PROCEDIMIENTOS COPIA NO CONTROLADA MANUAL · 2015-08-21 · COPIA NO CONTROLADA Subdirección de Organización y Procesos Administrativos ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL DEPARTAMENTO Manual

Junio 2015Secretaría de Finanzas y PlaneaciónSubsecretaría de Finanzas y AdministraciónDirección General de AdministraciónSubdirección de Organización y Procesos AdministrativosSFA/DGA/SOPA-P-02-A5

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

Departamento de ProgramasInstitucionales de Modernización

Subsecretaría de Finanzas y AdministraciónDirección General de AdministraciónSubdirección de Organización y Procesos Administrativos

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA

Subdirección de Organización y Procesos AdministrativosManual de ProcedimientosÍNDICE

JUNIO 2015

Presentación

Estructura del Departamento .......................................................................................................................................... 1

Simbología de Diagramas ................................................................................................................................................. 2

Descripción y Diagramas de Procedimientos

Departamento de Programas Institucionales de Modernización

Análisis de las Estructuras Orgánicas de las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo ................................... 4

Actualización del Listado de Puestos Autorizados para el Catálogo General de Puestos .......................................... 10

Integración y Actualización del Catálogo General de Puestos de las Dependencias de la

Administración Pública Estatal ........................................................................................................................................... 13

Valuación de Puestos de las Dependencias que integran la Administración

Pública Estatal ........................................................................................................................................................................ 20

Integración de los Indicadores de las Áreas Administrativas de la

Subsecretaría de Finanzas y Administración .................................................................................................................... 24

Elaboración de Proyectos Especiales ................................................................................................................................. 28

Firmas de Autorización ...................................................................................................................................................... 31

COPIA NO CONTROLADA

Subdirección de Organización y Procesos AdministrativosManual de ProcedimientosPRESENTACIÓN

JUNIO 2015

El Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016, estableció dentro de sus acciones, impulsar el desarrollo organizacional ydotar a los órganos y áreas administrativos de la SEFIPLAN, de herramientas que permitan mejorar la función pública, asícomo contribuir a la capacitación y profesionalización de los servidores públicos de la Administración Estatal, a fin decoadyuvar en el establecimiento de un Sistema de Planeación Estatal Moderno, que responda con oportunidad a lasnecesidades de los diferentes sectores y regiones de la Entidad.

Por esta razón, la Secretaría de Finanzas y Planeación a través de los Manuales de Procedimientos, establece los procesosque realizan las áreas administrativas, con el fin de permitir que los servidores públicos se apeguen a los mismos ycontribuyan a lograr la eficiencia, calidad y productividad que demanda la sociedad, asimismo se da cumplimiento a loestablecido en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Código Financiero parael Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz deIgnacio de la Llave, Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas y Planeación y Plan Veracruzano de Desarrollo2011-2016.

En este tenor, surge el presente Manual de Procedimientos del Departamento de Programas Institucionales deModernización, como un instrumento de consulta para la realización de los procesos que en el mismo se detallan,definiendo las actividades del personal del área descrita.

La estructura del contenido, ofrece una respuesta a las necesidades de las áreas administrativas involucradas. Para sumanejo se indican y describen brevemente los componentes que lo integran:

Estructura Orgánica del Departamento: Se integra para dar una visión general de la jerarquización del área, objetodel Manual en cuestión.

Simbología de Diagramas: Se incluyen las figuras que se utilizan en las representaciones gráficas de losprocedimientos.

Descripción y Diagramas de Procedimientos: Se expone de manera clara y concreta, cuáles son las actividades quele son inherentes a cada proceso y el área administrativa y/o puesto responsable de realizarlas.

Firmas de Autorización: Se incluyen las firmas de autorización desde el Secretario de Finanzas y Planeación hasta elJefe de Departamento, dando formalidad al documento.

La información que integra este Manual, fue obtenida por un procedimiento que tiene dos modalidades: a) indirecto: através del análisis del Manual anterior; b) directo: por medio de entrevistas con los niveles involucrados en cadaprocedimiento.

Procesada la información, se presenta en un formato que incluye:

Nombre del procedimiento. Objetivo que se persigue en la realización del mismo. Frecuencia de realización. Procedimientos con los que conecta. Normas que rigen el procedimiento.

Firma de validación del procedimiento.

Descripción del procedimiento especificando áreas administrativas o puestos involucrados y las actividades quedeben llevarse a cabo para operar el proceso.

Diagrama correspondiente.

COPIA NO CONTROLADA

Subdirección de Organización y Procesos AdministrativosManual de ProcedimientosESTRUCTURA ORGÁNICA DEL DEPARTAMENTO

JUNIO 2015 1PÁG.

SECRETARÍA DEFINANZAS YPLANEACIÓN

DIRECCIÓNGENERAL DE

ADMINISTRACIÓNTESORERÍA

SUBSECRETARÍADE FINANZAS Y

ADMINISTRACIÓN

DIRECCIÓN GENERALDE FIDEICOMISOS Y

DESINCORPORACIÓNDE ACTIVOS

DIRECCIÓN GENERALDEL PATRIMONIO

DEL ESTADO

ANALISTAADMINISTRATIVO DE

PROGRAMASINSTITUCIONALES DE

MODERNIZACIÓN

DEPARTAMENTO DEPROGRAMAS

INSTITUCIONALES DEMODERNIZACIÓN

SUBDIRECCIÓNDE SERVICIO

PÚBLICO DE CARRERA

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

SUBDIRECCIÓN DECONTRATACIONES

GUBERNAMENTALES,ADMINISTRACIÓN DERIESGOS Y ACTIVOS

SUBDIRECCIÓN DERECURSOS

MATERIALES YSERVICIOS GENERALES

SUBDIRECCIÓN DEORGANIZACIÓN Y

PROCESOSADMINISTRATIVOS

SUBDIRECCIÓN DERECURSOS HUMANOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

DEPARTAMENTO DEORGANIZACIÓN Y

MÉTODOS

COORDINACIÓN DEASESORES

UNIDAD DEACCESO A LA

INFORMACIÓNPÚBLICA

SUBSECRETARÍADE INGRESOS

SUBSECRETARÍADE EGRESOS

PROCURADURÍAFISCAL

UNIDAD DEGÉNERO

DEPARTAMENTO DECONTROL

PRESUPUESTAL

SUBSECRETARÍADE PLANEACIÓN

DIRECCIÓN GENERALDE INNOVACIÓN

TECNOLÓGICA

COPIA NO CONTROLADA

Subdirección de Organización y Procesos AdministrativosManual de ProcedimientosSIMBOLOGÍA DE DIAGRAMAS

JUNIO 2015 2PÁG.

Inicio y fin

Actividad

Documento

Sistema y/o archivo informático

Decisión

Pasa el tiempo

Conector de actividad

Conector de página

Conector de procedimientos

Archivo temporal: cronológico (C),alfabético (A) o numérico (N)

Archivo definitivo: cronológico (C),alfabético (A) o numérico (N)

Efectivo o cheque

Objeto o cosa

Actividades que se realizan demanera continua

Actividades que se realizan demanera simultánea

Indicadores de texto

Disco compacto (CD) oDisco de video digital (DVD)

COPIA NO CONTROLADA

Subdirección de Organización y Procesos AdministrativosManual de Procedimientos

DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS

JUNIO 2015 3PÁG.

DEPARTAMENTO DEPROGRAMAS INSTITUCIONALES

DE MODERNIZACIÓN

COPIA NO CONTROLADA

ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE PROGRAMASINSTITUCIONALES DE MODERNIZACIÓN LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGOAL MISMO.

FIRMA DE VALIDACIÓN

JUNIO 2015 4PÁG.


NORMAS

PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO

FRECUENCIA DE REALIZACIÓN

La Dirección General de Administración, en coordinación con la Dirección General de la Función Pública de laContraloría General, son las áreas responsables de dictaminar las propuestas de estructuras orgánicas de lasDependencias y Entidades del Poder Ejecutivo, con base en la normatividad establecida en esta materia.

El Departamento de Programas Institucionales de Modernización debe elaborar y enviar el Oficio de dictamen deanálisis de estructuras orgánicas (AEO) dirigido a la Unidad Administrativa de la Dependencia o Entidad enoriginal, señalando las inconsistencias u observaciones detectadas, a fin de que sean solventadas y distribuirlo de lasiguiente manera:- Primera copia al Titular de la Dependencia o Entidad.- Segunda copia al Secretario de Finanzas y Planeación.- Tercera copia al Contralor General.- Cuarta copia al Titular de la Dependencia a la cual está sectorizada la Entidad, en su caso.- Quinta copia al Subsecretario de Finanzas y Administración.- Sexta copia al Subsecretario de Egresos.- Séptima copia al Director General de Programación y Presupuesto.- Octava copia al Director General de Fiscalización Interna.- Novena copia al Director General de Integridad y Ética de Servidores Públicos.- Décima copia al Consejero Jurídico y de Derechos Ciudadanos.- Onceava copia al Titular del Órgano Interno de Control de la Dependencia o Entidad.- Doceava copia con acuses de recibo a la Dirección General de la Función Pública de la Contraloría General.- Treceava copia al Expediente de la estructura orgánica de la Dependencia o Entidad.

Por cada Dependencia y Entidad del Poder Ejecutivo se debe integrar un Expediente de estructura orgánica yplantilla de personal, el cual quedará al resguardo de la Subdirección de Organización y Procesos Administrativos, ydebe contener los siguientes documentos:- Oficio de autorización de la estructura orgánica.- Estructura orgánica y plantilla de personal autorizada.- Oficio de solicitud de modificación.- Propuesta de estructura orgánica.

Las reuniones en materia de Estructuras Orgánicas deben realizarse previo acuerdo con las Unidades Administrativasde las Dependencias o Entidades del Poder Ejecutivo, a fin de puntualizar la información presentada por éstas en suspropuestas de modificación de las estructuras orgánicas.

Eventual.

Revisar en coordinación con la Contraloría General, las estructuras orgánicas de las Dependencias y Entidades del PoderEjecutivo, con base en los criterios técnicos, administrativos y presupuestales establecidos.

- Actualización del Listado de Puestos Autorizados para el Catálogo General de Puestos.

Análisis de las Estructuras Orgánicas de las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo.

COPIA NO CONTROLADA

JUNIO 2015 5PÁG.



NORMAS

Para la autorización de las Estructuras Orgánicas de las Dependencias se debe emitir un Oficio de autorización deestructura orgánica, el cual lleva las siglas CG/SFP con número consecutivo emitido por la Contraloría General, y essignado por el Secretario de Finanzas y Planeación y el Contralor General.

En el caso de las Entidades, se debe emitir un Oficio de validación de la estructura orgánica, el cual lleva las siglasAEO con el número consecutivo emitido por el Departamento de Programas Institucionales de Modernización, ydebe firmarse por el Director General de Administración y el Director General de la Función Pública de la ContraloríaGeneral.

Una vez firmada la Estructura orgánica validada de una Entidad, el Departamento de Programas Institucionales deModernización debe distribuir el Oficio de validación de la estructura orgánica de la siguiente manera:- Original y la Estructura orgánica validada en primer tanto al Titular de la Entidad.- Primera copia al Secretario de Finanzas y Planeación.- Segunda copia al Contralor General.- Tercera copia al Titular de la Dependencia a la cual está sectorizada la Entidad.- Cuarta copia al Subsecretario de Finanzas y Administración.- Quinta copia al Subsecretario de Egresos.- Sexta copia al Director General de Programación y Presupuesto.- Séptima copia al Director General de Fiscalización Interna.- Octava copia al Director General de Integridad y Ética de Servidores Públicos.- Novena copia al Consejero Jurídico y de Derechos Ciudadanos.- Décima copia al Titular del Órgano Interno de Control de la Entidad.- Onceava copia con acuses de recibo y la Estructura orgánica validada en segundo tanto, a la Dirección General de

la Función Pública de la Contraloría General.- Doceava copia con acuses de recibo y la Estructura orgánica validada en tercer tanto al Expediente de la

estructura orgánica de la Entidad.

Una vez firmada la Estructura orgánica y plantilla de personal de una Dependencia, el Departamento de ProgramasInstitucionales de Modernización debe distribuir el Oficio de autorización de la estructura orgánica de la siguientemanera:- Original y la Estructura orgánica y plantilla de personal en un tanto al Titular de la Dependencia.- Primera copia al Titular del Poder Ejecutivo del Estado.- Segunda copia al Subsecretario de Finanzas y Administración.- Tercera copia al Subsecretario de Egresos.- Cuarta copia al Jefe de la Unidad Administrativa de la Dependencia.- Quinta copia al Director General de Programación y Presupuesto.- Sexta copia al Director General de Administración.- Séptima copia al Director General de la Función Pública.- Octava copia al Director General de Fiscalización Interna.- Novena copia al Director General de Integridad y Ética de Servidores Públicos.- Décima copia al Consejero Jurídico y de Derechos Ciudadanos.- Onceava copia al Titular del Órgano Interno de Control de la Dependencia.- Doceava copia con acuses de recibo y la Estructura orgánica y plantilla de personal en segundo tanto, al Director

General de la Función Pública de la Contraloría General.- Treceava copia, junto con la Estructura orgánica y plantilla de personal al Expediente de la estructura orgánica

y plantilla de personal de la Dependencia.

Una vez firmada la Estructura orgánica de una Dependencia, el Departamento de Programas Institucionales deModernización debe escanear la misma e integrarla al archivo electrónico, Concentrador de estructuras orgánicas.


COPIA NO CONTROLADA


ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD

JUNIO 2015 6PÁG.


Departamento de ProgramasInstitucionales de Modernización.

Recibe el Oficio de solicitud de modificación en original y laPropuesta de estructura orgánica en original de la UnidadAdministrativa de la Dependencia o Entidad, a través de la DirecciónGeneral de Administración.

Verifica en coordinación con la Subdirección de Mejora de la GestiónPública de la Contraloría General, si la Propuesta de estructuraorgánica en original cumple con los criterios establecidos y/o sitiene justificación válida para su modificación.

¿Cumple la estructura con los criterios establecidos y/o tienejustificación válida para su modificación?

En caso de no cumplir la estructura con los criterios establecidos y/o no tener justificación válida para su modificación:

Realiza en coordinación con la Subdirección de Mejora de la GestiónPública de la Contraloría General, reunión con la UnidadAdministrativa de la Dependencia o Entidad, para aclararmodificaciones y realizar ajustes en la estructura.

Elabora en coordinación con la Subdirección de Mejora de la GestiónPública de la Contraloría General, el Oficio de dictamen de análisisde estructuras orgánicas en original.

Recaba firma en el Oficio de dictamen de análisis de estructurasorgánicas en original del Director General de Administración através del Subdirector de Organización y Procesos Administrativos,y del Director General de la Función Pública de la ContraloríaGeneral a través del Subdirector de Mejora de la Gestión Pública, yobtiene trece copias.

Distribuye el Oficio de dictamen de análisis de estructurasorgánicas en original y once copias a las áreas involucradas y recabaacuse de recibo en la doceava y treceava copia.

Integra al Expediente de estructura orgánica, el Oficio de solicitudde modificación en original, la Propuesta de estructura orgánica enoriginal y el Oficio de dictamen de análisis de estructurasorgánicas en treceava copia.

Continúa con la actividad No. 1.

1.

2.

2A.

2A.1.

2A.2.

2A.3.

2A.4.


COPIA NO CONTROLADA



JUNIO 2015 7PÁG.


En caso de cumplir la estructura con los criterios establecidos y/ono tener justificación válida para su modificación:

Verifica en la Propuesta de estructura orgánica en original sicorresponde a una Entidad o Dependencia.

¿Corresponde a una Entidad o Dependencia?

En caso de ser de una Entidad:

Elabora la Estructura orgánica validada en tres tantos y el Oficio devalidación de la estructura orgánica en original, recaba firma delDirector General de Administración y del Director General de laFunción Pública de la Contraloría General, y obtiene doce copias.

Distribuye el Oficio de validación de la estructura orgánica enoriginal y doce copias, y la Estructura orgánica validada en dostantos a las áreas involucradas, y recaba acuse de recibo en el Oficioen onceava y doceava copia.

Integra al Expediente de estructura orgánica lo siguiente:- Oficio de solicitud de modificación en original.- Propuesta de estructura orgánica en original.- Oficio de validación de la estructura orgánica en doceava copia.- Estructura orgánica validada en tercer tanto.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expediente deestructura orgánica.

Fin.

En caso de ser de una Dependencia:

Solicita la impresión de la Estructura orgánica y plantilla depersonal firmada por el Titular de la Dependencia en tres tantos, a laUnidad Administrativa de la Dependencia.

Pasa el tiempo.

Recibe la Estructura orgánica y plantilla de personal en tres tantos,firmada por el Titular de la Dependencia de la Unidad Administrativade la Dependencia.

3.

3A.

3A.1.

3A.2.

3A.3.

4.

5.



COPIA NO CONTROLADA



JUNIO 2015 8PÁG.


Elabora el Oficio de autorización de la estructura orgánica enoriginal y envía junto con la Estructura orgánica y plantilla depersonal en tres tantos a la Subdirección de Mejora de la GestiónPública, para firma del Contralor General.

Recibe el Oficio de autorización de la estructura orgánica enoriginal y la Estructura orgánica y plantilla de personal en trestantos de la Subdirección de Mejora de la Gestión Pública y recabarúbrica del Director General de Administración y del Subsecretariode Finanzas y Administración, a través del Subdirector deOrganización y Procesos Administrativos.

Turna el Oficio de autorización de la estructura orgánica enoriginal y la Estructura orgánica y plantilla de personal en trestantos, al Secretario de Finanzas y Planeación a través del DirectorGeneral de Administración, y recaba firma de autorización en elOficio y la Estructura.

Obtiene trece copias del Oficio de autorización de la estructuraorgánica en original.

Distribuye el Oficio de autorización de la estructura orgánica enoriginal y trece copias y la Estructura orgánica y plantilla depersonal en dos tantos a las áreas involucradas, y recaba acuse derecibo en el Oficio en doceava y treceava copia.

Integra al Expediente de estructura orgánica y plantilla depersonal lo siguiente:- Oficio de solicitud de modificación en original.- Propuesta de estructura orgánica en original.- Oficio de autorización de la estructura orgánica en treceava

copia.- Estructura orgánica y plantilla de personal en tercer tanto.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expediente deestructura orgánica y plantilla de personal.

Conecta con el Procedimiento:- Actualización del Listado de Puestos Autorizados para el Catálogo

General de Puestos

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.



COPIA NO CONTROLADA

ANÁLISIS DE LAS ESTRUCTURAS ORGÁNICAS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DEL PODER EJECUTIVO

DEPARTAMENTO DE PROGRAMAS INSTITUCIONALES DE MODERNIZACIÓN

UNIDADADMINISTRATIVA DELA DEPENDENCIA O

ENTIDAD

INICIO

¿CORRESPONDE A UNAENTIDAD O DEPENDENCIA?

ENTIDAD

DEPENDENCIA

¿CUMPLE LAESTRUCTURA CON LOS

CRITERIOS ESTABLECIDOSY/O TIENE JUSTIFICACIÓN

VALIDA PARA SUMODIFICACIÓN?

NO

SI

REALIZA REUNIÓN PARAACLARAR MODIFICACIONES Y

REALIZAR AJUSTES

UNIDAD ADMINISTRATIVADE LA DEPENDENCIA O

ENTIDAD

1

1

UNIDADADMINISTRATIVA

DE LA DEPENDENCIA

ÁREASINVOLUCRADAS

C

( 2A )

FIRMADA POR ELTITULAR DE LADEPENDENCIA

SUBDIRECCIÓN DEMEJORA DE LA GESTIÓN

PÚBLICA

JUNIO 2015

A TRAVÉS DE LADIRECCIÓN GENERALDE ADMINISTRACIÓN

ESTRUCTURA ORGÁNICAVALIDADA

3T

OFICIO DE VALIDACIÓN DEESTRUCTURA ORGÁNICA

12

PROPUESTA DEESTRUCTURA ORGÁNICA

OFICIO DE SOLICITUD DEMODIFICACIÓN

INTEGRA AL EXPEDIENTE DEESTRUCTURA ORGÁNICA

O

O

( 3A.2 )

EXPEDIENTE DEESTRUCTURA ORGÁNICA

ORDENA

( 3A.3 )



RECIBE

O

O

( 1 )


VERIFICA SI CUMPLE CONLOS CRITERIOSESTABLECIDOS

( 2 )

O


VERIFICA SI CORRESPONDE AENTIDAD O DEPENDENCIA

( 3 )

O

ESTRUCTURA ORGÁNICA YPLANTILLA DE PERSONAL

RECIBE

( 5 )

1-3T

PARA FIRMA DELCONTRALOR

GENERAL



DISTRIBUYE Y RECABA ACUSEDE RECIBO

O

1-11

( 3A.1 )

11-12

1-3T

ENCOORDINACIÓN CON

LA SUBDIRECCIÓNDE MEJORA DE LAGESTIÓN PÚBLICA

DE LA CONTRALORÍAGENERAL

EN COORDINACIÓNCON LA

SUBDIRECCIÓNDE MEJORA DE LA

GESTIÓN PÚBLICADELA CONTRALORÍA

GENERAL

SECRETARIO DEFINANZAS Y

PLANEACIÓN

SUBDIRECCIÓN DE MEJORA DE LAFUNCIÓN PÚBLICA, DIRECTOR

GENERAL DE ADMINISTRACIÓN YSUBSECRETARIO DE FINANZAS Y

ADMINISTRACIÓN

A TRAVÉS DELDIRECTOR GENERALDE ADMINISTRACIÓN

ÁREASINVOLUCRADAS

FIN

C


3T

OFICIO DE AUTORIZACIÓNDE ESTRUCTURA ORGÁNICA

13



INTEGRA AL EXPEDIENTE DEESTRUCTURA ORGÁNICA YPLANTILLA DE PERSONAL

O

O

( 11 )

EXPEDIENTE DEESTRUCTURA ORGÁNICA YPLANTILLA DE PERSONAL

ORDENA

( 12 )

FIN

DIRECTOR GENERAL DEADMINISTRACIÓN,

DIRECTOR GENERAL DE LA FUNCIÓNPÚBLICA DE LA CONTRALORÍA

GENERAL

( 3A )

1-12


O


ELABORA,RECABA FIRMASY OBTIENE

1-3T

OFICIO DE DICTAMEN DEANÁLISIS DE ESTRUCTURASORGÁNICAS

ELABORA

( 2A.1 )

O

EN COORDINACIÓNCON LA

SUBDIRECCIÓN DEMEJORA DE LA

GESTIÓN PÚBLICA DELA CONTRALORÍA

GENERAL

DIRECTOR GENERALDE ADMINISTRACIÓN Y

DIRECTOR GENERALDE LA FUNCIÓN

PÚBLICA A TRAVÉS DELSUBDIRECTOR DEORGANIZACIÓN Y

PROCESOSADMINISTRATIVOS Y

DEL SUBDIRECTOR DEMEJORA DE LA GESTIÓN

PÚBLICAOFICIO DE DICTAMEN DEANÁLISIS DE ESTRUCTURASORGÁNICAS

RECABA FIRMA Y OBTIENE

O

1-12

( 2A.2 )



ELABORA Y ENVÍA

O

1-3T

( 6 )



RECIBE Y RECABA RÚBRICA

O

1-3T

( 7 )



TURNA Y RECABA FIRMADE AUTORIZACIÓN

O

1-3T

( 8 )


12-13



DISTRIBUYE Y RECABA CUSEDE RECIBO

( 10 )

O

1-11

1-3T



O

1-11

( 2A.3 )

12-13


13

PROPUESTA DE ESTRUCTURAORGÁNICA


INTEGRA AL EXPEDIENTE DEESTRUCTURA ORGÁNICA

O

O

( 2A.4 )


OBTIENE

O

1-13

( 9 )( 4 )

SOLICITA LA IMPRESIÓN DELA ESTRUCTURA ORGÁNICAY PLANTILLA DE PERSONAL

UNIDADADMINISTRATIVA DE LA

DEPENDENCIA

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- ACTUALIZACIÓN DE LISTADO DE PUESTOS AUTORIZADOS PARA

EL CATÁLOGO GENERAL DE PUESTOS

A TRAVÉS DELSUBDIRECTOR DEORGANIZACIÓN Y


ÁREASINVOLUCRADAS

COPIA NO CONTROLADA



JUNIO 2015 10PÁG.


NORMAS



OBJETIVO


El Departamento de Programas Institucionales de Modernización debe mantener actualizados los archivoselectrónicos de excel relativos al Catálogo General de Puestos.

El Departamento de Programas Institucionales de Modernización debe notificar la actualización del Listado depuestos autorizados para el Catálogo General de Puestos a través de Tarjeta, a la Subdirección de RecursosHumanos, a fin de que actualicen las denominaciones de los puestos en el Sistema Integral de Gestión de RecursosHumanos.

Eventual.

Actualización del Listado de Puestos Autorizados para el Catálogo General de Puestos.

Mantener actualizados los puestos que integran la Administración Pública Estatal.

Ninguno.

COPIA NO CONTROLADA



JUNIO 2015 11PÁG.



Obtiene del archivo cronológico temporal, el Expediente deestructura orgánica y plantilla de personal de la Dependencia yextrae la Estructura orgánica y plantilla de personal en tercer tanto,y verifica si crearon o eliminaron puestos, o modificaron sunomenclatura.

¿Crearon o eliminaron puestos o modificaron su nomenclatura?

En caso de que no hayan creado o eliminado puestos o modificado sunomenclatura:

Integra la Estructura orgánica y plantilla de personal en tercer tantoal Expediente de estructura orgánica y lo archiva de maneracronológica temporal.

Fin.

En caso de que se hayan creado o eliminado puestos o modificaron sunomenclatura:

Determina en la Estructura orgánica y plantilla de personal en tercertanto, los puestos que hayan sido modificados o eliminados.

Accesa a excel en los archivos Listado de puestos autorizados para elCatálogo General de Puestos y Listado de puestos y áreas, actualizala información del puesto e imprime el Listado de puestosautorizados para el Catálogo General de Puestos en un tanto.

Elabora la Tarjeta de envío de listado de puestos actualizado dirigidaal Subdirector de Recursos Humanos en original, recaba firma deautorización del Subdirector de Organización y ProcesosAdministrativos y obtiene una copia.

Turna la Tarjeta de envío de listado de puestos actualizado enoriginal y el Listado de puestos autorizados para el CatálogoGeneral de Puestos en un tanto a la Subdirección de RecursosHumanos y recaba acuse de recibo en la Tarjeta en copia.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, la Tarjeta de envíode listado de puestos actualizado en copia.


Actualización del Listado de Puestos Autorizados para el Catálogo General de Puestos.

1.

1A.

2.

3.

4.

5.

6.

COPIA NO CONTROLADA

ACTUALIZACIÓN DEL LISTADO DE PUESTOS AUTORIZADOS PARA EL CATÁLOGO GENERAL DE PUESTOS


INICIO

FIN

JUNIO 2015



OBTIENE, EXTRAE YVERIFICA

3T

( 1 )

¿CREARON OSUPRIMIERON PUESTOS O

MODIFICARON SUNOMENCLATURA?

NO

SI



INTEGRA

3T

( 1A )

C

C


DETERMINA

( 2 )

3T

LISTADO DE PUESTOSAUTORIZADOS PARA ELCATÁLOGO GENERAL DEPUESTOS

1T

EXCEL: LISTADO DEPUESTOS Y ÁREAS

ACCESA, ACTUALIZA EIMPRIME

EXCEL: LISTADO DEPUESTOS AUTORIZADOS

PARA EL CATÁLOGOGENERAL DE PUESTOS

( 3 )

TARJETA DE ENVÍO DELISTADO DE PUESTOSACTUALIZADO

ELABORA, RECABA FIRMA YOBTIENE

O

1

( 4 )


1

LISTADO DE PUESTOSAUTORIZADOS PARA ELCATÁLOGO GENERAL DEPUESTOS


TURNA Y RECABA ACUSEDE RECIBO

O

1T

( 5 )

SUBDIRECCIÓN DERECURSOS HUMANOS

C


ORDENA

( 6 )

1

FIN

COPIA NO CONTROLADA



JUNIO 2015 13PÁG.


NORMAS



OBJETIVO


El Departamento de Programas Institucionales de Modernización debe integrar y actualizar el Listado de puestosautorizados para el Catálogo General de Puestos que conforman el Catálogo General de Puestos, el cual contienelos siguientes datos:- Grupo Funcional.- Nivel Jerárquico.- Nombre del Nivel Jerárquico.- Actividad, cuando corresponda a puestos operativos.- Código del Puesto- Nombre del Puesto.Dicho Listado se realiza con base ern los puestos que contienen las Estructuras orgánicas y plantillas de personalautorizadas de las Dependencias de la Administración Pública.

Para la actualización del Catálogo General de Puestos se debe conformar por cada Dependencia de laAdministración Pública, un Grupo Interno de Trabajo integrado por personal del área encargada del manejo y controlde recursos humanos de las Unidades Administrativas.

El Catálogo General de Puestos se debe publicar en la Gaceta Oficial del Estado, y las Dependencias de laAdministración Pública Centralizada del Gobierno del Estado son responsables de incorporar el código del puesto decada empleado en el o los Sistemas de Información Automatizados de Recursos Humanos.

El Catálogo General de Puestos debe incluir a las Dependencias de la Administración Pública Estatal.

Por cada Dependencia analizada se debe integrar un Expediente del Catálogo General de Puestos, el cual quedaráal resguardo del Departamento de Programas Institucionales de Modernización.

Las Cédulas descriptivas de puestos se deben considerar autorizadas cuando cumplan con lo siguiente:- Se encuentren en el formato establecido.- Sean signadas por el Titular del Puesto y Coordinador Interno del Catálogo de Puestos, en el caso de los niveles del

1 al 8 establecidos en el Catálogo General de Puestos, o en el caso de puestos del nivel 9, signadas por elCoordinador Interno del Catálogo de Puestos.

Eventual.

Integración y Actualización del Catálogo General de Puestos de las Dependencias de la Administración PúblicaEstatal.

Compilar las cédulas de puestos de las Dependencias que integran la Administración Pública Estatal.

Ninguno.

COPIA NO CONTROLADA

JUNIO 2015 14PÁG.

Subdirección de Organización y Procesos AdministrativosManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

NORMAS

- Sean signadas por el Coordinador General del Catálogo de Puestos, recayendo este cargo sobre el Director Generalde Administración de la Secretaría de Finanzas y Planeación.

Cada Cédula descriptiva de puesto debe llevar un código de identificación asignado por el Departamento deProgramas Institucionales de Modernización, el cual se integra de la siguiente manera:

Primeros dos caracteres, dos letras inherentes al Tipo de Puesto:(CO) Confianza.(OP) Operativos.

Siguientes dos caracteres, dos letras inherentes al Grupo Funcional:Para puestos de los niveles del 1 al 8, la clasificación:

(EJ) Ejecutivo. Se utiliza para Secretarios hasta Directores Generales y homólogos.(DI) Directivo. Se utiliza para Directores de Área hasta Subdirectores y homólogos.(JF) Jefatura. Se utiliza para Jefes de Departamento y homólogos.(SP) Supervisión. Se utiliza para Jefes de Oficina y homólogos.

Para puestos del nivel 9, la clasificación corresponde a la naturaleza de las actividades que se llevan a cabo en lasDependencias de la Administración Pública del Gobierno del Estado:

(AD) Administrativa.(AG) Agropecuaria.(CO) Comunicaciones.(CT) Construcción.(IN) Informática.(JU) Jurídica.(MA) Mantenimiento.(MN) Ministerial.(SE) Secretariado.(SP) Seguridad.(SC) Servicios.(SO) Social.(TR) Transporte.

Siguiente carácter, para puestos de los niveles del 1 al 9, un dígito inherente al Nivel Jerárquico:(1) Gobernador.(2) Secretarios de Despacho y homólogos.(3) Subsecretarios y homólogos.(4) Directores Generales y homólogos.(5) Directores de Área y homólogos.(6) Subdirectores y homólogos.(7) Jefes de Departamento y homólogos.(8) Jefes de Oficina y homólogos.(9) Operativos.

Tres o dos últimos caracteres, dígitos integrados por un número consecutivo general asignados por el Departamentode Programas Institucionales de Modernización para puestos del nivel 1 al 9.


COPIA NO CONTROLADA

JUNIO 2015 15PÁG.

Subdirección de Organización y Procesos AdministrativosManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

NORMAS

El Departamento de Programas Institucionales de Modernización debe resolver las dudas que presenten los GruposInternos de Trabajo relacionadas con la elaboración de las Cédulas descriptivas de puestos.

El Departamento de Programas Institucionales de Modernización debe distribuir el Oficio de envío para firma de lasiguiente manera:- Original y las Cédulas descriptivas de puestos en original a la Dependencia.- Primera copia al Contralor General.- Segunda copia al Secretario de Finanzas y Planeación.- Tercera copia al Director General de Administración.- Cuarta copia al archivo cronológico temporal.


COPIA NO CONTROLADA



JUNIO 2015 16PÁG.



Recibe el Oficio de integración y/o actualización del Catálogo enoriginal de la Unidad Administrativa de la Dependencia del EjecutivoEstatal junto con:- Listado de grupo interno de trabajo de la Dependencia en original,

en donde se incluyen los ejecutivos responsables del catálogo de laDependencia y el personal que proporcionará información.

- Listado de puestos de mando y operativos en original, en donde seincluye la relación de los puestos vigentes de acuerdo a la estructuraorgánica y de los cuales se realizarán las Cédulas.

Pasa el tiempo.

Recibe el Oficio de envío de cédulas en original y las Cédulasdescriptivas de puestos en original del Grupo Interno de Trabajo de laDependencia y verifica si las Cédulas están libres de modificaciones.

¿Las Cédulas están libres de modificaciones?

En caso de que las Cédulas no estén libres de modificaciones:

Analiza las modificaciones, consulta en la página web de laDependencia, el Manual de organización y el Reglamento interior, ydetermina si es factible efectuarlas.

¿Es factible efectuar las modificaciones?

En caso de que no sea factible efectuar las modificaciones:

Notifica vía telefónica, las razones con fundamento en la normativa enla materia por las cuales no es factible efectuar las modificaciones oampliaciones, al Grupo Interno de Trabajo de la Dependencia.


En caso de que sea factible efectuar las modificaciones:

Accesa al archivo electrónico, realiza las correcciones de las Cédulasdescriptivas de puestos en el formato establecido, respalda en discoduro y archiva de manera cronológica temporal, las Cédulas enoriginal.



1.

2.

2A.

2B.

2C.

COPIA NO CONTROLADA



JUNIO 2015 17PÁG.


En caso de que las Cédulas estén libres de modificaciones:

Accesa al archivo electrónico, captura las Cédulas descriptivas depuestos en el formato establecido, respalda en disco duro y archivade manera cronológica temporal las Cédulas en original.

Imprime las Cédulas descriptivas de puestos en original y verificaque estén todas las Cédulas de acuerdo al Listado de puestos demando y operativos en original.

¿Están todas las Cédulas del Listado de puestos de mando yoperativos?

En caso de que no estén todas las Cédulas del Listado de puestos demando y operativos:

Solicita de manera verbal, las Cédulas descriptivas de puestosfaltantes al Grupo Interno de Trabajo de la Dependencia.


En caso de que estén todas las Cédulas del Listado de puestos demando y operativos:

Elabora el Oficio de envío para firma en original, señalando en elmismo las cédulas que se envían para ser firmadas por el Titular delPuesto y el Titular de la Unidad Administrativa, recaba firma delDirector General de Administración a través del Subdirector deOrganización y Procesos Administrativos, y obtiene cuatro copias.

Distribuye el Oficio de envío para firma en original y tres copias, ylas Cédulas descriptivas de puestos de la Dependencia en original alas áreas correspondientes, recaba acuse de recibo en el Oficio encuarta copia y la archiva de manera cronológica temporal.

Pasa el tiempo.

Recibe el Oficio de remisión en original y las Cédulas descriptivasde puestos en original de la Dependencia, debidamente firmadas yrecaba firma del Director General de Administración a través delSubdirector de Organización y Procesos Administrativos.

Elabora el Expediente del Catálogo General de Puestos e integralas Cédulas descriptivas de puestos en original.

3.

4.

4A.

5.

6.

7.

8.



COPIA NO CONTROLADA



JUNIO 2015 18PÁG.


Ordena y archiva de manera cronológica temporal, los siguientesdocumentos:- Expediente del Catálogo General de Puestos.- Oficio de integración y/o actualización del Catálogo en original.- Listado de grupo interno de trabajo de la Dependencia en original.- Listado de puestos de mando y operativos en original.- Oficio de remisión en original.




9.

COPIA NO CONTROLADA

INTEGRACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL CATÁLOGO GENERAL DE PUESTOS DE LAS DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA CENTRALIZADA


INICIO

UNIDAD ADMINISTRATIVADE LA DEPENDENCIA DEL

PODER EJECUTIVOESTATAL

GRUPO INTERNO DETRABAJO DE LADEPENDENCIA

1

DIRECTORGENERAL DE

ADMINISTRACIÓN

C

DEPENDENCIA,DIRECTOR GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN

FIN

C

JUNIO 2015

OFICIO DE ENVÍO PARAFIRMA

ELABORA Y RECABAFIRMA

O

1-4

( 5 )



ÁREASCORRESPONDIENTES

1



CÉDULAS DESCRIPTIVAS DEPUESTOS

ELABORA EL EXPEDIENTE DELCATÁLOGO GENERAL DE

PUESTOS E INTEGRA

( 8 )

O

LISTADO DE PUESTOS DEMANDO Y OPERATIVOS

O

LISTADO DE GRUPOINTERNO DE TRABAJO DE LADEPENDENCIA

OFICIO DE INTEGRACIÓN Y/OACTUALIZACIÓN DELCATÁLOGO

RECIBE

O

O

( 1 )


OFICIO DE ENVÍO DECÉDULAS

RECIBE

O

O

( 2 )

¿LAS CÉDULAS ESTÁN LIBRESDE MODIFICACIONES?

NO

SI


4




( 6 )

O

1-3

O


OFICIO DE REMISIÓN

RECIBE Y RECABA FIRMA

O

O

( 7 )

OFICIO DE REMISIÓN

LISTADO DE PUESTOS DEMANDO Y OPERATIVOS

LISTADO DE GRUPOINTERNO DE TRABAJO DE LADEPENDENCIA

OFICIO DE INTEGRACIÓN Y/OACTUALIZACIÓN DELCATÁLOGO

EXPEDIENTE DEL CATÁLOGOGENERAL DE PUESTOS

ORDENA

O

O

O

O

O

( 9 )

SI


IMPRIME Y VERIFICA

( 4 )

O

DE ACUERDOAL LISTADO DE

PUESTOS DEMANDO Y

OPERATIVOS

ANALIZA, CONSULTAY DETERMINA

PÁGINA WEB DE LADEPENDENCIA

( 2A )

¿ES FACTIBLEEFECTUAR LAS

MODIFICACIONES?

NO

SI

¿ESTÁN TODAS LASCÉDULAS DEL LISTADO DE

PUESTOS DE MANDO YOPERATIVO?

NO SOLICITA LAS CÉDULASFALTANTES

GRUPO INTERNODE TRABAJO DE LA

DEPENDENCIA

( 4A )

DE MANERAVERBAL

1

( 2B )

NOTIFICA LAS RAZONES PORLAS CUALES NO ES FACTIBLE

EFECTUAR LASMODIFICACIONES


ACCESA, REALIZACORRECCIONES Y RESPALDA

DISCO DURO: CÉDULASDESCRIPTIVAS DE

PUESTOS

( 2C )

O

GRUPO INTERNODE TRABAJO DE LA

DEPENDENCIA

VÍATELÉFONIICA


ACCESA, REALIZACORRECCIONES Y RESPALDA

DISCO DURO: CÉDULASDESCRIPTIVAS DE

PUESTOS

( 3 )

O

C

C

COPIA NO CONTROLADA



JUNIO 2015 20PÁG.


NORMAS



OBJETIVO


Eventual.

Valuación de Puestos de las Dependencias que Integran la Administración Pública Estatal.

Son objeto de valuación todos aquellos puestos que estén incluidos en el Catálogo General de Puestos de lasDependencias que integran la Administración Pública Estatal.

La valuación de puestos sirve como un marco de revisión de los sueldos y salarios asignados.

El Departamento de Programas Institucionales de Modernización debe someter cada puesto a los 4 factores deanálisis, los cuales son:- Impacto.- Comunicación.- Innovación.- Conocimiento.

Valuar los puestos con base en los lineamientos establecidos.

- Actualización del Listado de Puestos Autorizados para el Catálogo General de Puestos.

COPIA NO CONTROLADA



JUNIO 2015 21PÁG.



Recibe el Oficio de solicitud de valuación de puesto en original de laDependencia.

Obtiene del archivo cronológico temporal, el Expediente delCatálogo General de Puestos.

Accesa al archivo electrónico de excel e ingresa los datos de cadapuesto solicitado con base a la información del Expediente delCatálogo General de Puestos.

Somete el puesto al análisis de cuatro factores, obtiene la puntuaciónpara cada factor e integra la puntuación final del puesto.

Identifica la clase del puesto de acuerdo a la tabla de puntuación eintegra la puntuación de cada puesto por nivel jerárquico a laValuación del puesto.

Consulta en la carpeta electrónica de Marco jurídico, el Decreto dePresupuesto de Egresos para el Ejercicio Fiscal correspondiente yverifica si coincide el tabulador de percepciones con el resultado de laValuación del puesto.

¿Coincide el tabulador de percepciones con el resultado de laValuación del puesto?

En caso de que no coincida el tabulador de percepciones con elresultado de la Valuación del puesto:

Analiza la información y determina junto con el Subdirector deOrganización y Procesos Administrativos, si es factible cambiar elnivel del puesto valuado.

¿Es factible cambiar el nivel del puesto?

En caso de no ser factible cambiar el nivel del puesto:


En caso de ser factible cambiar el nivel del puesto:

Conecta con el procedimiento:- Actualización del Listado de Puestos Autorizados para el Catálogo

General de Puestos.


1.

2.

3.

4.

5.

6.

6A.

6B.

6C.

Valuación de Puestos de las Dependencias que integran la Administración Pública Estatal.

COPIA NO CONTROLADA



JUNIO 2015 22PÁG.


En caso de que coincida el tabulador de percepciones con el resultadode la Valuación del puesto:

Genera la Valuación del puesto en dos tantos.

Elabora el Oficio de respuesta dirigido a la Dependencia notificando elresultado de la valuación en original, recaba firma del Director Generalde Administración a través del Subdirector de Organización y ProcesosAdministrativos, y obtiene una copia.

Envía el Oficio de respuesta en original y copia y la Valuación delpuesto en un tanto a la Unidad Administrativa de la Dependenciacorrespondiente, recaba acuse de recibo en el Oficio en copia y laarchiva de manera cronológica temporal.

Elabora el Expediente del Catálogo de Valuaciones e integra laValuación del puesto en segundo tanto.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, los siguientesdocumentos:- Oficio de solicitud de valuación de puesto en original.- Expediente del Catálogo General de Puestos.- Expediente del Catálogo de Valuaciones.


7.

8.

9.

10.

11.


Valuación de Puestos de las Dependencias que integran la Administración Pública Estatal.

COPIA NO CONTROLADA

VALUACIÓN DE PUESTOS DE LAS DEPENDENCIAS QUE INTEGRAN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA CENTRALIZADA



OBTIENE

INICIO

C

ACCESA E INGRESA

EXCEL: DATOS DEPUESTO SOLICITADO

SOMETE AL ANÁLISIS YOBTIENE LA PUNTUACIÓN

CUATRO FACTORES

( 2 )

( 3 )

( 4 )

JUNIO 2015

CONTENIDOS ENEL EXPEDIENTEDEL CATÁLOGO

GENERAL DEPUESTOS

VALUACIÓN DE PUESTO

ELABORA EL EXPEDIENTEDEL CATÁLOGO DE

VALUACIONES E INTEGRA

( 10 )

2T

OFICIO DE SOLICITUD DEVALUACIÓN DE PUESTO

RECIBE

( 1 )

O

DEPENDENCIA

( 5 )

IDENTIFICA E INTEGRA LAPUNTUACIÓN DE CADA

PUESTO POR NIVELJERÁRQUICO

CONSULTA Y VERIFICA SICOINCIDE EL TABULADOR DE

PERCEPCIONES

MARCO JURÍDICO:DECRETO DE PRESUPUESTO

DE EGRESOS PARA ELEJERCICIO FISCAL

( 6 )

CON ELRESULTADO DELA VALUACIÓN

DEL PUESTO

¿COINCIDEEL TABULADOR DE

PERCEPCIONES CON ELRESULTADO DE LA

VALUACIÓN DELPUESTO?

NO

SI

( 6A )

ANALIZA Y DETERMINA SI ESFACTUBLE CAMBIAR EL NIVEL

DE PUESTO

¿ES FACTIBLE CAMBIAR ELNIVEL DEL PUESTO?

NO

SI

1

CONECTA CON ELPROCEDIMIENTO:

- ACTUALIZACIÓN DEL LISTADODE PUESTOS AUTORIZADOS

PARA EL CATÁLOGOGENERAL DEL PUESTO


GENERA

( 7 )

1-2T

1

1

OFICIO DE RESPUESTA

ELABORA, RECABA FIRMA YOBTIENE

O

1

( 8 )

DIRECTOR GENERAL DEADMINISTRACIÓN



FIN

C

JUNTO CON ELSUBDIRECTOR DEORGANIZACIÓN Y


C

EXPEDIENTE DEL CATÁLOGODE VALUACIONES


OFICIO DE VALUACIÓN DEPUESTO

ORDENA

O

( 11 )

OFICIO DE RESPUESTA

1


OFICIO DE RESPUESTA

ENVÍA

O

1T

( 9 )

UNIDADADMINISTRATIVA DE LA

DEPENDENCIA

COPIA NO CONTROLADA



JUNIO 2015 24PÁG.


NORMAS



OBJETIVO


Mensual.

Integración de los Indicadores de las Áreas Administrativas de la Subsecretaría de Finanzas y Administración.

El Departamento de Programas Institucionales de Modernización debe actualizar en el archivo electrónicoConcentrador de indicadores, la información correspondiente a los Indicadores de gestión de las áreasadministrativas de la Subsecretaría de Finanzas y Administración.

El Departamento de Programas Institucionales de Modernización debe diseñar y compartir los archivos en elprograma excel de los indicadores de las áreas administrativas de la Subsecretaría de Finanzas y Administración.

Las áreas administrativas de la Subsecretaría de Finanzas y Administración son las responsables de la informaciónpresentada en el archivo de los Indicadores de gestión.

Las observaciones recibidas por el Subsecretario de Finanzas y Administración relativas a la información de losIndicadores de gestión, deben ser corregidas en el siguiente período.

El Departamento de Programas Institucionales de Modernización debe elaborar una Nota informativa, por cada unode los siguientes temas:

- Total de servidores públicos de la Administración Pública Centralizada.- Comparativo anual del número de servidores públicos de la Administración Pública Centralizada.- Comparativo mensual del número de servidores públicos de la Administración Pública Centralizada.- Comparativo mensual del costo de la nómina.- Relación del personal y costo de la nómina.

El Departamento de Programas Institucionales de Modernización debe notificar al Subsecretario de Finanzas yAdministración, a través de Tarjeta personalizada, que los Indicadores de gestión se encuentran en resguardo de laDirección General de Administración.

El Departamento de Programas Institucionales de Modernización debe generar de manera mensual, los Indicadoresde gestión en archivo electrónico PDF.

Compilar los indicadores de las Direcciones Generales y Tesorería de la Subsecretaría de Finanzas y Administración.

Ninguno.

COPIA NO CONTROLADA



JUNIO 2015 25PÁG.



Elabora la Tarjeta de solicitud de indicadores en original, recabafirma de autorización del Director General de Administración, através del Subdirector de Organización y Procesos Administrativos,y obtiene una copia.

Turna la Tarjeta de solicitud de indicadores en original a las áreasadministrativas de la Subsecretaría de Finanzas y Administración, yrecaba acuse de recibo en la Tarjeta en copia y la archiva de maneracronológica temporal.

Pasa el tiempo.

Recibe la Tarjeta de envío de indicadores en original y losIndicadores de gestión en original y vía correo electrónico de lasáreas administrativas de la Subsecretaría de Finanzas yAdministración.

Accesa a excel en el archivo Concentrador de indicadores, integra lainformación de los Indicadores de gestión de las áreasadministrativas de la Subsecretaría de Finanzas y Administración yverifica que estén correctos.

¿Están correctos los Indicadores de gestión?

En caso de que no estén correctos los Indicadores de gestión:

Corrige el archivo Concentrador de indicadores y en su caso,reorganiza las hojas de los Indicadores de gestión modificados.


En caso de que estén correctos los Indicadores de gestión:

Configura los accesos de seguridad del archivo Concentrador deindicadores y respalda en disco duro.

Integra los Indicadores de gestión en archivo electrónico, genera enformato PDF y respalda en disco duro.

1.

2.

3.

4.

4A.

5.

6.


COPIA NO CONTROLADA



JUNIO 2015 26PÁG.


Elabora con base en los Indicadores de gestión en formato PDF, lossiguientes documentos:- Síntesis informativa de los indicadores de gestión en un tanto.- Notas informativas en un tanto.- Tarjeta de envío dirigida al Subsecretario de Finanzas y

Administración en original.

Recaba firma en la Tarjeta de envío dirigida al Subsecretario deFinanzas y Administración en original, del Director General deAdministración a través del Subdirector de Organización y ProcesosAdministrativos, y obtiene una copia.

Distribuye los siguientes documentos:A la Subsecretaría de Finanzas y Administración:- Tarjeta de envío dirigida al Subsecretario de Finanzas y

Administración en original, junto con la Síntesis informativa delos indicadores de gestión en un tanto.

Al Direcctor General de Administración:- Nota informativa en un tanto.Y recaba acuse de recibo en la Tarjeta en copia.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, los siguientesdocumentos:- Tarjeta de envío de indicadores en original.- Indicadores de gestión en original.- Tarjeta de envío al Subsecretario de Finanzas y Administración

en copia.


7.

8.

9.

10.



COPIA NO CONTROLADA

INTEGRACIÓN DE LOS INDICADORES DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN


INICIO

DIRECTOR GENERALDE ADMINISTRACIÓN



ÁREAS ADMINISTRATIVASDE LA SUBSECRETARÍA DE

FINANZAS YADMINISTRACIÓN

C

ÁREAS ADMINISTRATIVASDE LA SUBSECRETARÍA DE

FINANZAS YADMINISTRACIÓN

¿ESTÁN CORRECTOS LOSINDICADORES

NO

SI


C

FIN

JUNIO 2015

TARJETA DE SOLICITUD DEINDICADORES

TURNA Y RECABA ACUSE DERECIBO

O

1

( 2 )

INDICADOORES DEGESTIÓN

INDICADORES DE GESTIÓN

TARJETA DE ENVÍO DEINDICADORES

RECIBE

O

O

( 3 )

INDICADOORES DEGESTIÓN

ACCESA, INTEGRAY VERIFICA

EXCEL: ARCHIVOCONCENTRADOR DE

INDICADORES

( 4 )

EN SU CASOREESTRUCTURA LAS

HOJAS DE LOSINDICADOORES DE

GESTIÓN

CORRIGE


INDICADORES

( 4A )

CONFIGURA LOS ACCESOSDE SEGURIDAD Y

RESGUARDA


INDICADORES

( 5 )

PDF:INDICADORES DE

GESTIÓN


INTEGRA, GENERA YRESPALDA

( 6 )

O

TARJETA DE ENVÍO

RECABA FIRMA Y OBTIENE

O

1

( 8 )



- SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN.

- DIRECTOR GENERAL DEADMINISTRACIÓN.

TARJETA DE SOLICITUD DEINDICADORES

ELABORA, RECABA FIRMA DEAUTORIZACIÓN Y OBTIENE

O

1

( 1 )

VÍA CORREOELECTRÓNICO

TARJETA DE ENVÍO

O

NOTA INFORMATIVA

SÍNTESIS INFORMATIVA DELOS INDICADORES DEGESTIÓN

ELABORA

1T

1T

( 7 )

TARJETA DE ENVÍO

1

NOTA INFORMATIVA

1T

SÍNTESIS INFORMATIVA DELOS INDICADORES DEGESTIÓN

TARJETA DE ENVÍO


O

1T

( 9 )

TARJETA DE ENVÍO

1


TARJETA DE ENVÍO DEINDICADORES

ORDENA

O

O

( 10 )

COPIA NO CONTROLADA



JUNIO 2015 28PÁG.


NORMAS



OBJETIVO


Eventual.

Elaboración de Proyectos Especiales.

Los Proyectos especiales deben elaborarse en estricto apego a la normatividad aplicable en cada caso.

En el caso de que los proyectos requieran especificaciones técnicas especializadas, se debe recurrir al apoyo de lasáreas administrativas especializadas de la Secretaría.

El Departamento de Programas Institucionales de Modernización debe apoyar a las áreas de la Secretaría en losProyectos Especiales que soliciten en materia de desarrollo administrativo.

Realizar todos aquellos proyectos relacionados con aspectos administrativos que le sean encomendados por sussuperiores.

Ninguno.

COPIA NO CONTROLADA



JUNIO 2015 29PÁG.



Recibe el Oficio informativo en original de la Dirección General deAdministración a través de la Subdirección de Organización yProcesos Administrativos, el cual indica la necesidad de elaborar unproyecto especial.

Accesa a Internet, consulta las Leyes, Reglamentos yDocumentación aplicables según el proyecto y analiza lainformación.

Elabora el Proyecto especial en un tanto y somete a revisión delSubdirector de Organización y Procesos Administrativos.

Turna el Proyecto especial en un tanto al Director General deAdministración a través del Subdirector de Organización y ProcesosAdministrativos para su visto bueno, y archiva de maneracronológica temporal, el Oficio informativo en original.

Pasa el tiempo.

Recibe el Proyecto especial en un tanto del Director General deAdministración a través del Subdirector de Organización y ProcesosAdministrativos y verifica si está libre de correcciones.

¿El Proyecto especial está libre de correcciones?

En caso de que el Proyecto especial no esté libre de correcciones:

Realiza las correcciones necesarias al Proyecto especial, genera endos tantos, y archiva de manera cronológica definitiva el Proyectoespecial con las correcciones en un tanto.


En caso de que el Proyecto especial esté libre de correcciones:

Imprime el Proyecto especial en segundo tanto.

Turna el Proyecto especial en un tanto al Director General deAdministración y da seguimiento a la implementación de las accionesseñaladas en el Proyecto.

Pasa el tiempo del proyecto.

Ordena y archiva de manera cronológica definitiva el Proyectoespecial en un segundo tanto.


1.

2.

3.

4.

5.

5A.

6.

7.

8.

Elaboración de Proyectos Especiales.

COPIA NO CONTROLADA

ELABORACIÓN DE PROYECTOS ESPECIALES


PROYECTO ESPECIAL

IMPRIME

2T

FIN

DIRECCIÓN GENERAL DEADMINISTRACIÓN

C

INICIO


¿EL PROYECTO ESPECIALESTÁ LIBRE DE

CORRECCIONES?

NO

SI

PROYECTO ESPECIAL

TURNA Y DA SEGUIMIENTO ALAS ACCIONES

1T

DIRECTOR GENERALDE ADMINISTRACIÓN

C

( 6 )1

1

( 7 )

JUNIO 2015

A TRAVÉS DE LASUBDIRECCIÓN DEORGANIZACIÓN Y


OFICIO INFORMATIVO

RECIBE

( 1 )

O

ACCESA, CONSULTA YANÁLIZA

INTERNET: LEYES,REGLAMENTOS Y

DOCUMENTACIÓN

( 2 )


PROYECTO ESPECIAL

RECIBE Y VERIFICA

( 5 )

1T

PROYECTO ESPECIAL

REALIZA LAS CORRECCIONESY GENERA

1-2T

1T

( 5A )

OFICIO INFORMATIVO

PROYECTO ESPECIAL

TURNA PARA VISTO BUENO

1T

O

( 4 )

PROYECTO ESPECIAL

ORDENA

( 8 )

2T

PROYECTO ESPECIAL

ELABORA Y SOMETE AREVISIÓN

( 3 )

1T

SUBDIRECTOR DEORGANIZACIÓN Y PROCESOS

ADMINISTRATIVOS

C



COPIA NO CONTROLADA

Subdirección de Organización y Procesos AdministrativosManual de ProcedimientosFIRMAS DE AUTORIZACIÓN

JUNIO 2015 31PÁG.

ANTONIO GÓMEZ PELEGRINSECRETARIO DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

EDUARDO CONTRERAS ROJANODIRECTOR GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN

JUAN MANUEL DEL CASTILLO GONZÁLEZSUBSECRETARIO DE FINANZAS

Y ADMINISTRACIÓN

COPIA NO CONTROLADA

Subdirección de Organización y Procesos AdministrativosManual de ProcedimientosFIRMAS DE AUTORIZACIÓN

JUNIO 2015 32PÁG.

Elaborado y autorizado en junio de 2015Xalapa-Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave

VERÓNICA ADRIANA REYNAUD ORNELASSUBDIRECTORA DE ORGANIZACIÓN Y

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

MARIO RAFAEL DÍAZ REBOLLEDOJEFE DE DEPARTAMENTO DE PROGRAMAS

INSTITUCIONALES DE MODERNIZACIÓN

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PROCEDIMIENTOS COPIA NO CONTROLADA MANUAL · 2015-08-21 · COPIA NO CONTROLADA Subdirección de Organización y Procesos Administrativos ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL DEPARTAMENTO Manual