PROCEDIMIENTOS DE ASESORÍA LEGAL

Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de

Empleados de Bancos y Afines

MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP

ASESORÍA LEGAL

Versión: 2.0

Revisado: Noviembre 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 22

1 Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independientes Noviembre 2015 Revisado por: Abg. Rosario González Cañete - División Asuntos Jurídicos Noviembre 2015 Autorizado por: Dr. Rubén Frutos – Asesor Jurídico Noviembre 2015

PROCEDIMIENTOS DE ASESORÍA LEGAL

OBJETIVO El objetivo del presente Manual de Procedimientos es presentar, describir y establecer los procedimientos, responsabilidades, competencias y condiciones requeridas por la Institución de acuerdo a las Reglamentaciones vigentes requeridas e implementadas por las Autoridades competentes. ALCANCE El presente Manual de Procedimientos es de aplicación de la Asesoría Legal de la Caja de Jubilaciones y Pensiones de Empleados de Bancos y Afines. El mismo tiene alcance para todos y cada uno de los componentes de la Estructura Organizativa de la institución. RESPONSABILIDADES

Se consideran responsables de la aplicación del presente Manual de Procedimientos, a la Asesoría Legal, División de Asuntos Jurídicos y las personas que la integran.

FORMATO DE PRESENTACIÓN El presente Manual de Procedimientos ha sido ajustado al formato del modelo estándar de Control Interno, según establece el MECIP (Modelo estándar de Control Interno del Paraguay).




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Se describen en el formato los siguientes aspectos:

Macro proceso, Proceso y Subproceso. Número de orden, responsable de la actividad, tarea por actividad (descripción) y

tiempo de ejecución. ESTRUCTURA Y CODIFICACIÓN

El Manual de Procedimientos está constituido por capítulos correspondientes al área

de Asesoría Legal.

Manual de Procedimientos, el cual es codificado de la siguiente manera:

MPRO-AL-01-01 Dónde:

MPRO indica Manual de Procedimientos.

Donde AL indica Asesoría Legal.

Donde 01 indica el capítulo correspondiente.

Donde 01 indica el Procedimiento de referencia.




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GUÍA DE PROCEDIMIENTOS DE LA ASESORÍA LEGAL

Código Procedimiento

Página

MPRO-AL-01-01 SEGUIMIENTO DE LA CARTERA JUDICIAL

4

MPRO-AL-01-02 INHIBICIONES E INTERDICCIONES

7

MPRO-AL-01-03 SUBASTA PÚBLICA

10

MPRO-AL-01-04 ADJUDICACIÓN DE BIENES

14

MPRO-AL-01-04 LEVANTAMIENTO DE HIPOTECA

16

MPRO-AL-01-04 DICTÁMENES

18

MPRO-AL-01-04

VERIFICACIÓN DE ESCRITURAS - CONTESTACIÓN DE OFICIOS - PAGO DE HONORARIOS PROFESIONALES - CONTRATOS DE REESTRUCTURACIÓN

19




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CÓDIGO: MPRO-AL-01-01

MACROPROCESO: ASESORIA LEGAL PROCESO: SEGUIMIENTO DE LA CARTERA JUDICIAL SUBPROCESO:

NUM. ACTIVIDAD / RESPONSABLE

TAREA POR ACTIVIDAD

1

Secretaría de Asesoría Legal/ Secretaria

Asesoría Legal recibe del Consejo de Administración a través de la Secretaria General, Resoluciones de autorización de inicio de acciones Judiciales para cobro de deudas vencidas a favor de la CJPEBA.

2

Jefa de División de Asuntos Jurídicos

La Secretaria de la Asesoría Legal remite las Resoluciones de autorización de acciones judiciales a la Jefa de División de Asuntos Jurídicos, para proceder a elaborar la nómina de Profesionales a designar para seguimiento de la Cartera Judicial.

3 Asesoría Legal/Jefa de División de Asuntos Jurídicos

Asesoría Legal remite a Presidencia la nómina de Profesionales para la designación del Abogado a intervenir.

4

Asesoría Legal/Secretaría

Asesoría legal recibe de la Presidencia la Resolución de gestión Judicial. Procede a preparar las documentaciones y hace entrega al abogado designado.

5

Asesoría Legal/Auxiliar Administrativo de Seguimiento de Cartera

Asesoría legal realiza la carga de información en el sistema AS400, datos referidos a los juzgados, secretaría, monto de la demanda, abogado designado, etc. Asesoría Legal forma carpeta judicial para el archivamiento en gavetas de todas las documentaciones atinentes a cada juicio.

6


Asesoría Legal realiza el seguimiento periódico de los expedientes en sede del juzgado y se actualizan los datos en el sistema AS400.




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7


Asesoría legal solicita informe a los abogados designados, en caso de consulta sobre algún aspecto referido al juicio en cuestión.

8

Mesa de Entrada Asesoría Legal recibe las propuestas de los demandados, tales como:

1. Refinanciación de deuda. 2. Exoneración de Intereses. 3. Amortización.

Las propuestas se reciben por Mesa de Entrada, y están dirigidas a la Presidencia.

9

Presidencia El presidente recibe las propuestas y deriva una copia a la Gerencia Comercial para análisis de la misma; y otra copia se remite a la Asesoría Legal para generar el informe sobre el estado procesal y honorarios y gastos adeudados.

10

Asesoría Legal/Jefa de División de Asuntos Jurídicos

Asesoría Legal remite dicho informe sobre el estado procesal, honorarios y gastos adeudados a la Gerencia Comercial.

11

Gerencia Comercial La Gerencia Comercial anexa el informe de la Asesoría Legal al informe de Análisis Comercial de la propuesta, y lo remite al Consejo de Administración vía secretaría General.

12 Consejo de Administración

El Consejo procede a la evaluación y autorización si corresponde, en caso de ser autorizado envía una Resolución a Comercial y a la Asesoría Legal.

13 Asesoría Legal/Jefa de División de Asuntos Jurídicos

Asesoría legal recibe la Resolución del Consejo de Administración y comunica al abogado,




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14 Gerencia Comercial Gerencia Comercial comunica al beneficiario de la Resolución del Consejo.

Gerencia Comercial recibe la Resolución y formaliza la misma, y posteriormente la remite a la Asesoría Legal un informe de que la deuda está cancelada.

15 Afectado El Afectado demandado presenta por mesa de entrada una nota solicitando autorización para el finiquito.

16 Mesa de Entrada Mesa de entrada remite a Presidencia la nota de solicitud de finiquito, recibe Presidencia y providencia.

17 Presidencia Presidencia deriva la nota a la Asesoría legal.

18 Asesoría Legal/Secretaría

Asesoría legal recibe la nota y elabora un informe para el consejo de administración.

19 Secretaria Privada de Presidencia

Secretaria privada recibe el informe y lo eleva al consejo de administración.

20 Consejo de Administración

El consejo de administración emite una resolución autorizando el finiquito.

21 Asesoría Legal/Secretaría

La Asesoría Legal recepciona la resolución y comunica al abogado para proceder al finiquito (existe una secretaria de Asesoría Legal quien se encarga de recibir y remitir documentos)




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MACROPROCESO: ASESORIA LEGAL PROCESO: INHIBICIONES E INTERDICCIONES SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1

Asesoría Legal

La Asesoría Legal, en caso de haber saldo impago determina la necesidad de exigir al abogado Designado la obtención de la medida cautelar de inhibición de vender y gravar bienes en contra del demandado.

2

Abogado Designado

El Abogado Designado en el juicio recepciona el pedido de obtención de la inhibición.

3

Abogado Designado

El Abogado Designado presenta por mesa de entrada informe acompañando copia del A.I. de inhibición de vender y gravar bienes debidamente inscripto en los Registros Públicos

4

Asesoría Legal

La Asesoría Legal recepciona el informe del abogado.

5

Asesoría Legal

La Asesoría Legal comunica vía nota Interna a la Presidencia, Gerencia Comercial y la Gerencia Financiera la medida decretada.

6

Gerencia Comercial

La Gerencia Comercial recepciona el Informe de Remate.

7

Gerencia Comercial

La Gerencia de Finanzas recepciona el Informe.




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8

Asesoría Legal

Asesoría Legal registra en el Sistema AS400 la información referente a la medida decretada para que figure en el estado de cuenta del demandado.

9

Asesoría Legal

Asesoría Legal actualiza el estado procesal en el Sistema AS400

10

Asesoría Legal

Asesoría Legal agrega a la carpeta judicial del demandado la documentación referente a la medida de Inhibición.

11

Asesoría Legal

Asesoría Legal remite a Presidencia dictamen para pago de honorarios del abogado por la obtención de la inhibición.

12

Presidencia

Presidencia recepciona el dictamen.

13

Presidencia

Presidencia da su Visto Bueno autorizando el pago.

14

Asesoría Legal

Asesoría Legal recepciona autorización de pago.

15

Asesoría legal

Asesoría Legal remite autorización de pago acompañando estado de cuenta del demandado.

16

Gerencia de Finanzas

La Gerencia de Finanzas recepciona la autorización para el pago de honorarios.

17


La Gerencia Finanzas confecciona la Orden de Pago.

18


La Gerencia de Finanzas envía la Orden de Pago a la Sección Tesorería.

19

Sección Tesorería

La Sección Tesorería recepciona Orden de Pago.




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20

Sección Tesorería

En la Sección Tesorería, el cajero paga al Abogado designado según Orden de Pago y contra factura.

21

Abogado Designado

El Abogado designado entrega factura contra cobro.

22

Sección Tesorería

En la Sección Tesorería, el cajero recepciona Factura.

23

Sección Tesorería

En la Sección Tesorería, el cajero archiva factura con orden de pago.




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MACROPROCESO: ASESORIA LEGAL PROCESO: SUBASTA PÚBLICA SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1

Profesional Designado

El Profesional Designado presenta nota para solicitar permiso de publicación de los avisos de remate a la Asesoría Legal.

2

Asesoría Legal

La Asesoría Legal recepciona la nota de autorización de publicación de los avisos de remate.

3

Asesoría Legal

La Asesoría Legal realiza informe solicitando a Presidencia autorización de publicación de los avisos de remate en caso de que corresponda, de lo contrario sugiere el rechazo del pedido y da instrucciones al abogado.

4

Asesoría Legal

La Asesoría Legal remite la autorización para el VºBº de la Presidencia vía Secretaría Privada.

5

Presidencia

Presidencia autoriza la publicación de edictos por Visto Bueno.

6

Asesoría Legal

La Asesoría Legal entrega una copia de la autorización de publicación de los avisos de remate al Abogado Designado.

7

Abogado Designado

El Abogado Designado recepciona la copia de la autorización de publicación de los avisos de remate.




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8

Abogado Designado

El Abogado Designado procede a realizar los trámites de publicación de remate a la empresa de periódico para su publicación.

9

Periódico

Se publica remate (Subasta Pública).

10

Asesoría Legal

Asesoría Legal revisa los diferentes medios de prensa escrita a fin de interiorizarse de las fechas de los remates y procede a activar las gestiones administrativas.

11

Asesoría Legal

Asesoría Legal solicita vía Memorando Interno a la Gerencia Comercial, a la Unidad Técnica de Tasaciones, la tasación del bien inmueble a ser rematado.

12

Unidad Técnica de Tasaciones

La Unidad Técnica de Tasaciones recepciona el pedido.

13

Unidad Técnica de Tasaciones

Luego de los procedimientos administrativos internos e inherentes a dicha área, envía la Tasación.

14

Asesoría Legal

La Asesoría Legal recepciona la Tasación.

15

Asesoría Legal

La Asesoría Legal solicita a la División Gestión y Recupero de Créditos, el informe de la deuda hipotecaria o personal del deudor afectado.

16

Cobranzas

Cobranza recepciona el pedido.

17

Cobranzas

Cobranza remite a la Asesoría Legal Certificado de Cuenta a fecha de remate.

18

Asesoría Legal

La Asesoría Legal recepciona el Certificado de cuenta.




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19

Asesoría Legal

Asesoría Legal informa sobre la subasta a la Auditoría Interna vía memorando interno.

20

Asesoría Legal

La Asesoría Legal con la Tasación y el Cer t i f i cado de cuenta convoca al Comité de Postura de la Caja a fin de determinar la postura de la Caja en el remate.

21

Comité de Postura

El Comité de Postura recepciona convocatoria.

22

Comité de Postura

El Comité de Postura se reúne en el día o día antes del remate.

23

Comité de Postura

El Comité de Postura designa (Acta de la reunión) el funcionario representante de la Caja en el acto de remate.

24

Comité de Postura

El Comité de Postura analiza los datos y establece el monto a ser llevado como postura en el acto del remate.

25

Funcionario Designado

El funcionario designado recepciona el Acta de la reunión del Comité de Postura de su asignación.

26


El funcionario designado solicita vía nota a la presidencia anticipo de la suma de dinero necesaria para los gastos del remate.

27

Presidencia

Presidencia autoriza el anticipo vía Visto Bueno.

28

Asesoría Legal

Asesoría Legal remite autorización a la Gerencia Financiera.

29

Gerencia Financiera

Gerencia Financiera realiza los trámites para el pago.

30

Funcionario designado

El funcionario designado retira la suma de dinero anticipada para gastos de remate de la Sección Tesorería.

31

Funcionario

El Funcionario Designado asiste al acto de remate y defiende la




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Designado

postura de la Caja conforme a instrucciones, pujando hasta la suma autorizada. En caso de resultar adjudicada la Caja, abona los gastos.

32

Abogado Designado

El Abogado Designado elabora informe para la Asesoría Legal acerca del remate acompañando copia del Acta de Remate.

33

Asesoría Legal

Asesoría Legal informa a la Presidencia el resultado el remate con copia a Gerencia Comercial y Gerencia Administrativa.

34


El funcionario designado elabora rendición de gastos y remite a la Presidencia.

35

Presidencia

Presidencia remite Rendición de Gastos al Consejo.

36

Consejo de Administración

El Consejo aprueba la rendición de gastos y emite resolución

37

Gerencia Financiera

Gerencia Financiera recepciona resolución para desafecta el anticipo de gastos otorgado.

38

Asesoría Legal

Asesoría legal recepciona resolución y archiva en carpeta judicial.

39

Asesoría Legal

La Asesoría Legal solicita (nota dirigida) al Abogado Designado obtener la inscripción preventiva a favor de la Caja del bien mueble o inmueble, mientras se procede a la escrituración del Bien subastado, y en caso de existir saldo, la inhibición.




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MACROPROCESO: ASESORIA LEGAL PROCESO: ADJUDICACIÓN DE BIENES SUBPROCESO:

NUM. ACTIVIDAD / RESPONSIBLE

TAREA POR ACTIVIDAD

1

Asesoría Legal

La Asesoría Legal solicita a la Presidencia la designación del Escribano para escriturar la transferencia judicial del inmueble adjudicado a favor de la Caja en remate, elevando para el efecto una terna de profesionales escribanos.

2

Presidencia

Presidencia realiza la designación del escribano por providencia al pie de la terna elevada.

3

Asesoría Legal

La Asesoría Legal recepciona la designación.

4

Asesoría Legal

Asesoría Legal comunica al Abogado encargado del juicio y al profesional escribano/a.

5

Abogado Designado

El Abogado Designado recepciona la Designación del profesional escribano/a.

6

Escribano/a

El Escribano/a recepciona la Designación.

7

Abogado Designado

El abogado designado solicita al juzgado orden de escrituración.

8

Escribano Designado

El escribano designado retira el expediente de secretaría del juzgado y elabora la escritura.




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9

Escribano/a

El Escribano/a elabora la escritura de transferencia judicial y remite a la Caja para su verificación y firma por parte de las autoridades.

10

Escribano/a

El Escribano/a presenta escritura para la firma del juez.

11

Escribano Designado

El escribano designado presenta ante la Caja primer testimonio del Título de Propiedad y solicita pago de honorarios.

12

Presidencia

Presidencia deriva a División Bienes Inmobiliarios el título de propiedad y a la Asesoría Legal la factura para pago de honorarios del escribano.

13

Asesoría Legal

Asesoría Legal elabora dictamen para pago de honorarios.

14

Sección Bienes Inmobiliarios

Recibe el Legajo de Unidad de Conservación y Servicios a la CJPEBA.

15


Registra en el Inventario de Bienes Adjudicados a la CJPEBA por remate o, por cesión o dación de pago.

16


Realiza el asiento contable en la cuenta de orden habilitada para este efecto.

17


Realiza el asiento correspondiente con cargo a gastos de juicios.

18


Desafecta de la cuenta de orden el bien adjudicado a la que se cargó anteriormente y registra el mismo como activo de la CJPEBA.

19


Ejecuta la previsión correspondiente según normativas vigentes.




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MACROPROCESO: ASESORIA LEGAL PROCESO: LEVANTAMIENTO DE HIPOTECA SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1

Asesoría Legal

Asesoría Legal recepciona informe de la Gerencia Comercial sobre pedido de levantamiento de hipoteca.

2

Asesoría Legal

Asesoría Legal solicita a la Sección Archivo la remisión de la carpeta de préstamo hipotecario correspondiente al solicitante.

3

Asesoría Legal

Asesoría Legal analiza el pedido y eleva informe al Consejo de Administración sugiriendo se autorice o no el levantamiento de hipoteca, según corresponda conforme a la normativa vigente.

4

Consejo de Administración

Consejo de Administración autoriza o rechaza el levantamiento por resolución.

5

Secretaria General

Secretaría General remite resolución a la Asesoría Legal.

6

Asesoría Legal

Asesoría Legal elabora Orden de Levantamiento para el escribano designado por el interesado. Asesoría Legal remite a la Gerencia Comercial la nota de Orden de Levantamiento ypara su verificación.




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7

Gerencia Comercial

Gerencia Comercial remite a Secretaría General para la firma de la Oren de Levantamiento.

8

Secretario General

El Secretario General Firma la nota y remite a Presidencia para la firma.

9

Presidencia

Presidencia firma la nota y remite a Asesoría Legal.

10

Asesoría Legal

Asesoría Legal recepciona orden firmada y entrega la misma con los antecedentes al escribano designado.




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MACROPROCESO: ASESORIA LEGAL PROCESO: DICTÁMENES SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1

Asesoría Legal

Asesoría Legal recepciona de las distintas áreas las consultas con relación a todo tipo de gestiones que se lleven a cabo en la Institución tales como: Jubilación, Pensión, Devolución de Aportes, Préstamos por poder, y cualquier otra cuestión que requiera un respaldo jurídico normativo para la toma de decisiones por parte de las autoridades.

2

Asesoría Legal

Asesoría Legal elabora dictamen jurídico conforme a la normativa vigente.

3

Asesoría Legal

Si es necesario, Asesoría Legal solicita informe a cualquiera de las distintas áreas.

4

Asesoría Legal

Asesoría Legal remite el dictamen al área que lo solicitó.




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MACROPROCESO: ASESORIA LEGAL PROCESO: VERIFICACIÓN DE ESCRITURAS SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1

Asesoría Legal

Asesoría Legal provee a los escribanos que lo soliciten, copias de las documentaciones necesarias para la comparecencia de las autoridades y modelo de cláusulas de acuerdo a la escritura a elaborarse.

2

Asesoría Legal

Asesoría Legal recepciona borrador de escritura para su verificación.

3

Asesoría Legal

Asesoría legal comunica al escribano las observaciones y modificaciones a introducir en su caso.

4

Asesoría Legal

Asesoría Legal recepciona protocolo original de la escritura y verifica que esté correcta.

5

Asesoría Legal

Asesoría Legal da su visto bueno y remite a Presidencia para la firma de un miembro del Consejo junto con el Presidente.

6

Asesoría Legal

Asesoría Legal recepciona protocolo firmado y entrega al escribano bajo recibo en cuaderno de escrituras.




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MACROPROCESO: ASESORIA LEGAL PROCESO: PROCEDIMIENTOS VARIOS SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1

Asesoria Legal CONTESTACIÓN DE OFICIOS JUDICIALES

1. Asesoría Legal recepciona oficios judiciales remitidos por

los distintos juzgados y Tribunales de la República. 2. Asesoría Legal solicita informe al área que corresponda de

acuerdo con lo que peticione el juzgado. 3. Asesoría Legal recibe la información solicitada y elabora la

contestación del oficio. 4. Asesoría Legal remite a Secretaría General la nota de

contestación para la firma del Secretario y Presidente. 5. Asesoría Legal recepciona nota firmada. 6. Asesoría Legal presenta ante el juzgado requirente la nota

de contestación del oficio o bien, remite vía Courier la contestación en caso de tratarse de juzgados del interior de país.

2

Asesoría Legal PAGO DE HONORARIOS PROFESIONALES

1. Asesoría Legal recepciona pedidos de pagos de honorarios

profesionales realizados por los abogados intervinientes en juicios de la Cja.

2. Asesoría Legal analiza la situación particular y elabora el dictamen conforme a la Reglamentación vigente.

3. Asesoría Legal remite dictamen a la Presidencia.




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4. Presidencia autoriza el pago vía Visto Buen en caso de que

no supere cierto monto, caso contrario eleva a consideración del Consejo de Administración.

5. Consejo de Administración autoriza el pago por resolución. 6. Secretaría General remite a la Asesoría Legal y a Gerencia

Financiera la resolución de autorización de pago. 7. Asesoría Legal comunica al abogado para que presente

factura. 8. Gerencia Financiera recepciona factura y lleva a cabo el

pago.

3

Asesoría Legal CONTRATOS DE REESTRUCTURACIÓN

1. En los casos en que el Consejo autoriza reestructuración

de deudas, remite a la Asesoría Legal la resolución pertinente.

2. Asesoría Legal solicita a la Gerencia Comercial carpeta de préstamo correspondiente al prestatario.

3. Asesoría Legal elabora el contrato de reestructuración a ser suscripto por la partes.

4. Asesoría Legal remite el contrato a la Gerencia Comercial. 5. Gerencia Comercial tramita l firma de las partes. 6. En caso de tratarse de préstamos reclamados

judicialmente, la Gerencia Comercial remite nuevamente a la Asesoría Legal para la homologación.

7. Asesoría Legal entrega l abogado interviniente una copia del contrato.

8. El abogado interviniente presenta ante el juzgado el contrato solicitando la homologación.

9. El abogado interviniente, una vez obtenida la homologación, presenta la resolución judicial a la Asesoría Legal, vía mesa de entrada.

10. Asesoría Legal remite informe y resolución a la Gerencia Comercial.

4

Asesoría Legal

VERIFICACIÓN DE CONTRATOS

1. Asesoría Legal recepciona contratos elaborados en las distintas áreas que deban ser suscriptos por autoridades de la Institución.




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2. Asesoría Legal verifica los términos del contrato, si existen observaciones, lo comunica al área respectiva.

3. Una vez que el contrato este correcto y en condiciones, Asesoría Legal da el Visto Bueno y remite al área respectiva.

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