PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO-ACADÉMICOS DE LA UMCHumch.edu.pe/arch/2017/TRANSPARENCIA/PROCEDIMIENTOS... · a solicitud del estudiante matriculado, previa autorización del Decano

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO-ACADÉMICOS

DE LA UMCH

OSAR-P-001 V 01

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO- ACADÉMICOS OSAR – P – 001

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Toda copia en papel o en archivo electrónico es un documento no controlado a excepción del original y las copias con el sello de “copia controlada”

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INDICE

I. OBJETIVO 4

II. ALCANCE 4

III. REFERENCIA 4

IV. DEFINICIONES 4

V. RESPONSABILIDADES 7

VI. PROCEDIMIENTOS 8

6.1 Matrícula 8

6.1.1 Alcance 8

6.1.2 Descripción 9

6.1.2.1 Matrícula regular/extemporánea de ingresantes y de estudiantes de

Pregrado 9

6.1.2.2 Matrícula regular/extemporánea de ingresantes y estudiantes de

Posgrado 10

6.1.2.3 Matrícula por asignatura en Pregrado 10

6.1.2.4 Matrícula por asignatura en Posgrado 11

6.1.2.5 Matrícula por asignatura - Régimen de tutoría de Pregrado 11

6.1.2.6 Matrícula por asignatura - Régimen de tutoría en Posgrado 12

6.1.2.7 Actualización de Matrícula en Pregrado 12

6.1.2.8 Actualización de Matrícula en Posgrado 13

6.1.2.9 Reserva de matrícula en Pregrado 14

6.1.2.10 Reserva de matrícula en Posgrado 14

6.1.2.11 Rectificación de matrícula 15

6.1.2.12 Anulación de matrícula 15

6.1.2.13 Rectificación de datos de identidad. 15

6.2 Retiro de asignatura y Retiro de la Universidad. 16

6.2.1 Alcance. 16

6.2.2 Descripción. 16

6.2.2.1 Retiro de asignatura 16

6.2.2.2 Retiro de Universidad. 17

6.3 Convalidación de asignaturas, Traslado interno, Traslado externo 17

6.3.1 Alcance 17


6.3.2.1 Convalidación de asignaturas 17

6.3.2.2 Traslado interno 18

6.3.2.3 Traslado externo 19

6.4 Emisión de documentos. 20

6.4.1 Alcance 20


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6.4.2.1 Record académico. 20

6.4.2.2 Certificado de estudios. 20

6.4.2.3 Autenticación de documentos. 21

6.4.2.4 Visación de syllabus 21

6.4.2.5 Carné universitario y su duplicado. 22

6.4.2.6 Carta de presentación 22

6.4.2.7 Constancias. 23

6.5 Expedición de Diplomas y sus duplicados. 23

6.5.1 Alcance 23


6.5.2.1 Grados Académicos de Bachiller, Maestro y Doctor; y Título profesional y

Título de especialista. 24

6.5.2.2 Diplomado de Posgrado. 24

Duplicado de Diplomas Grados y títulos. 25

6.6 Revalidación de Grados y Títulos. 25

6.6.1 Alcance 25


VII. REGISTROS 27

VIII. FLUJOGRAMAS 28

IX. INDICADORES 51

X. ANEXOS 52

Anexo 01. 52

Anexo 02. 52

ANEXO 03. 53

CONTROL DE CAMBIOS 57

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I. OBJETIVO

Establecer los requisitos y las actividades para realizar los trámites académico-

administrativos relacionados con la condición de estudiante dentro de la UMCH.

II. ALCANCE

Aplica a todas las solicitudes presentadas por los estudiantes, egresados, exalumnos y

personal de la Universidad que requieran hacer un trámite académico-administrativo.

III. REFERENCIA

Reglamento General de la Universidad (VRECT-R-001)

Reglamento de Estudios de Pregrado (VRECT-R-006)

Reglamento de Admisión (VRECT-F-011)

Reglamento de Grados y Títulos (VRECT-F-002)

Reglamento para optar los Grados Académicos de Magister y Doctor y Título de

especialista (VRECT-R-003).

Reglamento de revalidación de Títulos Profesionales, Grados Académicos de bachiller,

Magister, Doctor y Título de Segunda Especialidad (VRECT-R-004)

Procedimiento para el control de documentos (OCA-P-001)

Procedimiento para el control de registros (OCA-P-002)

Procedimiento para el control y tratamiento del producto/servicio no conforme y acciones

correctivas (OCA-P-003).

IV. DEFINICIONES

Acta. Documento escrito de carácter oficial que deja constancia de los acuerdos tomados en

una reunión.

Actualización de matrícula. Trámite mediante el cual se pone en vigencia la matrícula

reservada de un estudiante y le permite continuar sus estudios, previa convalidación de

asignaturas con su Plan de estudios.

Actualización de datos personales. Trámite que realiza el estudiante para modificar sus

datos personales en el sistema de la Universidad.

Adecuación de asignaturas. Acto formar que convalida asignaturas de un Plan de estudios

anterior a un Plan de estudios vigente en una determinada carrera.

Anulación de matrícula: Acto por el cual se deja sin efecto la matrícula por causas

debidamente justificadas o fundamentadas.

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Carné universitario. Documento que acredita la identidad del titular y su pertenencia a la

universidad.

CEIN. Centro de Estadística e Informática.

CEPS. Centro de Proyección y Extensión Social.

Certificado de estudios. Documento expedido por la Universidad a solicitud del interesado

en formatos valorados que acredita al estudiante haber cursado las asignaturas de un Plan

de estudios, registrando las notas, semestres y créditos que figuran en las actas

correspondientes.

Convalidación de asignaturas. Cotejo del contenido de las asignaturas cursadas en otra

Universidad o en semestres anteriores en la Universidad Marcelino Champagnat, con los

correspondientes a las asignaturas del Plan de estudios vigente de la respectiva Facultad.

Constancia. Documento formal emitido por la Universidad a solicitud del interesado que

acredita la información solicitada.

Constancia de Matrícula. Documento que acredita que el estudiante se encuentra

matriculado al periodo académico correspondiente.

Diploma. Es el documento que acredita el grado académico de bachiller, maestro y Doctor,

título profesional y títulos de segunda especialidad profesional.

Diplomado. Estudios de perfeccionamiento profesional en áreas específicas según los

requisitos establecidos en la ley. Cuenta con un mínimo de veinticuatro (24) créditos.

Egresado. Estudiante que ha concluido oficial y satisfactoriamente los estudios

Programados en el respectivo Plan de estudios de la Escuela Profesional y Programas de

Posgrado.

Mención. Área específica de la formación profesional a la que se orienta el estudiante.

Estudiante matriculado. Estudiante que cuenta con constancia de matrícula.

FACAC. Facultad de Administración y Contabilidad.

FACEPS. Facultad de Educación y Psicología.

Grado académico. Reconocimiento de la formación académica que confiere la Universidad

al egresado que cumple los requisitos académicos y administrativos. Los grados son de

bachiller, maestro y/o doctor.

INV. Centro de Investigación.

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Matrícula. Acto formal y voluntario por el cual el estudiante se compromete a cumplir los

requisitos académicos, administrativos y axiológicos de la Universidad, y ésta a facilitarle los

medios necesarios para alcanzar su formación profesional.

Matrícula Regular. Compromiso que asume el estudiante para cursar todas las asignaturas

del semestre académico correspondiente.

Matrícula Extemporánea. Es la matrícula que se realiza una vez finalizada la matrícula

regular en los plazos establecidos por la Universidad.

Matrícula por asignatura. Matrícula a una o más asignaturas del respectivo Plan de

estudios, pudiendo ser del mismo semestre o de varios semestres, previa autorización del

Decano o Coordinador de la respectiva Facultad.

OPP-ED. Oficina de Práctica Profesional de las Escuelas Profesionales de Educación

OPP-PS. Oficina de Práctica Profesional de las Escuela Profesional de Psicología

OPP-AC. Oficina de Práctica Profesional de las Escuelas Profesionales de Administración y

Contabilidad.

OSA. Oficina de Servicios Administrativos.

OSAR. Oficina de Servicios Académicos y Registro.

Periodo lectivo. Tiempo en el que se desarrolla los semestres académicos en un Plan de

estudios. La Universidad cuenta con dos (02) periodos lectivos (Periodo I: marzo-julio;

Periodo II: agosto-diciembre).

Plan de Estudios. Es el documento que recoge la secuencia formativa, medios, objetivos

académicos de un programa de estudio.

Record académico. Documento expedido por la Universidad a solicitud del interesado solo

para uso interno que agrupa por semestre todas las asignaturas cursadas por el estudiante.

Rectificación de matrícula. Modificación de la relación de asignaturas, secciones y/o turno

a solicitud del estudiante matriculado, previa autorización del Decano o Coordinador de la

Facultad.

Retiro de asignatura: Separación de una de las asignaturas a solicitud del estudiante

matriculado. Se realiza hasta una semana antes del inicio de los exámenes parciales.

Retiro de Especialidad: Separación de la Especialidad respectiva a solicitud del estudiante.

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Retiro de la Universidad. Separación definitiva a solicitud del estudiante de un Programa

académico. Este procedimiento involucra la pérdida automática de su vacante.

Reserva de matrícula. Autorización otorgada al estudiante por la Universidad para diferir su

proceso de matrícula durante un periodo indicado, según los requisitos del reglamento

respectivo.

Revalidación. Es el procedimiento mediante el cual las universidades autorizadas otorgan

validez a los estudios, grado académico o el título profesional realizados en el extranjero.

Semestre académico: Periodo académico mediante el cual se desarrollan las actividades

académicas (asignaturas, seminarios, talleres) de los respectivos Planes de Estudio y consta

de dieciséis (16) semanas calendario.

Título de Segunda Especialidad Profesional. Es el documento que acredita al profesional

haber cursado estudios de especialización en un área de su formación.

Título profesional. Es el documento que acredita al bachiller haber aprobado una tesis o

trabajo de suficiencia profesional.

Traslado interno. Cambio de la carrera profesional o modalidad de estudios, previo

cumplimiento de los requisitos. Solo aplica a los estudiantes de la Universidad Marcelino

Champagnat.

Traslado externo. Incorporación de estudiantes de otras universidades que cumplen con los

requisitos de ley.

Visación de documentos académicos. Reconocimiento de un documento por la autoridad

correspondiente, mediante un visto bueno y sello.

V. RESPONSABILIDADES

Es responsabilidad de los Directores/coordinadores de área, Decano de cada

Facultad, Director de la Escuela de Post grado, Coordinador de Programa o a quien

designen y al personal de apoyo, supervisar el cumplimiento de los procedimientos

académico-administrativos de la Universidad donde sus áreas tengan participación.

Es responsabilidad de la Comisión designada actualizar el procedimiento cada vez

que se requiera.

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VI. PROCEDIMIENTOS 6.1 Matrícula

6.1.1 Alcance

Denominación Alcance

Matrícula regular /extemporánea


para Ingresantes y estudiantes de

Pregrado

Estudiantes de Pregrado que realizan la matrícula regular y

la matrícula extemporánea.


para Ingresantes y estudiantes de

Posgrado

Estudiantes de Posgrado que realizan la matrícula regular y la matrícula extemporánea.

Matrícula por asignatura

Matrícula por asignatura en

Pregrado

Estudiantes de Pregrado de la Universidad que realicen cambio de Plan de estudios, convalidación de asignaturas, adelanto de asignaturas, traslado interno, traslado externo y recuperación de asignaturas pendientes.

Matrícula por asignatura en Posgrado

Estudiantes de Posgrado de la Universidad que realicen cambio de Plan de estudios, convalidación de asignaturas, adelanto de asignaturas, traslado interno, traslado externo y recuperación de asignaturas pendientes.

Matrícula por asignatura bajo el régimen de tutoría

Matrícula por asignatura bajo el régimen de tutoría en Pregrado

Estudiantes de Pregrado que realicen cambio de Plan de estudios, adelanto de asignaturas, convalidación de asignaturas, traslado interno, traslado externo y recuperación de asignaturas pendientes.

Matrícula por asignatura bajo el régimen de tutoría en Posgrado

Estudiantes de Posgrado que realicen cambio de Plan de estudios, adelanto de asignaturas, convalidación de asignaturas, traslado interno, traslado externo y recuperación de asignaturas pendientes.

Reserva de matrícula

Reserva de matrícula en Pregrado

Estudiantes de Pregrado de la Universidad que hayan concluido como mínimo un semestre académico.

Reserva de matrícula en Posgrado

Estudiantes de Posgrado de la Universidad que hayan concluido como mínimo un semestre académico.

Actualización de matrícula

Actualización de matrícula en Pregrado

Estudiantes de Pregrado de la Universidad.

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Actualización de matrícula en Posgrado

Estudiantes de Posgrado de la Universidad.

Rectificación de matrícula

Rectificación de matrícula Estudiantes de Pregrado y de Posgrado de la Universidad.

Anulación de matrícula

Anulación de matrícula

Estudiantes de Pregrado y de Posgrado de la Universidad.

Rectificación de datos de identidad

Rectificación de datos de identidad

Estudiantes de Pregrado y Posgrado de la Universidad que

soliciten la rectificación de sus nombres y/o apellidos en la

base de datos de la Universidad. Para rectificación de otros

datos personales (dirección, teléfono, correo electrónico u

otros) solo deberá presentarse a la Oficina de servicios

administrativos y registro y realizar la actualización in situ.

6.1.2 Descripción

6.1.2.1 Matrícula regular/extemporánea de ingresantes y de estudiantes de

Pregrado

Actividades Responsable

a. Validar en el sistema la situación académica y económica del

estudiante en el sistema.

b. Si es conforme, habilitar la matrícula en el sistema y continuar el

proceso.

b1. Si no es conforme, entregar al estudiante el reporte académico y/o económico y derivarlo al Decano/Coordinador de Facultad o al Director de la OSA. (Concluye el proceso).

Personal de CEIN y Personal

administrativo

Los ingresantes inician el proceso desde el paso c.

c. Realizar el pago por derecho de matrícula y la primera cuota por

pensión de enseñanza (pago al contado o fraccionado).

d. Recabar la ficha de matrícula, completar datos, firmar y devolver

los documentos requeridos (OSAR-F-017).

e. Actualizar los datos personales (en caso se requiera).

Ingresante o

estudiante

f. Seleccionar las asignaturas y matricular al estudiante en el

semestre correspondiente.

g. Entregar al estudiante la constancia de matrícula y los demás

documentos (anexo 01).

Personal

administrativo

h. Generar el reporte de matrícula y enviarlo al Decano de cada Facultad y a las áreas que lo requieran.

Personal de CEIN

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Nota 1.- Si el ingresante es menor de edad, la matrícula la realiza el

padre o apoderado.

Nota 2.- En caso que la matrícula la realice una tercera persona, deberá

presentar una carta poder simple firmada por el estudiante.

6.1.2.2 Matrícula regular/extemporánea de ingresantes y estudiantes de Posgrado


a. Recabar la ficha de matrícula y completar los documentos requeridos (OSAR-F-017).

b. Actualizar los datos personales (en caso se requiera).

c. Realizar el pago por derecho de matrícula y la primera cuota por

pensión de enseñanza (pago al contado o fraccionado).

d. Entregar en OSAR-EPG la ficha de matrícula con el sello de

Tesorería.

Ingresante o

Estudiante

e. Matricular al estudiante en el semestre correspondiente.

f. Entregar al estudiante la constancia de matrícula.

Personal de OSAR -

EPG

g. Generar el reporte de matrícula y enviarlo al Director de la Escuela de Posgrado y a las áreas que lo requieran.

Personal de CEIN

6.1.2.3 Matrícula por asignatura en Pregrado

Actividades Responsables

a. Orientar al estudiante sobre su situación académica y sobre la

selección de asignaturas a cursar en el semestre.

Decano/Coordinador

de Facultad

Coordinador de

Escuela

Director de OSAR

b. Solicitar la autorización para la matrícula por asignatura mediante

FUT (OSAR-F-002) y la ficha de matrícula por asignatura (OSAR-F-

012) en OSAR.

c. Seleccionar y registrar las asignaturas a cursar en la ficha

correspondiente, según disponibilidad.

Estudiante

d. Verificar en el sistema de matrícula la habilitación de las asignaturas

para el semestre académico*. * CEIN deberá habilitar la asignatura si es por cambio de Plan de estudios a

solicitud del Director de OSAR.

Director de OSAR

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e. Colocar el visto bueno** al FUT (OSAR-F-002) presentado por el

estudiante. **Solo para aquellos estudiantes que hayan desaprobado o deseen adelantar asignaturas.

Decano /

Coordinador de

Facultad

f. Realizar los pagos respectivos***.

g. Continuar con los pasos de la matrícula regular de Pregrado desde el

paso e.

***No efectuará un pago adicional por las asignaturas que curse por primera vez el estudiante

reingresante al que se le ha adecuado a otro Plan de estudios, mientras esté matriculado en el

semestre que le corresponde.

Estudiante

6.1.2.4 Matrícula por asignatura en Posgrado


a. Solicitar la autorización para la matrícula por asignatura mediante

FUT (OSAR-F-009) presentado en secretaría de EPG, indicando el

nombre de la asignatura. Estudiante

b. Verificar en el sistema de matrícula la habilitación* de las

asignaturas para el semestre académico.

*CEIN deberá habilitar la asignatura si es de otro Plan de estudios a solicitud de OSAR- EPG (considerar una modificación del nombre de la asignatura).

OSAR- EPG

c. Colocar el visto bueno** al FUT (OSAR-F-009) presentado por el

estudiante.

**Solo para aquellos estudiantes re ingresantes o que hayan desaprobado asignaturas.

Director EPG/

Coordinador de

Programa

d. Realizar los pagos respectivos.

e. Continuar con los pasos de la matrícula regular de Posgrado desde

el paso b.

Estudiante

6.1.2.5 Matrícula por asignatura - Régimen de tutoría de Pregrado


a. Orientar al estudiante sobre su situación académica y sobre la


Decano/ coordinador

de Facultad

Coordinador de

Carrera

Directores de OSAR,

OPP, CEPS o INV

b. Solicitar al Decano o Coordinador de Escuela la matrícula por

asignatura bajo el régimen de tutoría mediante FUT (OSAR-F-002) Estudiante

c. Indicar al estudiante las asignaturas a las que puede matricularse

bajo el régimen de tutoría.

Decano/ Coordinador

de Facultad

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d. Presentar en tesorería el FUT visado por el Decano con el número

de asignaturas a matricularse y realizar el pago correspondiente.

e. Dirigirse al módulo correspondiente para efectuar la matrícula.

Estudiante

f. Matricular al estudiante en las asignaturas indicadas en el FUT,

mediante régimen de tutoría.

Nota.- Esta matrícula se efectuará solo durante los días señalados.

g. Entregar al estudiante la constancia de matrícula. (por separado)

Personal

administrativo

h. Generar el reporte de matrícula y enviarlo al Decano y Coordinador

de Escuela. Personal de CEIN

6.1.2.6 Matrícula por asignatura - Régimen de tutoría en Posgrado


a. Solicitar la autorización para la matrícula por asignatura bajo

régimen de tutoría, mediante FUT (OSAR-F-009) presentado en

secretaría de EPG, indicando el nombre de la asignatura.

Nota 1.- Esta matrícula aplica si la asignatura no está programada.

Estudiante

b. Autorizar la matrícula por asignatura bajo el régimen de tutoría. Coordinador EPG

c. Realizar el pago respectivo. Estudiante

d. Matricular al estudiante en las asignaturas indicadas en el FUT,


Nota 2.- Esta matrícula se efectuará solo durante los días señalados.

e. Entregar al estudiante la constancia de matrícula. (por separado)

Personal OSAR- EPG

f. Generar el reporte de matrícula y enviarlo al Director de EPG y

Coordinadores de Programa. Personal de CEIN

6.1.2.7 Actualización de Matrícula en Pregrado


a. Presentar FUT (OSAR-F-002) a OSAR solicitando la actualización de

matrícula.

b. Realizar pago por emisión del record académico (OSAR-F-003) y

por derecho de trámite.

Interesado

c. Ingresar FUT al Control de solicitudes - FUT (OSAR-F-011).

d. Realizar el estudio de la situación académica del estudiante. Personal de OSAR

Si procede la matrícula a un semestre completo:

e. Autorizar la actualización de matrícula.

Decano o

Coordinador de

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Si no procede la matrícula a un semestre completo:

e1. Indicar al solicitante que debe realizar el procedimiento de matrícula

por asignatura. (Ir a 6.1.2.3)

Facultad,

Director de OSAR

Si no requiere convalidación de

asignaturas:

f. Habilitar la matrícula del

estudiante al semestre

correspondiente (condición de

estudiante regular).

Si requiere convalidación de

asignaturas:

f1. Realizar procedimiento de

convalidación de asignaturas.

Director de OSAR

g. Elaborar la resolución de Facultad, la misma que convalida, en caso

se requiera, las asignaturas que corresponden.

h. Derivar una copia de la resolución de Facultad a CEIN.

i. Realizar el proceso de matrícula regular (Ir a 6.1.2.1). Interesado

j. Archivar la resolución original en el archivo central de la Universidad,

una copia de la misma en el expediente del estudiante y entregar

una copia al interesado.

Personal de OSAR

6.1.2.8 Actualización de Matrícula en Posgrado


a. Solicitar la autorización de la Escuela de Postgrado mediante un FUT

(OSAR-F-009) presentado en secretaría de EPG, acompañado de la

copia de la resolución de Reserva de matrícula.

b. Realizar pago por derecho de trámite.

Interesado

c. Realizar el estudio de la situación académica del estudiante Personal de OSAR

Si procede la matrícula a un semestre completo:

d. Autorizar la actualización de matrícula.

Si no procede la matrícula a un semestre completo:

d1. Indicar al solicitante que debe realizar el procedimiento de matrícula

por asignatura.(Ir a 6.1.2.4)

Coordinador EPG

Si no requiere convalidación de

asignaturas:

e. Habilitar la matrícula del

estudiante al semestre

correspondiente (condición de

estudiante regular).

Si requiere convalidación de

asignaturas:

e1. Realizar procedimiento de

convalidación de asignaturas.

Personal de OSAR

f. Elaborar la resolución de actualización de matrícula, la misma que

convalida, en caso se requiera, las asignaturas que corresponden. Secretaría EPG

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g. Realizar el proceso de matrícula regular. (ir a 6.1.2.2). Interesado

h. Archivar la resolución original en el archivo central de la Universidad,

una copia de la misma en el expediente del estudiante y entregar

una copia al interesado.

Personal de OSAR

6.1.2.9 Reserva de matrícula en Pregrado


a. Presentar un FUT (OSAR-F-002) solicitando reserva de matrícula

con el visto bueno del Decano/coordinador de la Facultad y de la

BIBL (para descartar cualquier deuda pendiente).

Estudiante

b. Ingresar el FUT al Control de solicitudes – FUT (OSAR-F-011).

c. Comunicar a CEIN (vía correo electrónico) para actualizar la

situación académica del estudiante en los sistemas informáticos.

Personal de OSAR

d. Actualizar en los sistemas informáticos la condición del estudiante y

comunicar a OSAR (vía correo electrónico). Personal de CEIN.

e. Confirmar la reserva de matrícula al Decano/coordinador de la

Facultad (vía correo electrónico).

f. Comunicar a OSA y BIBL la situación del estudiante.

g. Archivar el FUT en el expediente del estudiante.

Personal de OSAR

6.1.2.10 Reserva de matrícula en Posgrado


a. Presentar un FUT (OSAR-F-009) en secretaría de EPG, solicitando

reserva de matrícula, con el visto bueno de la BIBL (para descartar

cualquier deuda pendiente).

Estudiante

b. Ingresar el FUT al Control de solicitudes – FUT (OSAR-F-011). Personal de

OSAR/EPG

c. Previa revisión del estado económico y académico del estudiante, la

Dirección de la EPG autoriza la elaboración de la Resolución de

reserva de matrícula.

Dirección EPG

d. Comunicar a OSA y BIBL la situación del estudiante.

e. Archivar el FUT en el expediente del estudiante.

Personal de

OSAR/EPG

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6.1.2.11 Rectificación de matrícula


a. Presentar un FUT con visto bueno del Decano/Coordinador de

Facultad o Director de EPG en OSAR para la rectificación de

matrícula.

Estudiante

b. Derivar a CEIN la solicitud de rectificación de matrícula. Personal de OSAR

c. Rectificar la matrícula en el sistema y emitir la nueva constancia de

matrícula. Personal de CEIN

d. Entregar al estudiante la constancia de matrícula. Personal de OSAR

e. Firmar la recepción de constancia de matrícula. Estudiante

6.1.2.12 Anulación de matrícula


a. Presentar al Decano el informe sobre la propuesta de sanción al

estudiante por la falta cometida. Tribunal de Honor

b. Elevar al Consejo Universitario el informe presentado por el Tribunal

de Honor.

Decano/ coordinador

de Facultad o Director

de EPG

c. Pronunciarse sobre la propuesta del Tribunal de Honor. Consejo Universitario

d. Expedir la resolución correspondiente. Rector

Secretario General

e. Distribuir la resolución a las áreas correspondientes y al interesado. Secretario General

f. Procesar la anulación de la matrícula en los sistemas respectivos.

En caso, no proceda, no se modifica la condición del estudiante.

Personal de OSA,

CEIN, OSAR

g. Informar a las áreas involucradas sobre la matricula anulada. Personal de CEIN

h. Firmar la recepción de la resolución. Estudiante

6.1.2.13 Rectificación de datos de identidad.


a. Presentar en OSAR un FUT (OSAR-F-002) (OSAR-F-009) y la

partida original rectificada judicialmente.

b. Realizar el pago por derecho de trámite.

Estudiante

c. Ingresar FUT al Control de solicitudes - FUT (OSAR-F-011/OSAR-

F-016) y derivar el caso a Rectorado. Personal de OSAR

d. Estudiar el caso y expedir la resolución de Rectorado.

Rector

Vicerrector

Secretario General

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e. Entregar una copia de la resolución a CEIN.

f. Entregar dos (02) copias de la resolución a OSAR, una para el

Archivo central y otra para el expediente del estudiante.

Secretaria del Rector

g. Rectificar en el sistema los datos personales del estudiante e

informar a OSA y OSAR. Director de CEIN

6.2 Retiro de asignatura y Retiro de la Universidad.

6.2.1 Alcance.


Retiro de

asignatura

Estudiantes de Pregrado de la Universidad una vez que hayan

concluido el proceso de matrícula.

Retiro de

Universidad Estudiantes de Pregrado y de Posgrado de la Universidad.

6.2.2 Descripción.

6.2.2.1 Retiro de asignatura


a. Presentar FUT (OSAR-F-002) a OSAR solicitando el retiro de la(s)

asignatura(s), con la autorización del Decano o Coordinador de

Facultad.

Estudiante

b. Ingresar el FUT al Control de solicitudes – FUT (OSAR-F-011).

c. Derivar el FUT a CEIN para que proceda a retirar la(s) asignatura(s)

a la(s) que el estudiante se matriculó.

Personal de OSAR

d. Retirar del sistema de matrícula la asignatura a la que se matriculó

el estudiante.

e. Emitir una constancia de matrícula y entregar al estudiante.

f. Comunicar al Decano/Coordinador de Facultad el retiro del

estudiante de la asignatura solicitada (vía correo electrónico).

g. Devolver el FUT a OSAR.

Nota. Si es matrícula por asignatura se actualizará también su condición en el

sistema económico.

Personal de CEIN

h. Comunicar a los docentes respectivos. Secretaria de Facultad

i. Archivar el FUT en el expediente del estudiante. Personal de OSAR

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6.2.2.2 Retiro de Universidad.


a. Presentar FUT (OSAR-F-002) solicitando retiro definitivo de la

Universidad, con informe de BIBL y OSA (para descartar cualquier

deuda pendiente).

b. Solicitar al Decano/Coordinador de Facultad autorización para el

retiro del estudiante y elevar dicha autorización al Vicerrectorado.

Estudiante

c. Ingresar el FUT al Control de solicitudes – FUT (OSAR-F-011).

d. Derivar el expediente del estudiante al Vicerrectorado. Personal de OSAR

e. Elevar el expediente al Consejo Universitario. Vicerrector

f. Expedir resolución de Rectorado. Rector

Secretario General

g. Entregar una copia de la resolución a CEIN, a OSA y a BIBL para

que procedan a inhabilitar al interesado de los sistemas

correspondientes.

Secretario General

h. Archivar el FUT y una copia de la resolución en el expediente del

interesado.

i. Archivar la resolución original en el Archivo central.

Personal de OSAR

6.3 Convalidación de asignaturas, Traslado interno, Traslado externo

6.3.1 Alcance


Convalidación de asignaturas (CC). Estudiantes de Pregrado y de Posgrado de la Universidad. Traslado Interno

Traslado Externo Estudiantes de Pregrado y Posgrado de otras

Universidades.

6.3.2 Descripción

6.3.2.1 Convalidación de asignaturas


a. Presentar FUT (OSAR-F-002/OSAR-F-009) adjuntando los

requisitos respectivos (OSAR-F-017). Interesado

b. Ingresar FUT al Control de solicitudes - FUT (OSAR-F-

011/OSAR-F-016). Personal de OSAR

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c. Verificar la conformidad de los documentos presentados.

d. Proponer las posibles asignaturas a convalidar y presentar el

expediente del interesado a la Comisión de Convalidación.

Director de OSAR

Personal de OSAR –

EPG

e. Evaluar los syllabus presentados y determinar las asignaturas a

convalidar.

f. Visar el FUT (OSAR-F-002/) e indicar el número de asignaturas

convalidadas.

Comisión de

Convalidación (CC)

g. Realizar el pago respectivo por derecho de convalidación**. **El pago se determinará en base al número de asignaturas convalidadas. Los pagos

difieren para el caso de traslado externo. Estudiante

h. Expedir resolución de Facultad o de EPG.

Decano

Director de EPG

i. Entregar una copia de la resolución a CEIN para ejecutar la

convalidación en el sistema.

Director de OSAR

Personal OSAR/EPG

j. Efectuar las convalidaciones respectivas en el sistema de

matrícula y comunicar a OSAR las acciones realizadas (vía correo

electrónico).

Personal de CEIN

k. Entregar copia de la resolución al interesado y archivar una copia

en su expediente. Personal de OSAR

l. Recabar la copia de la resolución y firmar el cargo. Interesado

m. Archivar la resolución original en el archivo central. Personal de OSAR

Nota. La convalidación de asignaturas para Posgrado aplica para los estudiantes que realizan la

educación progresiva y para los estudiantes que se trasladan de otras Escuelas de Posgrado.

6.3.2.2 Traslado interno


a. Presentar FUT (OSAR-F-002/OSAR-F-009) adjuntando el récord

académico. Interesado

b. Ingresar FUT al Control de solicitudes - FUT (OSAR-F-

011/OSAR-F-016). Personal de OSAR

c. Inscribirse al proceso de admisión y presentarse a la entrevista en

las fechas señaladas para ser admitido a la Carrera, Modalidad o

Programa al que postula.

Interesado

d. Enviar el reporte de ingresantes a OSA, OSAR y CEIN. Comisión de

Admisión

e. Realizar el proceso de convalidación de asignaturas y expedir

resolución de Facultad firmada por el Decano o Director de EPG.

Decano

Director de EPG

Director de OSAR

f. Entregar una copia de la resolución a CEIN. Personal de OSAR

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g. Actualizar la información del ingresante en los sistemas

informáticos de acuerdo a la resolución, y comunicar a OSAR (vía

correo electrónico).

Personal de CEIN

h. Habilitar la matrícula del ingresante.

i. Archivar la resolución original en el Archivo central y una copia en

el expediente del estudiante.

Personal de OSAR

j. Recabar la copia de la resolución y firmar el cargo. Ingresante

6.3.2.3 Traslado externo


a. Presentar FUT (OSAR-F-002/OSAR-F-009) adjuntando

documentación correspondiente.

b. Inscribirse al proceso de admisión y presentarse a la entrevista en

las fechas señaladas para ser admitido a la Carrera o Programa a

la que postula.

Interesado

c. Enviar el reporte de ingresantes a OSA, OSAR y CEIN. Comisión de

Admisión

d. Realizar el proceso de convalidación de asignaturas. Comisión de

Convalidación

e. Expedir resolución de Facultad o EPG. Decano

Director de OSAR

f. Entregar una copia de la resolución a CEIN. Personal de OSAR

g. Realizar el pago por derecho de trámite de acuerdo al número de

asignaturas convalidadas. Ingresante

h. Actualizar la información del ingresante en los sistemas

informáticos de acuerdo a la resolución y comunicar a OSAR (vía

correo electrónico).

Personal de CEIN

i. Habilitar la matrícula del ingresante.

j. Archivar la resolución original en el archivo central y una copia en


Personal de OSAR

k. Recabar la copia de la resolución y firmar el cargo. Ingresante

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6.4 Emisión de documentos.

6.4.1 Alcance


Record académico

Certificado de estudios

Autenticación de documentos.

Visación de syllabus

Estudiantes, egresados y exalumnos de Pregrado y

Posgrado de la Universidad.

Carnet universitario y su

duplicado.

Estudiantes de Pregrado y Posgrado de la

Universidad.

Carta de presentación

Estudiantes, egresados, exalumnos, docentes de

Pregrado, docentes de Posgrado y personal

administrativo de la universidad.

Constancias

Estudiantes, egresados, docentes y exalumno de

Pregrado y Posgrado, así como también para el

personal que labora en la Universidad. Este

procedimiento se aplica para la emisión de

constancias de uso interno y/o externo (ver el

anexo 02).

6.4.2 Descripción

6.4.2.1 Record académico.


a. Presentar el comprobante de pago por derecho de trámite en la

OSAR. Interesado

b. Emitir y sellar el documento. Personal de OSAR

c. Verificar la conformidad. Interesado

d. Colocar “entregado” en el comprobante de pago. Personal de OSAR

6.4.2.2 Certificado de estudios.


a. Presentar el FUT (OSAR-F-002/OSAR-F-009) adjuntando los

requisitos en la Oficina de Servicios administrativos y Registro

(OSAR).

Nota.- Para acceder a este trámite se requiere estar al día en los pagos a la Universidad.

Interesado

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b. Ingresar el FUT al Control de solicitudes - FUT (OSAR-F-

011/OSAR-F-016).

c. Adjuntar el Pedido de certificado de estudios (OSAR-F-010) al

FUT.

d. Emitir el documento.

Personal de OSAR

e. Firmar el certificado de estudios.

Decano/ Director de

EPG

Secretario General,

Director de OSAR

f. Entregar el documento al interesado. Personal de OSAR

g. Verificar el documento y firmar su recepción en el Pedido de

certificados de estudios (OSAR-F-010). Interesado

6.4.2.3 Autenticación de documentos.


a. Presentar en la Oficina de Servicios Académicos y Registro (OSAR),

el FUT (OSAR-F-002/OSAR-F-009) con los requisitos

correspondientes (ver OSAR-F-017).

Interesado

b. Ingresar el FUT en el Control de solicitudes – FUT (OSAR-F-

011/OSAR-F-016).

c. Colocar el sello de autenticación al documento.

Personal de OSAR

d. Firmar el documento. Secretario General

e. Verificar la conformidad, recabar el documento y firmar en el FUT. Interesado

f. Colocar el sello “entregado” en el recibo de pago y en la copia de

FUT.

Nota.- Si el solicitante no lo trae consigo, se comprobará su emisión en los

sistemas informáticos.

Personal de OSAR -

EPG

6.4.2.4 Visación de syllabus


a. Presentar FUT (OSAR-F-002/OSAR-F-009) en la Secretaria de la

Facultad o Secretaria de EPG, adjuntando el record académico o la

copia del certificado de estudios.

Nota.- El interesado podrá traer las copias de los syllabus o solicitar su impresión.

Interesado

b. Verificar si el syllabus corresponde al Plan de estudios y semestre

cursado.

Secretaria de

Facultad o

Secretaria de EPG

c. Realizar el pago respectivo en la tesorería de la Universidad (de

acuerdo al número de syllabus). Interesado

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d. Sellar y visar los syllabus.

Decano de Facultad o

Director de EPG

Secretario General

e. Entregar los syllabus al interesado.

Secretaria de

Facultad o

Secretaria de EPG

f. Verificar los documentos y firmar por la recepción. Interesado

g. Enviar a OSAR para archivar el FUT en el expediente del estudiante.

Secretaria de

Facultad

Secretaria de OSAR -

EPG

6.4.2.5 Carné universitario y su duplicado.


a. Entregar una fotografía actualizada en la Oficina de servicios

administrativos y registro (OSAR), en caso que se requiera*.

b. Realizar el pago por derecho de trámite. *CEIN emitirá una lista de los estudiantes que deberán actualizar su fotografía.

Estudiante

c. Actualizar la fotografía del estudiante en el sistema informático. Personal de OSAR

d. Preparar la data de los estudiantes, verificar la información en el

Programa de SUNEDU.

e. Preparar un oficio con cargo para entregar a SUNEDU junto a la

data en disco magnético.

f. Recepcionar los carnés y entregarlos a OSAR.

Personal de CEIN

g. Entregar los carnés emitidos por SUNEDU a los estudiantes. Personal de OSAR

h. Verificar el carné y firmar la recepción. Estudiante

6.4.2.6 Carta de presentación


a. Presentar el FUT (OSAR-F-002/OSAR-F-009) en la Oficina

respectiva solicitando la carta de presentación. Nota.- Se podrán solicitar, como máximo 03 cartas por trámite, con un FUT.

Interesado

b. Elaborar el documento y firmarlo por la autoridad respectiva e

ingresarlo en el registro de cartas por área.

Decano/ Coord. de

Facultad

Director de EPG

c. Verificar la conformidad, recabar la carta y firmar el cargo.

Interesado

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6.4.2.7 Constancias.


a. Presentar el FUT (OSAR-F-002/OSA-F-007)* y el comprobante

de pago* por derecho de trámite en la Oficina de servicios

académicos y registro (OSAR), ver anexo 02. * Se podrán solicitar, como máximo 03 ejemplares de la misma constancia, por

trámite, con un FUT.

**Están exonerados del pago el personal que labora o ha laborado en la

Universidad.

Interesado

b. Ingresar el FUT al control de solicitudes (OSAR-F-011/OSAR-F-

016).

Personal de OSAR -

EPG

c. Elaborar la constancia, previa coordinación con las áreas

correspondientes (vía correo electrónico). En el caso de las

constancias de trabajo, estas serán elaboradas por la Oficina de

Personal (OPE) y devueltas a OSAR.

Director de OSAR

Personal de OPE

d. Emitir la constancia y enviarla al Secretario General para su

firma. Director de OSAR

e. Firmar la constancia. Secretario General

f. Entregar el documento al interesado con cargo y archivar la copia

de la constancia.

Nota.- Una copia de las constancias de trabajo será remitida a la Oficina de Personal

para su archivo.

Personal de OSAR

g. Verificar el documento y firmar su recepción. Interesado

6.5 Expedición de Diplomas y sus duplicados.

6.5.1 Alcance


Grados académicos

de Bachiller,

Maestro y Doctor

Egresados de Pregrado y Posgrado respectivamente, que

cumplen los requisitos académicos y administrativos

según la normativa vigente.

Diploma de Título

profesional

Bachilleres que cumplen los requisitos académicos y

administrativos según la normativa vigente.

Diploma de

Especialista

Profesionales titulados que cumplen los requisitos

académicos y administrativos según la normativa vigente.

Diplomado de

Posgrado

Profesionales con grado de bachiller o título que cumplen

los requisitos académicos y administrativos según la

normativa vigente.

6.5.2 Descripción

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6.5.2.1 Diploma de Grados Académicos de Bachiller, Maestro y Doctor; y Título

profesional y Título de especialista.


a. Presentar el FUT (OSAR-F-002/OSAR-F-009) adjuntando los

requisitos respectivos (ver OSAR-F-017) y adjuntar recibo de pago

por derecho de trámite.

Egresado o graduado

b. Recepcionar y verificar el expediente presentado por el interesado.

Nota.- No se aceptará el expediente incompleto.

c. Ingresar la solicitud al Control de solicitudes - FUT (OSAR-F-

011/OSAR-F-016).

Personal de OSAR

d. Emitir la resolución que aprueba el Grado o Título profesional y

elevar el expediente al CU.

Decano de Facultad o

Director de EPG

e. Conferir el Grado académico o Título profesional respectivo. Consejo Universitario

f. Expedir la resolución de Consejo Universitario. Rector,

Secretario General

g. Registrar la información en los libros de Grados y Títulos.

h. Procesar el Diploma de Grado académico o Título profesional.

Nota.-En caso de duplicado inscribirlo en libro correspondiente.

Secretario General,

Director de OSAR

i. Firmar el Diploma.

Rector

Decano o Director de

EPG,

Secretario General

j. Preparar y enviar la información a la Superintendencia Nacional de

Educación Superior Universitaria (SUNEDU)*.

Secretario General,

Director de OSAR

k. Entregar el documento al solicitante y registrar en Sistema de

Grados y Títulos la fecha de recepción. Personal de OSAR

l. Recepcionar y verificar la conformidad de los datos del Diploma*.

m. Firmar en el libro correspondiente. *Según normativa vigente.

Graduado

6.5.2.2 Diploma de Diplomado de Posgrado.


a. Presentar el FUT (OSAR-F-009) adjuntando los requisitos respectivos

(ver OSAR-F-017) y adjuntar recibo de pago por derecho de trámite.

Egresado del

Diplomado

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b. Recepcionar y verificar el expediente presentado por el interesado.

c. Ingresar la solicitud al Control de solicitudes - FUT (OSAR-F-016).

Nota.- No se aceptará el expediente incompleto.

Personal de OSAR -

EPG

d. Expedir la resolución correspondiente. Director de EPG

e. Registrar la información en el libro de Diplomados de Posgrado.

Secretario General,

Personal de OSAR -

EPG

f. Procesar el Diploma. Personal de OSAR -

EPG

g. Firmar el Diploma. Director de EPG,

Secretario General

h. Entregar el documento al interesado y registrar en el Sistema de

grados y títulos la fecha de recepción.

Personal de OSAR -

EPG

i. Recepcionar y verificar la conformidad de los datos del Diploma.

j. Firmar libro de Diplomados de Posgrado. Diplomado

Duplicado de Diplomas de Grados y títulos.

La emisión del duplicado del Diploma por parte de la Universidad, genera, previa solicitud y

cumplimiento de requisitos, la anulación de la inscripción primigenia. La solicitud de

anulación de la inscripción en el Registro y la posterior solicitud de inscripción de los datos

que se consignen en el duplicado del diploma son responsabilidad de la universidad,

debiendo garantizar la veracidad de la información y documentación a ser inscrita ante la

SUNEDU. Se observarán los mismos requisitos para la emisión de grados y títulos y deberán

ser acompañadas por una resolución que autorice la emisión del duplicado del diploma. En la

inscripción lleva anotada la condición de duplicado, la cual contiene los nuevos datos, si

corresponde.

6.6 Revalidación de Grados y Títulos.

6.6.1 Alcance


Revalidación de Grados académicos y Títulos profesionales

Graduados y titulados en Universidades extranjeras con carreras afines a las de la Universidad que cumplen los requisitos académicos y administrativos según la normativa vigente.

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6.6.2 Descripción


a. Presentar en la Oficina de Servicios Académicos y Registro (OSAR),

el FUT (OSAR-F-002/OSAR-F-009) con los respectivos documentos

previstos en el reglamento (OSAR-F-017).

Interesado

b. Registrar la solicitud en el Control de solicitudes – FUT (OSAR-F-

011/OSAR-F-016).

c. Derivar el expediente de revalidación a la Facultad correspondiente o

Escuela de Posgrado.

Personal OSAR

d. Designar la Comisión de convalidación. Decano de Facultad

Director de EPG

e. Evaluar la correspondencia del Plan de estudios a convalidar.

f. Elaborar y presentar un informe final con recomendación

correspondiente.

Comisión de

Convalidación

g. Expedir la resolución correspondiente. Decano de Facultad

Director de EPG

En caso proceda la Convalidación: En caso no proceda la

Convalidación:

h. Elevar el expediente al Consejo

Universitario.

Decano de Facultad

Director de EPG

i. Revalidar el Grado académico,

Título profesional o Título de

especialista.

Consejo Universitario

j. Expedir resolución de Rectorado. Rector

Secretario General

k. Registrar la información en el

Libro correspondiente. Director de OSAR

l. Firmar en el reverso del Diploma

original la revalidación

correspondiente.

Secretario General

Personal OSAR

h1. Devolver el expediente a

OSAR para su devolución al

interesado.

Comisión de

Convalidación

m. Verificar la conformidad, firmar en

el Libro correspondiente y recabar

el Diploma y resolución.

i1.Verificar los documentos y

firmar su devolución. Interesado

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VII. REGISTROS

Código Nombre

OSAR – F – 002 Formato único de trámite (FUT)

OSAR – F – 003 Record académico

OSAR – F – 004 Ficha de matrícula

OSAR – F – 006 Control de no adeudar

OSAR – F – 009 Formato Único de trámite (EPG)

OSAR – F – 011 Control de solicitudes - FUT

OSAR – F – 012 Ficha de matrícula por asignatura

OSAR – F – 015 Control de constancias

OSAR – F – 016 Control de solicitudes – FUT (EPG)

OSAR – F – 017 Requisitos para trámites académicos-administrativos de la Universidad

OSA – F – 011 Tabla de costos académicos – administrativos de la Universidad

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VIII. FLUJOGRAMAS

Matrículas

8.1 Matrícula de ingresantes y de estudiantes de Pregrado

Realizar el pago del derecho de matrícula y primera cuota por pensión de enseñanza.(pago

al contado o fracccionado)

Inicio

Estudiante o Ingresante Personal administrativo

Nota 1.- Si el ingresante o estudiante es meno d edad, la matrícula la realiza el padre o apoderado.Nota 2.- En caso que la matrícula la realice una tercera persona, deberá presentar una carta poder simple firmada por el estudiante.

Personal del Centro de Estadística e Informática

Validar situación académica y económica

en el sistema

-Recibo de pago-Carta poder**

Fin

-Copia de compromiso de honor-Constancia de matrícula-Carné de estudiante UMCH

Fin

Seleccionar las asignaturas y matricular al estudiante en el semestre correspondiente.

Generar el reporte de matrícula y enviarlo al Decano de cada Facultad y a alas áreas que lo

requieran.

Si

OSAR-F-017)

No

¿Es conforme?No

Si

¿Se actualizarán datos

personales?

Entregar al estudiante el reporte académico y/o económico y derivarlo al Decano/Coord.

Facultad o al Director de la OSA.

Habilitar la matrícula en el sistema.

Recabar la ficha de matrícula, completar datos, firmar y devolver los documentos requeridos.

Actualizar los datos personales.

Entregar al estudiante la constancia de matrícula y los demás documentos.

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8.2 Matrícula ingresantes y estudiantes de Posgrado

Realizar el pago del derecho de matrícula y primera cuota por pensión de

enseñanza.(pago al contado o fracccionado)

Inicio

Estudiante o Ingresante Personal administrativoPersonal del Centro de

Estadística e Informática

OSAR-F-017)

-Copia de compromiso de honor-Constancia de matrícula

Fin

Matricular al estudiante en el semestre correspondiente.

Generar el reporte de matrícula y enviarlo al Director de la Escuela de

Posgrado y a alas áreas que lo requieran.

SiNo

¿Se actualizarán datos personales?

Entregar en OSAR-EPG la ficha de matrícula con el sello de tesorería.


Entregar al estudiante la constancia de matrícula.

Recabar la ficha de matrícula, completar datos, firmar y devolver los documentos requeridos.

-Recibo de pago

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8.3 Matrícula por asignatura en Pregrado

Orientar al estudiante sobre su situación académica y sobre la selección de

asignaturas a cursar en el semestre.

Solicitar la autorización parala matrícula por asignatura mediante FUT y la ficha de

matrícula por asignatura en OSAR.

Inicio

Seleccionar y registrar las asignaturas a cursar en la ficha

correspondiente, según disponibilidad.

Verificar en el sistema de matrícula la habilitación de las asignaturas para el semestre académico*.

OSAR-F-002

Estudiante Personal del Centro de Estadística Informática

Personal de la Oficina de Servicios

Académicos y Registro

* CEIN deberá habilitar la asignatura si es por cambio de Plan de estudios a solicitud del Director de OSAR.** Solo para estudiantes que hayan desaprobado o deseen adelantar asignaturas.**Habilitar la asignatura si es por cambio de Plan de estudios a solicitud del Director de OSAR.*** No efectuará un pago adicional por las asignaturas que curse por primera vez al estudiante reingresante al que se le ha adecuado a otro Plan de estudios, mientras esté matriculado en el semestre que le corresponde.

Personal administrativo Decano

OSAR-F-012

Colocar el visto bueno** al FUT presentado por el estudiante.

OSAR-F-002

Realizar los pagos respectivos***

-Copia de compromiso de honor-Constancia de matrícula-Carné de estudiante UMCH

Fin

Seleccionar las asignaturas y matricular al estudiante en el semestre correspondiente.

Generar el reporte de matrícula y enviarlo al Decano de cada Facultad y a alas áreas que lo

requieran.

Si

No¿Se actualizarán

datos personales?


Entregar al estudiante la constancia de matrícula y los demás documentos.

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8.4 Matrícula por asignatura en Posgrado

Solicitar la autorización para la matrícula por asignatura mediante FUT presentado en

secretaría de EPG, indicando el nombre de la asignatura.

Inicio

OSAR-F-009

Estudiante Personal del Centro de Estadística Informática


Académicos y Registro/EPG

Director EPG/Coordinador de

Programa

Colocar el visto bueno** al FUT presentado por el estudiante.

OSAR-F-009Verificar en el sistema de matrícula la habilitación de las asignaturas para el semestre

académico*.

Realizar el pago del derecho de matrícula y primera cuota por pensión de

enseñanza.(pago al contado o fracccionado)

-Copia de compromiso de honor-Constancia de matrícula

Fin

Matricular al estudiante en el semestre correspondiente.

Generar el reporte de matrícula y enviarlo al Director de la Escuela de

Posgrado y a alas áreas que lo requieran.

SiNo

¿Se actualizarán datos personales?

Entregar en OSAR-EPG la ficha de matrícula con el sello de tesorería.



-Recibo de pago

* CEIN deberá habilitar la asignatura si es por cambio de Plan de estudios a solicitud de Personal OSAR/EPG.

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8.5 Matrícula por asignatura - Régimen de tutoría de Pregrado

Orientar al estudiante sobre su situación académica y sobre la


Solicitar al Decano o Coordinador de Escuela la

matrícula por asignatura bajo el régimen de tutoría mediante

FUT.

Inicio

Indicar al estudiante las asignaturas a las que puede matricularse bajo el régimen

de tutoría.

OSAR-F-002

Generar el reporte de matrícula y enviarlo al Decano y Coordinador

de Escuela.

Presentar en tesorería el FUT visado por el

Decano y realizar el pago correspondiente.

Dirigirse al módulo correspondiente para efectuar la matrícula.

Matricular al estudiante en las asignaturas indicadas en el FUT,


Fin

Estudiante Decano / Coordinador

de FacultadSecretaria de Facultad


Comprobante de pago

Personal Administrativo


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8.6 Matrícula por asignatura - Régimen de tutoría en Posgrado

Autorizar la matrícula por asignatura bajo el régimen de tutoría.

Solicitar la autorización para la matrícula por asignatura bajo el régimen de tutoría mediante FUT presentado en secretaría

de EPG, indicando el nombre de la asignatura.

Inicio

OSAR-F-009

Generar el reporte de matrícula y enviarlo al Director

de EPG y Coordinadores de Programa.

Realizar el pago respectivo.

Matricular al estudiante en las asignaturas indicadas en el FUT,


Fin

Estudiante Coordinador EPG


Comprobante de pago

Personal OSAR/EPG


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8.7 Actualización de Matrícula en Pregrado

Presentar FUT a OSAR solicitando la actualización

de matrícula.

Inicio

OSAR-F-002

Interesado Decano / Coordinador

de Facultad

Personal de la Oficina de Servicios Académicos y Registro

Realizar el pago por emisión de record académico y por

derecho de trámite.

Realizar el estudio de la situación académica del

estudiante

Ingresar el FUT al control de solicitudes – FUT.

¿Procede la matrícula a un

semestre completo?Si

Autorizar la actualización de matrícula.

No

Indicar al solicitante realizar la matrícula

por asignatura

Fin

Habilitar la matrícula del estudiante al semestre

correspondiente.

Fin

OSAR-F-011

¿Requiere convalidación de

asignaturas?

SiNo

Resolución

Elaborar la resolución de Facultad la misma que convalida, en caso se

requiera, las asignaturas que corresponden.

Derivar una copia de la resolución de Facultad a CEIN

para actualizar la situación académica del interesado en los

sistemas.

OSAR-F-002

OSAR-F-003

Realizar el procedimiento de matrícula por

asignatura (Ir a 6.1.2.3)

Realizar el procedimiento de convalidación de

asignaturas

Archivar la resolución original en el archivo central de la Universidad, una

copia de la misma en el expediente del estudiante y entregar una copia al

interesado.

Realizar el procedimiento de la matrícula regular/

extemporánea (Ir a 6.1.2.1) CO

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8.8 Actualización de Matrícula en Posgrado

Solicitar la autorización de la Escuela de Posgrado mediante FUT presentado en secretaría de EPG,

acompañado de la copia de la resolución de Reserva de matrícula.

Inicio

OSAR-F-009

Interesado Coordinador EPGPersonal de la Oficina de Servicios


Realizar el pago por emisión de record académico y por


¿Procede la matrícula a un

semestre completo?Si

Autorizar la actualización de matrícula.

No

Indicar al solicitante realizar la matrícula

por asignatura

Fin

Habilitar la matrícula del estudiante al semestre

correspondiente.

Fin

¿Requiere convalidación de

asignaturas?SiNo

Resolución

Elaborar la resolución de Facultad la misma que convalida, en caso se

requiera, las asignaturas que corresponden.

Derivar una copia de la resolución de Facultad a CEIN

para actualizar la situación académica del interesado en los

sistemas.

OSAR-F-002

OSAR-F-003

Realizar el procedimiento de matrícula por

asignatura (Ir a 6.1.2.4)

Realizar el procedimiento de convalidación de

asignaturas

Archivar la resolución original en el archivo central de la Universidad, una copia de la misma en el expediente del

estudiante y entregar una copia al interesado.

Realizar el estudio de la situación académica del

estudiante

Realizar el procedimiento de la matrícula regular/

extemporánea (Ir a 6.1.2.2)

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8.9 Reserva de matrícula en Pregrado

Estudiante Personal de la Oficina de

Servicios Académicos y Registro


Presentar FUT solicitando reserva de matrícula con Vº Bº del Decano/Coordinador

de Facultad y de la BIBL.

Inicio

OSAR-F-002

Ingresar FUT al control de solicitudes

Comunicar a CEIN, vía correo electrónico para actualizar la

situación académica del estudiante en los sistemas informáticos.

Fin

Actualizar en los sistemas informáticos la condición

del estudiante y comunicar a OSAR, vía

correo electrónico.

OSAR-F-011

Archivar el FUT en el expediente del estudiante

Confirmar la reserva de matrícula Decano/coordinador de Facultad,

vía correo electrónico.

*Los estudiantes que soliciten la reserva deberán haber aprobado como mínimo veinticuatro (24) créditos del Plan de estudios. No procede la reserva de matrícula para ingresantes. OSAR-F-002

Comunicar a OSA y BIBL la situación del estudiante.

8.10 Reserva de matrícula en Posgrado

Estudiante Personal de la Oficina de


Dirección EPG

Presentar FUT en Secretaría de EPG, solicitando reserva de

matrícula con Vº Bº de la BIBL.

Inicio

OSAR-F-009


Comunicar a OSA y BIBL la situación del estudiante.

Fin

Previa revisión del estado económico y académico

del estudiante, la Dirección de la EPG

autoriza la elaboración de la resolución de reserva

de matrícula.

OSAR-F-011

Archivar el FUT en el expediente del estudiante

OSAR-F-002

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V.01

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8.11 Rectificación de matrícula

Estudiante Personal del Centro de

estadística e Informática



Presentar FUT a OSAR con Vº Bº del Decano/Coordinador

de Facultad o Director de EPG en OSAR para la rectificación

de matrícula.

Derivar a CEIN la solicitud de rectificación.

Inicio

OSAR-F-002

Entregar al estudiante la constancia de matrícula

Fin

Rectificar la matrícula en el sistema y emitir la nueva constancia de matrícula

Firmar la recepción de su nueva constancia de

matrícula

Constancia de matrícula

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V.01

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8.12 Anulación de matrícula

Tribunal de HonorConsejo

UniversitarioSecretario

General

Presentar al Decano el informe sobre la

propuesta de la sanción al estudiante

Inicio

Elevar informe al Consejo Universitario

Decidir sobre la propuesta del

Informe

Fin

Expedir la resolución correspondiente

Informe

Distribuir la resolución a las

áreas correspondientes y

al interesado

Decano / Coordinador de Facultad

Informe

Rector

Procesar la anulación de la matrícula en los

sistemas

Personal de OSA, CEIN, OSAR

Personal Centro de Estadística e

Informática

Informar a las áreas correspondientes sobre la matrícula

anulada

Firmar la recepción de la resolución

Interesado

8.13 Rectificación de datos de identidad

Presentar un FUT en OSAR y la partida original rectificada

judicialmente y el comprobante de pago por

derecho de trámite

Inicio

OSAR-F-002

Estudiar el caso y expedir la resolución de Rectorado.

Ingresar el FUT al Control de solicitudes- FUT.

Fin

Estudiante Rector/Secretario

General/Secretaria del Rector

Director de Oficina de Servicios Académicos y

Registro

Comprobante de pago


OSAR-F-009

OSAR-F-011

Entregar una copia de la resolución a CEIN.

OSAR-F-016

Resolución

Entregar dos (02) copias de la resolución a OSAR, una para el Archivo Central y otra para el expediente del estudiante.

Secretaria del Rector

Rectificar en el Sistema los datos personales del estudiante e informar a

OSA y OSAR.

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V.01

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Retiro de asignatura y Retiro de la Universidad

8.14 Retiro de asignatura

Estudiante Secretaria

de Facultad



Personal del Centro de Estadística e

Informática

Presentar FUT en OSAR solicitando el retiro de la(s) asignatura(s) con

autorización del Decano o Coordinador de Facultad.

Inicio

OSAR-F-002


Emitir una constancia de matrícula y entregar al

estudiante.

Fin

Registrar el retiro del estudiante de la asignatura

OSAR-F-011

Comunicar a los docentes respectivos.

Derivar el FUT a CEIN para que proceda a retirar la(s) asignatura(s) a la(s)que el estudiante se matriculó.

Fin

Comunicar al Decano/Coordinador de Facultad el retiro del estudiante de la

asignatura solicitada.

Devolver el FUT a OSAR.Archivar el FUT en el

expediente del estudiante.

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8.15 Retiro de Universidad

Estudiante VicerrectorDirector de la Oficina de


Secretario General

Solicitar al Decano/Coordinador de Facultad autorización para el retiro

del estudiante y elevar dicha autorización al Vicerrectorado.


Inicio

Elevar expediente al Consejo Universitario.

Expedir la resolución de Rectorado

Entregar una copia de la resolución a CEIN, a OSA y a BIBL para que procedan a inhabilitar

al interesado de los sistemas

correspondientes.

OSAR-F-002

Derivar el expediente del estudiante al

Vicerrectorado.

Archivar el FUT y una copia de la resolución en el

expediente del interesado.

Archivar la resolución original en el Archivo central

Fin

OSAR-F-011

Resolución rectoral

Expediente

Resolución rectoral

Rector

Presentar FUT solicitando retiro definitivo de la universidad, con

informe de BIBL y OSA.

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Convalidación de asignaturas, Traslado interno, Traslado externo

8.16 Convalidación de asignaturas

InteresadoPersonal de Oficina de Servicios Académicos y

Registro

Comprobante de pago

Comisión de Convalidación


Nota. La convalidación de asignaturas para Posgrado aplica para los estudiantes que realizan la educación progresiva y para los estudiantes que se trasladan de otras Escuelas de Posgrado.**El pago se determinará según el número de asignaturas convalidadas. Los pagos difieren para el caso de traslado externo.

Presentar un FUT en OSAR y adjuntar los requisitos respectivos

Inicio

Ingresar el FUT al control de solicitudes- FUT

OSAR-F-002

Verificar la conformidad de los documentos presentados.

Realizar el pago respectivo por derecho de convalidación**

OSAR-F-011

Evaluar los syllabus presentados y determinar las

asignaturas a convalidar.

Recabar la copia de la resolución y firmar el cargo.

Fin

OSAR-F-009

Archivar la resolución original en el Archivo central.

OSAR-F-016

Resolución

Decano/Director EPGDirector OSAR o

Personal OSAR/EPG

OSAR-F-017

Proponer las posibles asignaturas a convalidar y

presentar el expediente del interesado a la Comisión de

convalidación.

Visar el FUT e indicar el número de asignaturas

convalidadas.

Expedir resolución de Facultad o de EPG.

Entregar una copia de la resolución a CEIN para ejecutar la

convalidación en el sistema.

Efectuar las convalidaciones en el sistema de matrícula y

comunicar a OSAR las acciones realizadas.

Entregar copia de la resolución al interesado y archivar una copia en

su expediente.

OSAR-F-002

Copia de la Resolución

Copia de la Resolución

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8.17 Traslado interno

Enviar el reporte de ingresantes a OSA, OSAR y CEIN

Inicio

Enviar reporte de ingresantes a OSA,OSAR y CEIN.

O SAR-F-002

Actualizar la información del ingresante en los sistemas informáticos de acuerdo a

la resolución y comunicar a OSAR.

Realizar el proceso de convalidación de asignaturas y expedir resolución de

facultad firmada por el decano o Director de EPG.

Fin

OSAR-F-011

Recabar la copia de la resolución y firmar el

cargo

Resolución

Ingresar FUT al Control de solicitudes-FUT.

Habilitar la matrícula del ingresante

InteresadoPersonal de Oficina de Servicios Académicos y

RegistroComisión de Admisión


Decano/Director EPG

Inscribirse al proceso de admisión y presentarse a la entrevista en las fechas señaladas para ser admitido a la carrera, Modalidad o programa al que postula.


Archivar la resolución original en el Archivo central y una copia en


O SAR-F-009

OSAR-F-016

Resolución

Resolución

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8.18 Traslado externo

CO

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Presentar FUT adjuntando documentación

correspondiente.

Inicio

Enviar el reporte de ingresantes a OSA,

OSAR y CEIN.

Realizar el proceso de convalidación de

asignaturas.

Fin

OSAR-F-009

Recabar la copia de la resolución y firmar el cargo

Resolución

Inscrib irse al proceso de admisión y presentarse a la entrevista en las fechas

señaladas para ser admitido a la Carrera o Programa a la que postula.


Interesado/IngresantePersonal de Oficina de Servicios

Académicos y RegistroComisión de Admisión


Decano/Director EPGComisión de

Convalidación

OSAR-F-002

Expedir resolución de Facultad o EPG.

Realizar el pago por derecho de trámite de acuerdo al número de asignaturas

convalidadas.

Actualizar la información del ingresante en los sistemas informáticos de acuerdo a

la resolución y comunicar a OSAR.

Habilitar la matrícula del ingresante.

Archivar la resolución original en el Archivo central y una copia en el expediente del

estudiante.

Resolución


V.01

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Emisión de documentos

8.19 Record académico.

Interesado Personal de Oficina de Servicios


Presentar comprobante por derecho de trámite en OSAR.

Emitir y sellar el documento

Inicio

Verificar la conformidad

Fin

OSAR-F-003

Visar con “entregado” en el comprobante de pago.

Comprobante de pago

OSAR-F-003

8.20 Certificado de estudios

InteresadoPersonal de Oficina de


Presentar un FUT con los requisitos en OSAR y realizar el pago por


Ingresar el FUT al control de

solicitudes- FUT.

Inicio

Firmar el certificado de estudios.

Fin

Comprobante de pago

OSAR-F-010

OSAR-F-014

OSAR-F-011OSAR-F-016

OSAR-F-002

OSAR-F-007

Decano / Director de OSAR

Secretario GeneralDirector de OSAR


Verificar el documento y firmar su recepción

OSAR-F-010

OSAR-F-014


Adjuntar el Pedido de certificado de estudios al

FUT.

OSAR-F-010

Entregar el documento al

interesado.

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8.21 Autenticación de documentos.

Egresado / GraduadoPersonal de Oficina de Servicios

Académicos y RegistroSecretario General

Presentar en OSAR el FUT, con los requisitos correspondientes.

Inicio

OSAR-F-009 Ingresar el FUT al Control de solicitudes – FUT Comprobante

de pago


*Si el solicitante no lo trae consigo se comprobará su emisión en los sistemas informáticos.

OSAR-F-011

Colocar el sello de autenticación en las copias

Firmar las copias

Verificar la conformidad del documento y firmar su recepción

Colocar “entregado” en el comprobante de pago y en

la copia del FUT.

Fin

8.22 Visación de syllabus

Presentar un FUT en la secretaria de Facultad o secretaria de EPG adjuntando

el record académico o la copia del certificado de estudios.

Inicio

Verificar si el syllabus corresponde al Plan de estudios

y al semestre cursado

Realizar el pago correspondiente en la tesorería de la Universidad

Sellar y visar los syllabus

Interesado Decano de Facultad /Director de EPG / Secretario General

Comprobante de pago

Secretaria de Facultad / Secretaria de EPG


Verificar los documentos y firmar por la recepción.

Enviar a OSAR para archivar el FUT en el expediente del estudiante.

Fin

Entregar los syllabus al interesado.

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8.23 Carné universitario y su duplicado.

Estudiante Personal del Centro de

Estadística e InformáticaPersonal de Oficina de Servicios


Entregar una fotografía en OSAR* y realizar el pago por derecho de trámite.

Inicio

Actualizar la fotografía en el sistema informático.

Preparar la data de estudiantes y verificar la información en el

Programa de SUNEDU.

Recepcionar los carnés y entregarlos a OSAR

Entregar al estudiante el carné emitido por SUNEDU**

Verificar el carné y firmar la recepción

Fotografía

*CEIN comunica a los

estudiantes que deben

actualizar su fotografía.

**Superintendencia Nacional

de Educación Superior

Universitaria.

Disco magnéticoOficio

Fin

Carné Carné

Preparar oficio con cargo para entregar a SUNEDU junto a data

en disco magnético.

8.24 Carta de presentación

Presentar un FUT en la oficina respectiva

Inicio

Elaborar el documento y registrar en el registro de

cartas por área.

Interesado Oficina designada

OSAR-F-002

OSAR-F-009

Verificar la conformidad, recepcionar la carta y

firmar el cargo

Fin

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8.25 Constancias

Presentar un FUT en OSAR y el comprobante de pago por derecho de trámite*

Ingresar FUT al Control de solicitudes – FUT.

Inicio

Elaborar la constancia previa coordinación con las

áreas correspondientes, devolverla a OSAR.

OSAR-F-002

Entregar el documento al interesado con cargo y archivar una copia de la

constancia.

Firmar la constancia

Fin

InteresadoPersonal de Oficina de Servicios


Secretario General

Comprobante de pago

OSAR-F-003

*Están exonerados del pago el personal que laborar o ha laborado en la Universidad.Nota.- Una copia de las constancias de trabajo será remitida a la Oficina de personal para su archivo.

OSAR-F-011 OSAR-F-016

Constancia

Constancia

Verificar el documento y firmar la recepción.

Constancia

¿Es constancia de

personal?

NO

Elaborar la constancia, previa coordinación con

las áreas correspondientes

SI

Personal de Oficina de Personal

Información

Enviar a Secretaría General

Constancia CO

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Expedición de Diplomas y sus duplicados

8.26 Diploma de Grados Académicos de Bachiller, Maestro y Doctor; y Título profesional y Título de

especialista.

Presentar un FUT en OSAR con los requisitos respectivos* y el

comprobante de pago por derecho de trámite

OSAR-F-002

Inicio

Recepcionar y verificar los requisitos y preparar el

expediente del egresado

OSAR-F-002

Recepcionar y verificar la conformidad de los datos

del Diploma y firmar el libro correspondiente.

Ingresar el FUT al Control de solicitudes - FUT

Emitir la resolución que aprueba el Grado

académico o Título correspondiente y elevar

el expediente al CU

Conferir el Grado académico o Título

respectivo.

Expedir la resolución del CU.

Registrar la información en los libros de grados y títulos

Preparar y enviar la información a la SUNEDU**

Fin

Egresado / GraduadoDecano / Coordinador

de Facultad/Director de EPG


Comprobante de pago

Oficina de Servicios Académicos y Registro

OSAR-F-011

Rector/ Secretario General

Procesar el Diploma correspondiente*.

Entregar el documento y registrar fecha de recepción

en el sistema de Grados y Títulos

OSAR-F-016

OSAR-F-009

OSAR-F-009

Resolución de FacultadResolución de Posgrado

Resolución de Rectorado

Expediente

Acta de CU

*Grado de Bachiller, Grado de Magister, Grado de Doctor, Título Profesional o Título de Especialista**Superintendencia Nacional de Educación Superior Universitaria.

Firmar el Diploma

Diploma

Diploma

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8.27 Diploma de Diplomado de Posgrado

Presentar FUT en OSAR-EPG con los requisitos respectivos y

el comprobante de pago por derecho de trámite

Expediente

Inicio

Recepcionar y verificar los requisitos y adjuntar recibo de pago por derecho de trámite.

OSAR-F-009

Recepcionar y verificar la conformidad de los datos del Diploma y firmar el libro de diplomados de Posgrado.

Ingresar el FUT al Control de solicitudes – FUT (EPG)

Expedir la resolución correspondiente.

Registrar la información en los libros de Diplomados de la

Escuela de Posgrado

Fin

Egresado del DiplomadoDirector de la Escuela

de Posgrado

Comprobante de pago

Personal de Oficina de Servicios Académicos y

Registro

OSAR-F-016

Procesar el Diploma.

Entregar el documento y registrar fecha de recepción en el sistema de

Grados y Títulos la fecha de recepción.

Resolución

Libro de registro

Diploma

Diploma

Firmar el Diploma. CO

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Revalidación de Grados y Títulos

8. 28 Revalidación de Grados y Títulos

Presentar un FUT en OSAR con los respectivos

documentos previsto en el Reglamento.

OSAR-F-016

Inicio

OSAR-F-002 Registrar la solicitud en el Control de solicitudes – FUT y

derivar el expediente a la Facultad correspondiente o

EPG

Expedir la resolución.

Registrar la información en el libro correspondiente

Graduado /Titulado

Decano / Coordinador de Facultad/

Director de EPG


OSAR-F-017

Director de Oficina de Servicios Académicos y

Registro

Rector/ Secretario General

OSAR-F-011

OSAR-F-009

Resolución

Designar la comisión de

convalidación

Comisión de Convalidación

Evaluar la correspondencia del Plan de estudios a convalidar y

elaborar y presentar un Informe final con recomendación

correspondiente.

Revalidar el Grado académico o Título

correspondiente

¿Procede la convalidación?

Si

Expedir resolución correspondiente y devolver el expediente a OSAR para

su devolución al interesado.

No

Expedir la resolución correspondiente y elevar

el expediente al CU

Verificar la conformidad, firmar el libro correspondiente y la recepcionar el diploma y la

resoluciñón

Resolución de FacultadResolución de Posgrado

Expediente

Verificar los documentos y firmar su devolución

Fin

Fin

Resolución

Diploma

Firmar en el reverso del diploma original la

revalidación correspondiente.

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IX. INDICADORES

Nº NOMBRE DEL

INDICADOR FÓRMULA

FRECUENCIA

DE MEDICIÓN

UNIDAD DE

MEDIDA META

1

Porcentaje

De

solicitudes

atendidas

Pregrado (Control de

solicitudes

OSAR-F-011).

% Solicitudes

atendidas = a/b * 100%

semestral Porcentaje 100% (a) Nº de solicitudes atendidas

(b) Nº de solicitudes registradas

2

Porcentaje

de

solicitudes

atendidas

Posgrado (Control de

solicitudes

OSAR-F-016).

% Solicitudes


semestral Porcentaje 100% (a) Nº de solicitudes atendidas


3 Tiempo

promedio

por trámite

Tiempo de

tramitación =

a-b Nº de

solicitudes

semestral Número de

días

Ver anexo 03

OSAR-F-017

(a) Fecha de solicitud

(b) Fecha de emisión de constancia

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X. ANEXOS

Anexo 01. Tabla 01. Documentos entregados al estudiante después de la matrícula

Documentos

1. Copia del compromiso de honor. 2. Constancia de matrícula. 3. Carné de estudiante UMCH.

Nota. El carné de UMCH y la ficha del seguro se entregarán anualmente al estudiante.

Anexo 02.

Tabla 02. Tipos de constancias emitidas por la Universidad

Nº NOMBRE DEL DOCUMENTO Quien elabora / Vº

Bº Quien aprueba (quien la firma)

1 Constancia de estudios OSAR/EPG Secretario General

2 Constancia de matrícula OSAR/EPG Secretario General

3 Constancia de orden de mérito/ tercio superior/ quinto superior

OSAR/EPG Secretario General

4 Constancia de egresado de escuela profesional.

OSAR Secretario General

5 Constancia de egresado de Programa de maestría o doctorado.

EPG Secretario General

6 Constancia de egresado de Programa de segunda especialidad

EPG Secretario General

7 Constancia de egresado de complementación académica o profesional

OSAR Secretario General

8 Constancia en trámite de grado o título profesional


9 Constancia de haber obtenido el grado académico o título profesional.


10 Otras constancias (OPP-ED, OPP-PS, OPP-AC, CEPS, ININ, CPAS)

Área específica/OSAR Secretario General

11 Constancia de trabajo OSA/OPE/OSAR Secretario General

12 Constancia de situación académica y administrativo

OSA/OSAR Secretario General

Nota. Temporalidad de dos (02) a siete (07) días hábiles.

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ANEXO 03.

REQUISITOS PARA TRÁMITES ACADÉMICOS DE LA UNIVERSIDAD OSAR-F-017 V.01

Nº Nombre del Trámite Documentos/Requisitos Plazos (días

hábiles)

1 ANULACION DE MATRICULA

1. Informe del tribunal de honor 30 días

2 ACTUALIZACIÓN DE MATRÍCULA EN PREGRADO

1. Formato único de trámite - FUT (OSAR-F-002). 2. Comprobante de pago por derecho de trámite 05 días

3

ACTUALIZACIÓN DE MATRÍCULA EN POSGRADO

1. Formato único de trámite (FUT) – (OSAR-F-009).

2. Comprobante de pago por derecho de trámite 05 días

4

AUTENTICACIÓN DE DOCUMENTOS

1. Formato único de trámite (FUT) – (OSAR-F-002/OSAR-F-009).

2. Documento original*

3. Número de copias que desee autenticar 4. Comprobante de pago por derecho de trámite 02 días

*Para la autenticación de Grados académico o Títulos profesionales.

5 CARNET UNIVERSITARIO Y DUPLICADO 1. Formato único de trámite (FUT) – (OSAR-F-002). 2. Comprobante de pago por derecho de trámite 07 días

6 CARTA DE PRESENTACIÓN 1. Formato único de trámite (FUT) – (OSAR-F-002 /OSAR-F-

009). 02 días

7 CERTIFICADO DE ESTUDIOS

1. Formato único de trámite (FUT) – (OSAR-F-002 / OSAR-F-009).

2. Comprobante de pago por derecho de trámite. 3. 02 fotografías tamaño carné, fondo blanco

4. Formato: Pedido de certificado de estudios 5. Pregrado: formato OSAR-F-006 6. Posgrado: formato OSAR-F-014

03 días

8 CONVALIDACIÓN DE ASIGNATURAS 1. Formato único de trámite - FUT (OSAR-F-002/ OSAR-F-009)) 2. Comprobante de pago por derecho de trámite. 07 días

9 TRASLADO INTERNO 1. Formato único de trámite - FUT (OSAR-F-002 / OSAR-F-009) 2. Record académico (OSAR-F-003)

3. Comprobante de pago por derecho de trámite. 07 días

10 TRASLADO EXTERNO

1. Formato único de trámite - FUT (OSAR-F-002 / OSAR-F-009) 2. Certificado original de estudios universitarios*. 3. *Solo para estudiantes de otras universidades

4. Syllabus de asignaturas generales sellados por la Facultad de procedencia*.

5. Comprobante de pago por derecho de trámite (según número de asignaturas convalidadas).

07 días

11 CONSTANCIAS

1. Formato único de trámite (FUT) – (OSAR-F-002 / OSAR-F-009)

07 días CO

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hábiles)

12 DIPLOMA DE GRADO ACADEMICO DE BACHILLER

1. Formato único de trámite (FUT) (OSAR-F-002) 2. Constancia de no adeudar (OSAR-F-006) 3. Constancia de egresado 4. Record académico (OSAR-F-003) 5. Comprobante de pago por emisión de Certificado de

estudios.

6. Dos (02) Fotografías tamaño carné del solicitante. 7. Tres (03) Fotografías tamaño pasaporte del solicitante. 8. Comprobante de pago por derecho de trámite

45 días

13 DIPLOMA DE GRADO ACADEMICO DE MAESTRO O DOCTOR

1. Formato único de trámite (FUT) - (OSAR-F-009). 2. Constancia de no adeudar (OSAR-F-006) 3. Constancia de egresado 4. Certificado de estudios

5. Tres (03) Fotografías tamaño pasaporte del solicitante 6. Comprobante de pago por derecho de trámite

45 días

14 DIPLOMA DE TITULO PROFESIONAL

1. Formato único de trámite (FUT) – (OSAR-F-002). 2. Constancia de no adeudar (OSAR-F-006). 3. Comprobante de pago por derecho de trámite. 4. Tres (03) Fotografías tamaño pasaporte del solicitante.

5. Constancia de aprobación de: 6. Sustentación de Tesis, 7. Examen de suficiencia profesional o 8. Programa de actualización para la titulación (P.AT).

30 días

1. 2.

16 DIPLOMA DE TITULO DE DIPLOMADO 1. Formato único de trámite (FUT) – (OSAR-F-009) 2. Dos (02) Fotografías tamaño carné del solicitante.

3. Control de no adeudar (OSAR-F-006) 4. Comprobante de pago por derecho de trámite.

15 días

17 DUPLICADO DE DIPLOMA DE GRADO ACADÉMICO O TÍTULO PROFESIONAL

1. Formato único de trámite (FUT) - (OSAR-F-002 / OSAR-F-009).

2. Constancia de la Denuncia Policial expedida por la Comisaría del sector donde ocurrió la pérdida (sólo en caso de pérdida).

3. Presentar el diploma original (sólo en caso de deterioro o mutilación).

4. Copia de la Resolución del Consejo Universitario que confiere el grado académico o el título profesional autenticado por el Secretario General de la Universidad o

en su defecto, Constancia de obtención del Grado académico y/o Título profesional expedida por la Secretaría General de la Universidad.

5. Hoja del Diario donde se publicó la pérdida del Diploma. 6. Copia del documento de identidad. 7. Tres fotografías tamaño pasaporte a colores (actuales). 8. Control de no adeudar (OSAR-F-006) 9. Comprobante de pago por derecho de trámite.

30 días

18

MATRÍCULA REGULAR/EXTEMPORÁNEA DE INGRESANTES Y DE ESTUDIANTES EN PREGRADO

1. Ficha de matrícula. 2. Compromiso de honor.

3. Ficha de aceptación de seguro. 4. Ficha de elección de taller artístico 5. Formato único de trámite (FUT) – (OSAR-F-002)*

01 día

* Adicionalmente presentar FUT para la matrícula extemporánea.

19 MATRÍCULA REGULAR/EXTEMPORÁNEA DE INGRESANTES Y DE ESTUDIANTES EN POSGRADO

1. Ficha de matrícula. 2. Ficha de aceptación de datos personales.

3. Formato único de trámite - FUT (OSAR-F-009). 01 día

20 MATRÍCULA POR ASIGNATURAS EN PREGRADO

1. Formato único de trámite - FUT (OSAR-F-002). 2. Ficha de matrícula por asignatura (OSAR-F-012).

3. Comprobante de pago por derecho de trámite. 01 día

21 MATRÍCULA POR ASIGNATURAS EN POSGRADO

1. Ficha de matrícula. 2. Formato único de trámite - FUT (OSAR-F-009). 01 día

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hábiles)

22 MATRÍCULA POR ASIGNATURAS REGIMEN TUTORÍA EN PREGRADO

1. Formato único de trámite - FUT (OSAR-F-002). 2. Comprobante por derecho de trámite. 01 día

23 MATRÍCULA POR ASIGNATURAS REGIMEN TUTORÍA EN POSGRADO

1. Formato único de trámite - FUT (OSAR-F-009). 2. Comprobante por derecho de trámite. 07 día

24 RECORD ACADÉMICO 1. Comprobante de pago por derecho de trámite. 01 día

25 RECTIFICACIÓN DE MATRÍCULA 1. Formato único de trámite - FUT (OSAR-F-002). 02 días

26 RECTIFICACIÓN DE DATOS DE IDENTIDAD

1. Formato único de trámite - FUT (OSAR-F-002 / OSAR-F-009).

2. Partida de nacimiento rectificada judicialmente.

3. Comprobante de pago por derecho de trámite.

-----------

27 RESERVA DE MATRICULA EN PREGRADO 1. Formato único de trámite - FUT (OSAR-F-002). 2. Constancia de no adeudar (OSAR-F-006).

3. Tener aprobado un mínimo de veintisiete (27) créditos

28 RESERVA DE MATRICULA EN POSGRADO 1. Formato único de trámite - FUT (OSAR-F-009). 2. Constancia de no adeudar (OSAR-F-006).

3. Tener aprobado un semestre académico 01 día

29 RETIRO DE ASIGNATURA 1. Formato único de trámite - FUT (OSAR-F-002). 2. 01 día

30 RETIRO DE LA UNIVERSIDAD 1. Formato único de trámite - FUT (OSAR-F-002). 2. Constancia de no adeudar (OSAR-F-006).

3. Informe económico. 30 días

31 REVALIDACIÓN DE GRADOS Y TÍTULOS

1. Formulario Único de Trámite (FUT) – (OSAR-F-002 / OSAR-F-009).

2. Diploma Original que acredite el respectivo título profesional, grado académico o título de especialista con las firmas legalizadas por el Ministerio de Relaciones Exteriores del país de origen, por el Consulado Peruano en aquel país de origen y por el Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú.

3. Traducción oficial en el caso de que el diploma esté redactado en idioma extranjero. (La traducción debe ser realizada por un traductor oficial del Perú).

4. Tres copias legalizadas por Notario Público del diploma del grado académico o título, anverso y reverso, tamaño oficio.

5. Comprobante de pago por derecho de trámite.

6. Original y copia legalizada por Notario Público del certificado de estudios, con las firmas legalizadas por el Ministerio de Relaciones Exteriores del país de origen, Consulado Peruano en aquel país y por el Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú.

7. Traducción oficial cuando el certificado esté redactado en idioma extranjero.

8. Syllabus de cada una de las asignaturas cursadas en el respectivo Programa, con las legalizaciones pertinentes.

9. Copia legalizada del DNI, con la última votación o del carné vigente de extranjería si se trata de ciudadano extranjero.

10. Tres fotografías de frente tamaño pasaporte, fondo blanco a colores.

30 días

Nota. Cuando se trata del Grado de Maestría, se deberá adjuntar copia legalizada del diploma de Bachiller. Para Doctorado la copia legalizada del diploma de Maestría; siempre que exista la secuencia antes citada, en el país de origen. Para el Título de Especialista, copia legalizada del título profesional.

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hábiles)

32 VISACIÓN DE SYLLABUS

1. Formulario Único de Trámite (FUT) – (OSAR-F-002 / OSAR-F-009).

2. Syllabus original o copias de syllabus (correspondientes a su Plan de estudios).

3. Copia del certificado de estudios o record académico. 4. Comprobante de pago por derecho de trámite. 05 días

Nota. El interesado puede solicitar la impresión de los syllabus en la Unidad académica correspondiente.

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CONTROL DE CAMBIOS

Nº

Versión Descripción del cambio Aprueba

01

Se cambió el nombre del documento. Antes “Manual de procedimientos académico-administrativos”.

Ahora: “Procedimientos administrativo- académicos”

III. REFERENCIA

Se han actualizado las referencias.

IV. DEFINICIONES

Se han añadido los términos siguientes:

Carné universitario.

Constancia de Matrícula.

Diploma.

Grado académico.

OPP-ED

OPP-PS.

OPP-AC.

Revalidación.

Título de Segunda Especialidad Profesional.

Título profesional.

Se han modificado los términos siguientes:

Mención.

Estudiante matriculado.

Periodo lectivo.

Plan de Estudios.

Semestre académico.

VI. PROCEDIMIENTOS

Matrícula regular /extemporánea para Ingresantes y estudiantes. Se han unificado dos

procedimientos.

Matrícula regular /extemporánea para Ingresantes y estudiantes de Posgrado. Se ha

incorporado este procedimiento.

Matrícula por asignatura en Pregrado. Se han modificado los pasos a, b y g.

Matrícula por asignatura en Posgrado. Se ha incorporado este procedimiento.

Matrícula por asignatura - régimen de tutoría de Pregrado. Se ha reformulado todo el

procedimiento.

Matrícula por asignatura - Régimen de tutoría en Posgrado. Se ha incorporado este

procedimiento.

Reserva de matrícula en Posgrado. Se ha reformulado todo el procedimiento.

Rectificación de matrícula. Se ha ampliado el alcance a Posgrado.

Retiro de asignatura. Se han modificado los pasos a, d, e.

Retiro de Carrera. Se ha suprimido este procedimiento.

Retiro de Universidad. Se han modificado los pasos b y g.

Convalidación de asignaturas. Se han modificado los pasos l y m.

Traslado interno. Se han modificado los pasos a, b, c y j.

Traslado externo. Se han modificado los pasos a y b.

Constancias. Se ha añadido la nota siguiente:

Nota.- Una copia de las constancias de trabajo será remitida a la Oficina de personal para su

archivo.

6.3. Se ha retirado de este apartado el procedimiento de revalidación de grados y títulos.

6.4 Se han retirado de este apartado denominado Emisión de documentos los procedimiento siguientes:

Grados académicos de Bachiller, Maestro y Doctor

Diploma de Título profesional

Diploma de Especialista

Diplomado de Posgrado

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6.5 Expedición de diplomas y sus duplicados. Se ha creado este apartado y se han traslado aquí

los procedimientos siguientes, precisándose su alcance.

Diplomas de Grados Académicos de Bachiller, Maestro y Doctor; y Título profesional y

Título de especialista.

Diploma de Título profesional

Diploma de Especialista

Diplomado de Posgrado. Se han modificado los pasos b y g.

6.6 Revalidación de Grados y Títulos. Se ha creado este apartado modificándose los pasos k y l.

VIII. REGISTROS

Se ha incluido el documento Tabla de costos académicos – administrativos de la Universidad (OSA – F –

011)

IX. INDICADORES

Nº NOMBRE DEL

INDICADOR FÓRMULA

FRECUENCIA

DE MEDICIÓN

UNIDAD DE

MEDIDA META

1

Porcentaje de

solicitudes

atendidas

Pregrado

(Control de

solicitudes

OSAR-F-011).

% Solicitudes


01 semestre

académico Porcentaje 100%

(a) Nº de solicitudes atendidas


2

Porcentaje de

solicitudes

atendidas

Posgrado

(Control de

solicitudes

OSAR-F-016).

% Solicitudes

atendidas

=

a/b * 100%

01 semestre

académico Porcentaje 100% (a) Nº de solicitudes atendidas


3 Tiempo de

trámite

Tiempo de

tramitación = a - b

01 semestre

académico

Número de

días

Ver anexo 03

OSAR-F-017 (a) Fecha de solicitud

(b) Fecha de emisión de constancia

X. ANEXOS

Se ha añadido el anexo 03. Requisitos por trámite académico-administrativo de la Universidad (OSAR-F-

017)

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OSA-F-011 V.00

1

Concepto Modalidad A 2015 Modalidad B 2015Complementación

Académica

Complementación

Profesional y segunda

Carrera

Programa de

actualización para la

Titulación

Ciclo Propedeúctico

0Fórmato único de trámite

(FUT)S/. 5,00 S/. 5,00 S/. 5,00 S/. 5,00 S/. 5,00 S/. 5,00

1 Inscripción

S/. 150.00

(cuaderno de

obsequio)

S/. 150.00

(cuaderno de

obsequio)

S/. 150.00

(cuaderno de obsequio)

S/. 150.00

(cuaderno de obsequio)--------------

S/. 150.00

(cuaderno de

obsequio)

2Matrícula Regular/

ExtemporáneaS/. 50,00 S/. 50,00 S/. 50,00 S/. 50,00 S/. 50,00 ------------

Por semestre:

Educación: S/.

2,800

Por año:

S/. 1,900.00

Por Programa:

S/.2,365.00

Por curso en la

Modalidad B:

S/. 130.00

Por Programa:

S/.2,200.00

Por verano:

S/. 900.00

* Al contado

(incluido 10%

descuento):

S/. 2,520.00

* Al contado

(incluido 10%

descuento):

S/. 1,710.00

* Al contado

(incluido 10%

descuento):

S/,2130.00

* Al contado:

S/.1,980.00

* En partes:

5 cuotas de

S/. 560.00

* En partes:

1ª cuota (enero):

S/. 1,270.00 +

matrícula

2ª cuota (agosto):

S/. 630.00

* En partes:

1ª cuota (enero):

S/ 1,725.00 +

matrícula

2ª cuota (agosto):

S/. 640.00

* En partes:

1ª cuota (enero):

S/ 700.00

2ª cuota (febrero):

S/. 1500.00

PREGRADO

Los de Convenio:

*en MOD B

S/.100.00

*Abriendo un grupo

de 20 personas

S/.130.00

* Sáb durante el

año solo con grupo

de 30 personas

S/. 150.00

Pensión de

enseñanza

Aprobado el 03 setiembre 2015

3

COSTOS POR PENSIÓN DE ENSEÑANZA Y TASAS 2016

* En 2 cuotas de:

S/. 450.00

(desde enero 2016)

OSA-F-011 V.00

2

Por semestre:

Administración-

Contabilidad-

Psicología:

S/. 3625.00

* Al contado

(incluido 10%

descuento):

S/. 3260.00

* En partes:

5 cuotas de

S/. 725.00

* Mod B:

S/. 200.00

* Mod A:

S/. 460.00

5Recuperación de curso:

(Subsanación)

Presencial:

S/. 285.00

Examen:

S/: 285.00

S/. 70,00 S/. 100,00 S/. 100,00 ----------- -----------

6Curso por régimen de

tutoría S/. 350,00 S/. 260,00 S/. 260,00 S/. 260,00 ----------- -----------

Postergación y/o

adelanto de examen y

trabajo)

Parciales:

S/. 40.00

Parciales:

S/. 40.00

Parciales:

S/. 40.00

(Por asignatura)

8Traslado Interno (De

Modalidad)S/. 400,00 S/. 100,00 -------------- -------------- -------------- --------------

EDUC- PSIC-ADM-

CONT:

Matrícula: S/. 50.00

5 cuotas de

S/. 80.00 Educ. y

S/.100 Pisc- Cont-

Adm

----------- -----------

-------------- --------------

4 Costo por asignatura

7

Finales:

S/. 60.00

--------------

* En grupos de la

Modalidad A:

Matrícula + 5

cuotas de S/.

60.00

* Los de Convenio:

S/. 2,035.00 +

matrícula

S/. 200,00

Finales:

S/. 60.00

S/. 40,00

Finales:

S/. 60.00

OSA-F-011 V.00

3

De Educación a otras

Carreras:

S/. 1,000.00

De especialidad a otra

especialidad:

S/. 50.00

10 Traslado Externo S/. 300,00 S/. 300,00 -------------- -------------- -------------- --------------

11Actualización de

matrículaS/. 100,00 S/. 100,00 -------------- -------------- -------------- --------------

12Rectificación de datos de

identidadS/. 100,00 S/. 100,00 S/. 100,00 S/. 100,00 S/. 100,00 S/. 100,00

Convalidación:

* Por traslado externo (costo

por asignatura)

S/. 50,00 S/. 40,00

* Por traslado interno (costo

por trámite)S/. 80,00 S/. 60,00

14 Record Académico S/. 10,00 S/. 10,00 S/. 10,00 S/. 10,00 ----------- -----------

15Certificados (Por

semestre)

S/. 50.00

(a partir del 15 enero

del 2016)

S/. 50.00

(a partir del 15 enero

del 2016)

S/. 50.00

(a partir del 15 enero del

2016)

S/. 50.00

(a partir del 15 enero del

2016)

----------- -----------

16 Carné Universitario S/. 15,00 S/. 15,00 S/. 15,00 S/. 15,00 -------------- -----------

Autenticaciones:

* Solicitud (FUT)S/. 5,00 S/. 5,00 S/. 5,00 S/. 5,00

* Por documento S/. 10,00 S/. 10,00 S/. 10,00 S/. 10,00 -------------- --------------

Constancias:

* Solicitud

* Constancias en general S/. 30,00 S/. 30,00 S/. 30,00 S/. 30,00 S/. 30,00 S/. 15,00

* De Egresado S/. 30,00 S/. 30,00 S/. 30,00 S/. 30,00 S/. 30,00 --------------18

17

-------------- --------------

9Traslado interno (De

Carrera /Especialidad)

De especialidad a otra

especialidad:

S/. 50.00

--------------

--------------

--------------

--------------

--------------

13

S/. 5,00 S/. 5,00S/. 5,00S/. 5,00 S/. 5,00 S/. 5,00

--------------

OSA-F-011 V.00

4

* De Carga horaria S/. 100,00 S/. 100,00 -------------- -------------- -------------- --------------

* De egresado de Escuela

profesionalS/. 30,00 S/. 30,00 -------------- -------------- -------------- --------------

* De orden de mérito S/. 50,00 S/. 50,00 -------------- -------------- -------------- --------------

19Asesoría de tesis

(30 minutos) S/. 50,00 S/. 50,00 -------------- -------------- -------------- -----------

20 Resolución de expedito S/. 50,00 S/. 50,00 ------------ S/. 50,00 -------------- -----------

21Examen de idioma

extranjero ------------ ------------ ------------ ------------ -------------- -----------

Examen de Suficiencia

* Inscripción: S/. 200,00 S/. 200,00 S/. 200,00

* Examen Escrito S/. 1.000,00 S/. 1.000,00 S/. 1.000,00

* Examen Oral

Aprobación de Proyecto

de Investigación:

* 1ra vez S/. 200,00 S/. 200,00

* 2da vez ------------ ------------

Sustentación de tesis:

* Dictamen S/. 1.000,00 S/. 1.000,00

* Sustentación S/. 1.000,00 S/. 1.000,00

* 2° Dictamen S/. 500,00 S/. 500,00

26 Título Profesional Licenciado:

S/. 450.00

Licenciado:

S/. 450.00

Licenciado:

S/. 450.00

Licenciado:

S/. 450.00

Licenciado:

S/. 450.00

27

Duplicado de Grado

académico o Título

profesional

S/. 2.000,00 S/. 2.000,00 ----------- ----------- ----------- -----------

-----------

18

25 Grados

24

23

22

S/. 1.000,00

Bachiller:

S/. 450.00

Bachiller:

S/. 450.00

Bachiller:

S/. 450.00

---------------------------- ----------- -----------

S/. 1.000,00S/. 1.000,00

Bachiller:

S/. 450.00

--------------------

-----------------------------------

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-----------

Documents

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO-ACADÉMICOS DE LA UMCHumch.edu.pe/arch/2017/TRANSPARENCIA/PROCEDIMIENTOS... · a solicitud del estudiante matriculado, previa autorización del Decano