PROCEDIMIENTO PARA ELABORAREL CUADRO GENERAL DE
CLASIFICACIN ARCHIVSTICA
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PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIN ARCHIVSTICA
CONTENIDO
INTRODUCCIN ..............................................................................................................31. OBJETIVO GENERAL .......................................................................................................32. OBJETIVOS ESPECFICOS ................................................................................................33. CMO ELABORAR EL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIN ARCHIVSTICA................44. DEFINICIONES Y CRITERIOS DE IDENTIFICACIN DE LA ESTRUCTURA DE
LOS ARCHIVOS ..............................................................................................................54.1. Fondo. ..............................................................................................................54.2. Seccin ..............................................................................................................54.3. Serie ..............................................................................................................64.4. Expediente ........................................................................................................74.5. Unidad documental (documento, pieza, tipo documental) .............................7
5. PRINCIPIOS PARA LA ELABORACIN DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIN ........76. DESARROLLO DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIN ............................................8
6.1. PRIMERA ETAPA: ..............................................................................................86.1.1. Identificacin. ....................................................................................86.1.2. Jerarquizacin. ...................................................................................106.1.3. Codificacin. ......................................................................................10
6.2. SEGUNDA ETAPA: ............................................................................................126.2.1. Validacin..........................................................................................126.2.2. Formalizacin. .................................................................................126.2.3. Supervisin y asesora. ....................................................................126.2.4. Capacitacin. ...................................................................................12
7. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIN ARCHIVSTICA DE FUNCIONESSUSTANTIVAS JUDICIALES COMUNES (TEMAS).............................................................12
8. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIN ARCHIVSTICA DE FUNCIONESJUDICIALES COMUNES (EXPEDIENTES)..........................................................................13
9. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIN ARCHIVSTICA DE FUNCIONESSUSTANTIVAS COMUNES...............................................................................................13
10. CRITERIOS PARA DETERMINAR LOS FONDOS Y SUBFONDOS PARAARCHIVOS DE CONCENTRACIN ...................................................................................14
11. GUIA SIMPLE DE ARCHIVO.............................................................................................1612. CMO ELABORAR LA GUA SIMPLE DE ARCHIVOS........................................................16
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13. DISPOSICIONES GENERALES ..........................................................................................1713.1. De aplicacin: .................................................................................................1713.2 De excepcin: ..................................................................................................1713.3. De responsabilidades: ....................................................................................1713.4. De estructura: ................................................................................................17
14. PROCEDIMIENTO: ELABORACIN DE LA GUA SIMPLE .................................................1815. ELEMENTOS COMUNES: ...............................................................................................20
15.1. Identificacin ........................................................................................................2115.1.1. rea Administrativa...........................................................................................2115.1.2. rea de Procedencia del Archivo ......................................................................2115.1.3. Nombre del Responsable y Cargo .....................................................................2115.1.4. Domicilio............................................................................................................2115.1.5. Telfono.............................................................................................................2215.1.6. Correo Electrnico.............................................................................................2215.2. Unidad Administrativa de Procedencia o Fondo..................................................2215.2.1. Seccin Documental ..........................................................................................2215.2.2. Serie Documental ..............................................................................................2315.2.3. Fecha(s)..............................................................................................................2315.2.4. Volumen ............................................................................................................2315.2.5. Ubicacin Fsica .................................................................................................23
16. ELEMENTOS ESPECFICOS DE ACTUALIZACIN ............................................................2416.1. Archivo de Trmite ..............................................................................................2416.2. Transferencia Primaria .........................................................................................2416.3. Bajas Documentales .............................................................................................24
ANEXOS.
ANEXO 1. Cuadro General de Clasificacin ArchivsticaFunciones Sustantivas Comunes (subfondos/reas) .....................................25
ANEXO 2. Cuadro General de Clasificacin ArchivsticaFunciones Sustantivas Judiciales Comunes (Temas) ......................................28
ANEXO 3. Cuadro General de Clasificacin Archivstica JudicialFunciones Judiciales Comunes (Asuntos).......................................................29
ANEXO 4. Formato del Cuadro General de Clasificacin ArchivsticaFunciones Sustantivas Comunes (Series Documentales)...............................30
ANEXO 5. Formato del Cuadro General de Clasificacin Archivstica ...........................33ANEXO 6. Formato del Catlogo de Disposicin Documental........................................34ANEXO 7. Formato de la Gua Simple de Archivo...........................................................35ANEXO 8. Formato de Ficha de Control para el Seguimiento Administrativo ...............36ANEXO 9. Formato de Inventario General de Archivos en Trmite ...............................37ANEXO 10. Formato de Inventario General de Archivos de Concentracin e Histricos 38ANEXO 11. Formato de Inventario General de Baja.........................................................39ANEXO 12. Formato de Inventario de Transferencia Primaria.........................................40ANEXO 13. Formato de Inventario de Transferencia Secundaria ....................................41ANEXO 14. Formato de Caratulas, Lomos y Portadas ......................................................42
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PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIN ARCHIVSTICA
INTRODUCCIN
El Cuadro de clasificacin archivstica es el instrumento tcnico que refleja la estructura de unarchivo con base en las atribuciones y funciones de cada rea administrativa del Poder Judicialdel Estado de Campeche.
La propuesta metodolgica para el diseo del Cuadro general de clasificacin archivsticapermite:
a) Ordenar los documentos de archivo dentro del espacio fsico que ocuparn para suconservacin temporal o definitiva.
b) Agrupar los elementos que representan su contenido para relacionarlos de maneralgica con otros documentos de archivo mediante el lenguaje clasificatorio.
Los elementos para elaborar el cuadro de clasificacin que ahora se presentan, se concibencomo un mecanismo completo, homogneo y nico destinado a facilitar el control y el acceso alos documentos de archivo. La clasificacin permite un nivel de comprensin y utilidad de losarchivos como suma de los procesos de ordenacin preestablecida, la operacin deidentificacin y la creacin integrada de criterios clasificatorios.
1. OBJETIVO GENERAL
Establecer, a partir de las prcticas y tcnicas de la archivstica y administracin de documentos,las bases para el diseo del Cuadro general de clasificacin archivstica, as como definir lasactividades y estrategias encaminadas a asegurar su desarrollo uniforme, coherente y atento alos propsitos planteados en los Lineamientos.
2. OBJETIVOS ESPECFICOS
a) Establecer los conceptos generales de la clasificacin y organizacin de los archivos.b) Definir la forma en la que debe elaborarse el Cuadro general de clasificacin archivstica,
estableciendo los criterios para su formulacin.c) Determinar las actividades y enumerar los procesos a cumplir.
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3. CMO ELABORAR EL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIN ARCHIVSTICA
El Cuadro general de clasificacin documental responde a una triple necesidad:
