carpetas de distribución:

Organizar las comunicaciones oficiales dentro de las carpetas correspondientes a cada una de las rutas mencionadas en la Actividad 3, hacia donde son remitidas.

07 Auxiliar de archivo / Grupo de Gestión

Documental

Imprimir planillas:

Imprime las Planillas de Registro de Comunicaciones Oficiales, anexando los documentos radicados y los entrega al mensajero interno de acuerdo al corte establecido. Nota: existe un corte de impresión a la 03:30 pm en el cual se imprimen dichas Planillas de Registro de Comunicaciones Oficiales.


Verificar Planillas de Registro:

Verifica que la información consignada en la planilla de registro coincida con la comunicación referenciada. En caso de haber inconsistencias se debe rectificar la información en la Actividad 04.

09 Mensajero interno/ Grupo de Gestión

Documental

Entregar las comunicaciones oficiales dentro del campus:

Entrega la comunicación al destinatario dentro del campus universitario y le solicita que firme la Planilla de Radicación de Comunicaciones Oficiales siguiendo los lineamientos del instructivo GD-I02 Instructivo para la Distribución de Comunicaciones Oficiales, como constancia de que se ha recibido a conformidad. Pase a la Actividad 13.


Documental

Entregar las comunicaciones oficiales fuera del campus:

Entrega la comunicación al destinatario fuera del campus universitario y le solicita que firme la Planilla de Radicación de Comunicaciones Oficiales siguiendo los lineamientos del instructivo GD-I02 Instructivo para la Distribución de Comunicaciones Oficiales, como constancia de que se ha recibido a conformidad. Pase a la Actividad 13.




11 Auxiliar de archivo /

Grupo de Gestión Documental

Entregar las comunicaciones oficiales al Instituto de Educación a Distancia y formación para el trabajo

Entrega las comunicaciones al mensajero del Instituto de Educación a Distancia y formación para el trabajo, con una copia de las planillas de registro y le solicita que firme la Planilla de Radicación de Comunicaciones Oficiales siguiendo los lineamientos del instructivo GD-I02 Instructivo para la Distribución de Comunicaciones Oficiales, como constancia de que se ha recibido a conformidad.



Remitir Comunicaciones al Centro de Desarrollo Pesquero y Acuícola

Remite por mensajería especializada las comunicaciones con una copia de las planillas de registro como constancia de recibido a conformidad queda el voucher de mensajería.


Documental

Filtrar:

En caso de que la comunicación oficial no sea recibida por el funcionario y/o dependencia receptora porque considera que el asunto no es de su competencia, se registra en la planilla a qué dependencia o funcionario es filtrada la comunicación.

14

Coordinador de Gestión de Archivos/


Verificar planillas:

Recibe las Planillas de Registro de Comunicaciones Oficiales y verifica que todos los registros estén debidamente firmados por los destinatarios, así como la que ha sido filtrada a otras dependencias, lo cual avala con su firma.

15 Auxiliar de Archivo / Grupo de Gestión

Documental

Escanear:

Digitaliza las Planillas de Registro de Comunicaciones Oficiales. Esta actividad la realiza cada dos semanas.




16 Auxiliar Administrativo/


Archivar planillas de radicación:

Archiva las Planillas de Registro de Comunicaciones Oficiales y la Planilla Interna de control de entrega de comunicaciones oficiales siguiendo los lineamientos del Acuerdo 042 de 2001 del Archivo General de la Nación.

17

Profesional Especializado

Responsable del Grupo de Gestión

Documental

Evaluar el Servicio Prestado:

Evalúa el Servicio Prestado a través de la aplicación del Formato Encuesta de Evaluación del Servicio a los Usuarios con herramientas y metodologías adecuadas a la prestación del Servicio. Nota: Esta información debe ser consolidada y analizada en un informe de evaluación del servicio prestado.

18



Documental

Evaluar Servicio No Conforme:

Identifica No Conformidades en la prestación del servicio y procede a ejecutar lo establecido en el procedimiento MC-P05 Procedimiento para el Control del Servicio No Conforme.

5.2 Trámite de Comunicaciones Oficiales Externas Recibidas



01

Secretaria Recepcionista / Grupo

de Gestión Documental

Recibir comunicación: Recibe y verifica la comunicación remitida a cualquier dependencia de la Institución.

Comunicación oficial externa recibida: procedente de estudiantes, contratistas, otras entidades y en general, cualquier persona natural o jurídica.

En este caso, se toma como referencia al instructivo GD-I06 Instructivo para la recepción de comunicaciones oficiales. Siga Actividad 02. De no cumplirse lo establecido en los anteriores Instructivos, la comunicación es devuelta inmediatamente al remitente, explicándole los motivos de la no aceptación, para que este las corrija, por lo que el proceso termina. En caso contrario, Siga Actividad 03.




02



Direccionar comunicación:

Revisar el destinatario y contenido de la carta, luego direccionar la comunicación hacia el funcionario o dependencia administrativa correspondiente.

03



Radicar:

Aplica el sello de radicación al original y a las copias que se suministren y devuelve una de éstas al remitente.

04



Registrar novedades:

En caso de presentarse alguna novedad con la comunicación, diligencia el Formato de Novedades. Para esta actividad remítase al Instructivo GD-I06 Instructivo para la recepción de comunicaciones oficiales.

Nota: Las posibles novedades son: enmendaduras, anexos enviados por correo electrónico, radicado repetido, anexos incompletos en radicación externa recibida entre otras.

05



Enviar por fax:

Si la comunicación oficial tiene carácter Urgente se envía a través de fax, correo electrónico o se entrega inmediatamente en la dependencia, con el fin de agilizar los trámites.

06

Secretaria Recepcionista/Grupo


Diligenciar Planilla Interna de control de entrega de comunicaciones oficiales:

Se consolidan en la Planilla Interna de control de entrega de comunicaciones oficiales las comunicaciones oficiales, registrando los números de radicados inicial y final del corte, justo antes de continuar con su traslado al Grupo de Gestión Documental.

07 Mensajero

interno/Grupo de Gestión Documental

Trasladar comunicaciones oficiales:

Revisa la Planilla Interna de control de entrega de comunicaciones oficiales para constatar que se encuentran registrados los rangos de comunicaciones que se dispone a recibir. Firma la planilla y lleva las comunicaciones oficiales internas y externas recibidas a la Oficina del Grupo de Gestión Documental. Esta actividad la realiza cada veinte minutos durante todo el día.





Documental

Controlar:

Revisa la Planilla Interna de control de entrega de comunicaciones oficiales para constatar que se encuentran registrados los rangos de comunicaciones que se dispone a recibir y firma la planilla.


Documental

Registrar:

Registra en la Planilla de Radicación de Comunicaciones Oficiales la información concerniente a las comunicaciones recibidas, según el instructivo GD-I01 Instructivo para el Registro de Comunicaciones Oficiales.

10 Auxiliar de archivo /Grupo de Gestión

Documental

Clasificar:

Clasifica las comunicaciones por dependencias.


Documental

Escanear comunicaciones externas recibidas:

Escanea cada una de las comunicaciones externas recibidas y sus anexos, para conservar copia magnética.

Nota: Para esta actividad se toma como referencia al instructivo GD-I01 Instructivo para el Registro de Comunicaciones Oficiales.

12 Mensajero interno /Grupo de Gestión

Documental

Organizar carpetas de distribución:

Organizar las comunicaciones oficiales dentro de las carpetas correspondientes a cada una de las rutas de distribución.


Documental

Enviar correo electrónico:

Si la dependencia destinataria está ubicada fuera del Campus Universitario, se envía por correo electrónico el documento. También se envía por correo electrónico el documento a las dependencias que previa y expresamente, lo soliciten.





Documental

Imprimir planillas:

Imprime las Planillas de Registro de Comunicaciones Oficiales, anexando los documentos radicados y los entrega al mensajero interno de acuerdo al corte establecido. Nota: existe un corte de impresión a la 03:30 pm en el cual se imprimen dichas Planillas de Registro de Comunicaciones Oficiales.


Documental

Verificar Radicados:

Verifica que los radicados que están registrados en las planillas correspondan a los documentos físicos dispuestos en la carpeta de distribución.


Documental

Controlar radicación y registro Verifica el trámite dado a cada radicado dentro del corte diario, estableciendo sí las comunicaciones han sido: anuladas, entregadas dentro del corte de distribución o entregadas por libro.


Documental

Entregar las comunicaciones oficiales dentro del campus:

Entrega la comunicación al destinatario dentro del campus universitario y le solicita que firme la Planilla de Radicación de Comunicaciones Oficiales siguiendo los lineamientos del instructivo GD-I02 Instructivo para la Distribución de Comunicaciones Oficiales, como constancia de que se ha recibido a conformidad. Pase a la Actividad 21.


Documental

Entregar las comunicaciones oficiales fuera del campus:

Entrega la comunicación al destinatario fuera del campus universitario y le solicita que firme la Planilla de Radicación de Comunicaciones Oficiales siguiendo los lineamientos del instructivo GD-I02 Instructivo para la Distribución de Comunicaciones Oficiales, como constancia de que se ha recibido a conformidad. Pase a la Actividad 21.






Entregar las comunicaciones oficiales al IDEA Entrega las comunicaciones al mensajero del Instituto de Educación a distancia y formación para el trabajo, con una copia de las planillas de registro y le solicita que firme la Planilla de Radicación de Comunicaciones Oficiales siguiendo los lineamientos del instructivo GD-I02 Instructivo para la Distribución de Comunicaciones Oficiales, como constancia de que se ha recibido a conformidad.




Remite por mensajería especializada las comunicaciones con una copia de las planillas de registro como constancia de que se ha recibido a conformidad queda el voucher de mensajería.


Documental

Filtrar:

En caso de que la comunicación oficial no sea recibida por el funcionario y/o dependencia receptora porque considera que el asunto no es de su competencia, se registra en la planilla a qué dependencia o funcionario es filtrada la comunicación.

22

Coordinador de Gestión de Archivos/


Verificar:

Recibe las Planillas de Registro de Comunicaciones Oficiales y verifica que todos los registros estén debidamente firmados por los destinatarios, así como la que ha sido filtrada a otras dependencias, lo cual avala con su firma.



Escanear:

Digitaliza las Planillas de Registro de Comunicaciones Oficiales. Esta actividad la realiza cada dos semanas.



Archivar planillas de radicación:

Archiva las Planillas de Registro de Comunicaciones Oficiales y la Planilla Interna de control de entrega de comunicaciones oficiales siguiendo los lineamientos del Acuerdo 042 de 2001 del Archivo General de la Nación.




25



Documental


Evalúa el Servicio Prestado a través de la aplicación del Formato Encuesta de Evaluación del Servicio a los Usuarios con herramientas y metodologías adecuadas a la prestación del Servicio. Nota: Esta información debe ser consolidada y analizada en un informe de evaluación del servicio prestado.

26



Documental


Identifica No Conformidades en la prestación del servicio y procede a ejecutar lo establecido en el procedimiento MC-P05 Procedimiento para el Control del Servicio No Conforme.

5.3 Trámite de Comunicaciones Oficiales Externas a Enviar



01 Mensajero Interno / Grupo


Recolectar comunicaciones: Realiza un recorrido de recolección de comunicaciones internas en el cual recibe los documentos registrados en una planilla de entrega a mensajeros en donde debe dejar firmada una constancia de hora y fecha de recibido, asimismo cualquier novedad que se presente en el campo observaciones, y verifica que la comunicación oficial externa a enviar esté elaborada conforme a los lineamientos establecidos en el instructivo GD-I03 Instructivo para la elaboración de comunicaciones oficiales escritas, (en original y el número de copias).



Radicar:

Aplica el sello de radicación de comunicaciones externas enviadas al original y al número de copias correspondientes. Verifica los términos de la comunicación, que pueden ser: a) De trámite urgente, siga a la Actividad 03. b) Trámite normal, siga a la Actividad 07.






Registrar:

Consigna todos los datos del soporte de trámite de las comunicaciones oficiales externas a enviar en la planilla de radicación diseñada para tal fin, según lineamientos establecidos en el instructivo GD-I01 Instructivo para el Registro de Comunicaciones Oficiales.

04 Auxiliar Administrativo /


Escanear:

Escanea la comunicación oficial de trámite urgente.



Registrar en libro:

Registra la comunicación en el Libro de Comunicaciones Oficiales Internas y Externas de trámite urgente. Para esta actividad pueden presentarse dos situaciones:

a) La oficina remisora decide encargarse de la distribución de la comunicación. Siga Actividad 06.

b) La comunicación oficial de trámite urgente va a ser distribuida por el mensajero interno. Siga Actividad 07 literal c y Actividad 09.



Entregar comunicación:

Solicita firma del remitente en el Libro de radicación de comunicaciones externas enviadas y entrega la comunicación.






Tramitar envío: a) Para el caso de que las comunicaciones vayan a ser distribuidas por la empresa de mensajería especializada, diligencia el voucher de envío en forma sistematizada a través de un software denominado “SISCLI” digitando con los datos del destinatario que aparecen en el sobre y/o contenedor y anota el número de soporte de envío en la copia de la comunicación oficial externa enviada por la oficina. Nota: para el desarrollo de esta actividad remítase a la guía GD-G02 Guía para el Trámite de Comunicaciones Oficiales Externas a Enviar. Sigue a la Actividad 08. b) Si las comunicaciones van a ser distribuidas por correo certificado, diligencia la Planilla de imposición de envíos con los datos del destinatario que aparecen en el sobre y/o contenedor y anota el número de soporte de envío en la copia de la comunicación oficial externa enviada por la oficina. Nota: para el desarrollo de esta actividad remítase a la guía GD-G02 Guía para el Trámite de Comunicaciones Oficiales Externas a Enviar. Sigue a la Actividad 08. c) En el caso de que los documentos a entregar sean trasladados por uno de los mensajeros de la Universidad, se imprime la Planilla de Radicación de comunicaciones externas enviadas. Una vez realizado el segundo intento y no es posible la entrega, el mensajero debe comunicar dicha novedad al responsable del trámite de las comunicaciones externas enviadas, el cual debe informar al destinatario, mediante correo electrónico, la novedad en la entrega de la comunicación. Si luego de tres intentos no es posible la entrega, se notifica a la dependencia remitente, acerca de la novedad presentada, solicitando así la autorización por correo electrónico para proceder a enviarlo a través de la empresa de mensajería especializada.




08 Auxiliar Administrativo /


Entregar comunicaciones a distribuidores de comunicaciones:

Entrega a la empresa contratista los sobres u otros tipos de contenedores, los registros de envío diligenciados, y recibe los soportes de envío a conservar por el Grupo de Gestión Documental.

09 Mensajero interno/ Grupo de Gestión Documental

Entregar las comunicaciones oficiales a los destinatarios:

Lleva la comunicación hasta el destinatario final y solicita que firmen la planilla respectiva siguiendo los lineamientos del instructivo GD-I02 Instructivo para la Distribución de Comunicaciones Oficiales, como constancia de que se ha recibido a conformidad.

10 Mensajero Interno / Grupo


Devolver soporte de trámite a las dependencias

Entrega el soporte del documento a la dependencia remitente en durante el próximo ciclo de recolección de comunicaciones internas.



Archivar soportes: Archiva los vouchers, planillas y demás soportes de envío en orden cronológico para verificaciones y consultas posteriores.

12 Profesional Especializado Responsable del Grupo de Gestión Documental


Evalúa el Servicio Prestado a través de la aplicación del Formato Encuesta de Evaluación del Servicio a los Usuarios con herramientas y metodologías adecuadas a la prestación del Servicio.

Nota: Esta información debe ser consolidada y analizada en un informe de evaluación del servicio prestado.



Identifica No Conformidades en la prestación del servicio y procede a ejecutar lo establecido en el Procedimiento MC-P05 Procedimiento para el Control del Servicio No Conforme.


5.4 Trámite de anulación de números de radicación para Comunicaciones Oficiales Internas.



01

Coordinador de Gestión de Comunicaciones/


Recibir solicitud:

Recibe la solicitud de anulación de comunicación oficial interna, para lo cual la dependencia remisora presenta diligenciado el Formato de Anulación de Comunicación.

02

Coordinador de Gestión de Comunicaciones/


Verificar:

Verifica el contenido del Formato de Anulación observando que se encuentre totalmente diligenciado.


Revisar:

Revisa el Formato de Anulación de Comunicación y firma el formato aceptando la anulación.


Documental

Archivar:

Archiva los soportes siguiendo los lineamientos del Acuerdo 042 de 2001 del Archivo General de la Nación.

6. MARCO LEGAL

Tipo de Norma

Entidad que Emite

Nº Identificación

Fecha de Expedición

(DD/MM/AAAA)

Descripción de artículos, capítulos o partes de la Norma que aplican al

documento

Constitución Política de Colombia

Asamblea Nacional

Constituyente N/A 20/07/1991

“Por la cual se expide la Constitución Política”. Articulo 23

Ley Congreso de la República

594 14/07/2000

“Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”. Artículos 21, 22, 23 y 26.

Decreto Presidencia

de la República

229 01/02/1995 “Por el cual se reglamenta el servicio postal”.

Acuerdo Archivo

General de la Nación

060 30/10/2001

“Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”.


Tipo de Norma

Entidad que Emite

Nº Identificación

Fecha de Expedición

(DD/MM/AAAA)

Descripción de artículos, capítulos o partes de la Norma que aplican al

documento

Acuerdo Archivo

General de la Nación

042 31/10/2002

“Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Manual de Imagen del ICONTEC.

Listado de Acrónimos de la Universidad del Magdalena.

Manual de Procesos y Procedimientos de la Universidad del Magdalena.

8. REGISTROS

Identificación Almacenamiento

(Archivo de gestión) Protección Recuperación

(clasificación para consulta)

Disposición Código

Formato Nombre Lugar y Medio

Tiempo de Retención

Responsable de Archivarlo

No Aplica

Planilla Interna de Control de Entrega de

Comunicaciones Oficiales

Coordinación del Grupo de Gestión

Documental (Físico) 1 Año

Auxiliar de Archivo/ Coordinación del Grupo de Gestión

Documental

Cronológico Conservación

Total

No Aplica

Planilla de radicación de

Comunicaciones Oficiales Internas

y externas recibidas

Coordinación del Grupo de Gestión

Documental (Magnético y Físico)

1 Año

Auxiliar de Archivo/ Coordinación del Grupo de Gestión

Documental


Total

No Aplica

Planilla de radicación de

Comunicaciones Oficiales Externas


(Magnético y Físico) 1 Año

Auxiliar de Archivo/ Grupo de Gestión

Documental Cronológico

Conservación Total

No Aplica

Libro de Radicación de

Comunicaciones de trámite urgente

Grupo de Gestión Documental (Físico)

1 Año



Conservación Total

No Aplica


Comunicaciones Oficiales Internas

y externas recibidas


1 Año Auxiliar de Archivo/ Grupo de Gestión


Conservación Total

No Aplica


Mensajeros Externos


1 Año



Conservación Total


Identificación Almacenamiento

(Archivo de gestión) Protección Recuperación

(clasificación para consulta)

Disposición Código

Formato Nombre Lugar y Medio

Tiempo de Retención

Responsable de Archivarlo

No Aplica


Comunicaciones Oficiales Externas

Enviadas


1 Año



Conservación Total

No Aplica

Vouchers de envío de

correspondencia





Conservación Total

No Aplica

Planilla para la Imposición de

envíos





Conservación Total

No Aplica

Encuestas de Evaluación del

Servicio


1 Año


Documental Servicio Eliminar

No Aplica

Informe de Evaluación del

Servicio


1 Año



Conservación Total

No Aplica Imágenes

Digitales de las Comunicaciones

Grupo de Gestión Documental (Magnético)

2 Años Auxiliar de Archivo/ Grupo de Gestión


Conservación Total

No Aplica Formato de

novedades de radicación


Archivo de Gestión: 1 año

Archivo Central: 2 años



Conservación Total

No Aplica Formato de Anulación


Archivo de Gestión:

1 año Archivo Central: 2 años

Coordinador de Gestión de

Comunicaciones/ Grupo de Gestión

Documental


Total

El diligenciamiento de este ítem, se ejecuta de acuerdo al procedimiento MC-P02 Procedimiento para el Control de Registros.

9. REGISTRO DE MODIFICACIONES

VERSIÓN FECHA ÍTEM MODIFICADO DESCRIPCIÓN

06 13/05/2009 Píe de pagina Se modificaron los Responsables en la construcción del documento.

07 20/08/2009

2. Alcance Se agregaron cortes de entrega de Comunicaciones Oficiales.

3. Responsable Se modificó el responsable de la aplicación del documento.

4.Generalidades En la Definición CORTES, se especificaron los ciclos de recepción de Comunicaciones Oficiales.

5.1. Trámite de comunicaciones oficiales internas y recepción de comunicaciones oficiales externas

En la Actividad No.11 se agregó la especificación no escanear Comunicaciones internas por directriz Rectoral.

En la Actividad No.18 se suprimió la aplicación del sello de filtrado puesto que, la casilla dispuesta en la Planilla de radicación de Comunicaciones Oficiales Internas y externas recibidas lo reemplaza.


VERSIÓN FECHA ÍTEM MODIFICADO DESCRIPCIÓN 5.2. Trámite de comunicaciones oficiales externas a enviar.

Se agrega la actividad No. 09 Entrega del recibido del documento, ya que no se encontraba contemplada en el procedimiento.

5.3. Trámite de anulación de comunicaciones oficiales

En la Actividad No.18 se suprimió la aplicación del sello de anulado puesto que, el Formato de Anulación cumple con esta función y se anexa a las Comunicación Oficial anulada.

10. Anexos Se modificaron los flujogramas según los cambios efectuados en el procedimiento.

08 10/12/2009

1. Objetivo Se ajustó el objetivo para quitar la parte de elaborar.

2. Alcance Se modificó el número de corte que se realiza diariamente.

5.1. Trámite de comunicaciones oficiales internas y recepción de comunicaciones oficiales externas

Se dividió el Ítem, y se ajustaron todas las actividades pertenecientes a esta debido a que el proceso de Radicación y Distribución de Comunicaciones Oficiales Internas fue modificado.

5.3. Trámite de Comunicaciones Oficiales Externas a Enviar

En la actividad No. 7 Tramitar envió se modificó el literal a) y el literal c).

10. Anexos Se modificaron los flujogramas según los cambios efectuados en el procedimiento.

09 21/10/2013 Todos

Modificación de la denominación de las dependencias involucradas en el Procedimiento, en concordancia con el Acuerdo Superior 017 de 2011 y la Resolución Rectoral 0145 de 2012.

10. ANEXOS 10.1. Flujograma para el trámite de Comunicaciones Oficiales Internas 10.2. Flujograma para el trámite de Comunicaciones Externas Recibidas

10.3. Flujograma para el trámite de comunicaciones oficiales externas a enviar. 10.4. Flujograma para la anulación de Comunicaciones Oficiales.


10.1. Flujograma para el trámite de Comunicaciones Oficiales Internas

Elaborar comunicación interna

Funcionario Público / Dependencia Remitente

Funcionario Público / Dependencia Remitente

Solicitar Número de Radicado

Mensajero / Grupo de Gestión Documental

Recolectar

Auxiliar de Archivo /Grupo de Gestión Documental

Clasificar



Imprimir planillas

INICIO


Verificar Planillas de Registro


Entregar las comunicaciones oficiales dentro del campus



Organizar carpetas de distribución


Registrar Comunicaciones

A

Comunicación

interna


Entregar las comunicaciones oficiales al Instituto de Educación a

Distancia y formación para el trabajo




Mensajero interno / Grupo de Gestión Documental

Filtrar


Escanear


Profesional Especializado Responsable del Grupo de

Gestión Documental

Evaluar el Servicio Prestado


Gestión Documental

Evaluar Servicio No Conforme

Archivar planillas de radicación

Coordinador de Gestión de Archivos/ Grupo de Gestión

Documental

Verificar planillas

A

FIN


10.2. Flujograma para el trámite de comunicaciones oficiales externas recibidas.

Recibir comunicación

Secretaria Recepcionista / Grupo de Gestión Documental


Radicar


Enviar por fax



Trasladar comunicaciones oficiales

INICIO


Controlar


Registrar


Clasificar

Diligenciar planilla interna de control de entrega de

comunicaciones oficiales


Registrar novedades

Escanear comunicaciones externas recibidas


Mensajero interno /Grupo de Gestión Documental

Organizar carpetas de distribución

Auxiliar de Archivo /Grupo de Gestión Documental¡

Enviar correo electrónico

Planilla Interna de

control de entrega de

comunicaciones oficiales

A

Planilla de Radicación

de Comunicaciones

Oficiales


Imprimir planillas



Verificar radicados





Entregar las comunicaciones oficiales al IDEA


Remitir Comunicaciones al Centro de Desarrollo Pesquero y

Acuícola


Filtrar

Coordinador de Gestión de Archivos/ Grupo de Gestión

Documental

Verificar

Entregar las comunicaciones oficiales fuera del campus


Controlar radicación y registro

Escanear



Archivar planillas de radicación


Gestión Documental

Evaluar el Servicio Prestado


Gestión Documental

Evaluar Servicio No Conforme

Formato Encuesta de

Evaluación del Servicio

a los Usuarios

A

A

Planillas de Registro de

Comunicaciones

Oficiales


10.3. Flujograma para el trámite de comunicaciones oficiales externas a enviar.

Recolectar comunicaciones


Auxiliar administrativo /Grupo de Gestión Documental

Radicar


Escanear



Entregar comunicación

INICIO


Tramitar envío


Entregar comunicaciones a distribuidores de comunicaciones

Mensajero interno/ Grupo de Gestión Documental

Entregar las comunicaciones oficiales a los destinatarios

Registrar en el libro


Registrar

Devolver soporte de tramite a las dependencias

Mensajero interno/ Grupo de Gestión Documental


Archivar soportes


Gestión Documental

Evaluar el servicio prestado

¿Es de tramite

urgente?


Gestión Documental

Evaluar servicio No conforme

FIN

SI

NO

Formato Encuesta de

Evaluación del Servicio

a los Usuarios


10.4. Flujograma para la anulación de Comunicaciones Oficiales.

Recibir solicitud

Coordinador de Gestión de Comunicaciones/ Grupo de

Gestión Documental

Coordinador de Gestión de Comunicaciones/ Grupo de

Gestión Documental

Verificar


Gestión Documental

Revisar

INICIO


Archivar

Formato de

anulación de

comunicación

FIN

Documents

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE COMUNICACIONES …