PROCEDIMIENTO Y FORMATOS PARA DILIGENCIAR EL DEBIDO

PROCEDIMIENTO

Y FORMATOS PARA DILIGENCIAR

EL DEBIDO PROCESO

EN EL CUMPLIMIENTO

DEL MANUAL DE CONVIVENCIA

Bogotá, septiembre del 2020

“La Base de toda Ejecución es el Planeamiento

y la Organización, sin ellas, es administrar sin

rumbo y con alto riesgo de fracaso”

Juan Bautista Leal Osuna - Administrador

Bogotá D.C. 16 de septiembre del 2020

Señores(as) MIEMBROS CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN COMITÉ DE CONVIVENCIA Conjunto Residencial La Sabana P.H. Carrera 79 No. 19-20 Ref. El debido proceso para la aplicación del Manual de Convivencia

Estimados consejeros y comité de convivencia:

Dada la necesidad de imponer multas de manera apropiada motivadas por las faltas al manual de convivencia identificadas en la copropiedad, he realizado la revisión de referencia documental, emitido conclusiones y creado seis (6) formatos, para llevar a cabo el debido proceso en el cobro de Obligaciones NO pecuniarias, según lo establecido en la Ley 675 del 2001.

La información que doy a conocer la dejo a su consideración con los siguientes propósitos:

a) Revisar el Reglamento de Propiedad Horizontal del Conjunto Residencial La Sabana P.H.

b) Validar la necesidad de modificar el ARTÍCULO 115, “SANCIONES”, y ARTÍCULO 116, “MULTAS”, del actual Manual de convivencia

c) Programar las acciones necesarias a realizar

d) Revisar el procedimiento de debido proceso con los formatos propuestos

e) Socializar con la comunidad la puesta en marcha del procedimiento

A. REFERENCIA DOCUMENTAL

En el Capítulo II “De las sanciones por incumplimiento de Obligaciones no Pecuniarias”, de la Ley 675 del 2001, se deja entrever que las obligaciones NO pecuniarias deben estar en la Ley o en el Reglamento de Propiedad Horizontal (No en el manual de Convivencia), ver Artículo 59.

En el Artículo 60 se aclara sobre quien tiene la autoridad para imponer las sanciones, según los procedimientos del Reglamento de Propiedad Horizontal, consultando el debido proceso.

En el Artículos 61 se genera la responsabilidad de hacer efectivas las sanciones impuestas por el administrador, aun acudiendo a la autoridad policial competente.

En el Artículos 62 Impugnación de las sanciones por incumplimiento ante los jueces, aunque se haya pactado clausula compromisoria. 1) Artículos 59 / 60 / 61 y 62 de la Ley 675 del 2001, los cuales cito:

“Artículo 59. Clases de sanciones por incumplimiento de obligaciones no pecuniarias. El incumplimiento de las obligaciones no pecuniarias que tengan su consagración en la ley o en el reglamento de propiedad horizontal, por parte de los propietarios, tenedores o terceros por los que estos deban responder en los términos de la ley, dará lugar, previo requerimiento escrito, con indicación del plazo para que se ajuste a las normas que rigen la propiedad horizontal, si a ello hubiere lugar, a la imposición de las siguientes sanciones:

1. Publicación en lugares de amplia circulación de la edificación o conjunto de la lista de los infractores con indicación expresa del hecho o acto que origina la sanción.

2. Imposición de multas sucesivas, mientras persista el incumplimiento, que no podrán ser superiores, cada una, a dos (2) veces el valor de las expensas necesarias mensuales, a cargo del infractor, a la fecha de su imposición que, en todo caso, sumadas no podrán exceder de diez (10) veces las expensas necesarias mensuales a cargo del infractor.

3. Restricción al uso y goce de bienes de uso común no esenciales, como salones comunales y zonas de recreación y deporte. Parágrafo. En ningún caso se podrá restringir el uso de bienes comunes esenciales o de aquellos destinados a su uso exclusivo.”

“Artículo 60. Las sanciones previstas en el artículo anterior serán impuestas por la asamblea general o por el consejo de administración, cuando se haya creado y en el reglamento de propiedad horizontal se le haya atribuido esta facultad. Para su imposición se respetarán los procedimientos contemplados en el reglamento de propiedad horizontal, consultando el debido proceso, el derecho de defensa y contradicción e impugnación. Igualmente deberá valorarse la intencionalidad del acto, la imprudencia o negligencia, así como las circunstancias atenuantes, y se atenderán criterios de proporcionalidad y graduación de las sanciones, de acuerdo con la gravedad de la infracción, el daño causado y la reincidencia.

Parágrafo. En el reglamento de propiedad horizontal se indicarán las conductas objeto de la aplicación de sanciones, con especificación de las que procedan para cada evento, así como la duración razonable de las previstas en los numerales 1 y 2 del artículo precedente, de la presente ley. Artículo 61. Ejecución de las sanciones por incumplimiento de obligaciones no pecuniarias. El administrador será el responsable de hacer efectivas las sanciones impuestas, aun acudiendo a la autoridad policial competente si fuere el caso. Cuando ocurran los eventos previstos en el numeral 1° del artículo 18 de la presente ley, la policía y demás autoridades competentes deberán acudir de manera inmediata al llamado del administrador o de cualquiera de los copropietarios.

Artículo 62. Impugnación de las sanciones por incumplimiento de obligaciones no pecuniarias. El propietario de bien privado sancionado podrá impugnar las sanciones por incumplimiento de obligaciones no pecuniarias. La impugnación sólo podrá intentarse dentro del mes siguiente a la fecha de la comunicación de la respectiva sanción. Será aplicable para efectos del presente artículo, el procedimiento consagrado en el artículo 194 del Código de Comercio o en las normas que lo modifiquen, adicionen o complementen.

2) Se tendrá en cuenta la sentencia C-318/02. Resolución 2.

“Segundo: Igualmente se declara la exequibilidad de las normas acusadas bajo el entendido de que, cuando se trate de la imposición de sanciones por parte de las autoridades internas del inmueble sometido al régimen de propiedad horizontal, habrá de respetarse y garantizarse a los propietarios y los no propietarios el ejercicio del derecho de defensa.”

3) Artículo 29 de la Constitución Nacional

ARTICULO 29. El debido proceso se aplicará a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas.

Nadie podrá ser juzgado sino conforme a leyes preexistentes al acto que se le imputa, ante juez o tribunal competente y con observancia de la plenitud de las formas propias de cada juicio. En materia penal, la ley permisiva o favorable, aun cuando sea posterior, se aplicará de preferencia a la restrictiva o desfavorable.

Toda persona se presume inocente mientras no se la haya declarado judicialmente culpable. Quien sea sindicado tiene derecho a la defensa y a la asistencia de un abogado escogido por él, o de oficio, durante la investigación y el juzgamiento; a un debido proceso público sin dilaciones injustificadas; a presentar pruebas y a controvertir las que se alleguen en su contra; a impugnar la sentencia condenatoria, ya no ser juzgado dos veces por el mismo hecho.

Es nula, de pleno derecho, la prueba obtenida con violación del debido proceso.

4) Sanciones y Multas (Manual de Convivencia ARTÍCULO 115 SOBRE LAS SANCIONES – Conjunto Residencial La Sabana P.H.)

Propongo incluir:

ARTICULO 117. Multas Inmediatas. Se impondrán si existe un medio probatorio simple y/o la interposición de la denuncia de un propietario.

ARTICULO 118. Multa por Inasistencia a Asambleas o Retirarse de las Asambleas

ARTICULO 119. Multa por irrupción de seguridad y/o tranquilidad a los habitantes del edificio por el uso de cualquier área común del edificio.

ARTICULO 120. Multa por hacer ruido excesivo en los apartamentos y/o locales con equipos a alto volumen sobrepasando el límite permitido de tranquilidad, o con escándalos que atenten contra la tranquilidad, sueño o descanso de los demás residentes del conjunto, los vigilantes llamaran al residente y lo conminaran a que reduzca el volumen, si persiste en el ruido

ARTICULO 121. Multas Incomodas. Son las que molestan y van en contravía a la buena disposición de las cosas para el uso que se deba hacer de ellas, será objeto de sanción económica de acuerdo a lo legalmente establecido Salario Mínimo Legal Diario Vigente (SMLDV). Dentro de estas sanciones están:

A. Cuatro (4) SMLDV para quienes incumplan con la recolección o limpieza de los desechos de su perro.

B. Cuatro (4) SMLDV para quienes irrespeten con palabras o actos a los empleados de la administración, residentes o visitantes.

C. Cuatro (4) SMLDV por colocar letreros en las paredes, rayar las paredes o grafitis, avisos en ventanas, pisos comunales y vehículos que se encuentren en el parqueadero.

D. Cuatro (4) SMLDV para quien deje mal parqueado el vehículo o motocicleta y obstaculice el paso en áreas comunes.

E. Cuatro (4) SMLDV para adultos que fomenten escándalos de manera repetitiva en pasillos, escaleras o áreas comunes, y/o lanzar elementos personales desde su ventana del apartamento al piso comunal.

Para la aplicación de sanciones se propone seguir el siguiente procedimiento:

a. Recepción de quejas o información a través de la administración POR ESCRITO.

b. Comprobación del hecho.

c. El comité de convivencia o la administración, notificará del hecho verbal o escrito al infractor, con indicación de hecho punible o conducta de objeto de la aplicación de la sanción; la gravedad de la infracción, el daño causado y si ha habido reincidencia; así mismo indicará la posible sanción y si es el caso la duración de la sanción de igual manera indicará el plazo para que el infractor presente su respuesta.

d. Presentación de descargos por parte del inculpado, dentro de los tres días hábiles siguientes a la notificación de la infracción.

e. Decisión y aplicación de la sanción por parte del administrador.

f. Contra la providencia procede el recurso de reposición y en subsidio el de apelación ante el Consejo de la Administración y esta será la última instancia.

B. CONCLUSIONES

✓ Ratificar y justificar ante los residentes de la copropiedad que la imposición del monto de multas, establecidas en el código de policía es aplicable, o simplemente se asume como Ley

superior a la Ley 675 del 2001.

✓ Es necesario ver en el Reglamento de Propiedad horizontal del Conjunto Residencial La Sabana P.H., lo escrito con respecto a las sanciones para asegurar que no existen divergencias en lo escrito en el Manual de Convivencia

✓ Asegurar que lo escrito como sanciones en el Manual de Convivencia es aplicable aun cuando en la Ley 675 del 2001 no es considerado así.

✓ Considero importante revisar la información y validar, de ser necesario, la modificación del Artículo 17 del Manual de Convivencia.

✓ Es necesario que al Manual de Convivencia se le adjunte la aprobación dada por parte de la Asamblea General de Propietarios (Siempre y cuando NO exista dualidad de lo escrito en las Sanciones del Reglamento de Propiedad Horizontal)

C. PROPUESTA DE FORMATOS PARA EL DEBIDO PROCESO

De acuerdo a lo expuesto, antes de imponer cualquier sanción (Social, monetaria o restrictiva), es necesario realizar el debido proceso, para lo cual adjunto los siguientes formatos que se irán gestionando en la medida que avanza el debido proceso.

1.- Llamado de atención por escrito

2.- Citación de descargos

3.- Solicitud de sanción

4.- Resolución de sanción

5.- Notificación de sanción

6.- Certificación de convivencia

Finalmente dejo a su consideración lo expuesto para que se tome la decisión de dar inicio a este proceso, e implementar la socialización y adicionalmente para que se tomen las actuaciones adicionales necesarias.

Cordial saludo ING. JUAN BAUTISTA LEAL OSUNA ADMINISTRADOR - RL

LLAMADO DE ATENCIÓN

Bogotá D.C. ___________________________ LLAMADO DE ATENCION N°XXXXXXXXXX

Señor: RESIDENTE XXXXXPROPIETARIO XXXXXXX INMUEBLE CÓDIGO

Por medio de la presente me dirijo a usted, en la oportunidad de recordarle la obligación de cumplir con las normas de convivencia y respeto para con la copropiedad y la comunidad en general, todo ello por cuanto he venido observando su incumplimiento a lo estipulado en ellas, según lo contemplado en el MANUAL DE CONVENCIA en cuanto a:

1.- Riesgo en la copropiedad. El pasado 2 de junio del 2017, según consta en la minuta de la empresa de vigilancia, al estar usted en alto grado de alicoramiento entró a su apartamento a las 4 de la mañana con dos personas que NO eran conocidas suyas, y no lo manifestó. Colocaron música con alto volumen, perturbaron la tranquilidad de residentes de la Torre 6 y utilizaron la piscina a las 5 de la mañana. A las 9:27 de la mañana un conocido suyo trajo la policía a la copropiedad para verificar que las dos personas NO eran conocidas suyas, y solicito a estas personas retirase de las instalaciones del conjunto.

2.- Estado de embriaguez en zonas comunes. Día 24 de junio del 2017. Incumplimiento al Numeral 10, artículo xx del Manual de Convivencia. Tránsito en las zonas comunes de la copropiedad en estado de alicoramiento.

3.-Tenencia de Mascotas en las zonas comunes. Día 15 de julio del 2017. Incumplimiento al Numeral 5, artículo xx del Manual de Convivencia. Su mascota fue dejada suelta en el conjunto y el recorredor tuvo que ir a su apartamento a solicitar la correa, para poderla coger y llevársela.

4.- Manejo y tenencia inadecuada de su mascota. Día 16 de julio del 2017, Incumplimiento al Numeral XX, “MANEJO DE MASCOTAS”, al cual le hago referencia en su parte introductoria:

En concordancia con el Código Nacional de Policía, (Ley 746 de 2002) el presente manual de convivencia hace extensiva la protección y cuidado de animales. En caso de incumplimiento de la norma por parte de los propietarios de animales, serán merecedores de las sanciones mencionadas en el presente manual, independientemente de las sanciones impuestas por el Código Nacional de Policía y las autoridades municipales. En caso de reincidencia se dará aviso a las autoridades correspondientes.

PRIMER LLAMADO DE ATENCION

X X M T T4 AP602 4-602

Señor propietario, tenga en cuenta que usted al estar dentro de la Copropiedad está aceptando las condiciones de convivencia que lo rigen, y que además se comprometió a cumplirlas para el bienestar y tranquilidad de todos los habitantes; de otra forma usted NO hubiera seleccionado este conjunto para compartir en familia.

Para la sana convivencia se debe tener en cuenta la siguiente normativa para realizar del debido proceso antes de la imposición de cualquier sanción NO pecuniaria. 1) Se tendrá en cuenta el artículo 59 de la Ley 675 de 201 2) Se tendrá en cuenta la sentencia C-318/02. Resolución 2. 3) Artículo 29 de la Constitución Nacional 4) Sanciones y Multas (Reglamento de Propiedad Horizontal del Conjunto Residencial La Sabana P.H.,

ARTÍCULOS 115 Y 116) 5) Ejecución de las Sanciones por el Incumplimiento de las Sanciones NO Pecuniarias. (Reglamento de

Propiedad Horizontal del Conjunto Residencial La Sabana P.H., (Capitulo XX)

De igual forma pongo en su conocimiento que la reincidencia en situaciones como las mencionadas, determinarán la aplicación de las sanciones correspondientes según lo consagrado en el numeral XX del MANUAL DE CONVIVENCIA.

Agradeciendo de antemano la atención a la presente.

ING. JUAN BAUTISTA LEAL OSUNA ADMINISTRADOR - RL

Firma de Recibido

CC. Secretaria de Gobierno

CITACIÓN DILIGENCIA DE DESCARGOS

Bogotá D.C. ___________________________ CITACIÓN No. XXXXXXXX


El pasado 20 de agosto del 2020, siendo aproximadamente las 8:30 am/pm, Fuimos informados por:

Residente de la Torre 2 piso 11, sobre hechos violatorios a la sana convivencia y armonía de la agrupación

Conjunto Residencial La Sabana P.H., lo cual motivo la presentación del “PRIMER LLAMADO DE ATENCIÓN”

No. 20082020, de fecha 20 de agosto del 2020.

Por lo anterior, se le cita para el día 28 de agosto del 2020 a las 10:00 am/pm, para que se presente en el

salón comunal No. 01 en presencia de:

Consejo de admón. Xxxxxxx Comité de convivencia Asamblea xxxxx Admón.

Para ser escuchado en diligencia de descargos sobre los hechos mencionados y para que presente las

pruebas que considere tener a su favor, bien sea comunicación escrita, audios o videos que usted considere

apropiados allegar el día de la citación.

Se advierte que, de no presentarse, deberá remitir debida excusa para fijar nueva fecha, de lo contrario, se

considerará que ha renunciado a su derecho a la defensa y se tomarán las decisiones que se consideren del

caso, incluyendo la posibilidad de sanciones según lo establecido en la Ley 675 del 2001 y en el Reglamento

de la Propiedad Horizontal, y manual de convivencia, acción que le será comunicada para la acción

correspondiente.

Agradeciendo de antemano la atención a la presente.


Firma de Recibido: ___________________________________________


X X M T T4 AP602 4-602

SOLICITUD DE SANCION

Bogotá D.C. ___________________________ CITACIÓN No. XXXXXXXX


Por medio de la presente Solicito al consejo de administración la imposición de SANCIÓN: MUY GRAVE LEVE,

MODERADA ETC., basado en un incumplimiento muy grave (SE COPIA LA TIPICIDAD) de acuerdo a sus

obligaciones contempladas en los estatutos y o manual de convivencia, de conformidad con lo establecido

en el art. xxx) del Estatuto escritura pública No XXXX, así como el art XXXX del manual de convivencia

reglamentado en asamblea del 201X que le es de aplicación.

Dicha sanción viene motivada, más concretamente, por los hechos que a continuación se relacionan.

El pasado día XXX de XXXXXX del XXXX Fue citado a rendir descargos el propietario del inmueble que aparece

arriba mencionado según acta de descargos No __________de conformidad con nuestros manuales y

estatutos a fin de garantizar su debido proceso, llegando a la conclusión que su falta se tipifica como muy

grave (SE COPIA LA TIPICIDAD).

En principio tal incumplimiento es calificado por el art. XXXX y art XXXXX del (Estatuto, manual de

convivencia etc.) como muy grave (SE COPIA LA TIPICIDAD), pudiendo ser susceptible de imponerle la

sanción, ya que, además, en el presente caso tiene la gravedad y culpabilidad suficientes determinando su

responsabilidad y teniendo como (agravantes o atenuantes)

a)

b)

Atentamente,


Aprobado según acta _________de sanción del comité de convivencia, Consejo de admón. etc.



X X M T T4 AP602 4-602

RESOLUCIÓN DE SANCIÓN

Bogotá D.C. ___________________________ RESOLUCIÓN No. XXXXXXXX

Señor JUAN BAUTISTA LEAL OSUNA ADMINISTRADOR – RL CONJUNTO RESIDENCIAL LA SABANA P.H.

Por medio de la presente. una vez deliberado y analizado el caso de la solicitud de sanción No

____________. el consejo de administración en uso de las facultades legales y estatutarias considerando

que:

RESIDENTE XXXXXPROPIETARIO XXXXXXX INMUEBLE CÓDIGO El pasado día XXX de XXXXXX del XXXX Fue citado a rendir descargos el propietario del inmueble que aparece

arriba mencionado según acta de descargos No __________de conformidad con nuestros manuales y

estatutos a fin de garantizar su debido proceso, llegando a la conclusión que la falta se tipifica como muy


Y que es procedente la imposición de SANCIÓN: TIPO DE SANCION, basado en un incumplimiento (SE COPIA

LA TIPICIDAD) de acuerdo a lo contemplado en los estatutos y o manual de convivencia, de conformidad

con lo establecido en el art. xxx) del (RPH o MC) escritura pública No XXXX, así como el Artículo XXXX del

manual de convivencia reglamentado en asamblea del 201X.

Pudiendo ser susceptible de imponerle la sanción, por lo cual ordena imponer la siguiente sanción:

EJEMPLO. Multa pecuniaria de dos expensas comunes.

El incumplimiento es calificado por el art. XXXX y art XXXXX del (Estatuto, manual de convivencia etc.) como

muy grave (SE COPIA LA TIPICIDAD), pudiendo ser susceptible de imponerle la sanción, ya que, además, en

el presente caso tiene la gravedad y culpabilidad suficientes determinando su responsabilidad, así como las

pruebas aportadas y en el presente expediente.


Recibí: _________________________

X X M T T4 AP602 4-602

NOTIFICACION DE SANCION

Bogotá D.C. ___________________________ SANCIÓN No. XXXXXXXX


Por medio de la presente le comunicamos la imposición de SANCIÓN: MUY GRAVE LEVE, MODERADA ETC.,

basado en un incumplimiento muy grave (SE COPIA LA TIPICIDAD) de acuerdo a sus obligaciones

contempladas en los estatutos y o manual de convivencia, de conformidad con lo establecido en el art. xxx)

del Estatuto escritura pública No XXXX, así como el art XXXX del manual de convivencia reglamentado en

asamblea del 2017 que le es de aplicación.

Se le comunica que dicha sanción surte efectos a partir de la fecha de recepción de la presente.

Dicha sanción viene motivada, más concretamente, por los hechos que a continuación se dirán.

El pasado día XXX de XXXXXX del XXXX Fue citado a rendir descargos de conformidad con nuestros manuales

y estatutos a fin de garantizar su debido proceso, llegando a la conclusión que su falta se tipifica como muy


En principio tal incumplimiento es calificado por el art. XXXX y art XXXXX del (Estatuto, manual de

convivencia etc.) como muy grave (SE COPIA LA TIPICIDAD), pudiendo ser susceptible de imponerle la

sanción, ya que, además, en el presente caso tiene la gravedad y culpabilidad suficientes determinando su

responsabilidad y teniendo como (agravantes o atenuantes)

a)

b)

Sin embargo, en atención a que es la primera vez que suceden estos hechos, su sanción será conmutada a

sanción no pecuniaria. (Solo si es necesario).

Por todo ello esperamos comprenda las razones que nos llevan a aplicar esta sanción, y sirva su imposición

para obtener de Ud. un cambio de actitud para con sus vecinos y personal sumergido en la copropiedad.

La presente surte efecto como notificación a la cual Ud. tendrá tres días hábiles es decir hasta el día XXXX

para presentar sus objeciones si las tuviere en caso de no recibir notificación de parte de usted se dará por

entendido la notificación y aceptación de la sanción la cual será anexada a su saldo de administración si lo

tuviere o de lo contrario ingresará como multas y sanciones a su valor a cancelar en la próxima facturación.

X X M T T4 AP602 4-602

Atentamente,





CERTIFICADO No. XXXXXXXX

CERTIFICADO DE CONVIVENCIA

El suscrito ADMINISTRADOR y representante legal deL Conjunto RESIDENCIAL La Sabana P.H.identificado

Con NIT N° 900.452.576-4 ubicado en la Carrera 79 No. 19-20 y personería jurídica radicada en (ALCALDIA

DE FONTIBÓN) se permite certificar que:

El señor(a) XXXXXXXXXXXXXX Identificado(a) con la cédula de ciudadanía No XXXXXXXX residente en esta

copropiedad en el Interior (XXXX) Torre (XX)

No presenta anotaciones de convivencia y su comportamiento es ejemplar hasta la fecha.

Presenta anotación de convivencia por falta leve etc. según consta en el folio No del libro de Multas y

sanciones

Se expide la presente a solicitud de (Interesado) a los (fecha) días del mes de (XXXXX) del año 201X.

Atentamente,

ING. JUAN BAUTISTA LEAL OSUNA ADMINISTRADOR - RL CONJUNTO RESIDENCIAL LA SABANA P.H. Cel. 317 534 1593 [email protected]

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PROCEDIMIENTO Y FORMATOS PARA DILIGENCIAR EL DEBIDO