Procedimientos. cy c (editado)

CID

Centros de Información Deportiva de

Instalación de Competencia

Octubre 2014

Manuales de los Centros de Información Deportiva

1

Contenido

MANUAL ORGANIZACIONAL

CENTROS DE INFORMACIÓN DEPORTIVA (CID) .................................................................................. 3

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ......................................................................................................... 7

ORGANIGRAMA .................................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

DIRECTORIOS CID .............................................................................................................................. 11

USUARIOS

POLÍTICAS DE OPERACIÓN ................................................................................................................ 13

MATRIZ DE PROCEDIMIENTOS CON GAFETE DE ACCESO A CID INSTALACIÓN .... ¡Error! Marcador no

definido.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CID

Introducción ...................................................................................................................................... 15

Objetivo General del Manual: ........................................................................................................... 16

Objetivo específico del Manual: ........................................................................................................ 16

Campo de aplicación: ....................................................................................................................... 16

Políticas y Normas Generales ........................................................................................................... 16

Beneficios. ......................................................................................................................................... 18

PROCEDIMIENTOS CID INSTALACIÓN DE COMPETENCIA

FUNCIOGRAMAS ............................................................................................................................... 19

CHECK LIST ......................................................................................................................................... 22

ENTREGA DE FORMULARIOS PARA GESTIÓN DE SERVICIOS ............................................................. 24

PUBLICACIÓN Y ENTREGA DE INFORMACIÓN INICIAL ...................................................................... 26

DISTRIBUCIÓN DE INFORMACIÓN ..................................................................................................... 28

REPORTE DE ACTIVIDADES ................................................................................................................ 30

ANEXOS

Código 01. ANEXO 1 .......................................................................................................................... 33

Código 02. ANEXO 2 .......................................................................................................................... 34

Código 02. ANEXO 2.1 ....................................................................................................................... 35

2

Código 02. ANEXO 2.2 ....................................................................................................................... 36

Código 02. ANEXO 2.2.1 .................................................................................................................... 36

Código 02. ANEXO 2.2.2 .................................................................................................................... 37

Código 02. ANEXO 2.2.3 .................................................................................................................... 38

Código 03 y 04. ANEXO 3................................................................................................................... 40

Código 04. ANEXO 4 .......................................................................................................................... 41

Código 05. ANEXO 5 Y 6 .................................................................................................................... 42

GLOSARIO ......................................................................................................................................... 43

3

Manual

Organizacional del

CID

4

CENTROS DE INFORMACIÓN DEPORTIVA (CID)

Los Centro de Información Deportiva tienen como objetivo principal la distribución de información técnica específica relacionada con la competencia y el entrenamiento del Programa Deportivo de los XXII Juegos Centroamericanos y del Caribe Veracruz 2014, así como el servicio y atención de manera cordial a las autoridades.

Sus servicios son exclusivos para los Comités Olímpicos Nacionales, Delegados Técnicos, y Oficiales Técnicos.

El ingreso a estos Centros de Información, solo lo pueden tener las personas que cuenten con un gafete de acceso, el cual el Comité Organizador se lo entrega al Jefe de Misión para que el autorice hasta 3 personas del grupo administrativo del Comité Olímpico Nacional y hasta 2 personas por deporte para acceder y obtener información.

TIPOS DE CID

• CID de MOC • CID Hotel • CID Instalación de Competencia

FUNCIONES

1.-Establecer entre el CID de MOC, CID de Instalación y CID Hotel el flujo de información antes durante y después del evento.

2.-Coordinar con las áreas proveedoras de servicios la atención de las solicitudes realizadas por los usuarios.

Box Lunch

Transporte

Entrenamiento

3.-Organizar la entrega de información a los Comités Olímpicos Nacionales participantes.

El CID distribuye la siguiente información técnica:

Horario de competencia Programa de entrenamiento

Lista de inicio Gráfica de inicio

Gráfica final Resultados oficiales

Resultados individuales Sumario de resultados

Récords Medallistas

Medallistas por evento Medallero

Horarios y formato de transporte Formatos de box lunch

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MISIÓN

Brindar información técnica verídica y oficial referente a la competencia, creando una cultura de acceso a la información de manera confiable y controlada para los Comités Olímpicos Nacionales, Delegados Técnicos, Oficiales Técnicos y demás áreas internas del Comité Organizador, así como gestionar y facilitar recursos y servicios en beneficio de la competencia y el entrenamiento.

VISIÓN

Ser reconocido en el ciclo olímpico como apoyo imprescindible en el fortalecimiento del control y acceso a la información técnica verídica y oficial de la competencia y entrenamiento; con personal que cuente con actitud de servicio, inmerso en un proceso de mejora continua y equidad.

VALORES

Respeto

El reconocimiento de la dignidad de las personas, así como al comportamiento que lo hace patente; se extiende a los bienes y derechos de las personas e instituciones.

Actitud de servicio

El espíritu de realizar acciones que apoyen el desarrollo de la red, aportando el máximo esfuerzo personal e institucional y reflejándolo en una actitud de brindar siempre, más de lo que se espera.

Honestidad

El comportamiento recto, probo e intachable de todos y cada uno de los colaboradores de los Centros de Información.

Lealtad

El compromiso personal hacia la visión, misión y objetivo comunes.

Responsabilidad

La posibilidad de prever los efectos del propio comportamiento y corregirlo basados en las normas y reglas establecidas, dentro de su ámbito de competencia.

Orden

El conjunto de elementos orientados con un mismo destino.

Disciplina

6

El conjunto de normas de conducta socialmente aceptadas.

Profesionalismo

Dedicación, que invita a que seamos disciplinados, consistentes y perseverantes. Nos habla de que se requiere de una habilidad de hacer las cosas con sentido de urgencia pero nunca perder de vista la calidad.

Trabajo en equipo

Día a día se debe de desarrollar para que juntos se puedan lograr fácilmente los objetivos, procurando que de la misma manera se logre promover el liderazgo y la toma de decisiones adecuadas para guiar lo equipos de la mejor manera posible. Como resultado siempre se podrá observar una convivencia agradable.

7

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

SUBGERENCIA CENTROS DE INFORMACIÓN DEPORTIVA

JEFATURA DE CID MOC VERACRUZ

Omar Obed Campos Apale

Correo: [email protected]

Teléfono: 2721137686

Centro de trabajo: Centro de Información Deportiva MOC Veracruz.

Propósito:

Su responsabilidad es investigar, analizar y proveer las necesidades de su equipo de trabajo, además de comunicar

cualquier cambio que pudiera surgir en los procesos administrativos que ya se han planeado con anterioridad para el buen

funcionamiento del área. También velar por que los tres tipos de CID´s, realicen su operación con estándares altamente

competitivos y con calidad en el servicio. Además, es quien se encarga directamente de operar el CID MOC Veracruz.

JEFATURA DE CID MOC XALAPA

Citlalli Carmen Garcia Pichardo



Centro de trabajo: Centro de Información Deportiva de Hoteles Xalapa.

Propósito:

Su responsabilidad es investigar, analizar y proveer las necesidades de su equipo de trabajo, además de comunicar

cualquier cambio que pudiera surgir en los procesos administrativos que ya se han planeado con anterioridad para el buen

funcionamiento del área. También velar por que los núcleos ubicados en MOC y los CID´s Hoteles, realicen su operación

con estándares altamente competitivos y con calidad en el servicio.

SUPERVISOR DE MESAS DE ATENCIÓN EN CID´S HOTELES VER DIRECTORIO Propósito: Monitorear permanentemente el funcionamiento de los equipos de trabajo. Su deber es asegurar la calidad y la oportunidad en la producción de la información. Por tanto, debe vigilar el cumplimiento de las normas y procedimientos de la metodología del CID y de las cargas de trabajo por ronda establecidas en el cronograma de trabajo.

8

RESPONSABLE DE MESA DE ATENCIÓN EN HOTELES Voluntarios Directorio anexo. Centro de Trabajo: Centros de Información Deportiva de hoteles Propósito: El responsable de mesa es pieza clave en el equipo de trabajo. De él depende la calidad del servicio del Centro de Información Deportiva en hoteles, el rendimiento, la moral y el desarrollo de buenas actitudes por parte del personal de apoyo. Dirige, evalúa y controla el trabajo directamente en operación

VOLUNTARIOS DE APOYO Voluntarios Centro de Trabajo: Centros de Información Deportiva Hoteles Propósito: Su función es muy importante debido a que están relacionados directamente con la operación del evento, bajo el mando del Responsable de los módulos de cada grupo de deporte. También colabora, apoya y asiste a las funciones de línea para lograr los objetivos del CID.

JEFATURA DE CID´S INSTALACIONES

Rocio Corona López

Correo: [email protected] / [email protected]

Teléfono: 33312495646

Centro de Trabajo: Instalaciones Deportivas

Propósito:

Su responsabilidad es investigar, analizar y proveer las necesidades de su equipo de trabajo, además de comunicar cualquier cambio que pudiera surgir en los procesos administrativos que ya se han estructurado con anterioridad para el buen funcionamiento del área. También velar por que el CID Instalación y la planeación con la cual realice su operación sean altamente competitivos para cumplir con los estándares de calidad en el servicio.

Esta Jefatura maneja todos los Centros de Información Deportiva en cada una de las Instalaciones Deportivas.

SUPERVISOR DE CID HOTEL

Citlalli Carmen García Pichardo



Centro de Trabajo: Instalaciones Deportivas y hoteles

Propósito:

Es su obligación planificar cuidadosamente, organizar, dirigir con claridad y supervisar las actividades diarias de los responsables de CID Instalación y CID MOC-Hotel en Subsedes, llevando un control de manera administrativa. Manteniéndose siempre en contacto con la subgerencia y Jefaturas del CID.

mailto:[email protected]

9

COORDINADOR DE SEDE XALAPA Y SUBSEDES CID INSTALACIÓN

Arturo Menchaca Barrera

Tel: 4431828530


Propósito:

Orientarán y asistirán a los responsables de CID Instalaciones en la ejecución de los procedimientos, de acuerdo a las normas, políticas propias del área y del comité organizador, así mismo atenderán y darán seguimiento a las solicitudes de los responsables de CID´s para lograr el buen desarrollo de sus funciones como de sus actividades.

Otra de sus funciones es recabar la información de los CID´S instalación que le sean asignados, para entregar un informe general, diario al encargado del CID´s Instalaciones.

RESPONSABLES DE CID INSTALACIÓN DE COMPETENCIA

VER DIRECTORIO

Personas especializadas técnicamente en el Deporte

Directorio Anexo.

Centro de trabajo: Instalaciones Deportivas

Propósito:

Será el organizador y promotor del correcto cumplimiento de las labores del área de CID instalación; así como de encausar

el flujo de información a otras áreas relacionadas en la competencia, como también a su supervisor y a jefatura de CID´s

instalaciones.

VOLUNTARIOS DE APOYO CID INTALACIÓN

Seleccionados por COVER


Propósito:

Realizar la actividad recepción – entrega de la información técnica verídica y oficial a todos los Comités Olímpicos

Nacionales (CON´s) y a otras áreas relacionadas.

10

OMAR OBED CAMPOS APALE Subgerencia de CID

COORDINADOR DE CID SUBSEDES

Fernando Esparza

REPONSABLE DE CID MOC = HOTEL COR/ TUX/ COAT

VOLUNTARIOS (2 por Mesa)

REPONSABLE DE CID INSTALACIÓN

VOLUNTARIOS (3)

CID MOC SEDES

JEFE DE CID MOC VER Omar Obed Campos Apale

RESPONSABLE DE MODULO CID EN

HOTEL (39)

MESAS DE ATENCIÓN POR

GRUPOS DE DEPORTES EN MOC

(8)

VOLUNTARIOS (2 por hotel)

(78)

JEFE DE CID MOC XAL Citlalli García Pichardo


(16)

RESPONSABLE DE MODULO CID EN

HOTEL (25)

VOLUNTARIOS (2 por hotel)

(50)

MESAS DE ATENCIÓN POR

GRUPOS DE DEPORTES EN MOC

(4)


(8)

COORDINADOR DE DE CID´S INSTALACION XALAPA Y SUBSEDES

Arturo Menchaca Barrera

RESPONSABLE DE CID INSTALACIÓN

(48) VOLUNTARIOS

(144)

JEFE DE CID INSTALACIÓN Rocío Corona López

DIRECTOR DE COMPETENCIA

DELEGADO TÉCNICO

CID INSTALACIÓN

CID MOC SUBSEDES

ORGANIGRAMA Centro de Información Deportiva

11

DIRECTORIOS CID SUBDIRECCIÓN Y JEFATURAS DE CID´S

INSTACIÓN NOMBRE DEL RESPONSABLE CORREO TELEFONO

MOC VERACRUZ OMAR OBED CAMPOS APALE

[email protected]

2722137686

MOC VERACRUZ FERNADO ESPARZA [email protected]

3335968784

MOC XALAPA Y SUBSEDES CITLALLI GARCIA PICHARDO [email protected]

7225126854

INSTALACIONES DE COMPETENCIA SEDE VERACRUZ

ROCÍO CORONA LÓPEZ

[email protected]

3312495646

INSTALACION DE COMPETENCIA SEDE XALAPA Y SUBSEDES

ARTURO MENCHACA BARRERA

[email protected]

4713231828530



12

Usuarios de CID

13

CENTROS DE INFORMACIÓN DEPORTIVA

POLÍTICAS DE OPERACIÓN

U S U A R I O S 1. El acceso al CID, los tienes las personas que en su acreditación cuenten con los códigos ALL

y 3. Los atletas y representantes de los medios de comunicación no tienen acceso al CID.

2. La información que pueden solicitar las personas autorizadas a tener acceso al centro de información es la siguiente:

Lista con nombre de los atletas

Formatos de Entrenamiento para (cambiar/cancelar/corregir)

Formatos de transporte

Formatos de Servicios (box lunch)

Programa Deportivo Gráficas

Sorteos

Programa de entrenamiento

Resultados Parciales y Finales de competencia

Calendario de Competencia

Notas oficiales

3. Los trámites que pueden llevar a cabo las personas autorizadas con gafete de CID son:

Box Lunch. 4. Acceso a las palomeras donde podrán encontrar información Técnica, las cuales se

instalarán únicamente en CID MOC (ubicados en MOC) y CID Instalación, si desea copia impresa de información técnica en hotel, se puede solicitar en la mesa de atención de CID Hotel.

5. La información que CID ofrece, también será publicada en cada uno de los hoteles, en MOC´s y en instalación de competencia.

6. Los cambios que pudieran surgir o ser solicitados respecto a horarios de entrenamiento deben ser solicitados y autorizados con anticipación de 24 horas, esto lo puede realizar únicamente en CID MOC.

7. El centro de copiado que está destinado al CID, solo hará reproducciones de la información que le compete a éste.

8. No se harán más reproducciones de información de las que se hayan acordado para cada Delegación, salvo situaciones que lo ameriten.

9. El CID no está autorizado para la expedición de información que no le compete.

14

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

Responsables de CID Instalación

15

Introducción

El presente Manual de Normas y Procedimientos, de los Centros de Información Deportiva de los XXII Juegos Deportivos Centroamericanos y del Caribe, contiene lineamientos claros y concretos de cómo deben realizar los procedimientos las personas que colaboran como responsables de su ejecución, en este sentido sirve de guía y fuente de consulta para dar lineamientos uniformes.

El manual contiene las normas, las descripciones de cada procedimiento, así como anexos. Existe la posibilidad de agregar otros procedimientos que se consideren necesarios dada la necesidad de cada deporte.

Además contiene objetivos y normas de observancia general y específicas de los procedimientos necesarios para cada centro, así como los que se harán junto a otras áreas tales como OVR, premiación, transporte, alimentación, acreditación, entre otras.

Por último aparecen los anexos de cada procedimiento, que en su mayoría son formularios y formatos para firma de los usuarios para comprobar que han recibido el servicio y la información.

Se puede visualizar que existen procedimientos que tienen relación ya sea de inicio o continuación de otros, los cuales puede ser que sean de otras áreas, propias del comité organizador.

16

Objetivo General del Manual:

Establecer una guía y fuente de consulta para los responsables de ejecutar los procedimientos de los Centros de Información Deportiva, de tal forma que realicen sus funciones en forma uniforme, eficiente y oportuna.

Objetivo específico del Manual:

Establecer un marco normativo y operacional que sirva de base para la optimización de los recursos humanos y materiales del Centro de Información Deportiva de los XXII Juegos Deportivos Centroamericanos y del Caribe, Veracruz 2014; la cual además de orientar a las personas de los pasos a seguir, también sirva para lograr reducir al máximo los tiempos de procesamiento y respuesta entre los tres centros de información (CID Instalación y CID MOC y CID hotel) y las demás áreas que estén involucradas, así como agilizar la toma de decisiones de las personas responsables de prestar estos servicios e información. De tal forma, la calidad de los servicios que les ofrecemos a nuestros usuarios sea más satisfactoria.

Campo de aplicación:

El presente manual será de observancia y aplicación obligatoria para las personas que ejecuten procedimientos en el CID. Existen tres tipos de centros:

CID de MOC

CID Hotel

CID de Instalación de Competencia

Además también están incluidas las otras áreas en general, que tengan necesidad de hacer gestiones ante éste centro o en coordinación con el mismo.

Políticas y Normas Generales

1. Debe relacionarse con todos los participantes con educación y respeto. 2. Es responsabilidad de todos portar el uniforme, su identificación y mostrar siempre una

buena imagen y actitud. 3. Mantener su área de trabajo limpia y ordenada. 4. Es responsabilidad de todos preservar el orden y dar ejemplo, por lo que está prohibido

fumar y consumir bebidas alcohólicas.

17

5. Es responsabilidad de todos los participantes pasar lista de entrada y salida de su lugar de trabajo.

6. Es imprescindible que al retirarse de su actividad se de aviso a la persona que esté a cargo del lugar de trabajo y “dejar la estafeta” al que lo cubrirá.

7. En todo momento se les pide una actitud de servicio, de amabilidad y de pro actividad. 8. Cumplir con los procedimientos establecidos. 9. Trabajar en equipo. 10. Nunca negar información. Pero si no se conoce la información o si no se puede proporcionar

dicha información, es de suma importancia que primero la consulten con el Jefe de CID MOC, subsedes y/o Instalación (según sea el lugar de trabajo).

11. Siempre cerciorarse de que se está entregando lo correcto y a la persona correcta. 12. Es de suma importancia reportar cualquier incidencia en la bitácora por más mínima que

parezca. 13. No hacer esperar a los usuarios que soliciten algún servicio. 14. Debe haber una comunicación impecable entre los integrantes del equipo, respecto a

cualquier acción, esto para no repetir u omitir algún servicio solicitado. 15. Informar de cualquier cambio al otro CID (Instalación, Hotel o MOC). 16. Es importante estar en constante comunicación con el otro CID. 17. Confirmar la oficialidad de resultados con el CID Instalación. 18. Nunca entregar información no oficial. 19. Es deber del encargado de recepción del Centro, atestiguar que las personas que solicitan

la información al Centro porten las credenciales que acreditan el derecho al acceso al CID.

20. Es obligación de los voluntarios dar firme seguimiento a las condiciones que presenta el

gafete de acreditación en la parte trasera del mismo.

21. Los responsables de CID deberán asegurarse que el usuario que reciba la información

expedida por el Centro firmen un acuse de recibo. (Los formatos se encuentran anexos al

manual de procedimientos).

22. Es deber del responsable de CID realizar una bitácora diaria en donde describa todas las

actividades e incidencias ocurridas durante la jornada de servicio. (El formato se encuentra

anexo al manual de procedimientos). Además es su obligación entregárla a quien lo supla

en el siguiente turno (en caso de haya cambio de turno).

23. Los voluntarios de apoyo deberán consultar con el responsable cualquier cambio o entrega

de información, éstos a su vez, si surge alguna duda deben consultarlo con su superior.

24. Los horarios de comida los organiza cada responsable en coordinación con el Supervisor

y/o Jefe, para los voluntarios de apoyo, éstos a su vez debe respetar los horarios que impone

el Comité Organizador.

18

Beneficios.

1. Uniforme para cada uno de los integrantes del equipo. Esto con el objetivo de que los

usuarios distingan al personal del Comité Organizador de los XXII Juegos Deportivos

Centroamericanos y del Caribe, Veracruz 2014.

2. Comida gratuita durante el periodo de actividades y turno participado. El Comité

Organizador tiene previsto brindar alimentación en áreas específicas de las Instalaciones

Deportivas, en Hoteles y MOC´s.

3. Es una experiencia única en la vida y formar parte de uno de los eventos deportivos más

importantes en México de los últimos 28 años. Ya que este evento es difícil que se repita en

un mismo país periódicamente.

4. Actividad con reconocimiento público. Ya que estos XXII Juegos Deportivos

Centroamericanos y del Caribe, Veracruz 2014, dejan un precedente tanto en Instalaciones

Deportivas como experiencia laboral en el área del deporte.

5. Satisfacción personal. Debido a la constante actitud de servicio y el apoyo realizado en el

evento de talla Internacional.

6. Hacer nuevos amigos. Durante XXII Juegos Deportivos Centroamericanos y del Caribe,

Veracruz 2014, participa un sinnúmero de personas de todas las edades y niveles sociales,

lo cual les permite relacionarse y formar una gran red social.

7. Adquieres y desarrollas nuevos conocimientos y habilidades, así como experiencia al

desarrollarte en un ambiente dinámico. Gracias a la integración y capacitación con las

distintas áreas, se logran reafirman los conocimientos en distintos ámbitos, como personal,

laboral, profesional y deportivo.

19

FUNCIOGRAMAS

20

21

22

XXII JUEGOS DEPORTIVOS

CENTROAMERICANOS Y DEL CARIBE

VERACRUZ 2014

Centro de Información Deportiva

CID INSTALACION

Código 01

Página: 1 De 2

CHECK LIST

Objetivos del Procedimiento Verificar que el CID cuente con la información, herramientas, recursos materiales y humanos para abrir los servicios que ofrece cada uno a las delegaciones. Políticas y Normas del Procedimiento

1. Es obligación del Supervisor verificar que sus responsables de CID Instalación, cuenten con todo lo necesario como: información, recursos materiales, tecnológicos, mobiliario, voluntarios, etc.

2. Es obligación del Supervisor realizar el check list del responsable de CID Instalación a

su cargo, todos los días antes de iniciar operación y al finalizar. (Anexo 1.1)

3. Es obligación del responsable de CID Instalación, reportar cualquier incidencia que afecte el buen desarrollo del CID a su Supervisor.

4. Se debe abrir con puntualidad cada CID Instalación, 2 hrs. antes de inicio de

competencia.

5. El cierre de CID Instalación será 1 hr. después de terminada la competencia.

6. Cada que se cierre la jornada debe realizar una reunión de retroalimentación y análisis de incidencias.

23



VERACRUZ 2014


CID INSTALACIÓN

Código 01

Página: 2 De 2

CHECK LIST

Responsable Quién lo hace

Paso No.

Acción Cómo y cuándo lo hace

Responsable de CID Instalación y Voluntarios de apoyo. Responsable de CID Instalación. Supervisor, Responsable de Mesa de trabajo y Voluntarios de apoyo.

1 2 3

Pasar lista de control (Anexo 1), se debe verificar:

Recursos humanos (3 voluntarios de apoyo por turno)

Herramientas de trabajo

Recurso material

Recursos tecnológicos

Información

Mobiliario Una vez que se aplique el check list, se le informa al Supervisor, para que el de la autorización de la apertura del CID Instalación o en su defecto se le reporta de alguna incidencia, para que este solucione en caso de ser necesario. Al finalizar la jornada laboral se hará de nueva cuenta el pase de lista de control.

24



VERACRUZ 2014


CID INSTALACION

Código 02

Página: 1 De 2

ENTREGA DE FORMULARIOS PARA GESTIÓN DE SERVICIOS

Objetivos del Procedimiento Proveer de formatos para la solicitud de servicios con las demás áreas de COVER, así como guiar a nuestros clientes, en donde pueden entregar la misma. Políticas y Normas del Procedimiento

1. Es necesario conocer a que área enviarás al cliente, así como que formulario es el indicado para cubrir la necesidad del mismo.

2. No se reciben solicitudes en CID instalación, únicamente se facilitan en copias físicas,

para que el cliente entregue su formulario lleno en el área correspondiente.

3. Si el cliente, requiere que le apoyes a confirmar alguna información con alguna de los CID MOC o CID hotel, nuestro deber es comunicarnos con el área en cuestión, para apoyar a obtener la información necesaria.

4. Si la información que requiere el Cliente es de otra área que no compete al CID, no intentes dar información que no nos corresponde, podrías estar mal informado.

25



VERACRUZ 2014


CID INSTALACIÓN

Código 02

Página: 2 De 2

ENTREGA DE FORMULARIOS PARA GESTIÓN DE SERVICIOS


Paso No.


Responsable de CID Instalación y Voluntarios de apoyo.

1 2 3

Entregar el formulario que solicite el cliente, puede ser un formato para box lunch, entrenamiento o sustitución de atletas. Darle la indicación de que el CID instalación, solo provee de los formularios. Indicar al cliente donde puede entregar sus formularios de solicitud. A continuación se especifica el lugar y el anexo a entregar: -Entrenamiento, anexo 2, para cambios, cancelación o reservación, solo se hace en CID MOC, con 48 hrs. de anticipación. (en CID instalación solo se publican los horarios que nos dé CID MOC) -Box luch, es el anexo 2.1, este solo se recibe en CID Hotel, con 24 hrs. de anticipación. -Sustitución de Atleta, anexo 2.2, 2.2.1, 2.2.2 y 2.2.3; ubicado en el manual de ODECABE páginas de la 29 a la 33. Es importante que se le explique al cliente, que debe llenar la solicitud y seguir las indicaciones que se presentan en el manual. El cliente debe dirigirse a MOC, al área de inscripciones para que le autorice el procedimiento, una vez autorizado por esta área, se dirige a acreditación ubicada también en MOC.

26



VERACRUZ 2014


CID INSTALACION

Código 03

Página: 1 De 2

PUBLICACIÓN Y ENTREGA DE INFORMACIÓN INICIAL

Objetivos del Procedimiento

Dar información inicial, horario de competencia, lista de inicio, gráfica de inicio,

horarios de entrenamiento, etc.

Políticas y Normas del Procedimiento

1. Revisar que los resultados oficiales estén firmados por el Delegado Técnico de competencia para su distribución.

Confirmar con CID MOC y con el supervisor, que toda la información complementaria

como: Horarios de entrenamiento, horarios de pesaje, etc., sea oficial y que no

contenga errores.

2. Alimentación de palomeras con toda la información inicial y complementaria.

3. Bajar del sistema INFO los sorteos, gráficas y listas de salida.

4. Por ningún motivo distribuir la información no oficial.

5. Distribuir la información a los espacios de las palomeras que corresponde de acuerdo a las Delegaciones participantes.

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VERACRUZ 2014


CID INSTALACIÓN

Código 03

Página: 2 De 2

PUBLICACIÓN Y ENTREGA DE INFORMACIÓN INICIAL


Paso No.


Supervisor, Responsable de Mesa de trabajo y Voluntarios de apoyo. Supervisor, Responsable de Mesa de trabajo, responsable de CID instalación y Voluntarios de apoyo. Responsable y Voluntarios de apoyo. Voluntarios de apoyo.

1 2 3

Descargar toda la información del correo electrónico o del medio por el cual se comparta la información con MOC´s. Revisar que sea correcta, en el caso de información técnica, debe estar avalada por el DT y para la información complementaria, se debe confirmar con el coordinador de mesa de CID MOC. Imprimir un juego para cada delegación y para la publicación, esto en el caso de toda la información, ya sea inicial o complementaria. En el caso de la información técnica, se le agregarán los juegos que requieras las demás áreas como: VIP´s, Prensa, Protocolo, etc. El CID llevará a cada una de estas áreas la información. Alimentación de palomeras con las copias de los resultados para las Delegaciones, cada Delegación debe de firmar un acuse de recibo. (anexo 3)

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CENTROAMERICANOS Y DEL CARIBE VERACRUZ 2014


INSTALACIÓN DEPORTIVA

Código 04

Página: 1 De 2

DISTRIBUCIÓN DE INFORMACIÓN

Objetivos del Procedimiento

Mantener el flujo de información general, horario de competencia, lista de inicio,

gráfica de inicio y final, resultados oficiales e individuales, sumario de resultados,

Récords, medallistas y medallistas por evento.

Políticas y Normas del Procedimiento

6. Monitorear en todo momento en el sistema INFO.

7. Revisar que los resultados oficiales estén firmados por el Delegado Técnico de competencia para su distribución.

8. Reunirse con las áreas de Premiación, Protocolo, VIP´s para la cantidad de copias que cada una necesitará.

9. Imprimir los resultados oficiales del sistema INFO para la repartición a las respectivas áreas.

10. Alimentación de palomeras con copias de resultados oficiales.

11. Bajar del sistema gráficas, sorteos, resultados parciales y finales de la competencia para su repartición.

12. Por ningún motivo distribuir la información no oficial.

13. Distribuir la información a los espacios de las palomeras que corresponde de acuerdo

a las Delegaciones participantes.

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CENTROAMERICANOS Y DEL CARIBE VERACRUZ 2014


INSTALACIÓN DEPORTIVA

Código 04

Página: 2 De 2

DISTRIBUCIÓN DE INFORMACIÓN


Paso No.


Responsable de CID OVR y CID Responsable de CID

1 2 3

Recepción de resultados oficiales por parte de OVR. (Personal de OVR se presentará en CID para proporcionar la información.) El responsable de CID debe de revisar que sea correcta y que este firmada por el Delegado Técnico. Sacar una copia a la información original para que CID se quede con la copia para archivo y OVR se queda con la original. Indicará si se distribuye o no la información. Una vez que el encargado indique que la información es correcta, imprimirá una copia del Sistema INFO. Reproducción de copias que arroja el sistema INFO, para la distribución que solicitan las siguientes áreas:

Protócolo y Premiación

Prensa

VIP´s

Casilleros de Palomeras

El CID llevará a cada una de estas áreas la información.

Alimentación de palomeras con las copias de los resultados para las Delegaciones, cada Delegación debe de firmar un acuse de recibo. (anexo 3)

30

Informar a CID MOC de la oficialidad de la información.

XVI XXII JUEGOS DEPORTIVOS CENTROAMERICANOS Y DEL

CARIBE VERACRUZ 2014

Centro de Información

Deportiva INSTALCIONES DEPORTIVAS

Código 05

Página: 1 De 2

REPORTE DE ACTIVIDADES

Objetivos del Procedimiento Informar al equipo de trabajo de las actividades, incidencias y soluciones que se presentaron durante la operación, para lograr un mejor control de las operaciones del CID. Políticas y Normas del Procedimiento Siempre se debe tener abierto el archivo de la bitácora en la pantalla, esto para hacer el registro en el momento y no olvidarlo. Antes de entregar el turno, el responsable deberá hacer una retroalimentación con su equipo de trabajo en base a la bitácora. Expresarse de manera clara y sencilla. Al final de la operación del evento se entregaran las bitácoras debidamente fechadas e identificadas con los datos del Responsable, de igual manera el reporte final.

31

XVI XXII JUEGOS DEPORTIVOS CENTROAMERICANOS Y DEL

CARIBE VERACRUZ 2014

Centro de Información

Deportiva

Código 04

Página: 2 De 2

REPORTE DE ACTIVIDADES


Paso No.


Responsable de CID

1 2 3 4 5

En todo momento se tendrá abierto en pantalla el formato (anexo 4) la bitácora de actividades diarias en el que se escribirán todas las incidencias, esto es para control propio de CID Instalación. Después de que ocurra cualquier incidencia, anotar de manera inmediata en el formato, esto para no olvidarla. Al final de la operación diaria se imprimirá para su archivo. Al cierre de actividades se hará un reporte de actividades generales, donde se hace mención de todas las incidencias (anexo 5) en el que se expresaran problemáticas, soluciones, propuestas, etc. Entregar impresas todas las bitácoras y el reporte general de actividades debidamente firmado por el responsable a su supervisor además de enviarlo por medio electrónico, al supervisor y a la Subgerencia de CID´s.

32

ANEXOS

33

CHECK LIST / CID INSTALACION

DOCUMENTOS (Se anexa Información Técnica relevante a la competencia)

D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10

E S E S E S E S E S E S E S E S E S E S

Programa de Competencia

Programa de Entrenamiento

Listas de Salida.

Formato de Box Lunch

MOBILIARIO Y SERVICIOS E S E S E S E S E S E S E S E S E S E S

Cesto de Basura

Internet Inalámbrico AP´s

Lap Top o computadora

Multicontacto

Luz

Mesa de Trabajo

Multifuncional

Sillas

Telefonía Fija

Palomera

Pizarrón de Corcho

Nota: El inicio de funciones es dos horas antes de competencia, hay que REPORTARSE con el Supervisor a más tardar 10 minutos después.

PAPELERIA E S E S E S E S E S E S E S E S E S E S

Broches Baco

Caja de Grapas

Cinta Adhesiva

Engrapadora 3 pzs.

Folders

Hojas de Papel Bond

Lápices

Marcadores de Texto

Perforadora

Plumas (10 n., 10 a.)

Sacagrapas

Sacapuntas

Tijeras

Nota: Toda la papelería que quede sin utilizar favor de regresarla a su supervisor y llevar el control por cantidades.

Código 01. ANEXO 1

34

Formulario de Confirmación y Cambios de Entrenamientos (Estas gestiones deben hacerse deben

hacerse con 48 horas de antelación)

Deporte:_______________________________________________________________

Delegación (CON):_______________________________________________________

Firma del Representante del CON:__________________________________________

Confirmación Hecha: Fecha:_______________________ Horario:______________________

Instalación Deportiva:_____________________________________________________

Aprobado____ (Uso del CITD)

Firma: ______________________________ (Representante del CITD) Fecha:

_____________________

_______________________________________________________________

Solicitud de Cambio: Fecha:_______________________ Horario:______________________

Instalación Deportiva:_____________________________________________________

Aprobado____ (Uso del CITD)

Firma: ______________________________ (Representante del CITD) Fecha:

_____________________ _______________________

Nota: El CITD deberá de notificar al Centro de Mando de transportación y al Director de

Campeonato el resultado del servicio solicitado. APROBADO

POR:____________________________ REPRESENTANTE DEL CITD

Fecha: _____________________

Código 02. ANEXO 2

35

SOLICITUD DE BOX LUNCH

PAIS FECHA DE SOLICITUD

DISCIPLINA

DESAYUNO

COMIDA

CENA

FECHA DE REQUERIMIENTO

NUMERO DE BOX LUNCH REQUERIDOS

NOMBRE DE SOLICITANTE

NOMBRE DEL RESPONSABLE QUIEN AUTORIZA DIGITO DE ACREDITACION DEL DELEGADO

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

CONTRARECIBO

DIGITO DE ACREDITACION NOMBRE DE QUIEN RECIBE

PAIS CANTIDAD DE BOX LUNCH ENTREGADOS

Código 02. ANEXO 2.1

36

Formulario de Sustitución de Atleta

ATLETA A SER SUSTITUIDO

Caso #__________________________________(Uso Exclusivo de COVER 2014) Nombre del Atleta

a ser Sustituido:__________________________________________ Número de

Acreditación:__________________________________________________

Deporte:_______________________________________________________________

Evento(s):______________________________________________________________ Razón

Médica:__________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

_________________________ Firma del Médico del CON

__________________________ Firma del Jefe de Misión o su Representante Autorizado

___________________ Fecha

ATLETA SUSTITUTO

Caso #__________________________________(Uso Exclusivo de

COVER 2014)

Nombre del Atleta Sustituto:_______________________________________________

Número de Acreditación:__________________________________________________

Deporte:_______________________________________________________________

Evento(s):______________________________________________________________

_____________________________ Firma del Jefe de Misión o su Representante Autorizado

_____________________________ Fecha

Aprobación de FI y/o Confederación Deportiva responsable del Evento

Se debe presentar una autorización médica de la Federación Internacional y/o Confederación

Deportiva correspondiente en los casos que el atleta se encuentre en la sede de los Juegos.

Si dicha condición médica ocurriera antes de la llegada del atleta al país sede, el consentimiento

de la FI y/o la Confederación Deportiva correspondiente no será necesario.

Código 02. ANEXO 2.2.1

Código 02. ANEXO 2.2

37

AUTORIZACIÓN MÉDICA DE LA ODECABE

Caso #______________________________________(Uso Exclusivo de COVER 2014)

Yo_________________________________, luego de evaluar las justificaciones hechas

____autorizo ____________no autorizo la sustitución solicitada de________________

___________por_________________________________. .

_________________________________________ Firma del Médico autorizado de la ODECABE

___________________________ Fecha

Copia para:

Director del Departamento de Planifi cación y Inscripción Deportiva de los Juegos. Jefe de Misión

del CON de____________________ Director Técnico de la ODECABE Delegado Técnico

Internacional


38

Política de Sustituciones por Emergencias Médicas

La fecha límite para la lista final de atletas para cada deporte es el 14 de octubre de 2014. En

casos excepcionales de problemas de urgencia médica, la ODECABE y algunas Federaciones

Internacionales podrán permitir la sustitución permanente de un atleta por otro, aún cuando

vencido el plazo anteriormente citado.

Para que una Sustitución Médica pueda realizarse, los atletas deberán cumplir las siguientes

condiciones:

1. La ODECABE debe autorizar y aprobar la sustitución.

2. El atleta deberá estar inscrito para participar en los XXI Juegos Deportivos Centroamericanos y

del Caribe, Veracruz 2014 como se estipula el Manual de Inscripciones Nominales (Por Nombre) de

Atletas.

3. De acuerdo con los Reglamentos de la ODECABE, un atleta podrá sustituir a otro en las

siguientes condiciones:

a. Si un atleta presenta una condición médica que le impide continuar la actividad competitiva, Y

i. Si los médicos de la FI y del CON de la modalidad en cuestión están de acuerdo que el atleta

lesionado puede ser sustituido por otro atleta (si dicha condición médica ocurriera antes de la

llegada del atleta al país, el consentimiento del médico de la FI no será necesario); Y

ii. Si el Formulario de Sustitución de Atleta Oficial indica el atleta a ser sustituido y el atleta

sustituto (este formulario deberá ser firmado por el Jefe de Misión o por su representante, por el

médico de la FI y/o Confederación Deportiva correspondiente y del CON al cual el atleta

pertenece; y deberá ser dirigido al área de Inscripciones Deportivas del COVER 2014 y a la

ODECABE); Y

iii. Si los formularios Inscripción Deportiva y de Elegibilidad fueron llenados para el sustituto, de

acuerdo con la reglamentación del deporte y dirigidos hacia el área de Inscripciones Deportivas

del COVER-2014; Y

iv. Si el Formulario de Acreditación ya fue completado y dirigido hacia el Departamento de

Acreditación; Y

v. Si la Acreditación del Atleta que está siendo retirado fue devuelta a la Acreditación y cancelada,

de manera a permitir los mismos derechos de acreditación para el sustituto; Y

vi. Si la ODECABE y la respectiva Federación Internacional y/o Confederación Deportiva

correspondiente aprobaron la sustitución.

vii. Un atleta podrá sustituir otro atleta, pero sólo en el mismo deporte y disciplina.

33


39

viii. Todas las sustituciones deportivas por razón médica podrán realizarse sólo dentro de cierto

plazo (normalmente en la Reunión Técnica de dicho deporte antes del inicio de la competición).

1. Tal sustitución podrá realizarse sólo en el Centro de Acreditación, ubicado en la Villa

Centroamericana y del Caribe. El Departamento de Inscripciones Deportivas deberá confirmar los

derechos del sustituto. Todos los documentos deberán ser archivados en los Departamentos de

Inscripciones y de Acreditación.

2. Todas las solicitudes de sustituciones, por emergencia médica, deberán ser dirigidas al

Departamento de Inscripciones Deportiva

40

ENTREGA DE INFORMACION A DELEGADOS

No.

DELEGACIÓN

NOMBRE DE L DELEGADO FIRMA

31

Panamá (PAN)

32

Surinam (SUR)

33

Cuba (CUB)

Código 03 y 04. ANEXO 3

41

Fecha:

Nombre:

Instalación: Evento:

Disciplina(s):

Periodo de Competencia:

Instalacion(es):

Federación Nacional:

Federación Internacional:

Entrega Resultados OVR:

Funcionamiento Internet:

Comedor:

Transporte:

Responsable CID Instalación:

Informe diario de Actividades

XXII Juegos Centroamericanos y del Caribe Veracruz 2014

Director Técnico:

Otros:

Código 05. ANEXO 4

42

REPORTE DE ACTIVIDADES: XXII Juegos Centroamericanos y del Caribe

NOMBRE: Ana Carrillo

PUESTO: Encargada De CID Instalación

DISCIPLINA: Judo

INTRODUCCIÓN:

El Centro de Información Deportiva de la disciplina ____________________, inicio operaciones en ___________el día____ a las ____hrs.

El principal objetivo de este centro fue brindar atención e información técnica a los Comités Olímpicos Nacionales,

Delegados Técnicos, Federaciones Internacionales, Confederaciones Deportivas Regionales, Árbitros y Oficiales

Técnicos.

Otra función es mantener flujos de información entre las diferentes áreas que están involucradas en la circulación de

resultados, así como entre los CID MOC y hotel y de la instalación a fin de que el flujo de información antes durante

y después del evento sea en tiempo y forma.

Para el cumplimiento de estos objetivos, se utilizaron los siguientes recursos:

Humanos: 3 voluntarios por turno

(Breve explicación del desarrollo de los voluntarios)

Tecnológicos: Computadora, impresora, copiadora, impresora, celular, sistema INFO, etc

Observaciones: Fallo en bastante ocasiones el sistema ………….

ACTIVIDADES REALIZADAS:

(Descripción de las actividades)

1.

2.

RESULTADOS

CONCLUSIONES

PROPUESTAS

Código 05. ANEXO 5

43

GLOSARIO Deporte Disciplina ACR

Deporte ACR

Disciplina

Acuáticos/Aquatics Clavados/Diving DV

Nado Sinc./Sync. Swimming SY

Natación/Swimming SW

Polo Acuático/Waterpolo WP

Maratón de Natación/Swimming Marathon

SM

Atletismo/Athletics Pista y Campo/Track & Field AT TF

Maratón/Marathon MT

Marcha/Race Walk WK

Bádminton/Badminton BD

Baloncesto/Basketball BK

Balonmano/Handball HB

Beisbol BB

Boliche/Bowling BW

Boxeo/Boxing BX

Canotaje/Canoeing CF

Ciclismo/Cycling BMX CY CB

Ruta/Road CR

Montaña/Mountain CM

Pista/Track CT

Ecuestre/Equestrian Adiestramiento/Dressage EQ DS

Concurso Completo/Eventing EV

Salto/Jumping JP

Esgrima/Fencing FE

Frontón/Basque Pelota BP

Futbol/Football FB

Golf/Golf GO

Gimnasia/Gymnastics Artística/Artistic GA

Rítmica/Rhythmic GR

Trampolín/Trampoline GT

Hockey/Field Hockey HO

Judo/Judo JU

Karate/Karate KA

Lev. de Pesas/Weightlifting WL

Lucha/Wrestling WR

Patinaje/Roller skating

Velocidad/Speed RS RS

Pentatlón Moderno/Modern Pentathlon MP

Racquetbol/Racquetball RQ

Remo/Rowing RO

Rugby 7 /Rugby Sevens RU

Squash/Squash SQ

Softbol/Softball SO

Taekwondo/Taekwondo TK

Tenis/Tennis TE

44

Tenis de Mesa/Table Tennis TT

Tiro/Shooting SH

Tiro con Arco/Archery AR

Triatlon/Triathlon TR

Vela/Sailing SA

Voleibol/Volleyball Sala/Indoor VO

Playa/Beach BV

Instalación de Competencia ACR Instalación de Entrenamiento ACR

Centro Acuático "Leyes de Reforma" LEY Centro Acuático "Leyes de Reforma" LEY




Playa "Regatas" REG

Universidad Villa Rica UVM

Estadio "Heriberto Jara Corona" EXA Estadio "Heriberto Jara Corona" EXA

Ruta Costera Veracruz-Boca del Río BLV Ruta Costera Veracruz-Boca del Río BLV

Avenida Salvador Díaz Mirón SDM

Avenida Salvador Díaz Mirón SDM

Gimnasio Omega OME

Gimnasio Coatepec COA

Auditorio "Benito Juárez" BEN Auditorio "Benito Juárez" BEN

U. D. "Carlos Serdán Arechavaleta" SER U. D. "Carlos Serdán Arechavaleta" SER

Estadio "Beto Ávila" BAV Liga de Beisbol Infantil y Juvenil Beto Ávila

LBA

Bolerama Veracruz BOL Bolerama Veracruz BOL

World Trade Center WT1 Gimnasio IVD IVD

Pista de Canotaje "Río Tuxpan" TUX Pista de Canotaje "Río Tuxpan" TUX

Parque Natura Xalapa BMX

Pista BMX BMX

Ruta Xalapa-Coatepec RUT Ruta Xalapa-Coatepec RUT

Circuito Coatepec de Montaña MON

Circuito Coatepec de Montaña MON

Velodromo de Xalapa VEL Velodromo de Xalapa VEL

Club Hipico Coapexpan HIP Coapexpan HIP

Club Hipico Coapexpan/Campo Militar 26 Perote

PER Coapexpan HIP

Club Hipico Coapexpan HIP Coapexpan HIP

Pabellón de Esgrima ESG Pabellón de Esgrima ESG

Pabellón de Pelota Vasca PVA Pabellón de Pelota Vasca PVA

Estadio Luis "Pirata" Fuente LPF Finca Junior FJR

Reino Mágico MAG

Unidad Deportiva Hugo Sanchez UHS Universidad Villa Rica UVM

45

Facultad de Educación Fisica FEF

Club de Golf Punta Tiburon TIB Club de Golf Punta Tiburon TIB

Polideportivo Veracruz de Gimnasia POL Alterno de práctica de gimnasia AGI

Alterno de práctica de gimnasia AGI

Alterno de práctica de gimnasia AGI

Centro de Alto Rendimiento CAR Centro de Alto Rendimiento CAR

World Trade Center WT2 Gimnasio de la Facultad de Educación Fïsica

FEF

Centro de Convenciones Coatzacoalcos CCC Centro de Convenciones Coatzacoalcos CCC

Teatro del Estado del Centro de Convenciones Coatzacoalcos

TCC Teatro del Estado del Centro de Convenciones Coatzacoalcos

TCC

World Trade Center WT2 Gimnasio de la Facultad de Educación Fïsica

FEF

Patinódromo Reino Mágico PAT Patinódromo Reino Mágico PAT

Alberca Olímpica Universitaria AUN Alberca Olímpica Universitaria AUN

Estadio "Heriberto Jara Corona" EXA Estadio "Heriberto Jara Corona" EXA

Centro de Raqueta RAQ


Laguna de Mandinga MAN

Club de Golf Punta Tiburón TIB

Centro de Alto Rendimiento CAR CAR/ La Primavera LPV



U. D. "Carlos Serdán Arechavaleta" SER U. D. "Carlos Serdán Arechavaleta" SER

World Trade Center WT2 World Trade Center WT2

Las Palmas Raquet Club PAL Las Palmas Raquet Club PAL

Gimnasio Omega OME

Gimnasio Omega OME

Academia de Policia "El Lencero" LEN Academia de Policia "El Lencero" LEN

Campo de Tiro "Tiro de Pichón" PIC Campo de Tiro "Tiro de Pichón" PIC

Campo de Tiro con Arco USBI TAR Campo de Tiro con Arco USBI TAR

Boulevard John Sparks COA

Boulevard John Sparks COA

Marina Veramar MAR

Marina Veramar MAR

Playa "Gaviotas" (Hotel Camino Real") GAV

Playa "Gaviotas" (Hotel Camino Real") GAV

Arena Cordoba COR

Gimnasio El Mexicano GMX

Playa Marti MAR

Playa Martí MAR

46

Siglas Significado

CID/SIC Centros de información Deportiva / Sports Information Center.

USUARIO Personal autorizado para pedir información o hacer algún trámite dentro del CID.

DELEGACIÓN Todas las personas que participan por un País.

JEFE DE MISIÓN

La persona que está a cargo de todos los procesos de participación, tanto administrativos como técnicos de la Delegación de su País

INFO Sistema de Información Intranet, con toda la información que aparece en los listados disponible.

COI Comité Olímpico Internacional

COJO Comité Organizador de los Juegos Olímpicos.

FI Federación Deportiva Internacional

CDR Confederación Deportiva Regional

CON Comité Olímpico Nacional

ACNO Asociación de Comités Olímpicos Nacionales

ODECABE Organización Deportiva Centroamericana y del Caribe.

OVR On Veneu Result

FoP Field of Play/Área de Competencia.

STOC Centro Técnico de Operaciones.

MOC Centro Principal de Operaciones.

Documents

Procedimientos. cy c (editado)