PROCEDIMIENTO PARA PRODUCCION Y TRÁMITE DE … · PROCEDIMIENTO PARA PRODUCCION Y TRÁMITE DE COMUNICACIONES Código: GA-PR-D01 Versión: 04 7.1.15 Recepción de Facturación de

PROCEDIMIENTO PARA PRODUCCION Y TRÁMITE DE COMUNICACIONES

Proceso: GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Versión: 04 Código: GA-PR-D01

Página 1 de 32 Vigente desde: 2019/07/25

CONTENIDO

1. OBJETO 2. ALCANCE 3. DEFINICIONES 4. MARCO LEGAL 5. LINEAMIENTOS GENERALES 6. RESPONSABLES DEL PROCESO 7. DESARROLLO

7.1. RECEPCION Y RADICACIÓN

7.1.1 Verificación de Comunicaciones 7.1.2 Radicación y Registro EXTRANET 7.1.3 Asignación de Consecutivos 7.1.4 Copia de Radicación 7.1.5 Comunicaciones Oficiales Anónimas 7.1.6 Comunicaciones Oficiales Recibidas Vía Fax 7.1.7 Comunicaciones Oficiales Recibidas Vía Correo Electrónico 7.1.8 Comunicaciones Oficiales Recibidas en sitio web 7.1.9 Digitalización y migración a Gestor Documental 7.1.10 Anulación de Consecutivos 7.1.11 Horario de Atención a Usuarios 7.1.12 Horarios de Distribución o entrega 7.1.13 Horarios de Recorridos entre sedes 7.1.14 Recepción de Ofertas y Licitaciones


Código: GA-PR-D01 Versión: 04

7.1.15 Recepción de Facturación de proveedores

7.2. ELABORACIÓN

7.2.1 Elaboración y Radicación de Comunicaciones Salientes 7.2.2 Elaboración y Radicación de Comunicaciones Internas 7.2.3 Elaboración de Actos Administrativos (Resoluciones) 7.2.4 Elaboración de Circulares 7.2.5 Elaboración de Actas 7.2.6 Elaboración de Certificados y/o Constancias

7.3. DESPACHO

7.3.1 Impresión de Comunicación 7.3.2 Firma de Comunicación 7.3.3 Archivo Copia Original 7.3.4 Entrega a ventanilla única 7.3.5 Digitalización y migración a Gestor Documental 7.3.6 Preparación y Registro de Comunicación en Reportes de Mensajería 7.3.7 Asignación de Guía (Mensajería Certificada)

7.4 CONSULTA DE COMUNICACIONES

7.4.1 Búsquedas Generales 7.4.2 Búsquedas avanzadas

7.5 PLAN DE CONTINGENCIA

8 ANEXOS 8.1 Pautas para la creación de usuarios en el directorio Externo del Gestor

Documental (EXTRANET). 8.2 Modelo de comunicación Saliente 8.3 Modelo de comunicación Interna 8.4 Modelo de Acto Administrativo (Resolución) 8.5 Modelo de Circular Interna 8.6 Modelo de Circular Externa 8.7 Modelo de Acta 8.8 Modelo de Certificados y/o Constancias



1. OBJETO Establecer los criterios para la administración de la correspondencia oficial, la no oficial y otros documentos oficiales canalizados a través de la ventanilla única. 2. ALCANCE Este documento aplica a todos los funcionarios que intervienen en el proceso de recibir, tramitar y elaborar comunicaciones y otros documentos oficiales, sin importar el tipo de vinculación laboral. 3. DEFINICIONES

Correspondencia Oficial: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

Correspondencia no Oficial: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para la entidad.

Documento Electrónico de Archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Radicación de Correspondencia: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del mismo día de radicado el documento.

Registro de Correspondencia: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como:

Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor



como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. 4. MARCO LEGAL

Ley 1437 del 18 de enero de 2011, Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Ley 1755 del 30 de junio de 2015, Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Decreto 103 del 20 de enero de 2015, Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones".

Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001, Consejo Directivo Archivo General de la Nación; Establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales.

Cartilla, Archivo General de la Nación, Pautas para la utilización de la digitalización.

5. LINEAMIENTOS GENERALES

5.1 Toda la correspondencia oficial recibida, saliente e interna será radicada, registrada y generada desde el gestor documental (EXTRANET) sin excepción alguna y serán canalizadas a través de la ventanilla única. 5.2 El procedimiento de la radicación, velará por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos por el gestor documental (EXTRANET). 5.3 El gestor documental al comenzar cada año, iniciará automáticamente el contador en el consecutivo uno (1) de los 3 grupos de comunicaciones (Entrante, Saliente e Interna) y se encargará de asignar de forma estricta y controlada un solo consecutivo para toda la entidad sin importar quien lo genere y en qué momento. En casos de implementar planes de contingencia por fallas prolongadas de la red o el gestor documental (numeral 7.5), el consecutivo será asignado manualmente en de forma controlada por la ventanilla única (Entrantes) y el responsable de gestión documental o profesional universitario de archivo (Internas y Salientes). 5.4 Cuando un cliente o usuario desee presentar una petición, queja o reclamo y no la trae consigo el escrito, se le suministrará el formato de presentación de PQR definido para dicho trámite por el proceso de Gestión Comercial y Atención Al Usuario.



5.3 Se establecen como medios oficiales para la recepción de correspondencia los siguientes canales: 5.3.1 Personalmente: por escrito o vía oral, en la ventanilla única o cubículos de atención al cliente 5.3.2 Correo físico o postal: Recepcionada en la ventanilla única a través de los diferentes operadores de correo autorizados por el ministerio de comunicaciones y las tecnologías. 5.3.3 Correo electrónico institucional: Cuenta de correo corporativo administrada por personal de la ventanilla única, destinada de forma exclusiva para la recepción de solicitudes, peticiones, quejas y reclamos. La cuenta [email protected] administrada por el proceso de Gestión Comercial y Atención Al Usuario filtrará y re-direccionará a la cuenta de la ventanilla única los casos recibidos de comunicaciones, peticiones, quejas o reclamos para su trámite de registro y radicación oficial.

5.3.4 Formulario electrónico: Dispuesto en el sitio web oficial http://www.lasceibas.gov.co/atencion-al-usuario/pqrsd, destinado de forma exclusiva para la recepción de peticiones, quejas, reclamos y solicitudes. 5.4 El control de consecutivos de comunicaciones oficiales salientes e internas como control en la oficina de ventanilla única se llevara de forma electrónica a través del gestor documental, por lo tanto no se archivarán copia físicas de los consecutivos generales. 5.5 El personal asignado a la ventanilla única guardará estricta reserva sobre los documentos y la información a la cual se tiene acceso a razón de sus funciones. 5.6 Radicar y tramitar las comunicaciones con celeridad, imparcialidad y respetando el derecho de turno. 5.7 Se deberá atender con prioridad a los menores de edad, discapacitados y adultos mayores que acudan a la LAS CEIBAS, a fin de entregar y radicar comunicaciones o solicitar información sobre el trámite de su requerimiento. 6. RESPONSABLES DEL PROCESO 6.1. Serán responsables del proceso los funcionarios autorizados para la

elaboración y firma de comunicaciones oficiales, resoluciones, circulares entre otros documentos oficiales, como aquellos que por su función deban tramitar el despacho y distribución a través de la ventanilla única.



6.2. El recibo, radicación, distribución y despacho de correspondencia será responsabilidad de los funcionarios asignados a la ventanilla única.

7. DESARROLLO 7.1 RECEPCIÓN Y RADICACIÓN El proceso de recepción, radicación y registro se aplicará bajo los siguientes criterios:

7.1.1 La correspondencia oficial que ingrese a LAS CEIBAS deberá ser

revisada, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deberá enviar respuesta. En los casos de recibir correspondencia con destino al proceso de Gestión Comercial y Atención Al Usuario (PQR) a esta comunicación o formulario según sea el caso se le verificará adicionalmente que el cliente suministre el código de cuenta.

7.1.2 La radicación y el registro se hará a través del gestor documental capturando los siguientes datos en el módulo de Radicación.

7.1.2.1 Numero de Oficio: Se registra el consecutivo asignado por las

unidades de correspondencia al interior de la entidad de procedencia de la comunicación recibida. De no contar con el consecutivo en campo quedará en blanco.

7.1.2.2 Remitente: Se registra el nombre de la entidad o persona que remite la comunicación, para ello deberá buscarlo o crearlo en el directorio corporativo según sea el caso. Por ningún motivo podrán duplicar registros en el directorio corporativo, por eso es importante primero adelantar la consulta de si ya existe el registro que se requiere y solo en caso de no existir se procede a su creación según criterios del anexo 8.1 - Pautas para crear registros en el directorio de EXTRANET

7.1.2.3 Asunto: Campo abierto que el funcionario de la ventanilla debe

registrar de acuerdo del asunto que trae el comunicado o según el contenido de la información del mismo.

7.1.2.4 Descripción: El funcionario radicador utilizara este campo cuando requiera describir con mayor amplitud el asunto de la comunicación.

7.1.2.5 Tipo de Documento: Se selecciona de la lista que tipo de

documento es radicado: Acciones Constitucionales, Carta, Circular, Citación, Notificación, PQR u otros.



7.1.2.6 Enviado a: Se consulta en el directorio corporativo el nombre del funcionario a quien se dirige o quien tramitará la comunicación por competencia. En caso de error de asignación, a través de los detalles de comunicación se permite re direccionar al nuevo funcionario destino. Este proceso puede ser adelantado por el usuario de ventanilla única o directamente por el usuario que lo tiene en su bandeja.

7.1.2.7 Copia a: En caso de estar direccionada la comunicación con copia a

otro(s) funcionario(s) de LAS CEIBAS se seleccionan de la lista. No será necesario tramitar copias informativas en físico, pues serán remplazadas por la imagen digitalizada en EXTRANET evitando así el recibo y producción masivo de documentos duplicados innecesarios, pues su finalidad es de tipo informativa.

7.1.2.8 Anexos: Se describen siempre y cuando existan anexos diferentes

a papel la cantidad y tipo de anexos adjuntos a la comunicación (si los hay). En caso contrario se deberá indicar la palabra Sin Anexos, por ningún motivo este campo puede quedar en blanco.

7.1.2.9 Observaciones: Este campo está destinado para hacer anotaciones

sobre el registro de radicación. ( estado del comunicado)

7.1.2.10 Número de Folios: Se describen la totalidad de folios entregados en la comunicación (incluye los anexos).

7.1.2.11 Canal de entrada: Se detalla la forma en que se recibió la

comunicación: Personal, Correo postal, Fax, Correo Electrónico o Sitio Web. Finalmente se da clip en radicar. Una vez radicado el registro a efectos de transparencia en las actuaciones administrativas es inmodificable.

7.1.3 El gestor documental asignará un consecutivo único con la siguiente

estructura, que será impreso en un stiker adhesivo con información general del recibido, para pegar en el documento original y copia, en un lugar en blanco teniendo cuidado de no sobreponerlo sobre información de estos: Tipo de comunicación de entrada (COR/ PQR) __

XXXX-XX-XXXXXXXX Numero consecutivo que asigna Año de recepción el sistema



Una vez radicada la comunicación, el gestor documental enviará una alerta informativa al correo corporativo para seguimiento y control del funcionario destino y lo mismo hará con aquellos a los que se les haya enviado copia informativa.

7.1.4 Cuando el usuario, cliente o tercero presente personalmente la comunicación, se le entregará una copia debidamente radicada. De no presentar el usuario o peticionario copia para el recibido de radicación, sólo se radicará el original entregado.

7.1.5 En caso de recibir correspondencia que no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia según el tema tratado, donde se determinarán las acciones a seguir.

7.1.6 La correspondencia oficial recibida vía correo electrónico será radicada

en la herramienta (EXTRANET).

En marco al Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA una vez sea definido el modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos este tipo de casos se dejará de imprimir para tramitarlo solo en ambiente electrónico, a través del gestor documental (EXTRANET).

En caso de recibir correspondencia oficial en una cuenta de correo corporativo diferente a la destinada para tal fin en la ventanilla única, se deberá reenviar de forma oportuna a la cuenta oficial de recibo de correspondencia oficial para su respectivo trámite.

7.1.7 Las solicitudes, peticiones, quejas y reclamos recibidos a través del sitio web, en marco al Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA una vez sea definido el modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos este tipo de casos se dejará de imprimir para tramitarlo solo en ambiente electrónico, a través del gestor documental (EXTRANET).

7.1.8 Una vez radicada la comunicación e impreso el estiker de recibido, el documento en su totalidad (Soporte análogo estándar) será digitalizado y migrado al gestor documental en formato PDF/A, con una calidad igual a superior a 200 dpi en blanco y negro para texto y escala de grises para imágenes y gráficos. Este formato podrá ser revalidado de ser necesario, cuando en cumplimiento con el numeral 4.5 PROGRAMA DE



REPROGRAFIA del PDG, se definan los requisitos técnicos para la digitalización.

A partir del momento de migración al servidor del gestor documental, el o los usuarios destino ya pueden consultar en línea los registros radicados desde sus puestos de trabajo, aun sin haber recibido el físico. Una vez digitalizado deberá realizarse inmediatamente control de calidad a la imagen que consiste en verificar: la integridad de la imagen, calidad de imagen para su visualización, completitud y corrección de defectos del proceso de digitalización.

7.1.9 Cuando existan errores en el registro de radicación y se anulen consecutivos, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma por un responsable de la ventanilla única, utilizando el sello destinado para legalizar el procedimiento y para ello se imprimirá el radicado a anular en una hoja en blanco o papel de reciclaje que llevará la leyenda del siguiente sello:

EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P.

Ventanilla Única de Recepción CONTROL DE ANULACIÓN DE REGISTROS

INFORMACION DE SOLICITUD

Fecha: Área: Funcionario: Cargo:

MOTIVOS DE ANULACIÓN

Error de Remitente: Cambio de Texto:

Error de Destinatario: Desistimiento de Envío:

Otros: Cuál:__________________________________________________

INFORMACION DE ANULACIÓN

Firma Autorizada Fecha de Anulación en EXTRANET

En marco al Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA una vez sea definido el modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos este tipo de casos se dejará de imprimir para tramitarlo solo en ambiente electrónico, a través del gestor documental (EXTRANET). Nota: Si la comunicación ya surtió trámite de respuesta o despacho, no podrá ser anulada.

7.1.10 El horario de atención a usuarios para radicación de documentos será el

siguiente:



Lunes a Jueves (Días hábiles) 07:00 a 11:00 am y 02:00 a 05:00 pm

Viernes 07:00 a 11:00 am y 02:00 a 04:00 pm

Este horario será dado a conocer al público en general en un lugar visible de la ventanilla única, oficina de atención a clientes y sitio web de LAS CEIBAS

7.1.11 Se establecen como horario de distribución o entrega de documentos radicados o recibidos en la ventanilla única en los siguientes horarios:

Lunes a Viernes (Días hábiles) 11:00 am y 05:00 pm

Para adelantar este proceso se elaboran planillas de distribución y entrega de documentos generadas por el gestor documental EXTRANET, estas planillas serán archivadas y administradas en la oficina de la ventanilla única, conformando expedientes por cada mes, como elementos de control en el proceso. Estas deberán estar reflejadas en las Tablas de Retención Documental - TRD, como Controles de correspondencia en el subproceso de Gestión Documental. En caso de no encontrarse el destinatario o de negarse a recibir la comunicación se harán las observaciones necesarias en la planilla de distribución, indicando el motivo de no recibo, fecha y hora en que se da el hecho. Se recomienda que el jefe de cada oficina designe e informe a la ventanilla única quienes recibirán o entregarán correspondencia oficial canalizada por esta área.

7.1.12 Para la distribución y recolección de documentos y trámites entre oficinas ubicadas fuera de la sede principal se estable como recorrido los siguientes horarios:

Lunes a Viernes (Días hábiles)

02:00 pm

7.1.13 La recepción de ofertas para procesos de contratación serán recibidos únicamente en la ventanilla única de radicación ubicada en la sede principal de LAS CEIBAS. Teniendo en cuenta el Estatuto de Contratación de LAS CEIBAS adoptado por el Acuerdo de Junta Directiva # 005 de 2016, se recibirán ofertas para las siguientes modalidades de selección de proveedores y se adelantaran las siguientes acciones:



7.1.13.1 Solicitud Privada y Pública de Ofertas: Las ofertas que se reciban

para este tipo de contratación se recibirán en sobre sellado bajo las indicaciones de presentación e identificación definidas en los respectivos términos de referencia. Su registro de radicación en el gestor documental se hará a partir del oficio remisorio de la oferta.

7.1.13.2 Posteriormente serán entregadas en la oficina asesora de contratación en los recorridos definidos para la distribución con planillas de entregas. El horario de entrega para este tipo de documento puede variar según necesidad de la oficina asesora de contratación para efectos de apertura de ofertas en los procesos de contratación Pública y Privada.

7.2 ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES

Todas las comunicaciones oficiales producidas serán elaboradas y radicadas en el gestor documental EXTRANET sin excepción alguna. El sistema generará las comunicaciones en cumplimiento con la norma técnica colombiana para elaborar cartas comerciales respetando criterios de imagen corporativa y uso de logotipo de LAS CEIBAS (Entre otras características aplicación de márgenes, tipo de letra, tamaño, distancias entre líneas, orden y distribución de campos), aplicando los siguientes criterios:

7.2.1 La elaboración y radicación de comunicaciones en el sistema se

adelantará capturando los siguientes datos en el módulo de comunicaciones, con la opción nueva comunicación de la siguiente forma:

7.2.1.1 Ciudad de origen: El sistema selecciona automáticamente la ciudad de origen del funcionario que elabora y/o firma la comunicación oficial externa enviada.

7.2.1.2 Destinatario: Se registra el nombre de la entidad o persona a la que se remite la comunicación, para ello deberá buscarlo o crearlo en el directorio corporativo. Por ningún motivo podrán duplicar registros en el directorio, por eso es importante primero adelantar la consulta de si ya existe el registro que se requiere y solo en caso de no existir se procede a su creación según criterios del anexo 8.1 - Pautas para crear registros en el directorio de EXTRANET.



En caso de utilizar la opción responder desde la comunicación entrante este campo es diligenciado automáticamente por el gestor documental.

7.2.1.3 Asunto: Se estable el asunto de la comunicación, digitando de forma precisa, corta y clara el asunto del que se trata la comunicación (Campo Obligatorio). En caso de utilizar la opción responder desde la comunicación entrante este campo es diligenciado automáticamente por el gestor documental.

7.2.1.4 Folios: El sistema aplica foliación automática

7.2.1.5 Anexos: Se describe que anexos contiene la comunicación (Si los hay)

7.2.1.6 Contenido: Se digita el texto o cuerpo de la comunicación deseado

(Campo Obligatorio). Para casos en que se generen comunicaciones con destino a atender requerimientos de peticiones, quejas y reclamos, se utilizará el texto definido para las respuestas, citaciones y notificaciones por aviso, en dónde las dos últimas serán generadas automáticamente por el gestor documental.

7.2.1.7 Firma: Se selecciona el nombre del funcionario remitente (Quien

Firma), en caso de firmar el mismo funcionario que proyecta la comunicación, el sistema automáticamente cargará el nombre del funcionario que esta logueado en el sistema; si el funcionario no tiene firma autorizada deberá escoger la opción enviar aprobación seleccionado el nombre del funcionario que firmara el documento. Una vez el documento sea aprobado por el funcionario que firma el sistema asigna el radicado automático y la fecha del documento. El funcionario que proyecta continuara el trámite de envio al destinatario.

7.2.1.8 Copias Internas: Si la comunicación se enviará con copia a un funcionario de LAS CEIBAS, se consulta en el directorio corporativo los funcionarios deseados y se seleccionan. De lo contario el campo queda en blanco. (No es campo obligatorio)

7.2.1.9 Copias Externas: Si la comunicación se enviará con copia a otras

personas o entidades externas, se consulta en el directorio corporativo la(s) entidades y/o funcionarios deseados y se seleccionan. De lo contario el campo queda en blanco. (No es campo obligatorio)

7.2.1.10 Documentos Anexos: El gestor documental permite anexar archivos

de ofimática (Word, Excel, Power Point...), imágenes en cualquier



formato (gif, jpeg, png, bmp. tiff, pdf), como si se tratara de un archivo adjunto en un correo electrónico.

7.2.1.11 Radicar: Finalmente cuando se tenga la certeza de que todo está en orden se da clip en el icono de Radicar.

El gestor documental asignará un consecutivo único con la siguiente estructura, que será impreso directamente en la comunicación en la parte superior izquierda, según la norma técnica: Sigla consecutivo de salida __

XXXX-CS-XXXXX-X Numero de destinatarios Año de Producción Numero consecutivo que asigna El sistema

Para el caso de las comunicaciones entrantes radicadas en ventanilla única que requieren respuesta, faltando 5 días para su vencimiento legal el sistema, enviará una alerta informativa al correo corporativo del responsable del trámite para alertarlo del vencimiento de los términos. Esta alerta seguirá repitiéndose diariamente hasta que el funcionario responsable genere la respuesta y de cierre al trámite.

Recomendación: Si la elaboración de la comunicación obedece a respuesta de una comunicación recibida, esta se debe tramitar desde la comunicación entrante dando clik en los detalles de la comunicación en la opción de responder, para que el sistema cuente con el histórico de una comunicación desde su llegada, hasta la resolución de la misma con la respuesta,

7.2.1.12 Cuando existan errores en el registro de radicación y se anulen

consecutivos, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma por un responsable de la ventanilla única, utilizando el sello destinado para legalizar el procedimiento y para ello se imprimirá el radicado a anular en una hoja en blanco o papel de reciclaje que llevará la leyenda del siguiente sello:










Otros: Cuál:__________________________________________________




7.2.2 Todas las comunicaciones oficiales internas serán elaboradas y radicadas en el gestor documental EXTRANET sin excepción alguna. El sistema generará las comunicaciones en cumplimiento con la norma técnica colombiana para elaborar cartas comerciales (Márgenes, tamaño y tipo de letra, Distancias entre líneas, orden y distribución de campos), aplicando los siguientes criterios:

La elaboración y radicación de comunicaciones en el sistema se adelantará capturando los siguientes datos en el modulo de comunicaciones, Internas de la siguiente forma:

7.2.2.1 Tipo de Comunicación: Permite seleccionar el tipo de comunicación en este caso se selecciona COMUNICACION INTERNA o MEMORANDO.

7.2.2.2 Destinatario: Se selecciona el nombre del funcionario al que está dirigida la comunicación, para ello deberá buscarlo en el directorio corporativo de funcionarios.



7.2.2.3 Copia a: Este campo permite enviar con copia uno o varios funcionarios de LAS CEIBAS la misma comunicación interna. No es campo obligatorio así que puede quedar en blanco.

7.2.2.4 Asunto: Se estable el asunto de la comunicación, digitando de forma precisa, corta y clara el asunto del que se trata la comunicación (Campo Obligatorio)

7.2.2.5 Contenido: Se digita el texto o cuerpo de la comunicación deseado

(Campo Obligatorio). 7.2.2.6 Documentos Anexos: El gestor documental permite anexar archivos

de ofimática (Word, Excel, Power Point...), imágenes en cualquier formato (gif, jpeg, png, bmp. tiff, pdf), como si se tratara de un archivo adjunto en un correo electrónico.

7.2.2.7 Folios: Se digita la cantidad de folios de la comunicación incluyendo

los anexos si los hay.

7.2.2.8 Descripción de Anexos: Se describe que anexos contiene la comunicación (Si los hay)

7.2.2.9 Firma: Se selecciona el nombre del funcionario remitente (Quien

Firma), en caso de firmar el mismo funcionario que proyecta la comunicación, el sistema automáticamente cargará el nombre del funcionario que esta logeado en el sistema. Si el funcionario no tiene firma autorizada deberá escoger la opción enviar aprobación seleccionado el nombre del funcionario que firmara el documento. Una vez el documento sea aprobado por el funcionario que firma el sistema asigna el radicado automático y la fecha del documento. El funcionario que proyecta continuara el trámite de envio al destinatario.

7.2.2.10 Guardar: Finalmente se da clik en GUARDAR. esta opción puede ser

utilizada varias veces antes de radicar con el fin de asegurar los cambios efectuados.

7.2.2.11 PDF: Antes de radicar la comunicación se revisa dando clip en el

icono PDF, de ser necesario modificaciones sobre ortografía o formato, estos podrán efectuarse antes de ser radicar la comunicación.

7.2.2.12 Radicar: Finalmente cuando se tenga la certeza de que todo está en

orden se da clip en el icono de Radicar.



El gestor documental asignará un consecutivo único con la siguiente estructura, que será impreso directamente en la comunicación en la parte superior izquierda: Sigla consecutivo de salida __

XXXX-CS-XXXXX-X Numero de destinatarios Año de Producción Numero consecutivo que asigna El sistema

Una vez radicada la comunicación el gestor documental, enviará una alerta informativa al correo corporativo del destinatario para seguimiento y control, lo mismo hará con aquellos a los que se les haya enviado copia informativa.

7.2.2.13 Si la elaboración de la comunicación obedece a respuesta de una comunicación interna recibida, esta se debe tramitar desde la comunicación entrante dando clip en los detalles de la comunicación en la opción de responder, para que el sistema cuente con el histórico de una comunicación desde su llegada, hasta la resolución de la misma con la respuesta.

7.2.2.14 Cuando existan errores en el registro de radicación y se anulen

consecutivos, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma por un responsable de la ventanilla única, utilizando el sello destinado para legalizar el procedimiento y para ello se imprimirá el radicado a anular en una hoja en blanco o papel de reciclaje que llevará la leyenda del siguiente sello:








Otros: Cuál:__________________________________________________






7.2.3 La elaboración de actos administrativos oficiales (resoluciones) está

diseñada para dar a conocer decisiones que toma LAS CEIBAS y que tiene efectos jurídicos sobre el administrado con el fin de adoptar decisiones de carácter específico, general o fijar procedimientos que deben ser cumplidos por los funcionarios de la Entidad. La asignación de consecutivo único, secuencial y fecha real de generación de las resoluciones estará bajo la responsabilidad de la secretaría de la Gerencia General, quien se encargará de llevar los controles y los reportes necesarios, a su vez será responsable de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren resoluciones que no estén debidamente firmadas y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto. Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito.

En marco al Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA una vez sea definido el modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos se producirá, gestionará, conservará, preservará a largo plazo y consultará en ambiente electrónico, a través del gestor documental (EXTRANET).

7.2.4 Las Circulares Internas y Externas son un tipo de comunicación interna de

carácter informativo o normativo, con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de LAS CEIBAS, así como las normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés común.

Las circulares internas serán firmadas por los Subgerentes y Jefes de Oficinas Asesoras y las externas serán firmadas exclusivamente por la Gerencia.

En marco al Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA una vez sea definido el modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos se producirá, gestionará, conservará, preservara a largo plazo y consultará en ambiente electrónico, a través del gestor documental (EXTRANET).



7.2.5 Las Actas son un tipo de comunicación interna que constituye la memoria de reuniones al interior de grupos de trabajo o procesos de LAS CEIBAS, cuyo objetivo es dejar registro de los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado

Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas, sin embargo; por solicitud expresa se pueden anotar las discrepancias. Cuando hay lugar a votación, se anota el número de votos a favor y el número de votos en contra o en blanco.

En marco al Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA una vez sea definido el modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos se producirá, gestionará, conservará, preservará a largo plazo y consultará en ambiente electrónico, a través del gestor documental (EXTRANET).

7.2.6 Los Certificados y/o Constancias son un tipo de comunicación interna de carácter probatorio que puede asegurar la veracidad y legalidad de un hecho o acto solemne.

7.3 DESPACHO

Para el despacho de correspondencia oficial a través de la ventanilla única se tendrán en cuenta los siguientes criterios: 7.3.1 El funcionario a cargo del trámite en el proceso productor deberá

imprimir la comunicación en original y copia, si esta contiene anexos deberán ser adjuntados tanto en el original como en la copia. Las comunicaciones internas sólo serán impresas si estas harán parte integral de un expediente definido en la TRD (GA-FR-D04 Tabla de retención documental) del proceso productor, en caso contrario esta solo quedará en formato electrónico en el gestor documental. Las copias informativas de las comunicaciones internas solo se tramitaran en entorno digital a través del gestor documental por lo tanto no serán impresas.

7.3.2 La comunicación deberá ser firmada por el funcionario competente en

original y copia. En cumplimiento con criterios técnicos que deber contemplar plan de conservación a largo plazo, no se podrán utilizar tintas de colores que por sus propiedades de acidez nos están contempladas para documentos de archivo según Norma Técnica Colombiana - NTC. se debe usar preferiblemente tintas de color negro.



7.3.3 La copia con los anexos (Si los tiene) será enviada al expediente de la serie documental respectiva que se encuentra bajo custodia del archivo de gestión de la oficina que genera el documento o quién es responsable de conformar o actualizar estos expedientes durante esta fase de archivo aplicando las TRD.

7.3.4 El original con los anexos (si los hay) será entregada por parte de la

dependencia generadora en la ventanilla única, junto con el formato de solicitud de servicio generada a través del gestor documental (EXTRANET) GA-FR-D12 Planillas de Distribución y Entrega o manualmente en caso de fallas del servidor del gestor documental diligenciando el GA-FR-D11 Registro Manual Comunicaciones Externas Recibidas y el formato GA-FR-D10 Registro Manual Comunicaciones Externas Enviada. Esta correspondencia será recibida en la ventanilla única de Lunes a Viernes, hasta las 04:30 pm (Los servicios entregados después de este horario, serán recibidos y tramitados al siguiente día hábil)

7.3.5 La comunicación original junto con los anexos (si los hay) será digitalizada en su totalidad y migrada al gestor documental (EXTRANET) para que el registro de este radicado cuente con una imagen idéntica a la física en la red para posteriores consultas de los usuarios autorizados. Una vez digitalizada en la ventanilla única se le imprimirá el sello de DIGITALIZADO en la primera página de la comunicación en la parte superior centro. Una vez digitalizado deberá realizarse inmediatamente control de calidad a la imagen que consiste en verificar: la integridad de la imagen, calidad para su visualización, completitud y corrección de defectos del proceso de digitalización. La digitalización deberá hacerse formato PDF/A, con una calidad igual a superior a 200 dpi en blanco y negro para texto y escala de grises para imágenes y gráficos. Este formato podrá ser revalidado de ser necesario, cuando en cumplimiento con el numeral 4.5 PROGRAMA DE REPROGRAFIA del PGD, se definan los requisitos técnicos para la digitalización.

7.3.6 La comunicación original será preparada para despacho a través de los canales definidos por LAS CEIBAS para la distribución y entrega. Para ello en los detalles de la comunicación utilizará la opción de Generar Solicitud

en donde en la casilla de Tipo de Servicio seleccionará la opción a utilizar para la distribución. Los actuales medios de envío son:

Servicios Postales Nacionales S.A. (Normal, Certificado y especial)



Mensajería Interna (Entrega personalizada entre sedes y dependencias)

Mensajería Local (Entrega personal en casco urbano de la ciudad) Seguidamente se da clip en Guardar Solicitud.

7.3.7 Si el medio utilizado para el despacho de la correspondencia es Servicios postales Nacional S.A., una vez aceptada y asignada la solicitud en el módulo de Servicios, se impone le correo a través del aplicativo de propiedad del proveedor llamado SIPOTS utilizado para el despacho de mensajería expresa (certificada), en el campo dice contener se debe registrar el consecutivo de radicación de la comunicación, a efectos de que la prueba de entrega deje de forma expresa la certificación de la comunicación entregada. Una vez retorne a LAS CEIBAS las planillas de imposición de correo de parte de Servicios Postales Nacionales S.A., el personal de la ventanilla única cargará a través del gestor documental en los detalles de cada comunicación opción guía los siguientes datos: nombre empresa de mensajería, número de guía y fecha de envío; que podrán ser consultados por los usuarios en cualquier momento a efectos de control y seguimiento, con miras a obtener una copia de la prueba de entrega. En caso de devoluciones del correo certificado, se extraerán los soportes de devolución para archivar junto a la comunicación que reposa en el expediente del área respectiva, a fin de que haga aparte integral del trámite y el expediente, la copia de la comunicación será destruida o reutilizada como papel de reciclaje. La entrega de documentos a Servicios Postales Nacionales S.A. se realiza diariamente en las horas de la tarde. Servicios Postales realiza 3 intentos de entrega, si no es posible lo devuelven a la empresa y a su vez al proceso que lo genero para que corrijan los errores o hacer efectiva la entrega dentro de los términos establecidos por la ley.

7.3.8 Si el medio utilizado para despacho de correspondencia es mensajería interna o local, después de asignar las solicitudes al mensajero en el módulo de Servicios/Solicitud de Servicio/Consultar, se procede a su entrega en los diferentes horarios de distribución, definidos en los numerales 7.1.12 y 7.1.13. Las solicitudes de servicio, serán archivadas y administradas en la oficina de la ventanilla única, conformando expedientes por cada mes, como elementos de control en el proceso. Estas deberán estar reflejadas en las Tablas de Retención Documental - TRD, como Controles de correspondencia en el subproceso de Gestión Documental.

7.4 CONSULTA DE COMUNICACIONES



7.4.1 Para realizar consultas generales de las comunicaciones radicadas en

el gestor documental se harán a través del módulo de comunicaciones eligiendo la opción Consulta: el sistema permite filtrar la consulta por tipo de comunicación, texto a buscar, usuario, productor, fecha y tipo del documento

Nota: Por criterios de seguridad establecidos en el gestor documental los usuarios sólo podrán ver los registros que fueron proyectados, creados o enviados a este de forma directa o en copia informativa.

7.5 PLAN DE CONTINGENCIA En caso de presentarse fallas en la red o el gestor documental por largo tiempo, se debe implementar plan de contingencia que asegure la continuidad de la recepción y producción de comunicaciones así. 7.5.1 Informar oportunamente sobre la falla e inicio de plan de contingencia a

los diferentes usuarios a través de un medio de comunicación masivo y oficial al interior de LAS CEIBAS (E-mail).

7.5.2 A través del administrador del gestor documental (EXTRANET) identificar por base de datos cuáles fueron los últimos registros creados en los 3 módulos de comunicaciones (Internas, Externas Recibidas y Externas Enviadas)

7.5.3 A partir de estos consecutivos se iniciará la asignación manual de consecutivos según el grupo de comunicaciones y área productora.

7.5.4 Para la asignación de consecutivos de comunicaciones internas, el área productora solicitará consecutivo a Responsable de Gestión Documental y/o Profesionales de Archivo, quien antes de asignar el consecutivo registrarán en el formato GA-FR-D09 Registro Manual Comunicaciones Internas, los siguientes metadatos: Fecha de generación, consecutivo de radicación manual, nombre dependencia y funcionario productor o quien firma, asunto, nombre dependencia y funcionario destino, con copia a, número de folios y nombre de quien solicita el consecutivo y quien hará las veces de usuario en EXTRANET que proyecta la comunicación. El Responsable de Gestión Documental y/o Profesionales de Archivo informará al usuario el consecutivo asignado que tendrá la siguiente estructura Sigla del área al que pertenece el funcionario



a quien se radica la comunicación Letra que identifica el grupo de __ comunicaciones (Interna)

XX-XX-XXXXXX-I-XXXX Vigencia a la que

corresponde el registro Consecutivo de la sede donde se ubica el receptor del documento Consecutivo de radicado (dando continuidad al registro reportado por el administrador de EXTRANET)

Seguidamente el usuario de oficina productora y quien solicita el consecutivo, elabora su comunicación interna según formato de anexo 8.3 modelo de comunicación interna en procesador de texto Word, asignando en el campo consecutivo el suministrado por gestión documental y en el campo de fecha se deja en blanco, pues será asignado de forma controlada con sello fechador por parte de la ventanilla única antes de digitalizar. Una vez firmada la comunicación es llevada a la ventanilla única según el procedimiento normal para este tipo de comunicaciones en el numeral 7.2.2.

7.5.5 Para la asignación de consecutivos de comunicaciones externas enviadas, el área productora solicitará consecutivo a Responsable de Gestión Documental, quien antes de asignar el consecutivo registrará en el formato GA-FR-D10 Registro Manual Comunicaciones Externas Enviadas los siguientes metadatos: Fecha de generación, consecutivo de radicación manual, nombre de dependencia y funcionario productor o quien firma, asunto, nombre entidad o persona destino, con copia a, número de folios y nombre de quien solicita el consecutivo y quien hará las veces de usuario en EXTRANET que proyecta la comunicación. El Responsable de Gestión Documental y/o Profesionales de Archivo informará al usuario el consecutivo asignado que tendrá la siguiente estructura Sigla del área al que pertenece el funcionario a quien se radica la comunicación Letra que identifica el grupo de __ comunicaciones (Saliente)

XX-XX-XXXXXX-S-XXXX Vigencia a la que

corresponde el registro Consecutivo de la sede donde se ubica el receptor del documento Consecutivo de radicado (dando

continuidad al registro reportado por el administrador de EXTRANET)

Seguidamente el usuario de oficina productora y quien solicita el consecutivo, elabora su comunicación interna según formato de anexo 8.2 modelo de comunicación saliente en procesador de textos Word, asignando en el campo consecutivo el suministrado por gestión documental y en el campo de fecha se deja en blanco, pues será asignado de forma controlada con sello fechador por parte de la ventanilla única antes de digitalizar.



Una vez firmada la comunicación es llevada a la ventanilla única según el procedimiento normal para este tipo de comunicaciones en el numeral 7.2.

7.5.6 Para la asignación de consecutivos de comunicaciones externas recibidas, serán asignados por el radicador de la ventanilla(s) única(s), dando continuidad del registro de radicación en GA-FR-D11 Registro Manual Comunicaciones Externas Recibidas recibidas capturando los siguientes metadatos: Fecha de radicado, consecutivo de radicación, nombre de entidad o persona que remite, asunto, nombre de área y funcionario destino, folios, forma de recepción. Sigla de Empresas Públicas de Neiva de forma general para todos los Letra que identifica el grupo de registros de este grupo _ comunicaciones (Entrante)

RM-LAS CEIBAS-XXXXXX-E-XXXX Vigencia a la

que corresponde el Radicado Sigla que identifica que es un registro manual Consecutivo de radicado (dando continuidad al registro reportado por el administrador de EXTRANET)

Una vez registrado el radicado se impone como sello de radicación en el original y copia sello manual de recibido, con sello fechador, hora y el consecutivo de radicación manual asignado por la ventanilla única.

7.5.7 Informar oportunamente sobre la finalización del plan de contingencia y restablecimiento del servicio del gestor documental a los diferentes usuarios a través de un medio de comunicación masivo y oficial al interior de LAS CEIBAS (E-mail).

7.5.8 Una vez finalizada la contingencia el responsable de Gestión

Documental y/o Profesionales de Archivo consolida los reportes de los 3 grupos de comunicaciones y las imágenes digitalizadas de todos los registros que debieron haber pasado en su totalidad por la ventanilla única para la digitalización. Entrega los reportes e imágenes al administrador del gestor documental quien autorizará la migración de los metadatos e imágenes al sistema y de este modo se pueda consultar en linea. El proceso de migración y actualización lo realizara el funcionario de ventanilla unica para que migre los metadatos e imágenes al sistema y de esto modo se puedan consultar en línea.

7.5.9 Una vez finalizada la contingencia y se ponga en producción una vez más el gestor documental, el administrador del EXTRANET ajustará el contador para la generación de consecutivos únicos del sistema de



forma automática, dando continuidad a los consecutivos que se generaron de forma manual durante el plan de contingencia.

8 Anexos



8.1 PAUTAS PARA LA CREACIÓN DE USUARIOS EN EL DIRECTORIO

EXTERNO DEL GESTOR DOCUMENTAL (EXTRANET). A continuación se describen características de los metadatos que se deben cargar en cada campo del directorio externo del Gestor Documental (EXTRANET): 8.1.1 Creación de destinatarios – Empresas

Ciudad: Se selecciona la ciudad donde reside la entidad a crear (Campo Obligatorio) Entidad o Persona: Se escribe el nombre completo de la empresa en MAYUSCULA SOSTENIDA - Nombre completo de la Razón Social + abreviatura si existe en mayúsculas fijas (Campo Obligatorio). Dirección: Se digita la dirección completa con mayúscula Inicial evitando abreviaturas para los casos de Calle, Carrera, Diagonal, Avenida, Vereda etc. De contar con información adicional como: Apto., Casa, Lote etc. Debe ser registrada (Campo Obligatorio) Prefijo: Señor, Señora, Doctor, Doctora, Ingeniero, etc. De no contar con nombre de funcionario de deja Señores. Funcionario: Se registra el nombre del funcionario al que se dirige la comunicación en MAYÚSCULA SOSTENIDA. En caso de no haber funcionario especifico al que se dirija la comunicación se deja en blanco. NIT/CC: Se registra el número del NIT de la entidad sin puntos u otros caracteres (10 dígitos). Cargo: Se registra el nombre cargo que posee el funcionario dentro de la entidad en Mayúscula Inicial: Gerente, Representante Legal, etc. Email: Se registra el correo electrónico del funcionario o entidad ,si lo tiene o indica Teléfono: Se registra el número de teléfono del funcionario o entidad, si se cuenta con el dato incluyendo el indicativo (Fijo o Móvil). Fax: Se registra el número de fax del funcionario o entidad, si se cuenta con el dato incluyendo el indicativo: (091) 4152083 – (098) 8753222.



Caso de entidad en donde se cuenta con el dato del funcionario al que se dirige

Vista Formulario EXTRANET Vista en PDF para impresión

Caso de entidad en donde NO se cuenta con el dato del funcionario al que

se dirige


8.1.2 Creación de destinatarios – Personas Naturales

Ciudad: Se selecciona la ciudad donde reside el destinatario a crear (Campo Obligatorio). Entidad o Persona: Para aquellas personas que sean usuarios de Las Ceibas Empresa Publicas de Neiva. y que cuenta con un código de cuenta se registra el código sin puntos u otros caracteres especiales así: Código de Cuenta No. + número de cuenta. En caso de tratarse de un persona natural que no es cliente se digita el nombre completo del destinatario en MAYUSCULA SOSTENIDA - primer nombre + segundo nombre + primer apellido + segundo apellido (Campo Obligatorio) Dirección: Se digita al dirección completa con mayúscula Inicial evitando abreviaturas para los casos de Calle, Carrera, Diagonal, Avenida, Vereda etc. De contar con información adicional como: Apto., Casa, Lote etc. Debe ser registrada (Campo Obligatorio)



Prefijo: Señor, Señora, Doctor, Doctora, Ingeniero, etc. según sea el caso Funcionario o Código de Cuenta: Si es cliente se escribe el nombre completo del destinatario en MAYUSCULA SOSTENIDA - primer nombre + segundo nombre + primer apellido + segundo apellido (Campo Obligatorio). Si no es cliente el campo se deja en blanco. NIT/CC: Se registra el número de identificación de la persona natural sin puntos u otros caracteres Email: Se registra correo electrónico de la persona si lo tiene o indica Teléfono: Se registra el número de teléfono de la persona, si se cuenta con el dato. (Fijo o Móvil): (091) 4152083 – (316) 7853219 Fax: Se registra el número de fax del funcionario o entidad, si se cuenta con el dato incluyendo el indicativo: (091) 4152083 – (098) 8753222.

Caso de ser cliente de LAS CEIBAS


Caso de NO ser cliente de LAS CEIBAS




8.2 MODELO DE COMUNICACIÓN SALIENTE

I I

3 cm

I I

-- 3 cm --

Consecutivo (XX-XXX-XXXXXX-S-XXXX) Neiva, Fecha (XX-XX-XXXX) Tratamiento NOMBRES Y APELLIDOS COMPLETOS Cargo Nombre de Empresa Completo Dirección Teléfono Ciudad Asunto: XXXXXXXXX Cordial saludo, Es necesario que el contenido transmita la idea en forma clara, precisa y coherente, concisa y ordenada para cumplir con los objetivos de informar y persuadir. Se sugiere que el texto no tenga más de tres párrafos en cartas de un solo oficio. Atentamente, NOMBRES Y APELLIDOS FUNCIONARIO QUE FIRMA Cargo Nombre Dependencia de Funcionario Anexos: Copia: Proyectó: Nombre y Apellido

Página x de x

--2.5cm-

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Carrera 6 No. 6-02 Esquina, Neiva . Huila Tels: 116 - 872 5500 Fax 871 21 30 E-mail info@LAS CEIBASeiva.gov.co www.LAS CEIBASeiva.gov.co

I I

3 cm I I



8.3 MODELO DE COMUNICACIÓN INTERNA

I I

3 cm

I I

-- 3 cm --

Consecutivo (XX-XXX-XXXXXX-I-XXXX)

COMUNICACION INTERNA Neiva, Fecha (XX-XX-XXXX)

Tratamiento NOMBRES Y APELLIDOS COMPLETOS Cargo Nombre de Dependencia Ciudad Asunto: XXXXXXXXX Cordial saludo, Es necesario que el contenido transmita la idea en forma clara, precisa y coherente, concisa y ordenada para cumplir con los objetivos de informar y persuadir. Se sugiere que el texto no tenga más de tres párrafos en cartas de un solo oficio. Atentamente, NOMBRES Y APELLIDOS FUNCIONARIO QUE FIRMA Cargo Nombre Dependencia de Funcionario Anexos: Copia: Proyectó: Nombre y Apellido

Página x de x

--2.5cm-

I I

3 cm I I



8.4 MODELO DE CIRCULAR INTERNA

I I

3 cm

I I

-- 3 cm --

EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA E.S.P.

CIRCULAR INTERNA No. XXX

200-01.02 (código serie y/o subserie) Neiva, Fecha (XX-XX-XXXX) PARA: XXXXXXXXXXX Asunto: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX TEXTO DEL MENSAJE QUE SE QUIERE TRANSMITIR AL INTERIOR DE LAS CEIBAS (JUSTIFICADO), CON TIPO DE LETRA ARIAL 12. Cordial Saludo, XXXXX XXXXXX Gerente Anexo: XX folios (XXXXXXXXX). Proyectó: Clemencia Vargas Jaramillo

Reviso: Jenny Arteaga López

Archivo: C\Documentos\Circulares\Circularinterna

-- 2.5cm-

Cra 6 No. 6 - 02 Esquina Telefax: 8712130 - PBX (Antiguo) 8712192 - Nuevo PBX 8725500 - CALL CENTER 116

E-mail: contactos@LAS CEIBASeiva.gov.co Página Web: www.LAS CEIBASeiva.gov.co Neiva (Huila)

I I

3 cm I I



8.5 MODELO DE CIRCULAR EXTERNA

I I

3 cm

I I

-- 3 cm --

EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA E.S.P.

SUBGERENCIA U OFICINA ASESORA

CIRCULAR EXTERNA No. XXX

200-01.02 (código serie y/o subserie) Neiva, Fecha (XX-XX-XXXX) PARA: XXXXXXXXXXX Asunto: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX TEXTO DEL MENSAJE QUE SE QUIERE TRANSMITIR AL INTERIOR DE LAS CEIBAS (JUSTIFICADO) Cordial Saludo, XXXXX XXXXXX SUBGERENCIA U OFICINA ASESORA

Proyectó: Clemencia Vargas Jaramillo Reviso: Jenny Arteaga López

Archivo: C\Documentos\Circulares\Circularexterna

--2.5cm-

Cra 6 No. 6 - 02 Esquina Telefax: 8712130 - PBX (Antiguo) 8712192 - Nuevo PBX 8725500 - CALL CENTER 116

E-mail: contactos@LAS CEIBASeiva.gov.co Página Web: www.LAS CEIBASeiva.gov.co Neiva (Huila)

I I

3 cm I I



CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA

01 Creación del documento 07/12/2016

02 Se realiza ajuste en el procedimiento determinando cómo se maneja por Extranet producción y tramite de comunicaciones

2017/03/23

03 Se aclara en el numeral 7.3.7 que se entrega la correspondencia al Servicio Postales Nacionales diariamente.

2018/07/30

04 Se actualiza el código de los formatos GA-FR-D10, GA-FR-D11 Y GA-FR-D12 y se relacionan en el procedimiento los formatos GA-FR-D04 y GA-FR-D05. Se suprimen lo anexos Modelo de acta, Modelo de resoluciones y Modelo de certificados y constancias.

2019/07/25

Documents

PROCEDIMIENTO PARA PRODUCCION Y TRÁMITE DE … · PROCEDIMIENTO PARA PRODUCCION Y TRÁMITE DE COMUNICACIONES Código: GA-PR-D01 Versión: 04 7.1.15 Recepción de Facturación de