PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE · PDF fileEntrega en Secretaría General una carta solicitando la devolución, la cual será analizada por el Consejo Académico. 4. Publica

Fecha de aprobación: Marzo 22 de 2012Resolución No. 450

Revisó: Jefe División FinancieraJefe Sección de TesoreríaProfesional Planeación

PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE DEVOLUCIONES

PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO TESORERÍA

OBJETIVO

NORMATIVIDAD

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

Código : PFI.32

Página 1 de 15

Versión : 03

Aprobó: Rector

ALCANCE

Describir las actividades que deben seguirse para dar trámite al proceso de devoluciones en la Universidad Industrial de Santander

Aplica a todas las personas que realicen solicitud de devolución de dinero por los conceptos establecidos en las consideraciones

Acuerdo del Consejo Superior No. 72 de 1982, Reglamento Académico-Estudiantil de Pregrado.

Acuerdo del Consejo Superior No. 075 de 2013, por el cual se aprueba el Reglamento General de Posgrado

Acuerdo del Consejo Superior No. 063 de 2006, por el cual se reglamenta el otorgamiento de estímulos económicos y se dictan otras disposiciones .

Acuerdo del Consejo Superior No. 034 de 2011, Por el cual se fija el porcentaje de descuento sobre las devoluciones o reintegros de dineros ingresados a la Universidad Industrial de Santander.

Acuerdo del Consejo Superior No. 035 de 2013, por el cual se otorga un estímulo económico a un grupo de estudiantes exaltados públicamente por el Ministerio de Educación Nacional por haber obtenido el mejor puntaje en los Exámenes de Estado de Calidad de la Educación Superior SABER-PRO.

Consejo Académico (CA): El Consejo Académico es la máxima autoridad académica de la Universidad.

Devolución: Restitución del dinero recaudado por la Universidad. Ver tipos y/o casos de devolución en consideraciones (Pág. 2 y 3)

CDP: Es el documento mediante el cual se garantiza el principio de legalidad, es decir la existencia del rubro y la apropiación presupuestal suficiente para atender un gasto determinado.

Registro Presupuestal : El registro presupuestal es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso, garantizando que los recursos comprometidos no sean desviados a ningún otro fin. De acuerdo con el art 37 del Estatuto Presupuestal Los compromisos efectivamente adquiridos con cargo a las disponibilidades presupuestales expedidas deben contar también con registro presupuestal, en virtud del cual los recursos no podrán ser desviados a ningún otro fin.

SIF: Sistema de Información Financiero

PFU: Por fuera de la Universidad

SABER PRO: Examen de Estado de Calidad de la Educación Superior



Versión : 03

Página 2 de 15

CONSIDERACIONES

Código : PFI.32

El trámite de solicitud de devolución aplica para los siguientes casos:

1. ESTUDIANTES PREGRADO PRESENCIAL

- Devolución de un porcentaje del valor de la matrícula o derechos de grado cuando es autorizado por el Consejo Académico .

- Devolución del 85% del valor de la matrícula cuando realiza el pago de la liquidación, pero no se realiza la matrícula académica.

- Devolución del 100% del valor de la matrícula cuando paga el siguiente semestre y el estudiante queda PFU en el semestre que está cursando .

- Devolución del 100% cuando se presenta un doble pago de matrícula.

- Devolución del 85% de los derechos de grado si el estudiante no se gradúa.

- Devolución de un porcentaje de los derechos de grado a los estudiantes que obtengan puntajes de excelencia en el SABER PRO .

- Devolución del 85% del valor pagado por crédito de Coopfuturo cuando no realiza la matrícula académica.

2. ESTUDIANTES DE POSGRADO

- Devolución de un porcentaje del valor de la matrícula o derechos de grado cuando es autorizado por el Consejo Académico .

- Devolución del 85% del valor de la matrícula cuando realiza el pago de la liquidación, pero no se realiza la matrícula académica.


- Devolución del 100% del valor de la matrícula por becas otorgadas a través del Icetex .

- Devolución del 100% de la inscripción y valor de la matrícula a un programa, el cual no se realiza o presenta retrasos para iniciar por parte de la Universidad.

Nota: El porcentaje de devolución cuando es sometido a consulta ante el Consejo Académico varía de acuerdo con la situación plantea da por el Estudiante.

3. INSTITUTO DE LENGUAS Y OTRAS UNIDADES ACADÉMICAS

- Devolución del 100% de la inscripción y valor de un curso, el cual no se realiza o presenta retrasos para iniciar por parte de la Universidad.

- Devolución del 100% del valor de un curso por doble pago.



Versión : 03

Página 3 de 15

CONSIDERACIONES

Código : PFI.32

4. PAGO DE NÓMINA (FUNCIONARIOS Y DOCENTES PLANTA, DOCENTES CÁTEDRA Y AUXILIATURAS ESTUDIANTILES)

- Por rechazo bancario cuando se realiza la transferencia.

- Por no reclamar las tirillas de pago.

- Por error en la liquidación de la nómina.

5. PERSONAS Y ENTIDADES QUE REALIZAN PAGOS QUE NO CORRESPONDEN A LA UNIVERSIDAD (Devolución del 85% del valor

recaudado).

6. CONVENIOS DE ALCALDÍAS Y COOPERATIVAS


- Devolución del 100% cuando se presenta un doble pago de matrícula.

La Universidad reintegrará el valor correspondiente al estímulo de exoneración de acuerdo a lo estipulado en el Artículo 6° del Acuerdo del Consejo Superior No. 063 de 2006, al estudiante que se haga acreedor del mismo y se gradúe en la primera ceremonia del semestre, programada en el calendario académico

Nota: Las devoluciones realizadas en las Sedes Regionales son autorizadas por su respectivo coordinador y envían el reporte a la Se cción de Tesorería de la sede Principal.

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLEDOCUMENTOS DE

REFERENCIA

Actividad Dec isión Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de páginaInicio/Fin Documento


PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO TESORERÍA Código : PFI. 32

Página 4 de 15

Versión : 03

Estudiantes, administrativos de

planta, profesores de planta, profesores de cátedra, Particulares u

otras entidades

Si

Estudiante

2. Entrega en Secretaría General una carta solicitando la devolución, la cual será analizada por el Consejo Académico.

Secretaria General4. Publica en cartelera la decisión del Consejo Académico sobre las solicitudes de devolución.

No

Caso 1. Devolución autorizada por el Consejo

Académico para Estudiantes de pregrado presencial y

posgrado

1. Identifica la necesidad de solicitud devolución y la Unidad a la cual debe realizar la solicitud.

3. Analiza solicitud de devolución y emite concepto. Consejo Académico

A

Pág.7

INICIO

1. Realiza la solicitud de devolución

¿La devolución la autoriza el Consejo

Académico?

2. Entrega solicitud de devolución

3. Analiza Solicitud

Acta de Consejo Académico

4. Publicación de resultados solicitudes de devolución

1

DESCRIPCIÓN RESPONSABLEDIAGRAMA DE FLUJO


PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO TESORERÍA Código : PFI.32

Versión : 03

Página 5 de 15

DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

7. Recibe la documentación y verifica que la información esté correcta y completa.

6. Entrega en la Sección de Tesorería los siguientes documentos: Formato Solicitud de Devolución de Dinero

debidamente diligenciado y firmado Fotocopia del documento de identidad Recibo de pago original / Pantallazo Ingreso Bancos Formato de Autorización para Pago por Transferencia

Electrónica - FFI05 Acta de respuesta del Consejo Académico, donde se

establece el porcentaje de devolución.

Auxiliar Administrativo Tesorería

Estudiante

8. Elabora e imprime la orden de pago manual, especificando documento de identidad del estudiante, concepto de la devolución y valor.

Nota: Se debe contar con el respectivo CDP para la elaboración de la orden de pago manual si la devolución corresponde a la vigencia actual.

Formato de Autorización para

Pago por Transferencia

Electrónica - FFI05

Formato de Solicitud de Devolución de

Dinero FFI.18

9. Verifica la información de la orden de pago manual con los documentos soporte y da VoBo.

Jefe Sección de Tesorería

2


F

E

6. Entrega solicitud

Documentos soporte

No

Si

¿Aprobada? FIN

5. Envía copia del acta de aprobación

5. Si la solicitud fue aprobada, envía el acta del Consejo Académico por correo electrónico a la Sección de Tesorería.

Secretaria General

1

7. Revisa la documentación

8. Elabora la orden de pago manual

Orden de Pago Manual

9. Verifica OPM, soportes y da VoBo




Versión : 03

Página 6 de 15

DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

2

Egresos

Procedimiento de Egresos – PFI.08

FIN

10. Firma la orden de pago manualJefe División Financiera

¿La devolución es para un estudiante de pregrado presencial?

Si

No

11. Envía la orden de pago manual con los documentos soporte a la Coordinación de posgrado, según corresponda.

12. Verifica y firma la orden de pago manual Jefe de Unidad

13. Envía la orden de pago firmada junto con los documentos soporte a la Sección de Tesorería

Unidad Académica

3

Nota: Aplica únicamente para estudiantes de pregrado presencial de la Sede Principal UIS.


10. Firma la orden de pago manual

11. Envía la orden de pago manual

12. Verifica y firma la orden de pago manual

13. Envía la orden de pago manual y los documentos




Versión : 03

Página 7 de 15

DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

Estudiante Formato de Autorización

para Pago por Transferencia Electrónica –

FFI.05

Formato de Solicitud de

Devolución de Dinero FFI.18

Si

No

Procedimiento de Egresos –

PFI.08

Caso 2: Devolución Convenios de Alcaldías y

Cooperativas


debidamente diligenciado y firmado Fotocopia del documento de identidad, en el caso

de personas naturales. Formato de Autorización para Pago por

Transferencia Electrónica - FFI05 Documento que permita la verificación del pago

realizado a la Universidad Certificación de otorgamiento de Subsidios emitida

por la Cooperativa o Alcaldía correspondiente.

Egresos

3

FIN

¿La devolución es de pregrado presencial?

A

B

Pág.9

¿La devolución es por Convenios de Alcaldías y

Cooperativas??

Si

C

Pág.8


Documentos soporteE

Pág.5

No

14. Recibe la orden de pago manual

Orden de pago firmada

Documentos soporte

14. Recibe la orden de pago manual y los documentos soporte





Versión : 03

Página 8 de 15

DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

Si

17. Envía comunicación informando el descuento otorgado al estudiante por puntaje de excelencia en el SABER PRO.

Estudiante16. Solicita comunicación de la Vicerrectoría Académica informando sobre el descuento otorgado por puntaje de excelencia en el SABER PRO.

Vicerrectoría Académica

Caso 3. Devolución para estudiantes de pregrado

presencial por puntajes de excelencia en el

SABER PRO

18. Entrega en la Vicerrectoría Académica los siguientes documentos: Formato Solicitud de Devolución de Dinero

debidamente diligenciado y firmado Fotocopia del documento de identidad Formato de Autorización para Pago por

Transferencia Electrónica – FFI.05 Acuerdo del Consejo Superior especificando el

porcentaje de devolución. Recibo original de pago de los derechos de grado.

Estudiante Formato de Autorización para

Pago por Transferencia Electrónica –

FFI.05



20. Revisa la documentación y verifica que la información este correcta y completa


19. Revisa y envía los documentos a la Sección de Tesorería

Vicerrectoría Académica

¿La devolución es por puntajes de excelencia en el

SABER PRO?C

D

Pág.9

No

16.Solicita comunicación

17. Envía comunicación


Documentos soporte

19. Revisa y envía los documentos

20. Recibe y revisa los documentos

E

Pág.5




Versión : 03

Página 9 de 15

DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

Caso 4. Devolución para estudiantes de pregrado

presencial por no realizar matrícula académica, por

haber quedado PFU, por haber realizado un doble

pago de matrícula, por no graduación



Electrónica – FFI.05 Certificado de admisiones para los casos en que no se

realice matrícula académica, haya quedado PFU, o no se gradúe, o carta de la entidad en el caso de subsidios de Cooperativas, Alcaldías, Fondos.

Estudiante

No

Caso 5: Devolución para estudiantes de posgrado u

otras Unidades Académicas

22. Entrega en la Coordinación de posgrado o en la Unidad Académica correspondiente, los siguientes documentos: Formato Solicitud de Devolución de Dinero


Electrónica – FFI.05 Documento soporte (Certificado de admisiones (para los

casos en que no se realice matrícula académica, quede PFU, o no se gradúe o carta de la entidad en el caso de subsidios)

Estudiante

D


Documentos soporte

F

Pág.5

¿Devolución para estudiantes de posgrados u otras

unidades académicas?

B

G

Pág.11


Documentos soporte

4



Electrónica – FFI.05


Dinero FFI.18




Versión : 03

Página 10 de 15

DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

23. Revisa y envía los documentos a la Sección de Tesorería.Nota: Si la devolución corresponde al valor del nivel introductorio o inscripción y valor de un curso que no se realiza o presente retrasos para iniciar por parte de la Universidad, la unidad debe anexar comunicación avalando la devolución.

Unidad Académica

24. Revisa la documentación y verifica que la información este correcta y completa

Auxiliar Administrativo

Tesorería

26. Verifica la información de la orden de pago manual con los documentos soporte y da VoBo.


27. Envía la orden de pago manual con los documentos soporte a la Unidad correspondiente (Posgrado, otras Unidades Académicas)


Tesorería

28. Verifica y firma la orden de pago manual Jefe de Unidad

29. Devuelve la orden de pago firmada junto con los documentos a la Sección de Tesorería

Unidad Académica

25. Elabora e imprime la orden de pago manual, especificando documento de identidad del estudiante, concepto de la devolución y valor.Nota: Se debe contar con el respectivo CDP para la elaboración de la orden de pago manual si la devolución es de la vigencia actual.


Tesorería

4

23. Revisa y envía los documentos

24. Recibe y revisa los documentos

25. Elabora orden de pago manual

26. VoBo orden de pago manual

27. Envía orden de pago manual

28. Verifica y firma orden de pago manual

29. Envía orden de pago manual y documentos

soporte

5

Orden de pago manual




Versión : 03

Página 11 de 15

DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

Si

NoCaso 6: Devolución para estudiantes del Instituto de

Lenguas

31. Entrega en el Instituto de Lenguas los siguientes documentos: Formato Solicitud de Devolución de Dinero



Estudiante

32. Revisa la documentación y verifica que la información esté correcta y completa

Instituto de Lenguas

30. Recibe la orden de pago manual y los documentos soporte







Dinero FFI.18

5


Egresos

FIN

G

¿Devolución para estudiantes del

Instituto de Lenguas?

H

Pág.12


Documentos soporte

32. Revisa los documentos soporte

6




Versión : 03

Página 12 de 15

DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

Si

No

36. Elabora la orden de pago manual, especificando documento de identidad del estudiante, concepto de la devolución y valor, y trascribiendo el número dado por el SIF a la orden de pago enviada por el Instituto.


Tesorería


33. Elabora la Orden de Pago Manual

34. Envía la orden de pago manual firmada por el ordenador del gasto, especificando el número del CDP y el monto de la devolución, con los documentos soporte a la Sección de Tesorería.Nota: Si la devolución corresponde a la inscripción y valor de un curso que no se realiza o presente retrasos para iniciar por parte de la Universidad, la unidad debe anexar comunicación avalando la devolución.



35. Recibe la orden de pago manual y revisa los documentos soporte


Tesorería

6

33. Orden de pago manual

34. Envía la orden de pago manual y los documentos



Egresos

¿Devolución por pago de nómina?

H

¿Devolución por no cobrar las tirillas

de pago?

J

Pág.13

No

Si

7

FIN

I

Pág.14




Versión : 03

Página 13 de 15

DOCUMENTOS DE

REFERENCIA


38. Elabora e imprime la orden de pago manual, especificando documento de identidad de la persona, concepto de la devolución y valor.


Tesorería

39. Verifica la información de la orden de pago manual con los documentos soporte y la firma.


40. Autoriza la orden de pago manual.Jefe Sección de

Tesorería

41. Comunica a la persona que presentó el rechazo bancario para verificar su información y descarga del Portal Bancario la causal de rechazo.


Tesorería

Caso 8: Devolución por rechazo bancario

37. Entrega en la Sección de Tesorería los siguientes documentos: Formato Solicitud de Devolución de Dinero debidamente

diligenciado y firmado Fotocopia del documento de identidad Formato de Autorización para Pago por Transferencia


Estudiante / Profesor

Para el caso de devolución por no cobrar las tirilla de pago, esta se debe anexar en original, y en caso de pérdida la devolución se realizará con la fotocopia de la tirilla acompañada de la respectiva denuncia y certificación del banco de que la tirilla no ha sido cobrada

Caso 7: Devolución por nómina por no cobrar tirillas

de pago o error en la liquidación de nómina

7


Documentos soporte


Orden de pago

39. Verifica y firma la orden de pago manual

40. Autoriza la orden de pago manual

Egresos

J

41. Se comunica con la persona




Versión : 03

Página 14 de 15

DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

Caso 9: Devolución por pagos que no corresponden

a la Universidad


debidamente diligenciado y firmado Fotocopia del documento de identidad, en el caso de

personas naturales. Formato de Autorización para Pago por

Transferencia Electrónica - FFI05 Documento que permita la verificación del pago

realizado a la Universidad

Particulares u

otras entidades


Pago por Transferencia Electrónica –

FFI.05



I


Documentos soporte

F

Pág.5

CONTROL DE CAMBIOS



Versión : 03

Página 15 de 15

VERSIÓNFECHA DE

APROBACIÓNDESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

1 Creación del procedimiento Marzo 22 de 2012

2

Modificación del término ECAES por SABER PRO

Eliminación del Caso Devoluciones IPRED dentro de las consideraciones del Procedimiento e

inclusión del caso Convenios Alcaldías y Cooperativas .

Inclusión Nota aclaratoria dentro de las consideraciones referente a la autonomía del Consejo

Académico en el porcentaje de devolución a tramitar para los estudiantes.

Eliminación de las devoluciones al IPRED en el Caso 1 Devolución Autorizada por el Consejo

Académico .

Inclusión dentro de los documentos soporte para Estudiantes de Recibo de pago original /

Pantallazo Ingreso Bancos , como alternativa de consulta para el Auxiliar de Tesorería.

Inclusión de Nota en la Actividad 10: Aplica únicamente para estudiantes de pregrado presencial

de la Sede Principal UIS.

Inclusión de documento soporte en la Actividad 15: Certificación de otorgamiento de Subsidios

emitida por la Cooperativa o Alcaldía correspondiente.

Aclaración Caso 6, Devoluciones Instituto de Lenguas, por Instituto de Lenguas – Sede Barranca.

Septiembre 9 de 2014

3

Inclusión del Acuerdo del Consejo Superior No. 035 de 2013

Inclusión del Acuerdo del Consejo Superior No. 075 de 2013

Inclusión del acta de respuesta del Consejo Académico como documento a entregar en la Sección de Tesorería.

Nota aclaratoria en la actividad 18.

Inclusión del Formato Solicitud de Devolución de Dinero – FFI.18

Septiembre 4 de 2017

Documents

PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE · PDF fileEntrega en Secretaría General una carta solicitando la devolución, la cual será analizada por el Consejo Académico. 4. Publica